68 phương pháp ra quyết định thông minh - Kỹ năng giải quyết vấn đề trong kinh doanh: Phần 2

Xuyên suốt tác phẩm, Cotton nói về “các vấn đề trong doanh nghiệp” như một khái niệm nền tảng cho mọi tổ chức. Bất kể bạn làm việc trong lĩnh vực công, tư nhân, từ thiện, doanh nghiệp xã hội hay tổ chức tình nguyện… bạn đều có thể áp dụng linh hoạt các phương pháp được miêu tả trong sách thông qua các hướng dẫn và ví dụ cụ thể. Mời các bạn cùng tham khảo.

Phần PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ DÀNH CHO NHĨM LỚN CƠNG CỤ 52 MẨU GIẤY CỦA CRAWFORD CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ? M ẩu giấy Crawford sáng tạo Tiến sĩ C.C Crawford từ Đại học Nam California vào năm 1920 đặt theo tên ơng Có lẽ phương pháp gợi trí tưởng tượng nhất, người tham gia viết ý tưởng họ lên mẩu giấy nhỏ KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Khi bị giới hạn mặt thời gian, bạn cần thật nhiều ý tưởng có thời gian để thảo luận ■ Khi người khơng sẵn lịng phát biểu trước nhóm Phương pháp đặc biệt hữu hiệu cho tổ chức cộng đồng có nhiều người dè dặt thích hình thức đóng góp ẩn danh BẠN CẦN GÌ? ■ Giấy (hoặc giấy ghi chú) bút SỬ DỤNG THẾ NÀO? http://tieulun.hopto.org Phát mẩu giấy nhỏ giấy ghi cho người tham gia Đề nghị họ ghi ý tưởng chủ đề thảo luận, ý tưởng viết mẩu giấy Các đóng góp thực theo cách ẩn danh Bạn tự nguyện tóm tắt lại phản hồi sau kiện diễn (điều khuyến khích người tham gia) Thu thập mẩu giấy bạn nhận thấy người tham gia tưởng Bên kiện, đối chiếu xếp câu trả lời dựa theo chủ đề chủ đề phụ Sau kiện, gửi tổng hợp ý tưởng với thư cảm ơn tới người tham gia NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Phương pháp gây chán nản cho người thích thảo luận sơi người có ý tưởng cảm thấy chán phải chờ người khác viết xong ý tưởng họ THAM KHẢO Dettmer, H.W (2003) Brainpower Networking Using the Crawford Slip Method Bloomington: Trafford CÔNG CỤ 53 THỦ TỤC CHARRETTE CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Một vài nhóm nhỏ tổng hợp giải pháp cho vấn đề Quá trình hướng dẫn “người ghi chép” có vai trị di chuyển tới nhóm sau khoảng thời gian định tiếp tục q trình Sau vài lần lặp lại thế, người ghi chép tập hợp trình bày http://tieulun.hopto.org ý tưởng họ “Charrette” từ tiếng Pháp cho xe thồ Người ta cho vào kỷ 19, xe thồ có nhiệm vụ thu thập mơ hình tỷ lệ làm sinh viên kiến trúc École des Beaux-Arts1 Paris Những sinh viên làm việc chăm đến tận phút cuối để khơng bị lỡ hạn chót xe thồ đến Phong cách làm việc gọi làm việc en charrette Học viện Mĩ thuật KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Để lập kế hoạch chiến lược ■ Để thiết kế máy tổ chức ■ Để thảo luận vấn đề/quyết định/… gây ảnh hưởng đến tất phịng ban BẠN CẦN GÌ? ■ Một khơng gian làm việc lớn ■ Bảng lật bút bảng SỬ DỤNG THẾ NÀO? Thống vấn đề cần thảo luận (nên thảo luận chủ đề nhỏ thuộc ý tưởng lớn hơn) Chia nhóm thành nhóm nhỏ với tối đa bảy người nhóm, cộng thêm người ghi chép (người đồng thời người hướng dẫn cho nhóm nhỏ) Chỉ định vấn đề cho nhóm Mỗi nhóm tổng hợp thơng tin vấn đề nhóm Người ghi chép điều phối ghi lại toàn ý tưởng http://tieulun.hopto.org Tại thời điểm/tín hiệu định, người ghi chép di chuyển sang nhóm Người ghi chép xem xét vấn đề/phản hồi nhóm Các nhóm bắt đầu tổng hợp thơng tin xung quanh ý tưởng mới, tiếp tục xây dựng ý kiến dựa ý tưởng trước Lặp lại từ bước đến bước nhóm thảo luận hết tất vấn đề 10 Cho phép nhóm/người ghi chép có thời gian để tổng hợp ý tưởng thành chủ đề phần nhỏ chủ đề 11 Trong buổi thảo luận tồn nhóm, đề nghị người ghi chép trình bày ý tưởng từ nhóm họ Có thể bạn cần xếp hạng ý tưởng NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Phần lớn thành công phương pháp phương pháp dành cho nhóm lớn khác nhờ vào việc lên kế hoạch Hãy lập kế hoạch trước cho kiện gửi hướng dẫn dễ hiểu mục đích, thời gian, yêu cầu, kỳ vọng lợi ích buổi họp cho người tham gia CÔNG CỤ 54 NGƠI SAO LAN TỎA CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Giống Các câu hỏi khó (xem Cơng cụ 2), Ngơi lan tỏa hoạt động nhóm giúp đảm bảo ta đặt câu hỏi hợp lý trước bắt đầu khám phá giải pháp Thơng thường, câu hỏi dường ngớ ngẩn mở loạt câu hỏi Khi phương pháp Ngôi lan tỏa sử dụng hiệu quả, người đặt câu hỏi nhận họ có nhiều việc phải làm (trước bắt đầu cố gắng tìm giải pháp), vấn đề phức tạp so với họ nghĩ http://tieulun.hopto.org KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Trước cố gắng tìm giải pháp cho vấn đề phức tạp bao gồm nhiều vấn đề nhỏ bên BẠN CẦN GÌ? ■ Giấy viết bảng bút bảng, giấy bút (dựa số lượng người tham gia) SỬ DỤNG THẾ NÀO? Bạn dùng phương pháp cho cá nhân, vui hiệu thực với nhiều nhóm nhỏ gồm khoảng bốn người nhóm Vẽ ngơi sáu cánh tờ giấy - bạn chọn dùng loại giấy văn phịng thơng thường tờ giấy viết bảng (cho nhóm lớn hơn) Ghi vào cánh từ để hỏi: Ai? Cái gì? Ở đâu? Tại sao? Khi nào? Như nào? http://tieulun.hopto.org Tổng hợp câu hỏi chủ đề này, sử dụng từ để hỏi ghi cánh Tạo nhiều câu hỏi liên quan tốt Đừng cố gắng trả lời câu hỏi Ở giai đoạn bạn cần tìm câu hỏi mà thơi Viết câu hỏi vị trí tỏa từ đỉnh ngơi Nếu có vài nhóm tham gia, đề nghị nhóm đọc câu hỏi họ lên (các câu hỏi bắt đầu từ để hỏi định), sau đề nghị nhóm khác bổ sung thêm câu hỏi mà nhóm chưa có Chuyển qua nhóm để họ đọc câu hỏi (được đặt với từ để hỏi khác) nhóm khác bổ sung câu hỏi vào Lặp lại bước với từ để hỏi Thu thập biểu đồ Ngôi lan tỏa Sau buổi họp, đối chiếu câu hỏi phát chúng cho người tham gia CÁC DẠNG KHÁC ■ Bạn tạo nhiều câu hỏi (bằng cách sử dụng câu hỏi để thúc đẩy việc tạo câu hỏi mới) ■ Chia nhóm lớn thành nhiều nhóm nhỏ Bạn cho nhóm khám phá vấn đề giống nhau, đưa cho nhóm nhỏ vấn đề khác (hay khía cạnh khác vấn đề), sau đề nghị họ chia sẻ câu hỏi thảo luận tồn nhóm http://tieulun.hopto.org NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Trong nhóm người ln có thành phần “biết tuốt” cố gắng gạt bỏ câu hỏi mà họ cho hiển nhiên Hãy làm rõ từ đầu câu hỏi có câu trả lời rõ ràng hay chưa, ta nên viết lên giấy Mục đích tạo danh sách đầy đủ câu hỏi liên quan, việc nắm bắt tất câu hỏi quan trọng, câu hỏi sinh câu hỏi Khuyến khích người tham gia bổ sung câu hỏi vào tờ giấy họ họ nghĩ chúng, nhanh tốt Thay cố gắng khai thác cạn kiệt câu hỏi “Ai?” trước chuyển sang câu hỏi “Cái gì?”, họ nên đưa câu hỏi xuất đầu họ để chắn khơng bị câu hỏi Họ thường xuyên xem lại từ để hỏi họ muốn CÔNG CỤ 55 KHÔNG GIAN MỞ CÔNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Khơng gian mở phương pháp giải vấn đề theo cách tập thể quy mơ lớn, nhóm người tham gia tạo mục tiêu họ cách hiệu Các cá nhân dán vấn đề lên bảng thơng tin, http://tieulun.hopto.org sau tụ họp nhóm họp nhỏ để thảo luận vấn đề, người sở hữu vấn đề ghi chép ý tưởng Những người tham gia tự dạo qua nhóm họp nhỏ đề nghị đưa trợ giúp mình, sau tiếp tục di chuyển sang nhóm khác cảm thấy khơng cịn để đóng góp thêm KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Để lập kế hoạch chiến lược ■ Để thiết kế máy tổ chức ■ Để đưa định ảnh hưởng tới người phịng ban khác BẠN CẦN GÌ? ■ Xếp ghế thành vòng tròn cho người tham gia ■ Một số bảng thông báo địa điểm họp nhóm ■ Các khơng gian riêng phịng riêng dành cho nhóm họp nhỏ ■ Một tường trống để dán mục tiêu ■ Một tường trống để dán tin tức ■ Một tờ giấy để ghi chủ đề buổi họp ghi câu hỏi ■ Bút, bút chì, bút bảng SỬ DỤNG THẾ NÀO? Để nhóm xếp thành hình vịng trịn Phát giấy cho người tham gia Chào mừng người tham gia giải thích quy trình thực http://tieulun.hopto.org Khuyến khích người thoải mái viết lo ngại vấn đề cần giải lên giấy, sau vào vịng trịn cơng bố lo ngại cho nhóm Những người nói lên lo ngại gọi “người triệu tập” sau tuyên bố lo lắng mình, người dính tờ giấy họ lên tường “mục tiêu” địa điểm gặp mặt thời gian Lý tưởng nên chuẩn bị điều trước buổi họp, với áp phích nhỏ tường để liệt kê phịng/khu vực cho nhóm họp nhỏ, người triệu tập dán tờ giấy ghi lo ngại tên địa điểm, bổ sung thời gian bắt đầu vào Những người tham gia ghi lại thời gian địa điểm buổi họp họ thấy hứng thú Những người triệu tập bắt đầu buổi họp mình, có hứng thú tới tham gia Mỗi nhóm định người ghi chép để nắm bắt ý dán phần báo cáo họ lên “bức tường tin tức” Các báo cáo đối chiếu phản hồi buổi họp tồn nhóm Sau nghỉ, nhóm chuyển qua giai đoạn hội tụ ghép kế hoạch hành động vào ý kiến vừa nêu 10 Cả nhóm quay trở lại ngồi vòng tròn Những người tham gia mời chia sẻ nhận xét, hiểu biết hoạt động mà người nhóm thống sau trình vừa Nếu bạn nhận thấy tham gia nhóm họp nhỏ bạn khơng thể đóng góp học hỏi điều gì, thực Quy tắc đơi bàn chân di chuyển đến buổi họp khác mà bạn tin đóng góp điều CÁC NGUN TẮC CỦA KHÔNG GIAN MỞ Những người sáng tạo Không gian mở tin rằng: http://tieulun.hopto.org ■ Mọi người tham gia người phù hợp ■ Mọi thời điểm bắt đầu thời điểm thích hợp ■ Mọi chuyện xảy điều xảy ■ Khi kết thúc, nghĩa kết thúc hẳn Có số sai sót nguyên tắc Trên thực tế, có q thời gian để người phù hợp tham gia vào nhóm thảo luận nhỏ, cách tính tốn thời gian khơng phù hợp với tất người Hai nguyên tắc lại mang hàm ý trình kết khơng thể tránh khỏi, theo cách chúng ngược lại với cách nghĩ thơng thường NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Có nhiều thứ văn vẻ nghệ thuật tổ chức viết sách viết mạng Lưu ý người sáng tạo Không gian mở (và nhiều biện pháp khác giúp tạo điều kiện cho thảo luận nhóm lớn) sử dụng kiểu văn phong khiến bị nhà kinh doanh lý trí xa lánh Ví dụ, thu thập thơng tin miêu tả “thu hoạch”, người hướng dẫn mô tả “người chủ trì” việc lựa chọn di chuyển nhóm thảo luận người tham gia mô tả Quy tắc đôi bàn chân Với vài người, cách dùng từ xa Tuy nhiên, bạn vượt qua vấn đề ngôn ngữ, bạn thấy không gian mở phương pháp liên quan khác sở hữu cách thức, nguyên tắc tuyệt vời để tạo thuận lợi cho buổi họp quy mô lớn Việc người sáng tạo trình sử dụng kiểu văn phong mà vài người cho thuộc “Kỷ nguyên mới”, nghĩa bạn buộc phải sử dụng chúng Hãy cẩn thận đánh giá người tham gia sử dụng kiểu văn phong phù hợp với họ Mọi kiện lớn (và việc sử dụng phương pháp thực sự kiện lớn) đòi hỏi phải lập kế hoạch tỉ mỉ hướng dẫn tập trung, mạnh mẽ http://tieulun.hopto.org Các nhóm phải sáng tạo “phim tài liệu” vấn đề doanh nghiệp theo phong cách truyền hình phát thanh, bao gồm phần trình bày vấn đề, vấn giải pháp tiềm KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Để khám phá vấn đề doanh nghiệp cách sâu sắc sáng tạo BẠN CẦN GÌ? ■ Một không gian làm việc đủ rộng phép vài nhóm làm việc độc lập, phịng họp chung phòng họp nhỏ riêng cho đội SỬ DỤNG THẾ NÀO? Chia nhóm lớn thành nhóm nhỏ Chia vấn đề kinh doanh cho đội (những vấn đề hoàn toàn khác phần khác vấn đề) Đặt giới hạn thời gian cho đội để tạo “phim tài liệu” theo phong cách truyền hình phát thanh, cần khám phá vấn đề tìm giải pháp tiềm cho Mỗi đội trình chiếu “phim tài liệu” trước nhóm lớn (cần kết hợp thuyết trình lẫn vấn) http://tieulun.hopto.org Sau đó, bạn sử dụng phương pháp khác để đánh giá khám phá sâu giải pháp trình bày Hãy bầu chọn cho giải pháp nhóm giải pháp tốt (nếu có thể) NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý ■ Ban đầu, người tham gia thường nghi ngại hoạt động lo sợ họ trông thật ngốc (đây nỗi sợ hãi phổ biến trò chơi nhập vai) Khi đặt bối cảnh, giải thích điều quan trọng khơng phải diễn xuất khả nhập vai, mà đơn phương tiện để khám phá ý tưởng cách sâu sắc ■ Đồng thời, ý đến người thích thể lấn át nhóm nhỏ - người muốn đứng trung tâm sân khấu quên mục đích hoạt động CÔNG CỤ 68 LỜI THUYẾT PHỤC HỒN HẢO CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Đây q trình cạnh tranh, người tham gia làm việc theo nhóm đưa cho vấn đề để giải quyết, sau họ bảo vệ giải pháp trước ban chuyên gia có thẩm quyền để xác định giải pháp tốt Phương pháp dựa chương trình truyền hình Anh Drangon's Den (Hang Rồng), doanh nhân phải thuyết phục ban giám khảo nhà đầu tư giàu có nhằm giành tài trợ để phát triển quảng bá sản phẩm họ KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Khi vài nhóm nhỏ thử giải vấn đề, nhóm tin giải pháp họ tốt BẠN CẦN GÌ? ■ Giấy bút http://tieulun.hopto.org ■ Một phần quà nhỏ cho đội chiến thắng (không bắt buộc) SỬ DỤNG THẾ NÀO? Chỉ định ban hội thẩm gồm người có kinh nghiệm phân bổ lượng lớn tiền danh nghĩa cho người – khoảng 100.000 ( tùy đơn vị tiền tệ nước bạn) Mỗi nhóm nhỏ chuẩn bị giải pháp cho vấn đề kinh doanh cấp bách khác nhau, sau hai người từ nhóm bảo vệ giải pháp họ trước ban chuyên gia Đặt cho nhóm giới hạn thời gian để bảo vệ giải pháp (khoảng phút) Các chuyên gia đặt câu hỏi cho người trình bày giải pháp họ, sau phân bổ đồng tiền danh nghĩa cho ý tưởng dựa giá trị chúng, lựa chọn rút lui họ tin ý tưởng khơng có giá trị thực tế (nó khơng xứng đáng để theo đuổi) Vị chuyên gia từ chối đầu tư phải giải thích lý không đầu tư họ tuyên bố, “Tôi rút!” Các phương án “đầu tư” nhiều điểm thảo luận nhóm lớn Các phương pháp khác sử dụng để khám phá cách triển khai giải pháp thực tế CÁC DẠNG KHÁC Mỗi nhóm làm việc vấn đề kinh doanh trình bày giải pháp đề xuất họ cho chuyên gia Các chuyên gia phân bổ đồng tiền danh nghĩa (điểm) họ cho giải pháp Giải pháp đầu tư nhiều mang phát triển thực tế Tặng phần quà nhỏ cho đội “chiến thắng” NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Nhấn mạnh từ đầu rằng, mục đích hoạt động để tạo giải pháp khả thi để gây ấn tượng http://tieulun.hopto.org Phần CHIA SẺ VÀ TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP CHIA SẺ GIẢI PHÁP C ó nhiều nhóm người nhiệt tình tham gia trình sáng tạo để đề ý tưởng, giải pháp cho vấn đề cách làm việc tốt Nhưng điều xảy sau bạn có ý tưởng này? Làm cách bạn xác định phương án nên theo đuổi? Trong mục này, bạn tìm thấy: ■ Rất nhiều biện pháp thu thập (đôi mô tả “thu hoạch”) ý tưởng tạo từ buổi làm việc tập thể giải vấn đề ■ Các cách để xếp hạng ý tưởng bầu chọn cho chúng nhằm tìm giải pháp tốt để triển khai CÁC PHƯƠNG PHÁP CHIA SẺ VÀ “THU HOẠCH” Bạn dành thời gian để giải vấn đề thơng qua nhóm nhỏ, bạn đề nghị nhóm báo cáo lại buổi thảo luận toàn thể Sau vài cách để thu thập thông tin từ họ: ■ Một nhóm trình bày suy nghĩ mình, nhóm khác bổ sung thứ chưa nhóm nhắc đến Đây cách nhanh chóng để nhận phản hồi Hãy cẩn thận: nhóm tỏ chắn ý tưởng mình, nhóm khác cảm thấy họ phí thời gian, ý tưởng họ khơng lắng nghe ■ Mỗi nhóm trình bày điểm quan trọng/chủ chốt (“ý tưởng ưu tú http://tieulun.hopto.org nhất”) Đây cách hữu hiệu để khiến người cảm thấy họ có vai trị ngang trình Một điểm cần lưu ý: nhóm trình bày quan điểm mà nhóm khác chuẩn bị để trình bày, nhóm bắt đầu nói chuyện riêng (và phân tán tư tưởng) họ tranh luận quan điểm chủ chốt thứ hai nhóm họ khơng lắng nghe phần đóng góp nhóm khác ■ Các nhóm trình bày ý tưởng lên bảng Một người nhóm cạnh bảng nhóm di chuyển xung quanh bảng khác Khi người lại bảng trình bày cho nhóm tới Hãy thực việc thật nhanh chóng Nếu nhóm đưa quan điểm giống hoạt động di chuyển chán Phương pháp có hiệu nhóm làm việc vấn đề nhỏ thuộc chủ đề lớn ■ Các ý tưởng xếp xung quanh tường giống triển lãm nghệ thuật Các nhóm cá nhân dành thời gian xung quanh xem xét “vật trưng bày” trước thảo luận ý tưởng tốt ■ Các nhóm trình bày ba điều mà họ học/quyết định/kết luận Tương tự, tất người đến kết luận giống nhau, lặp lại gây nhàm chán Tuy nhiên, bạn đề nghị nhóm tuyên bố ý kiến khác với nhóm cịn lại, vài nhóm tranh luận điều họ nói lúc nhóm khác trình bày quan điểm ■ Một người từ đội có 60 giây để tổng hợp ý tưởng nhóm Phương pháp biến tấu bắt nguồn từ trò chơi lâu đời sóng phát BBC tên Just a Minute (Chỉ phút thơi), thí sinh buộc phải phát biểu chủ đề vòng 60 giây không dự, lạc đề hay lặp lặp lại Những thí sinh khác đưa thử thách cho lỗi sai! Điều đặt người ta vào khó xử, tạo yếu tố thú vị đảm bảo người chơi tập trung ■ Các nhóm trình bày ba năm bí tốt họ Tương tự, điều gây lặp ý tưởng khiến nhóm nói chuyện riêng ■ Các nhóm trình bày cách để thực hồn tồn sai việc đó, qua nhóm khác học cách thực việc http://tieulun.hopto.org ■ “Điểm quan trọng là…” “Điểm quan trọng là…” ■ Các nhóm trình bày góc nhìn đối lập để làm tiền đề thảo luận Cách hữu ích để đảm bảo tranh luận đầy đủ ■ “Cấm kỵ” – mô tả chủ đề không nhắc đến vài từ khóa định (những từ chọn trước người hướng dẫn) Các nhóm cịn lại phải đốn từ ngữ mơ tả ■ Tạo ghi chép tóm tắt cách chơi chữ để giúp người ghi nhớ điểm Bạn chọn cách chụp hình bảng phát ảnh cho người sau kết thúc kiện, người cảm thấy họ có đóng góp hợp lý, ý tưởng có giá trị ý kiến họ không bị “cắt” THI ĐẤU NHÓM GIỮA CÁC BÀN Đặt thi bàn/các nhóm hai người/ba người đề nghị đại diện bầu chọn cho nhóm (khơng phải nhóm họ) Sau vài ví dụ: ■ Bàn có nhiều câu trả lời cho câu hỏi đặt ■ Bàn có câu trả lời thông minh cho câu hỏi đặt ■ Bàn có giải pháp thấu đáo cho vấn đề ■ Bàn có giải pháp sáng tạo cho vấn đề ■ Bàn có giải pháp thiết thực cho vấn đề ■ Bàn đạt tiêu chí “THU HOẠCH” HÌNH ẢNH Với vài nhóm, họ mơ tả việc ghi lại ý tưởng nhóm từ “thu hoạch” http://tieulun.hopto.org Các vẽ, biểu đồ tranh minh họa cách tuyệt vời để ghi lại ý tưởng, chúng thường khơi gợi tư xa hơn: não trái xử lý khía cạnh lý trí buổi thảo luận, cịn hình ảnh tác động vào phần sáng tạo bên phải não, giúp tạo nhiều kết nối Bạn không thiết phải nghệ sĩ tài ba để ghi lại ý tưởng Hãy xem video sau trang Youtube để có thêm ý tưởng: Graphic recording resource, visual art for facilitators, workshop leaders speakers and individuals Scribing 101 Để phát triển thư viện ý tưởng hình ảnh, xem video đây: Learning Graphic Facilitation - Elements by Bigger Picture BÍ KÍP Đặt giấy viết bảng lên mặt bàn sử dụng khăn trải bàn trình họp việc giải vấn đề Hãy khuyến khích người viết nguệch ngoạc phác thảo lúc thảo luận vấn đề Thường vẽ khơi dậy ý tưởng từ người ■ Dựng hai ba bảng thành hàng để người tham gia nắm bắt ý tưởng cách quan sát vài bảng lúc ■ Hỏi người tham gia liệu họ nghĩ cách ẩn dụ cho chủ đề thảo luận hay khơng, sau sử dụng tảng cách mô tả trực quan cho ý tưởng thu hoạch ■ Đề nghị hai người có lực hội họa số người tham gia để ghi chép ý tưởng xuyên suốt trò chuyện thảo luận ■ Hãy coi thu hoạch trực quan nét chữ nguệch ngoạc khổng lồ Ta cần tập trung vào việc ghi chép ý tưởng vào vẻ đẹp hình minh họa, bạn thấy thứ bắt đầu trơi chảy http://tieulun.hopto.org ■ Tìm biểu tượng mạng áp dụng chúng để sáng tạo thu hoạch hình ảnh ■ Làm cho hình bạn đầy màu sắc để hấp dẫn người tham gia XẾP HẠNG VÀ BẦU CHỌN Bạn làm việc với người để tìm nhiều giải pháp cho vấn đề, bạn cần định (những) giải pháp tốt để triển khai Sau vài phương pháp để bầu chọn xếp hạng ý tưởng đó: ■ Giơ tay: Phương pháp bầu chọn đơn giản giơ tay biểu Giả sử có bốn nhóm nhỏ trình bày xong giải pháp mình: đề nghị nhóm bầu chọn cho ý tưởng cách giơ tay Họ bầu lần, khơng bầu cho ý tưởng nhóm ■ Có Khơng: Phương pháp đơn giản thứ hai đề nghị tồn người đồng tình nói “Có” người phản đối nói “Khơng” Ở có nguy rõ ràng, số lượng bầu chọn st sốt nhau, khó phân biệt bên có nhiều người ủng hộ ■ Miếng dán màu mini: Đưa miếng dán màu mini cho người tham gia Họ phép phân bổ số lượng miếng dán màu định (từ ba đến năm dấu) cho ý tưởng vừa thu thập Họ phân chia chúng theo cách họ muốn Ví dụ: đặt năm miếng dán vào ý tưởng, chia năm miếng dán vào năm ý tưởng, đặt ba miếng dán vào ý tưởng hai miếng dán cho hai ý tưởng khác… Đây cách tuyệt vời để xếp hạng ý tưởng giải pháp Nó khiến người phải vận động tham gia vào hoạt động phân bổ miếng dán, cho phép họ bầu chọn cho ý tưởng theo cách tương đối “ẩn danh”, đảm bảo người có tầm ảnh hưởng khơng có nhiều quyền lực người tham gia vào việc bầu chọn ■ Thẻ đỏ/Thẻ xanh: Đưa cho người tham gia thẻ đỏ thẻ xanh Việc bầu chọn thực cách giơ thẻ phù hợp lên: đỏ “không” xanh “có” ■ Bỏ phiếu ẩn danh: Với vấn đề nhạy cảm, bạn nên cân nhắc http://tieulun.hopto.org việc bỏ phiếu ẩn danh Mỗi giải pháp gán với số chữ Mỗi người tham gia viết số chữ ứng với phương án họ lựa chọn vào mảnh giấy nhỏ bỏ vào hòm phiếu ■ Xếp hạng dựa chữ cái: Một biến tấu phương pháp bỏ phiếu ẩn danh gán giải pháp đề xuất vào chữ cái, sau đề nghị người tham gia viết chữ theo thứ tự ưa thích giảm dần đưa chúng cho người thu thập phiếu bầu ■ Đứng lên/Ngồi xuống: Bạn đề nghị người tham gia đứng lên để thể ủng hộ cho giải pháp cụ thể Hoặc đề nghị tất người đứng dậy, người ủng hộ tiếp tục đứng người phản đối ngồi xuống TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP Bạn xếp lại vấn đề cách tốt, tập hợp nhóm bên quan tâm để giúp bạn giải nó, lựa chọn thực biện pháp lý tưởng để giải vấn đề Giải pháp bạn dẫn đến cần thiết phải thay đổi - thay đổi hệ thống, quy trình, phương pháp thực điều đó, cách tư duy, cấu trúc hoạt động nhóm người, chí tổ chức Chỉ có giải pháp lý tưởng chưa đủ - bạn phải thuyết phục người thực giải pháp Mặc dù sách nói việc giải vấn đề, khơng phải quản lý thay đổi, thân việc triển khai giải pháp vấn đề lớn, đưa vài cách thức để triển khai giải pháp khiến chúng hoạt động hiệu Hãy bắt đầu cách loại bỏ hiểu lầm lớn việc quản lý thay đổi Đây biểu đồ thay đổi nhà quản lý thay đổi tư vấn quản lý thực nhiều năm trước để mô tả giai đoạn người trải qua họ gặp phải thay đổi công việc Biểu đồ mô tả lần Elisabeth Kübler-Ross1, chuyên gia “nghiên cứu thời khắc cận tử” làm việc với nhiều người mắc bệnh giai đoạn cuối Bà nói năm giai đoạn cảm xúc (phủ nhận, tức giận, mặc cả, trầm cảm chấp nhận) mà họ trải qua biết cịn thời gian để sống Đặc biệt, bà nói khơng phải trải qua tất giai đoạn theo thứ tự http://tieulun.hopto.org Các nhà tư vấn quản lý chớp lấy điều khẳng định người chết phải qua giai đoạn (sau thì, chết kiện trọng đại…) người phải đối mặt với thay đổi công việc trải qua giai đoạn tương tự Trong nhiều năm làm việc với hai số tổ chức tư vấn lớn giới đào tạo người phải đối mặt với thay đổi, thấy phù hợp với biểu đồ này, trừ sinh kế họ bị đe dọa Sự thật là, tổ chức có người quản lý lãnh đạo giỏi thay đổi khiến nhân viên ngạc nhiên: quản lý lãnh đạo giỏi giao tiếp thường xuyên với nhân viên họ họ biết điều diễn quan Trong sách On Death and Dying (1969) Trên thực tế, có năm cách phản ứng trước thay đổi (chúng đề cập ngắn gọn chúng phần trước sách để chuẩn bị tảng cho việc giải vấn đề), chúng phản ứng Kübler-Ross nêu ra! Bây xem xét chúng cách cụ thể: Lãnh đạm: Có số lượng đáng kể nhân viên lãnh đạm trước thay đổi Họ chứng kiến nhiều thay đổi từ trước đó! Việc thay đổi khơng phải điều mới, khơng đáng ý thường khơng thú vị Câu nói đầy cảm xúc mà bạn nghe từ họ có lẽ “Sao được!” “Lại rồi” Chấp thuận chủ động: Có nhiều lý khiến vài người tỏ chủ động (và lớn tiếng) chấp nhận thay đổi Một vài lý đáng ngạc nhiên, bao http://tieulun.hopto.org gồm: ■ Họ cho ý tưởng hay ■ Họ không thấy ý tưởng hay ■ Họ nhìn thấy lợi ích chế độ ■ Họ tin tưởng người quản lý – người có nhiều định đắn trước có lẽ lần ■ Họ người láu cá đồng ý với sếp họ lý nịnh hót ■ Họ bị ảnh hưởng đồng nghiệp họ tin tưởng, người đồng ý với thay đổi ■ Hầu hết bạn bè họ tin thay đổi tốt, họ bị ảnh hưởng từ áp lực bạn bè Theo nghĩa đó, khơng quan trọng điều khiến người chấp thuận chủ động đồng ý với thay đổi – họ gây náo động cần thiết sẵn sàng để lên tiếng ủng hộ cho ý tưởng Phản kháng chủ động: Có nhiều lý khiến vài người tỏ chủ động (và lớn tiếng) phản kháng thay đổi, bao gồm: ■ Họ cho ý tưởng tồi ■ Họ biết khơng hiệu Họ có hiểu biết kinh nghiệm rộng công ty chứng kiến kế hoạch tương tự thất bại khứ Cách nhìn nhận họ khơng tiêu cực mà thực tế đánh giá giải pháp bạn Hãy để họ tham gia làm cán xử lý thay đổi, họ giúp bạn khiến giải pháp trở nên hiệu ■ Họ khơng thấy lợi ích từ chế độ ■ Họ không tin tưởng sếp thất bại ơng ta gây khứ, họ dự đoán lần thay đổi không tốt kế hoạch ngớ ngẩn lần trước http://tieulun.hopto.org ■ Họ bị ảnh hưởng đồng nghiệp họ tin tưởng, người phản đối thay đổi ■ Hầu hết bạn bè họ tin thay đổi không ổn, họ bị ảnh hưởng từ áp lực bạn bè Bạn cần phải hiểu góc độ cá nhân người chống lại thay đổi sẵn sàng lên tiếng tỏ rõ đối kháng đó, sau làm việc cá nhân với họ Chấp thuận bị động: Những người chấp thuận bị động chấp nhận thay đổi đơn giản tiếp nhận thực Họ khơng nói nó, bạn thấy họ lặng lẽ thực điều bạn u cầu họ làm Có lẽ hữu ích khiến họ lên tiếng ủng hộ cho thay đổi kéo người lãnh đạm lại gần phía ủng hộ Phản kháng bị động: Những người phản kháng bị động thành phần nguy hiểm giai đoạn thay đổi Trước mặt người, họ tỏ đồng ý với thay đổi, sau lưng họ khơng làm phá hoại Bạn nên tìm hiểu động dẫn đến cách hành xử này, sau làm việc với người số họ suốt tiến trình thay đổi Một bạn nhận thức cách hành xử người kế hoạch thay đổi, bạn lập kế hoạch cách tiếp cận nói chuyện với họ Điểm mấu chốt hiểu phản ứng cá nhân thay trơng đợi nhóm có cách phản ứng giống LÝ DO KHIẾN SỰ THAY ĐỔI THẤT BẠI Có nhiều lý khiến thay đổi bị thất bại Sau số nguyên nhân: ■ Sự thay đổi sai lầm/ngu ngốc ■ Sự thay đổi thiết kế để phục vụ động cá nhân lãnh đạo cấp cao ■ Cách truyền đạt hiệu ■ Chưa giải thích đầy đủ bối cảnh http://tieulun.hopto.org ■ Mệt mỏi thay đổi – có nhiều thay đổi thời gian ngắn ■ Nó trái ngược với thay đổi khác gần ■ Chưa hiểu rõ hiệu ứng sóng nước thay đổi gây nên hậu chưa lường trước chỗ khác ■ Nó triển khai khơng tốt ■ Các lãnh đạo thất bại việc “nói đơi với làm” Họ ủng hộ thay đổi lời nói, khơng thể họ thay đổi cách thức làm việc ■ Sự thay đổi khác biệt với văn hóa tổ chức ■ Cơ cấu tổ chức quan hỗ trợ cho thay đổi ■ Khơng có hệ thống quy trình để hỗ trợ cho thay đổi ■ Bắt đầu sai – thay đổi không triển khai tốt, việc triển khai phải dừng lại tái khởi động, tín nhiệm ■ Quá trình thay đổi giao cho người ngồi thực (ví dụ: tư vấn viên nhà thầu) Họ không hiểu biết nhiều tổ chức bạn, khơng biết phải làm để có hiệu ■ Khơng tham khảo lời khuyên từ người phù hợp (những người bị ảnh hưởng thay đổi) tham khảo muộn ■ Sự thay đổi hợp lý cấp độ chiến lược, lại quan tâm tới việc triển khai thích ứng với điều kiện địa lý, văn hóa nhu cầu địa phương Dĩ nhiên bạn bổ sung thêm nhiều lý thất bại dựa kinh nghiệm bạn Thực tế đáng buồn biết làm để thay đổi có hiệu – ln biết điều đó! – khơng phải lúc ta có thời gian, ủng hộ, ngân sách tự để khiến http://tieulun.hopto.org thay đổi đạt hiệu Sau vài ý tưởng đơn giản để giúp bạn triển khai giải pháp: ■ Sự tham gia: Ngay từ đầu lôi kéo tham gia người bị tác động thay đổi người quan tâm đến mục đích cá nhân Rất nhiều số phương pháp giải vấn đề mơ tả áp dụng cho người vị trí cơng việc mà khơng ưu cho người gạo cội/nói nhiều/có động cao Sự tham gia họ họ vào trình làm việc từ chối quyền thay đổi kết họ cách hữu hiệu, họ thành viên nhóm đồng ý cách thực việc (và có nhiều nhân chứng chứng kiến họ đồng ý!) ■ Tư vấn: Ngay từ đầu tập hợp tất người bị ảnh hưởng giải pháp/sự thay đổi mà bạn đề xuất, sau sử dụng phương pháp Phân tích vùng tác động để khám phá điều giúp đỡ/cản trở việc triển khai giải pháp bạn Bằng cách này, người bị ảnh hưởng khơng có quyền nói khơng hỏi ý kiến họ Dĩ nhiên, từ đầu bạn cho họ tham gia vào trình sáng tạo giải pháp, họ quyền lợi rồi! ■ Sự đồng tình lãnh đạo: Cần đạt đồng tình từ lãnh đạo từ đầu Bạn để họ tham gia vào trình giải vấn đề làm việc với họ giai đoạn phác thảo triển khai giải pháp bạn ■ Tính tốn thời gian: Hãy để ý tới thời gian Mọi người dễ mệt mỏi với thay đổi liên tục Hãy chờ tới thời điểm hợp lý để đưa ý tưởng bạn, đừng để bị nhiệt huyết điều bạn muốn làm ■ Bối cảnh: Hãy giải thích đầy đủ bối cảnh giải pháp Khi người hiểu điều cần thiết, khả cao dù họ khơng ủng hộ nó, họ không ngáng đường điều triển khai ■ Hãy nói chuyện với họ người lớn với nhau: Đừng vẻ hạ cố với người Thường giai đoạn chuyển đổi, người quản lý lãnh đạo sử dụng thái độ bề đối xử với nhân viên http://tieulun.hopto.org đứa ngu ngốc Nếu bạn thường có nói chuyện nghiêm túc với nhân viên mình, thay đổi tới khơng khiến họ ngạc nhiên, kết từ thay đổi khó chấp nhận, dễ dàng để giải thích cho họ bạn có (và giữ vững) mối quan hệ tơn trọng với nhân viên ■ Chuyển chiến lược thành thực tiễn: Hãy nhớ thay đổi chiến lược cần áp dụng vào thực tế Nếu bạn giữ chức vụ tương đối cao, bạn có trị chuyện kín chiến lược mà nhân viên bạn không tham gia vào Nhân viên bạn phải chịu đựng hậu từ cân nhắc chiến lược, họ khơng tham gia vào q trình có lẽ chẳng biết lý số định cụ thể đưa Hãy giải thích cho họ cách thiết thực Hãy ưu tiên câu hỏi như: “Anh giúp tơi hiểu thêm điều khơng?” “Điều có ý nghĩa thực tiễn?” ■ Lên kế hoạch: Hãy lập kế hoạch triển khai cho giải pháp bạn Kế hoạch cần phải khắt khe tốt nhằm tránh mắc phải sai lầm khởi động (đồng thời tránh tín nhiệm) ■ Giảm nhẹ vấn đề: Nên nhớ hầu hết nhân viên bạn không lo sợ trước thay đổi, mà họ lãnh đạm Đừng “chuyện bé xé to” thay đổi khơng có ảnh hưởng lớn nhân viên đồng nghiệp bạn Sự thay đổi quan trọng với bạn, gây ảnh hưởng tới họ Làm nhặng xị vấn đề khuấy động làm cảm xúc bùng phát thay giúp cho họ bình tĩnh http://tieulun.hopto.org ... thảo luận giải pháp cho vấn đề kinh doanh Nhóm thỏ phải tìm giải pháp dễ dàng, có tác dụng hướng tiếp cận nhanh chóng để giải vấn đề Nhóm rùa tìm giải pháp trung hạn dài hạn cho vấn đề Mỗi nhóm... chức Chỉ có giải pháp lý tưởng chưa đủ - bạn phải thuyết phục người thực giải pháp Mặc dù sách nói việc giải vấn đề, khơng phải quản lý thay đổi, thân việc triển khai giải pháp vấn đề lớn, đưa... việc vấn đề kinh doanh trình bày giải pháp đề xuất họ cho chuyên gia Các chuyên gia phân bổ đồng tiền danh nghĩa (điểm) họ cho giải pháp Giải pháp đầu tư nhiều mang phát triển thực tế Tặng phần