Đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty bất động sản

2.3 THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG BẤT ĐỘNG SẢN TẠI TP. HCM

2.3.2 Đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của Công ty bất động sản

2.3.2.1 Đánh giá chung về những tồn tại của hệ thống KSNB trong các công ty BĐS

Tồn tại thứ nhất xuất phát từ quản lý của Nhà nước, Qua quá trình khảo sát thực tế (bằng câu hỏi và nói chuyện trực tiếp) cho thấy các doanh nghiệp BĐS trên địa bàn Tp. HCM đã và đang ngày càng nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, nhìn chung với cách thức tổ chức phân chia công việc như hiện tại hầu hết nhà quản lý trong các doanh nghiệp BĐS chưa nhận biết được hết tầm quan trọng của KSNB trong quá trình quản lý hoạt động của toàn doanh nghiệp. Thêm vào đó thiếu những quy định, sự định hướng, hướng dẫn cụ thể của nhà nước vì thế các công ty được khảo sát hầu hết chưa xây dựng hệ thống KSNB một cách hoàn chỉnh. Một số phòng ban đã có xây dựng quy trình thực hiện tuy nhiên chưa xây dựng thành văn bản.

Một số công ty bắt buộc phải có hệ thống KSNB theo quy định (các công ty niêm yết) thì bản thân hệ thống KSNB cũng chưa phát huy được hiệu quả của nó.

Bên cạnh đó Ban giám đốc cũng chưa hiểu hết được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

Về phía Nhà nước, sự đổi mới, hoàn thiện các chủ trương chính sách và các quy định của Nhà nước cùng với sự phát triển của ngành BĐS trong khoảng hai thập niên trở lại đây đã giúp doanh nghiệp từng bước hoàn thiện hệ thống KSNB cũng như chú trọng hơn đến kiểm soát rủi ro trong quá trình hoạt động.

Tồn tại thứ hai xuất phát từ chính các doanh nghiệp BĐS, Vấn đề các công ty quan tâm hiện nay mới chỉ tập trung vào những rủi ro liên quan đến việc tuân thủ.

Hầu hết các doanh nghiệp chưa chú trọng đến việc xác định, đánh giá và đo lường các rủi ro làm tác động đến mục tiêu doanh nghiệp.

Có hệ thống kiểm soát nhưng chưa xây dựng bằng văn bản những quy định, thủ tục kiểm soát nội bộ: Trên 50% các công ty được tác giả đã khảo sát đều chưa chưa có văn bản quy định, cũng như các quy trình thủ tục KSNB. Công tác kiểm

soát nội bộ thực hiện mang tính hình thức nhiều: đối với những doanh nghiệp bắt buộc phải có hệ thống KSNB thì hệ thống này hoạt động cũng chưa thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của một hệ thống KSNB đúng nghĩa.

Tồn tại thứ ba xuất phát từ chính nhà quản trị, Nhà quản lý và cả nhân viên công ty chưa được đào tạo bài bản, chuyên sâu về KSNB. Đặc thù của dự án BĐS là thời gian hoàn thành kéo dài. Mặc dù vậy các công ty BĐS hầu hết chưa xây dựng các chiến lược lâu dài phù hợp với đặc thù của ngành. Chính vì điều này mà kinh doanh BĐS tại Việt Nam nói chung và Tp. HCM nói riêng còn mang tính đầu cơ rất cao chưa thực sự mang lại hiệu quả theo đúng bản chất vốn có của ngành BĐS.

Quan tâm đến việc kiểm tra sai sót hơn là phòng ngừa: Thông thường các công ty thường rất chú trọng đến việc kiểm tra các sai sót sau khi công việc đã hoàn thành mà chưa chú trọng đến việc đưa ra các giải pháp, thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế các sai sót có thể xảy ra đối với các phòng ban.

Số liệu của kế toán và báo cáo tài chính còn phụ thuộc chủ yếu vào kiểm toán độc lập. Thông thường các công ty thường chọn các giải pháp là kiểm toán độc lập để kiểm tra đánh giá tính chính xác của các số liệu trên báo cáo tài chính. Các công ty BĐS chưa chú tâm đến KSNB cũng như kiểm toán nội bộ.

Nhìn chung KSNB chưa được chủ doanh nghiệp trong các doanh nghiệp đánh giá đúng tầm quan trọng. Đặc biệt đối với doanh nghiệp không niêm yết không có quy định nào ràng buộc phải có ban kiểm soát. Đối với doanh nghiệp niêm yết thì ban kiểm soát chưa làm hết chức năng vì thế hệ thống KSNB trong các công ty BĐS tại Tp. HCM còn rất nhiều bất cập.

2.3.2.2 . Đánh giá theo từng bộ phận của kiểm soát nội bộ (Xem kết quả khảo sát thực trạng KSNB Phụ lục 2 – Trang 9/PL )

 Môi trường kiểm soát

Kết quả trả lời các câu hỏi về môi trường kiểm soát cho thấy đa số nhà quản trị trong các doanh nghiệp BĐS tại Tp. HCM có quan tâm đến tính chính trực và giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên, sự phân bổ nhân sự, phân chia trách nhiệm tong các công ty đều hợp lý mặc dù vẫn còn một số công ty chưa quan tâm và chú trọng đến

giá trị đạo đức cũng như những phúc lợi dành cho nhân viên trong công ty.

Hầu hết các quyết định quan trọng đều được HĐQT, BGĐ quyết định thông qua các cuộc họp thống nhất ý kiến của các thành viên trong HĐQT hoặc BGĐ. Các nhà quản trị trong các công ty cũng điều hành doanh nghiệp theo triết lý riêng của mình. Như vậy, nhìn chung môi trường kiểm soát của các doanh nghiệp được khảo sát là rất tốt. Đây là nền tảng quang trong cho việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu cho doanh nghiệp.

 Mục tiêu của doanh nghiệp

Kết quả khảo sát cho thấy rằng các công ty nhỏ, chưa niêm yết, các công ty tư nhân chưa đặt ra mục tiêu, chiến lược và lên kế hoạch trong quá trình hoạt động.

Hoạt động nhận dạng và đánh giá rủi ro trong quá trình hoạt động cũng chỉ được thực hiện bởi những công ty niêm yết . Các công ty còn lại chưa nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động này.

Tất cả các doanh nghiệp được khảo sát đều thừa nhận rằng sự thay đổi chính sách của ngành BĐS luôn luôn là mối quan tâm đối với nhà quản trị cũng như bộ phận kế toán. Vì trên thực tế sự thay đổi các chính sách này tác động rất lớn đến mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

 Nhận dạng rủi ro

Nhận dạng rủi ro là cơ sở để xem xét các rủi ro có thể phát sinh đối với doanh nghiệp. cùng với các rủi ro liên quan đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

nhận dạng rủi ro là những căn cứ để doanh nghiệp phân tích, đánh giá rủi ro. Việc nhận dạng rủi ro một cách thường xuyên không được thực hiện ở các doanh nghiệp bất động sản mà tác giả đã khảo sát. Hầu hết các doanh nghiệp đều chưa chú trọng đến khâu này.

Các sự kiện tiềm tàng không được các bộ phận cấp dưới đánh giá thường xuyên và đầy đủ. Điều này có thể do nhà quản lý doanh nghiệp BĐS đồng thời là người trực tiếp điều hành nhân viên, vừa đóng vai trò một doanh nhân do đó mức độ tập quyền lớn ít có sự phân quyền cho bộ phận cấp dưới. Chính vì thế các nhân nhiên chỉ tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn, không tham gia vào quá trình quản

lý doanh nghiệp.

 Đánh giá rủi ro

Một số doanh nghiệp lớn có định lượng sự tác động của rủi ro, tuy nhiên cũng chưa thực sự chính xác vì thiếu nhiều công cụ hỗ trợ. Xuất phát từ việc đánh giá rủi ro không chính xác và kịp thời dẫn đến doanh nghiệp cũng không xây dựng các biện pháp để phản ứng với rủi ro một cách kịp thời. Nhằm hạn chế sự tác động tiêu cực của các rủi ro nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

 Hoạt động kiểm soát vật chất

Chính vì kết quả khảo sát là trên 50% doanh nghiệp được khảo sát là chưa xây dựng hệ thống KSNB vì thế các hoạt động kiểm soát, và kiểm soát vật chất chỉ được thực hiện theo tình hình phát sinh thực tế tại đơn vị. Hầu hết trong quá trình phân chia trách nhiệm đã không kiêm nhiệm các chức năng bảo quản tài sản và kế toán, phê chuần và bảo quản tài sản cũng như thực hiện nghiệp vụ và kế toán. Tuy nhiên hầu hết các công ty rất lơ là công tác kiểm tra độc lập cũng như hoạt động kiểm tra chéo giữa các bộ phận. Do đặc thù của ngành, các công ty đều trang bị các hệ thống bảo quản tài sản rất tốt, thuê lực lượng bảo vệ tại các công trình. Như vậy, các hoạt động kiểm soát chưa được thực hiện một cách đầy đủ để đảm bảo hạn chế tất cả các rủi ro xảy ra là thất nhất.

 Thông tin truyền thông

Nhìn chung trong giai đoạn bùng nổ của công nghệ thông tin, thông tin truyền thông trong doanh nghiệp cũng ngày càng được nâng cao tính chính xác. Các doanh nghiệp khảo sát đã sử dụng một số phần mềm chuyên dụng để xử lý tông tin và tạo báo cáo kết quả công việc. Việc tiếp nhận thông tin trong quá trình làm việc được thực hiện bằng văn bản, bằng miệng và email… các bộ phận cuối ký thực hiện các báo cáo để báo cáo lên cấp trực tiếp kết quả công việc.

 Giám sát

Đa số các doanh nghiệp được khảo sát đều không có các hoạt động bất thường nhằm phát hiện các sai sót trong quá trình làm việc. Công việc khảo sát chủ yếu đều dựa vào kiểm toán độc lập chứ chưa chú trọng đến hoạt động kiểm soát của đơn vị

và chưa chú trọng đến kiểm toán nội bộ.

Tóm lại, qua khảo sát thực tế cho thấy, môi trường kiểm soát trong các công ty BĐS là tương đối tốt là nền tảng để xây dựng một hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp trong ngành này. Tuy nhiên, việc xây dựng và ứng dụng một cách có hiệu quả một hệ thống KSNB lại chưa được hầu hết các nhà quản trị quan tâm. Những tồn tại này sẽ được chúng tôi đưa ra các giải pháp khắc phục trong chương 3.