ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƢ VIỆN

TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƢ VIỆN Giáo Viên Hƣớng Dẫn: Nguyễn Văn Danh Lớp: 13CĐ-TP2 SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHẠM TRỌNG MINH (NT) PHAN MINH NHẬT LÊ XUÂN SÁNG HUỲNH THỊ BÍCH HẰNG Phần A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Bảng kế hoạch tổng quan I Kế hoạch vấn: Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý thư viện Người lập: Nhóm ngày 22/9/2014 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Quy trình quản lý sách Hiểu tất khu trình nhập sách thư viện 22/09/2014 22/09/2014 Quản lý thông tin độc giả Các thông tin độc giả 22/09/2014 22/09/2014 Quy trình mượn sách, trả sách 23/09/2014 23/09/2014 Quy trình thống kê 23/09/2014 23/09/2014 Máy móc hệ thống thời 27/09/2014 27/09/2014 Hiểu rõ cách thức mượn trả sách trường hợp có liên quan Hiểu cách quản lý sách thư viện tháng vừa qua Hiểu hệ thống chức máy móc thời Ngƣời thực hiện: Phạm Trọng Minh Người hỏi: Đan Thu Điều Người vấn: Phạm Trọng Minh Địa chỉ: 37 Kha Vạn Cân, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 22/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 9h30’ Thời điểm kết thúc: 10h20’ Đối Tượng:  Thủ thư  Dữ liệu thu thập quy trình nhập sách mới, tìm kiếm, hiệu chỉnh liệt kê sách cho thư viện Chương Trình: Người vấn nhân viên phân loại tài liệu  Giới thiệu  Tổng quan dự án  Tổng quan vấn  Xin phép ghi âm Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề quản lý sách Câu hỏi 1:  Bao lâu Thư viện ta nhập sách lần? Câu hỏi 2:  Xin chị sách thư viện nhập từ nhà xuất nào? Câu hỏi 3:  Chị cho biết quy trình nhập sách thư viện nào? Câu hỏi 4:  Ngoài nhập sách để phục vụ nhu cầu học tập Thư viện cịn nhập thêm sách báo, tạp chí khơng? Nếu có thơng tin ghi lại nào? Câu hỏi 5:  Phiếu nhập hàng chứa thơng tin gì? Câu hỏi 6:  Sau trình nhập sách xong, sách xếp theo thể loại hay theo tác giả? Ước Lượng Thời Gian:  phút  phút  phút  phút  phút  phút  phút  phút  phút Cảm ơn người vấn Dự kiến tổng cộng: 35 phút Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý thƣ viện Câu hỏi Câu hỏi 1:  Chị cho biết Thư viện ta nhập sách lần? Tiểu dự án: Quy trình quản lý sách Trả lời Trả lời:  Bình thường Thư viện nhập sách theo quý năm Câu hỏi 2:  Sách thư viện nhập từ nhà xuất ? Trả lời:  Thư viện sách nhập từ nhà xuất nước Câu hỏi 3:  Chị cho biết quy trình nhập sách thư viện nào? Trả lời:  Ở Thư Viện cần nhập sách nhập vào Thủ Thư làm cơng việc ghi lại nhãn đề chính, nhãn đề phụ, ghi lại mã vạch sách thuộc lĩnh vực Câu hỏi 4:  Sau trình nhập sách xong, sách xếp theo thể loại hay theo tác giả? Trả lời:  Sách thư viện chúng tơi q trình nhập hồn thành xếp theo thể loại cho lên giá đỡ quy định sẵn Câu hỏi 5:  Phiếu nhập sách chứa thơng tin gì? Trả lời:  Phiếu nhập sách gồm thông tin: Mã phiếu nhập sách, ngày đặt sách,ngày giao sách,mã sách,tên đầu sách,nhà xuất bản,tác giả,đơn giá Câu hỏi 6:  Ngoài nhập sách để phục vụ nhu cầu học tập Thư viện cịn nhập thêm sách báo, tạp chí khơng ? Nếu có thơng tin ghi lại nào? Trả lời:  Ngoài nhập sách để phục vụ cho nhu cầu học tập,nghiên cứu Thư viện chúng tơi cịn nhập thêm số báo chí báo An Ninh, Thanh Niên, Tuổi Trẻ để cung cấp thêm thông tin thời cho Sinh viên, học sinh Chúng tơi có sổ riêng để ghi lại thông tin báo chí nhập Chào gửi lời cảm ơn đến người hỏi Ngƣời thực hiện: Phan Minh Nhật Người hỏi: Nguyễn Thị Tố Huệ Người vấn: Phan Minh Nhật Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 22/09/2014 Địa chỉ: 54 Nguyễn Văn Cơng, P.3, Gị Vấp Thời điểm bắt đầu: 9h30’ Thời điểm kết thúc: 10h20’ Đối tượng: Cán thư viện Đối tượng hỏi nhân viên phòng Dữ liệu thu thập: Hiểu thông tin nghiệp vụ thư viện độc giả Chương trình: Ước lượng thời gian:  Giới thiệu  phút  Tổng quan dự án  phút  Tổng quan vấn  phút  Xin phép ghi âm Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề thông tin độc giả Câu hỏi 1:  Để vào đọc sách Thư viện có kiểm tra  phút thẻ thư viện học sinh, sinh viên hay không? Câu hỏi 2:  phút  Nếu học sinh sinh viên muốn đăng kí thẻ thư viện cần thơng tin gì? Câu hỏi 3:  phút  Phiếu đăng kí thẻ thư viện có thơng tin gì? Câu hỏi 4:  Khi độc giả muốn mượn sách nhà  phút cần có thơng tin gì? Câu hỏi 5:  Thư viện có lưu lại thơng tin độc giả  phút khơng? Nếu có lưu lại thơng tin nào? Câu hỏi 6:  phút  Nếu trình đọc sách học sinh, sinh viên làm hư hỏng sách Thư viện xử lý nào? Dự kiến tổng cộng: 35 phút Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý Tiểu dự án: Quản lí thơng tin độc giả thƣ viện Câu hỏi Trả lời Câu hỏi 1:  Để vào đọc sách Thư viện có kiểm tra thẻ thư viện học sinh, sinh viên hay không? Trả lời:  Ở thư viện học sinh sinh viên vào đọc cần có thẻ thư viện, chưa có thẻ thư viện học sinh, sinh viên cần phải xuất trình thẻ học sinh, sinh viên Câu hỏi 2:  Nếu học sinh sinh viên muốn đăng kí thẻ thư viện cần thơng tin gì? Trả lời:  Thư viện cấp phát thẻ thư viện cho học sinh, sinh viên học sinh, sinh viên cần có giấy tờ liên quan (CMND thẻ sinh viên học sinh ) điền vào phiếu đăng kí thẻ thư viện gồm thơng tin như: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, lớp, đơn vị, ngày làm phiếu đăng kí chỗ để thuận tiện cho việc quản lí Câu hỏi 3:  Phiếu đăng kí thẻ thư viện có thơng tin gì? Trả lời:  Trên phiếu đăng kí thẻ thư viện có thơng tin như: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, mã số học sinh sinh viên, lớp, đơn vị, ngày làm phiếu đăng kí chỗ Câu hỏi 4: Trả lời:  Khi độc giả muốn mượn sách nhà  Nếu độc giả muốn mượn sách cần có thơng tin gì? thư viện nhà độc giả cần phải tới phịng mượn sách ghi lại thông tin độc giả như: Họ tên, lớp, đơn vị, mã số thẻ thư viện, mã số đầu sách tên sách cần mượn với ngày mượn sách Câu hỏi 5:  Thư viện có lưu lại thơng tin độc Trả lời:  Có Khi hồn tất q trình làm thẻ cho giả khơng? Nếu có lưu lại thơng tin nào? Câu hỏi 6:  Nếu trình đọc sách học sinh, sinh viên làm hư hỏng sách Thư viện xử lý nào? Chào gửi lời cảm ơn đến người hỏi học sinh, sinh viên tồn thơng tin cá nhân như: mã số thẻ thư viện, họ tên, ngày, tháng, năm, sinh, lớp, đơn vị, chỗ lưu vào sổ đăng kí thẻ thư viện đưa vào kho lưu trữ Trả lời:  Nếu q trình đọc sách mà học sinh, sinh viên làm hư hại đến sách Thư viện lập phiếu đền bù phiếu đền bù có thơng tin: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, mã số thẻ học sinh, sinh viên, lớp, đơn vị, mã số đầu sách làm hư hỏng, ngày làm hư hỏng Sau lập phiếu xong cá nhân phải đền bù cho Thư viện với giá sách phiếu nhập Ngƣời thực hiện: Huỳnh Thị Bích Hằng Người hỏi: Lê Văn Thành Địa chỉ: 218/46 Ni Sư Huỳnh Liên, P.6, Quận Tân Bình Đối tượng: Cán thư viện Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan dự án  Tổng quan vấn  Xin phép ghi âm Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề quản lý mượn - trả sách Câu hỏi 1: Người vấn: Huỳnh Thị Bích Hằng Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 23/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 9h30’ Thời điểm kết thúc: 10h20’ Người hỏi nhân viên phận mượn - trả sách Ước lượng thời gian:  phút  phút  phút  Để mượn sách thư viện người mượn cần có gì? Câu hỏi 2:  Thư viện mượn sách chia thành hình thức mượn? Câu hỏi 3:  Khi độc giả mượn sách cán ghi lại thơng tin gì? Câu hỏi 4:  Người mượn mượn sách bao lâu? Và tối đa mượn sách? Câu hỏi 5:  Nếu người mượn thời hạn cho phép thư viện xử lý nào? Câu hỏi 6:  Trên phiếu hạn có thơng tin gì? Câu hỏi 7:  Nếu trình mượn mà sách bị hư hỏng thư viện xử lý nào? Câu hỏi 8:  Trên phiếu đền bù có thơng tin gì?  phút  phút  phút  phút  phút  phút  phút  phút Dự kiến tổng cộng: 40 phút Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý thông tin thƣ viện Câu hỏi Câu hỏi 1:  Để mượn sách thư viện người mượn cần có gì? Câu hỏi 2:  Thư viện mượn sách chia thành hình thức mượn? Tiểu dự án: Quản lý mƣợn trả sách Trả lời Trả lời:  Người mượn cần có thẻ thư viện Nếu chưa có thẻ thư viện học sinh sinh, sinh viên cần phải có thẻ học sinh, sinh viên Trả lời:  Chúng chia thành hai hình thức mượn: + Theo cá nhân + Theo tổ chức Câu hỏi 3:  Khi độc giả mượn sách cán ghi lại thơng tin gì? Câu hỏi 4:  Người mượn mượn sách bao lâu? Và tối đa mượn sách? Trả lời:  Khi độc giả muốn mượn sách chúng tơi lập phiếu mượn ghi lại thông tin cá nhân như: họ tên, mã số thẻ thư viện thẻ học sinh, sinh viên, lớp, mã đầu sách, tên sách, ngày mượn Trả lời:  Người mượn mượn sách vịng tuần tối đa sách mượn cuốn/lần cá nhân Và cuốn/lần tổ chức Câu hỏi 5:  Nếu người mượn thời hạn cho phép thư viện xử lý nào? Trả lời:  Trước tiên thư viện lập danh sách thông tin cá nhân mượn sách hạn lập phiếu hạn gửi cho đơn vị quản lý HSSV trường Bộ phận chịu trách nhiệm thông báo đến lớp Nếu cá nhân nhận thông báo mà sau ngày chưa trả sách thư viện tính phí 500đ/ngày cá nhân 1000đ/ngày tổ chức Câu hỏi 6:  Trên phiếu hạn có thơng tin gì? Trả lời:  Phiếu q hạn ghi thông tin là: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, mã số thẻ thư viện thẻ học sinh, sinh viên, mã đầu sách, ngày mượn sách số ngày hạn tính tới thời điểm Câu hỏi 7:  Nếu trình mượn mà sách bị hư hỏng thư viện xử lý nào? Trả lời:  Trong trình mượn sách người mượn làm hư hỏng Thư viện lập phiếu đền bù cá nhân đền bù theo kiểu: Mua sách đền bù tiền mặt với giá tiền niêm yết sách Câu hỏi 8:  Trên phiếu đền bù có thơng tin gì? cho thư viện Trả lời:  Phiếu đền bù có thông tin như: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, mã số thẻ học sinh, sinh viên, lớp, đơn vị, mã số đầu sách làm hư hỏng, ngày làm hư hỏng giá niêm yết sách Chào gửi lời cảm ơn đến người hỏi Ngƣời thực hiện: Lê Xuân Sáng Người hỏi: Nguyễn Văn Nhân Địa chỉ: 80/4/17 Tân hịa đơng, P.14, Q.6 Đối tượng: Cán thư viện Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan dự án  Tổng quan vấn  Xin phép ghi âm Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề quản lý thống kê – báo cáo Câu hỏi 1:  Trong năm thư viện có thống kê - báo cáo? Câu hỏi 2:  Bản thống kê bao gồm thơng tin gì? Câu hỏi 3:  Khi thống kê xong báo cáo hồn chỉnh người tiếp nhận thông tin lưu trữ ? Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý thơng tin thƣ viện Câu hỏi Câu hỏi 1: Người vấn: Lê Xuân Sáng Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 23/9/2014 Thời điểm bắt đầu: 9h30’ Thời điểm kết thúc: 10h20’ Người hỏi người phụ trách công việc báo cáo thống kê Ước lượng thời gian:  phút  phút  phút  phút  phút  phút Dự kiến tổng cộng: 20 phút Tiểu dự án: Quản lý thống kê-báo cáo Trả lời Trả lời:  Trong năm thư viện có thống kê - báo cáo?  Hàng tuần có báo cáo tuần, tuần có báo cáo tháng, tháng có báo cáo quý quý có báo cáo tổng kết Câu hỏi 2:  Bản thống kê bao gồm thông tin gì? Trả lời:  Bản thống kê có tất thơng tin hóa đơn nhập hàng, Danh mục sách còn,danh sách độc giả mượn sách danh sách đầu sách bị hư hỏng vừa qua cuối thống kê đầu sách không trả hẹn Câu hỏi 3:  Khi thống kê xong báo cáo hồn chỉnh người tiếp nhận thông tin lưu trữ đâu? Trả lời:  Khi thống kê-báo cáo hồn chỉnh chúng tơi chuyển đến Hiệu trưởng nhà trường để Hiệu trưởng xem xét đưa số ý kiến Và tất thơng tin lưu trữ Phịng lưu trữ thông tin nhà trường cách cẩn thận Chào gửi lời cảm ơn đến người hỏi Ngƣời thực hiện: Huỳnh Thị Bích Hằng Người hỏi: Trần Quang Minh Địa chỉ: 159/13 Cộng Hòa, Tân Bình Đối tượng: Kĩ Thuật Viên Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan dự án  Tổng quan vấn  Xin phép ghi âm Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề hệ thống Người vấn: Huỳnh Thị Bích Hằng Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 27/9/2014 Thời điểm bắt đầu: 9h30’ Thời điểm kết thúc: 10h20’ Người hỏi người phụ trách công việc bao trì quản lí thơng tin Ước lượng thời gian:  phút  phút  phút và thiết bị máy móc thời Câu hỏi 1:  Xin anh cho biết Thư viện có chương trình hỗ trợ cho việc quản lý thông tin Thư viện chưa? Câu hỏi 2:  Hiện máy tính thư viện sử dụng đáp ứng cơng việc gì? Câu hỏi 3:  Cán thư viện trường qua lớp đạo tạo kĩ tin học chưa anh? Câu hỏi 4:  Thư viện có hệ thống máy chủ (sever) máy vi tính thường? Câu hỏi 5:  Nếu máy tính thư viện khơng chạy chương trình bên em thư viện có nâng cấp hay thay máy tính khơng?  phút  phút  phút  phút  phút Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý thơng tin thƣ viện Câu hỏi Dự kiến tổng cộng: 30phút Tiểu dự án: Vấn đề hệ thống máy móc thiết bị thời Trả lời Câu hỏi 1:  Xin anh cho biết Thư viện có chương trình hỗ trợ cho việc quản lý thông tin Thư viện chưa? Trả lời:  Thư viện chưa có chương trình hỗ trợ cho việc quản lý Chủ yếu quản lý Excel Câu hỏi 2:  Hiện máy tính thư viện sử dụng đáp ứng công việc gì? Trả lời:  Đáp ứng cơng việc tìm kiếm thơng tin Internet chương trình văn phịng Microsoft Office Câu hỏi 3: Trả lời:  Xin anh cho biết cán thư viện  Hiện tất nhân viên Thư trường qua lớp đạo tạo tin viện lớp đào tạo qua lớp tin học học chưa ? trường tổ chức Câu hỏi 4:  Thư viện trường sử dụng máy tính có hệ thống máy chủ (sever) máy vi tính thường? Trả lời:  Ở trường máy vi tính thường kết nối với mạng LAN Trả lời: Câu hỏi 5:  Nếu chương trình chạy tốt điều  Nếu chương trình bên em chạy kiện máy tính bình thường Nhưng máy tốt hệ thống máy tính tính thư viện khơng đáp ứng thư viện không đáp ứng nâng cấp thay để chương trình bên em thư viện máy tính phù hợp với phần mềm có đề nghị nhà trường nâng cấp hay bên công ty bạn thay máy tính khơng ? Chào cảm ơn người vấn II.Mô tả chi tiết hệ thống số biểu mẫu 1.1.Môi trƣờng hoạt động hệ thống Thƣ Viện: Thư viện nơi thơng tin tổ chức, nơi dễ dàng tìm thấy thông tin cần muốn Thư viện có giá trị có thơng tin có người biến thơng tin trở nên hữu ích Chúng ta có nhiệm vụ đảm bảo quản lý góp phần tạo nên giải pháp nhanh chóng giúp cho việc quản lý thư viện cách nhanh chóng xác Và người làm cơng tác thư viện nắm giữ chìa khóa mở kho báu tay Thư viện đóng vai trị quan trọng việc hỗ trợ công tác học tập giảng dạy Ở môi trường cao đẳng, đại học, thư viện trở thành nơi cung cấp tri thức hiệu cho giảng viên sinh viên Thư viện lưu trữ bổ sung, cập nhật thơng tin, giáo trình, tài liệu tham khảo, tư liệu điện tử,… phục vụ cho hoạt động tìm kiếm tài liệu, nghiên cứu khoa học sinh viên; mở rộng điều kiện học tập cho sinh viên không gian, thời gian Chính vậy, coi nơi cung cấp tảng kiến thức cho công tác đào tạo, nghiên cứu, hoạt động phát triển khoa học công nghệ trái tim tri thức trường giáo dục Đề tài xem xét ”Xây dựng chương trình quản lý Thư Viện” 1.2 Cách hoạt động nguyên tắc quản lý Trong trình khảo sát thực tế Thư Viện trường thu thập thông tin Việc quản lý Thư Viện dựa nguyên tắc chung từ việc nhập sách mới, mượn-trả sách, toán, thống kê, tạo báo cáo tổng kết theo định kỳ Sau nguyên tắc quản lý: Nhập sách: Khi nhập số đầu sách mới, nhân viên Thư viện (Thủ thư) cần lập đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên đầu sách cần nhập thông tin sách nhà sản xuất, số lượng, giá nhập Sau sách nhập kiểm tra thông tin đầu sách cần lưu trữ thông tin đầu sách nhập vào kho liệu Đơn hàng nhập lưu trữ để thuận tiện cho việc toán  Thường Thư viện đặt hàng theo quý năm để kịp thời bổ sung đầu sách phục vụ người đọc thường nhập sách từ nhà xuất nước  Phân loại sách: Sách thư viện xếp theo thể loại, xếp lên kệ Nhân viên thư viện đánh mẫu giấy ghi rõ thể loại dán lên cho độc giả biết  Thư viện trường thường xuyên nhập mặt báo ngày phục vụ bạn đọc báo An Ninh, Tuổi Trẻ, Thanh niên… Những mặt báo ghi lại thông tin để quản lý  Thơng tin quản lý sách, báo chí nhân viên thư viện ghi lại cách cụ thể , chi tiết xác để quản lý phận cho mượn_trả, quản lý độc giả, thống kê báo cáo khơng bị sai sót Quản lý độc giả: Độc giả(người đọc sách) mục đích xây dụng thư viện Sách nhập để đến tay độc giả để độc giả hướng đến việc đọc sách thư viện việc cần thiết phải làm làm  Ở thư viện học sinh sinh viên vào đọc cần có thẻ thư viện, chưa có thẻ thư viện học sinh, sinh viên cần phải xuất trình thẻ học sinh, sinh viên  Mỗi học sinh,sinh viên trường muốn đăng kí thẻ thư viện để vào đọc sách, mượn sách cách dễ dàng phải điền đầy đủ thơng tin vào phiếu đăng kí như: o o o o Họ tên Ngày tháng năm sinh Mã số sinh viên học sinh Lớp, đơn vị o Ngày làm phiếu đăng kí o Chỗ o Hình + Thẻ thư viện không cho người khác mượn, học sinh,sinh viên chưa có thẻ Thư viện muốn mượn sách thư viện giải cho mượn phải ghi rõ thông tin phiếu mượn phải có thẻ sinh viên để đối chiếu  Khi hồn tất q trình làm thẻ thư viện cho học sinh, sinh viên tồn thơng tin cá nhân như: mã số thẻ thư viện, họ tên, ngày, tháng, năm, sinh, lớp, đơn vị, chỗ lưu vào sổ đăng kí thẻ thư viện đưa vào kho lưu trữ  Nếu q trình đọc sách mà học sinh, sinh viên làm hư hại đến sách Thư viện lập phiếu đền bù phiếu đền bù có thơng tin: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, mã số thẻ học sinh, sinh viên, lớp, đơn vị, mã số đầu sách làm hư hỏng, ngày làm hư hỏng Sau lập phiếu xong cá nhân phải đền bù cho Thư viện với giá sách phiếu nhập Mƣợn-trả sách:  Khi nhận yêu cầu mượn sách độc giả nhân viên Thư viện kiểm tra xem Tên Sách,Đầu Sách cần mượn có cịn kho hay khơng chấp nhận phiếu mượn độc giả  Khi độc giả mượn sách độc giả phải điền thơng tin cần thiết phiếu mượn nhân viên thư viện đưa ghi thông tin như: o Họ tên o Mã thẻ thư viện.(nếu chưa cấp thẻ phải ghi MSSV) o Lớp, đơn vị o Mã đầu sách o Tên sách o Ngày mượn Có hình thức mượn sách: Theo cá nhân Theo tổ chức Người mượn mượn sách vịng tuần tối đa sách mượn cuốn/lần cá nhân cuốn/lần tổ chức Ngày trả tính 15 ngày sau ngày mượn Nếu bị độc giả làm mát hư sách thư viện buộc phải xứ lý, đền bù tài theo quy định +Trước tiên thư viện lập danh sách thông tin cá nhân mượn sách hạn lập phiếu hạn gửi cho đơn vị quản lý HSSV trường Bộ phận chịu trách nhiệm thông báo đến lớp Trên phiếu q hạn có thơng tin là: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, mã số thẻ thư viện thẻ học sinh, sinh viên, mã đầu sách, ngày mượn sách số ngày hạn tính tới thời điểm Nếu cá nhân nhận thông báo mà sau ngày chưa trả sách thư viện tính phí 500đ/ngày cá nhân 1000đ/ngày tổ chức +Trong trình mượn sách người mượn làm hư hỏng Thư viện lập phiếu đền bù cá nhân đền bù theo kiểu: Mua sách đền bù tiền mặt với giá tiền niêm yết sách cho thư viện +Phiếu đền bù có thông tin như: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, mã số thẻ học sinh, sinh viên, lớp, đơn vị, mã số đầu sách làm hư hỏng, ngày làm hư hỏng giá niêm yết sách Thống kê_ Báo cáo: Việc thống kê báo cáo thư viện phức tạp yêu cầu nhân thống kê viên báo cáo (TKBC) phải làm việc nhiều TKBC theo tuần, theo tháng , theo quý theo năm Thống kê :sách mượn,thơng tin sách cịn,sách hư hỏng, độc giả Việc BCTK giúp thư viện chủ động việc quản lý sách khâu cuối việc quản lý sách Qua TKBC thư viện chủ động việc đặt hàng lần tới biết độc giả quan tâm tới lĩnh vực để phục vụ nhu cầu người đọc tốt Khi TKBC giúp thư viện quản lý sách hư hỏng qua tìm ngun nhân hư hỏng để khắc phục 1.3 Một số biểu mẫu Mượn theo cá nhân 2 Mượn theo đơn vị Phiếu đăng kí thẻ thư viện Phiếu nhập sách Phiếu hạn III Biểu đồ phân rã chức quản lý thƣ viện