Thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ ở các công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có sự góp vốn của nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐỖ THỊ HUYỀN THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA NHÀ NƢỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐỖ THỊ HUYỀN THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CĨ SỰ GÓP VỐN CỦA NHÀ NƢỚC Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Mã số: 60.32.03.01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Dƣơng Văn Khảm Hà Nội - 2016 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu nguồn tài liệu tham khảo Bố cục đề tài 10 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠNG TY CỔ PHẦN VÀ CƠNG TY TNHH CĨ SỰ GÓP VỐN CỦA NHÀ NƢỚC .13 1.1 Cơ sở lý luận 13 1.1.1 Các khái niệm 13 1.1.2 Số lượng, thành phần, nội dung giá trị tài liệu lưu trữ công ty Cổ phần công ty TNHH có góp vốn nhà nước 21 1.1.3 Tầm quan trọng việc xác định thẩm quyền áp dụng biện pháp quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần công ty TNHH có góp vốn nhà nước 24 1.2 Các quy định hành pháp luật Việt Nam thẩm quyền biện pháp quản lý nhà nƣớc hoạt động lƣu trữ công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nƣớc 25 1.2.1 Khái quát văn pháp luật có quy định thẩm quyền biện pháp quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ cơng ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước 25 1.2.2 Các quy định phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước 27 1.3 Nhận xét, đánh giá 30 Tiểu kết chƣơng 32 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC THI THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CƠNG TY TNHH CĨ SỰ GĨP VỐN CỦA NHÀ NƢỚC 33 2.1 Thực thẩm quyền ban hành văn đạo, hƣớng dẫn hoạt động lƣu trữ cho doanh nghiệp 33 2.2 Thực thẩm quyền hƣớng dẫn triển khai thực văn quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cho doanh nghiệp 40 2.3 Thực thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp thống kê lƣu trữ 43 2.4 Thực thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động lƣu trữ doanh nghiệp 44 2.5 Tác động quy định hành pháp luật Việt Nam Thẩm quyền biện pháp quản lý nhà nƣớc hoạt động lƣu trữ công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nƣớc 46 2.5.1 Tác động đến chức quản lý lưu trữ Bộ, ngành, Công ty mẹ46 2.5.2 Tác động trực tiếp đến hoạt động lưu trư công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước 48 2.6 Nhận xét, đánh giá 55 2.6.1 Về thực thẩm quyền biện pháp quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần công ty TNHH có góp vốn nhà nước 55 2.6.2 Về tác động quy định hành pháp luật Việt Nam thẩm quyền biện pháp quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần công ty TNHH có góp vốn nhà nước 57 Tiểu kết chƣơng 61 CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP, BIỆN PHÁP ĐỂ THỰC THI THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CƠNG TY TNHH CĨ SỰ GĨP VỐN CỦA NHÀ NƢỚC 62 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn pháp lý lƣu trữ, nghiên cứu, biên soạn sách, tài liệu chuyên đề tổ chức nghiệp vụ lƣu trữ doanh nghiệp 63 3.2 Quy định rõ quyền hạn trách nhiệm quản lý Bộ, ngành, Công ty mẹ hoạt động lƣu trữ công ty Cổ phần Cơng ty TNHH có góp vốn nhà nƣớc 64 3.3 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo doanh nghiệp hoạt động lƣu trữ 65 3.4 Bố trí kinh phí nhân lực chuyên trách lƣu trữ doanh nghiệp .67 3.5 Tổ chức lớp bồi dƣỡng, tập huấn, hội thảo khoa học chuyên đề lƣu trữ doanh nghiệp 68 3.5.1 Tổ chức họp triển khai thực văn quy định quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 69 3.5.2 Tổ chức hội thảo, tập huấn, đào tạo ngắn hạn lưu trữ cho doanh nghiệp 69 3.6 Kiểm tra, đánh giá hoạt động lƣu trữ doanh nghiệp 70 3.6.1 Kiểm tra, đánh giá nghiệp vụ 70 3.6.2 Khen thưởng, kỷ luật 70 3.7 Hƣớng dẫn mơ hình tổ chức lƣu trữ cơng ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nƣớc 71 Tiểu kết chƣơng 75 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC 87 CTCP CP PGS,TS TNHH TLLT tr MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm gần đây, số lượng doanh nghiệp Cổ phần TNHH có góp vốn nhà nước tăng lên đáng kể - kết tất yếu trình thực đề án Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, nhằm nâng cao hiệu hoạt động tạo động lực cho phát triển kinh tế Điều dẫn tới việc Nhà nước khơng cịn chủ sở hữu số tổ chức kinh tế trước kia, thay vào đó, Nhà nước nắm giữ lượng cổ phần định doanh nghiệp Những doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp hành tự chịu trách nhiệm hiệu hoạt động doanh nghiệp Chủ sở hữu cơng ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước tổ chức, cá nhân có vốn góp cơng ty, họ người có quyền bầu người đại diện làm lãnh đạo doanh nghiệp, họ thực quyền thành viên góp vốn cách trực tiếp thơng qua người đại diện hoạt động, quyền lợi nghĩa vụ thành viên góp vốn theo quy định pháp luật Như vậy, Nhà nước số thành viên góp vốn doanh nghiệp, có quyền hạn nghĩa vụ thành viên góp vốn thơng qua người đại diện phần vốn góp doanh nghiệp cách bình đẳng, Nhà nước khơng cịn quyền định hoạt động doanh nghiệp doanh nghiệp Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ Hiện nay, việc quản lý hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước vấn đề nhiều bất cập, cần có quan tâm thích đáng từ phía quan quản lý nhà nước lưu trữ doanh nghiệp Về phía quan quản lý ngành: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có số quy định quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thể Luật Lưu trữ ban hành văn quy định nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia, có xác định số doanh nghiệp có vốn Nhà nước đối tượng thuộc nguồn nộp lưu Tuy nhiên, thực tế, so với số lượng doanh nghiệp có góp vốn nhà nước quy định hạn chế, chưa chạm tới hết khối doanh nghiệp có góp vốn nhà nước công ty Cổ phần cơng ty TNHH Về phía cơng ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước: Hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ, quy mô hoạt động không lớn doanh nghiệp vĩnh vực có tính mũi nhọn nhà nước góp vốn nắm quyền chi phối Các doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh tài chính, sản xuất hàng hóa, thương mại Vì doanh nghiệp vừa nhỏ nên họ chưa quan tâm nhiều cho việc quản lý bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ doanh nghiệp sản sinh ra, vậy, nhà nước cần quan tâm nhiều việc thực thẩm quyền quản lý lưu trữ khối cơng ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước; đồng thời, cần có biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ khối doanh nghiệp cho phù hợp hiệu Thực tốt việc quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ nhiệm vụ quan trọng Chính phủ nói chung, Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nói riêng Nhà nước có thẩm quyền việc quản lý hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước? Nhà nước cần có biện pháp để thực thẩm quyền việc quản lý hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước?Các cơng ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước thực hoạt động lưu trữ doanh nghiệp nào? Doanh nghiệp mong muốn nhà nước làm giúp họ để họ thực tốt hoạt động lưu trữ mình? Tất câu hỏi đặt yêu cầu nghiên cứu Đề tài luận văn “Thẩm quyền biện pháp quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ cơng ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước” Kết nghiên cứu Đề tài khơng góp phần bổ sung thêm sở lý luận quản lý hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần công ty TNHH có vốn nhà nước Việt Nam mà cịn có tính ứng dụng thực tiễn như: - Là sở để Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tham mưu cho Bộ Nội vụ ban hành văn đạo, hướng dẫn hoạt động lưu trữ doanh nghiệp có vốn nhà nước - Là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho doanh nghiệp việc tổ chức hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong năm qua, doanh nghiệp Cổ phần TNHH có góp vốn nhà nước thực bùng nổ số lượng quy mô kể từ nước ta thực sách mở cửa, chuyển đổi sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa năm 1986 Ngày 19/6/2002, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 46/2002/NĐ-CP quy định cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước Đến nay, nhiều doanh nghiệp nhà nước chuyển đổi từ doanh nghiệp 100% vốn nhà nước sang doanh nghiệp cổ phần, nhà nước giữ phần vốn định doanh nghiệp… Trong trình hoạt động doanh nghiệp có vốn nhà nước, khối lượng không nhỏ tài liệu lưu trữ sản sinh Đây tài liệu có giá trị khơng doanh nghiệp mà cịn có ý nghĩa địa phương quốc gia Chính vậy, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực số Đề tài, chuyên đề nghiên cứu tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Cụ thể là: - Đề tài khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu xác định danh mục nguồn thành phần tài liệu tổ chức kinh tế thuộc diện phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử” CN Hoàng Thị Tuyết Thu làm chủ nhiệm (năm 2008 - 2009) Đề tài tiến hành nghiên cứu sở lý luận xác định nguồn thành phần tài liệu doanh nghiệp nhà nước - Chuyên đề “Nghiên cứu xác định danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp nhà nước nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử” Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trung ương - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực (năm 2012) - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp sở “Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp” CN Đỗ Thị Huyền làm chủ nhiệm (năm 2014) Đề tài nghiên cứu thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nhà nước (Theo Luật Doanh nghiệp 2005 – Doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp nhà nước góp từ 50% vốn điều lệ giữ quyền chi phối hoạt động doanh nghiệp) Đề tài đưa số biện pháp giúp nhà nước quản lý tốt tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thời gian tới Ngồi cán cơng tác quan quản lý văn thư, lưu trữ, số sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội quan tâm nghiên cứu vấn đề Ví dụ: Luận văn “Xác định giá trị tài liệu hành hình thành hoạt động công ty 100% vốn nhà nước” tác giả Lã Thị Hồng; Luận văn “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty 91” tác giả Nguyễn Thị Kim Bình (năm 2005); Luận văn “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài” tác giả Trần Vũ Thành (năm 2013) Tháng 12/2013, Hội Văn thư - Lưu trữ Việt Nam phối hợp với Hội nhà Quản trị Doanh nghiệp Việt Nam tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề 96 22 Công ty C 23 Công ty C 24 Công ty T 25 Công ty K 26 Công ty Đ 27 Công ty T 28 Công ty T 29 Công ty T 30 Công ty T 31 Công ty T Phụ lục 03 TỔNG HỢP KẾT QUẢ PHIẾU KHẢO SÁT Tổng số: 31 - Công ty Cổ phần : 23 doanh nghiệp - Công ty Trách nhiệm hữu hạn: doanh nghiệp Câu hỏi Câu Anh/chị có biết văn pháp lý quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ không? Câu Doanh nghiệp anh/chị có thực hoạt động lưu trữ tài liệu không? Câu Anh/chị cho biết khối lượng tài liệu lưu trữ bảo quản phòng/kho lưu trữ doanh nghiệp khoảng mét giá tài liệu? Câu Thành phần tài liệu lưu trữ chủ yếu bảo quản doanh nghiệp anh/chị? 97 Câu Doanh nghiệp anh/chị có ban hành văn quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ doanhnghiệp khơng? Nếu có, nêu cụ thể tên văn Câu Anh/chị đánh giá việc thực văn doanhnghiệp công tác lưu trữ tài liệu nào? Câu Cơ quan chủ quản hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp theo hình thức nào? Câu Doanh nghiệp anh/chị bố trí nhân làm cơng tác lưu trữ theo hình thức nào? Câu Số lượng nhân làm lưu trữ doanhnghiệp bao nhiêu? Câu 10 Anh/chị cho biết trình độ chun mơn cán làm cơng tác lưu trữ doanh nghiệp? Câu 11 Anh/chị cho biết việc giao nộp hồ sơ, tài liệu từ phòng, ban vào phận lưu trữ doanh nghiệp thực nào? Câu 12 Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp anh/chị nguồn nộp lưu vào đâu? Câu 13 Việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Cơ quan quản lý ngành/Công doanhnghiệp anh/chị thực nào? Câu doanhnghiệp lập hồ sơ trước nộp vào lưu trữ không? Câu 15 Tài liệu lưu trữ doanhnghiệp chỉnh lý không? Câu 16 Khối lượng tài liệu lưu 14 trữ chỉnh lý doanh nghiệp anh/chị bao nhiêu? Câu 17 Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp anh/chị có xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ khơng? Câu 18 Doanh nghiệp anh/chị có tiến hành tiêu huỷ tài liệu lưu trữ không? Câu 19 Doanh nghiệp anh/chị thực việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ theo hình thức nào? Câu 20 Doanh nghiệp anh/chị có thực lưu trữ tài liệu điện tử khơng? Câu 21 Tài liệu lưu trữ điện tử doanhnghiệp anh/chị có sớm vào năm nào? Câu 22 Nội dung tài liệu lưu trữ điện tử doanh nghiệp anh/chị gì? Câu 23 Tài liệu lưu trữ điện tử doanh nghiệp anh/chị bảo quản nào? Câu 24 Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp anh/chị bảo quản đâu? Câu 25 Diện tích phịng, kho lưu trữ doanh nghiệp anh/chị? Câu 26 Doanh nghiệp anh/chị bố trí trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ? Câu 27 Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp anh/chị bị cháy, mục nát, mất, thất lạc chưa? Câu 28 Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp anh/chị có đưa phục vụ khai thác sử dụng không? Câu 29 Đối tượng khai thác tài liệu lưu trữ doanh nghiệp ai? Câu 30 Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệpđược thực theo hình thức nào? Câu 31 Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp khai thác sử dụngnhằm phục vụ mục đích gì? Câu 32 Nhận xét chung anh/chị công tác lưu trữ doanh nghiệp? Câu 33 Doanh nghiệp anh/chị có mong muốn nhận quan tâm, đạo hướng dẫn/hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ từ phía quan quản lý nhà nước lưu trữ/cơ quan quản lý ngành/công ty mẹ không? Câu 34 Theo anh/chị, quan quản lý nhà nước lưu trữ/cơ quan quản lý ngành/công ty mẹ cần làm để hỗ trợ doanh ngiheepj hoạt động lưu trữ tài liệu? Câu 35 Theo anh/chị, doanh nghiệp cần làm để quản lý tốt khối tài liệu lưu trữ mình? ... Thẩm quyền quản lý nhà nước biện pháp quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước - Các quy định hành pháp luật Việt Nam thẩm quyền biện pháp quản lý nhà. .. nhà nước hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần công ty TNHH có góp vốn nhà nước Qua thấy phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước quy... quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ cơng ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn nhà nước Chương Thực trạng thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước hoạt động lưu trữ công ty Cổ phần cơng ty TNHH có góp vốn