KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhà sách

Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhà sách Lớp: 13CĐ-TP1 Nhóm 10: Nguyễn Kết (Nhóm trưởng) Võ Trọng Nhân Phạm Văn Hộp Trần Thanh Dân Nguyễn Duy Anh Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Văn Danh I Bảng kế hoạch vấn tổng quan hệ thống bảng vấn cụ thể chủ đề Nhóm 10 Trang Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Bảng kế hoạch vấn tổng quan hệ thống Kế hoạch vấn tổng quan hệ thống thông tin Hệ thống: Quản lý nhà sách Người lập: Nhóm 10 Ngày lập:01/10/2014 Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Quản lý nhân viên Nắm rõ thông tin cách thức quản lý nhân viên nhà sách 01/10/2014 01/10/2014 Quản lý trình nhập sách Nắm rõ quy trình nhập sách 01/10/2014 01/10/2014 Quản lý trình bán sách Nắm rõ quy trình bán sách 01/10/2014 01/10/2014 Quản lý thiết bị máy móc Nắm rõ máy móc, thiết bị, phần mềm mà nhà sách sử dụng 01/10/2014 01/10/2014 Quản lý tài Nắm rõ quy trình trả lương – Viết hóa đơn nhập xuất kho – Thống kê giao ca & thống kê hàng tháng 01/10/2014 01/10/2014 STT Các bảng kế hoạch vấn cụ thể: Nhóm 10 Trang Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Kế hoạch vấn phiếu vấn thứ 1: Kế hoạch vấn Địa Người hỏi: Người vấn: Đặng Sơn Nguyễn Duy Anh Nhà sách Phan Huy Ích, phường 12, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 01/10/2014 Thời điểm bắt đầu: 8h30’ Thời điểm kết thúc: 9h Đối tượng Nhân viên phân kinh doanh nhà sách Các u cầu địi hỏi: Thơng tin q trình nhập sách nhà sách Chương trình Nắm rõ cánh thức quản lý nhập sách nhà sách  Giới thiệu  Tổng quan dự án  Tổng quan vấn: chủ đề đề cập  Tổng hợp nội dung  Kết thúc  phút  phút  15 phút  phút  phút (Dự kiến tổng cộng: 23 phút) Nhóm 10 Trang Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Phiếu vấn Đồ án: Quản lý nhà sách Người vấn: Đặng Sơn Người vấn: Nguyễn Duy Anh Câu hỏi: Trả lời: Câu hỏi 1: Mặt hàng nhà sách nhập hàng theo nguồn nào? Câu hỏi 2: Nhà sách ta có tiến hành phân loại sách khơng? Nếu có gồm loại ? Câu hỏi 3: Theo thường lệ vào đâu mà nhà sách có đợt nhập sách về? Câu hỏi 4: Anh nói rõ kiểm tra sách trước vào kho ? Nhà sách bán loại sách, báo, tạp chí văn phịng phẩm chủ yếu sách Nguồn hàng chủ yếu từ nhà nhà xuất nước; lại từ đối tác khác (nhà sách khác, tiểu thương, v.v ) trao đổi hàng hoá với nhà sách Sách nhà sách chia theo thể loại : kinh tế, văn học, thường thức-đời sống, thiếu nhi, tin học-ngoại ngữ, giáo khoa-giáo trình, tạp chí, sách chun ngành Thơng thường, cuối tháng dựa vào tình hình tài cụ thể, nhu cầu thị trường, báo cáo phận kho báo giá, chương trình khuyến mại, v.v từ nhà xuất mà phận kinh doanh có kế hoạch nhập sách phù hợp Đối với Nhà Xuất Bản (NXB): Mã NXB, Tên NXB, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email Đối với sách: Ngày nhập, Số phiếu nhập (hố đơn mua hàng), Tên sách, Nhóm 10 Trang Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Thể loại, nhà xuất bản, năm xuất bản, số lượng, đơn giá, người nhập Câu hỏi 5: Nếu có cố xảy giải Tùy mức độ, cố giải dựa hợp đồng ký từ việc ? thương lượng lại đến chỉnh sửa hợp đồng Kế hoạch vấn phiếu vấn thứ 2: Nhóm 10 Trang Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Kế hoạch vấn Địa Người hỏi: Người vấn: Trần Tiến Võ Trọng Nhân Nhà sách Phan Huy Ích, phường 12, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 01/10/2014 Thời điểm bắt đầu: 9h00 Thời điểm kết thúc: 10h00 Đối tượng Chương trình Phịng nhân Các u cầu địi hỏi: Dữ liệu thu thập trình quản lý nhân Nắm rỏ thông tin nhân viên nhà sách - Giới thiệu - phút - Tổng quan dự án - 10 phút thực - Phỏng vấn vấn đềlien quan - phút + Câu - phút + Câu - phút + Câu + Câu - phút Tổng hợp phân tích - 10 phút thơng tin thu thập - phút Kết thúc vấn (Dự kiến tổng cộng: 40 phút) Nhóm 10 Trang Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Phiếu vấn Đồ án: Quản lý nhà sách Bộ phận: Quản lý nhân viên Người vấn: Trần Tiến Người vấn: Võ Trọng Nhân Câu hỏi: Trả lời: Câu hỏi 1: Khi nhân viên nhận vào làm nhà sách anh có lưu lại thong tin nhân viên khơng ? Nếu có: Anh cần lưu thong tin ? -Việc lưu trữ thông tin nhân viên việc thiếu cũa nhà sách mà anh - Những thông tin cần lấy là: Họ tên, CMND, địa chỉ, số điện thoại, ngày vào làm lương khởi điểm -Nhân viên nghỉ phép không nghỉ ngày -Nhân viên anh có nghỉ phép tháng khơng ? Và nhân viên nghỉ phép Nhân viên nghỉ phép ghi có ghi chép lại khơng ? nhận lại Câu hỏi 2: -Về việc trả lương cho nhân viên dựa số ngày nhân viên làm -Việc trả lương cho nhân viên chi việc cịn cộng thêm tiền ? Có thưởng tiền thưởng cho nhân viên chuyên cần hay chuyên cần hay khen thưởng vấn đề khác….ngược lại không ? nhân viên vi phạm qui định trừ lương Câu hỏi 3: Câu hỏi 4: -Trong thời gian làm việc, nhân viên có thành tích tốt có thăng chức hay khơng ? Trong thời gian làm việc, nhân viên có biểu tốt , tích cực tăng lương hay nhân viên làm lâu thời hạn thăng chức Nhóm 10 Trang Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Ngược lại: nhân viên bị vi phạm qui định nhiều có bị đuổi việc hay không ?, bị đuồi việc thơng tin nhân viên huỷ bỏ hay lưu trữ lại phòng nhân ? Đề tài: Quản lý nhà sách Khi nhân viên nhà sách mà bị vi phạm qui định nhiều mức phạt nặng đuổi việc thưa anh Nhân viên bị đuổi hồ sơ lưu trữ lại khơng huỷ hẵn co thể vài vấn đề nảy sinh sau nhân viên nghỉ việc Kế hoạch vấn phiếu vấn thứ 3: Nhóm 10 Trang Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Kế hoạch vấn Địa Người hỏi: Người vấn: Trương Thị Tuyết Cơ Nguyễn Kết Nhà sách Phan Huy Ích, phường 12, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 01/10/2014 Thời điểm bắt đầu: 14h00 Thời điểm kết thúc: 15h00 Đối tượng Nhân viên bán sách Các u cầu địi hỏi: Thơng tin q trình bán sách Nắm rõ qui trình bán sách nhà sách Nắm rõ thức nhu cầu khách hàng đến mua sách Chương trình -Giới thiệu phút -Tổng quan dự án 15 phút -Tổng quan vấn phút Các chủ đề đề cập -chủ đề câu hỏi câu trả phút lời -chủ đề câu hỏi câu trả phút lời -Tổng hợp nội dung 10 phút -Ý kiến người hỏi phút Kết Thúc phút (Dự kiến tổng cộng: 45 phút) Nhóm 10 Trang Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Phiếu vấn Đồ án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án :quản lí nhân viên bán sách Người vấn: Người vấn: Trương Thị Tuyết Cơ Nguyễn Kết Câu hỏi: Trả lời: Câu hỏi 1: Thái độ cách ứng xử khách vào mua sách nhân viên nhà sách ? Nhà sách đảm bảo thái độ cách phục vụ nhân viên lên hàng đầu Khi khách đến mua sách nhân viên hỏi khách muốn mua sách để đưa khách hàng đến chỗ cần mua Có nhà sách hay giảm ngày lễ ,và sinh viên mua sách Nhà sách hay có chương trình giảm giá lịch sử hay triết học nhà giảm cho khách vào mua sách hay khơng ? cho khách hàng Câu hỏi 2: Câu hỏi 3: Quá trình bán sách cho khách hàng nào? Câu hỏi 4: Nếu khách hàng phản ánh nhân viên xử lí ? Khi khách hàng đến mua sách khách hàng quầy để toán Nhân viên bán sách báo cho quản lí xem xét tình hình trước mắt để làm vui lòng khách Kế hoạch vấn phiếu vấn thứ 4: Nhóm 10 Trang 10 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Kế hoạch vấn Địa Người hỏi: Người vấn: Lê Yến Nhi Trần Thanh Dân Nhà sách Phan Huy Ích, phường 12, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 01/10/2014 Thời điểm bắt đầu: 14h00 Thời điểm kết thúc: 15h00 Đối tượng Chương trình Nhóm 10 Nhân viên Kỹ Thuật Các u cầu địi hỏi: Nắm rõ máy móc, thiết bị, phần mềm mà nhà sách sử dụng -Giới thiệu phút -Tổng quan dự án 15 phút -Tổng quan vấn phút Các chủ đề đề cập -chủ đề câu hỏi câu trả phút lời -chủ đề câu hỏi câu trả phút lời -Tổng hợp nội dung 10 phút -Ý kiến người hỏi phút Kết Thúc phút (Dự kiến tổng cộng: 45 phút) Trang 11 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Phiếu vấn Đồ án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm Người vấn: Người vấn: Lê Yến Nhi Trần Thanh Dân Câu hỏi: Trả lời: Nhà sách sử dụng phần mềm Ideasoft Book không để quản lý kho sách Nhà sách dùng phần mềm cịn dùng để quản lý quản lý kho sách ? mua-bán,quản lý nhân viên,quản lý khách hàng Câu hỏi 1: Câu hỏi 2: Chị cho biết rõ phần mềm Ideasoft Book? Câu hỏi 3: Thiết bị nhà sách nhập chủ yếu đâu? Câu hỏi 4: Nhóm 10 Ideasoft Book có chức kết nối tất nhà sách hệ thống đến văn phòng quản lý, online offline, qua hệ thống đường truyền ADSL Phần mềm quản lý tích hợp mã vạch khách hàng tự thiết kế in ấn mã vạch cho sản phẩm mình, tùy biến báo cáo đầu cho phù hợp liên hệ hôm để tư vấn nghiệp vụ bán hàng tính sản phẩm phần mềm quản lý nhà sách Trang thiết bị nhà sách nhập từ công ty trang thiết bị nước Sẽ có thủ kho quản lý việc nhập trang thiết bị Microsoft Excel Trang 12 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Việc quản lý nhập trang thiết bị tiến hành nào? Đề tài: Quản lý nhà sách nhập thiết bị về,thủ kho cập nhập thông tin bảng tính Excel Kế hoạch vấn phiếu vấn thứ 5: Nhóm 10 Trang 13 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Kế hoạch vấn Địa Người hỏi: Người vấn: Nguyễn Bá Trung Phạm Văn Hộp Nhà sách Phan Huy Ích, phường 12, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 01/10/2014 Thời điểm bắt đầu: 15h00 Thời điểm kết thúc: 16h00 Đối tượng Chương trình Nhóm 10 Kế Tốn Trưởng Các u cầu địi hỏi: Nắm rõ Quy cách quản lý tài – cách thức lập hóa đơn trả lương -Giới thiệu phút -Tổng quan dự án 15 phút -Tổng quan vấn phút Các chủ đề đề cập -chủ đề câu hỏi câu trả phút lời -chủ đề câu hỏi câu trả phút lời -Tổng hợp nội dung 10 phút -Ý kiến người hỏi phút Kết Thúc phút (Dự kiến tổng cộng: 45 phút) Trang 14 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách Phiếu vấn Đồ án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quản Lý Tài Chính Người vấn: Người vấn: Nguyễn Bá Trung Phạm Văn Hộp Câu hỏi: Trả lời: Câu hỏi 1: Anh cho biết nhà sách dùng phần mềm để quản lí tài chính, kê khai tài hàng tháng? Câu hỏi 2: Vậy lợi nhuận doanh thu hàng tháng , nhà sách có đầu tư vào khai thác thêm sách không? Nhà sách sử dụng phần mềm Microsoft exel để kê khai tài hang tháng Có Mỗi tháng nhà sách cập nhật sách cho khách hang, cải tiến ebook online cho khách hang từ xa Đơi có Do tiêu cho tiền mặt bằng, thuế… Đầu tư vào Vậy doanh thu vậy, liệu nhà sách trang thiết bị nên có tháng có bị lỗ vốn cập nhật sách không? phải chịu lỗ Câu hỏi 3: Nếu khách hang làm hư hại hay sách, khách hang phải bồi thường Vâng Vậy xin hỏi, việc cho thuê sách thoe giá sách vậy, khách hang làm sách, hay bị hư hạy có khơng? Câu hỏi 4: Nhóm 10 Trang 15 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách II Mô Tả Hệ Thống - Hoạt Động Của Nhà Sách Hệ Thống Lưu Trữ - Đối với đối tác nhà xuất nhà sách lưu trữ thong tin: Mã NXB, Tên NXB, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email - Khi nhập sách phận nhập quan tâm thông tin: Ngày nhập, Số phiếu nhập, Tên sách, Thể loại, Mã NXB, Tên NXB, Năm xuất bản, Số lượng, Đơn giá, Người nhập - Khi nhập kho sách đánh mã loại nhập nhà sách lần đầu phân loại theo thể loại để tiện cho việc quản lý - Khi khách hàng toán nhà sách lập hoá đơn bán hàng Thơng thường với hóa đơn họ lưu thơng tin: Mã hóa đơn, Tổng giá trị, Ngày mua, Giờ mua, Mã sách, Tên sách, Số lượng, Đơn giá.Nhưng với hóa đơn trị giá 500.000 vnđ, nhân viên cịn lưu thêm thơng tin khách hàng: Họ tên, Địa chỉ, CMND Điện thoại - Đối với nhân viên nhà sách cần lưu trữ thơng tin: Họ tên, CMND, Ngày sinh, Phái, Địa chỉ, Điện thoại, Chức vụ, Ngày vào làm Lương Hoạt động nghiệp vụ hệ thống: - Báo cáo tháng : Định kỳ cuối tháng, sách kho kiểm kê để báo cáo cho phịng kinh doanh (PKD) nhập sách Tùy vào tình hình kinh doanh lỗ lãi, nhu cầu khách hàng báo cáo từ phận kho, PKD tìm nhà xuất (NXB) phù hợp Mỗi loại sách nhập từ nhiều NXB nhiều NXB cung cấp loại sách cho nhà sách Đơn giá Số lượng sách tùy thuộc đợt nhập hàng Sau lên kế hoạch nhập sách, nhà sách liên hệ NXB kế hoạch để lập hợp đồng mua Sách NXB giao tận kho họ tốn sau phịng kế tốn Khi gặp cố giao hàng sai PKD trả hàng lại cho NXB kèm báo cáo kho nhận sách Cuối tháng, PKD làm báo cáo loại sách nhập gửi phịng Kế tốn - Nhập Xuất kho : Tại kho, NXB giao sách, phận kho kiểm tra sách có loại sách đủ số lượng so với hợp đồng ký hay chưa Nếu chưa kho gửi báo cáo để PKD xử lý Ngược lại kho lập phiếu nhập kho để nhập sách vào kho Sau sách kiểm tra Mã sách để phân loại chuyển đến khu riêng kho Nếu loại sách mới, đánh Mã Nhóm 10 Trang 16 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách sách nhập kho Sách kho bảo quản kiểm kê số lượng, chất lượng kho lẫn quầy trưng bày nhà sách định kỳ cuối thàng đợt nhập, xuất kho hay đưa sách lên quầy Sau đợt kiểm kê, kho làm báo cáo sách hết, sách tồn kho lâu gửi cho phịng Kế tốn PKD để nhà sách xử lý Định kỳ tháng sách trưng bày quầy nhà sách thay đổi kèm theo giảm giá cho sách tồn kho lâu - Bán sách : Thông thường, khách vào nhà sách tự chọn sách quầy trưng bày Nếu khách cần tìm sách nhân viên trực quầy hướng dẫn họ Rồi họ mang sách quầy thu ngân để tính tiền nhận hóa đơn Những hóa đơn nhà sách lưu lại thông tin giá trị, mặt hàng, ngày mua Nhưng khách đến mua với số lượng lớn phải thơng qua quầy thu ngân để kiểm tra lượng sách kho có đáp ứng yêu cầu khách hay khơng Nếu có, khách hàng qua phịng kế tốn để lập hợp đồng, tính tiền nhận phiếu xuất kho hóa đơn Sau họ đưa phiếu xuất kho cho phận kho để nhận sách Đối với khách hàng mua số lượng lớn thông tin họ lưu lại để tiện cho nhà sách quản lý triển khai chương trình ưu đãi Nếu có cố họ quay lại phịng kế tốn để xử lý - Nhân : Phịng nhân lưu trữ thơng tin lý lịch chức vụ nhân viên Mỗi tháng nhân viên nghĩ phép ngày Nhân viên thưởng phạt vào tiền lương tháng, dựa vào số làm thêm số lần vi phạm Nếu nhân viên vi phạm nhiều bị kỷ luật đuổi việc, thông tin nhân viên phịng Nhân lưu trữ lại - Tài Chính : o Tại quầy : Sau ca nhân viên bán hàng thông kê bán sản phẩm, thu nhập sau gửi cho nhân viên phịng Kế tốn Nhân viên kế toán định chuyển tiền vào két để lại tiền lẻ để đổi cho khách ca o Lương nhân viên : Lương nhân viên toán đa số thơng qua hình thức chuyển khoản trực tiếp Nhân viên ứng trước lương vào ngày 15 tháng, số tiền ứng 1/3 lương III Biểu Mẫu Nhóm 10 Trang 17 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Nhóm 10 Đề tài: Quản lý nhà sách Trang 18 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Nhóm 10 Đề tài: Quản lý nhà sách Trang 19 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Đề tài: Quản lý nhà sách IV Sơ đồ phân rã chức (BFD) Quản Lý Nhà Sách Quản Lý Nhập Sách Quản Lý Bán Sách Quản Lý Thiết Bị Quản Lý Nhân Viên Quản Lý Tài Chính Lên kế hoạch nhập sách Phân loại hóa đơn Kiểm tra thiết bị Thêm Nhận liệu Lập hợp đồng Lập hóa đơn Mua, nâng cấp thiết bị Cập nhật Lập hóa đơn bán Xử lý cố Thanh toán Giải cố Tính lương Thanh tốn lương Báo cáo định kỳ Lưu trữ đơn hàng Lưu báo cáo Lưu thông tin Thống kê thu chi V Mơ hình thực thể kết hợp (ERD) Nhóm 10 Trang 20