CHƯƠNG I
TONG QUAN TRUONG TIEU HOC KIM DONG
I Giới thiệu chung về trường tiểu học Kim Đồng:
1 Thông tin chung
-_ Trường tiểu học Kim Đồng
- Nam thanh lập: 1987
- Hiéu trưởng: Võ thị thu Oanh
Nằm trên khuôn viên khá rộng rãi, với một cơ sở vật chất khá tốt, trường
có gần 40 phịng học và một số phòng phục vụ cho các học sinh có nhu cầu bán trú Để nâng cao hiệu quả giảng dạy và phát huy khả năng sáng tạo của học sinh, nhà trường có một phòng trưng bày các sản phẩm bằng thủ công,
hội hoạ, văn, thơ, báo tường do chính các học sinh tự sáng tác trong các
cuộc thi và các dịp thi đua Nhà trường cịn có một phịng máy vi tính gồm
hơn 20 máy nhằm giúp học sinh sớm tiếp cận với công nghệ thông tin Mặt
thể chất của học sinh cũng được nhà trường chú trọng bằng việc đầu tư các dụng cụ thể thao như cầu lơng, bóng bàn, cờ tướng cờ vua
Kế từ lúc thành lập trường đến nay Hàng năm trường thực hiện công tác đảng dạy cho mọi đối tượng học sinh trong Năm học 2003-2004 tổng số
học sinh trong trường là 1675 học sinh được chia làm 31 lớp cho 5 khối,
Trang 2mỗi khối có 6 lớp Tên lớp được đặt theo thứ tự chữ cái A, B, C Trường
có đội ngũ giáo viên có kinh nghiệm và không ngừng học tập rèn luyện nâng
cao đạo đức, phẩm chất, trình độ chuyên môn và luôn hết sức mình trong
cơng tác giảng dạy
2 Tổ chức của nhà trường
Để đáp ứng đầy đủ cho việc dạy và học cho một lượng học sinh lớn,
nhà trường có 52 giáo viên va 15 cán bộ công nhân viên công tác phục vụ
cho việc dáng dạy Lãnh dao của trường là hiệu trưởng Võ Thị Thu Oanh cùng với hai hiệu phó Một cơ hiệu phó chun về cơng tác chuyên môn, chỉ đạo trong việc giảng dạy và nâng cao chất lượng dạy học, cịn cơ hiệu phó cịn lại phụ trách chỉ đạo các mặt về cơ sở vật chất, các hoạt động thi đua, văn nghệ của trường Ngoài đội ngũ giáo viên phục vụ công tác giảng dạy,
nhà trường cịn có đội ngũ công nhân viên phục vụ sinh hoạt cho những học sinh ở bán trú, và một số cán bộ phục vụ trong công tác đồn đội, chủ tịch
cơng đồn
Giáo viên được chia thành các tổ khác nhau, mỗi tổ ứng với một khối lớp ví dụ, t6 1 bao gom các giáo viên chủ nhiệm khối 1, tổ 2 bao gồm các giáo viên
chủ nhiệm của khối 2 cho đến khối lớp 5 Ngồi 5 tổ đó ra cịn có thêm 3
Trang 3đối với khối lớp một giáo viên chủ nhiệm được phân công giảng dạy những mơn cơ bản như :Tốn, tiếng việt, đạo đức
Cịn những mơn năng khiếu thì có các giáo viên thuộc tổ năng khiếu đảm nhiệm việc giảng dạy
3 Chức năng của trường
“Đổi mới giáo dục tiểu học đang ổi vào rất nhiều lĩnh vực mà Đảng,
Nhà nước và nhân dân cũng như ngành Giáo dục đào tạo ta đang mong đợi Có được sự thành công hay không ở bước đầu của sự nghiệp đổi mới này
phụ thuộc phần lớn vào đội ngũ giáo viên và sự chỉ đạo của cán bộ quản lý
nhà trường.”
Nhận thức được điều đó, cộng với tình yêu nghề nghiệp và sự tâm huyết vì thế hệ trẻ, nhà trường luôn hết sức trong việc truyền thụ kiến thức văn hoá cũng như hướng cho học sinh những phẩm chất đạo đức cao đẹp
Trang 4như: lịch sử, hội hoạ, văn học, địa lý, văn nghệ Nhằm nâng cao sự hiểu biết cũng như nhận thức của học sinh về mọi mặt
4 Mục tiêu của nhà trường
Một con người trưởng thành và hoàn thiện là nhờ quá trình giáo dục của gia đình, nhà trường, xã hội Trong đó trường học có ảnh hưởng rất lớn
tới mọi mặt về đời sống của con người sau này như tiền tài, địa vị nhân
phẩm Thời gian bắt đầu làm quen với chữ cái con số đầu tiên tức là thời gian học tiêu học là khoảng thời gian nhạy cảm và có tính chất quan trọng trong việc giáo dục và đào tạo nên một con người, chính vì vậy nhà trường
luôn luôn chú trọng cả hai mặt:giáo dục và đào tạo Mục tiêu cụ thể của năm
học 2003-2004 là 100% đều là học sinh tiên tiến, trong đó học sinh tiên tiến
xuất sắc chiếm 45%, hạnh kiểm tốt đạt 100%
5 Cac công tác quản lý tại trườn:
Công tác quản lý tại trường hiện nay có 3 nhiệm vụ: - Quan lý học sinh:
Trang 5H
đưa ra báo cáo vào cuối năm hoặc cuối kì cho lãnh đạo, hay in bảng điểm cho học sinh
-_ Quản lý cán bộ công nhân viên:
Cán bộ công nhân viên trong trường gồm chủ tịch công đoàn, những cán
bộ làm cơng tác đồn, đội , bộ phận bảo đảm vệ sinh, bảo vệ, và số còn lại phục vụ sinh hoạt cho học sinh bán trú, đội ngũ này gồm 15 người
Ngoài việc quản lý nhân sự và lương của các cán bộ công nhân viên trên cịn có cơng việc quản lý chỉ tiêu trong phục vụ ăn uống cho học sinh bán trú
- Quản lý giáo viên
Đây là đề tài mà em đang nghiên cứu, công tác quản lý này sẽ được làm rõ ở phần sau của đề tài
Giới thiệu đề tài nghiên cứu
1 Mục đích của đề tài
Trang 6của các học sinh mà giáo viên đó giảng dạy cũng như ý thức trách nhiệm của môi giáo viên luôn luôn được thực hiện nghiêm túc và thường xuyên
Tuy nhiên với số lượng giáo viên và cán bộ công nhân viên khá lớn đồng nghĩa với lượng công việc ,thông tin đữ liệu sẽ rất nhiều nhưng hiện tại việc quản lý giáo viên ở trường chủ yếu bằng giấy tờ rất cồng kềnh và khó
nhớ và dễ nhằm lẫn ví dụ muốn biết giáo viên chủ nhiệm của một lớp nào
đó; biết một giáo viên nhưng muốn biết giáo viên đó dạy lớp nào thuộc tổ nào , nhóm nào hay muốn tìm kiếm thơng tin về một giáo viên bất kì ,thêm thơng tin về một giáo viên mới chuyên đến ,loại bỏ thông tin một giáo viên
mới chuyển đi .thì việc tìm kiếm và xử lý thông tin rất mất thời gian và
khó khăn
Bên cạnh đó việc quản lý giáo viên về các mặt như dự giờ , hồ sơ số sách, vào điểm , quản lý việc nghỉ dạy ,đi trễ của giáo viên diễn ra trên giấy
tờ nên để thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác là vơ cùng khó khăn và chậm chap dan đến việc báo cáo có tính tổng hợp phân tích cao khơng thể thực hiện được thường xuyên vì cần nhiều thời gian và khó khăn trong xử lí thơng tin
Những thông tin về giáo viên do hội đồng thi đua khen thưởng kỉ luật
Trang 7chuyển cho chủ tịch hội đồng , hiệu trưởng, hiệu phó xem xét đề cuối tháng
có các phần thưởng ,kỉ luật xứng đáng Ngồi ra những thơng tin trên còn
được chuyển cho hội đồng thanh tra, kiểm tra của sở giáo dục về việc thi đua
dạy tốt học tốt giữa các trường và phân loại chất lượng đào tạo giữa các
trường
Để thực hiện tốt công việc quản lý giáo viên đảm bảo cho công tác dạy và học đạt kết quả cao, Hệ thống quản lý giáo viên được phân tích và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công hàng
ngày Các chỉ tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công
tác quản lí đễ dàng trong điều hành Bài toán quản lý giáo viên được thiết kế
nhằm giảm bớt sự cồng kénh phức tạp trong công tác quản lý giáo viên trước
đây Những hệ thống cũng khơng có sự thay đổi về mặt nghiệp vụ quản lý giáo viên so với quản lý bằng thủ công, mà nó cho phép thực hiện công tác quản lý nhanh, chính xác tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và an toàn hơn
Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin của cán bộ một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất Công việc tra cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao Hệ thống cũng đảm nhận việc bảo vệ an
toàn đữ liệu cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát thông tin Bài
Trang 8kénh, tránh tình trạng thừa thơng tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu của bài
toán
2 Lý do chọn đề tài
Trong quá trình tìm hiểu công tác quản lý và giảng đạy ở trường, đồng
thời được sự gợi ý của người hướng dẫn thực tập, cô hiệu trưởng Võ Thị
Thu Oanh em đã chọn đề tài : “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
quán lý giáo viên tại trường tiễu học Kim Đồng ” Hệ thống mới này sẽ hướng vào các mục tiêu:
-_ Phục vụ công tác quản lý một cách thuận tiện nhất trên máy tính: xem, tìm kiếm, thống kê
- _ đưa ra các báo cáo
Với hệ thống này việc quản lý giáo viên sẽ rất dễ dàng, đỡ tốn thời gian và thuận tiện Day cũng là lí do chính để em chọn làm đề tài này
Chương trình được viết bằng hệ quản trị cơ sở đữ liệu Access 2000 và ngôn ngữ lập trình visiual basic 6.0 Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
mạnh mẽ và phổ biến Mặt khác Visiual basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình hết
Trang 9CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KÉ HỆ THĨNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
1 Thông tin, hệ thống thông tin 1 Thơng tin
Có thể nói thơng tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm dầu
Trang 10năng lượng là thé nền của mọi hoạt động Khơng có thơng tin thì khơng có
hoạt động quản lý đích thực
Thơng tin từ mt Hệ thông quản lý Tra môi trường
Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định
|_ Đối tượng quản
lý
2 Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, đữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bi tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các
Trang 11lưu trữ từ trước Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ đữ liệu
Nguồn Đích
Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát
Kho dữ liệu
3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tô chức
Hé thong théng tin quan ly MIS (management information system), là hệ
thống quản lý các hoạt động của tổ chức , các hoạt động này nằm ở mức
điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược
Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lí giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lí một cách định kì hoặc theo yêu cầu
Trang 12
Mơ hình ồn định nhất - Mơ hình logic
Cái gì? đê làm gì? (góc nhìn quản lý )
Mơ hình vật lý ngồi Cái gì? ở đâu, khi (Góc nhìn sử dụng)
nào? Mơ hình vật lí trong (Góc nhìn kĩ thuật Như thế nào
Mô hình thay đổi nhất
a Mơ hình logic
Mơ tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lí mà nó phải thực hiện,
các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu dé lay ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mơ hình này trả lời câu hỏi “cái gi?” va
“Để làm gì?? Nó khơng quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm cũng như thời điểm mà dữ liệu được xử lí
b Mơ hình vật lÿ ngồi
Mơ hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như
Trang 13bộ phận, con người và vị trí cơng tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu,loại
màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mơ hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? A12 ở đâu và Khi
nào?
._ Mô hình vật lý trong:
Mơ hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngươi sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật
Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và và tốc độ xử lý
của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các
chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế
nào?
Mỗi mơ hình là một kết quả của một góc nhìn khác nhau, mơ hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mơ hình vật lý ngồi là góc nhìn sử dụng và mơ hình vật lý trong là góc nhìn của kĩ thuật Ba mơ hình trên có độ ổn định khác nhau, mơ hình logic là ổn định nhất và mơ hình vật lý trong
Trang 14II Khái quát về việc phát triển một hệ thống thông tin
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Mục tiêu cuối cùng của những có gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho những thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,
Thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một
hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được
chuẩn đốn về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của
hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mơ
hình logic và mơ hình vật lý ngồi của hệ thống đó
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin ? Đó
là sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đây một yêu cầu phát triển hệ thống và một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đối và ca sự thay đổi sách lược chính trị
Trang 15Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một
môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiễn hành nghiêm túc, một phương pháp
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ tiến hành các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được trình bày ở đây gồm 7 giai đoạn:
1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá u cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quết định về thời cơ tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện
tương đối nhanh và khơng địi hỏi chỉ phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:
a Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phảI được lập kế
Trang 16b Làm rõ yêu cầu
Bước này nhằm mục đích cho ta hiểu rõ yêu cầu của người yêu cầu Chính giai đoạn đánh gía yêu cầu và cụ thể là công đoạn làm rõ yêu cầu cho phép ta xác định câu trả lời, xem người sử dụng mn gì? Tiếp theo phảI đánh giá xem liệu yêu cầu đúng như đề nghị hay có thể giảm xuống hoặc phảI tăng cường mở rộng thêm Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua các cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là những người quản lý
chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng
tới Khung cảnh của hệ thống được xem như là các nguồn và các đích của
thơng tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào
quá trình xử lý dữ liệu Việc tiếp theơ phải làm là tổng hợp thông tin dưới
anh sáng của những vân đề đã được xác định và những nguyên nhân có thê
nhất, chuẩn bị một bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá
khả năng thực thi của dự án Phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu và sử
dụng phiếu điều tra là những công cụ tin dùng của nhà phân tích Chúng cũng được dùng trong suốt quá trình phát triển dự án nhưng đặc biệt trong giai đoạn đánh gía yêu cầu
Trang 17Đánh giá khả thi của một dự án nói chung là xem có yếu tố nào ngăn
cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tất nhiên là trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn
phảI tiến hành đánh giá lại Nhưng vấn đề chính về khả năng thực thi là khả
thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kĩ thuật Đánh giá khả thi rất quan trọng, địi hỏi phân tích viên phải hiểu sâu sắc vấn đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá chỉ phí của các giải pháp Nếu đánh giá được nhận định là không tích cực thì buộc
nhà phân tích phải có đề xuất mới
d Chuan bj và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Báo cáo cho phép những nhà quết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình
hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo Báo cáo thường được trình bày để các nhà ra quyết định có thể làm rõ thêm các vấn đề Nội dung của
báo cáo gồm các mục sau: -_ Nhắc lại yêu cầu
- Phuong phap tiễn hành đánh giá yêu cầu
Trang 18Phân tích chỉ tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về
yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chỉ tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của
các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ
thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên
cơ sở nội dung báo cáo phân tích chỉ tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chỉ tiết bao gồm các công đoạn sau đây
a Lập kế hoạch phân tích chỉ tiết
Cơng đoạn này bao gồm:
e Thành lập đội ngũ: Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tầm quy mô của hệ thống, kích cỡ của tơ chức, cách thức quản lý
dự án trong tổ chức, sự sẵn sàng và các kinh nghiệm của các
thành viên tham gia
e Lựa chon phương pháp và công cụ: Phương pháp làm việc và các công cụ của đội ngũ là các phương tiện làm dễ dàng
việc thực hiện các nhiệm vụ Các công cụ thu thập thơng tin
chính là phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu
Trang 19e Xác định thời hạn: cần phải thực hiện và tuân thủ thời gian
đã ấn định
b Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
Một hệ thống thông tin bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố bên ngoài và ngược lại nó cũng ảnh hưởng tới các nhân tố đó Tập hợp các nhân tố đó
được gọi là ràng buộc của hệ thống Việc nghiên cứu nó để đánh giá mức độ
phù hợp của các đặc trưng của hệ thống với các rằng buộc của môi trường
Thông tin về môi trường được chia thành 4 lĩnh vực, đó là:
- Mơi trường ngồi
e Loại hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ
se Ngành hoạt động
©_ Sự phát triển chung của ngành
e_ Cạnh tranh và thi phần
e_ Xu thế công nghệ trong ngành
se Những bộ luật cơ bản mà ngành phải tuân thủ
e Những yếu tố chính yếu của sự thành công cho các tổ chức cùng ngành
- Môi trường tô chức
Trang 20e Lịchsử
e_ Kích cỡ, tăng trưởng, thị trường, năng lực
e Khách hàng
e_ Chính sách, cấu trúc, mục tiêu dal han và ngắn hạn e_ Kế hoạch hành động
e _ Mức độ tập trung trách nhiệm
e Phân bố địa lý
e Cách thức quản lý
e Đặc trưng về nhân sự, kinh nghiệm tin học
e_ Các tô chức cơng đồn
e Tình trạng tài chính, đầu tư dự kiến ngân sách vay và dự
kiến cho xử lý dữ liệu
- Môi trường vật lý
e_ Phân bố của người sử dụng, khách hàng
e Tổ chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu e_ Mức độ an ninh kiểm sốt
- Mơi trường kĩ thuật
Trang 21e_ Nhân sự phát triển hệ thống và khai thác
c Nghiên cứu hệ thống thực tại
- Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại
Hệ thống:
Để có được một hình ảnh đầy đủ về các bộ phận của hệ thống và sự
vận động của nó thì các dữ liệu và tàI liệu kể ra sau đây phải được thu
thập:
e_ Hoạt động chung của hệ thống e Dữ liệu vào
e Thong tin ra e Xuly
e Cơ sở dữ liệu Van dé hé thong:
Nhiệm vụ đặt ra là phải tìm hiểu các vấn đề và các nguyên nhân có thé
của nó sâu sắc hơn và tỉnh tế hơn so với các giai đoạn trước - Xây dựng mô hình vật lý ngồi
Đề thực hiện mơ hình này, phân tích viên phải dựa vào các dữ liệu mô
tả đã thu thập được về hệ thống Mơ hình này tạo thành tư liệu về hệ thống
Trang 22phích tài liệu đều phục vụ cho việc chẩn đoán về hệ thống đang ton tai đồng
thời nó trợ giúp xác định các mục tiêu và yêu cầu mà hệ thống mới cần phải
đạt được
Những mơ hình vật lý ngồi và mơ hình logic chỉ có giá trị khi chúng là bức tranh thực tế của hệ thống đang nghiên cứu
Phân tích viên phải nhiều lần quay lại với người sử dụng để lấy thông tin thêm và hợp thức hố mơ hình của mình khi nó được xây dựng
- Xây dựng mơ hình logic
Mơ hình logic sẽ được xây dựng từ mơ hình vật lý ngoài và các tài
liệu thu thập được từ trước Nó mơ tả hệ thống thực tại cho phép phân tích
viên hợp lệ hoá sự hiểu biết của mình về hệ thống với người sử dụng và là
công cụ để xác định những vấn đề thuộc về nguyên nhân của hệ thống Mơ
hình này cũng để chấn đoán và xác định mục tiêu, nhu cầu của hệ thống mới
nhưng nó khác với mơ hình vật lý ngoài là đề cập đến vấn đề khác trong
cùng một thực tế
d Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
Trang 23e Đánh giá lại tính khả thi
Thơng tin thu thập đến thời đlúm này vẫn chưa đủ đánh giá tính khả thi của dự án Ta cần phảI có thơng tin tiếp theo về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt Đối với mỗi yếu tố trong giải pháp ta phảI xác định loại công nghệ cần có đề thực thi giải pháp Sau đó là đành giá nhiệm vụ và thời gian
cần có đề thiết kế, thực hiện và cài đặt cho giải pháp Cuối cùng là xác định
ảnh hưởng của yếu tô giải pháp lên tổ chức
g Thay déi đề xuất dự án
Phần cuối của giai đoạn đánh giá khả thi là sự phác hoạ một đề xuất
của dự án và đã được những người sử dụng chấp thuận Dưới ánh sáng của
những thông tin vừa mới thu thập được và việc đánh gía tính khả thi lại vừa rồi, chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án Phải cung cấp
thông tin rõ nhất cho người ra quyết định biết được các nhiệm vụ phá! thực
hiện,chi phí thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới h Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Đây là một tài liệu rất quan trọng vì nó phục vụ cho việc ra quyết định
tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Báo cá phải nêu bật những điều căn bản mà nhóm
Trang 243 Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đa được thiết lập ở giai đoạn trước Mơ hình logic của hệ
thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra Mơ hình logic sẽ được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:
a Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế cơ sở đữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng
hệ thống thông tin mới Đây là một công việc rất khó khăn Những nguyên
nhân đề giải thích sự khó khăn ấy là:
e Đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thơng tin đó phải trợ
giúp Đặc trưng của hệ thống thông tin như kích cỡ của hệ thống, sự phức tạp của công nghệ
e Dac trưng của người sử dụng
e_ Đặc trưng của những người phát triển hệ thống
Một số cách thức cơ bản đề xác định yêu cầu thông tin phuc vụ cho việc xây dựng hệ thống
Trang 25¢ Phuong phap di tir hé thống thông tin đang tồn tại
° Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin đang trợ giúp
e Phuong phap thực nghiệm
Như vậy phân tich viên phảI xác định cách tiếp cận thích hợp nhất đối với tình hình phát triển hệ thống thông tin của mình
Thiết kế cơ sở đữ liệu logic đi từ các thông tin ra :
Bước l:
Xác định các đầu ra
- _ Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra
-_ Nội dung, khối lượng, tần suất và nơI nhận của chúng
Bước 2:
-_ Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ đữ liệu cho việc tạo ra từng
đầu ra
- _ Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra
Thực hiệ việc chuẩn hoá mức 1(1.NF): Trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lap phal
Trang 26Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) : Trong một danh sách mỗi thuộc tính phảI phụ thuộc hàm vào tồn bộ khố chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc đó, Phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới Sau đó, lấy bộ phận khố đó làm khố cho danh
sách mới, đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hớp với các nội dung của các thuộc tính trong danh sách
Chuẩn hố mức 3 (3.NF): Trong một danh sách không được phép
có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính, tiếp theo là việc xác định
khoá và tên cho mỗi danh sách mới
Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu
Bước 3:
Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở đữ liệu
Từ mỗi đầu ra của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là
liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập
Bước 4:
- _ Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
-_ Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp
Trang 27Bước 5:
-_ Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc đữ liệu
-_ Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi
tên hai chiều, Nếu có quan hệ một-nhiều thì vẽ hai mũi tên về
hướng đó
b Thiết kế xử lý
Các sơ đồ logic của xử lí chỉ làm rõ mối quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các đữ liệu Vì vậy, để biẻu diễn những quan hệ đó chúng ta phải có những sự kiện, công việc và kết quả
-_ Sự kiện: Việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của
một hoặc nhiều việc khác
- Đồng bộ: Một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy
tắc quản lý mà hệ thống thông tin phảI kiểm tra đề khởi sinh cá công việc
-_ Công việc: Một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh
-_ Quy tắc ra: Là điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định
Trang 28- Kết quả: Sản phẩm của công việc thực hiện một công việc Kết quả có chung một bản chất như sự kiện, Nó có thể là cái phát sinh việc thực hiện một công việc khác
Trong giai đoạn thiết kế logic cần thực hiện:
- Phan tich tra cứu: Công việc này là tìm hiểu xem bằng cách nào được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu Kết quả phân tích này sẽ được thê hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lí trong từ điển hệ
thống Sơ đồ tra cứu là một công cụ rất tốt cho việc lập tài liệu hệ
thống
- Phân tích cập nhật: Thơng tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên đảm bảo cơ sở đữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất mà nó quản lý Nó được tiến hành theo các bước sau:
+ Lập bảng sự kiện- cập nhật
+ Xác định cách thức hợp lệ hoá dữ liệu
c Thiết kế các nguồn đữ liệu
d Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic e Hợp thức hố mơ hình logic
Trang 29Mơ hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống mới này sẽ
làm Khi mơ hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau đề cụ thé hố mơ hình logie.Mỗi một phương án là một phác hoạ của mơ hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chỉ tiết
Để giúp những người sử đụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá chi phí và lợi ích cả mỗi phương án và có nhưng khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ
được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất
các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức, sau đây là các công đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:
a Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức b Xây dựng các phương án của giải pháp
c Đánh giá các phương án của giải pháp
e chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn để xuất các phương án giải
pháp
Trang 30Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm 2 tal liệu kế quả cần có: Trước hết là một tàI liệu bao chứa các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả
phần thủ công và cả những giao diện và những phần tin học hố Những cơng đoạn của thiết kế vật lý ngoài là:
a Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
b Thiết kế chỉ tiết các giao diện (vào/ ra )
c Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá d Thiết kế các thủ tục thủ công
e Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
6 Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin
học hoá của hệ thống thơng tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu
trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tal liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống như sau:
a Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật b Thiết kế vật lý trong
Trang 31d Thử nghiệm hệ thống
e Chuẩn bị tài liệu
7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ
thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cần thận Giai đoạn
này bao gồm các công đoạn sau:
a Lập kế hoạch cài đặt
b chuyển đổi
c Khai thác và bảo trì
d Đánh giá
Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thê, và đôi khi là cần thiết, phải
Trang 32IV Phân tích hệ thống thông tin quản lý
1 Các phương pháp thu thập thông tin
Phỏng vẫn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin
a phỏng vấn
Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau:
Chuẩn bị phỏng vẫn
Lập danh sách và lịch phỏng vấn Lựa chọn số lượng và loại cán
bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống - _ Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn -_ Lập đề cương nội dung chỉ tiết cho phỏng vấn theo mẫu
-_ Xác định cách thức phỏng vắn( phi cấu trúc hay có cấu trúc)
-_ Gửi trước những vấn đề yêu cầu
- Dat lich lam việc
- Phuong tién ghi chép là các kí pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu
Tiến hành phỏng vấn
- Nhóm phỏng vấn gồm hai người Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập
Trang 33- Thai d6 lịch su, dung gid Tinh thần khách quan Không được tạo
cảm giác “thanh tra”
-_ Nhẫn nại chăm chú lắng nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng
máy ghi âm nhưng phảI được phép của người được phỏng vắn -_ Tổng hợp kết quả phỏng vấn
Kết quả phỏng vấn là nguyện vọng của người sử dụng, cần một chương trình phần mềm giải quyết khâu tính tốn của hệ thống
b Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kĩ va tỉ mi về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung
và hình dạng của các thông tin đầu vào/ra Thông tin trong giấy tờ phản ánh
quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức
CHƯƠNG III
THIET KE HE THONG THONG TIN QUAN LY TAI TRƯỜNG TIỂU HOC KIM DONG
Trang 34Hiện tại, công tác quản lý giáo viên ở trường tiểu học kim đồng hoàn toàn bằng phương pháp thủ công Nghĩa là, các hồ sơ, lý lịch, thông tin liên quan về giáo viên chỉ được lưu trữ trên giấy tờ, số sách
Khi có một giáo viên mới về trường, hồ sơ và các thông tin liên quan của giáo viên đó sẽ được người quản lý ghi chép vào một tập hồ sơ lý lịch giáo viên đồng thời hồ sơ của giáo viên cũng sẽ được lưu giữ tại trường Và khi muốn chỉnh sửa hồ sơ của một giáo viên nào đó người quản lý lại phải
m6 số tra tìm giáo viên đó đề thay đổi
Trong một năm học, một học kì, một tháng hay trong một tuần thường có
các dot thi dua, các đợt kiểm tra về chuyên môn, công tác giảng dạy của giáo viên Những thông tin này cũng được lưu trữ để cuối hoc kì hay cuối năm sẽ tổng kết và có các quyết định về khen thưởng
Thông tin về việc nghỉ dạy, đi trễ, cũng được lưu trữ lại đề bổ sung vào mục
thi đua khen thưởng của giáo viên
Khi hiệu trưởng, hiệu phó, hội đồng thi đua cần báo cáo về tình hình nhân
sự, cơng tác giảng đạy cũng như kết quả thi đua khen thưởng thì người quản lý sẽ lập báo cáo hoàn toàn bằng thủ công tức là viết tay hoặc bằng word trên máy tính Chính vì vậy công tác quản lý giáo viên 6 day dang rat cong
Trang 35II Sơ đồ luồng thông tin IFD
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo
cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu
trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ
Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý:
Thủ công Thao tác người Tin học hoá
Trang 36-_ Kho đữ liệu:
Trang 37
Thời Giáo viên Bộ phận xứ lý Hd khen Hiệu
điểm thưởng trưởng
Có sự ° Thung tin GV Kiêm tra xử lý :Ä 3% Tố
thay đôi
Vb phat Thung tin đó sinh trong được ktra xử lý qtrình
cơng tác
Nhập thụng tin
\
Coc bdo coo
Boo cdo
In bỏo cỏo
Trang 38II Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý của trường
TRƯỜNG TIEU HOC KIM DONG
QI hoe sinh
Quản lý giáo viên
Quản lý công nhân viên
IV Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD của công tác quản lý giáo viên
QUẢN LÝ GIÁO VIÊN
I
1 Hệ 2 cập 3 cụng 4 Tom 5 Boo 6 Trợ
thống nhật toc kiém coo giyp
hồ sơ giảng
giỏo dạy
viờn
Trang 39
1 BFD tiến trình I CẬP NHẬT HÒ SƠ GIÁO VIAN Cập nhật hô Cập nhật danh SƠ mục 2 BFD tiến trình 2
QL CéNG TAC GIANG DAY
Giỏo viờn 3 BFD tiến trình 3
Kiểm tra giỏo viờn
Kiểm tra tổ nhúm
Trang 40TIM KIEM Tim kiém theo ho tén
Tim kiém theo