Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại trường đại học bách khoa – đại học đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HOÀNG QUANG HUY HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế tốn Mã số: 8340301 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN Đà Nẵng – Năm 2019 Cơng trình hoàn thành TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Phản biện 1: PGS.TS NGUYỄN CÔNG PHƯƠNG Phản biện 2: TS PHAN THANH HẢI Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 10 tháng năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế – Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Việt Nam bước vào giai đoạn khởi phát cách mạng công nghiệp 4.0, với việc tạo cấu trúc vận hành cho kinh tế dựa ứng dụng công nghệ cao, mạng lưới Internet kết nối vạn vật, trí tuệ nhân tạo, robot thơng minh, cơng nghệ Blockchain, điện toán đám mây, đặt giáo dục đại học trước thách thức đổi ngành, nghề, chương trình, nội dung phương pháp giảng dạy kết nối nhà trường doanh nghiệp hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ Hiện nay, công tác quản lý trường đại học việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành xu hướng tất yếu việc tổ chức hoạt động giảng dạy nghiên cứu khoa học Chiến lược phát triển hệ thống giáo dục Việt Nam khẳng định đào tạo theo học chế tín bậc đại học xu hướng tất yếu Bộ Giáo dục Đào tạo đề xuất lộ trình đến năm 2020 tồn hệ thống giáo dục đại học chuyển từ đào tạo theo học chế niên chế sang đào tạo theo học chế tín Chuyển đổi hệ thống đào tạo từ niên chế sang tín thay đổi phương thức tổ chức quản lý đào tạo, từ kéo theo yêu cầu phải cải tiến toàn diện hoạt động quản lý Trường đại học Thực Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 Thủ tướng Chính phủ quy định chế tự chủ đơn vị nghiệp công lập, buộc sở giáo dục đại học phải chủ động hoạt động quản lý đảm bảo khai thác có hiệu nguồn lực mình, đặc biệt việc quản lý nguồn thu học phí để đảm bảo thu đúng, thu đủ thu kịp thời quan trọng Trong nhiều năm qua, Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng có bước phát triển có nhiều đổi mơ hình quản lý Trường chủ động cấu lại máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trọng đến nâng cao vai trị thơng tin kế tốn Tuy nhiên, việc tổ chức thơng tin kế tốn trường nói chung tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí nói riêng Trường cịn chưa phù hợp chuyển đổi sang chế quản lý Thơng tin kế tốn mang lại đơi chưa đáp ứng yêu cầu quản lý Từ năm 2011, trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý đào tạo, chứng tạo sản phẩm phần mềm quản lý đào tạo góp phần đổi công tác quản lý Nhà trường; nhiên tên gọi nó, phần mềm đáp ứng công việc liên quan đến công tác quản lý đào tạo chủ yếu Bên cạnh đó, để tổ chức cơng tác kế tốn hành nghiệp, Nhà trường cịn sử dụng phần mềm kế tốn riêng phần mềm kế tốn hành nghiệp Misamimosa.net 2019 Cơng ty Cổ phần MISA phát hành Sự tương tác hai phần mềm Chính vậy, số liệu kế tốn khơng có tính kế thừa, chưa có liên kết cao phận chức dẫn đến cơng việc cịn chồng chéo, tốn thời gian, nhân lực, vật lực khó khăn cơng tác kiểm tra, đối chiếu, giám sát nguồn thu học phí Hơn nữa, phần lớn thao tác phần mềm quản lý đào tạo chuyên viên phòng Đào tạo đảm nhận kể khâu cập nhật đối tượng miễn giảm học phí đến khâu xác định tính tốn mức học phí phải nộp; thế, việc phân quyền phần mềm quản lý đào tạo đơn vị chức chưa phù hợp dẫn đến khối lượng công việc phận lại phận khác đảm nhận, không so với chức năng, nhiệm vụ phận Vấn đề đặt cần tổ chức lại thông tin kế tốn nói chung tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí nói riêng theo định hướng ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhằm góp phần nâng cao tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động thu học phí, tác giả chọn đề tài: “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ mình, đề tài phù hợp với chuyên ngành đào tạo, có ý nghĩa khoa học, thực tiễn Trường Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng với kinh tế toàn cầu với cạnh tranh ngày khốc liệt, thơng tin kế tốn vấn đề quan trọng chủ doanh nghiệp quan quản lý nhà nước Vấn đề hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn nhiều tổ chức cá nhân quan tâm nghiên cứu góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác Riêng lĩnh vực giáo dục, mà đặc biệt hệ thống trường đại học công lập, vấn đề hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí chưa nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu Một số nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực kể đến: Nghiên cứu tác giả Nguyễn Hữu Đồng (2012), đề tài “Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn trường đại học công lập Việt Nam” Nghiên cứu tác giả Đỗ Ngọc Trâm (2019), luận án tiến sĩ với đề tài “Hồn thiện kế tốn trường trung học chuyên nghiệp công lập Việt Nam” Nghiên cứu tác giả Phan Thị Thu Huyền (2017), luận văn thạc sỹ với đề tài “Hoàn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin – Đại học Đà Nẵng” Nghiên cứu tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh Nguyễn Mạnh Toàn (2013), viết “Tiếp cận tổng thể đa chiều hệ thống thơng tin kế tốn” Cũng nghiên cứu khác Huỳnh Thị Hồng Hạnh Nguyễn Mạnh Tồn (2012) với viết “Tổ chức hệ thống thơng tin kế toán trường đại học theo cách tiếp cận chu trình” đưa gợi ý việc tổ chức HTTTKT trường đại học thành bốn chu trình, là: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy – nghiên cứu khoa học chu trình tài Tóm lại, nói nghiên cứu HTTTKT nói chung HTTTKT trường đại học cơng nói riêng cịn hạn chế Việt Nam Mặc dù, số lượng nghiên cứu cịn mà phần lớn nghiên cứu thường tiếp cận theo phần hành kế toán mà chưa trọng tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin gắn với đặc thù trường đại học công bối cảnh nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý Tuy nhiên, tất nghiên cứu phần cung cấp cho tác giả nắm vấn đề tổ chức HTTTKT trường đại học, riêng vấn đề tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí trường đại học vài tác giả nghiên cứu cụ thể trường đại học, cao đẳng khác nhau, nhiên đặc thù trường đại học khác nhau, khoảng trống nghiên cứu để tác giả chọn làm đề tài nghiên cứu trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Trên giới, có nhiều quan điểm khác khái niệm chức HTTTKT chung lại, HTTTKT hệ thống thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng, HTTTKT thực hai chức thông tin kiểm tra hình thành, vận động tài sản nhằm bảo vệ, khai thác sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức HTTTKT không công cụ đắc lực phục vụ cho công tác kiểm soát, điều hành định cấp quản lý bên bên tổ chức mà cịn đóng vai trị ngày quan trọng việc phối hợp hoạt động nâng cao hiệu tác nghiệp phận chức Việc tổ chức HTTTKT cách hiệu quả, phát huy đầy đủ vai trò, chức hệ thống điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tạo thơng tin kế tốn hữu ích mối quan tâm hàng đầu tổ chức HTTTKT bao gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối liên hệ phức tạp Một số cách tiếp cận để hiểu chất HTTTKT là: 1.1.1 Cách tiếp cận hướng đến đối tượng kế toán 1.1.2 Cách tiếp cận theo hướng tổ chức cơng tác kế tốn máy kế tốn 1.1.3 Cách tiếp cận HTTTKT với tư cách hệ thống thông tin 1.1.4 Cách tiếp cận thông qua việc xác định yếu tố cấu thành HTTTKT 1.1.5 Cách tiếp cận HTTTKT điều kiện tin học hóa 1.1.6 Cách tiếp cận theo chu trình Trong năm gần đây, có nhiều nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu trình Điều xuất phát từ việc tổ chức thực công việc lặp lặp lại cách thường xuyên theo trình tự định qua nhiều giai đoạn nhiều phận, cá nhân tham gia thực Chẳng hạn, doanh nghiệp sản xuất, việc tổ chức hoạt động chia thành bốn chu trình sau: chu trình mua hàng tốn, chu trình bán hàng thu tiền, chu trình tài chính, chu trình sản xuất Để đảm bảo hoạt động diễn cách nhịp nhàng, đồng nhằm đạt hiệu cao, cần phải phối hợp hoạt động chức năng, phận, cá nhân tham gia chu trình Cách tiếp cận hướng đến đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn 1.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC Các sở giáo dục đại học áp dụng theo chế độ kế tốn hành nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 Bộ tài thay cho Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC Thơng tư 185/2010/TT-BTC 1.2.1 Đặc điểm tổ chức kế toán sở giáo dục đại học 1.2.2 Tổ chức thơng tin kế tốn sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu trình Chức trường đại học tổ chức giảng dạy, nghiên cứu khoa học, xét trình hoạt động, doanh nghiệp việc tổ chức giảng dạy nghiên cứu khoa học thực theo chu trình định qua nhiều giai đoạn nhiều phận, cá nhân đảm nhận phận quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, khoa quản lý chuyên môn, phận nghiên cứu khoa học, thư viện, ký túc xá phận kế toán Để đảm bảo hoạt động trường đại học diễn cách nhịp nhàng, đồng cần phải tổ chức trao đổi liệu, thông tin cách khoa học phận để công việc tiến hành xuyên suốt qua công đoạn, sở để xác định trách nhiệm cụ thể phận việc phối hợp thực nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót Khi đó, HTTTKT khơng thể tổ chức cách độc lập, riêng lẻ mà cần phải tổ chức theo cách tiếp cận - tiếp cận theo chu trình a Chu trình thu học phí Chu trình thu học phí có hai chức chính: Tính tốn số tiền học phí phải nộp sinh viên (SV) học kỳ Thu tiền học phí Đây chức quan trọng cơng tác kế tốn trường đại học với yêu cầu đặt phải tính đúng, tính đủ tính kịp thời số phải thu học phí đồng thời phải thu đúng, thu đủ, thu kịp thời học phí SV Tổ chức cơng tác kế tốn phải giúp cung cấp nhanh chóng xác thơng tin tình hình thu học phí SV cho phận chức khác phịng Đào tạo, phịng Cơng tác SV, Khoa b Chu trình cung ứng c Chu trình giảng dạy nghiên cứu khoa học d Chu trình tài 1.3 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 1.3.1 Tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động xác định học phí sinh viên phải nộp a Tổ chức thông tin để xác định khối lượng học tập i Đối với đào tạo theo phương thức học chế niên chế Sinh viên không cần đăng ký khối lượng học tập, không cần quan tâm lựa chọn môn học xây dựng tiến độ học tập riêng mà Trường thiết kế sẵn ii Đối với đào tạo theo phương thức học chế tín Trước bắt đầu học kỳ, phận đào tạo tổ chức cho sinh viên đăng ký học học phần dự định học học kỳ đó, đảm bảo điều kiện tiên học phần lực sinh viên b Tổ chức thông tin cập nhật đơn giá tín Việc xác định đơn giá tín phận kế tốn tính tốn vào Nghị định 86/2015/NĐ-CP ngày 02/10/2015 Chính phủ theo Đề án đặc thù duyệt Trường, theo Đề án tuyển sinh công bố với người học c Tổ chức thông tin để xác định đối tượng miễn giảm học phí Việc xác định sinh viên thuộc đối tượng miễn, giảm học phí phận cơng tác sinh viên tổ chức xét hồ sơ theo quy định Thông tin sinh viên miễn giảm mức miễn giảm chuyển phận kế toán để làm xác định mức thu học phí d Tổ chức thơng tin để xác định học phí phải nộp sinh viên Đối với đào tạo theo phương thức học chế niên chế, cơng thức xác định mức học phí/học kỳ mức học phí/năm học chia trừ mức tiền miễn giảm Mức học phí/năm học số tiền cố định theo thông báo hàng năm Trường, không phụ thuộc khối lượng đăng ký học tập sinh viên Đối với đào tạo theo phương thức học chế tín chỉ, cơng thức xác định mức học phí/học kỳ sau: HPSV = TC1 x DG1 x (1 – MG) + TC2 x DG2 Trong đó: - HPSV: Học phí sinh viên phải nộp - TC1: Tổng số tín sinh viên đăng ký học lần đầu - TC2: Tổng số tín sinh viên đăng ký học từ lần trở - MG: phần trăm miễn giảm học phí - DG1: Đơn giá tín cho học phần đăng ký lần đầu - DG2: Đơn giá tín cho học phần đăng ký học từ lần trở 1.3.2 Tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động thu học phí Hiện nay, cách thức thu trường khác đa dạng, tiền mặt chuyển khoản Thông thường trường tiến hành thu học phí theo hình thức chuyển khoản trước để thuận lợi cho sinh viên, tiết kiệm nguồn nhân lực tránh rủi ro thất tiền, tiền giả , hình thức này, sinh viên chuyển trực tiếp tài khoản trường, nộp tiền tài khoản cá nhân sinh viên đăng ký, dùng internet banking, … Sau tiến hành thu học phí tiền mặt 1.3.3 Tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động báo cáo học phí Định kỳ, phận kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo, cung cấp thơng tin tình hình thu học phí Các thơng tin cần cung cấp thơng thường bao gồm thơng tin sau: Tổng học phí phải thu, tổng học phí thu, tổng học phí cịn phải thu, chi tiết theo hệ đào tạo, khóa đào tạo, khoa đào tạo, lớp học phần, … đồng thời loại chi tiết theo tổng thu học phí học lần đầu, học từ lần trở Các thông tin báo cáo để kiểm soát, đối chiếu phận phân phối nguồn thu theo quy định quản lý tài Nhà nước trường thời kỳ KẾT LUẬN CHƯƠNG 10 động lực mạnh mẽ cho nghiệp Cơng nghiệp hóa, Hiện đại hóa nước nhà Rất nhiều cơng trình số cơng bố tạp chí nước quốc tế có uy tín, cấp sáng chế quốc gia quốc tế, … 2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh mục tiêu chiến lược 2.1.3 Cơ cấu tổ chức, nhân sở vật chất Tổ chức: Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng có 08 phịng bao gồm: Tổ chức - Hành chính, Đào tạo, Công tác Sinh viên, Khoa học Công nghệ Hợp tác quốc tế, Kế hoạch - Tài chính, Thanh tra Pháp chế, Khảo thí Đàm bảo Chất lượng Giáo dục; 14 khoa: Cơ khí, Điện, Xây dựng Dân dụng Công nghiệp, Xây dựng Thủy lợi - Thủy điện, Xây dựng Cầu đường, Hóa, Điện tử Viễn thơng, Công nghệ Thông tin, Công nghệ Nhiệt - Điện lạnh, Khoa học Cơng nghệ Tiên tiến, Cơ khí Giao thơng, Quản lý Dự án, Môi trường, Kiến trúc; 11 Trung tâm; 02 Viện; Tổ ngoại ngữ chuyên ngành Tổ Công nghệ Thông tin (được thành lập tháng 4/2018) Nhân sự: Tính đến tháng 8/2018, tổng số cán bộ viên chức 589 người, có 374 cán bộ giảng dạy bao gồm: 45 Giáo sư, Phó Giáo sư; 177 Tiến sĩ Khoa học - Tiến sĩ; 218 Thạc sĩ; 75 Giảng viên Cao cấp, Giảng viên Cơ sở vật chất: Trường Đại học Bách khoa có tổng diện tích 236.650 m2 Trong đó, diện tích xây dựng: 92.683 m2, bao gồm: Nhà đa năng 925 m2; Các khu làm việc hành 18.098 m2; Phịng thí nghiệm: 12.917 m2; Xưởng thực hành/vườn trạm: 4.108 m2; Các giảng đường: 21.414 m2; tòa nhà Ký túc xá sinh viên với diện tích: 14.636 m2 nhiều hạng mục công trình khác Nhà trường có 05 khu Giảng đường phòng học chuyên đề với hơn 130 phịng học, khu phịng thí nghiệm, xưởng thực tập, phịng máy tính được trang thiết bị dạy học tiên tiến, đầy đủ; Trung tâm Học liệu Truyền thông có diện tích sử dụng trên 5.040 m2 được trang bị hàng ngàn đầu sách phục vụ cho đào tạo nghiên cứu khoa học 11 2.1.4 Hoạt động đào tạo Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng Với mục tiêu cải tiến, đổi nội dung phương pháp giảng dạy, tăng cường phát triển kỹ năng, tư phản biện người học, Nhà trường ban hành Kế hoạch xây dựng chương trình chất lượng cao, định hướng "Học theo dự án" kèm theo Quyết định số 564/QĐ-ĐHBK ngày 11/5/2018 Chương trình thiết kế theo định hướng tiêu chuẩn kiểm định ABET, tổng thời gian khoá đào tạo 04 năm (trừ ngành Kiến trúc 4,5 năm), khối lượng học tập 120 tín Từ khố tuyển sinh 2018, 100% chương trình chất lượng cao Trường thiết kế triển khai theo mơ hình “học theo dự án” (Project Based Learning - PBL), nhằm trọng tăng cường việc nâng cao kỹ người học Nhà trường tổ chức thực tốt hoạt động giảng dạy học tập theo kế hoạch đào tạo ban hành Cơng tác kiểm tra giáo trình, giảng thực nghiêm túc vào đầu học kỳ; công tác xây dựng giảng, ngân hàng đề thi thực theo quy định Nhà trường ban hành năm 2015 Trường đào tạo 15 chuyên ngành trình độ tiến sỹ; 16 chuyên ngành thạc sỹ; 24 ngành trình độ đại học Các ngành đào tạo đại học Trường có 22 chương trình truyền thống, 13 chương trình chất lượng cao, chương trình hợp tác quốc tế, gồm: - Ba chương trình đào tạo Kỹ sư chất lượng cao Việt-Pháp (chuyên ngành: Công nghệ thông tin, Sản xuất tự động, Tin học công nghiệp) Ủy ban tốt nghiệp Pháp (Cti) kiểm định công nhận đạt chất lượng giai đoạn 2017-2022 - Hai chương trình tiên tiến Việt-Mỹ (ngành Điện tử viễn thơng, ngành Hệ thống nhúng) 07 chương trình truyền thống (ngành Công nghệ thông tin, ngành Kỹ thuật Điện, ngành Kỹ thuật Điện tử Viễn thông, ngành Công nghệ Dầu khí khai thác dầu, ngành Kiến trúc, ngành Kinh tế Xây dựng, ngành Kỹ thuật Xây dựng Cơng trình Giao thơng) Tổ chức Kiểm định chất lượng 12 trường đại học Đông Nam Á (ASEAN University Network - Quality Assurance, viết tắt AUN-QA) kiểm định, công nhận đạt chuẩn chất lượng theo tiêu chuẩn AUN-QA Trường Đại học Bách khoa Trung tâm Kiểm định chất lượng giáo dục - Đại học Quốc gia Hà Nội kiểm định cấp Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục kèm theo Quyết định số 62/QĐ-ĐBCL ngày 14/10/2016; tổ chức kiểm định HCERES (Pháp) kiểm định cấp chứng nhận ngày 13/06/2017 2.2 TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 2.2.1 Tổ chức máy kế toán Để thực chức năng, nhiệm vụ quy định cụ thể Quyết định số 730/QĐ-ĐHBK ngày 05/6/2018 Hiệu trưởng Trường Đại học Bách khoa việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị chức trực thuộc Trường Đại học Bách khoa, Nhà trường tổ chức máy kế tốn theo mơ hình tập trung Do quy mô khối lượng công việc nhiều phức tạp, Nhà trường thành lập Phịng Kế hoạch – Tài với chức tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng công tác kế hoạch, đầu tư, tài chính, kế tốn, tài sản Trường Thực quản lý tập trung sử dụng hiệu nguồn tài Trường theo chế độ quy định Nhà nước Hiện nay, Phòng Kế hoạch – Tài gồm có 09 thành viên, đó: 01 trưởng phịng kiêm kế tốn trưởng, 01 phó phịng, 06 kế tốn viên 01 thủ quỹ Chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau: - Trưởng phịng kiêm kế tốn trưởng: Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng công tác kế hoạch, đầu tư, tài chính, kế tốn, tài sản Trường Thực quản lý tập trung sử dụng hiệu nguồn tài Trường theo chế độ quy định nhà nước - Phó trưởng phịng: Phụ trách chung mảng công tác Thanh tra Pháp chế, Tổ chức Hành chính, Cơng tác Sinh viên; tham mưu xây dựng văn quy phạm pháp luật lĩnh vực kế hoạch tài 13 chính; theo dõi hoạt động tài Trung tâm, Viện trực thuộc - Kế toán viên: Thực nghiệp vụ kế toán tiền mặt, ngân hàng, kho bạc; theo dõi mảng công tác cịn lại như: mảng cơng tác khảo thí đảm bảo chất lượng giáo dục, mảng công tác đào tạo đại học, sau đại học, sở vật chất, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế, … - Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt quỹ; thực nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, cập nhật số liệu sổ quỹ, định kỳ tiến hành kiểm quỹ; công tác văn thư 2.2.2 Đặc điểm công tác tài 2.2.3 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn Hiện nay, Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng sử dụng phần mềm kế tốn hành nghiệp Misamimosa.net 2019 Phần mềm Misamimosa.net 2019 đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế tốn đơn vị hành nghiệp như: Kho bạc, Tiền mặt, Tiền gửi, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Tiền lương, Vật tư hàng hóa, Mua hàng, Bán hàng, Thuế, Tổng hợp, đồng thời đáp ứng đầy đủ biểu mẫu chứng từ kho bạc, báo cáo, sổ sách theo quy định theo đặc thù ngành giáo dục 2.3 THỰC TẾ TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Do đặc thù trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng với quy mô người học gần 15.000 sinh viên, với số lượng chương trình đào tạo lớn hệ đào tạo đa dạng Do đó, tác giả tập trung nghiên cứu chu trình thu học phí hệ đào tạo đại học trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng, bao gồm: chu trình thu học phí chương trình đào tạo quy, chương trình tiên tiến, chương trình chất lượng cao, chương trình PFIEV 2.3.1 Mối quan hệ phận chức chu trình thu học phí 14 2.3.2 Thực tế tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động xác định học phí sinh viên phải nộp Đối với chương trình tiên tiến, chương trình PFIEV (Việt – Pháp) Đối với 02 chương trình đặc thù này, Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng tổ chức đào tạo theo phương thức học chế niên chế, hoạt động xác định học phí sinh viên phải nộp đơn giản Sinh viên chương trình khơng cần đăng ký kế hoạch học tập, không cần quan tâm lựa chọn môn học xây dựng tiến độ học tập riêng Đối với chương trình đào tạo đại học quy chương trình chất lượng cao Đối với chương trình này, Trường Đại học Bách khoa Đại học Đà Nẵng tổ chức đào tạo theo phương thức học chế tín Do đó, sinh viên cần đăng ký kế hoạch học tập cho học kỳ, phải 15 biết lựa chọn môn học tiến độ học tập cho phù hợp với sở thích, lực hồn cảnh riêng Nhà trường tổ chức đăng ký khối lượng học tập trang hệ thống quản lý đào tạo sử dụng phần mềm quản lý đào tạo để quản lý liệu Cơng thức xác định học phí sinh viên phải nộp sau: HPSV = TC1 x DG1 x (1 – MG) + TC2 x DG2 Trong đó: - HPSV: Học phí sinh viên phải nộp - TC1: Tổng số tín sinh viên đăng ký học lần đầu - TC2: Tổng số tín sinh viên đăng ký học từ lần trở - MG: phần trăm miễn giảm học phí - DG1: Đơn giá tín cho học phần đăng ký lần đầu - DG2: Đơn giá tín cho học phần đăng ký từ lần trở 2.3.3 Thực tế tổ chức thông tin kế tốn hoạt động thu học phí Nhà trường ưu tiên thu học phí theo hình thức chuyển khoản Đối với hình thức này, sinh viên chọn nộp trước 50% học phí, 100% học phí tùy theo nhu cầu, sinh viên nộp tiền tài khoản cá nhân sinh viên đăng ký với Trường trước thời hạn mà Trường cho phép Sau thời hạn trên, phịng Kế hoạch – Tài gửi Thông báo nhờ thu hộ đến Ngân hàng Đông Á theo Hợp đồng ký kết Sau nhận Thông báo nhờ thu, ngân hàng tiến hành thu hộ học phí khoảng thời gian mà Trường nhờ thu thông báo Định kỳ hàng ngày, ngân hàng tiến hành thu học phí báo có tài khoản Trường số tiền mà ngân hàng thu ngày trước kèm theo danh sách sinh viên nộp học phí Căn vào danh sách này, phòng Đào tạo cập nhật liệu vào phần mềm quản lý đào tạo Phòng Kế hoạch – Tài chính, vào báo có ngân hàng để hạch tốn nguồn thu học phí Ngồi ra, Nhà trường cịn tổ chức thu học phí tiền mặt 2.3.4 Thực tế tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động báo cáo học phí 16 Sau đợt thu, kế toán phụ trách đào tạo kết xuất liệu thu từ phần mềm kế toán Misamimosa.net 2019, đồng thời đối chiếu liệu với liệu thống kê học phí phần mềm quản lý đào tạo Qua đó, lập bảng báo cáo tình hình thu học phí, thống kê lập danh sách sinh viên chưa hồn thành học phí 2.3.5 Đánh giá điểm mạnh, tồn việc tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Đại học Bách khoa a Điểm mạnh - Có phần mềm online hỗ trợ sinh viên việc đăng ký học phần, phần mềm offline hỗ trợ chuyên viên xác định, theo dõi, quản lý thu học phí góp phần giảm thiểu khối lượng công việc phận liên quan Giúp tiết kiệm thời gian cho sinh viên cán trường - Công tác quản lý số liệu, thu học phí quy định, đảm bảo phản ánh nguồn thu cho Nhà trường, phục vụ tốt cho việc báo cáo, quản lý cấp b Tồn Bên cạnh điểm mạnh, việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn cịn có số điểm chưa phù hợp sau: - Chưa có kết nối liệu hệ thống phần mềm quản lý đào tạo (offline) hệ thống quản lý sinh viên (online) - Chưa phân quyền hợp lý trách nhiệm phận phịng Kế hoạch – Tài với phịng Đào tạo, phịng Kế hoạch – Tài với phịng Cơng tác Sinh viên - Chưa có kết nối liệu danh sách miễn giảm học phí phịng Cơng tác sinh viên phịng Kế hoạch – Tài chính, mà cập nhật thủ cơng dựa Quyết định miễn giảm - Thực tế nay, Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng khuyến khích sinh viên sử dụng phương thức nộp học phí chuyển khoản, nhiên nhiều sinh viên đến phòng Kế hoạch – Tài nộp tiền mặt, gây lãng phí thời gian, ùn 17 tắt, rủi ro tiền giả, thất thoát q trình thu học phí - Quy trình xét niễm, giảm học phí cịn thực thủ cơng, sinh viên phải đến phận cửa (do phịng Cơng tác Sinh viên quản lý) để nộp hồ sơ xét miễn giảm Việc lưu trữ hồ sơ giấy chiếm nhiều không gian thời gian cán bộ, dễ bỏ sót hồ sơ đến tổng hợp dễ nhầm lẫn, thiếu sót - Việc cập nhật đơn giá tín theo học phần gây nhiều rủi ro tốn thời gian cho chuyên viên phụ trách, số lượng học phần trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng lớn - Hiện nay, tình trạng nợ học phí sinh viên tồn đọng nhiều, để đảm bảo thu đủ, thu kịp thời cần có giải pháp nhắc nhở chế tài sinh viên thuộc đối tượng KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, tác giả khái quát Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng, giới thiệu đặc điểm hoạt động quản lý đào tạo tổ chức công tác kế tốn Trường Bên cạnh đó, tác giả sâu giới thiệu chu trình thu học phí Trường Đại học Bách khoa theo bước: xác định học phí phải nộp sinh viên, thu học phí báo cáo thu học phí Thêm vào đó, tác giả mô tả trách nhiệm đối tượng tham gia vào chu trình thu học phí, nhận diện rõ chức phận tham gia vào chu trình Tác giả nhận diện số vướng mắc, tồn bước chu trình thu học phí Trường Đây sở để tác giả đưa vài định hướng giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Đại học Bách khoa chương CHƯƠNG ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 3.1 ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN 18 KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - Một là, xây dựng hệ thống phần mềm tích hợp đầy đủ chức chu trình thu học phí bao gồm: xác định khối lượng đăng ký học tập, xác định miễn giảm học phí, cập nhật đơn giá tín chỉ, xác định học phí phải nộp, thu học phí báo cáo tình hình thu học phí - Hai là, tạo sở liệu chung hệ thống phần mềm quản lý sinh viên hệ thống phần mềm quản lý đào tạo liên quan đến hoạt động xác định khối lượng học tập sinh viên - Ba là, cải tiến quy trình xét miễn, giảm học phí theo hướng trực tuyến quản lý hồ sơ lưu trữ theo hướng số hoá tài liệu - Bốn là, phân quyền đăng nhập phần mềm quản lý đào tạo theo chức năng, nhiệm vụ phận chức - Năm là, thiết lập lại tập tin “ĐƠN GIÁ TÍN CHỈ” phần mềm quản lý đào tạo theo hướng giản đơn, dễ nhập liệu - Sáu là, đa dạng hình thức thu học phí qua ngân hàng, đảm bảo hầu hết sinh viên nộp học phí qua hình thức - Bảy là, có biện pháp nhắc nhở sinh viên đóng học phí thời hạn, đảm bảo khơng có sinh viên nợ học phí 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 3.2.1 Tích hợp chức nhận hồ sơ xét miễn, giảm học phí trực tuyến, tự động cập nhật vào phần mềm quản lý đào tạo Hiện nay, Nhà trường áp dụng hệ thống thông tin sinh viên trang website: http://sv.dut.udn.vn/, sinh viên cấp account mã số sinh viên để đăng nhập vào hệ thống, hệ thống giúp Nhà trường quản lý sinh viên nói chung hỗ trợ sinh viên đăng ký khối lượng học tập cho học kỳ nói riêng Để cơng tác xét miễn, giảm học phí thuận lợi nhanh chóng cho 19 sinh viên cán quản lý, tác giả đề xuất tích hợp thêm phân hệ “Xét miễn, giảm học phí”, theo sinh viên điền thơng tin online theo form mẫu phịng Cơng tác sinh viên quy định, upload hồ sơ minh chứng phân hệ Định kỳ, phịng Cơng tác Sinh viên tiến hành xét trường hợp với nút bấm “Đồng ý”, “Không đồng ý” Hệ thống tự động trả kết quả: “Danh sách miễn giảm”, “Danh sách không miễn giảm” thông báo kết xét cho sinh viên trực tuyến hệ thống thông tin sinh viên Việc xét duyệt hệ thống hồn tồn giúp chun viên phịng Cơng tác sinh viên tiết kiệm thời gian, thực nhanh chóng, dễ dàng hơn, hồ sơ lưu trực tuyến giúp sinh viên tránh lại nhiều lần Sau xét duyệt, phịng Cơng tác Sinh viên cần thao tác bấm nút “Cập nhật vào phần mềm đào tạo”, liệu tự động cập nhật vào phần mềm quản lý đào tạo 3.2.2 Thiết lập sở liệu chung hệ thống phần mềm quản lý sinh viên hệ thống phần mềm quản lý đào tạo liên quan đến hoạt động xác định khối lượng học tập sinh viên Hiện nay, hệ thống phần mềm quản lý sinh viên sử dụng để phục vụ cho công tác đăng ký khối lượng học tập sinh viên, hệ thống phần mềm quản lý đào tạo phục vụ cho cơng tác xác định mức thu học phí sinh viên; đó, để xác định mức thu học phí sinh viên, đòi hỏi phải sử dụng liệu tổng số tín sinh viên đăng ký học kỳ từ phần mềm quản lý sinh viên Việc cập nhật liệu hai phần mềm thực thủ công, nguyên nhân chủ yếu sở liệu hai phần mềm lưu trữ hai máy chủ khác nên liên kết liệu với Giải pháp tác giả tình hình sau: - Về phần cứng: Đầu tư nâng cấp cấu hình máy chủ, đảm bảo khả lưu trữ liệu thơng thống - Về phần mềm: Thiết kế tập tin “KHỐI LƯỢNG ĐĂNG KÝ HỌC TẬP” hai phần mềm liên kết với ID “MÃ SINH VIÊN” Quy trình thực lúc sau, sinh viên tiến 20 hành đăng ký khối lượng học tập hệ thống phần mềm quản lý sinh viên (thực trước đây), sau hoàn thành tiến độ đăng ký khối lượng học tập, phịng Đào tạo rà sốt tiến hành nhấn lệnh “CẬP NHẬT”, hệ thống truy tìm lấy liệu tổng số tín đăng ký học sinh viên với biến tham chiếu “MÃ SINH VIÊN” 3.2.3 Phân quyền sử dụng phân hệ phần mềm quản lý đào tạo theo chức năng, nhiệm vụ phận chức Tại trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng, hầu hết thao tác phần mềm quản lý đào tạo chuyên viên phòng Đào tạo thực nên khối lượng công việc phận lớn dễ xảy sai sót Do đó, để đảm bảo trách nhiệm chức đơn vị, đòi hỏi phải xem xét lại công tác phân quyền đơn vị tham gia sử dụng phần mềm quản lý đào tạo Việc phân quyền thực sau: Phòng Đào tạo: - Tổ chức cho sinh viên đăng ký khối lượng học tập - Xác định tín sinh viên đăng ký Phịng Cơng tác Sinh viên: - Tiếp nhận hồ sơ xin xét miễn giảm - Cập nhật danh sách miễn giảm học phí Phịng Kế hoạch – Tài chính: - Thơng báo mức thu đơn giá tín - Cập nhật đơn gí tín - Xác định mức thu học phí sinh viên - Gửi danh sách mức thu học phí cho sinh viên - Gửi danh sách nhờ thu học phí cho ngân hàng - Cập nhật danh sách thu học phí vào phần mềm 3.2.4 Hồn thiện tập tin “ĐƠN GIÁ TÍN CHỈ” phần mềm quản lý đào tạo Xuất phát từ việc nhập liệu đơn giá tín theo học phần gây nhiều rủi ro tốn thời gian cho chuyên viên phụ trách, 21 số lượng học phần trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng lớn, tác gỉả đề xuất giao diện nhập liệu tập tin “ĐƠN GIÁ TÍN CHỈ” theo bảng 3.1 sau: Bảng 3.1 Giao diện nhập liệu tập tin “ĐƠN GIÁ TÍN CHỈ” Chương trình truyền Chương trình chất thống lượng cao Khố Đơn giá Đơn giá tuyển sinh Đơn giá Đơn giá học từ lần học từ lần học lần đầu học lần đầu 2 Khoá 2019 x x x x Khoá 2018 x x x x Khoá 2017 x x x x Khoá 2016 x x x x Khoá 2015 x x x x Thay cho giao diện tập tin “ĐƠN GIÁ TÍN CHỈ” là: Bảng 3.2 Giao diện nhập liệu tập tin “ĐƠN GIÁ TÍN CHỈ” Chương trình Chương trình truyền thống chất lượng cao Học phần Đơn giá Đơn giá Đơn giá Đơn giá học lần học từ lần học lần học từ lần đầu đầu 2019_HPTT1 x x 2019_HPTTn x x 2019_HPCLC1 x x 2019_HPCLCn x x 2018_HPTT1 x x 2018_HPTT2 x x 2018_HPTTn x x 22 2018_HPCLC1 x x 2018_HPCLC2 x x 2018_HPCLCn x x …………… 3.2.5 Đề xuất phương thức thu học phí qua ứng dụng ViettelPay Giới thiệu dịch vụ Thu hộ học phí qua Kênh Viettel: - Là thơng qua kết nối Viettel nhà trường, phụ huynh, sinh viên, học sinh … đóng học phí qua tất Kênh Viettel toàn quốc (hình thức thu hộ) qua ứng dụng ViettelPay cá nhân mà đến tận trường để nộp khoản phí - Có hai phương thức kết nối: + Phương thức 1: Kết nối API trường có triển khai hệ thống CNTT để quản lý học sinh, Sinh viên Phương thức dành cho trường sử dụng hệ thống quản lý học sinh , sinh viên CNTT Qua đó, nhà trường khơng phải thao tác Hệ thống Viettel tự động trích xuất liệu học phí qua API để thực thu hộ gạch nợ online + Phương thức 2: Thu hộ theo Danh sách trường chưa triển khai hệ thống CNTT quản lý học sinh, sinh viên Lợi ích hợp tác Đối với nhà Trường: - Giúp đa dạng hóa hình thức đóng học phí, giúp trường quản lý tài tốt - Tránh rủi ro tiền mặt (tiền giả, rách ) quản lý tiền mặt - Dòng tiền từ sinh viên/ phụ huỵnh nộp học phí tài khoản nhà Trường - Sử dụng ứng dụng cơng nghệ ngành giáo dục theo tiến 23 trình nhà nước - Khơng tốn chi phí đầu tư Đối với học sinh, sinh viên: - Phụ huynh/học sinh có thêm cách đóng phí qua kênh toàn hệ thống Viettel qua Ứng dụng ViettelPay: tiết kiệm thời gian - Sử dụng nhiều tiện ích ứng dụng mà khơng phí Đối với phụ huynh sinh viên - Nộp tiền học phí cho con: nhanh chóng - Kiểm sốt việc nộp học phí em Phí thu hộ: Viettel miễn phí 100% giao dịch thu hộ KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, tác giả đưa định hướng đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng Tác giả đề xuất việc tích hợp chức nhận hồ sơ xét miễn, giảm học phí trực tuyến, tự động cập nhật vào phần mềm quản lý đào tạo, thiết kế sở liệu chung hệ thống phần mềm quản lý sinh viên hệ thống phần mềm quản lý đào tạo liên quan đến hoạt động xác định khối lượng học tập sinh viên, phân quyền sử dụng chức phần mềm quản lý đào tạo theo chức nhiệm vụ đơn vị, đề xuất phương thức thu học phí qua ứng dụng ViettelPay KẾT LUẬN Các sở giáo dục Đại học Việt Nam đối mặt với nhiều hội thách thức tiến trình tăng cường tự chủ tài Để đứng vững phát triển môi trường hoạt động mới, sở giáo dục Đại học Việt Nam cần thiết phải đổi hệ thống thơng tin kế tốn Qua trình nghiên cứu để thực đề tài, tác giả tổng hợp, khái quát sở lý luận hệ thống thơng tin kế tốn sở giáo dục Đại học hướng đến tổ chức thơng tin theo cách tiếp cận 24 chu trình Bên cạnh đó, tác giả nêu lên thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng, từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn cao, với nghiên cứu tác giả mong muốn góp phần hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn xun suốt, kịp thời, giúp kiểm sốt tốt nguồn thu học phí trường, nâng cao hiệu công tác thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng Những giải pháp ứng dụng cho sở giáo dục khác nhằm đáp ứng nhu cầu cần thiết việc tổ chức thơng tin chu trình thu học phí Tuy nhiên, đề tài sâu nghiên cứu chu trình cụ thể trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng nên tính khái qt cịn hạn chế, muốn áp dụng thực tiễn cần triển khai nghiên cứu toàn diện Như vậy, luận văn đạt mục tiêu đề ra, mang lại ý nghĩa khoa học, làm sở cho nghiên cứu tiếp theo, bổ sung vào kho tàng kiến thức lĩnh vực nghiên cứu HTTTKT nói chung hệ thống thông tin sở giáo dục đại học nói riêng Trong q trình nghiên cứu hồn thành luận văn, tác giả cố gắng vận dụng tối đa kiến thức thời gian có hạn khuôn khổ giới hạn luận văn, với khả vận dụng hạn chế, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót định Chính vậy, tác giả mong nhận đóng góp q báu thầy để luận văn hoàn thiện Cuối tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc hướng dẫn tận tình đầy trách nhiệm giảng viên, người hướng dẫn khoa học TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Tác giả xin cảm ơn Ban Giám hiệu cán viên chức Trường Đại học bách khoa – Đại học Đà Nẵng giúp đỡ tạo điều kiện để tác giả hoàn thành luận văn ... HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 3.1 ĐỊNH HƯỚNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN 18 KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG... kết thu học phí Đây sở, để tìm hiểu thực tế chương Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng CHƯƠNG THỰC TẾ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐẠI... phần nâng cao tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động thu học phí, tác giả chọn đề tài: “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng? ?? làm đề