3.1 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004
3.1.2 Kiểm soát nội bộ cho các phòng ban theo COSO 2004
Trong giới hạn cho phép của đề tài, sau đây tác giả xin trình bày phần xây dựng hệ thống kiểm soát cho một số phòng ban quan trọng trong một công ty BĐS.
Đối với công ty BĐS phòng dự án, phòng đền bù, phòng kế toán là ba bộ phận rất quan trọng, còn lại các phòng ban khác tùy thuộc vào tình hình thực tế của mỗi doanh nghiệp mà công ty có thể xây dựng quy trình, thủ tục sao cho phù hợp, gắn với mục tiêu của đơn vị.
3.1.2.1 Bộ phận dự án
Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình hoạt động của bất kỳ công ty BĐS nào. Từ việc xác định địa điểm xin dự án đến lập dự án đầu tư.
Mục tiêu: Xin phê duyệt và lập dự án đầu tư, theo dõi dự án thực hiện từ lúc bắt đầu đến khi dự án hoàn thành với đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, an toàn nhiều mặt, không lãng phí ngân sách đầu tư và đúng tiến độ kế hoạch đã đề ra.
Đánh giá rủi ro: Rủi ro của giai đoạn này là chịu tác động rất nhiều từ việc thay đổi chính sách của Nhà nước trong công tác quản lý đất đai dẫn đến kéo dài thời gian lập dự án làm tăng chi phí của doanh nghiệp.
Một rủi ro khác xuất phát từ năng lực của cán bộ lập và quản lý dự án dẫn đến tính toán sai tính khả thi của dự án cũng như hiệu quả kinh tế của dự án làm thiệt
hại đến lợi ích kinh tế của công ty.
Nhằm hạn chế tối đa rủi ro cho phòng dự án trong công ty BĐS, hệ thống kiểm soát nên xây dựng một quy trình lập dự án đầu tư cụ thể.
Quy trình lập và quản lý dự án để quản lý một cách hiệu quả dự án đầu tư, nhà quản trị nên thiết lập ra quy trình lập và quản lý dự án. Trong quy trình thể hiện rõ các bước để lập và quản lý một dự án đầu tư, các thủ tục cần thiết và trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình. Khi chuẩn bị thực hiện một dự án đầu tư sẽ căn cứ vào quy trình đã được thiết lập để thực hiện. Rút ngắn thời gian, nâng cao hiệu quả dự án.
Hoạt động kiểm soát: Xác định rõ mục tiêu của từng dự án và xây dựng chiến lược cụ thể cho từng dự án, từng giai đoạn nhằm đạt được mục tiêu.
Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra
Mọi hoạt động kiểm soát nhằm vào mục tiêu của dự án đồng thời kiểm soát hoàn thành dự án theo đúng tiến độ, kinh phí, và mong đợi của khách hàng.
Thông thường để kiểm soát hoạt động của toàn công ty, ban giám đốc phải thiết lập các thủ tục để kiểm soát như phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm nhiệm, kiểm tra và đối chiếu… các thủ tục trên nên được ban lãnh đạo ban hành bằng văn bản để thực thi hoạt động kiểm soát.
Phải có ban chuyên môn trong ban kiểm soát để thẩm định những chỉ tiêu của dự án trước khi thực hiện dự án.
3.1.2.2 Bộ phận đền bù
Mục tiêu: Đền bù theo diện tích dự án đã được cấp chính quyền phê duyệt với chi phí hợp lý nhất, thời gian ngắn nhất để dự án thực hiện nhanh nhất.
Rủi ro: trong quá trình thực hiện mục tiêu trên của phòng đền bù có rất nhiều rủi ro làm ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu trên.
Rủi ro lớn nhất là việc thông đồng giữa cán bộ đền bù với chủ đất nhằm nâng giá đền bù làm thiệt hại đến lợi ích kinh tế của công ty. Thông thường cán bộ đền bù là người đại diện doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp với chủ đất, thương lượng giá
cả đền bù sao cho thỏa đáng với người dân và có lợi nhất cho công ty. Rủi ro này xuất phát từ đạo đức và tính trung thực của nhân viên.
Rủi ro tiếp theo là sự thay đổi chính sách quản lý đất đai của Nhà nước, các luật định làm kéo dài thời gian đền bù, tăng chi phí đền bù vì thông thường đất là loại hàng hóa đặc biệt giá luôn tăng cao so với thời gian.
Kế đến là rủi ro trong thủ tục pháp lý, thủ tục pháp lý đền bù, chuyển nhượng của Việt Nam hiện nay là rất phức tạp. Nếu cán bộ đền bù trong quá trình thực hiện nhiệm vụ không nắm rõ thủ tục hoặc không cập nhật sẽ dẫn đến thiệt hại kinh tế rất lớn đối với doanh nghiệp.
Quy trình, thủ tục: để kiểm soát tối đa những rủi ro trên hệ thống kiểm soát doanh nghiệp phải xây dựng một quy trình cụ thể, thể hiện các bước thực hiện rõ ràng, minh bạch, các thủ tục cần thiết (có cập nhật thường xuyên theo sự thay đổi chính sách của Nhà nước).
Một vấn đề quan trọng nhất của phòng đền bù đó là lựa chọn được nhân viên có đạo đức, trách nhiệm, trung thực và hiểu biết pháp luật cũng như có kỹ năng thương lượng với khách hàng.
- Hoạt động kiểm soát: Để tránh rủi ro, gian lận và sai sót trong phòng đền bù nên thực hiện một số hoạt động kiểm soát sau:
- Tách biệt giữa bộ phận tìm hiểu giá và bộ phận đền bù. Bên cạnh đó có thể định kỳ hoặc bất thường nên đối chiếu giữa bộ phận thăm dò giá và bộ phận đền bù.
- Hồ sơ đền bù phải được lập, phê duyệt đúng trình tự.
- Sử dụng két sắt bảo quản các giấy tờ chủ quyền hồng, tránh sự lạm dụng quyền sử dụng cho các mục đích riêng.
- Ban hành bằng văn bản ràng buộc rõ ràng trách nhiệm cho việc bảo quan các thông tin đền bù. Vì đây là nguồn thông tin vô cùng quan trọng của một công ty BĐS.
- Báo cáo thường xuyên vì bộ phận đền bù là hoạt động rất quan trọng của công ty bất động sàn vì thế phải quy định báo cáo thường xuyên các tiến độ hoạt
động đền của các hộ dân để ban lãnh đạo nắm bắt kịp thời và đưa ra các phương án giải quyết hợp lý.
- Đối với phòng đền bù nên kiểm tra thường xuyên các hồ sơ đền bù để phát hiện sai sót thì kịp thời sữa chữa tránh gây hận quả nghiêm trọng. Trước khi thực hiện đền bù nên lập phương án đền bù chi tiết cho từng dự án, để đảm bảo công tác đền bù đem lại hiệu quả cao nhất, tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.