Đồ án tốt nghiệp Quản lý xuất nhập - Khảo sát và phân tích hiện trạng

Đồ án tốt nghiệp Quản lý xuất nhập - Khảo sát và phân tích hiện trạng Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1. Giới thiệu tổng quát Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh. Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro. Hệ thống trên nhìn chung có nhiề u ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo mật cũ ng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý. Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty. Hệ thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty. Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều h ạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng. 2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty nh ư sau: Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh Hồ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak). 2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty TỔNG CÔNG TY CÁC CHI NHÁNH CC hàng Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ. - Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm (các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản phẩm này cho các chi nhánh của công ty. - Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý. 2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty Vai trò và chức n ăng của các bộ phận trong công ty là : - Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty. - Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách. - Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm. - Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình số lượng hàng hố trong kho. 3. Các quy trình quản lý như sau a. Quy trình quản lý nhập hàng - Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng. Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về. - Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt. - N ếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty. - Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho. BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố - Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn. - Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty. - Cách tính tổng giá trị hàng nhập: - Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền). Trong đó: Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ. Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ. Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ. Sltondk: số lượng tồn đầu k ỳ. Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ. b. Quy trình quản lý xuất hàng - Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng, phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào đó. - Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận hàng một số ngày quy định. - Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng. - Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng t ồn vượt dưới mức tồn tối thiểu. - Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền. - Cách tính tổng giá trị hàng xuất: Tổng giá trị = ∑ số lượng nhập * đơn giá nhập haptkSSltondk TgnhaptkTgtondk dgbqck ln+ + = Tổng giá trị = ∑ số lượng xuất * đơn giá xuất Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố c. Thống kê. - Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hố trong tháng theo mẫu đã định. - Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì phải báo cáo tình hình hàng hố của từng loại, từng kho, tình hình công nợ. 4. Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh a. Mẫu phiếu đặt hàng Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và khách đặt hàng. Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất CÔNG TY CN CB THỰC PHẨM QUỐC TẾ CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG Điện thoại: 834223 Fax: 834225 E-mail: PHIẾU ĐẶT HÀNG (Không có giá trị thanh toán) INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD. NHA TRANG BRANCH Họ và tên khách hàng: …………………………………………………… Tel: …………. Địa chỉ: …………… Đường: ………………… Phường: ……………… Quận: ………… MS thuế: …………… Giao hàng: ……………giờ, ngày …… tháng………năm……… Người nhận đặt hàng: ……………………………………………… Đặt hàng TEL: STT MẶT HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TỔNG CỘNG LƯU Ý: * Phươn g thức thanh tốn: Tiền mặt: Trả chậm: ………………………ngày. Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố b. Mẫu phiếu nhập kho Đơn vị : ………………… Địa chỉ : ………………… PHIẾU NHẬP KHO Số …… Ngày … tháng …. Năm ……. Mẫu số : 01 – VT Ban hành theo QĐ số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính - Họ và tên người giao hàng: …………………………………………………………… - Theo …………………… số……………… ngày ……… tháng…………năm…… Của ……………………………………………………………………………………… Nhập tại kho : …………………………………………………………………………… STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (SẢN PHẨM, HÀNG HỐ) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 CỘNG x x x x x ngày …… tháng …… năm …. THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố c. Mẫu phiếu xuất kho Đơn vị : ………………… Địa chỉ : … .…………… PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng …. Năm ……. Số : ………… Nợ:……………………… . Có: … …………………… Họ và tên người nhận hàng: …………………………………………………………… Địa chỉ (bộ phận): ……………………………………………………………………… Lý do xuất kho: ………………………………………………………………………… Xuất tại kho: …………………………………………………………………………… STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (Sản phẩm hàng hố) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 CỘNG: Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ……………………………………………………… Xuất, ngày …… tháng …… năm …… Phụ trách bộ phận Phụ trách kế tốn Người nhận Thủ kho Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố d. Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang. II. PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN 1. Phân tích Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hang), Hàng hố, Kho. a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau: - Họ khách hàng - Tên khách hàng - Tên giao dịch - Địa chỉ - Số điện thoại OFFICIAL RECEIPT PHIẾU THU Date: ……/ …… / ……… CREDIT TÀI KHOẢN GHI CÓ ………………… RECEIVED FORM M/S Nhận của …………………………………………… ………………………………… POST Bộ phận công tác ………………………………………………………………………… BEING Về khoản: ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………. AMOUNT (IN WORDS) Số tiền ………………… ………………… đồng (bằng chữ) ………………………… ……………………………………………………………………………………………. ENCLOSE DOCUMENTS Kèm theo ……………………………………………………. Chứng từ gốc Date: …… / ……… / ………… THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TỐN TRƯỞNG KT THANH TỐN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ NHA TRANG BRANCH CHI NHÁNH TP.NHA TRANG MST: 360024563.1.004.1 No Số …… Mẫu số 3 - TM Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố - Số fax - Số tài khoản ngân hàng Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm: + Số nhà + Đường + Huyện + Tỉnh + Thành phố + Quốc gia b. Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau: - Tên mặt hàng - Nhóm hàng - Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất) - Đơn vị tính - Số lượng tồn tối thiểu - Số lượng tồn tối đa c. Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau: - Tên kho - Địa chỉ kho - Điện thoại kho - Số fax - Thủ kho 2. Lập dự án Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu, tôi đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: C ần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách hàng, hàng hố, kho, các hố đơn chứng từ, cũng như khả năng tính tốn, chọn lọc thống kê và in ấn các thông tin. Phải đảm bảo độ chính xác, an tồn và tin cậy cao. 3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống Dữ liệu vào : - Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể. - Các thông tin về hàng hố: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số lượng tồn tối đa. - Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho. Dữ liệu ra: - Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng - Danh sách chi tiết về các mặt hàng - Danh sách chi tiết về các kho hàng - In ra danh sách các đơn đặt hàng. - In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng. - In ra các phiếu thanh tốn. Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố - Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và số lượng hàng tồn ton cuối kỳ. - Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu. In ấn các hố đơn chứng từ. Chức năng trung tâm: - Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh tốn và tính tốn giá trị hàng hố. - Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hố đơn chứng từ liên quan đến việc xuất/ nhập hàng, hàng hố, kho hàng và khách hàng. Chức năng của nhà quản lý như: + Lập đơn đặt hàng, + Lập phiếu xuất/ nhập hàng, + Lập phiếu thanh tốn, + Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh. CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀø THIẾT KẾ HỆ THỐNG [...]... - Mã DDH - Mã hàng - Số lượng DH - Đơn giá DH Quản lý phiếu nhập xuất hàng : - Mà PNXH - Mã DDH - Mã kho - Ngày NXH - Ngày HTT - Ngày lập PNX Quản lý dòng phiếu nhập xuất hàng : - Mà PNXH - Mã hàng - Số lượng NXH - Đơn giá NXH Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập • Quản lý phiếu thanh tốn : - Mã PTT - Mã PNXH - Ngày TT - Số tiền • Quản lý đường... hố • • • • • • Đề tài: Quản lý xuất nhập - Số nhà KH - DT khách hàng - Fax KH - Tài khoản - ST nợ có thể - Mã huyện - Mã đường - Mã NH Mặt hàng : - Mã hàng - Tên hàng - SL tồn TT - SL tồn TD - Mã HSX - Mã DVT - Mã nhóm Quản lý kho : - Mã kho - Tên kho - DT kho - Fax kho - Số nhà kho - Thủ kho - Mã đường Quản lý đơn đặt hàng : - Mã DDH - Mã KH - Ngày DH - Hạn ngày giao Dòng đơn... : - Mã đường - Tên đường • Quản lý ngân hàng : - Mã NH - Tên NH • Quản lý huyện : - Mã huyện - Tên huyện - Mã tỉnh • Quản lý tỉnh : - Mã tỉnh - Tên tỉnh - Mã nước • Quản lý nước : - Mã nước - Tên nước • Quản lý hãng sản xuất : - Mã HSX - Tên HSX - Mã nước • Quản lý đơn vị tính : - Mã DVT - Tên DVT • Quản lý nhóm hàng : - Mã nhóm - Tên nhóm... chối BAN QUẢN LÝ Thống kê Báo cáo Hoá NHÀ CUNG CẤP Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập 2 Bểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Danh mục hàng Thông tin về hàng Thông tin về hàng Đơn đặt hàng Từ chối NHÀ CUNG Đơn đặt hàng Quản lý nhập hàng Quản lý xuất hàng Phiếu N/X Từ chối KHÁCH Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh a Chức năng quản lý nhập hàng... xuất) - Đơn vị tính - Số lượng tồn tối thiểu - Số lượng tồn tối đa c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau: - Mã kho - Tên kho - Địa chỉ kho - Điện thoại kho - Số fax - Thủ kho d Quản lý đơn đặt hàng: - Mã đơn đặt hàng - Số lượng đặt hàng - Đơn giá đặt hàng - Ngày giao e Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng) - Mà phiếu nhập xuất. .. phiếu nhập xuất hàng - Số lượng nhập xuất hàng - Đơn giá nhập xuất hàng - Ngày nhập xuất hàng - Ngày hẹn trả tiền f Quản lý phiếu thanh tốn: - Mã phiếu thanh tốn - Ngày thanh tốn - Số tiền g Quản lý ngân hàng: - Mã ngân hàng - Tên ngân hàng 2 Các chức năng của hệ thống • Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố - Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên hàng,... hàng - Họ khách hàng - Tên khách hàng - Tên giao dịch - Địa chỉ - Số điện thoại - Số fax - Số tài khoản ngân hàng • Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm: + Số nhà + Đường + Huyện + Tỉnh + Thành phố + Quốc gia Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập b Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau: - Mã mặt hàng - Tên mặt hàng - Nhóm hàng - Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất) ... được chia nhỏ ra và được trình bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một cách chi tiết hơn III SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG 1 Sơ đồ phân rã tổng thể HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG QUẢN LÝ NHẬP HÀNG QUẢN LÝ XUẤT HÀNG THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO TÌM KIẾM 2 Sơ đồ chức năng chi tiết a Chức năng quản lý nhập hàng QUẢN LÝ NHẬP HÀNG CHỌN NHÀ CUNG CẤP THÍCH HỢP GHI... tiến hành thu tiền bán hàng c Chức năng thống kê và báo cáo THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO THỐNG KÊ HÀNG NHẬP THỐNG KÊ HÀNG XUẤT THỐNG KÊ HÀNG TỒN THỐNG KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT Giải thích các chức năng: - Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hố nhập về theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý - Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hố xuất bán theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý - Thống kê hàng tồn:... bán hàng - Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng - Giải quyết xuất hàng: Lập các hố đơn chứng từ xuất hàng, tiến hành xuất hàng cho khách mua hàng - Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng Đồ án tốt nghiệp hàng hố - Đề tài: Quản lý xuất nhập Thanh tốn: Sau khi giải quyết xuất . Đồ án tốt nghiệp Quản lý xuất nhập - Khảo sát và phân tích hiện trạng Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH. hàng - Đơn giá đặt hàng - Ngày giao e. Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng) - Mà phiếu nhập xuất hàng - Số lượng nhập xuất hàng - Đơn