Nhìn chung hệ thống KSNB xây dựng cho các công ty BĐS đã được tác giả xây dựng ở phần trên phù hợp với báo cáo COSO 2004. Xét theo từng mục tiêu của một hệ thống KSNB thì:
STT MỤC TIÊU KẾT QUẢ XÂY DỰNG
1 Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Với các thủ tục đã đưa ra đối với phòng kế toán thì đảm bảo tương đối rằng BCTC được lập là đáng tin cậy với mức đảm bảo hợp lý.
2 Tuân thủ Các quy định, thủ tục được các phòng ban tuân
thủ 3 Hoạt động hữu hiệu
và hiệu quả
Các quy trình, thủ tục được thiết lập cho các phòng ban trong công ty BĐS đều nhằm đến mục tiêu là phòng ban đó hoạt động tốt nhất, hữu hiệu nhất. Và cuối cùng là công ty hoạt động một cách hiệu quả.
4 Đánh giá rủi ro và phản ứng với rủi ro
Giải pháp đưa ra giúp nhà quản trị nhận thức được tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro và đưa ra các biện pháp phản ứng với rủi ro.
Mặt khác, nếu xét theo tổng thể, hệ thống KSNB xây dựng cho một số phòng ban trong công ty BĐS có đầy đủ các bộ phận cấu thành của một hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2004. Và tác giả cũng đưa ra các giải pháp cho các bộ phận này hoạt động một cách hiệu quả nhất.
Kết luận chương 3
Xây dựng một HT KSNB cho một doanh nghiệp BĐS trước hết phải xác định được mục tiêu của doanh nghiệp cũng như phòng ban đó. Các phòng ban cũng có những mục tiêu riêng và gắn với mục tiêu chung của doanh nghiệp đó.Tùy thuộc vào quy mô mỗi công ty mà các công ty có những phòng ban khác nhau. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp BĐS thì phòng đền bù và phòng kế toán như là lõi của doanh nghiệp. Mặt khác, rủi ro và gian lận xảy ra đối với 2 bộ phận này là rất cao và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh tế của công ty.
Vì thế xây dựng quy trình thủ tục KSNB cho hai phòng ban này phải được thực hiện một cách chi tiết, cụ thể nhằm hạn chế tối đa những rủi ro, gian lận làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Với những quy trình, thủ tục đã được xây dựng, tác giả cũng đã đưa ra một số giải pháp để các doanh nghiệp BĐS vận hành hệ thống KSNB sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Các giải pháp cũng được so sánh với các tiêu chuẩn của báo cáo COSO về KSNB của một tổ chức.
KẾT LUẬN CHUNG 1`
Xuất phát từ nhu cầu thực tế hiện nay là các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến hoạt động KSNB trong quá trình hoạt động. Việc tiếp cận với lý thuyết KSNB và xây dựng hệ thống KSNB cho các công ty BĐS tại Tp. HCM (một lĩnh vực hoạt động mới nhưng nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà đầu tư, các doanh ngiệp và cả Nhà nước hiện nay) là phù hợp với thực tiễn.
Thông qua quá trình nghiên cứu lý thuyết và kết quả khảo sát thực tế về hệ thống KSNB của một số doanh nghiệp BĐS trên địa bàn Tp. HCM nhằm xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu cho các công ty BĐS. Luận văn đã đạt được những kết quả sau:
Hệ thống lại lý thuyết của KSNB và nêu ra được các bước để xây dựng một hệ thống KSNB cho một tổ chức.
Từ khảo sát thực tế, luận văn cũng khái quát được thực trạng về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp BĐS trên địa bàn Tp. HCM hiện nay. Bên cạnh đó, luận văn cũng đã nghiên cứu và chỉ ra được những rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp BĐS.
Từ việc nghiên cứu lý thuyết, khảo sát thực trạng và đánh giá rủi ro của ngành BĐS, luận văn đã xây dựng hệ thống KSNB cho một số phòng ban cụ thể cho doanh nghiệp BĐS, đồng thời cũng đưa ra được một số giải pháp nhằm triển khai hệ thống KSNB đã được xây dựng một cách hiệu quả nhất.
Bên cạnh những kết quả đạt được thì luận văn cũng tồn tại một số hạn chế như cỡ mẫu chưa đủ lớn để khái quát được toàn bộ ngành. Thêm vào đó là do giới hạn của đề tài nên hệ thống KSNB chưa xây dựng chi tiết đầy đủ cho tất cả các bộ phận trong công ty BĐS.
Tác giả mong muốn rằng kết quả bước đầu của luận văn là cơ sở cho những nghiên cứu cụ thể chi tiết hơn là cơ sở cho các doanh nghiệp ngành BĐS xây dựng và hoàn thiện và ứng dụng một cách hiệu quả hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp ngành BĐS trên địa bàn Tp. HCM. Một ngành nghề dù mới nhưng nhận được rất nhiều sự quan tâm từ phía các doanh nghiệp cũng như nhà đầu tư.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu Tiếng Việt
1. Bộ Tài Chính, Một số văn bản pháp lý về kiểm toán hiện hành.
2. Sở tài chính, Sở Xây dựng, Bộ Tài Nguyên môi trường, Một số văn bản liên quan đến ngành bất động sản.
3. Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Thông tư 16/2011/TT-NHNN ngày 17/08/2011, Quy định về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
4. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam.
5. Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại Học Kinh Tế Tp. HCM, Tài liệu môn học kiểm toán cao cấp (hệ cao học).
6. Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại Học Kinh tế Tp. HCM (2011), Kiểm toán, Nhà Xuất Bản Lao động xã hội.
7. Trần Công Chính (2007), Phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp Việt Nam trên cơ sở quản trị rủi ro doanh nghiệp, Luận văn thạc sỹ kinh tế.
8. Phan Đức Dũng (2006), Kế toán – kiểm toán, Nhà xuất bản ĐHQG Tp. HCM.
9. Dunn John (2000), Kiểm toán – Lý thuyết và thực hành, Nhà xuất bản thống kê.
10. Vũ Hữu Đức (chủ biên), Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy (1999), Kiểm toán nội bộ – Khái niệm và quy trình, Nhà xuất bản Thống kê.
11. Vũ Hữu Đức, ThS. Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) và tập thể giảng viên Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường ĐH Kinh Tế Tp. HCM (2011), Kiểm toán, Nhà xuất bản LĐXH.
12. Lê Duy Ngọc (2009), Hoàn thiện thủ tục kiểm soát trong báo cáo tài chính nhằm phát hiện gian lận và sai sót tại các công ty đại chúng Việt Nam, Luận văn Thạc sỹ kinh tế.
13. TS. Phạm Anh Tuấn (2008), Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức, Tạp chí Nhà quản lý.
14. Witt Victor Z. Brink and Herbert (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại, Nhà xuất bản Tài Chính.
Tài liệu Tiếng Anh
15. 1992 COSO Report: Internal Control – An Interrated Framework.
16. The COSO Financial Controls Framework: 2004 Version.
17. Alvin A. Arens (1999), Auditing, Prentice-Hall- Chicago.
18. K.H. Spencer Pickett (Assisted by Jennifer M. Pickett) (2003), The Internal Auditing Handbook, Second Edition, Wiley USA.
Tài liệu tham khảo qua Internet
19. http://www.wattpad.com/233460-kiem-toan, Các vấn đề cơ bản của rủi ro kiểm toánđăng bởi congiolac ngày 04/11/2009.
20. http://apeci.com.vn/detail message.asp
21. http://www.hids.hochiminhcity.gov.vn/xemtin.asp?idcha=3107&cap=3&id=31 21
22. Đăng bởi nqcentre (2007) ,Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ
23. http://www.kienthuctaichinh.com, Giới thiệu về kiểm soát nội bộ (Đăng ngày 22 tháng 5 năm 2008)
24. http://www.sox-online.com/coso_cobit_coso_framework.html
25. http://muabanbatdongsanquasan.batdongsan.com.vn/cach-nao-de-tranh-rui-ro- trong-giao-dich-bds-xdYpAVs5KBE1.html
26. http://kiemtoan.com.vn/modules.php?name=News&op=viewst&sid=2566 27. http://www.vacpa.org.vn/index.php?o=modules&n=member&f=member
PHỤ LỤC 1:
MỘT SỐ VĂN BẢN, QUY TRÌNH ỨNG DỤNG TRONG HỆ THỐNG KSNB (PHÒNG KẾ TOÁN)
KÍNH GỬI: CÁC PHÒNG, BAN TRONG CÔNG TY
Căn cứ vào các quy chế hiện hành của công ty và tình hình thực tế hiện nay, Công ty tổng hợp và nhắc nhở việc thực hiện các chứng từ thanh toán trong Công ty như sau:
I. CƠ SỞ LẬP PHIẾU CHI TIỀN MẶT, CHUYỂN KHOẢN QUA NGÂN HÀNG THANH TOÁN TIỀN HÀNG, TẠM ỨNG…
1. Nguyên tắc
1.1. Chứng từ thanh toán phải là bản chính, phù hợp với các quy định của pháp luật.
1.2. Trong trường hợp một chứng từ được thanh toán nhiều lần, thì lần đầu tiên phải là bản chính. Các lần sau, chứng từ thanh toán được photo có chữ ký xác nhận sao y bản chính của người có thẩm quyền (Ban giám đốc Công ty, trưởng, phó phòng Công ty).
1.3. Các chứng từ là bản fax, email của khách hàng phải có chữ ký xác nhận của Ban giám đốc hay trưởng, phó phòng liên quan.
1.4. Phó phòng kế toán tài vụ chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, chính xác của chứng từ thanh toán trước khi lập phiếu chi tiền, chuyển khoản qua ngân hàng.
2. Các chứng từ cụ thể
2.1. Thanh toán tiền mua hàng hóa, thi công…
- Hóa đơn tài chính của đơn vị bán hàng.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Các chứng từ liên quan do hợp đồng quy định.
- Giấy đề nghị thanh toán tiền hàng của Phòng kinh doanh.
CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN ABC Số:…
V/v chứng từ thanh toán
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
---oOo---
Tp. HCM, ngày…tháng…năm…
Đối với giá trị nhỏ, dưới 20 triệu đồng (hai mươi triệu đồng), thanh toán một lần, thì có thể không cần ký hợp đồng mua bán, nhưng phải có giấy đề nghị có chữ ký duyệt của Ban giám đốc.
2.2. Tạm ứng tiền cho nhà cung cấp, nhà thầu
- Hợp đồng, phụ kiện hợp đồng kinh tế (có ghi điều khoản tạm ứng).
- Giấy đề nghị của phòng kinh doanh.
2.3. Các khoản chi phí khác - Hóa đơn tài chính.
- Hoặc phiếu thu, biên lai thu tiền hợp lệ đối với các khoản phí, lệ phí (công chứng, sao y, cầu đường…) mà theo quy định đơn vị không phát hành hóa đơn.
2.4. Tạm ứng tiền cho nhân viên Công ty
- Chỉ tạm ứng tiền cho nhân viên công ty để thực hiện những yêu cầu, công việc của Công ty.
- Chỉ tạm ứng cho lần tiếp theo sau khi đã thanh toán xong khoản tạm ứng trước đó. Trường hợp đặc biệt, phải có ý kiến đồng ý của Ban giám đốc.
- Chứng từ cụ thể:
+ Giấy đề nghị tạm ứng ghi đầy đủ nội dung cần thiết: số tiền tạm ứng, mục đích sử dụng, thời gian thanh toán…
2.5. Yêu cầu đối với người nhận tiền là người ngoài công ty
- Giấy giới thiệu nhận tiền của đơn vị bán hàng. Người ký giấy giới thiệu phải là thủ trưởng, phó thủ trưởng đơn vị, hay chủ cơ sở kinh doanh.
- Giấy chứng minh nhân dân của người nhận tiền. Người ký tên nhận tiền phải là người có tên trên giấy giới thiệu.
- Nếu người nhận tiền là chủ cơ sở, không có giấy giới thiệu thì người làm việc trực tiếp phải lập giấy xác nhận và chịu trách nhiệm.
2.6. Yêu cầu đối với người nhận tiền là nhân viên Công ty
Khi nhân viên Công ty nhận tiền để thanh toán cho các đơn vị bán hàng hay cung ứng dịch vụ khác, chứng từ thanh toán gồm có:
- Các chứng từ đã quy định ở các khoản 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 trên đây.
- Phiếu thu của các đơn vị bán hàng hay cung ứng dịch vụ.
Các trường hợp ngoại lệ khác phải được sự đồng ý của Ban giám đốc.
II. CƠ SỞ LẬP PHIẾU THU TIỀN MẶT 1. Nguyên tắc
1.1. Chứng từ thanh toán phải là bản chính, phù hợp với các quy định của pháp luật.
1.2. Các chứng từ là bản fax, email của khách hàng phải có chữ ký xác nhận của Ban giám đốc hay trưởng, phó phòng liên quan.
2. Chứng từ cụ thể
- Hợp đồng kinh tế.
- Hóa đơn bán hàng của Công ty.
- Giấy đề nghị của phòng kinh doanh.
Trên đây là một số quy định cụ thể về chứng từ thanh toán. Các quy định trước đây trái với thông báo này đều không có giá trị thi hành.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các phòng báo cáo lãnh đạo công ty để kịp thời bổ sung sửa chữa.
Nơi nhận : GIÁM ĐỐC
- Thành viên HĐQT.
- Ban giám đốc Công ty.
- Chủ tịch Công đoàn Công ty.
- Các đơn vị trực thuộc.
- Trưởng ban Kiểm soát.
- Lưu
QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (V/v: Ban hành Quy chế Quản lý Tài chính của Công ty ABC)
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ABC
- Căn cứ Luật Doanh Nghiệp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam;
- Căn cứ Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Công ty ABC;
- Căn cứ vào cuộc họp Hội đồng Quản trị ngày … tháng … năm … đã nhất trí thông qua nội dung quy chế quản lý tài chính.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý Tài chính của Công ty ABC.
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực từ ngày… tháng… năm…
Điều 3: Các thành viên Hội đồng Quản trị, thành viên Ban giám đốc, Kế toán trưởng Công ty và toàn thể cán bộ, nhân viên thuộc Công ty chịu thi hành quyết định này.
Nơi nhận:
- Thành viên HĐQT.
- Ban giám đốc Công ty.
- Chủ tịch Công đoàn Công ty.
- Các đơn vị trực thuộc.
- Trưởng ban Kiểm soát.
- Lưu
ĐỘNG SẢN ABC Số:
ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC Tp. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH
1.MỤC ĐÍCH
- Quy trình này quy định các nội dung cần thực hiên khi kiểm kê quỹ nhằm đảm bảo an toàn, đầy đủ tài sản của Công ty.
2.PHẠM VI:
- Áp dụng cho việc kiểm kê quỹ tiền mặt, vàng bạc đá quý.
3.KÝ HIỆU CỦA CÁC BỘ PHẬN - Kế toán trưởng KTT - Kế toán tiền mặt NVKT
- Thủ quỹ TQ
4.NỘI DUNG Bước
thực hiện Nội dung Trách
nhiệm
Biểu mẫu/hồ sơ 1
2 3 4
Căn cứ vào sổ sách kế toán thu chi tiền mặt, cuối tháng lấy số dư theo sổ quỹ.
Kiểm kê quỹ thực tế vào cuối giờ của ngày cuối tháng.
Lập bảng kiểm kê quỹ.
Trình kế toán trưởng ký tên.
NVKT
NVKT,TQ NVKT,TQ KTT
Biểu mẫu đính kèm.
NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT NGƯỜI PHÊ DUYỆT
CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN ABC
QUY TRÌNH KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT
Lần ban hành:
Ngày ban hành:
Trang:
GIẤY ĐỀ NGHỊ THU TIỀN
Ngày …tháng …năm….
Họ và tên người đề nghị thanh toán:
Bộ phận:
Nội dung thu:
- Đơn vị nộp tiền:
Diễn giải Số hóa đơn Thành tiền
Số thanh toán (Số tiền bằng chữ:….)
(Kèm theo chừng từ gốc):
Người đề nghị Phụ trách bộ phận Kế toán trưởng Người duyệt
CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN ABC
QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN
Mã hiệu:
Lần ban hành:
Ngày ban hành:
Trang:
1. MỤC ĐÍCH
- Quy trình này quy định các nội dung cần thực hiện để đảm bảo lưu trữ, bảo quản, sử dụng hóa đơn an toàn, đầy đủ.
2. PHẠM VI
- Áp dụng cho việc mua, bảo quản và sử dụng hóa đơn.
3. KÝ HIỆU CÁC CHỨC DANH
- Giám đốc: GĐ
- Kế toán trưởng: KTT - Trưởng phòng: TP - Nhân viên kế toán: NVKT - Nhân viên các phòng NV 4. NỘI DUNG
Bước thực hiện
Nội dung Trách nhiệm Biểu mẫu/hồ sơ
1 2
3
Kế toán trưởng phân công NVKT đi mua và bảo quản hóa đơn.
Mua hóa đơn:
- Căn cứ vào tình hình sử dụng háo đơn của công ty, chủ động kế hoạch mua hóa đơn để đảm bảo việc kinh doanh của công ty.
- Lấy giấy giới thiệu mua hóa đơn tại phòng hành chính.
- Chuẩn bị thủ tục mua hóa đơn gồm: báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, sổ mua hóa đơn.
- Photo CMND, chuẩn bị dấu vuông có tên, mã số thuế của công ty để đóng vào liên đỏ tại Cục
KTT
NVKT
NV M01.QT03.KT
4
thuế khi mua được hóa đơn.
- Mua hóa đơn.
Phân phối hóa đơn:
- Khi các phòng có nhu cầu sử dụng hóa đơn, làm giấy đề nghị cấp hóa đơn do trưởng phòng ký tên và chịu trách nhiệm.
- Kiểm tra giấy đề nghị, phát quyển hóa đơn mới, thu hồi quyển hóa đơn có liên lưu, vào sổ cấp hóa đơn.
- Cuối tháng, cuối năm nhân viên được phân công lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu của Cục thuế, trình Kế toán trưởng và giám đốc ký tên. Nộp báo cáo tại Cục thuế.
Bảo quản hóa đơn:
- Hóa đơn gốc, các chứng từ có liên quan lưu trữ và bảo quản theo TT02
NVKT
NVKT TP, GĐ
M02.QT03.KT
Mẫu BC-26/HĐ
Mẫu BC-29/HĐ
5. CÁC BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
STT Tên biểu mẫu Ký hiệu
1 2 3
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chứng từ theo tháng - Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chứng từ theo năm - Giấy đề nghị cấp hóa đơn
Mẫu BC-26/BC/HĐ Mẫu BC-29/BC/HĐ M01.QT03.KT M02.QT03.KT 4 Sổ phân phối hóa đơn
NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT NGƯỜI PHÊ DUYỆT
PHỤ LỤC 2:
DANH SÁCH CÁC CÂU HỎI VÀ KẾT QUẢ KHẢO SÁT THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TẠI CÁC CÔNG TY BĐS Tp.
HCM
Câu hỏi
Kết quả khảo sát
Có Không Nhận xét
chung A. Phần đánh giá chung
1. Hiện tại công ty có xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ không? 6 10 Hầu hết các cty
chưa có KSNB, và đang quan tâm đến KSNB
2. Công ty đang có nhu cầu quan tâm đến xây
dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (nếu chưa có) 8 3 B. Môi trường kiểm soát
3. Công ty có xây dựng văn bản hoặc quy định nào về tính chính trực và đạo đức cho tập thể nhân viên công ty không?
10 6
- Nhà quản trị quan tâm đến tính chính trực, đạo đức của chính mình và nhân viên. Phân bổ nhân sự tương đối tốt.
- Tuy nhiên các công ty được khảo sát cho thấy nhà quản trị chưa thực sự chú trọng đến công tác đào tạo nhân viên cũng như những quan tâm đến phúc lợi cho nhân viên.
4. Ban giám đốc, cấp trên trong công ty có có quan tâm đến tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm không?
16 0 5. Công ty có phân công công việc cho nhân
viên đúng người, đúng việc không? 13 3
6. Công ty có quan tâm đến việc nâng cao năng lực cho nhân viên bằng các chương trình đào tạo nhằm nâng cao năng lực cho nhân viên làm việc không?
11 5 7. Các quyết định quan trọng có được Hội đồng
quản trị quyết định thông qua các cuộc họp không?
15 1 8. Nhà quản trị của công ty có điều hành hoạt
động kinh doanh toàn công ty dựa trên triết lý kinh doanh của mình không? (phải tuân thủ pháp luật, rất thận trọng, thích rủi ro cao với lợi nhuận lớn, điều hành công ty với trật tự đã được xác định sẵn…)
16 0
9. Cơ cấu tổ chức các phòng ban của đơn vị có
hợp lý không? 11 5