− Cuoái cuøng, ñoái vôùi muïc tieâu veà tuaân thuû phaùp luaät vaø quy ñònh, keá toaùn coù aûnh höôûng nhaát ñònh trong vieäc giaùm saùt vieäc chaáp haønh caùc chính saùch, cheá ñoä veà[r]
(1)TỪ LÝ LUẬN ĐẾN THỰC TIỄN
KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ KẾ TỐN Vũ Hữu Đức (Trường Đại học Kinh tế TPHCM)
Việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội (KSNB) có vai trò quan trọng việc nâng cao chất lượng báo cáo tài nói riêng tồn hệ thống kế tốn doanh nghiệp nói chung Tuy nhiên, khái niệm KSNB rộng bao gồm nhiều lĩnh vực vượt khỏi chức kế toán Bài viết giới thiệu lý luận khác nhau về KSNB để làm sở xem xét ảnh hưởng khái niệm đến cơng tác kế tốn Qua đó, chúng tơi mong cung cấp số thông tin định hướng cho các bạn đọc làm công tác kế tốn hồn thiện tổ chức kế tốn đơn vị mình.
SỰ PHÁT TRIỂN CỦA KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Khái niệm KSNB bắt đầu sử dụng vào đầu kỷ 20 tài liệu kiểm tốn Lúc đó, KSNB hiểu biện pháp để bảo vệ tiền khơng bị nhân viên gian lận Sau đó, nhiều năm, khái niệm dần mở rộng: người ta cho KSNB không bảo vệ tài sản (khơng có tiền) mà cịn nhằm bảo đảm việc ghi chép kế tốn xác, nâng cao hiệu hoạt động khuyến khích tuân thủ các sách nhà quản lý Tuy nhiên, năm 1992, KSNB dừng lại phương tiện phục vụ cho kiểm tốn viên q trình kiểm tốn báo cáo tài
Báo cáo COSO 1992 kết trình nghiên cứu Ủy ban tổ chức đồng bảo trợ 1 cho Hội
đồng Quốc gia Hoa Kỳ chống gian
1 The Committee of Sponsoring
(2)lận báo cáo tài 2 Báo cáo này
gồm 353 trang, chia làm phần: Tóm tắt dành cho nhà quản lý Khn khổ chung KSNB Báo cáo cho bên Các công cụ đánh giá KSNB Báo cáo COSO 1992 tài liệu giới nghiên cứu định nghĩa KSNB cách đầy đủ có hệ thống Đặc điểm bật tầm nhìn rộng mang tính quản trị, KSNB khơng cịn vấn đề liên quan đến báo cáo tài mà mở rộng cho lĩnh vực hoạt động tuân thủ Báo cáo COSO mở đầu cho hàng loạt cơng trình nghiên cứu ứng dụng KSNB nhiều góc độ khác nhau:
Dưới góc độ phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, nhiều cơng trình tiếp tục phát triển kỹ thuật đánh giá hệ thống KSNB để hạn chế rủi ro Nhiều công ty tư vấn phát triển dịch vụ tư vấn KSNB Gần đây, COSO xúc tiến việc xây dựng Khuôn khổ Đánh giá Rủi ro Doanh nghiệp (Enterprise Risk Management Framework – viết tắt ERM) sở Báo cáo COSO 1992 Bản dự thảo hình thành cơng bố vào tháng 7.2003
Dưới góc độ KSNB mơi trường máy tính, năm 1996 Hiệp hội Kiểm sốt Kiểm tốn Thơng tin (Information System Audit and Control Association – viết tắt IACA) đưa Các
2 The National Commission on
Fraudulent Financial Reporting hay gọi Treadway Commission
mục tiêu kiểm sốt cho cơng nghệ thơng tin kỹ thuật liên quan (Control Objectives for Information and Related Technology- gọi tắt CoBIT) Trong lĩnh vực ngân hàng, Ủy
ban Basle Các Ngân hàng Trung ương (Basle Committee on Banking Supervision) đưa công bố Khuôn khổ KSNB ngân hàng (Framework for Internal Control System in Banking Organisations) năm 1998
Ngoài ra, tổ chức nghề nghiệp số quốc gia xây dựng ban hành Khn khổ KSNB, bật Báo cáo CoCo 1995 (Criteria of Control Board of Canadian Institute of Chartered Accountants) Hiệp hội Kế tốn viên Cơng chứng Canada Nhìn chung giai đoạn hậu COSO cho thấy phát triển mạnh mẽ việc nghiên cứu ban hành tiêu chuẩn KSNB giới nhiều lĩnh vực khác xuất phát điểm ban đầu kiểm toán Điều cho thấy ý nghĩa quan trọng tầm ứng dụng rộng rãi KSNB hoạt động doanh nghiệp Nó cho thấy tiềm to lớn việc nghiên cứu đưa vào ứng dụng lý luận KSNB Việt Nam
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA BÁO CÁO COSO 1992
Định nghóa KSNB
(3)quản trị nhân viên đơn vị, thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau đây:
Mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động
Mục tiêu tin cậy báo cáo tài
Mục tiêu tuân thủ luật lệ quy định”
Định nghĩa nhấn mạnh vấn đề sau:
KSNB trình, nghĩa hoạt động bản, trì liên tục rộng khắp tổ chức KSNB không đơn việc thiết kế ban đầu hệ thống hay thực đợt cải tiến cụ thể hoạt động đơn vị …
KSNB thiết lập trì để đạt mục tiêu tổ chức, bao gồm mục tiêu hoạt động, tài tuân thủ Mục tiêu tiền đề hệ thống KSNB
KSNB chịu chi phối người (bao gồm ban giám đốc, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị) Mặc dù hoạt động kiểm soát thường ban hành ban giám đốc vận hành chúng hữu hiệu có tham gia phối hợp thành viên đơn vị KSNB cung cấp bảo
đảm hợp lý việc đạt mục tiêu xuất phát từ hạn chế tiềm tàng KSNB: Ràng buộc quan hệ chi phí – lợi ích, thơng đồng cá nhân tổ chức, sai
lầm người, lạm quyền nhà quản lý…
Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO đưa năm yếu tố KSNB bao gồm mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông giám sát
Môi trường kiểm sốt sắc thái chung, “bầu khơng khí” kiểm sốt đơn vị Nó bao gồm nhân tố triết lý quản lý phong cách điều hành, sách nguồn nhân lực, trung thực giá trị đạo đức, cấu tổ chức, quan tâm Hội đồng quản trị … Mơi trường kiểm sốt tảng yếu tố khác Thí dụ, tổ chức có mơi trường kiểm sốt yếu hoạt động kiểm sốt khó đạt mục tiêu
Đánh giá rủi ro bao gồm việc nhận dạng phân tích rủi ro Nhận dạng rủi ro thực thông qua việc xem xét nhân tố bên (sự thay đổi kỹ thuật, môi trường kinh doanh cạnh tranh …) bên (tính chất hoạt động tổ chức, chất lượng đội ngũ nhân viên, hệ thống xử lý thông tin …) Phân tích rủi ro bao gồm việc xem xét tầm quan trọng khả xảy rủi ro, từ cân nhắc việc đối phó với rủi ro Một hệ thống KSNB hữu hiệu cần có khả đánh giá rủi ro Một tiền đề quan trọng việc đánh giá rủi ro phải xác định mục tiêu tổ chức, kiện rủi ro đe dọa mục tiêu tổ chức tầm quan trọng tùy thuộc vào mức độ tác động xấu đến mục tiêu tổ chức
(4)được thực theo mong muốn người quản lý Có nhiều hoạt động kiểm soát tiến hành tổ chức Những hoạt động kiểm soát thường sử dụng phân chia trách nhiệm, kiểm sốt q trình xử lý thơng tin, kiểm sốt tài sản vật chất phân tích rà sốt
Thơng tin truyền thơng bao gồm việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin nội tổ chức với bên Về mặt thông tin, hệ thống phải đủ khả thu thập, xử lý thơng tin hình thành báo cáo tài hoạt động Về mặt truyền thơng, hệ thống phải bảo đảm thông tin cần thiết chuyển cho người thích hợp cách kịp thời Qua đó, nội đơn vị, cá nhân phải thông báo mong đợi đánh giá công việc khuyến khích báo cáo lên cấp trục trặc phát sinh Đối với bên ngoài, cá nhân đơn vị hiểu tổ chức không chấp nhận hành vi sai phạm
Giám sát việc thường xuyên định kỳ kiểm tra đánh giá hệ thống KSNB để điều chỉnh cách thích hợp Các hoạt động giám sát thường xuyên kiểm tra đối chiếu, kiểm toán nội bộ, kiểm tốn độc lập … Các chương trình đánh giá định kỳ phương thức giám sát hữu hiệu hoạt động hay phận đơn vị
Xuất phát từ việc phân tích tỉ mỉ yếu tố KSNB, Báo cáo COSO đưa cơng cụ đánh giá tồn diện KSNB tổ chức (Evaluation Tools) Đây sở cho tổ chức tiến hành trình xem xét lại KSNB Thí dụ, để đánh giá triết lý quản lý
phong cách điều hành (thuộc mơi trường kiểm sốt), Báo cáo COSO cho cần tìm hiểu vấn đề quan điểm người quản lý rủi ro kinh doanh, báo cáo tài chính, mức độ tiếp xúc thường xuyên với cấp …
KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KẾ TỐN
Kiểm sốt nội rõ ràng vấn đề quan trọng nhà quản lý việc thực vai trò lãnh đạo tổ chức Đối với kiểm toán viên độc lập, KSNB cánh cửa cho phép họ xem xét khả xảy sai lệch báo cáo tài để thiết kế thủ tục kiểm tốn Câu hỏi đặt KSNB có ảnh hưởng đến cơng việc kế tốn, hay nói cách khác, người kế tốn sử dụng khái niệm lý luận KSNB để phục vụ cho cơng việc
Theo chúng tơi, hiểu biết KSNB giúp người kế tốn:
Hồn thiện thân cơng tác kế tốn
Thúc đẩy hoàn thiện hệ thống KSNB chung cho tồn đơn vị
Hồn thiện thân cơng tác kế toán
Bộ phận kế toán thân tổ chức nhỏ tổ chức lớn tồn đơn vị Vì vậy, phần lớn khái niệm lý luận KSNB áp dụng việc hồn thiện phận kế toán (dưới gọi tắt Bộ phận)
Về mục tiêu Bộ phận
Bộ phận kế tốn cần xác lập rõ mục tiêu là:
(5)bộ đáng tin cậy kịp thời với ngân sách hợp lý
Mục tiêu tn thủ: Tổ chức trì cơng tác ghi chép kế tốn tài phù hợp với luật pháp quy định nội
Veà yếu tố KSNB
Hồn thiện mơi trường kiểm soát Bộ phận
Đây giải pháp để hoàn thành mục tiêu Bộ phận Mặc dù mơi trường kiểm sốt phận tách rời môi trường chung tổ chức, nhiên người phụ trách phận cố gắng tạo lập bầu khơng khí thích hợp cho việc thực mục tiêu Aùp dụng lý luận Báo cáo COSO vào Bộ phận, nêu giải pháp sau:
Người phụ trách cần đưa quan điểm rõ ràng trung thực đạo đức kinh doanh (thí dụ vấn đề tuân thủ luật thuế, mức độ quan hệ với khách hàng nhà cung cấp, cách xử lý trường hợp mâu thuẫn quyền lợi …)
Xây dựng thực sách nhân phù hợp để bước hình thành đội ngũ nhân viên đủ khả (tuyển dụng nhân viên có lực, huấn luyện nội chu đáo, ln chuyển cơng việc phù hợp …) Hình thành bảng mô tả công
việc cho cá nhân Bộ phận, xác định trách nhiệm quyền hạn người
Đánh giá rủi ro
Với mục tiêu Bộ phận nêu, rủi ro đe dọa là: Các thay đổi phương thức
kinh doanh đơn vị, quy định Nhà nước, chuẩn mực, chế độ kế tốn … khơng cập nhật phản ứng kịp thời
Sự bất cập đội ngũ nhân viên: không đủ số lượng chất lượng, sức ép công việc cao, gắn bó với đơn vị bị đe dọa thu nhập thấp…
Hệ thống thông tin không đủ khả tính ổn định, tính bảo mật khả xử lý thiết bị, chương trình …
Các biện pháp nhận dạng rủi ro là:
Tổ chức sinh hoạt chuyên môn định kỳ, qua trao đổi thơng tin nhận biết vấn đề đe dọa
Tham gia câu lạc bộ, tổ chức nghề nghiệp kế toán, sử dụng dịch vụ tư vấn thuế, kế toán … Thực tốt cơng tác bảo trì
thiết bị, chương trình Các hoạt động kiểm sốt
Một số hoạt động kiểm sốt sử dụng cho việc thực mục tiêu Bộ phận là:
(6) Phân định quyền xét duyệt thực nghiệp vụ cách rõ ràng
Hồn thiện cơng tác chứng từ, bảo đảm chứng từ có biểu mẫu phù hợp, đánh số trước liên tục, có quy trình lưu chuyển hợp lý …
Bảo vệ tốt tài sản vật chất bao gồm tiền mặt tồn quỹ, chứng từ có giá trị tiền, cơng cụ dụng cụ …
Quy định chặt chẽ quy trình sốt xét số liệu qua cấp Bộ phận
Tổ chức hữu hiệu cơng tác phân tích, bao gồm việc so sánh định kỳ kỳ kỳ trước, thực tế kế hoạch (hoặc dự toán), tổng hợp chi tiết, sổ sách vật …
Thông tin truyền thông
Bộ phận kế tốn phận thu thập, xử lý cung cấp thơng tin tài hoạt động cho bên bên tổ chức Bên cạnh quy định bình thường phận khác (thông báo đầy đủ trách nhiệm đánh giá người, thông báo cho bên biết rõ quy định đạo đức phận …), Bộ phận kế toán cần ý thêm vấn đề sau:
Xây dựng phổ biến Sổ tay kế toán bao gồm hệ thống tài khoản chi tiết đơn vị, sách kế toán đơn vị, phương pháp xử lý nghiệp vụ thường xuyên đơn vị …
Xây dựng hệ thống liệu văn bản, quy định Nhà nước, quy định nội liên quan đến phận, định mức tiêu
chuẩn làm sở cho việc phân bổ hạch tốn …
Xây dựng quy trình lập báo cáo tài chính, bao gồm bước cơng việc nhân viên, quy định đối chiếu số liệu, bước sốt xét …
Giám saùt
Việc kiểm tra đánh giá thường xuyên hoạt động nhân viên Bộ phận có tác dụng quan trọng để hoàn thiện KSNB Bộ phận Trong lĩnh vực cơng tác kế tốn, thủ tục sau cần trọng: Thu thập thông tin từ khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, quan quản lý nhà nước liên quan, phận khác đơn vị để điều chỉnh hoạt động chưa thích hợp
Ghi nhận kiến nghị kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên độc lập quan kiểm tra, tra khác
Việc sửa đổi yếu cần tiến hành nhanh chóng kiên biểu lệch lạc ban đầu biến thành sai phạm nghiêm trọng không ngăn chặn kịp thời
Thúc đẩy hoàn thiện hệ thống KSNB chung cho toàn đơn vị
Trong tất phận đơn vị, ngồi phận kiểm tốn nội (nếu có), kế tốn phận có quan hệ mật thiết với hệ thống KSNB toàn đơn vị Điều xuất phát từ lý sau đây:
Cơng tác kế tốn có ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hầu hết mục tiêu KSNB: − Trước hết, kế toán ảnh hưởng
(7)đảm báo cáo tài đáng tin cậy
− Sau đó, thơng qua việc cung cấp thông tin cho định quản lý, công tác kế toán ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu bảo đảm hoạt động hữu hiệu hiệu
− Cuối cùng, mục tiêu tuân thủ pháp luật quy định, kế tốn có ảnh hưởng định việc giám sát việc chấp hành sách, chế độ tài chính, kế tốn (một lĩnh vực “nhạy cảm” hoạt động loại hình tổ chức khác nhau)
Việc hồn thiện cơng tác kế tốn đạt đặt hệ thống KSNB tương đối hữu hiệu Có thể thấy rõ điều phân tích mục tiêu Bộ phận kế toán:
− Mục tiêu cung cấp báo cáo tài báo cáo hoạt động đáng tin cậy, kịp thời không thực sai lệch xảy nghiệp vụ cấu tổ chức không hợp lý, phân chia trách nhiệm không đúng, ủy quyền xét duyệt không thực phù hợp … − Mục tiêu thực cơng tác tài
chính, kế toán tuân thủ pháp luật quy định thất bại mơi trường kiểm sốt khơng lành mạnh việc giám sát không thực Trong điều kiện đó, việc cố gắng giữ gìn tính “tn thủ hình thức” đơi dẫn đến kế tốn trở thành người hợp pháp hóa sai phạm mà thơi
Những phân tích cho thấy vai trị quan trọng cơng tác kế tốn hồn thiện hệ thống KSNB đơn vị người kế toán cần nâng cao tính chủ động vấn đề này, trước hết chất lượng cơng việc kế toán Dĩ nhiên giải pháp bị hạn chế cương vị người phụ trách cơng tác kế tốn (hoặc rộng hơn, cơng tác tài tổ chức) Dưới số giải pháp thực cho mục tiêu hồn thiện hệ thống KSNB chung toàn đơn vị xét từ cương vị nói trên:
Thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật và các quy định tài chính, kế tốn trong đơn vị thông qua công việc sau:
Thu thập, hệ thống cập nhật quy định pháp lý liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán Tập huấn, phổ biến, tư vấn cho
các thành viên có liên quan đơn vị quy định nói Những vấn đề “nhạy cảm” (thuế, hóa đơn …) cần nhắc lại thường xuyên
Phối hợp với chuyên gia tư vấn pháp lý, kiểm toán viên độc lập, kiểm toán viên nội việc xem xét tìm giải pháp hợp lý cho vấn đề tuân thủ pháp luật tài chính, kế tốn đơn vị
Tham gia hồn thiện hoạt động kiểm sốt chu trình nghiệp vụ đơn vị.
(8) Thu thập thông tin mô tả quy trình thực nghiệp vụ hình thức thích hợp (bảng tường thuật, lưu đồ…)
Phân tích đánh giá quy trình thực mặt: hoạt động, tài tuân thủ Cơ sở để phân tích đánh giá mục tiêu phải đạt rủi ro đe dọa mục tiêu Trên sở phân tích đánh giá,
giải pháp xem xét để nâng cao KSNB chu trình nghiệp vụ Việc lựa chọn giải pháp dựa cân nhắc quan hệ lợi ích – chi phí Xây dựng quy trình chuẩn với phê
duyệt cấp có thẩm quyền đơn vị Triển khai tập huấn kiểm tra việc thực
Sau thời gian thực hiện, tổ chức kiểm tra đánh giá quy trình chuẩn để tiếp tục hồn thiện
Q trình cần phối hợp nhiều phận đơn vị phận kế tốn đảm nhận vai trị thường trực Cơng việc triển khai thuận lợi tiến hành đồng thời sau đơn vị thực hệ thống kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, nhận thức cá nhân đơn vị chuyển hóa quy trình làm cho minh bạch
Những hạn chế
Trong nhiều trường hợp, việc thúc đẩy hoàn thiện hệ thống KSNB chung toàn đơn vị xuất phát từ Bộ phận kế tốn so sánh với mong muốn làm tăng tốc xe ô tô cách làm cho bánh quay nhanh Nói cách khác, Bộ phận kế tốn thúc đẩy hồn thiện KSNB chung cho đơn vị thân người quản lý thực mong muốn điều giao cho Bộ phận kế tốn vai trị định
KẾT LUẬN
Tóm lại, trăm năm qua, khái niệm KSNB phát triển nhanh chóng thành hệ thống lý luận phục vụ cho nhiều hoạt động tổ chức Xét mối quan hệ với cơng tác kế tốn, hiểu biết KSNB giúp người kế tốn hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán để đạt mục tiêu phận Hơn nữa, chừng mực định, với ủng hộ người quản lý, phận kế toán đóng vai trị tích cực việc thúc đẩy hoàn thiện hệ thống KSNB chung toàn đơn vị
Tuy nhiên, xét cho đáp số toán KSNB nằm tay người quản lý cao cấp phận đơn vị Nói cách khác, điều kiện tiên để nâng cao KSNB đơn vị nhận thức hành động người quản lý đơn vị vấn đề Lịch sử phát triển KSNB cho thấy điều đạt khi:
Luật pháp khẳng định trách nhiệm người quản lý mặt hoạt động đơn vị, gian lận, sai sót hành vi phạm pháp Khi đó, người quản lý phải cần đến KSNB công cụ bảo vệ
Sự phát triển lý thuyết KSNB hệ thống dịch vụ tư vấn cung cấp giải pháp toàn diện phần KSNB