Phân biệt sự khác nhau giữa hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ minh họa cụ thể tại ngân hàng

Hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo c

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

MÔN KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN NGÂN HÀNG

Đề tài nhóm:

PHÂN BIỆT SỰ KHÁC NHAU GIỮA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ MINH

HỌA CỤ THỂ TẠI NGÂN HÀNG

LỜI MỞ ĐẦU

Giả sử Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề Điều này thật tuyệt vời! Nhưng liệu bạn có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn không? Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết không? Thật vậy, chính những điều trăn trở ấy mà hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ được nghiên cứu và được thiết lập phù hợp với tình hình hoạt động ở mỗi đơn vị Để hiểu rõ hơn về khái niệm,

sự khác biệt về chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ,

kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ, nhóm 7 chọn đề tài: “Phân biệt

sự khác nhau giữa hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ Minh họa cụ thể tại ngân hàng” Nội dung đề tài

gồm có nội dung sau:

- Lời mở đầu.

- Phần 01: Phân biệt sự khác nhau giữa hệ thống kiểm soát

nội bộ, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ

- Phần 02: Hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ đối với một quy trình cụ thể: “quy trình tiếp quỹ ATM tại chi nhánh Ngân hàng ViettinBank”

- Kết luận.

PHẦN 01: PHÂN BIỆT SỰ KHÁC NHAU GIỮA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ

KIỂM TOÁN NỘI BỘ

I Khái niệm

1 Hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh

Theo COSO: hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được cấu thành bởi năm bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát và thẩm định

2 Kiểm soát nội bộ

Theo COSO: kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành

3 Kiểm toán nội bộ

Theo COSO: Kiểm toán nội bộ là một nhân tố trong môI trương kiểm soát hệ thông kiểm soát nội bộ bao gồm : có các cơ chế kiểm tra nội bộ và hoạt động kiểm toán nội bộ , trong đó cơ chế kiểm tra nội bộ là những hoạt động những thủ tục kiểm tra được càI đặt ngay trong quá trình sử lý nghiệp vụ để giảm ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm trong quá trình kiểm soát nội

bộ Kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với quy trình hoạt động để nhằm kiểm tra tính hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ

Khái niệm và bản chất Theo “Chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán nội bộ” của Hoa Kỳ được Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ thông qua tháng 6 năm 1978: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng xác minh độc lập được thiết lập trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức, được coi là một dịch

vụ đối với tổ chức đó”

Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC: “Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một đơn vị kinh tế như là một loại dịch vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA):

“Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức Kiểm toán nội bộ giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu trong việc đưa ra một cách tiếp cận

có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm soát và giám sát”

Như vậy, tồn tại khá nhiều quan điểm khác nhau về KTNB, song chúng không hề mâu thuẫn với nhau Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản hơn: KTNB là một bộ phận có chức năng đánh giá độc lập được doanh nghiệp thiết lập để đánh giá và kiểm tra các chức năng, hoạt động khác của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro

II Chức năng – nhiệm vụ

1 Hệ thống kiểm soát nội bộ

-Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót

vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận,

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ

2 Kiểm soát nội bộ

- Ngăn ngừa sai phạm trong quy trình sử lý nghiệp vụ

- Phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai phạm trong sử lý nghiệp vụ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi thuất thoát tài sản

- Giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chính sách đường nối kinh doanh

- Đảm bảo an toàn tài sản

3 Kiểm toán nội bộ

- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu qủa của hệ thống kiểm soát nội bộ;

- Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh

tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt

- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ

tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp

- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận, trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp

III Vị trí – vai trò

1 Hệ thống kiểm soát nội bộ

“Hệ thống kiểm soát nội bộ” là một hệ thống có tổ chức, bao gồm nhiều yếu tố Những yếu tố này đảm bảo cho DN hoạt động theo ý chí của lãnh đạo DN Biểu hiện của chúng chính là những chính sách, quy chế, quy định của Pháp luật, của DN mà bắt buộc mọi thành viên trong DN phải tuân theo

2 Kiểm soát nội bộ

Việc sử dụng các biện pháp để đảm bảo cho các chính sách, quy chế, quy định đó được thực hiện được gọi là “hoạt động kiểm soát”

3 Kiểm toán nội bộ

KTNB thực hiện nhiệm vụ đánh giá và kiểm tra các chức năng hoạt động khác của DN nên được coi là “kiểm soát sự kiểm soát”, hay nói cách khác, nó cũng là một biện pháp để kiểm soát

IV Mối liên hệ

1 Hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB giống như một “hành lang” các quy định, chính sách, quy chế được thiết lập để đảm bảo cho DN hoạt động đúng mục tiêu và có hiệu quả

2 Kiểm soát nội bộ

Là các cách thức, các thủ tục được áp dụng để đảm bảo rằng

DN đang đi đúng trong “hành lang” đó

3 Kiểm toán nội bộ

Bộ phận KTNB có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động kiểm soát

có thực sự diễn ra hay không, đánh giá mức độ kiểm soát của hệ thống một cách trung thực, khách quan, chỉ ra những hạn chế và

đề xuất hoàn thiện Dựa trên kết quả của kiểm tra, giám sát và đánh giá, DN có thể sẽ quay trở lại hoàn chỉnh hệ thống KSNB của mình để nhằm đạt được một hệ thống kiểm soát tối ưu nhất nghĩa là một hệ thống kiểm soát phù hợp và có tác dụng thúc đẩy sự phát triển của DN

V Thời gian thực hiện

1 Hệ thống kiểm soát nội bộ

Thực hiện trong một khoảng thời gian – một thời gian kỳ

2 Kiểm soát nội bộ

Thực hiện mọi lúc mọi nơi trong doanh nghiệp

3 Kiểm toán nội bộ

Thực hiện tại một thời điểm nhằm đánh giá lại quy trình của

hệ thống kiểm soát nội bộ

PHẦN 02: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỘT QUY TRÌNH CỤ THỂ: ”QUY TRÌNH TIẾP QUỸ ATM TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG VIETTINBANK”

I Mô tả quy trình

1 Hệ thống kiểm soát nội bộ:

Theo quy trình này thì thành phần tham gia trong quá trình tác nghiệp gồm có kế toán ATM hoặc giao dịch viên kiêm kế toán ATM, cấp có thẩm quyền (cấp có thẩm quyền là người được Tổng giám đốc/ Giám đốc phân cấp thực hiện kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch tiền mặt trên chứng từ và trên hệ thống trong phạm vi trách nhiệm được phân công), thủ quỹ ATM, Kỹ thuật viên Sau khi giao dịch đã được hoàn tất thì chứng từ liên quan đến công tác tiếp quỹ phải được chuyển cho

bộ phận hậu kiểm để thực hiện chấm, đối chiếu với báo cáo của đơn vị

+ Bước 1: Theo dõi tồn quỹ ATM và lập chứng từ tiếp quỹ ATM: Chốt kiểm soát đầu tiên là kế toán ATM phải theo dõi chương trình FIMI để kiểm tra số tiền tồn quỹ tại ATM để đề xuất tiếp quỹ ATM Cấp có thẩm quyền sẽ thực hiện kiểm soát

và phê duyệt giao dịch xuất tiền trên hệ thống

+ Bước 2& 3: Chi tiền mặt tiếp quỹ ATM, nạp tiền và niêm phong hộp tiền: quy định tại bước này thì thủ quỹ ATM phải lựa chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, nạp TM vào các hộp đựng tiền của máy ATM, niêm phong các hộp đựng tiền dưới sự giám sát, chứng kiến của Kế toán ATM

+ Bước 4: Tổ tiếp quỹ ATM vận chuyển tiền đến máy ATM theo Quy trình vận chuyển tiền mặt: theo quy trình vận chuyển tiền mặt thì thủ quỹ ATM sẽ quản lý hộp tiền trong quá trình vận chuyển, tiếp quỹ ATM Kế toán ATM và Kỹ thuật viên sẽ

hỗ trợ thủ quỹ ATM trong quá trình vận chuyển Hộp tiền từ trụ

sở đơn vị đến khi đặt các Hộp tiền vào máy ATM và ngược lại + Bước 5: Nạp tiền vào máy ATM: thực hiện các thao tác vận hành tiếp quỹ trên máy ATM theo hướng dẫn của Trung tâm thẻ, lưu ý ở bước này là kế toán ATM và Kỹ thuật viên phải giám sát Thủ quỹ ATM lấy các hộp tiền từ máy ATM và đặt các hộp tiền mới đúng quy định

+ Bước 6: Hoàn tất công việc tiếp quỹ ATM: sau khi hoàn tất công việc tiếp quỹ thì kế toán ATM sẽ truy cập vào hệ thống để

đối chiếu số tiền tiếp quỹ chu kỳ mới, chuyển bộ chứng từ tiếp quỹ cho kế toán để ghi nợ tài khoản “ TM tại ATM”

+ Bứơc 7: Lưu chứng từ: kế toán ATM tập hợp chứng từ tiếp quỹ, chấm, đối chiếu với các báo cáo khớp đúng, chuyển cho bộ phận hậu kiểm theo quy định

2 Kiểm soát nội bộ:

+ Bước 1:

- Kế toán ATM phải theo dõi chương trình FIMI để kiểm tra

số tiền tồn quỹ tại ATM để đề xuất tiếp quỹ ATM

- Cấp có thẩm quyền sẽ thực hiện kiểm soát và phê duyệt giao dịch xuất tiền trên hệ thống

+ Bước 2& 3:

- Dựa trên phê duyệt từ bước 1, chi tiền mặt tiếp quỹ ATM, nạp tiền và niêm phong hộp tiền

- Thủ quỹ ATM phải lựa chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, nạp TM vào các hộp đựng tiền của máy ATM, niêm phong các hộp đựng tiền

- Kế toán ATM giám sát, chứng kiến việc này

+ Bước 4:

- Thủ quỹ ATM sẽ quản lý hộp tiền trong quá trình vận chuyển, tiếp quỹ ATM

+ Bước 5:

- Kế toán ATM và Kỹ thuật viên phải giám sát Thủ quỹ ATM lấy các hộp tiền từ máy ATM

- Thủ quỹ ATM phải đặt các hộp tiền mới đúng quy định

+ Bước 6:

- Kế toán ATM sẽ truy cập vào hệ thống để đối chiếu số tiền tiếp quỹ chu kỳ mới

+ Bứơc 7:

- Kế toán ATM tập hợp chứng từ tiếp quỹ, chấm, đối chiếu với các báo cáo

- Chuyển cho bộ phận hậu kiểm để kiểm tra lại nếu cần thiết

3 Kiểm toán nội bộ: Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất thì

bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ thực hiện việc kiểm tra công tác an toàn kho quỹ, trong đó có công tác tiếp quỹ ATM Việc thực hiện kiểm tra sẽ trên cơ sở chọn mẫu theo lần tiếp quỹ Ngoài việc kiểm tra chứng từ trong giao dịch tiếp quỹ ATM có đầy đủ hợp lệ không, các thành phần ký trên chứng từ có đúng thẩm quyền không, thì bộ phận kiểm soát nội bộ phải thực hiện kiểm tra việc trang bị, quản lý vận hành camera tại đơn vị được kiểm tra Quan sát camera xem việc tiếp quỹ có thực hiện đúng theo các bước trong quy trình không, chẳn hạn như thủ quỹ ATM có thực hiện kiểm đểm, lựa chọn tiền trước khi đưa tiền vào hộp đựng tiền

không, xem lại ghi hình tiếp quỹ tại ATM xem có đủ thành phần hay không, việc thực hiện nạp tiền vào máy ATM, mỗi thành viên trong tổ tiếp quỹ có thực hiện đúng chức năn nhiệm vụ của mình không hay là chỉ một người thực hiện hết các khâu khi nạp tiền vào máy ATM, trong quá trình mở két tiền, thành viên còn lại có thực hiện giám sát việc mở két hay không, thực hiện đóng cửa két ATM có theo quy định không Nếu việc tiếp quỹ không theo đúng quy trình, không đủ thành phần, không đảm bảo nguyên tắc giám sát lẫn nhau có thể dẫn đến gian lận, mất mát tài sản của Ngân hàng,

Đồng thời, KTNB cũng sẽ đưa ra các nhận xét, đánh giá về quy trình thực hiện việc tiếp quỹ ATM, cũng như đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường, đảm bảo an ninh trong việc thực hiện quy trình tiếp quỹ ATM

II Đánh giá:

Nhìn chung, quy trình trên đã giúp cho việc tiếp quỹ ATM của chi nhánh thực hiện một cách an toàn và hiệu quả, giúp giảm thiểu các rủi ro có thể phát sinh như: mất cắp, thiếu tiền, gian lận, cướp giật… Đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ ATM của ngân hàng cũng như hình ảnh, thương hiệu của ngân hàng Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cũng có thể xẩy ra những sự cố như sau

- Tại bước 1,nếu chốt kiểm soát không hiệu quả, không thực hiện việc kiểm tra theo dõi số tồn quỹ tại ATM hoặc không thực hiện đề xuất tiếp quỹ kịp thời dẫn đến việc khách hàng không rút được tiền tại máy ATM, điều này ảnh hưởng đến uy tín của Ngân hàng và thêm nữa là Ngân hàng không thu thêm được phí dịch vụ

sử dụng ATM Do đó, việc thực hiện tốt bước này sẽ góp phần giữ vững và nâng cao uy tín của ngân hàng cũng như giúp tăng thêm thu nhập cho ngân hàng

- Trong bước 2 và 3, nếu thủ quỹ ATM không lựa chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông dẫn đến tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông vẫn được lưu hành,

- Trong bước 4, việc vận chuyển tiền không đúng theo quy trình vận chuyển tiền mặt sẽ dẫn đến rủi ro mất mát, hoặc gian lận trong quá trình vận chuyển

- Trong bước 5, nếu việc thực hiện các thao tác vận hành tiếp quỹ trên máy ATM không theo đúng hướng dẫn của Trung tâm thẻ thì sẽ có thể xẩy ra các sự cố như: máy ATM bị hỏng hoặc hệ thống bị gián đoạn, khi đó sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động của máy ATM

KẾT LUẬN

Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp người lãnh đạo khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát trong đơn vị mình Tuỳ từng đơn vị, tuỳ từng thế mạnh, khuyết điểm mà người lãnh đạo cần có những biện pháp riêng biệt Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong đơn vị, bạn cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của đơn vị, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất Theo nhiều chuyên gia tài chính thì bạn đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách Bạn phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong đơn vị muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi Lúc

đó thủ quỹ mới chi tiền Còn nếu cẩn thận hơn thì người lãnh đạo nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ Để hệ thống kiểm soát nội bộ này vận hành tốt, các nhà lãnh đạo cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của đơn vị cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang, dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, hệ thống ngân hàng còn