Quản lý tài chính của các dự án cho các tổ chức quốc tế tài trợ

Quản lý tài chính của các dự án là vấn đề rất quan trọng và được quan tâm cả từ phía các nhà tài trợ cũng như Ban Quản lý dự án. Theo đó, đánh giá công tác quản lý tài chính dự án cần được thực hiện thường xuyên hoặc định kỳ. Trong nghiên cứu này, nhóm tác giả tập trung đánh giá công tác quản lý tài chính trên các khía cạnh về (i) cơ cấu tổ chức và nhân sự; (ii) lập kế hoạch; (iii) luồng tiền và giải ngân; (iv) phần mềm kế toán; (v) hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ; và (vi) lập báo cáo tài chính.

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CÁC DỰ ÁN CHO CÁC TỔ CHỨC QUỐC TẾ TÀI TRỢ Quản lý tài chính của các dự án là vấn đề rất quan trọng và được quan tâm cả từ phía các nhà  tài trợ  cũng như Ban Quản lý dự  án. Theo đó, đánh giá cơng tác quản lý tài chính dự  án cần   được thực hiện thường xun hoặc định kỳ. Trong nghiên cứu này, nhóm tác giả  tập trung   đánh giá cơng tác quản lý tài chính trên các khía cạnh về (i) cơ cấu tổ chức và nhân sự; (ii)  lập kế hoạch; (iii) luồng tiền và giải ngân; (iv) phần mềm kế tốn; (v) hệ thống kế tốn và   kiểm sốt nội bộ; và (vi) lập báo cáo tài chính Với trường hợp nghiên cứu điển hình là các dự  án do Ngân hàng Thế  giới tài trợ  tại Việt  Nam thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như y tế, giáo dục, mơi trường; năng lượng, giao thơng,  nơng nghiệp  Thực hiện các dự án này có tác động rất tích cực đến mọi mặt của đời sống  xã hội. Tuy nhiên, kết quả của nghiên cứu này chỉ ra rằng trong cơng tác quản lý tài chính cịn   tồn tại nhiều sai phạm trọng yếu cần khắc phục và hồn thiện Cơ cấu tổ chức và nhân sự Cơ  cấu tổ  chức và nhân sự  được đánh giá dưới khía cạnh Ban quản lý dự  án trung  ương  (CPMU) và Ban quản lý dự  án các tỉnh (PPMUs) có tổ  chức đầy đủ  các phịng ban để  triển  khai thực hiện dự  án và nhân sự  có đủ  năng lực trình độ  đáp  ứng cơng việc được giao hay   khơng. Đặc biệt, nhân sự và sắp xếp phân cơng cơng việc của Phịng Tài chính kế tốn được   lưu tâm. Trong q trình kiểm tra giám sát quản lý tài chính của các dự án do Ngân hàng Thế  giới tài trợ, liên quan đến cán bộ quản lý tài chính, xuất hiện một số tồn tại sau: Cán bộ  quản lý tài chính của một số  dự án cịn thiếu chun mơn như  được đào tạo  nghiệp vụ chưa tương xứng; cịn thiếu kinh nghiệm trong cơng tác quản lý tài chính và   kế tốn; và cịn thiếu kinh nghiệm về quy trình quản lý tài chính và giải ngân của Ngân  hàng Thế giới Cán bộ quản lý tài chính khơng làm việc chun trách cho dự án, vừa làm tại cơ quan  nhà nước, vừa kiêm nhiệm quản lý tài chính của dự án. Do vậy, họ có q nhiều việc   phải làm cho cơng việc của Chính phủ và các dự án khác. Vì vậy, mà chất lượng cơng   tác quản lý tài chính và kế tốn tại Ban quản lý dự án trung ương và Ban quản lý dự án   các tỉnh thực sự khơng cao Một số dự án thậm chí tạm thời cịn chưa tổ chức bộ phận kế tốn dẫn đến cơng tác  quản lý tài chính kế tốn bị coi nhẹ và khơng ai quản lý. Điều này đặc biệt là vấn đề  trầm trọng cần phải khắc phục ngay Một số  kế  tốn trưởng của Ban quản lý dự  án trung  ương và Ban quản lý dự  án các  tỉnh kiêm nhiệm một số dự án khác nhau nên khơng có nhiều thời gian quản lý và điều  hành cơng việc dẫn đến triển khai dự án gặp rất nhiều khó khăn Mặc dù, quy trình quản lý tài chính của Ngân hàng Thế giới u cầu dự án cần có đầy đủ cán  bộ quản lý tài chính với trình độ và chun mơn đạt u cầu; u cầu về nhân sự quản lý tài  chính là một điều kiện hiệu lực của dự án và được hồn thiện trong q trình chuẩn bị dự án   và bất kỳ sự thay đổi hay bổ nhiệm về nhân sự quản lý tài chính chưa cần được phê duyệt   bởi Ngân hàng Thế  giới. Tuy nhiên, cũng do chưa nhiều kinh nghiệm trong triển khai thực  hiện dự án nên các sai phạm vẫn tồn tại các Ban quản lý dự án cả ở cấp trung ương và cấp  địa phương Lập kế hoạch triển khai dự án Nhiều dự án được triển khai cả từ nguồn vốn tài trợ của Ngân hàng Thế giới và nguồn vốn  đối  ứng từ phía Chính phủ Việt Nam. Căn cứ  vào hoạt động tồn dự  án, Ban quản lý dự  án   Trung ương lập kế hoạch hàng năm trình Ngân hàng Thế giới phê duyệt và cơ  quan Bộ phê   duyệt. Sau đó Ban quản lý dự án các tỉnh trình ủy ban Nhân dân tỉnh phê duyệt. Trên thực tế,  kế  hoạch triển khai tại Ban quản lý dự  án tỉnh và Ban quản lý dự  án trung  ương được phê  duyệt rất chậm, thậm chí có những dự án mà đến tháng 8 năm 2015 mới được phê duyệt kế  hoạch hoạt động và tài chính năm tài chính 2015. Chính vì vậy, cơ  quan Kho bạc Nhà nước   cũng như cơ quan ban ngành của tỉnh khơng có cơ sở phê duyệt chi tiêu của Ban quản lý dự  án trung ương và các tỉnh, bao gồm cả vốn đối ứng Cũng theo quy định trong Hiệp định tín dụng, nhiều dự án và các hoạt động dự án được thanh  tốn cả  bằng vốn tài trợ  và vốn đối ứng nhưng trong từng lần thanh tốn thì tỷ  lệ  này vẫn   chưa được tn thủ Luồng tiền và giải ngân Theo quy định, Ngân hàng thế giới sẽ ứng trước tiền vào tài khoản chỉ định của Ban quản lý   dự  án trung  ương và Ban quản lý dự  án trung  ương  ứng trước tiền vào tài khoản của Ban  quản lý dự  án các tỉnh theo đơn xin rút vốn và bồi hồn tiền. Thực tế, các đơn vị  thực hiện   dự án tỉnh phải vay mượn tiền từ ngân sách Chính phủ hoặc các dự án khác để thực hiện dự  án của Ngân hàng Thế giới. Có nhiều lý do được đưa ra như mức trần của tài khoản chỉ định  và tài khoản cấp tỉnh q thấp; tiền được rút khỏi tài khoản chỉ  định để  thanh tốn cho các   khoản chi phí nhưng để tồn đọng lâu và nhiều mà khơng xin bồi hồn do chưa được Kho bạc   kiểm sốt chi hoặc do chưa đủ  hồ  sơ  chứng từ  liên quan; đơn xin rút vốn bồi hồn khơng   được lập và đệ trình thường xun. Có nhiều hiện tượng mà chi phí phát sinh và xin bồi hồn   khơng đúng theo hạng mục được quy định trong Hiệp định tài trợ. Thanh quyết tốn cho các  nhà thầu thường chậm do kế tốn chưa thu thập đủ  chứng từ  liên quan; Kho bạc kiểm sốt  chi thường kéo dài  dẫn đến tiến độ  giải ngân của dự  án rất chậm so với kế  hoạch, dẫn  đến có nhiều khả năng dự án sẽ phải xin gia hạn một vài năm Phần mềm kế tốn Các dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ sử dụng các phần mềm kế tốn khác nhau miễn là   chúng đáp  ứng được cơng tác tài chính kế  tốn. Các phần mềm cũng rất đa dạng như  Misa,  Bravo, Imas  Tuy nhiên, trong q trình kiểm tra giám sát quản lý tài chính, một số yếu điểm   cịn tồn tại liên quan đến phần mềm kế tốn Một số Ban quản lý dự án (cả  trung ương và cấp tỉnh) chậm trễ trong việc mua sắm   phần mềm kế tốn, nâng cấp phần mềm kế tốn và đào tạo hướng dẫn sử dụng phần  mềm Xuất hiện các lỗi kỹ  thuật trong việc kết xuất dữ  liệu, trong các bảng tính dẫn đến   lập BCTC khơng chính xác Có những Ban quản lý dự  án sử dụng nhiều phần mềm kế tốn dẫn đến khối lượng  cơng việc kế tốn tăng lên, số sách trùng lắp Nhiều phần mềm kế  tốn chưa thực sự  đáp  ứng được cơng tác quản trị  nội bộ  như  quản lý tài sản, quản lý hợp đồng nhà thầu Hệ thống kế tốn và kiểm sốt nội bộ Các dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ phần lớn áp dụng Chế độ kế tốn đơn vị hành chính    nghiệp được ban hành theo Quyết định số  19/2006/QĐ­BTC ngày 30/3/2006 của Bộ  Tài  chính và các thơng tư, quyết định sửa đổi, bổ  sung có liên quan. Cũng trong q trình hoạt   động dự án, các Ban quản lý tự tiến hành kiểm tra, kiểm sốt phục vụ cho mục đích quản trị  nội bộ của dự án. Theo đó, các Ban quản lý dự án thiết kế và ban hành các chính sách và thủ  tục kiểm sốt nhằm ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa các sai phạm có thể tồn tại trong việc  quản lý điều hành hoạt động của dự án và cơng tác quản lý tài chính Mặc dù vậy, một số hạn chế tại các Ban quản lý dự án như: Sổ  tay quản lý tài chính của dự  án chưa được thiết kế  hoặc đã thiết kế  ban hành   nhưng khơng cập nhập thường xun hoặc sổ  tay quản lý tài chính khơng được tn  thủ đầy đủ Các nghiệp vụ  kinh tế  phát sinh được ghi chép khơng kịp thời, vi phạm tính đúng kỳ  kế tốn và đơi khi khơng chính xác. Sổ sách kế tốn khơng lập riêng cho dự án và chưa   tách biệt với các dự án khác và nguồn vốn khác Trang thiết bị  và vật tư  được trang bị  mua sắm bằng nguồn vốn dự  án nhưng chưa   được sử dụng đúng mục đích Số  dư  tiền mặt tại quỹ  q cao và khơng tiến hành kiểm kê định kỳ  và khơng đối   chiếu thường xun, dẫn đến q lạm dụng chi tiêu dùng tiền mặt hơn là thanh tốn  khơng dùng tiền mặt qua ngân hàng Đối chiếu số  dư  tiền gửi ngân hàng khơng được thực hiện thường xun dẫn đến   trong nhiều thời điểm trong năm có sự chênh lệch. Chưa tiến hành đối chiếu cơng nợ  phải thu (ứng trước tiền cho nhà thầu) và phải trả  tiền cho nhà thầu và các nhà cung  cấp Nhiều khoản tạm  ứng kéo dài chưa hồn thanh tốn tạm  ứng. Xuất hiện vi phạm   ngun tắc kế tốn về tạm ứng (tạm ứng lần sau nhưng lần trước vẫn chưa hồn tạm  ứng) Chưa lập đầy đủ  các sổ  kế  tốn chi tiết như  sổ  chi tiết về tài sản cố  định, hàng tồn   kho, chi phí dự án Chưa tiến hành kiểm kê các tài sản vật chất tại thời điểm cuối năm như tiền mặt, tài   sản cố định và hàng tồn kho. Quản lý hợp đồng chưa chặt chẽ như quản lý bảo lãnh   hết hạn, hợp đồng hết hạn, thanh tốn chưa theo các điều khoản trong quy định của   Hợp đồng kinh tế Nhiều chứng từ kế tốn được kiểm sốt khơng chặt chẽ, thiếu chứng từ gốc, thiếu sự  phê duyệt, thiếu tính trung thực và hợp lý Lập BCTC Cơng tác lập BCTC rất quan trọng đối với Ban quản lý dự án và định kỳ phải nộp cho Ngân   hàng Thế giới để kiểm tra và sốt xét. Tuy nhiên, BCTC giữa kỳ (q, nửa năm) khơng được  nộp cho Ngân hàng Thế giới đúng hạn theo quy định trong Hiệp định tài trợ. Nhiều BCTC có   nộp cho Ngân hàng Thế  giới, cho dù đúng hạn hoặc khơng đúng hạn, nhưng khơng đầy đủ  thơng tin hoặc thiếu một số báo cáo bắt buộc Sổ sách kế tốn khơng ghi chép các giao dịch kinh tế thường xun dẫn đến tính đầy đủ của  thơng tin trên BCTC bị vi phạm. Các chính sách kế tốn đơi khi khơng chỉ rõ hoặc nếu chỉ rõ   thì được áp dụng chưa nhất qn. Một số báo cáo u cầu lập theo Chuẩn mực lập báo cáo   tài chính quốc tế (IFRS) nhưng các báo cáo này được lập chưa đúng theo chuẩn mực và thơng   lệ  quốc tế. Số  liệu trên BCTC chưa được điều chỉnh theo số  liệu kiểm tốn và xuất hiện  chưa phù hợp giữa số dư cuối năm trước (kỳ trước) với số dư đầu năm nay (kỳ này). Có sự  nhầm lẫn khi lập BCTC dựa trên cơ sở tiền mặt với cơ sở dồn tích hoặc thực hiện dựa trên   cơ sở tiền mặt có sửa đổi (cash basis modification) Cơng tác quản lý tài chính của các dự án được tài trợ bởi các Tổ  chức quốc tế được xem là   rất quan trọng trong triển khai hoạt động của dự án. Mặc dù, số tiền tài trợ hàng năm khơng  hề nhỏ từ phía các nhà tài trợ. Tuy nhiên, qua nghiên cứu này mà tập trung vào các dự  án do  Ngân hàng Thế  giới tài trợ  (bao gồm cả  vay tín dụng và viện trợ  khơng hồn lại) thì thấy  rằng cơng tác quản lý tài chính của các dự  án chưa thực sự được các nhà quản lý chú trọng  đúng mức. Vì nhiều lý do khác nhau, cả  chủ  quản và khách quan, mà các sai phạm đều tồn  tại   bất cứ  phần việc nào trong quản lý tài chính như  cơ  cấu tổ  chức và nhân sự; luồng  tiền; giải ngân; hệ thống kế tốn  kể cả cơng tác kiểm tra, kiểm tốn. Những sai phạm này  đã và đang xảy ra sẽ làm phiền lịng cho các nhà tài trợ khi mà Việt Nam đang rất cần sự chia  sẻ và hỗ trợ tín dụng và tài chính từ phía họ Kết quả  của nghiên cứu này cũng khơng chỉ  phản ánh thực trạng về  cơng tác quản lý tài  chính tại Ban Quản lý Dự  án trung  ương và Ban Quản lý Dự  án các tỉnh tại các Dự  án do   Ngân hàng Thế giới tài trợ mà nó cịn xuất hiện ở đâu đó đối với các dự án được tài trợ  bởi  các nhà tài trợ khác như Ngân hàng Phát triển Châu á (ADB), Tổ chức Y tế thế giới (WHO)  Các yếu điểm này vẫn cịn xuất hiện tại các dự án đang triển khai và các dự án mới, đặc biệt   là tại các dự án mới. Do các dự án mới được thành lập mới nên những người làm việc trong   Ban Quản lý dự  án mới chưa có nhiều kinh nghiệm triển khai dự  án mới. Và khi họ  đã có   kinh nghiệm rồi thì dự  án cũng đã kết thúc hoặc chuẩn bị  kết thúc. Tuy nhiên, dự  án mới  được triển khai như vậy lại có tính lan tỏa đến những người thực hiện dự án do sau khi thực  hiện và kết thúc dự án, họ có kinh nghiệm để làm việc tốt cho các đơn vị quản lý ngân sách  cơng. Nhưng mặt trái của nó là thực tế những sai phạm về quản lý tài chính này vẫn tồn tại,   khơng ít thì nhiều./ Tài liệu tham khảo VAS, NXB Tài chính. Hà Nội Đỗ Văn Thân và Josette P. (1994). Quản lý tài chính doanh nghiệp. NXB Thống kê. Hà  Nội Eugene, F.B & Michael, C.E (2014) . Financial Management Theory and Practice. Southe  ­ Western. USA Eugene, F.B and Joel,  F.H (2012). Fundamentals of Financial Management. Southe  ­  Western. USA WB (2013). Báo cáo triển vọng kinh tế tồn cầu 2013 6 Trần Đình Tỵ (2002). Quản lý Nhà nước về tài chính tiền tệ. NXB Lao động. Hà Nội Trần Mạnh Dũng, Đào Mạnh Huy & Nguyễn Thị Thanh Diệp (2011). Kinh nghiệm lần  đầu tiên áp IFRS. Tạp chí kinh tế và phát triển, số 165 (II) Trần Mạnh Dũng (2012). Giới thiệu về  IPSAS. Tạp chí nghiên cứu khoa học kiểm   tốn; tháng 1/2012 Theo Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn – Bài của TS Nguyễn Mạnh Dũng – Đại học Kinh tế   Quốc dân và TS Nguyễn Vĩnh Thanh – Học viện Chính trị Khu vực I  ... lưu tâm. Trong q trình kiểm tra giám sát? ?quản? ?lý? ?tài? ?chính? ?của? ?các? ?dự? ?án? ?do Ngân hàng Thế  giới? ?tài? ?trợ,  liên quan đến cán bộ? ?quản? ?lý? ?tài? ?chính,  xuất hiện một số tồn tại sau: Cán bộ ? ?quản? ?lý? ?tài? ?chính? ?của? ?một số ? ?dự? ?án? ?cịn thiếu chun mơn như...  cơng tác? ?quản? ?lý? ?tài? ? chính? ?tại Ban? ?Quản? ?lý? ?Dự ? ?án? ?trung  ương và Ban? ?Quản? ?lý? ?Dự ? ?án? ?các? ?tỉnh tại? ?các? ?Dự ? ?án? ?do   Ngân hàng Thế giới? ?tài? ?trợ? ?mà nó cịn xuất hiện ở đâu đó đối với? ?các? ?dự? ?án? ?được? ?tài? ?trợ  bởi  các? ?nhà? ?tài? ?trợ? ?khác như Ngân hàng Phát triển Châu á (ADB),? ?Tổ? ?chức? ?Y? ?tế? ?thế giới (WHO) ... tục kiểm sốt nhằm ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa? ?các? ?sai phạm có thể tồn tại trong việc  quản? ?lý? ?điều hành hoạt động? ?của? ?dự? ?án? ?và cơng tác? ?quản? ?lý? ?tài? ?chính Mặc dù vậy, một số hạn chế tại? ?các? ?Ban? ?quản? ?lý? ?dự? ?án? ?như: Sổ  tay? ?quản? ?lý? ?tài? ?chính? ?của? ?dự ? ?án? ?chưa được thiết kế  hoặc đã thiết kế