Giải quyết vấn đề là một kỹ năng quan trọng, và nó có thể tạo nên sự thay đổi lớn trong sự nghiệp của bạn. Tại nơi làm việc, vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc mỗi ngày. Bạn có thể vừa phải giải quyết vấn đề của khách hàng (nội bộ hoặc bên ngoài), vừa phải hỗ trợ những người khác giải quyết vấn đề hoặc phát hiện các vấn đề mới cần giải quyết. Mời các bạn cùng tham khảo cuốn sách.
VỀ TÁC GIẢ D avid Cotton làm việc 21 năm cơng ty kiểm tốn Arthur Andersen PricewaterhouseCoopers (PwC) trước trở thành giảng viên tự vào năm 2002 Ông làm việc bốn châu lục 40 quốc gia, đem đến loạt chương trình đào tạo quản lý, lãnh đạo, kỹ giao tiếp, mạng lưới kinh doanh, cách xây dựng tự tin, cách làm việc với người khó hợp tác, quản lý thay đổi, chiến lược kinh doanh, huấn luyện đào tạo Khách hàng David trải rộng từ quyền địa phương tới phủ, bao quát hầu hết cấp Nghị viện châu Âu, Ủy ban châu Âu nhiều quan trực thuộc, Liên Hợp Quốc, BBC, Bộ Ngoại giao Syria, Ủy ban Liên bang Nga, MOD Croatia, PwC, hầu hết cơng ty dầu khí Trung Đơng, trường Kinh doanh Manchester nhiều tổ chức khác Ông thành viên Viện Anh Quốc Học tập Phát triển, Viện Lãnh đạo Quản lý, đồng thời có chứng Đào tạo Phát Triển, Liệu pháp Thơi miên Lập trình Ngơn ngữ Tư (NLP) Ông cho mắt nhiều viết chục sách, bao gồm Key Management Development Models (Tạm dịch: Các mơ hình phát triển quản lý then chốt) xuất FT Publishing năm 2015 Trong thời gian rảnh, David thường viết bình luận tạp chí âm nhạc chuyên ngành nhà sưu tầm nhạc cụ Ông cho mắt 800 nhạc thường xuyên biểu diễn với ban nhạc Ơng vợ chơi bóng vồ1 câu lạc địa phương ông chơi gôn tệ Bóng vồ mơn thể thao xuất xứ từ Pháp, người chơi đánh bóng vào lỗ mặt sân hình bát giác Lời cảm ơn yêu thương dành tặng Jane, Philippa Victoria Cotton http://tieulun.hopto.org LỜI MỞ ĐẦU T ôi yêu thích việc giải vấn đề Vị sếp xuất sắc dạy cho điều bắt đầu nghiệp: “Tôi không trả lương để anh báo cáo vấn đề Tôi trả lương để anh tìm kiếm giải pháp Khi anh nghĩ quay lại gặp tơi.” Với chuyên viên trẻ tuổi, thông điệp lớn Hầu hết sếp sau tơi có phản ứng tích cực nhiều đề nghị lựa chọn giải pháp tốt so với giải vấn đề Kỹ giải vấn đề kinh doanh tập hợp công cụ, phương pháp, ý tưởng cách tư giải vấn đề đưa định Cuốn sách tổng hợp ý tưởng từ nhiều nguồn - từ phương pháp giải vấn đề theo kiểu truyền thống sáng tạo, việc sử dụng phương án cộng tác quy mô lớn Với nhiều phương pháp nêu sách, bạn tăng giảm quy mô để phù hợp với số lượng người sử dụng chúng: từ người hàng ngàn người Một vài phương pháp dạng biến thể phương pháp khác, vài phương pháp lại bao gồm nhiều dạng biến thể Thủ thuật dành cho bạn (với tư cách người sử dụng), chọn phương pháp phù hợp với vấn đề bạn có, sau thay đổi để thích ứng với bạn Khơng có phương pháp hồn tồn bất biến, tức khơng có cách giải cho vấn đề Bạn kết hợp phương pháp để tạo cách làm hiệu Vài năm trước, may mắn tham gia khóa đào tạo Ủy ban châu Âu có tên gọi “Nghệ thuật lãnh đạo hợp tác1 (AOPL)” Nó chủ yếu dựa “Nghệ thuật tổ chức” - cách tiếp cận để tận dụng trí tuệ tập thể áp dụng cho số lượng người tham gia khác trình giải vấn đề đưa định Điểm mấu chốt phương pháp là: cách tư tập thể tổ chức tốt, mang lại kết tốt so với phụ thuộc vào nhóm nhỏ lãnh đạo, tức có sức mạnh thực từ http://tieulun.hopto.org tập thể Trong nhiều tổ chức, lãnh đạo cấp cao thường cố gắng giải vấn đề tổ chức cách gần độc lập, không tham vấn ý kiến người chịu ảnh hưởng định AOPL mở rộng tầm nhìn tơi, giúp tơi tiếp cận với phương pháp áp dụng cho tập thể lớn làm việc để giải vấn đề đưa định quan trọng cho họ người mà họ phục vụ Participatory Leadership - Lãnh đạo hợp tác: Khi lãnh đạo không chuyên quyền tạo điều kiện để nhân viên khác (bao gồm cấp dưới) tham gia vào trình định Quá trình giải vấn đề đem lại thoả mãn sâu sắc, phương pháp hợp tác để giải vấn đề tạo nên sức mạnh nội Rất nhiều quan đề cao kỹ làm việc nhóm liệt kê danh sách phẩm chất lực công ty kỳ vọng Khi người làm việc để hướng tới mục tiêu chung, điều tạo cảm giác phấn chấn - phấn khích thực - kéo người lại gần hơn, tạo kết nối tinh thần đồng đội, qua đạt nhiều lợi ích khác cho cơng ty Những mục đích cá nhân đặt sang bên người bắt đầu nhận làm việc tập thể, họ đạt nhiều thành tựu so với họ làm việc cá nhân hay hợp tác với phận rời rạc doanh nghiệp Hầu hết phương pháp hợp tác giải vấn đề trình bày phủ nhận người có ưu thế, xơng xáo nhân viên lâu năm có tiếng nói quan trọng Thay vào đó, người có quyền nêu lên quan điểm, người trầm lặng trao quyền đưa ý kiến - quyền bị tước khỏi họ trình làm việc ngày Ý tưởng lan rộng nhiều phương án sáng tạo, chu tồn hữu ích cho nhiều người đưa Sẽ cần can đảm định từ cấp lãnh đạo để từ bỏ số thẩm quyền mà họ có, qua cho phép cấp lên tiếng nhiều Điều đồng thời làm tăng tôn trọng mà người dành cho bạn với tư cách người lãnh đạo Thời kỳ chế độ lãnh đạo kiểm soát lệnh kết thúc Những người giữ tư tưởng nhận họ ngày bị lập với đội ngũ lao động Thế hệ trẻ - hệ Y (Millennials) - khơng bạn có chức quyền hay lương cao mà tơn trọng bạn Thay vào đó, họ kỳ vọng sếp làm điều xứng đáng để nhận tôn trọng Họ trưởng thành http://tieulun.hopto.org xã hội mà khoảng cách họ cha mẹ, thầy cô thu hẹp Xác suất họ cười nhạo phát ngôn thể quyền lực tương đương với xác suất họ xem xét chúng cách nghiêm túc Thế hệ trẻ biết nhiều giới hơn, thường họ có nhận thức xã hội tốt so với hệ trước độ tuổi Thế hệ lớn tuổi thường muốn “nhào nặn” người trẻ tuổi theo khn mẫu mình, người trẻ thường không lưu lại công ty đủ lâu để bị thay đổi Thực ra, họ có xu hướng liên tục thay đổi lĩnh vực nghề nghiệp suốt hành trình nghiệp Gần tơi tổ chức buổi hội thảo cho tổ chức nghề nghiệp lớn Những người tham gia thuộc đủ cấp bậc, từ trợ lý bổ nhiệm đối tác cấp cao Một đối tác tuyên bố người khán phòng chung mục tiêu trở thành đối tác tổ chức Tôi đưa ý kiến hầu hết người không lại đủ lâu để trở thành đối tác, ý định Đối tác cao cấp đề nghị người biểu quyết, số khoảng 30 người có mặt phịng, hai người thể mong muốn đạt tới cấp đối tác Thế hệ Y muốn trở thành phần trình đưa định (bất kể mức kinh nghiệm làm việc mà họ có), nhiều phương pháp mơ tả sách cho phép họ có tiếng nói Việc họ khơng có kinh nghiệm cán cấp cao khơng quan trọng Góc nhìn mẻ tích cực họ đem lại nguyên liệu cho trình giải vấn đề đưa định vốn nhàm chán Những người gạo cội tìm ngun nhân khiến cơng việc khơng thể hồn thành Những người trẻ mang tới nhiệt huyết để tìm cách giúp thực ý tưởng Cuốn sách cung cấp phương pháp giúp kết nối người cấp bậc khác để giải vấn đề Chúng phương pháp bất ngờ, vui tươi sơi Nhằm có đối chiếu tốt nhất, cho vào vài phương án giải vấn đề theo kiểu truyền thống Xuyên suốt sách, tơi nói “các vấn đề doanh nghiệp” khái niệm tảng cho tổ chức Bất kể bạn làm việc lĩnh vực công, tư nhân, từ thiện, doanh nghiệp xã hội hay tổ chức tình nguyện… phương pháp mơ tả có tác dụng cho trường hợp bạn, bạn thay đổi chút để phù hợp với Trong sách có ví dụ hướng dẫn, chúng thuộc lĩnh vực khác với chuyên môn bạn, bạn http://tieulun.hopto.org dễ dàng thay đổi chúng để thích nghi với hồn cảnh Đồng thời, xun suốt sách tơi nói cách tổng hợp ý tưởng Xét mức độ đơn giản nhất, tổng hợp ý tưởng thu thập ghi lại ý tưởng khơng cịn ý tưởng đưa Bản thân cách tổng hợp ý tưởng theo kiểu chuẩn mực truyền thống lại không thực hiệu quả, bạn biết nguyên nhân đọc phương pháp Tổng hợp ý tưởng thuận theo não phần sau, cần lưu ý tiền đề tổng hợp ý tưởng móng nhiều phương pháp viết sách Tơi gọi người đóng góp vào trình giải vấn đề người tham gia Bạn tìm thấy hướng dẫn bước chuẩn bị nhằm khiến họ trở thành người tham gia hữu ích! Khi bạn đọc cơng cụ, mơ hình ý tưởng, bạn tìm thấy đầy đủ thơng tin cách áp dụng cơng cụ thực tế nguồn thơng tin để bạn tìm hiểu thêm (nếu có) Trong nhiều trường hợp, áp dụng chúng vào công việc bạn Có vài phương pháp hồn tồn tơi sáng tạo, tài liệu bạn đọc chúng Cuốn sách giúp bạn: ■ Tổ chức lại vấn đề nhằm giải chúng (và đồng thời giúp ích cho q trình đưa định) ■ Tìm (các) giải pháp cho vấn đề khó ■ Tận hưởng q trình giải vấn đề, dù bạn thực điều hay với người khác ■ Suy nghĩ sáng tạo hơn, giải pháp bắt đầu xuất ■ Tự tin đưa định, biết bạn đánh giá khả trước cam kết với giải pháp Nhằm có kết tốt từ sách, bạn cần: Đọc phần giới thiệu rào cản thường thấy giải tổ http://tieulun.hopto.org chức lại vấn đề bước giải vấn đề Xác định bạn cố gắng giải vấn đề mình, với nhóm nhỏ hay với nhóm lớn Sử dụng Phần 1: Sử dụng công cụ nào? Nếu vấn đề bạn thuộc nhóm chủ đề chung, sử dụng bảng dẫn thứ nhất: a) Tìm nhóm phương pháp phù hợp cho vấn đề bạn b) Nhìn vào cột phía bên phải tìm phương pháp hỗ trợ tốt cho quy mô người tham gia giải vấn đề bạn c) Đọc lướt qua phương pháp liệt kê để tìm phương pháp hợp lý Nếu bạn có vấn đề cụ thể, sử dụng bảng dẫn thứ hai Nó cho bạn phương pháp dùng riêng kết hợp với người khác (có thể áp dụng trực tiếp cần thay đổi chút) Đừng quên bạn kết hợp công cụ phương pháp với để tạo nên công cụ hiệu cho việc giải vấn đề Tôi hy vọng bạn yêu thích sách cảm thấy bổ ích Tơi vui lòng nhận phản hồi thành công bạn, cách cải tiến thông minh cho phương pháp, cách bạn áp dụng công cụ sách David Cotton Email: david@davidcotton.co.uk Web: www.davidcotton.co.uk Twitter: davidcottonuk http://tieulun.hopto.org Phần SỬ DỤNG CÔNG CỤ NÀO VÀ KHI NÀO? B ạn sử dụng nhiều phương pháp cho riêng Một vài phương pháp phù hợp với nhóm người, số khác áp dụng tốt cho nhóm lớn Vì vậy, chúng tơi xin lưu ý nhóm nhỏ bao gồm từ đến 20 người nhóm lớn từ 20 người trở lên Năm 2011, buổi hội thảo theo mơ hình World Café Tel Aviv bao gồm 10.000 người Bạn không cần phải lo nghĩ đến số khổng lồ (ít chưa)… Mặc dù nhiều cơng cụ giải vấn đề đưa định phục vụ nhiều mục đích, đồng thời áp dụng cho nhiều vấn đề đa dạng, số phương pháp đặc biệt hữu ích cho mục đích cụ thể Trong bảng đây, bạn nhìn thấy phương pháp phù hợp cho nhóm vấn đề, số thứ tự công cụ phương pháp, dẫn quy mơ nhóm người sử dụng phương pháp đó: Một người = Một bạn Hai người = Nhóm nhỏ Ba người = Nhóm lớn Có lẽ khơng có ngạc nhiên có nhiều cơng cụ phương pháp áp dụng cho nhiều vấn đề khác nhau, chúng liệt kê với tên gọi “Cách tạo ý tưởng sáng tạo/ Phương pháp giải vấn đề chung” Nhiều phương pháp mở rộng cho quy mơ nhóm lớn (khi dấu “X” đánh dấu nhiều cột) http://tieulun.hopto.org Bảng dẫn thứ hướng tới vấn đề chung phổ biến Ở bảng thứ hai, bạn tìm thấy phương pháp tốt để giải vấn đề cụ thể http://tieulun.hopto.org CÔNG CỤ CHO CÁC VẤN ĐỀ CỤ THỂ Bảng dẫn phía áp dụng cho nhóm vấn đề chung, cịn bảng tham khảo hữu ích cho cơng cụ giải số vấn đề cụ thể Một số phương pháp bạn tự áp dụng, số khác cần trợ giúp từ người khác Mặc dù phương pháp thiết kế để nhiều người hợp tác với nhau, bạn dễ dàng thay đổi chúng để sử dụng làm việc http://tieulun.hopto.org Trong ví dụ giả thiết này, tơi muốn có điểm tập thể cao vừa phải điểm linh hoạt cao Tôi muốn điểm hệ thống thấp điểm thị trường mức trung bình Ở mức độ cá nhân, biểu đồ nói tơi khơng thích bị bó buộc quy định thích tự suy nghĩ hành động Khi làm việc nhóm, thành viên dễ chịu không nổ Tơi có xu hướng chạy theo mục tiêu mức vừa phải, tơi khơng thích q nhiều áp lực Bây thử khám phá nhiều tốt công ty bạn nghĩ đến việc gia nhập, hết vẽ hình ảnh cách bạn nhìn nhận cơng ty biểu đồ (bằng cách sử dụng nhiều loại bút màu mực khác nhau) Có thể bạn muốn vẽ thêm ký hiệu để biểu thị điểm số bạn điều liên quan đến công ty Bạn chấm điểm cho khía cạnh nào? Khoảng cách hình ảnh bạn tưởng tượng so với cơng ty thực tế? Các khoảng cách nằm đâu? Bạn có chấp nhận khoảng cách đó? Liệu bạn có ứng tuyển vào vị trí cấp cao để thay đổi điều khơng? http://tieulun.hopto.org Nếu có tương đồng lớn cơng ty lựa chọn tốt cho bạn Nếu có nhiều khác biệt, bạn cần phải suy nghĩ cẩn thận xem liệu nơi có dành cho bạn hay khơng Hãy xem điểm sau để hướng dẫn NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Có lẽ khó khăn lớn tìm mơi trường làm việc thực tổ chức Nhìn chung, sáu doanh nghiệp lĩnh vực tuyên bố website họ đứng đầu lĩnh vực mình, tức năm số sáu cơng ty tự lừa dối mình, nói dối bạn! Hãy nhìn vào ghi chép từ báo chí, nói chuyện với người làm việc cho tổ chức thực nghiên cứu đầy đủ để tìm mơi trường làm việc thực Sau ln ghi nhớ bạn quyền lựa chọn: ■ Nếu văn hóa doanh nghiệp không phù hợp với nhu cầu bạn, bạn có chuẩn bị sẵn sàng để chịu đựng, mỉm cười chấp nhận nỗi thất vọng kéo theo sau khơng? http://tieulun.hopto.org ■ Nếu văn hóa doanh nghiệp không phù hợp với nhu cầu bạn, liệu bạn có ứng tuyển vào vị trí cấp cao để thay đổi vài khía cạnh văn hóa khiến dễ chịu khơng? ■ Nếu tổ chức cụ thể sở hữu tảng văn hóa định hỗ trợ cho cơng việc họ, bạn cảm thấy không hợp với văn hóa đó, liệu bạn có làm việc lĩnh vực thực phù hợp? ■ Những tác động bên ngồi - ví dụ yêu cầu mặt lãnh đạo tuân thủ quy định - có ảnh hưởng việc định hình văn hóa doanh nghiệp? Ví dụ, cơng ty dược phẩm tập trung vào lợi nhuận quản lý chặt chẽ Có lẽ phận nghiên cứu phát triển trì kiểu văn hóa “bán linh hoạt”, dĩ nhiên hai đặc điểm văn hóa lớn hệ thống thị trường Các tổ chức vũ trang kết hợp thú vị: họ thể đặc tính tập thể mạnh mẽ cấp trung đoàn, hệ thống cấp cao, linh hoạt hoạt động thực địa, dĩ nhiên thị trường tuyển dụng thành viên THAM KHẢO Cameron, K.S Quinn, R.E (2011) Diagnosing and Changing Organizational Culture Using the Competing Values Framework San Francisco: John Wiley & Sons CƠNG CỤ 46 LẬP DỊNG THỜI GIAN CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Đây phương pháp nhóm vơ mạnh mẽ thực phần lớn im lặng Nó dùng để xác định chắn nhóm cần tập trung nỗ lực mảng nào, nhóm nên kỳ vọng đạt mục tiêu thực tế gì, mức độ tham gia cá nhân nhóm KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Khi nhóm cần lập kế hoạch đặt ưu tiên công việc http://tieulun.hopto.org BẠN CẦN GÌ? ■ Giấy dùng cho bảng lật bút bảng ■ Giấy ghi ■ Một phòng đủ rộng để người tham gia lại xung quanh SỬ DỤNG THẾ NÀO? VỊNG – CÁC THÀNH TỰU LỚN Dính tờ giấy viết bảng xung quanh phòng Ghi ngày tháng đầu tờ giấy: tờ ghi ngày tháng tháng sau thời điểm tại, tờ thứ hai sau năm, tờ thứ ba 18 tháng, tờ thứ tư năm sau Hãy viết thời điểm xa bạn tin xem xét cần lên kế hoạch Đề nghị người tham gia xung quanh tờ giấy im lặng, nhìn vào ngày tháng hình dung họ có thể/bắt buộc phải/ muốn đạt điều đến thời điểm đó, sau họ sang tờ giấy bên cạnh theo thứ tự họ khơng thể hình dung cơng việc tương lai xa Khi họ tiến tới ngày tháng xa mà họ hình dung điều đạt được, họ nên viết mô tả ngắn lên tờ giấy cột mốc họ định đạt giai đoạn Sau người tham gia quay trở lại theo hướng đối diện, viết thành tựu lớn họ kỳ vọng có vào ngày tháng lên tờ giấy Hãy nhớ điều phải thực im lặng VÒNG – CÁC CỘT MỐC Những người tham gia đến tờ giấy thể ngày tháng xa (trong tương lai) mà họ đánh dấu thành tựu cho cột mốc http://tieulun.hopto.org Sau đó, họ cân nhắc thứ phải xảy trước thời điểm để “khả thi hóa” mục tiêu ghi tờ giấy cuối Họ quay trở lại viết giai đoạn quan trọng lên tờ giấy (những giai đoạn cần hoàn thành thời điểm cụ thể nhằm đạt mục tiêu cuối họ) Việc thực im lặng VÒNG – HÀNH ĐỘNG Đưa giấy ghi cho người tham gia Đề nghị họ xung quanh tờ giấy, ghi lại hành động cần thực để đạt cột mốc Họ nên ghi hành động vào tờ giấy ghi riêng dán chúng lên tờ giấy có ghi ngày tháng phù hợp VÒNG – CON NGƯỜI ■ Ở giai đoạn người tham gia phép nói chuyện! Họ nên cân nhắc phải thực cơng việc vịng ■ Họ nên tìm kiếm người phù hợp (nếu người tham gia phịng) đưa người đến tờ giấy phù hợp, đề nghị họ thực công việc đề cập, họ đồng ý, giao nhiệm vụ cho họ cách ghi tên họ tên viết tắt người lên tờ giấy ghi phù hợp VÒNG – ĐỒNG HÓA ■ Mọi người qua tờ giấy ghi từ ngày tháng gần đến xa nhất, đọc cột mốc, công việc, người định, mục tiêu cuối kiểm tra tính khả thi độ tin cậy Họ hỏi ý kiến người khác để thực vài thay đổi (nếu phù hợp) ■ Lần lượt chụp ảnh tờ giấy đánh máy lại nội dung kế hoạch hành động cấp cao để thảo luận thêm cách cụ thể lần họp nhóm (nếu cần thiết) NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý http://tieulun.hopto.org Một vài người gặp khó khăn phải giữ im lặng, im lặng mang lại hiệu cho phương pháp Hãy giải thích từ đầu tính cần thiết việc im lặng bước đầu tiên, đồng thời hứa hẹn họ trị chuyện sau đó! Một vài người tham gia tham vọng tin họ đạt nhiều so với khả thi khoảng thời gian định Hãy đảm bảo vòng 4, người tham gia kiểm tra cẩn thận khả thành công hành động, cột mốc mục tiêu cuối vào thời điểm định Hãy đề nghị họ kiểm tra thật cẩn thận độ tin cậy tự hỏi thân (hoặc hỏi lẫn nhau) điều bắt buộc phải xảy trước bắt đầu hành động cụ thể Theo cách đơn giản hơn, họ tạo phân tích đường găng1 Critical path analysis: phương pháp phân tich để lập kế hoạch quy trinh làm việc phức tạp THAM KHẢO Nguồn gốc phương pháp chưa biết đến Tôi cảm ơn Angela Peacock Jeremy Lewis từ Đội ngũ Phát triển Con người (www.pdtglobal.com) cho tơi phương pháp mô tả chúng theo cách vô mạnh mẽ tới khách hàng CÔNG CỤ 47 MỘT CÂU HỎI CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Đây cách tiếp cận vừa đơn giản vừa hiệu để giúp nhóm người đặt câu hỏi xác giải vấn đề, sau khám phá câu hỏi phụ KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Khi nỗ lực để giải vấn đề thất bại giải http://tieulun.hopto.org pháp chưa sẵn sàng (lý thường đặt sai câu hỏi, vấn đề xếp không tốt) Phương pháp Một câu hỏi giúp người tham gia tái xếp lại vấn đề để dễ dàng tìm giải pháp khả thi BẠN CẦN GÌ? ■ Giấy viết bảng bút bảng ■ Miếng dán màu mini ■ Giấy ghi SỬ DỤNG THẾ NÀO? Phác thảo vấn đề theo nghĩa rộng nhất, trả lời câu hỏi người tham gia nhằm đảm bảo người hiểu rõ vấn đề Sau đó, người tham gia xếp lại câu hỏi họ tin cần trả lời trước tiên để bắt đầu tạo giải pháp Những người tham gia viết câu hỏi lên giấy ghi dán chúng lên tường bảng Lần lượt đọc to câu hỏi đề nghị người tham gia bầu chọn cho câu hỏi tóm lược tốt cho vấn đề cần giải Bạn lựa chọn cách giơ tay để bầu dán miếng dán màu mini Những người tham gia phép bầu cho câu hỏi ngoại trừ câu hỏi họ Khi người bầu xong, đọc to câu hỏi nhận đa số phiếu bầu Hỏi nhóm có cần tinh chỉnh lại câu hỏi dựa câu hỏi khác hay khơng (liệu có thiếu điều giúp tìm giải pháp nhanh khơng?) Giờ bạn có câu hỏi cuối cùng, dùng phương pháp khác sách để giải chúng Có thể việc đọc to tất câu hỏi giúp gợi ý câu hỏi phụ chủ đề phụ cần khám phá Hãy thảo luận nhóm xem câu hỏi đáng để khám phá thêm, sử dụng quy trình bầu chọn để chọn câu hỏi lựa chọn nhiều thứ hai thứ ba (do người tham gia http://tieulun.hopto.org bầu) khám phá chúng NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Đôi bước hiệu lựa chọn câu hỏi phụ thông qua số phiếu bầu chúng nhận thay thảo luận chúng với nhóm Thơng thường, người có kinh nghiệm có tầm ảnh hưởng cố gắng khiến nhóm chọn câu hỏi họ, trình bầu chọn giúp loại bỏ khả CÔNG CỤ 48 HỖ TRỢ ĐỒNG CẤP CÔNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Hỗ trợ đồng cấp biến tấu phương pháp Học hỏi chủ động (xem Công cụ 49), tập hợp nhóm người đồng cấp để đưa phản hồi vấn đề, ý tưởng, dự án… Nguyên lý đằng sau phương pháp là: bạn định làm gì, có người làm điều trước bạn, bạn hưởng lợi từ kinh nghiệm họ Phương pháp có hiệu với nhóm từ sáu đến tám người KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Khi bạn bắt đầu dự án bạn hưởng lợi từ lời khuyên người giàu kinh nghiệm ■ Khi bạn phải đối mặt với vấn đề mà người khác gặp phải khứ ■ Khi bạn lên kế hoạch cho dự án tương tự với dự án mà nhóm khác thực hồn thành BẠN CẦN GÌ? ■ Khơng gian thời gian làm việc SỬ DỤNG THẾ NÀO? http://tieulun.hopto.org Trước buổi hỗ trợ đồng cấp: Xác định người có kinh nghiệm chủ đề cần thảo luận Gửi thư điện tử cho họ để trình bày mục đích kế hoạch bạn cho buổi họp Chọn ngày tổ chức buổi họp Trong buổi hỗ trợ đồng cấp: Người hướng dẫn giới thiệu buổi họp, người tham gia vai trò họ Người cần trợ giúp trình bày trường hợp Ở giai đoạn này, người tham gia lên tiếng cần làm rõ thông tin để hiểu vấn đề Tạo điều kiện thuận lợi cho thảo luận Duyệt lại hoạt động (hoặc thỏa thuận) với nhóm Kết thúc CÁC DẠNG KHÁC Nếu có nhiều người tham gia vào dự án cần tìm kiếm hỗ trợ, bạn chọn cách chia nhóm lớn thành nhóm nhỏ để dễ quản lý Khi tổ chức phần thảo luận song song với người trình bày người hướng dẫn (cho nhóm nhỏ) Hãy làm theo quy chuẩn phía trên, nhiên cần bổ sung thêm phần thảo luận chung bước bước để nhóm có hội làm việc chia sẻ thông tin, ý tưởng NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Hãy lập kế hoạch cho buổi Hỗ trợ đồng cấp Nếu bạn để q muộn, bạn khơng có hội triển khai ý tưởng có từ http://tieulun.hopto.org THAM KHẢO Có nhiều viết mạng phương pháp học hỏi với người đồng cấp, hầu hết sách tập trung vào phương pháp lớp trường học CÔNG CỤ 49 HỌC HỎI CHỦ ĐỘNG CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Học hỏi chủ động sản phẩm trí tuệ Giáo sư Reg Revans, Giám đốc giáo dục Hội đồng Than Anh quốc Revans tin nhóm người đồng cấp thành viên nhóm huấn luận viên tốt người hướng dẫn tuyệt vời việc giải vấn đề, ông thừa nhận nhóm (một “tập hợp” ngôn ngữ học hành động) gồm người khơng có khả suy nghĩ - yếu tố quan trọng học hỏi chủ động, nhóm có thành viên khó chiều, thân họ cần giúp đỡ với quy trình hướng dẫn… nên có người hướng dẫn đến từ bên ngồi nhóm để hỗ trợ cho trình Việc học hỏi chủ động hỗ trợ bạn giải vấn đề không đề xuất cho bạn hành động cần làm KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Phương pháp có ích sau đào tạo thêm cho nhóm người đồng cấp, qua họ đoàn kết tiếp tục học hỏi, hỗ trợ lẫn việc giải vấn đề, đưa định học tập BẠN CẦN GÌ? ■ Không gian thời gian làm việc SỬ DỤNG THẾ NÀO? Thành lập nhóm tương đối nhỏ có tính hỗ trợ lẫn gồm từ bốn đến tám người Lý tưởng chọn người đồng cấp từ phòng ban khác http://tieulun.hopto.org Trình bày rõ ràng vấn đề tổ chức (hoặc hội để phát triển) Các thành viên nhóm đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề Bây giờ, thành viên tập trung vào việc đặt câu hỏi hợp lý để giúp người trình bày học hỏi thêm Thay tìm giải pháp, khám phá ta biết chưa biết, đồng thời sử dụng câu hỏi để phá vỡ tư tưởng rập khuôn khứ “cách làm việc đây” Tốt hết hỏi câu hỏi mở, câu một, thay “chồng chất” câu hỏi Các thành viên khuyến khích đặt câu hỏi mang tính thử thách nhằm giúp người trình bày nhìn nhận vấn đề từ góc độ người khác, đồng thời họ cần giữ thái độ ủng hộ quan tâm đến cảm xúc người trình bày Họ khơng đưa giải pháp cá nhân hành động dựa mục đích riêng họ Sau ví dụ câu hỏi hay: ■ “Bạn nói thêm chút điều khơng?” ■ “Có phải bạn nói là…?” ■ “Chuyện xảy tiếp theo?” ■ “Bạn cân nhắc đến chuyện khám phá X chưa?” Và đến cuối thảo luận: ■ “Có điểm chưa nói đến khơng?” ■ “Có khía cạnh bạn muốn khám phá sâu không?” Bây thành viên đề nghị suy nghĩ lại câu hỏi Sau giai đoạn đặt câu hỏi suy nghĩ, ta xác định hành động cần triển khai NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý http://tieulun.hopto.org Người hướng dẫn phải đảm bảo rằng: ■ Người trình bày khơng cảm thấy bị “tấn cơng” ■ Chỉ có người phát biểu thời điểm ■ Người trình bày cung cấp thời gian không gian để suy nghĩ trả lời câu hỏi ■ Các thành viên nhóm đặt câu hỏi thay đưa lời khun ■ Khơng có thành viên nhóm cố tình kiểm sốt hướng buổi thảo luận THAM KHẢO Butler, L Leach, N (2011) Action Learning for Change: A Practical Guide for Managers Oxford: Management Books 2000 Ltd Pedler, M (2013) Facilitating Action Learning: A Practitioner’s Guide Maidenhead: Open University Press CƠNG CỤ 50 VỊNG TRỊN CÂU CHUYỆN CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Rất nhiều phương pháp làm việc tập thể (hay làm việc nhóm) đưa quan điểm, đánh giá ý kiến chủ quan Mặc dù chúng tận dụng kinh nghiệm người tham gia, chưa chúng cho phép người tham gia chia sẻ kinh nghiệm họ trực tiếp Vòng tròn câu chuyện sử dụng câu chuyện đời thật người tham gia để bồi đắp lên khung ý tưởng KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Khơi gợi lại kinh nghiệm người tham gia lĩnh vực bạn quan tâm http://tieulun.hopto.org ■ Kiểm tra tính khả thi ý tưởng trước triển khai ■ Để hiểu rõ cách triển khai thay đổi cụ thể nơi làm việc BẠN CẦN GÌ? ■ Một người trình bày (hoặc nhóm người) muốn học hỏi điều ■ Một nhóm (gồm tối đa tám người) có kinh nghiệm thực tế lĩnh vực thảo luận “hào phóng” giúp đỡ người có kinh nghiệm SỬ DỤNG THẾ NÀO? Người trình bày thảo luận ý tưởng, thách thức chủ đề mà người cần giúp đỡ Người hướng dẫn đưa vài câu hỏi mở đầu Những câu hỏi thiết kế để gợi mở kinh nghiệm lĩnh vực thảo luận cho phép người tham gia có đủ thời gian để kể câu chuyện câu chuyện liên quan minh họa cho kinh nghiệm cá nhân họ vấn đề Người trình bày đặt câu hỏi cho người tham gia để khiến họ sâu vào chi tiết câu chuyện NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Quá trình thực Vòng tròn câu chuyện cần dẫn dắt tốt để đảm bảo người tham gia đơn kể câu chuyện (chứ khơng phải áp đặt trải nghiệm họ học thực tế tốt nhất) Thường câu chuyện “thảm họa” minh họa tốt điểm cần xem xét khía cạnh tiềm ẩn nguy Hãy đảm bảo khơng có người tham gia tỏ lấn át buổi thảo luận nhằm cố gắng chứng minh họ có nhiều kinh nghiệm người khác, sức mạnh phương pháp đến từ đa dạng kinh nghiệm chia sẻ CÔNG CỤ 51 http://tieulun.hopto.org LƯU ĐỒ (BIỂU ĐỒ RUMMLER - BRACHE) CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ? Lưu đồ (còn gọi biểu đồ bơi) sáng tạo Geary Rummler Alan Brache với mục đích làm rõ mối tương quan nhóm, phịng ban, quy trình… nhờ xác định mức độ hiệu quy trình Biểu đồ gọi biểu đồ bơi hàng ngang sử dụng nhìn giống đường đánh dấu bể bơi Đôi người ta gọi chúng biểu đồ liên phận KHI NÀO SỬ DỤNG? ■ Sử dụng để kiểm tra độ hiệu q trình, q trình có tham gia nhiều người đến từ lĩnh vực chun mơn khác BẠN CẦN GÌ? ■ Bút giấy SỬ DỤNG THẾ NÀO? Lựa chọn quy trình kinh doanh để phân tích Trình bày quy trình cụ thể mà bạn thực Xác định vị trí người tham gia quy trình Liệt kê người tham gia vào cột bên trái biểu đồ Tên người tham gia viết hàng ngang (làn bơi) Liệt kê bước quy trình theo cách chúng thực Kết nối bước với người tham gia có vai trị thực Phân tích biểu đồ đánh giá xem có phần quy trình cải thiện khơng Ví dụ: ■ Có bị thiếu bước khơng? http://tieulun.hopto.org ■ Có cơng việc bị trùng lặp khơng? ■ Có bước khơng đem lại giá trị hay khơng? Đây phần quy trình kho: Trong ví dụ chúng ta, bạn thấy nhân viên xếp hàng/gói hàng tài xế thực việc chất hàng lên xe tải, điều làm giảm số lượng người xếp hàng gói hàng kho Tài xế quản lý kho dỡ hàng từ xe tải, cách hữu ích để kiểm tra lần hai hàng lưu kho, trở nên bất tiện Sau phân tích biểu đồ trên, bạn chọn cách vẽ thêm bơi để thể cách quy trình nên/có thể hoạt động Điều dẫn đến việc loại bỏ thêm vào vài bước, loại bỏ bổ sung người tham gia vào trình, ghép bước lại với CÁC DẠNG KHÁC Có thể bạn muốn bắt đầu cách tạo biểu đồ bơi cho quy trình cấp cao nhất, sau tạo biểu đồ để khám phá một vài quy trình cấp thấp với nhiều chi tiết NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Nên thận trọng đừng loại bỏ vài bước mục đích chưa rõ ràng Có thể chúng tồn trì vài lý Tương tự, đừng giữ lại bước bạn sợ làm tổn thương cảm xúc bạn loại bỏ Hãy giữ lại bước giúp phục vụ cho mục đích thực http://tieulun.hopto.org ... http://tieulun.hopto.org Phần BẢN CHẤT CỦA VIỆC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CÁC RÀO CẢN KHI GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ C ó điều “thần kì” giải vấn đề: bạn tìm thấy giải pháp, mách bảo - bạn cảm thấy Nhưng vấn đề biểu theo... tuổi, thông điệp lớn Hầu hết sếp sau tơi có phản ứng tích cực nhiều đề nghị lựa chọn giải pháp tốt so với giải vấn đề Kỹ giải vấn đề kinh doanh tập hợp công cụ, phương pháp, ý tưởng cách tư giải vấn. .. CHỨC VẤN ĐỀ Einstein cho nói: “Nếu tơi có đồng hồ để giải vấn đề, dành 55 phút để nghĩ vấn đề phút để nghĩ giải pháp. ” Sau vài cách nhanh chóng để tổ chức vấn đề nhằm giúp bạn giải 4 0-2 0 -1 0-5 :