Đồ án tốt nghiệp: Quản lý thông báo và công văn

MỤC LỤC 1 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3 DANH MỤC HÌNH ẢNH 4 DANH MỤC BẢNG 6 MỞ ĐẦU 8 Chương 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 9 1.1. Yêu cầu hệ thống 9 1.2. Cơ cấu tổ chức: 11 1.3. Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống 12 1.4. Một số mẫu biểu: 19 1.5. Kết luận chương 1 21 Chương 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 22 2.1. Phân tích hệ thống về chức năng 22 2.1.1. Sơ đồ phân rã chức năng 22 2.1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu: 23 2.2. Phân tích hệ thống về dữ liệu 28 2.2.1 Xác định thực thể và kiểu liên kết: 28 2.2.2. Vẽ các mô hình dữ liệu và chuẩn hóa: 36 2.2.3. Đặc tả các bảng dữ liệu: 50 2.3. Kết luận chương 2 63 Chương 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 64 3.1. Thiết kế chức năng 64 3.2. Thiết kế dữ liệu 68 3.3. Thiết kế chương trình 95 3.3.1. Thiết kế kiểm soát 95 3.3.2. Thiết kế hệ thống kiến trúc mức cao 96 3.3.3. Thiết kế giao diện 97 3.3.4. Kết luận chương 3 109 KẾT LUẬN 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO 111

1 MỤC LỤC 2 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Thuật ngữ viết tắt Thuật ngữ gốc CV Công văn TB Thông báo VB Văn bản QL Quản lý 3 DANH MỤC HÌNH ẢNH 4 DANH MỤC BẢNG 5 MỞ ĐẦU Trong sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thế giới, có thể nói ngành công nghệ thông tin phát triển với tốc độ nhanh nhất và ngày càng thể hiện vai trò to lớn, hết sức quan trọng đối với toàn bộ đời sống con người. Hầu hết các lĩnh vực trong xã hội đều ứng dụng công nghệ thông tin, nhiều phần mềm đã mang lại hiệu quả không thể phủ nhận. Song thực tiễn luôn đặt ra những yêu cầu mới đòi hỏi ngành công nghệ thông tin không ngừng phát triển để thoả mãn và đáp ứng những thay đổi của cuộc sống. Trước thực tế trên đòi hỏi phải có sự biến đổi trong công tác quản lý nhằm tin học hoá vào quản lý thay cho sổ sách để làm tăng tính thuận tiện và khả năng lưu trữ dữ liệu, những phần mềm quản lý hệ thống ra đời đã giúp cho người sử dụng dễ dàng hơn và ít tốn công sức hơn khi thực hiện thủ công. Trước thực tế đó hàng loạt những phần mềm hỗ trợ công tác quản lý ra đời như: Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương, quản lý bán hàng, quản lý bệnh viện….Bên cạnh đó hệ thống "Quản lý thông báo và công văn" là hệ thống phức tạp và có tính cấp thiết cao. Với lý do tính cấp thiết ra đời và ý nghĩa to lớn của hệ thống em lựa chọn đề tài xây dựng phân hệ quản lý công văn, thông báo gắn với hoạt động của hệ thống quản lý và điều hành đào tạo của khoa Công nghệ Thông tin - Học viện Kỹ thuật Quân sự với tên đề tài “Phân hệ thông báo, công văn trong hệ thống quản lý và điều hành đào tạo”. Để có thể hoàn thành được đồ án tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin và đặc biệt là thầy giáo ThS. Nguyễn Mậu Uyên - người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ và chỉ bảo tận tình em trong suốt thời gian làm đồ án tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! 6 Chương 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1. Yêu cầu hệ thống Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển hiện nay, việc tin học hóa các quá trình quản lí là yêu cầu rất cần thiết. Đối với các đơn vị có lượng công văn (CV), văn bản (VB) lưu thông thường xuyên như các trường đại học, cơ quan ví dụ tại Học viện Kỹ thuật Quân sự thì việc áp dụng tin học vào quá trình quản lý thông báo (TB), công văn thể hiện bước tiến lớn trong việc áp dụng tin học hóa tạo sự thuận lợi, chuyên nghiệp, tiết kiệm và có tính mở hơn. Xây dựng hệ thống quản lý thông báo, công văn nhằm mục đích sau: - Ứng dụng tin học hóa quá trình quản lý lưu trữ xây dựng kho văn bản điện tử, tìm kiếm và xử lý thông báo, công văn trong đơn vị trên hệ thống mạng nội bộ hoặc qua Internet đem lại hiệu quả. - Hỗ trợ Ban giám đốc quản lý quá trình luân chuyển công văn, thông báo trong đơn vị, đánh giá kết quả xử lý công việc của các phòng ban. - Hỗ trợ bộ phận văn phòng, bảo mật trong quá trình làm việc, lưu trữ và kiểm soát các công văn một cách khoa học. - Mọi quá trình thực hiện việc xử lý công văn, công việc đều được hệ thống máy tính ghi nhận nên từng bộ phận sẽ có biện pháp thích hợp để điều chỉnh, phân phối các hoạt động của các phòng ban chức năng. - Tạo dựng môi trường trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan, giữa lãnh đạo với các đơn vị, các nhân viên, giảng viên và giữa các đơn vị, giữa Ban Giám đốc, Văn phòng với các phòng ban trong cơ quan. - Thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng, hỗ trợ công tác phân phối và quản lý các hoạt động hàng ngày; quản lý và theo dõi các CV, tài liệu, CV đi và đến; quy trình tiếp nhận, giải quyết CV đến và ban hành CV đi; cung cấp thông tin phục vụ phân phối, giao xử lý; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin phản hồi, xét duyệt quá trình xử lý. - Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và 7 sử dụng thông tin điện tử, cùng với việc nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, giảng viên, cán bộ với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, góp phần thực hiện cải cách hành chính. - Trọng tâm, Hệ thống nhằm mục đích phục vụ và quản lý với chất lượng và hiệu quả cao các nội dung: + Tiếp nhận và phân phối CV đến. + Quản lý, giải quyết CV đến. + Soạn thảo, tạo lập CV đi. + Ban hành CV đi. + Ban hành và xử lý các công văn nội bộ. + Hỗ trợ công tác lưu trữ, tổng hợp danh sách. + Cung cấp thông tin phục vụ điều hành tác nghiệp. + Ban hành và quản lý các thông báo + Thực hiện trao đổi thông tin trong suốt quá trình thực hiện, giải quyết thông báo, công văn. Để có thể xây dựng hệ thống thực hiện các mục đích trên, đảm bảo quá trình quản lý thông báo, công văn được tiện lợi, phục vụ cho cả ban lãnh đạo, văn thư và nhân viên chuyên môn thì hệ thống phải đảm bảo thực hiện được các yêu cầu: - Quản lý danh sách các công văn đến - Quản lý danh sách công văn phát hành - Quản lý danh sách công văn nội bộ - Quản lý các thông báo và thực hiện thông báo - Quản lý quá trình xử lý công văn tùy thuộc theo trạng thái của nó: công văn chỉ cần đọc để biết thông tin không cần xử lý, công văn đã đọc cần có kế hoạch xử lý, công văn đang xử lý cần quản lý được công văn đó thuộc trách nhiệm của phòng ban nào và các kế hoạch để tiếp tục xử lý, nhắc nhở, đôn đốc khi cần thiết, công văn đã thực hiện xong cần có báo cáo, thống kê. 8 1.2. Cơ cấu tổ chức: Trong hệ thống quản lý thông báo, công văn bao gồm 3 bộ phận chính và chức năng của từng bộ phận như sau: - Ban lãnh đạo- Bao gồm lãnh đạo ban giám đốc Học viện và lãnh đạo các khoa, đơn vị, phòng ban: ban hành, kiểm duyệt các thông báo, công văn, có thể phân xử lý công văn tới tận cấp chuyên viên của đơn vị mình để thực hiện xử lý công văn, xét duyệt và điều hành, đôn đốc hoạt động. - Bộ phận văn phòng trong đó có Ban bảo mật: Tiếp nhận công văn, thông báo, thực hiện nhập thông tin vào lưu trữ trong hệ thống và chuyển tiếp cho bộ phận văn phòng phụ trách phân công xử lý. Bộ phận văn phòng tiếp nhận các công văn, thông báo, xin ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo từng cấp có liên quan, thực hiện phân công tới các phòng ban liên quan để xử lý. Tiếp nhận đăng ký phát hành công văn, thông báo, xin ý kiến chỉ đạo và cấp số phát hành, thực hiện phát hành công văn, thông báo và theo dõi phân công xử lý công văn, thông báo cập nhật trạng thái xử lý và trạng thái xét duyệt vào hệ thống. Báo cáo, tổng hợp với cấp lãnh đạo. - Bộ phận chuyên viên của khoa, phòng ban chuyên môn: tiếp nhận thông báo, công văn, thực hiện giải quyết theo yêu cầu. Có những thông báo, công văn chỉ yêu cầu xem thì sau khi xem cập nhật lại trạng thái của thông báo, hoặc những công văn cần phối hợp xử lý thì xin ý kiến lãnh đạo và phân công đến những cấp thấp hơn và chỉ đích danh chuyên viên xử lý cuối cùng. Ở mỗi giai đoạn đều phải xử lý quyết định trạng thái của công văn để tiện cho việc theo dõi quá trình luân chuyển, giải quyết công văn. Với mỗi công văn được phân phát cần chỉ rõ cấp quyết định xét duyệt trạng thái xử lý công văn để biết giai đoạn kết thúc quá trình xử lý. Sau khi thực hiện phải có báo cáo, thống kê. Mô hình cơ cấu tổ chức: 9 Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức 1.3. Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống Mô hình hoạt động tổng thể của hệ thống: • Quy trình quản lý công văn đến:  Tiếp nhận và phân phối công văn đến: Công văn gửi đến có thể là của cá nhân hoặc đơn vị, tổ chức. Khi nhận được công văn, Ban bảo mật thực hiện kiểm tra tình trạng công văn. Trường hợp công văn gửi sai địa chỉ thì thực hiện gửi trả lại nơi gửi. Còn lại, ban bảo mật thực hiện nhập thông tin công văn, bổ sung thông tin vào sổ công văn để lưu trữ kho điện tử, phục vụ cho việc quản lý phân công, xử lý. Sau đó, công văn đến được chuyển cho văn phòng để xem xét phân phối tới các khoa, phòng ban, đơn vị có trách nhiệm xử lý. Những CV đến theo đường bưu điện, Fax: được luân chuyển và lưu trữ ở dạng giấy tờ, lưu thông tin CV trên sổ Công văn để tiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra tình trạng xử lý, một số CV quan trọng được văn phòng cập nhật hoặc scanner vào hệ thống. Những CV đến qua đường truyền mạng như E-mail: được trực tiếp đưa vào hệ thống cùng với các thông tin quản lý CV trong sổ Công văn. Kết quả của công đoạn này là các công văn (phục vụ cho việc khai thác thông tin sau này), các file đính kèm CV gốc được cập nhật và lưu vào hệ thống, thông 10 tin yêu cầu giải quyết được gửi tới máy trạm của các đơn vị, khoa, phòng ban xử lý chính và tham gia phối hợp giải quyết. Mỗi giai đoạn luân chuyển đều phải cập nhật trạng thái để kiểm soát được tình hình xử lý công văn. Cong van den CV tra lai Tiep nhan cong van Hop le No Nhap so hieu CV (CVDEN) Yes Dich danh Nhan lai cong van va y kien chi dao Phan phoi va cap nhat trang thai cong van Nhan cong van de phan xu ly Xem xet phan phoi va cho y kien giai quyet No Nhan CV Yes Xem xet xu ly Khoa/Phong ban/ chuyen v ienBan lanh daoVan phongBan bao matCo quan ngoai Hình 1.2. Sơ đồ hoạt động tiếp nhận công văn đến  Giải quyết công văn đến: - Giải quyết CV đến thường có các hình thức sau: + Nhận để biết (và triển khai). + Sao lưu và gửi. + Giải quyết CV có soạn thảo CV đi. + Giải quyết CV như là giải quyết một vụ việc … Nhận văn bản (để biết), sao lưu và gửi: Có những loại CV sau khi tiếp nhận xong không cần phải giải quyết, chỉ cần sao, lưu và chuyển đến các địa chỉ liên quan. Qui trình giải quyết kết thúc ngay [...]... 1 Quản lý nhân viên 2 Quản lý phòng ban 3 Quản lý phân quyền người dùng 4 Quản lý danh sách công văn lưu hành 5 Quản lý phân xử lý công văn 6 Quản lý quá trình xử lý, xét duyệt CV 7 Tìm kiếm, tổng hợp danh sách CV 8 Quản lý danh sách thông báo 9 Quản lý phân công thông báo 10 Quản lý thực hiện thông báo 11.Tìm kiếm, tổng hợp danh sách TB Kí hiệu sử dụng: Vẽ sơ đồ: Quản trị hệ thống Phân hệ quản lý thông. .. quản lý thông báo, công văn Quản lý Công văn Quản lý thông báo 19 Hình 2.1 Hình sơ đồ phân rã chức năng Hệ thống quản lý và điều hành đào tạo đang được thực thi trong thực tế, phạm vi đồ án phân hệ quản lý công văn, thông báo chỉ tập trung phân tích, xây dựng module quản lý công văn, quản lý thông báo, còn module quản trị hệ thống đã được xây dựng, nội dung đồ án chỉ liệt kê mặt chức năng và dữ liệu của... hiện công việc Công văn này lưu trữ vào sổ công văn để bộ phận văn phòng thực hiện phân công công văn tới các phòng ban liên quan và quản lý quá trình xử lý tương tự như xử lý với các công văn đến • Quản lý các thông báo: Ban lãnh đạo chỉ định soạn thảo các thông báo để đưa các yêu cầu, nhắc nhở tới cấp dưới Các dạng thông báo có thể là thông báo các công tác nghiệp vụ gắn với công tác đào tạo: thông báo. .. ngày… tháng… năm … Nơi nhận: GIÁM ĐỐC (Đã ký) Hình 1.6 Mẫu biểu công văn, thông báo cấp học viện 16 Công văn, thông báo của phòng ban H HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ NAM PHÒNG ĐÀO TẠO Số: … /… … CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày …tháng… năm KT... Sơ đồ hoạt động theo dõi xử lý, phản hồi, xét duyệt công văn • Quản lý công văn nội bộ: Công văn nội bộ là những công văn được sử dụng trong nội bộ cơ quan, đơn vị, do chính đơn vị đó phát hành Với mỗi công văn cần xác định công văn đó có phạm vi cấp học viện hay cấp đơn vị, phòng ban Công văn nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với công văn đi và công văn đến Các phòng ban cần soạn thảo công văn. .. tác nghiệp vụ gắn với công tác đào tạo: thông báo lịch dạy, thông báo yêu cầu nhập điểm giảng dạy, các thông báo liên quan khác Các thông báo cần chỉ định cấp phát hành Cần quản lý danh sách trạng thái các thông báo đã gửi đi chưa và bên nhận đã đọc thông báo chưa 1.4 Một số mẫu biểu: 1.4.1 Mẫu biểu thể thức công văn, thông báo Công văn, thông báo của học viện BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT... trữ thông tin về các tệp đính kèm với công văn để lưu trữ nội dung công văn hoặc những hướng dẫn, chỉ thị khi xử lý công văn - Các thông tin thuộc tính về tệp đính kèm công văn gồm: code, name, documentcode, filename, theorder, draft - Lưu trữ thông tin về lịch sử các lần phản hồi công văn để lưu lại, theo dõi quá trình phản hồi xử lý các công văn - Các thông tin thuộc tính về lịch sử phản hồi công văn. .. trình Quản trị hệ thống Hình 2.4 Mô hình DFD mức dưới đỉnh tiến trình Quản trị hệ thống” • DFD mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý công văn 24 Hình 2.5 Mô hình DFD mức dưới đỉnh tiến trình Quản lý công văn • DFD mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý thông báo 25 Hình 2.6 Mô hình DFD mức dưới đỉnh tiến trình Quản lý thông báo 2.2 2.2.1 Phân tích hệ thống về dữ liệu Xác định thực thể và kiểu... năng chuyển đổi trạng thái thông tin xử lý công văn, còn các chuyên viên đồng xử lý chỉ theo dõi xử lý và đưa các ý kiến phản hồi phối hợp mà không được thay đổi trạng thái xử lý - Nhân viên lập báo cáo với lãnh đạo công việc giải quyết và soạn thảo CV kết luận (giải quyết công việc) - Lãnh đạo xét duyệt Quá trình giải quyết CV này được quản lý và thực hiện trên mạng: Từ thông tin yêu cầu giải quyết... trữ thông tin theo dõi về lịch sử các lần phê duyệt thông báo được soạn thảo để đảm bảo phù hợp cả về nội dung và thể thức - Các thông tin thuộc tính về lịch sử phê duyệt thông báo gồm: code, name, informationcode, approvestaffcode, approvecontent, approvetime, status - Lưu trữ thông tin phân công quy trình xử lý thông báo trong hệ thống - Các thông tin thuộc tính về phân công quy trình xử lý thông báo . phát hành. Soan du thao CV xin y kien chi dao Hoan chinh Lam lai No Hoan thien CV: noi dung, the thuc Xet duyet noi dung Duyet phat hanh, chi dinh cap phat hanh Xet duyet lai va chuyen cho. ho so theo doi xet duyet CV Bao cao ket qua thuc hien voi lanh dao Nhan CV va trien khai thuc hien Sau moi giai doan thuc hien cap nhat phan hoi CV Cac VB bao cao, yeu cau neu co Chuyen v. thống "Quản lý thông báo và công văn" là hệ thống phức tạp và có tính cấp thi t cao. Với lý do tính cấp thi t ra đời và ý nghĩa to lớn của hệ thống em lựa chọn đề tài xây dựng phân hệ