Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện Đa Khoa tỉnh Quảng Nam

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHAN THỊ TÂM TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH QUẢNG NAM TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN Mã số: 834 03 01 Đà Nẵng - Năm 2020 Cơng trình đƣợc hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Phản biện 1: TS Nguyễn Hữu Cường Phản biện 2: PGS.TS Hà Xuân Thạch Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 10 năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thơng tin - Học liệu Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Sức khỏe vốn quý người tồn xã hội Bảo vệ, chăm sóc nâng cao sức khoẻ nhân dân hoạt động nhân đạo, trực tiếp bảo đảm nguồn nhân lực cho nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc, sách ưu tiên hàng đầu Đảng Nhà nước Đầu tư cho lĩnh vực y tế đầu tư cho phát triển đất nước Ngày nay, nhu cầu bảo vệ, chăm sóc sức khỏe ngày cao, việc nâng cao chất lượng, hiệu khám chữa bệnh, khắc phục rủi ro, cố y khoa, giảm tải bệnh viện, góp phần làm hài lịng bệnh nhân u cầu cần thiết Chính vậy, năm gần ngành Y tế nước ta có bước tiến nhiều lĩnh vực, đặc biệt hoạt động khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho nhân dân, đồng thời thực đổi chế tự chủ tài đơn vị nghiệp y tế công lập, đẩy nhanh lộ trình điều chỉnh giá dịch vụ khám điều trị theo hướng thực tính đúng, tính đủ chi phí giá dịch vụ y tế Thực Nghị định 85/2012/NĐ-CP chế hoạt động, chế tài đơn vị nghiệp y tế công lập giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh sở khám chữa bệnh công lập, buộc bệnh viện phải chủ động hoạt động quản lý, khai thác sử dụng hiệu nguồn lực tài Trong đó, theo chế tự chủ nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp chi hoạt động thường xuyên hàng năm có xu hướng giảm dần, nguồn thu viện phí Bảo hiểm y tế (BHYT) nhanh chóng trở thành nguồn thu chủ yếu đểm bảo cho hoạt động thường xuyên Bệnh viện Vì vậy, hệ thống y tế việc quản lý nguồn thu từ viện phí BHYT để đảm bảo xác định viện phí xác, thu viện phí đầy đủ, lập bảng kê viện phí ghi sổ kế tốn hạch tốn quy định, tránh tình trạng sai lệch, thất thoát, thực toán với quan BHYT chi phí khám điều trị cho bệnh nhân có thẻ BHYT kịp thời, nâng cao hiệu cơng tác kế tốn thu viện phí hoạt động tài nói riêng hoạt động chung cho toàn bệnh viện quan trọng Tuy nhiên, việc quản lý nguồn thu viện phí bệnh viện cơng cịn nhiều bất cập như: xác định sai đối tượng BHYT, sai viện phí, cịn nhầm lẫn áp giá viện phí, chi phí trực tiếp phục vụ bệnh nhân cập nhật cịn thiếu, chưa tính đúng, tính đủ, bệnh nhân khơng thuộc đối tượng hộ nghèo theo sách an sinh xã hội đến bệnh viện khơng có BHYT lại khơng có tiền đóng viện phí, tình hình bệnh nhân trốn viện, bỏ xảy làm thất thu viện phí, cơng tác quản lý chi phí khám chữa bệnh (KCB) BHYT quan BHYT quản lý bệnh nhân BHYT bệnh viện nhiều lỗ hổng, chưa giám sát chặt ch , có tượng tiêu cực, thiếu tính chuyên nghiệp Nhằm tăng nguồn thu viện phí mà đảm bảo tính minh bạch, cơng tài y tế, việc quản lý tốt người bệnh chi phí khám chữa bệnh bệnh viện điều kiện cần thiết yếu tố then chốt Cho nên, tình hình thực chế tự chủ tài nay, vấn đề bệnh viện quan tâm tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn để quản lý tốt nguồn thu đơn vị Xuất phát từ lý trên, định chọn đề tài: “Tổ chức thông tin kế to n t ong chu t nh thu vi n ph t i B nh vi n Đa khoa tỉnh Quảng Nam” làm đề tài nghiên cứu cho uận văn Thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam - Định hướng đề xuất giải pháp cụ thể nhằm hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Phạm vi nghiên cứu: Tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam - Thu thập liệu nghiên cứu năm 2019 Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu để tìm hiểu sở lý luận tổ chức thơng tin kế tốn nói chung, tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí nói riêng bệnh viện Phương pháp nghiên cứu định tính với việc quan sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo, cán quản lý khoa phòng chức người làm cơng tác kế tốn, kế tốn thu viện phí bệnh viện để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí áp dụng Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam Phương pháp logic, phân tích thành phần tổ chức thơng tin kế tốn, xem xét mối quan hệ chu trình thu viện phí chu trình khác tổ chức thơng tin kế tốn, quy trình ln chuyển chứng từ, ứng dụng phần mềm kế toán có đơn vị Bố cục đề tài Ngồi phần mở đầu kết luận, luận văn chia thành chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí bệnh viện Chương 2: Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam Chương 3: Định hướng giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI CÁC BỆNH VIỆN 1.1 Khái niệm chất hệ thống thông tin kế tốn 1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) tập hợp nguồn thông tin phương pháp xử lý thông tin liên quan đến lĩnh vực kế toán, phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lý, bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán tổ chức kho học nhằm thực chức thu thập, ghi nhận, lưu trữ, xử lý liệu kế toán liệu liên quan khác để tạo thơng tin kế tốn hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích định nhằm góp phần bảo vệ, khai thác sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức (Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2017) 1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống thơng tin kế tốn 1.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện 1.2.1 Đặc điểm tổ chức kế toán Bệnh viện 1.2.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện theo định hƣớng giải pháp quản lý tổng thể 1.2.3 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện theo chu trình Xuất phát từ đặc điểm hoạt động cung cấp dịch vụ y tế bệnh viện sở mối quan hệ chức phận họat động khám chữa bệnh, HTTTKT bệnh viện tổ chức thành bốn chu trình bản: chu trình cung ứng, chu trình khám điều trị, chu trình thu viện phí chu trình tài 1.3 Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện 1.3.1 Chức chu trình thu viện phí Chu trình thu viện phí có chức kế thừa liệu tình hình sử dụng thuốc, vật tư y tế, dịch vụ kỹ thuật sử dụng để điều trị cho bệnh nhân ghi nhận chu trình khám điều trị nhằm xác định xác số viện phí bệnh nhân phải nộp thu tiền viện phí Chu trình bao gồm bốn bước cơng việc sau: Xác định viện phí; Thu viện phí; ập bảng kê viện phí ghi sổ; Báo cáo thu viện phí, thực tốn với quan bảo hiểm y tế chi phí khám điều trị cho bệnh nhân bảo hiểm y tế 1.3.2 Mối quan hệ phận chu trình thu viện phí Bộ phận kế tốn chu trình thu viện phí có trách nhiệm ghi nhận, xử lý, phân tích, lưu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến biến động đối tượng bệnh, theo dõi tình hình thu phí, tạm ứng, hồn trả, … cung cấp thông tin cho nhà quản trị thông qua báo cáo 1.3.3 Tổ chức thông tin kế tốn hoạt động xác định viện phí Trong bệnh viện, chu trình thu viện phí xem chu trình phức tạp, có liên quan đến nhiều khâu, nhiều phận Kế tốn viện phí có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu, khai thác liệu thông tin bệnh nhân vào điều trị bệnh viện cập nhật từ phận tiếp nhận thực y lệnh điều trị thơng tin tình hình sử dụng thuốc, vật tư y tế, dịch vụ kỹ thuật,… sử dụng để điều trị cho bệnh nhân ghi nhận chu trình khám điều trị, để tiếp tục xử lý nhằm xác định viện phí phải thu bệnh nhân thực thu tiền viện phí Việc xác định viện phí bệnh nhân phải trả trình bày theo cơng thức sau: Viện phí bệnh nhân = ( ∑ phải trả x Đơn giá dịch vụ )x % Viện phí phải nộp 1.3.4 Tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động thu viện phí Theo quy định, vào cuối ngày, nhân viên thu viện phí s lập Bảng kê nộp tiền viện phí Sau chuyển bảng kê viện phí cho kế tốn tốn lập phiếu thu nộp tiền cho thủ quỹ Thông tin bảng kê thu viện phí giúp hạch tốn kiểm soát việc thu tiền Kế toán toán kiểm tra, phân loại ghi sổ kế toán Các bảng kê thu viện phí cung cấp thơng tin theo nhiều tiêu thức khác tuỳ theo mục đích quản lý như: lập theo đối tượng bệnh nhân khám chữa bệnh theo yêu cầu, bệnh nhân thẻ BHYT, bệnh nhân có thẻ BHYT Việc lập bảng kê chi tiết để theo dõi riêng viện phí nhóm đối tượng hạch toán riêng tài khoản khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán tổng hợp làm sở để toán với quan BHXH Dựa vào bảng kê thu tạm ứng, chi hồn tạm ứng, thu viện phí lập cuối ngày, kế toán toán lập phiếu thu/chi tiến hành hạch toán tổng hợp tài khoản tương ứng Tại bệnh viện công, để tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh ph hợp việc hạch tốn khoản thu viện phí cần phân định cụ thể cho hoạt động như: hoạt động khám chữa bệnh theo yêu cầu, hoạt động nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD), hoạt động cho thuê mặt bằng, cho vay tín dụng… 1.3.5 Tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động báo cáo viện phí Sau xác định thu tiền viện phí, kế tốn viện phí phải lập báo cáo liên quan đến hoạt động viện phí theo quy định để cung cấp thơng tin liên quan đến tình hình thu chi viện phí bệnh viện Kế tốn viện phí kiểm tra chứng từ: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi phần mềm HIS, xuất báo cáo tổng hợp thu viện phí tồn viện Báo cáo tổng hợp thu viện phí phải phân tích khoản thu theo nội dung thu: xăng xe, xét nghiệm, điện não, điện tim, % BHYT nội/ ngoại, bệnh nhân viện phí …Dựa vào bảng tổng doanh thu, kế toán tiền mặt lập phiếu thu, chi tương ứng Hàng tháng, kế toán viện phí lập báo cáo thu, chi tồn viện phận thu viện phí, kế tốn tổng hợp tiến hành hạch toán, lập chứng từ ghi sổ vào sổ kế tốn CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH QUẢNG NAM 2.1 Tổng quan Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam 2.1.1 Giới thiệu Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam 2.1.2 Tổ chức máy quản lý 2.1.3 Tổ chức công tác kế tốn 2.2 Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam 2.2.1 Đặc điểm hoạt động thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam Việc thực thu viện phí BHYT Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam theo quy định hành Bộ Y tế, danh mục kỹ thuật mà bệnh viện thực có danh mục Sở Y tế phê duyệt, bảng giá dịch vụ kỹ thuật công khai niêm yết bảng thơng báo, phịng thu viện phí, phịng khám bệnh viện có hướng dẫn cụ thể để thuận lợi cho việc toán 2.2.2 Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động xác định viện phí Trên sở liệu thu từ chu trình khám điều trị như: thông tin thuốc, vật tư y tế, hóa chất sử dụng trình điều trị, thơng tin xét nghiệm, phẫu thuật - thủ thuật làm, thông tin chẩn đốn hình ảnh, đơn giá viện phí, xác định đối tượng trả viện phí: tỷ lệ quan BHYT chi trả, tỷ lệ bệnh nhân tự chi trả, tỷ lệ đối tượng khác chi trả tỷ lệ miễn giảm…, thông tin tiền nộp vào viện trình điều trị, tất thông tin y tá hành khoa cập nhật hệ thống phần mềm quản lý khám chữa bệnh Viettel – HIS sở tính tốn quản lý tốn viện phí 2.2.2.1 Tổ chức thơng tin kế to n họat động tiếp nhận b nh nhân Tại phân hệ quản lý tiếp nhận, đăng ký khám bệnh: Bệnh nhân đến đăng ký khám phải xuất trình thẻ BHYT bệnh nhân có thẻ BHYT, chứng minh nhân dân giấy tờ tùy thân có dán ảnh bệnh nhân viện phí Bộ phận tiếp đón (nhân viên thu viện phí) s khai thác ghi nhận: thơng tin hành bệnh nhân, thơng tin lần tiếp đón, nhu cầu khám chữa bệnh, loại đối tượng (BHYT, viện phí), hình thức (tự đến hay cấp cứu), phòng khám, loại giá (giá BHYT, giá dịch vụ),… Những thơng tin phận tiếp nhận bệnh viện quản lý gồm: Đối với bệnh nhân có thẻ BHYT: Theo dõi thông tin bệnh nhân thông qua mã số bệnh nhân mã thẻ BHYT, mã sử dụng lại bệnh nhân đến khám lần sau Hiện nay, mã thẻ BHYT quét mã vạch thông qua đầu đọc mã vạch tra cứu trực tiếp cổng thông tin BHXH Việt Nam giúp cho nhân viên thao tác nhanh xác hơn, tránh sai sót nhập liệu thủ cơng Phần mềm trang bị hệ thống tra cứu lịch sử khám chữa bệnh bệnh nhân đến khám bệnh viện - Đối với bệnh nhân khơng có thẻ BHYT (Viện phí): Theo dõi thơng tin bệnh nhân thông qua mã số bệnh nhân Khi bệnh nhân thẻ BHYT vào viện, phân hệ tiếp nhận đăng nhập s tự động hiển thị mã số Mã số bệnh nhân tạo dùng cho lần khám bệnh, bệnh nhân đến khám chữa bệnh lần sau s phải tạo mã số khác Điều dẫn đến bệnh nhân có nhiều mã, gây khó khăn việc tìm kiếm thông tin lịch sử khám chữa bệnh bệnh nhân 2.2.2.2 Tổ chức thông tin kế to n họat động x c định dịch vụ y tế b nh nhân sử dụng Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam áp dụng thống danh mục dịch vụ y tế tên gọi, mã thuốc hoạt chất, mã quản lý bệnh tật, mã phẫu thuật/thủ thuật, mã dịch vụ kỹ thuật … tuân thủ theo chuẩn ngành y tế, tổ chức y tế giới ICD10, danh mục Bộ Y tế ban hành Tại phân hệ khám chữa bệnh: Bệnh nhân sau đăng ký khám chữa bệnh s chuyển đến phòng khám bệnh phù hợp Trong trình sơ khám, Bác sĩ s định bệnh nhân làm số dịch vụ: xét nghiệm, chẩn đồn hình ảnh, thăm dị chức năng, thủ thuật,… Để thực dịch vụ này, y tá hành yêu cầu người bệnh phải tạm ứng khoản tiền tương đương với chi phí khám chữa bệnh phát sinh thời điểm nhằm tránh trường hợp bệnh nhân trốn viện, bỏ viện khơng tốn khoản chi phí khám chữa bệnh Trong q trình khám điều trị khoa, tất khoản mục chi khám chữa bệnh liên quan đến bệnh nhân như: thuốc men, vật tư y tế, hoá chất, dịch truyền, tiền giường, xét nghiệm, chẩn đốn hình ảnh, thăm dò chức năng, siêu âm, điện tim, thủ thuật, … Bác sĩ khoa lâm sàng cho cần tốn y tá hành khoa s thống kê lại đầy đủ chu trình khám điều trị Khi bệnh nhân viện s có Hồ sơ tốn viện, kế tốn viện phí khai thác toàn liệu cập nhật chu trình khám điều trị bệnh nhân Trên sở liệu này, kế tốn viện phí kiểm tra hồ sơ áp giá thuốc, vật tư, dịch vụ kỷ thuật hệ thống để xác định xác kịp thời viện phí quan BHYT trả viện phí phải thu người bệnh 2.2.2.3 Tổ chức thông tin kế to n họat động p gi vi n ph Hiện nay, giá viện phí Bệnh viện UBND tỉnh Quảng Nam quy định dựa khung giá tối đa - tối thiểu Bộ Y tế Bộ Tài phê duyệt Đối với người bệnh ngoại trú: biểu giá thu viện phí tính theo lần khám bệnh dịch vụ kỹ thuật mà người bệnh trực tiếp sử dụng Đối với người bệnh nội trú: biểu giá thu phần viện phí tính theo ngày giường nội trú chuyên khoa theo phân hạng bệnh viện khoản chi phí thực tế sử dụng trực tiếp cho người bệnh Căn khung giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh quy định Thông tư liên tịch số 39/2018/TT - BYT ngày 30/11/2018; Thông tư số 13/2019/TT- BYT ngày 05/7/2019 Nghị Quyết định số 16/2019/NQ - HĐND ngày 17/12/2019 quy định 11 phiếu hướng dẫn khảo sát hài lòng Người bệnh Nhân viên y tế quy định hành nhằm đáp ứng hài lòng người bệnh người nhà bệnh nhân, tăng uy tín, tạo lịng tin người dân đến khám chữa bệnh bệnh viện Qua phân tích thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam, thấy bệnh viện xây dựng hệ thống thông tin kế tốn chu trình thu viện phí theo yêu cầu quản lý Hệ thống phần mềm quản lý khám chữa bệnh Viettel - HIS có liên kết số liệu phân hệ, giảm thiểu quy trình nhập liệu, xử lý thủ cơng, đồng thời cung cấp thơng tin đầy đủ, xác có đồng toàn bệnh viện Hầu hết nguồn thông tin công việc xử lý thơng qua hệ thống mạng máy tính Bên cạnh đó, hệ thống chứng từ kế tốn, sổ sách, báo cáo viện phí lập đầy đủ tuân theo quy định hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý Bệnh viện tổ chức hạch toán khoản thu theo khoa, đánh giá hiệu hoạt động khoa có sách khen thưởng động viên kịp thời, tạo động lực cho khoa hoạt động hiệu nhắc nhở khoa hoạt động chưa hiệu tích cực cải thiện, thực tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu chất lượng hoạt động tồn bệnh viện Cơng tác tổ chức đáp ứng yêu cầu thông tin, giúp cho lãnh đạo có thơng tin số liệu cần thiết trình định Qua thực tế bệnh viện, tác giả nhận thấy Bệnh viện tổ chức hệ thống thông tin kế tốn hoạt động thu viện phí có hiệu Có thể nói bệnh viện đạt kết bước đầu sau: Thứ nhất, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam ứng dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh Viettel - HIS cơng tác quản lý nói chung tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí nói riêng Phần lớn thông tin thu thập, xử lý theo chương trình khai thác có hiệu quả, giảm bớt cơng việc mang tích chất thủ cơng, tiết kiệm thời gian cho người bệnh nhân viên thu phí, giúp cung cấp thơng tin nhanh chóng, xác góp phần nâng cao cơng tác điều hành hoạt động bệnh viện, giảm thiểu khối lượng công việc cho phịng Tài - Kế tốn, tồn quy trình xử lý đồng bộ, nâng cao chất lượng hiệu quản lý, điều 12 hành lãnh đạo Giám sát hoạt động bệnh viện cách toàn diện, giúp cho lãnh đạo bệnh viện phát kịp thời nguyên nhân sai sót có cố xảy quản lý điều trị Thứ hai, cơng tác xác định viện phí dựa mối quan hệ phận công tác thu viện phí diễn nhanh chóng, phận tiếp đón hướng dẫn cụ thể cho người bệnh, thông tin bệnh nhân cập nhật tra cứu kịp thời để tiến hành thủ tục khám điều trị cho bệnh nhân Bên cạnh việc thống kê kê khai dịch vụ y tế bảng kê toán khám chữa bệnh ngoại trú/nội trú cung cấp cho bệnh nhân thông tin rõ ràng, minh bạch xác khoản phải tốn q trình khám điều trị bệnh viện Thứ ba, cơng tác thu viện phí ghi nhận thơng tin đầy đủ, xác, khoản thu bệnh viện minh bạch hơn, thu đúng, thu đủ, có phân cơng rõ ràng cho vị trí cụ thể giúp cho nhân viên thu phí tránh chồng chéo, có ý thức chủ động phần việc chịu trách nhiệm với phần việc giao Thứ tư, công tác báo cáo số liệu thu viện phí theo quy định Nhà nước, đảm bảo hạch tốn ghi nhận xác số thu viện phí bệnh viện Cơng tác báo cáo tốn chi phí khám chữa bệnh với quan BHYT đúng, đủ, kịp thời Đồng thời đáp ứng nhu cầu báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm phục vụ cho việc định lãnh đạo bệnh viện 2.3.2 Những hạn chế Bên cạnh kết đạt được, tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí cịn tồn số hạn chế sau: - Thứ nhất, v tổ chức ứng dụng phần m m tổng thể v o c ng tác toán Hiện nay, phần mềm kế toán bệnh viện áp dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh Viettel –HIS hai phần mềm riêng lẻ, hoạt động độc lập, số liệu kế tốn khơng có tính kế thừa, không khai thác liệu thông tin từ phận chức bệnh viện, chưa có tính liên kết cao, cịn chồng chéo, liệu c ng hệ thống phần mềm máy tính khơng chuyển giao mà phải in giấy bảng kê, gây lãng phí thời gian cơng sức đồng thời tạo thêm gánh 13 nặng chi phí cho bệnh viện Đồng thời việc chia s thông tin kế toán đến phận, hỗ trợ phận hoạt động tác nghiệp gặp nhiều hạn chế Ngoài ra, phần mềm Viettel – HIS mà bệnh viện sử dụng chưa khai thác phát huy hết hiệu sử dụng, chức chuyển trả kết xét nghiệm hay bị lỗi, cụ thể: Bác sỹ Khoa định xét nghiệm kích định xét nghiệm, khoa xét nghiệm nhận lệnh thực xét nghiệm c ng với bệnh phẩm, kết trả cho khoa khơng kích trả kết hệ thống mà phải in giấy khoa xét nghiệm phải trả kết giấy, gây lãng phí cho bệnh viện Một số vấn đề bất cập khác hệ thống máy tính bệnh viện chưa đồng bộ, cịn nhiều máy tính cũ chưa trang bị tốt, hệ thống mạng nâng cấp chưa kịp thời, trình độ tin học kỷ xử lý mạng cán bệnh viện hạn chế dẫn đến việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý gặp nhiều khó khăn - Thứ hai, tổ chức th ng tin toán v hoạt động ác định viện phí Đối với hoạt động xác định viện phí cịn xảy nhiều trường hợp ngoại lệ việc thu phí từ bệnh nhân, dẫn đến việc lập tính tốn trường hợp cịn mang tính chất thủ cơng khơng cập nhập kịp thời phần mềm, ví dụ bệnh nhân huỷ tốn sai sót trình nhập liệu lỗi trình chuyển liệu, bệnh nhân có sử dụng dịch vụ kỷ thuật, bảng kê chi phí khám chữa bệnh phần toán phần mềm HIS khơng kê tốn cho dịch vụ kỷ thuật đó, nên dễ dẫn đến tình trạng thiếu xác việc xác định viện phí phải thu bệnh nhân - Thứ ba, tổ chức th ng tin toán hoạt động thu viện phí Trường hợp bệnh nhân khơng có BHYT khơng thuộc đối tượng BHYT chi trả 100% viện phí đến nhập viện, khơng có tiền nộp ứng trước tốn viện phí, bệnh nhân trốn viện xảy thường xuyên mà bệnh viện chưa có biện pháp xử lý hiệu quả, làm thất thu viện phí Bên cạnh đó, nhân lực kế tốn cịn thiếu, lượng bệnh nhân tốn hàng ngày lớn, bệnh viện lại triển khai thêm nhiều dịch vụ kỹ thuật nên đòi hỏi y tá hành nhân viên thu viện phí phải cập nhật thơng tin tích chọn 14 hoạt động dịch vụ, bác sĩ điều trị hạch toán chi tiết theo khoa cần thiết Ví dụ bệnh nhân có BHYT điều trị trái tuyến định chụp cắt lớp phổ lượng 512 lát cắt hay chụp cộng hưởng từ MRI BHYT chi trả phần chi phí, y tá hành khơng cập nhật mã Bác sĩ, kế tốn khơng tổ chức hạch tốn thật chi tiết khả quan BHYT “chấp nhận” tốn thấp Khi đó, bệnh viện vừa khơng thu viện phí từ bệnh nhân, vừa khơng BHYT tốn chi phí thực dịch vụ này, dẫn đến thất thu viện phí việc xác định nguyên nhân để quy trách nhiệm gây khó khăn nội đơn vị Sự kết nối khoa phịng quy trình ln chuyển chứng từ nguồn thu viện phí, BHYT có nhiều tr ng lặp, chưa chặt ch , luân chuyển chứng từ phận chậm dẫn đến việc kiểm sốt nguồn thu viện phí gặp khó khăn - Thứ tư, tổ chức th ng tin tốn thơng qua báo cáo viện phí Về hệ thống biểu mẫu báo cáo bệnh viện bao gồm báo cáo mang tính luật pháp, báo cáo phục vụ nhu cầu quản trị lập thủ cơng, mang tính riêng lẻ, tự phát theo u cầu đột xuất lãnh đạo bệnh viện mà không mang tính chất bao quát hoạt động bệnh viện Bệnh viện chưa quan tâm đến việc sử dụng cơng cụ kế tốn quản trị quản trị chi phí, lập báo cáo kế tốn phục vụ cho việc cung cấp thông tin quản trị nội Các báo cáo đơn vị chưa trọng nhiều mặt chất lượng, cịn mang tính rời rạc, chưa tổng quát, chưa đáp ứng cung cấp số liệu nhanh chóng, kịp thời, chưa sử dụng số liệu cách triệt để, chưa gắn kết hoạt động với để cung cấp thơng tin hữu ích giúp lãnh đạo quản lý hiệu hoạt động bệnh viện Điển bảng kê thu tiền viện phí, báo cáo doanh thu viện phí thực riêng theo khoa mà chưa có bảng kê, báo cáo tổng hợp chung tất khoa toàn viện, chưa thật thể toàn cảnh tranh doanh thu để lãnh đạo so sánh đánh giá Báo cáo tổng hợp danh sách người bệnh BHYT khám bệnh, chữa bệnh đề nghị toán (Mẫu số C79a-HD, C80a-HD) thường không gắn kết với báo cáo phận vật tư, kho hàng nên phần phản ánh không trung 15 thực tranh thu, chi viện phí bệnh viện - Thứ năm, việc quản lý mã bệnh nhân khơng có thẻ BHYT chưa thống d ng mã Mỗi lần bệnh nhân đến khám phần mềm lại sinh mã bệnh nhân khác nên phải cập nhật thông tin bệnh nhân lại đến lần đầu Việc khai thác lịch sử khám điều trị bệnh nhân bệnh viện Thứ sáu, Bệnh viện chưa thực tốn viện phí khơng d ng tiền mặt theo Chỉ thị số 12/CT-BYT Bộ Y tế ban hành ngày 02/10/2019 việc đẩy mạnh triển khai tốn chi phí dịch vụ y tế khơng d ng tiền mặt Đối với hoạt động toán viện phí ngoại trú tạm ứng lần, có phát sinh thêm cận lâm sàng chi phí cao người bệnh phải đóng viện phí nhiều lần Đối với hoạt động tốn viện phí nội trú việc tạm ứng nhiều lần gây khó khăn cho người bệnh, thân nhân người bệnh, ảnh hưởng đến hài lòng người bệnh 16 CHƢƠNG ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH QUẢNG NAM 3.1 Định hƣớng hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam Với mục tiêu đến năm 2022, phát triển Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam từ bệnh viện hạng II lên Bệnh viện hạng I với quy mơ 900 giường bệnh Để đạt mục tiêu vấn đề nâng cao lực hoạt động tồn diện cần thiết, đòi hỏi Bệnh viện phải nỗ lực không ngừng để nâng cao chất lượng hoạt động khám chữa bệnh, đổi phong cách thái độ phục vụ nhân viên y tế công tác quản lý, công tác tổ chức thông tin kế tốn nói chung cơng tác tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí nói riêng địi hỏi bệnh viện cần nâng cấp đủ phân hệ lại phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Viettel - HIS trọng đến phân hệ quản lý tài kế toán nhằm thống sở liệu d ng chung đơn vị Thứ nhất, Tăng cường việc quản lý bệnh viện công nghệ thông tin Thứ hai, tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí bệnh viện phải tn thủ nghiêm quy trình cập nhật kịp thời theo quy định hành Nhà nước Thứ ba, xây dựng thống cải tiến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình hoạt động bệnh viện, liên kết tăng cường phối hợp hoạt động phận chức Thứ tư, Trong điều kiện tiếp tục đổi chế hoạt động tài chính, tăng cường cơng tác quản trị chi phí kiểm sốt nội bộ, HTTTKT phải hướng đến việc đáp ứng tốt yêu cầu thông tin người sử dụng Thứ năm, thời gian tới Bệnh viện thực đổi phương thức tốn viện phí 3.2 Giải pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam 17 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện ứng dụng phần mềm tổng thể vào cơng tác kế tốn Bệnh viện cần tập trung nâng cao chất lượng hệ thống máy tính, đảm bảo kết nối với phần mềm quản lý, hệ thống mạng nội d ng bệnh viện bố trí đội ngũ cán có lực chuyên môn để khai thác tối đa chức phần mềm Viettel – HIS, phát huy hiệu quản lý tổng thể đơn vị 3.2.2 Giải pháp hồn thiện hoạt động xác định viện phí Bệnh viện cần có đội ngũ nhân viên có trình độ tin học cao, học hỏi nắm bắt thao tác để tác nghiệp, có khả xử lý lỗi phần mềm, lỗi đăng nhập hệ thống Các y tá hành cập nhật liệu kê khai toán vào phần mềm phải ý để tránh tình trạng bệnh nhân nộp tiền viện phí xong lại phải hủy toán cập nhật lại, gây nhầm lẫn hoạt động xác định viện phí bệnh nhân phải nộp 3.2.3 Giải pháp hồn thiện hoạt động thu viện phí Cơng tác kế tốn cần phải thay đổi để phục vụ cho chế quản lý tài theo hướng tự chủ Từng nhân viên máy kế toán cần thay đổi cách nhìn nhận vai trị, trách nhiệm cơng việc giao Có vậy, phận viện phí phải phối hợp chặt ch với khoa để quản lý tốt nguồn thu, giảm thất thoát viện phí, để nhằm mục đích nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho CBVC chất lượng phục vụ người bệnh Bên cạnh đó, để tránh việc bệnh nhân trốn viện, thơng tin khoa phịng cần phải có phối hợp chặt ch với để theo dõi kịp thời chi phí điều trị bệnh nhân thường xuyên để đảm bảo việc thu tạm ứng ln lớn phần chi phí bệnh nhân Các thơng tin liên quan đến chi phí điều trị bệnh nhân thống kê đầy đủ xác, xuất viện s chuyển đến phận kế tốn viện phí 3.2.3.1 Quy t nh thu nộp vi n ph b nh nhân ngo i t ú 3.2.3.2 Quy t nh thu nộp vi n ph b nh nhân nội t ú 3.2.3.3 Quy t nh thu nộp kiểm so t vi n ph hàng ngày 3.2.4 Giải pháp hoàn thiện tổ chức chứng từ, biểu mẫu chu trình thu viện phí 18 Trong phạm vi nghiên cứu này, tác giả xây dựng số mẫu báo cáo có tính cấp thiết giúp bệnh viện nâng cao khả quản lý tốt nghiệp vụ chu trình thu viện phí Bảng 3.1 Quy trình báo cáo doanh thu viện phí Trách nhiệm Các bƣớc thực Kiểm tra chứng từ Kế toán toán viện phí Lập bảng tổng hợp doanh thu ngày Kế tốn tổng hợp viện phí Mơ tả/ Tài liệu liên quan - Đối với hóa đơn bán hàng (thu trực tiếp): Cuối ngày kiểm tra tổng số hóa đơn viết giao kế toán tổng hợp vào sổ - Đối với phiếu thu, chi phần mềm His: + Phân loại chứng từ theo loại phiếu (thực thu, tạm ứng, hoàn ứng) + Xuất báo cáo tổng hợp doanh thu theo kế toán thu từ phần mềm HIS theo ngày thực + Kiểm tra, đối chiếu, xếp chứng từ theo mẫu xuất Nếu có sai sót (thiếu, thừa phiếu) liên hệ phịng CNTT, khoa liên quan phó phịng phụ trách viện phí giải + Ký bảng tổng hợp, đóng chứng từ nộp cho kế toán tổng hợp - Đối với hóa đơn bán hàng (thu trực tiếp): Lập bảng tổng hợp doanh thu ngày theo kế toán thu - Đối với phiếu thu, chi phần mềm His: + Xuất báo cáo tổng hợp doanh thu toàn viện theo ngày thực + Đối chiếu bảng tổng hợp doanh thu theo kế toán thu chuyển liệu vào bảng tổng hợp doanh thu - Phân tích khoản thu theo nội dung thu: xăng xe, chăn màn, vé xe điện, % BHYT nội/ ngoại, BN viện phí … 19 - KTTH viện phí in bảng tổng hợp doanh thu Kế toán tổng hợp lập kèm theo File xuất báo cáo phụ trách viện viện phí Kế tốn tốn viện phí phí rà sốt, kiểm tra chuyển thủ quỹ Thu, nộp tiền ngày bảng tổng hợp doanh thu Phụ trách -Thủ quỹ nộp toàn số tiền thu ngày viện phí cho ngân hàng - Dựa vào bảng tồng hợp doanh thu KTTM lập Lập phiếu tổng hợp viện phí Kế tốn tiền mặt + Các khoản thu hóa đơn bán hàng + Thu chi phần mềm HIS Đối chiếu số liệu cuối - KTTH viện phí đối chiếu với KTTM tháng khoản mục lập theo bảng tổng hợp doanh thu - Hàng tháng KTTH viện phí lập báo cáo thu, Kế tốn tổng hợp viện phí Kế tốn tổng hợp tồn viện phiếu thu, chi tương ứng - KTTT viện phí đối chiếu KTTH viện phí: Kế tốn tốn viện phí, Kế tốn hành thu tiền - KTTT viện phí đối chiếu, nộp tiền ký vào Thủ quỹ Kế toán tiền mặt - Thủ quỹ theo bảng tổng hợp doanh thu tiến chi tồn viện phận thu viện phí Lập báo cáo, in trình ký - ưu phận viện phí giao kế tốn tổng hợp tồn viện Bảng 3.2 Báo cáo thu tiền viện phí nội trú/ngoại trú theo khoa 20 Bảng 3.3 Báo cáo thu tiền nội trú/ngoại trú theo BHYT Bảng 3.4 Báo cáo thu tiền nội trú/ngoại trú theo dịch vụ (Viện phí) 21 Bảng 3.5 Báo cáo tổng hợp doanh thu nội trú/ngoại trú theo khoa 3.2.5 Giải pháp hoàn thiện xây dựng thống mã đối tƣợng Việc xây dựng mã thống vô c ng quan trọng để tạo nên sở 22 liệu thống Trong bệnh viện có nhiều mã, có mã cần xây dựng theo chuẩn chung ngành y tế, tổ chức y tế giới, có mã xây dựng theo đặc th riêng bệnh viện Các mã bệnh viện xây dựng sau: Thứ nhất, tuân thủ mã thống nhất chung theo chuẩn ngành y tế, tổ chức y tế giới, bao gồm: - Mã hoạt chất thuốc theo hệ thống phân loại thuốc hoạt chất Tổ chức Y tế giới ATC (Anatomical Therapeutic Chemical Classification System) - Mã quản lý kháng sinh đồ theo Tổ chức Y tế giới (WHONET) - Mã quản lý bệnh tật theo Tổ chức Y tế giới: ICD10 (International Statistical Classification of Diseases anhd Related Health Problem), phân loại bệnh tật quốc tế - Mã phẫu thuật thủ thuật: Mã gợi nhớ xây dựng theo danh mục phân loại thủ thuật phẫu thuật Bộ Y tế ban hành theo Thông tư 13/2019/TT-BYT ngày 05/7/2019 - Mã thẻ BHYT người bệnh có thẻ BHYT: Theo định 1351/QĐBHXH ngày 16/11/2015, mã quản lý thẻ BHYT gồm 15 ký tự vừa chữ vừa số chia thành ô CH 49 900 600 5666 Thứ hai, xây dựng mã riêng cho bệnh viện ph hợp đặc điểm hoạt động quy mô bệnh viện Các mã xây dựng thường bao gồm: - Mã hành theo Chính phủ (Tổng cục Thống kê) ban hành - Mã bệnh viện theo danh mục Bộ Y tế ban hành - Mã nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu người bệnh có thẻ BHYT theo BHYT Việt Nam - Mã người bệnh: Có phương pháp quản lý mã người bệnh bệnh viện - Mã y tế, mã hồ sơ bệnh án, mã lưu hồ sơ bệnh án bệnh viện theo quy chế bệnh viện Theo đó, tác giả xin đề xuất hướng hồn thiện mã bệnh nhân khơng có thẻ BHYT cấp cho bệnh nhân lần cho bệnh nhân Mã y tế s 23 sử dụng cho bệnh nhân suốt trình bệnh nhân đến khám chữa bệnh điều trị bệnh viện lần đầu lần sau Vì chương trình phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện đến thời điểm chưa hoàn chỉnh phần báo cáo số liệu xây dựng mã bệnh nhân thống mã cần thiết Cụ thể danh mục bệnh nhân thiết kế theo phần mềm Viettel - HIS bệnh viện bảng 3.6 Bảng 3.6 Danh mục bệnh nhân theo phần mềm Viettel – HIS Tên tập tin Thuộc tính Danh mục Mã bệnh nhân, Họ tên bệnh nhân, Năm sinh, Giới tính, Địa chỉ, Số điện thoại, Thông tin người liên bệnh nhân lạc, Đối tượng (BHYT, viện phí)… Trong danh mục bệnh nhân, mã bệnh nhân s thiết lập dãy số có cấu trúc bảng 3.7 Bảng 3.7 Cấu trúc mã y tế theo phần mềm Viettel – HIS Thông tin Mã y tế (mã bệnh nhân) Ghi 000 1123: Số thứ tự tăng dần Tác giả xin đề xuất xây dựng mã bệnh nhân đối tượng khơng có thẻ BHYT theo định hướng sử dụng 15 ký tự vừa chữ vừa số chia thành ô thẻ BHYT nhằm mục đích phân loại, thống kê đối tượng không tham gia BHYT, quy ước tạo mã ảo theo cách sau: Bảng 3.8 Cấu trúc mã bệnh nhân đƣợc đề xuất theo định hƣớng Thông tin Ghi Ví dụ: 49 20 00 00 1123 49: Mã tỉnh, thành phố Mã bệnh nhân 20: Năm 00 00 1123: Số thứ tự tăng dần TD 49 20 00 00 1123 24 - Hai ký tự đầu (ô thứ nhất): TD - Đối tượng khám tự - Ký tự thứ (ô thứ 2): số - Phải tốn tồn chi phí - Hai ký tự thứ (ô thứ 3): mã tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương mã thẻ BHYT (Để biết bệnh nhân đến từ tỉnh nào) - Mười ký tự cuối (ô thứ 4): Ký tự thứ năm khám bệnh lần đầu ký tự cuối sau c ng giống mã bệnh nhân đến khám lần đầu (hệ thống s tự động phát sinh theo chuẩn Bộ Sở Y tế) 3.2.6 Giải pháp triển khai phƣơng thức tốn viện phí khơng dùng tiền mặt Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam xây dựng đề án đến cuối năm 2020, thực dịch vụ toán viện phí ngoại trú nội trú khơng dùng tiền mặt phương thức sử dụng thẻ khám bệnh kết hợp với phương thức khác ví điện tử, Mã QR/QRCode… để rút ngắn thời gian, quy trình tốn viện phí, giúp cải thiện hình ảnh q tải xếp hàng bệnh viện, góp phần nâng cao chất lượng chất lượng khám bệnh, chữa bệnh ứng xử, giao tiếp người dân nhân viên y tế, đem lại hài lòng người bệnh KẾT LUẬN ... THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH QUẢNG NAM 2.1 Tổng quan Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam 2.1.1 Giới thiệu Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam 2.1.2 Tổ chức. .. THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH QUẢNG NAM 3.1 Định hƣớng hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng. .. trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam Chương 3: Định hướng giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí Bệnh viện Đa khoa tỉnh