Số tài liệu: : LT/C-TPAT/009_VN QUY TRÌNH Trang of 25/01/2013 KIỂM SỐT VIỆC ĐĨNG Ngày ban hành Ngày hiệu lực 25/01/2013 THÙNG VÀ XỬ LÝ SỰ CỐ Số lần sửa đổi 01 XUẤT HÀNG Người soạn thảo Người phê duyệt Trần Kim Thượng Lâm Thị Lan Thanh PHÊ DUYỆT Lần sửa đổi Phần Những nội dung thay đổi Không cập nhật nội dung Ngày Người phê duyệt 15/01/2014 I GIỚI THIỆU: Quy trình thiết lập nhằm hướng dẫn kiểm sốt quy trình đóng thùng dành cho hàng thành phẩm nhà máy, đảm bảo an tồn cho hàng hóa xuất qua Mỹ, đồng thời tuân thủ theo quy định pháp luật hành, phù hợp với nội quy công ty đáp ứng yêu cầu khách hàng việc kiểm soát an ninh chống khủng bố xuất hàng qua Mỹ II QUY TRÌNH KIỂM SỐT: Quy trình đóng thùng Khi hàng bắt đầu lên chuyền, nhân viên phụ trách làm Packing List cân trọng lượng áo đo thùng carton để xác định thể tích thùng cần đặt Sau đó, nhân viên đặt thùng để đóng cho đơn hàng Sau nhân viên tiến hành làm Packing List Hàng hóa đóng gói xong chuyển vào lưu giữ khu vực đóng thùng Nhà máy có định khu vực riêng biệt dành cho việc đóng thùng Khu vực phân biệt với khu vực sản xuất khác hàng rào sắt khu vực kiểm soát nghiêm ngặt Khu vực ln có nhân viên bảo vệ đứng giám sát suốt làm việc nhằm hạn chế vào công nhân phận khác Khi có Packing List, cơng nhân làm việc khu vực Đóng thùng tiến hành đóng dựa Packing List Trước đóng hàng vào thùng, trưởng phận đóng thùng kiểm tra thùng để tránh có vật thể lạ lẫn vào thùng hàng Trưởng phận đóng thùng kiểm sốt tất quy trình đóng thùng để đảm bảo khơng có vật thể lạ bị đóng vào thùng hàng Băng keo chống giả mạo -1- Số tài liệu: : LT/C-TPAT/009_VN QUY TRÌNH Trang of 25/01/2013 KIỂM SỐT VIỆC ĐĨNG Ngày ban hành Ngày hiệu lực 25/01/2013 THÙNG VÀ XỬ LÝ SỰ CỐ Số lần sửa đổi 01 XUẤT HÀNG sử dụng để dán thùng để đảm bảo an ninh việc ngăn chặn giả mạo hàng thùng Trước xuất hàng lên Container / xe tải, thùng hàng phải kiểm tra lại theo thông tin sau: Cân thùng hàng để kiểm tra xem trọng lượng thùng có khác thường để đảm bảo không vượt thấp cân nặng đóng thùng cho phép Tem dán có dấu vết bất thường việc sửa đổi hay khơng Nhãn hiệu hàng hóa có xác hay có dấu vết chỉnh sửa hay khơng Số lượng hàng hóa có trùng khớp với chứng từ xuất hàng hay khơng Hàng hố kiểm tra nhân viên phụ trách xuất hàng, người quản lý kho thành phẩm tổ trưởng phận đóng thùng trước xuất hàng lên container / xe tải / phương tiện vận chuyển khác Quá trình xuất hàng lên container / xe tải giám sát nhân viên phụ trách kho, nhân viên bảo vệ nhân viên xuất nhập Chú ý: Trong trường hợp việc đóng thùng bị gián đoạn (do đến nghỉ trưa, ăn cơm hay lý khác làm cho việc đóng thùng khơng liên tục) cơng nhân phận đóng thùng phải niêm phong tạm thời thùng hàng đóng dở, đưa thùng hàng vào khu vực lưu trữ an toàn Đồng thời nhân viên bảo vệ phải giám sát khu vực đóng thùng để đảm bảo thùng hàng khơng bị xáo trộn vật thể lạ bỏ vào thùng hàng Xử lý cố xuất hàng: Các cố xuất hàng bao gồm: - Phát vật thể lạ / không xác định thùng hàng - Xuất hàng thiếu dư - Thùng carton bị rách bị ẩm ướt - Thùng carton nặng nhẹ tiêu chuan Khi phát vấn đề đây, nhân viên xuất hàng phải thông báo cho quản lý bảo vệ vị trí gần Sau nhận thơng tin từ cơng nhân, nhân viên bảo vệ phải bảo vệ trường thông báo cho đội trưởng bảo vệ, người thông báo cho ban giám đốc biết để giải vấn đề Trong trường hợp phát vấn đề nghiêm trọng, ban giám đốc thông báo cho quan chức để tiến hành điều tra Để kiểm soát ngăn chặn cố xuất hàng, nhà máy định hai người (gồm có người chịu trách nhiệm kho hoàn thành nhân viên bảo vệ giám sát việc xuất hàng) để kiểm soát số lượng xuất Sau bốc dỡ hàng lên phương tiện vận chuyển, nhân viên giám sát có liên quan phải đối chiếu số lượng mà kiểm tra Nếu số lượng nhân viên giám sát giống giống Packing List ký tên ghi số lượng -2- Số tài liệu: : LT/C-TPAT/009_VN QUY TRÌNH Trang of 25/01/2013 KIỂM SỐT VIỆC ĐĨNG Ngày ban hành Ngày hiệu lực 25/01/2013 THÙNG VÀ XỬ LÝ SỰ CỐ Số lần sửa đổi 01 XUẤT HÀNG đếm hóa đơn để xác nhận, thông báo thông tin chuyến xuất hàng cho bảo vệ trực cổng, cho đóng Container / xe tải niêm phong phương tiện lại Trong trường hợp số lượng bên có liên quan khơng khớp số lượng đếm thực tế không khớp với chứng từ xuất hàng, nhân viên bảo vệ không ký tên lên hóa đơn xuất hàng phải báo cho chuyên gia quản lý kho hoàn thành nhân viên chịu trách nhiệm xuất hàng báo cho ban giám đốc biết để tiến hành điều tra làm rõ ngun nhân Đồng thời, tồn hàng hóa bốc xếp lên Container / xe tải dỡ xuống quy trình kiểm tra phải thực lại từ đầu với giám sát Ban giám đốc Trong trường hợp phát vật thể bất hợp pháp xảy vấn đề nghiêm với số lượng hàng hóa phải báo trực tiếp cho quan luật pháp có thẩm quyền địa phương để điều tra thêm Những cố bao gồm việc xuất hàng thiếu dư, phát thùng carton bị thủng ướt, thùng nặng nhẹ tiêu chuản phải báo cáo ghi nhận lại văn Nhân viên làm Packing List cân trọng lượng sản phẩm sau lên chuyền để đặt Kiểm tra thùng Trước Thùng hàng đo thể tích đóng dựa thông tin kiểu thùng Đặt thùng đóng, kích thước áo khấu trừ Dựa số liệu thu Làm Packing List thập tính toán, nhân viên đặt số lượng …………………………………………………………………………………………………… mẫu mã thùng thích hợp ……………………………………………………………………………… làm Packing List Tìm thấy vật thể không cần thiết / dư thừa phần Kiểm hàng hoá OK tra tình Không Cân trọng lượng sản phẩm Đo thùng OK trạng thùng Tổ trưởng đóng thùng kiểm soát quy trình đóng thùng để đảm bảo vật Đóng thể lạ bị đóng vào Nhân viên phụ trách thùng thùng xuất hàng Không OK theo Packing List OK Quy trình đóng thùng Cân trọng lượng thùng -3- Trọng lượng thấp vượt cho phép Không OK Vật thể bất Kiểm tra với hợp công ty vận chuyển/ pháp hãng Số tài liệu: : LT/C-TPAT/009_VN QUY TRÌNH Trang of 25/01/2013 KIỂM SỐT VIỆC ĐĨNG Ngày ban hành Ngày hiệu lực 25/01/2013 THÙNG VÀ XỬ LÝ SỰ CỐ Số lần sửa đổi 01 XUẤT HÀNG Không OK OK Có dấu vết sửa đổi Dán băng keo …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… chống ………………………………………………………………………………………………… giả mạo lên Xuất hàng Báo cho quyền III Container / xe tải Việc xuất hàng giám sát nhân viên bảo Xuất hàng vệ, quản lý kho nhân viên phụ trách xuất hàng để chắn vật thể lạ LƯU GIỮ HỒ SƠ: trà trộn vào địa phương để điều tra thêm Bắt buộc phải tiến hành điều tra thêm vật thể lạ chưa xác định rõ ràng Tất báo cáo nộp định kỳ để lưu giữ bảo quản phòng CSR Phòng CSR đưa toàn hồ sơ lưu giữ trường hợp khách hàng yêu cầu Nhà máy xảy cố cần kiểm tra Trên số điều khoản quy định việc theo dõi xuất nhập hàng hóa cơng ty Ban giám đốc đề nghị tất đơn vị phối hợp thực quy định Trong trường hợp cán công nhân viên công ty bị phát vi phạm quy định đề bị xử lý theo quy định công ty tùy theo mức độ vi phạm Các số điện thoại liên lạc trường hợp khẩn cấp Nhân Sự Phòng xuất nhập Nhân Viên An Ninh 246 242 256 IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH: Quy trình có hiệu lực kể từ ngày ký Mọi quy định trước trái với quy trình xem bị bãi bỏ Ban giám đốc yêu cầu tất phòng, ban phận liên quan nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định -4- Số tài liệu: : LT/C-TPAT/009_VN QUY TRÌNH Trang of 25/01/2013 KIỂM SỐT VIỆC ĐĨNG Ngày ban hành Ngày hiệu lực 25/01/2013 THÙNG VÀ XỬ LÝ SỰ CỐ Số lần sửa đổi 01 XUẤT HÀNG -5- ... ngày ký Mọi quy định trước trái với quy trình xem bị bãi bỏ Ban giám đốc yêu cầu tất phòng, ban phận liên quan nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định -4- Số tài liệu: : LT/C-TPAT/ 009_ VN QUY TRÌNH... số điều khoản quy định việc theo dõi xuất nhập hàng hóa cơng ty Ban giám đốc đề nghị tất đơn vị phối hợp thực quy định Trong trường hợp cán công nhân viên công ty bị phát vi phạm quy định đề bị... nhân viên giám sát giống giống Packing List ký tên ghi số lượng -2- Số tài liệu: : LT/C-TPAT/ 009_ VN QUY TRÌNH Trang of 25/01/2013 KIỂM SỐT VIỆC ĐĨNG Ngày ban hành Ngày hiệu lực 25/01/2013 THÙNG