1.3 CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2.2 Đặc điểm của công ty thuộc ngành bất động sản tại Tp. HCM
2.2.2.1 Các quy định pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty BĐS
Không như những lĩnh vực kinh doanh khác, ngành BĐS trên địa bàn Tp.
HCM nói riêng và ở Việt Nam nói chung còn rất mới mẻ và mới chỉ thực sự phát triển khoảng hơn một thập niên trở lại đây. Chính vì điều này nên cả doanh nghiệp, chủ đầu tư và chính quyền đều còn gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động, đầu tư hay quản lý. Trong khi chủ đầu tư còn “bối rối” trong quá trình thực hiện các quy định theo pháp luật trong ngành thì chính sách nhà nước lại chưa chặt chẽ, thay đổi liên tục đã gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp cũng như nhà đầu tư.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực BĐS thì các quy định pháp lý tác động rất lớn đến chính sách, chiến lược và hiệu quả hoạt động của công ty.
Để làm rõ thêm về vấn đề này tác giả dẫn chứng ra một số quy định điển hình tác động đến chính sách, chiến lược cũng như hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp BĐS trong thời gian qua.
- Luật đất đai năm 2003: Cấm phân lô bán nền - Nghị định 181/2004/NĐ-CP thi hành luật đất đai
- Nghị định số 84/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 05 năm 2007: quy định về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất, thực hiện quyền sử dụng đất.
- Nghị định 69/2009/NĐ-CP ngày 13 tháng 08 năm 2009: Giá đất để tính thu tiền sử dụng đất được xác định sát giá chuyển nhượng quyền sử dụng đất thực tế trên thị trường trong điều kiện bình thường.
- Luật kinh doanh BĐS, Nghị định 71, thông tư 16 quy định việc ứng tiền trước khi mua BĐS. Trong đó người bán được huy động vốn, góp vốn dưới hình thức đặt cọc, luôn thể hiện cam kết một phía có lợi cho các doanh nghiệp BĐS. Bên cạnh đó cũng có không ít những quy định hạn chế sự phát triển của ngành này (giới hạn hợp đồng góp vốn, không cho bán nền, giao dịch phải qua sàn giao dịch BĐS…) và rất nhiều các quy định khác…
Chu kỳ kinh doanh BĐS thường kéo dài kể từ khi xin dự án cho đến khi hoàn thành dự án. Chính vì đặc trưng này mà việc thay đổi chính sách, quy định từ phía Nhà nước đã tác động rất lớn đến quả trình quản lý doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
2.2.2.2 Các phòng ban và chức năng nhiệm vụ cơ bản
Cơ cấu tổ chức bộ phận của mỗi doanh nghiệp khác nhau là khác nhau. Tùy vào quy mô mà sự phân chia phòng ban cũng sẽ khác nhau ở mỗi doanh nghiệp BĐS. Tuy nhiên qua khảo sát thực tế nhìn chung các công ty BĐS thường được tổ chức như sau:
Sơ đồ 3: các phòng ban:
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:
a. Ban giám đốc
- Thực hiện công tác đối ngoại.
- Lập và quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của công ty.
- Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty.
- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu tư của công ty.
- Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho Hội đồng thành viên.
- Phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm.
- Quyết định toàn bộ giá cả đầu vào, ra của doanh nghiệp.
- Quyết định ngân sách hoạt động các phòng ban, giai đoạn cụ thể trong công ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt.
- Quyết định các chỉ tiêu về tài chính.
BAN GIÁM ĐỐC
P. DỰ ÁN P. KỸ THUẬT P. KẾ TOÁN P. ĐỀN BÙ
P. SALE &
MARKETING
P. HÀNH CHÁNH, NHẬN
THIẾT KẾ, QUY
ĐƠN VỊ THI
KẾ TOÁN CÁC PHẦN
KẾ TOÁN ĐƠN VỊ
KẾ TOÁN DỰ ÁN
- Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty.(có thể thông qua hệ thống kiểm soát - đối với doanh nghiệp niêm yết).
b. Phòng dự án
- Lập dự án đầu tư cho từng dự án bao gồm dự án tiền khả thi, khả thi hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, điều hành toàn bộ các dự án của Công ty.
- Lập hồ sơ pháp lý xin phê duyệt dự án.
- Phối hợp với Phòng kỹ thuật đề xuất các vấn đề liên quan đến việc đầu tư xây dựng các công trình, cải tạo các công trình đã xây dựng.
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty lập tiến độ nhu cầu vốn các dự án, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc Công ty xét duyệt, thanh toán theo tiến độ các dự án.
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến các dự án của Công ty.
c. Phòng đền bù, pháp lý
Đây là bộ phận gần như quan trọng nhất trong doanh nghiệp BĐS.
- Thăm dò giá cả từng khu đất trong dự án và các dự án lân cận.
- Lập kế hoạch, phương án đền bù cho dự án được chấp thuận địa điểm đầu tư.
- Thực hiện thỏa thuận đền bù theo đúng diện tích đã được phê duyệt.
- Giải quyết tranh chấp đối với những hồ sơ có vướng mắc thay cho người dân.
- Hoàn thiện thủ tục pháp lý cho từng thửa đất để tiến hành đền bù.
- Cập nhật tất cả những quy định mới, thủ tục pháp lý trong lĩnh vực BĐS nhằm cung cấp, hướng dẫn các phòng ban thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
d. Phòng kỹ thuật
- Tham mưu cho ban giám đốc về công tác thiết kế quy hoạch tổng thể, 1/500 của các dự án.
- Theo dõi, đôn đốc, giám sát việc khảo sát, thiết kế, thi công công trình thuộc dự án và thẩm định trước khi trình ban Tổng giám đốc công ty duyệt theo quy định.
- Chuẩn bị hồ sơ cần thiết, hỗ trợ hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết (hồ sơ thiết kế, xây dựng, hoàn công) cho đến khi hoàn chỉnh ra sổ đỏ.
- Theo dõi và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về chất lượng của các công trình, dự án.
e. Phòng Sale & marketing
- Lên kế hoạch cụ thể cho việc quảng bá sản phẩm của các dự án.
- Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.
- Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống sàn giao dịch BĐS.
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, kỹ thuật nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ chất lượng nhất cho Khách hàng.
- Theo dõi thông tin khách hàng.
f. Phòng kế toán
- Quản lý tài chính – Kế toán cho công ty.
- Tư vấn cho Ban lãnh đạo công ty về lĩnh vực tài chính.
- Thực hiện toàn bộ công việc kế toán của công ty như: kế toán các phần hành, kế toán dự án, kế toán đơn vị cơ sở …
- Quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty.
- Đảm bảo an toàn sài sản của công ty về mặt giá trị.
- Tính toán, cân đối tài chính cho công ty nhằm đảm bảo an toàn về mặt tài chính trong hoạt động kinh doanh.
- Kết hợp với phòng quản trị thực hiện công tác kiểm kê tài sản trong toàn công ty.
g. Phòng hành chánh nhân sự
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty.
- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Giám đốc .
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa ban giám đốc và Người lao động trong công ty.
- Mục đích của việc khảo sát các phòng ban là giúp tác giả xây dựng quy trình và thiết lập các thủ tục cần thiết trong quá trình hoàn thiện hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp. Trong giới hạn của đề tài tác giả chỉ xem xét và xây dựng thủ tục, quy trình cho những phòng ban cơ bản đã được trình bày trong phần trên.