Quy chế quy định việc quản lý tài chính đối với Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà. Quy định chính sách quản lý tài chính áp dụng cho Hội đồng quản trị và tất cả các nhân viên, đại diện vốn của Công ty ở tất cả các công ty con, các công ty liên kết. Tất cả các cán bộ công nhân viên của Công ty có nghĩa vụ tuân thủ tuyệt đối các quy định và tinh thần của Quy chế này.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ Ban hành kèm theo Nghị số 26/2013/NQ-/HĐQT Ngày 18 tháng 12 năm 2013 Hội đồng quản trị Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2014 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà MỤC LỤC Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Điều Giải thích từ ngữ Chương II: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CƠNG TY Mục 1: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN Điều Vốn Công ty Điều Vốn điều lệ Công ty Điều Quyền nghĩa vụ Công ty việc sử dụng vốn quỹ Công ty quản lý Điều Huy động vốn Điều Quản lý khoản phải trả huy động vốn Điều Đầu tư vốn ngồi Cơng ty Mục 2: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN Điều Tài sản cố định, đầu tư tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định Điều 10 Cho thuê, chấp, cầm cố tài sản 10 Điều 11 Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định khoản đầu tư dài hạn 11 Điều 12 Quản lý đầu tư dự án đầu tư kinh doanh bất động sản 11 Điều 13 Quản lý hàng hoá tồn kho 12 Điều 14 Quy chế mua sắm 14 Điều 15 Tín dụng bán hàng 15 Điều 16 Quản lý khoản nợ phải thu 15 Điều 17 Kiểm kê tài sản 16 Điều 18 Xử lý tổn thất tài sản 16 Điều 19 Đánh giá lại tài sản Công ty 17 Mục 3: QUẢN LÝ RỦI RO TÀI CHÍNH 17 Điều 20 Quản lý công nợ phải trả rủi ro tài 17 Mục 4: DOANH THU, CHI PHÍ 18 Điều 22 Doanh thu Công ty 18 Điều 23 Chi phí, quản lý chi phí Cơng ty 19 Mục 5: LỢI NHUẬN VÀ PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN 21 Điều 24 Lợi nhuận Công ty 21 Điều 25 Phân phối lợi nhuận Công ty 22 Điều 26 Mục đích sử dụng quỹ 22 Mục 6: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 23 Điều 27 Kế hoạch tài 23 Điều 28 Báo cáo tài 23 Mục 7: QUYỀN HẠN, NGHĨA VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM 24 CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, TỔNG GIÁM ĐỐC 24 TRONG VIỆC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 24 Điều 29 Quyền hạn Hội đồng quản trị 24 Điều 30 Nghĩa vụ trách nhiệm tài Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị 24 Điều 31 Quyền hạn Tổng giám đốc Công ty 26 Điều 32 Nghĩa vụ trách nhiệm Tổng giám đốc 26 Mục 8: ỦY QUYỀN VÀ NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN GIỮA CÁC CẤP BẬC 28 TRONG VIỆC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 28 Điều 33: Các nguyên tắc thực ủy quyền 28 Điều 34: Quyền nghĩa vụ Người ủy quyền 28 Điều 35: Quyền nghĩa vụ Người ủy quyền 29 Điều 36: Các nội dung Văn ủy quyền (Giấy ủy quyền) 29 Chương IV: MỐI QUAN HỆ VÀ QUẢN LÝ VỐN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ ĐẦU TƯ VÀO DOANH NGHIỆP KHÁC 29 Điều 37 Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, Công ty cổ phần, Công ty liên doanh tổ chức kinh tế khác 29 Điều 38 Các đơn vị hạch toán phụ thuộc 30 Điều 39 Quyền nghĩa vụ Công ty đầu tư vào doanh nghiệp khác 30 Điều 40 Quyền nghĩa vụ người đại diện phần vốn Công ty doanh nghiệp khác 31 Điều 41 Kiểm tra giám sát 32 Chương V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 32 Điều 42 Điều khoản thi hành 32 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Quy chế quy định việc quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Quy định sách quản lý tài áp dụng cho Hội đồng quản trị tất nhân viên, đại diện vốn Công ty tất công ty con, công ty liên kết Tất cán cơng nhân viên Cơng ty có nghĩa vụ tuân thủ tuyệt đối quy định tinh thần Quy chế Điều Giải thích từ ngữ “Công ty” Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà thành lập theo Giấy đăng ký kinh doanh số 0103010462 ngày 28/12/2005 Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp, có tư cách pháp nhân, tự chủ tài hoạt động sản xuất kinh doanh, có quyền nghĩa vụ dân theo quy định pháp luật Việt Nam (sau gọi tắt “Công ty”) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ ngày 25/01/2006; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ hai ngày 19/02/2006; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ ba ngày 31/08/2006; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ tư ngày 15/06/2007; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ năm ngày 31/12/2007; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ sáu ngày 23/05/2008; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ bảy ngày 04/07/2008; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ tám ngày 28/06/2011; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ chín ngày 26/07/2011; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ mười ngày 05/12/2011; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ mười ngày 25/05/2012; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ mười hai ngày 07/08/2012; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ mười ba ngày 19/07/2013 “Hội đồng quản trị” “HĐQT” Hội đồng quản trị Công ty bao gồm thành viên Đại hội đồng cổ đông bầu “Điều lệ công ty” điều lệ hành Công ty tất văn sửa đổi bổ sung tùy vào thời điểm “Đại hội đồng cổ đông” “Đại hội đồng” quan có thẩm quyền cao Cơng ty, quy định Điều lệ Công ty Luật doanh nghiệp “Pháp luật Việt Nam” nghĩa luật doanh nghiệp tất luật, nghị định, định, thông tư, quy định văn có hiệu lực pháp lý khác quan nhà nước ban hành có liên quan đến Công ty Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà “Tổng tài sản” có nghĩa tổng tài sản cơng ty ghi sổ sách kế tốn vào thời điểm “Doanh nghiệp khác” doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư, Luật Hợp tác xã Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam “Công ty con”: Là Cơng ty mà Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà đầu tư góp vốn điều lệ nắm cổ phần, vốn góp chiếm 50% vốn điều lệ, có quyền biểu đa số Đại hội đồng cổ đông, quyền bổ nhiệm đa số thành viên Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Cơng ty tổ chức hình thức Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Công ty liên doanh với nước ngồi, Cơng ty nước ngồi “Cơng ty liên kết”: Là Công ty, đơn vị kinh tế có cổ phần, vốn góp khơng chi phối Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà vốn điều lệ chiếm từ 15% đến 50% không nắm 50% quyền biểu Đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần, không nắm 50% quyền biểu hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, không nắm quyền biểu chi phối Công ty liên doanh, Công ty nước ngồi 10 “Vốn chủ sở hữu Cơng ty”: Là vốn góp cổ đơng, cổ phiếu quỹ, thặng dư vốn; vốn quỹ thuộc sở hữu Công ty bổ sung từ lợi nhuận sau thuế 11 “Tài sản Công ty” bao gồm: tài sản cố định (tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình, khoản đầu tư tài dài hạn, chi phí xây dựng dở dang khoản ký cược, ký quỹ dài hạn); tài sản lưu động (tiền, khoản đầu tư tài ngắn hạn, khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác) mà Cơng ty có quyền chiếm hữu, sử dụng định đoạt theo quy định pháp luật 12 “Vốn huy động Công ty” số vốn Cơng ty huy động theo hình thức: phát hành trái phiếu, vay tổ chức, cá nhân nước, ngồi nước hình thức huy động khác mà pháp luật khơng cấm 13 “Bảo tồn vốn chủ sở hữu Công ty” việc giữ nguyên không để thâm hụt vốn chủ sở hữu Cơng ty suốt q trình kinh doanh; 14 “Ban điều hành Công ty” bao gồm: Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế tốn trưởng Cơng ty HĐQT bổ nhiệm 15 “Vốn Công ty đầu tư doanh nghiệp khác” vốn Công ty đầu tư vào doanh nghiệp khác gồm: vốn tiền, giá trị quyền sử dụng đất tiền thuê đất; giá trị tài sản khác Công ty Công ty đầu tư góp vốn vào doanh nghiệp khác; giá trị cổ phần, giá trị vốn Công ty sở hữu công ty cổ phần, công ty TNHH đơn vị kinh tế khác 16 “Người đại diện phần vốn góp Cơng ty doanh nghiệp khác” người Hội đồng quản trị Công ty ủy quyền để quản lý phần vốn Công ty đầu tư vào doanh nghiệp khác 17 “Việt Nam” có nghĩa Nước Cộng hịa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Chương II: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CƠNG TY Mục 1: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN Điều Vốn Công ty Vốn Công ty bao gồm vốn chủ sở hữu, vốn vay vốn thuê tài Cơng ty trì cấu vốn chủ sở hữu, vốn vay thuê tài nguyên tắc phù hợp với chiến lược kinh doanh, bảo đảm bền vững tài chính, phù hợp với vốn pháp định Nhà nước quy định lĩnh vực kinh doanh mà Công ty đăng ký Điều Vốn điều lệ Công ty Vốn điều lệ Công ty vốn ghi Giấy đăng ký kinh doanh Điều lệ Công ty Các cổ đông đăng ký mua cổ phần Cơng ty có trách nhiệm góp đủ số vốn đăng ký mua Quá thời hạn quy định, Công ty thu hồi cổ phần để bán lại theo nội dung biểu buổi họp Đại hội đồng cổ đông thông qua tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông để định điều chỉnh giảm vốn điều lệ công ty; Điều chỉnh vốn điều lệ Trong trình kinh doanh, tuỳ theo yêu cầu phát triển thời kỳ, Hội đồng quản trị trình Đại hội đồng cổ đông định việc điều chỉnh vốn điều lệ Công ty Khi tăng giảm vốn điều lệ, Công ty đăng ký với quan đăng ký kinh doanh, điều chỉnh vốn ghi điều lệ công bố vốn điều lệ điều chỉnh Vốn điều lệ Công ty điều chỉnh tăng trường hợp sau: a Phát hành cổ phiếu để huy động thêm vốn theo quy định pháp luật, kể trường hợp cấu lại nợ doanh nghiệp theo hình thức chuyển nợ thành vốn góp cổ phần theo thoả thuận doanh nghiệp chủ nợ; b Chuyển đổi trái phiếu doanh nghiệp phát hành bên thành cổ phần: Việc tăng vốn điều lệ thực đảm bảo đủ điều kiện để trái phiếu chuyển đổi thành cổ phần theo Quy định pháp luật phương án phát hành trái phiếu chuyển đổi; c Thực trả cổ tức cổ phiếu; d Phát hành cổ phiếu để thực sát nhập phận tồn doanh nghiệp khác vào cơng ty; e Kết chuyển nguồn thặng dư vốn để bổ sung tăng vốn điều lệ Vốn điều lệ Công ty điều chỉnh giảm trường hợp sau: a Giảm vốn điều lệ nhu cầu vốn Công ty giảm Công ty thay đổi ngành nghề kinh doanh, tổ chức lại với quy mô nhỏ trước Việc điều chỉnh giảm vốn điều lệ toán tiền cho cổ đơng thực theo hình thức sau: - Công ty mua huỷ bỏ số lượng cổ phiếu quỹ có mệnh giá tương ứng với số vốn dự kiến điều chỉnh giảm theo phương án Đại hội đồng cổ đông biểu Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà thơng qua huỷ bỏ số lượng cổ phiếu quỹ buộc phải huỷ Theo hình thức Cơng ty khơng phải trả lại tiền cho cổ đông - Công ty thu hồi hủy bỏ số cổ phiếu cổ đông với tổng mệnh giá tương ứng với số vốn điều lệ giảm Theo hình thức cổ đông Công ty bị thu hồi số lượng cổ phần theo tỷ lệ số vốn dự kiến giảm với tổng mức vốn điều lệ Công ty thời điểm trước điều chỉnh Cụ thể: Số lượng cổ phần thu hồi cổ đông = Số lượng cổ phần cổ đơng sở hữu x Số vốn dự kiến giảm Vốn điều lệ Cơng ty Theo đó, số tiền Cơng ty phải trả cho cổ đông số lượng cổ phần thu hồi cổ đông nhân với mệnh giá cổ phần - Điều chỉnh giảm mệnh giá cổ phần mà khơng làm thay đổi số lượng cổ phần Theo hình thức này, Công ty thu hồi cổ phiếu cổ đông phát lại cổ phiếu với mệnh giá điều chỉnh giảm Công ty phải trả cho cổ đông khoản tiền tương ứng với số lượng cổ phần cổ đông nhân với chênh lệch mệnh giá cũ mệnh giá b Giảm vốn điều lệ Công ty kinh doanh thua lỗ năm liên tiếp có số lỗ lũy kế 50% vốn điều lệ trở lên chưa khả toán khoản nợ đến hạn Trong trường hợp này, Cơng ty khơng tốn lại tiền cho cổ đông thực giảm vốn điều lệ; Các trường hợp tăng giảm vốn phải thực theo quy định Pháp luật Điều lệ Công ty Điều Quyền nghĩa vụ Công ty việc sử dụng vốn quỹ Công ty quản lý Công ty quyền chủ động sử dụng số vốn, quỹ Công ty quản lý vào hoạt động kinh doanh; Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đơng bảo tồn, phát triển vốn, hiệu sử dụng vốn Trong trường hợp Công ty tạm thời sử dụng tiền nhàn rỗi quỹ thuộc phạm vi quản lý vào kinh doanh phải đảm bảo đủ nguồn chi quỹ có nhu cầu sử dụng Việc sử dụng vốn, quỹ để đầu tư xây dựng phải theo quy định Công ty pháp luật Việt Nam quản lý đầu tư xây dựng Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc có trách nhiệm thực biện pháp hành động cụ thể bao gồm không giới hạn biện pháp quy định điều lệ, quy chế quy định khác có liên quan Cơng ty nhằm bảo tồn phát triển vốn cổ đơng, đảm bảo quyền lợi người liên quan đến Công ty chủ nợ, khách hàng, người lao động theo hợp đồng giao kết Điều Huy động vốn Công ty thực việc huy động nguồn vốn khác cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo nhu cầu vốn thực tế quy định pháp luật Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Công ty huy động vốn để sản xuất kinh doanh hình thức phát hành cổ phiếu cho cổ đông hữu và/hoặc phát hành cổ phiếu thị trường phù hợp với chiến lược kinh doanh chiến lược tài Cơng ty thời kỳ Công ty quyền huy động vốn để sản xuất kinh doanh hình thức phát hành trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu cơng ty; vay vốn tổ chức ngân hàng, tín dụng tổ chức tài khác, cá nhân, tổ chức ngồi cơng ty; vay vốn người lao động hình thức huy động vốn khác theo quy định pháp luật Việt Nam Việc huy động vốn cá nhân, tổ chức nước thực theo quy định Chính phủ quản lý vay nợ nước ngồi Việc huy động vốn vay để sản xuất kinh doanh thực theo nguyên tắc tự chịu trách nhiệm hoàn trả giới hạn toàn tài sản Công ty, đảm bảo hiệu sử dụng vốn huy động Tổng giám đốc có trách nhiệm xây dựng kế hoạch huy động vốn trình Hội đồng quản trị phê duyệt theo quý kỳ họp Hội đồng quản trị đầu quý Kế hoạch huy động vốn phải có thuyết minh kế hoạch lưu chuyển tiền tệ quý làm sở cho Hội đồng quản trị xem xét định Trong trường hợp Cơng ty huy động vốn hình thức phát hành cổ phiếu cho cổ đông hữu và/hoặc phát hành cổ phiếu thị trường, Hội đồng quản trị đề xuất loại cổ phiếu phát hành, quyền lợi, quyền ưu tiên, quyền hạn đặc quyền loại cổ phiếu, số lượng cổ phiếu phát hành loại để Đại Hội đồng cổ đông phê chuẩn Hội đồng quản trị định tất hợp đồng vay vốn từ tổ chức tín dụng nước trừ hợp đồng vay vốn thuộc thẩm quyền định Đại hội đồng cổ đông Đối với khoản vay vốn thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị thông qua phương án vay, mức lãi suất bảo lãnh khoản vay Công ty, bảo lãnh cho công ty đơn vị thành viên Hội đồng quản trị ủy quyền cho Tổng giám đốc định hợp đồng vay vốn, bảo lãnh vốn vay thuộc thẩm quyền HĐQT cần thiết; 10 Trường hợp cần thiết phải huy động khoản vay tổ chức, cá nhân ngân hàng hay tổ chức tài tín dụng mà có mức lãi suất vượt 1,2 lần mức lãi suất cho vay ngân hàng thương mại nơi Công ty mở tài khoản phải HĐQT thông qua Đối với khoản vay tổ chức cá nhân khác có mức lãi suất cao mức lãi suất cho vay ngân hàng thương mại chưa vượt 1,2 lần Tổng giám đốc đề xuất để Chủ tịch HĐQT định 11 Đối với với hình thức huy động vốn khác như: Phát hành trái phiếu, phát hành cổ phiếu bên ngoài, mua bán tài sản có kỳ hạn hình thức huy động vốn khác với hình thức nêu Tổng giám đốc phải có kế hoạch phương án chi tiết trình Hội đồng quản trị thông qua trước thực Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Điều Quản lý khoản phải trả huy động vốn Đối với khoản nợ phải trả huy động vốn, Ban điều hành công ty có trách nhiệm: Mở sổ theo dõi khoản nợ phải trả huy động vốn chi tiết theo hợp đồng vay, lần giải ngân phản ánh tất khoản lãi phát sinh kỳ kế toán; Thanh toán khoản nợ phải trả theo thời hạn cam kết Thường xuyên xem xét, đánh giá, phân tích khả tốn nợ cơng ty, phát sớm tình hình khó khăn tốn nợ để có giải pháp khắc phục kịp thời không để phát sinh khoản nợ hạn; Đối với khoản vay chấp tài sản Công ty bảo lãnh tài sản bên thứ cần phải theo dõi giá trị tình trạng vật chất tài sản chấp hàng tháng Đối với khoản nợ phải trả huy động vốn ngoại tệ Cơng ty phải hạch tốn tồn chênh lệch tỷ giá phát sinh số dư nợ phải trả vào chi phí kinh doanh kỳ để tạo nguồn trả nợ Điều Đầu tư vốn ngồi Cơng ty Cơng ty quyền sử dụng vốn, tài sản thuộc quyền quản lý để đầu tư ngồi Cơng ty Việc đầu tư ngồi Cơng ty phải tuân thủ quy định pháp luật đảm bảo ngun tắc có hiệu quả, bảo tồn phát triển vốn, tăng thu nhập không làm ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động Công ty Các hình thức đầu tư ngồi Cơng ty: a Đầu tư thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên; b Góp vốn để thành lập công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn từ thành viên trở lên, công ty hợp danh, công ty liên doanh, công ty liên kết; hợp tác xã, góp vốn vào hợp đồng hợp tác kinh doanh khơng hình thành pháp nhân mới; c Mua cổ phần góp vốn cơng ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty liên doanh, công ty hợp danh, hợp tác xã; d Mua lại công ty khác; e Đầu tư vào trái phiếu cơng cụ nợ; f Các hình thức đầu tư khác theo quy định pháp luật Việt Nam Thẩm quyền định dự án đầu tư ngồi Cơng ty: Đại hội đồng cổ đơng định: Sử dụng vốn Công ty để đầu tư thành lập công ty công ty liên kết nước ngồi nước hình thức cơng ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty có vốn đầu tư nước ngồi với mức cổ phần, góp vốn vào hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân vào công ty vào hợp đồng hợp tác kinh doanh có giá trị lớn 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Cơng ty Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Hội đồng quản trị định: a Sử dụng vốn Cơng ty để góp vốn vào cơng ty khác, đầu tư thành lập công ty công ty liên kết nước ngồi nước hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi với mức cổ phần, vốn góp Cơng ty vào công ty nhỏ 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Công ty b Đầu tư dự án khác bao gồm đầu tư vào hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân: với mức vốn nhỏ 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Cơng ty c Hội đồng quản trị phân cấp ủy quyền cho Tổng giám đốc định dự án đầu tư ngồi Cơng ty phạm vi quyền hạn Hội đồng quản trị Các Đơn vị/bộ phận đề xuất việc đầu tư ngồi Cơng ty phải lập văn trình Tổng giám đốc, làm để Tổng giám đốc xem xét, thẩm định trình HĐQT định Bản đề xuất/tờ trình phải bao gồm nội dung chủ yếu như: Phương án đầu tư, hình thức đầu tư, phương án tài chính, lộ trình thu hồi vốn, phương án quản lý vốn đầu tư tài liệu thuyết minh cần thiết khác kèm theo Công ty đầu tư góp vốn với doanh nghiệp khác mà người quản lý, điều hành Công ty vợ chồng, bố, con, anh, chị em ruột thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc/Ban tổng giám đốc kế tốn trưởng doanh nghiệp đồng thời chiếm đa số quyền biểu chiếm đa số quyền biểu doanh nghiệp 2/3 số thành viên Hội đồng quản trị thông qua trước thực Giám đốc Tổng giám đốc Công ty không đồng thời làm Giám đốc Tổng giám đốc doanh nghiệp khác Mục 2: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN Điều Tài sản cố định, đầu tư tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định Tài sản cố định Công ty bao gồm tài sản cố định hữu hình vơ hình, tài sản cố định thuê tài chính, chi phí đầu tư, xây dựng dở dang Tiêu chuẩn xác định tài sản cố định thực theo quy định Bộ Tài Thẩm quyền định dự án đầu tư, xây dựng thực theo quy định đây: a Hội đồng quản trị Công ty định dự án đầu tư có quy hoạch, kế hoạch phát triển năm Công ty Đại hội đồng cổ đơng phê duyệt; HĐQT phân cấp cho Tổng giám đốc Công ty định đầu tư dự án kế hoạch đầu tư Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt Kế hoạch đầu tư tài sản cố định phải Tổng giám đốc chuẩn bị trình Hội đồng quản trị thơng qua với kế hoạch tài hàng năm Trong kế hoạch đầu tư tài sản cố định phải có danh mục chi tiết tài sản dự kiến đầu tư, thời gian bắt đầu đầu tư, thời gian hoàn thành, tổng mức đầu tư nguồn vốn sử dụng dự kiến HĐQT phải phê duyệt toán dự án đầu tư hoàn thành Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà b Đối với dự án chưa có quy hoạch, kế hoạch phát triển Đại hội đồng cổ đông phê duyệt, Hội đồng quản trị phép định dự án có giá trị nhỏ 50% tổng giá trị tài sản báo cáo tài gần Cơng ty Hội đồng quản trị xem xét, phân cấp cho Tổng giám đốc định dự án đầu tư thuộc thẩm quyền định Hội đồng quản trị Trong trường hợp cần thiết đầu tư tài sản cố định máy móc thiết bị, phương tiện vận tải phục vụ sản xuất kinh doanh chưa nằm danh mục đầu tư tài sản cố định Hội đồng quản trị phê duyệt Tổng giám đốc phải làm tờ trình riêng trình Chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt trước ký hợp đồng với nhà cung cấp thông báo với Hội đồng quản trị phiên họp Hội đồng quản trị gần Trình tự, thủ tục đầu tư thực theo quy định pháp luật Việt Nam quản lý dự án đầu tư, xây dựng Tất tài sản cố định có Cơng ty phải trích khấu hao theo chế độ tài hành pháp luật Việt Nam công ty cổ phần Ngoài Tổng giám đốc phải xây dựng kế hoạch trích khấu hao tài sản cố định chi tiết hàng năm làm sở cho việc xây dựng kế hoạch tài trình Hội đồng quản trị phê duyệt hàng năm Tổng giám đốc phải đạo đơn vị/cá nhân liên quan xây dựng quy chế quản lý đầu tư, mua sắm tài sản cố định, vật tư, nguyên vật liệu, áp dụng cho văn phòng đơn vị Cơng ty Trong trường hợp chưa có quy định riêng Công ty cần vận dụng luật đấu thầu văn hướng dẫn Nhà nước việc đầu tư mua sắm tài sản cố định, vật tư, nguyên vật liệu Trường hợp vận dụng quy định Nhà nước đấu thầu, đầu tư mua sắm mà có vấn đề chưa hợp lý với Cơng ty phải trình Hội đồng quản trị cho phép bỏ bớt số thủ tục cụ thể cho phù hợp với điều kiện Công ty Điều 10 Cho thuê, chấp, cầm cố tài sản Công ty quyền cho thuê, chấp, cầm cố tài sản Cơng ty theo ngun tắc có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn theo quy định pháp luật Việt Nam Đại hội đồng cổ đông định việc cho thuê, cầm cố chấp tài sản có giá trị cịn lại lớn 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Cơng ty Hội đồng quản trị định hợp đồng cho thuê tài sản, sử dụng tài sản Công ty mang chấp, cầm cố để vay vốn tài sản có giá trị cịn lại thấp 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Cơng ty Hội đồng quản trị ủy quyền cho Tổng giám đốc định cho thuê, cầm cố, chấp tài sản phạm vi quyền hạn Việc sử dụng tài sản thuê, chấp, cầm cố phải tuân theo quy định Bộ luật Dân quy định khác pháp luật 10 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Công ty phải tổ chức việc đánh giá phân tích, quản lý rủi ro tài định kỳ tối thiểu hàng quý để báo cáo HĐQT vào phiên họp kết thúc quý, nhằm bảo đảm ổn định tài hoạt động sản xuất kinh doanh Việc đánh giá rủi ro tài Tổng giám đốc chủ trì thực báo cáo HĐQT Điều 21 Trách nhiệm xây dựng hệ thống quản lý rủi ro tài Hội đồng quản trị đạo xây dựng sách hệ thống quản lý rủi ro tài Cơng ty, HĐQT phân cấp ủy quyền cho cá nhân phận liên quan thực việc giám sát cảnh báo rủi ro định kỳ bất thường cho phù hợp với điều kiện kinh doanh Công ty thời kỳ Hệ thống quản lý rủi ro tài Cơng ty có chức năng: - Dự đốn, quản lý dịng tiền mức khoản Công ty; - Quản lý tác động biến động thị trường tài lên dịng tiền bảng cân đối kế tốn lĩnh vực: đầu tư bất động sản, trao đổi ngoại tệ; khoản (bao gồm vốn hoạt động); lãi suất; giá vật liệu chính, tín dụng Mục 4: DOANH THU, CHI PHÍ Điều 22 Doanh thu Cơng ty Doanh thu Công ty bao gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh thu nhập khác văn phịng Cơng ty, đơn vị hạch tốn phụ thuộc thực Quy định hoạch toán doanh thu từ hoạt động kinh doanh: - Doanh thu hoạt động kinh doanh bao gồm tổng lợi ích thu từ bán sản phẩm, hàng hóa, vật tư, dịch vụ, sản phẩm bất động sản, chuyển nhượng dự án, chuyển giao quyền kinh doanh, khai thác dịch vụ dự án đầu tư Công ty, khoản thu nhập khác theo quy định hành chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán Việt Nam quy định pháp lý có liên quan Việt Nam - Các khoản hoa hồng doanh số, giảm giá khuyến khơng tính vào doanh thu Đồng thời, doanh thu khơng bao gồm khoản thu hộ cho bên thứ ba, khoản thuế lệ phí nhà nước - Doanh thu ghi nhận kỳ kế toán khơng thu hồi tiền bán sản phẩm, hàng hóa dịch vụ hạch tốn vào chi phí phát sinh kỳ (trích dự phịng phải thu khó địi) mà không ghi giảm doanh thu - Trong trường hợp trao đổi sản phẩm hàng hóa, dịch vụ lấy sản phẩm khác không tương đương, doanh thu xác định sở giá trị hợp lý hàng hóa dịch vụ nhận về, sau điều chỉnh khoản tiền tương đương tiền trả thêm thu thêm - Đối với doanh thu hoạt động kinh doanh bất động sản, Tổng giám đốc cần có dự trù kế hoạch doanh thu thực tối thiểu trước năm so với kỳ báo cáo để có 18 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà biện pháp ghi nhận xử lý phù hợp với chuẩn mực kế toán hành đảm bảo chiến lược kinh doanh dài hạn Công ty Doanh thu hoạt động tài bao gồm: a Tiền lãi: Lãi cho vay, lãi tiền gửi Ngân hàng, lãi bán hàng trả chậm, trả góp, lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu, chiết khấu toán hưởng mua hàng hoá, dịch vụ; , lãi tiền gửi, lãi bán hàng trả chậm, trả góp; b Lãi từ hoạt động cho thuê tài chính, lãi từ việc mua bán ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ; c Thặng dư lãi chuyển nhượng vốn, cổ tức, lợi nhuận chia từ việc đầu tư vào công ty con, công ty liên kết đầu tư ngồi Cơng ty; Thu nhập khác gồm: a Các khoản thu từ việc lý, nhượng bán tài sản cố định; b Thu tiền bảo hiểm bồi thường, khoản nợ phải trả chủ, thu tiền phạt khách hàng vi phạm hợp đồng; c Các khoản thu khác ghi tăng thu nhập Điều 23 Chi phí, quản lý chi phí Cơng ty Chi phí Cơng ty bao gồm chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí khác văn phịng Cơng ty, đơn vị hạch tốn phụ thuộc a Chi phí sản xuất kinh doanh: - Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực, bán thành phẩm, dịch vụ mua ngồi (tính theo mức tiêu hao thực tế giá gốc thực tế), chi phí phân bổ cơng cụ, dụng cụ lao động, chi phí sửa chữa tài sản cố định, chi phí trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định; - Chi phí khấu hao tài sản cố định tính theo quy định chế độ tài hành nhà nước Trường hợp Công ty áp dụng mức khấu hao nhanh hay chậm mức quy định Nhà nước để xác định chi phí hợp lý hợp lệ xác định thu nhập chịu thuế phải có thuyết minh lý cần phải áp dụng mức khấu hao đặc biệt để HĐQT xem xét chấp thuận trước thực Tổng chi phí khấu hao tài sản hàng năm phải ước tính kế hoạch tài kế hoạch kinh doanh hàng năm phải có thuyết minh chi tiết đến danh mục tài sản để trình HĐQT phê duyệt với phê duyệt kế hoạch tài hàng năm - Chi phí tiền lương, tiền cơng, chi phí có tính chất lương phải trả cho người lao động Hội đồng quản trị định tổng quỹ lương Công ty cho năm với thời điểm phê duyệt kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài năm Tổng giám đốc có trách nhiệm lập kế hoạch phân phối tiền lương dự kiến tổng quỹ tiền lương trình HĐQT phê duyệt phù hợp với quy định Luật lao động hành điều kiện kinh doanh thực tế Công ty Đối với định điều chỉnh mức lương, thưởng vị trí HĐQT bổ nhiệm Chủ tịch HĐQT đề xuất HĐQT 19 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà thơng qua Việc điều chỉnh lương tiền thưởng vị trí khác Tổng giám đốc định - Chi phí bảo hiểm xã hội, kinh phí cơng đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp khoản bảo hiểm khác cho người lao động, Công ty phải xây dựng phương án thực phù hợp với quy định pháp luật hành, đảm bảo phù hợp lợi ích Cơng ty lợi ích người lao động; - Chi phí tiền khác gồm: o Các khoản thuế tài nguyên, thuế đất, thuế môn bài; o Tiền thuê đất; o Trợ cấp việc, việc cho người lao động; o Chi phí cơng tác chăm sóc sức khỏe, khám chữa bệnh ban đầu/định kỳ cho người lao động; o Thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tăng suất lao động, thưởng tiết kiệm vật tư Mức thưởng Tổng giám đốc định vào hiệu công việc mang lại không cao số tiết kiệm chi phí cơng việc mang lại 01 năm; o Chi phí cho lao động nữ; o Chi phí cho cơng tác bảo vệ mơi trường; o Chi phí bữa ăn ca cho người lao động; o Chi phí cho cơng tác Đảng, đồn thể cơng ty (phần chi ngồi kinh phí tổ chức Đảng, đoàn thể chi từ nguồn quy định); o Các khoản chi phí tiền khác - Giá trị tài sản tổn thất thực tế, nợ phải thu khả thu hồi xử lý theo quy định tổn thất tài sản - Giá trị khoản dự phịng giảm giá hàng hố tồn kho, dự phịng nợ phải thu khó địi, dự phịng trợ cấp việc làm, thơi việc, trích lập theo quy định chế độ tài hành, chênh lệch tỷ giá, chi phí trích trước bảo hành sản phẩm b Chi phí hoạt động tài chính, bao gồm: - Các khoản chi liên quan đến đầu tư ngồi cơng ty; - Tiền lãi phải trả huy động vốn; - Chênh lệch tỷ giá tốn, chi phí chiết khấu tốn; - Dự phịng giảm giá khoản đầu tư tài c Chi phí khác, bao gồm: - Chi phí nhượng bán, lý tài sản cố định gồm giá trị lại tài sản cố định lý, nhượng bán; - Chi phí cho việc thu hồi khoản nợ xố sổ kế tốn; - Chi phí để thu tiền phạt; - Chi phí tiền phạt vi phạm hợp đồng; 20 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà - Các chi phí khác Khơng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh khoản có nguồn khác đảm bảo không liên quan đến sản xuất kinh doanh sau đây: a Chi phí mua sắm xây dựng, lắp đặt tài sản cố định hữu hình, vơ hình; b Chi phí lãi vay vốn tính vào chi phí đầu tư xây dựng, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ khoản đầu tư xây dựng phát sinh trước thời điểm đưa cơng trình vào sử dụng; c Các khoản chi phí khác khơng liên quan đến hoạt động kinh doanh Cơng ty; khoản chi khơng có chứng từ hợp lệ; d Các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật không mang danh công ty mà cá nhân gây Quản lý chi phí Công ty: a Tổng giám đốc Công ty chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật để làm điều hành sản xuất quản lý chi phí Cơng ty; b Tất khoản mục chi phí nêu mục điều này, Trưởng đơn vị Cơng ty có trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết khoản mục chi phí thuộc chức đơn vị giao Chậm ngày 31 tháng 12 năm liền trước năm kế hoạch, phịng Tài kế tốn có trách nhiệm thẩm định lập tổng hợp kế hoạch chi phí chi tiết tồn Cơng ty phần không tách rời kế hoạch tài hàng năm Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt c Phịng Tài kế tốn có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực khoản mục chi phí theo kế hoạch lập Cuối quý, Kế toán trưởng phải lập báo cáo tình hình thực chi phí hàng q lũy kế chi phí từ đầu năm đến thời điểm báo cáo, so sánh với kế hoạch chi phí chi tiết lập Trường hợp chưa đến kỳ báo cáo tổng chi phí thực tế có xu hướng khác biệt so với kế hoạch lập từ 10% trở lên Tổng giám đốc phải giải trình với HĐQT kỳ họp quý gần tính từ thời điểm phát dấu hiệu kế hoạch chi phí có khả khác biệt nêu Mục 5: LỢI NHUẬN VÀ PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN Điều 24 Lợi nhuận Công ty Lợi nhuận Công ty gồm lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi nhuận tài chia từ hoạt động đầu tư vốn Cơng ty, lợi nhuận khác văn phịng Cơng ty đơn vị phụ thuộc Công ty Lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm: a Chênh lệch doanh thu từ việc bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ với tổng giá vốn tồn sản phẩm, hàng hố tiêu thụ chi phí dịch vụ tiêu thụ kỳ; b Chênh lệch doanh thu từ hoạt động tài với chi phí hoạt động tài phát sinh kỳ 21 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Lợi nhuận hoạt động khác khoản chênh lệch thu nhập từ hoạt động khác với chi phí hoạt động khác phát sinh kỳ Điều 25 Phân phối lợi nhuận Công ty Lợi nhuận sau thuế Công ty hàng năm phân phối theo thứ tự ưu tiên sau: - Bù đắp khoản lỗ lũy kế từ năm trước chuyển sang (nếu có); - Trích quỹ doanh nghiệp cần thiết cho chiến lược phát triển Công ty phù hợp với điều lệ Công ty như: Quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phịng tài chính, quỹ bổ sung vốn điều lệ - Trích quỹ khen thưởng phúc lợi, Quỹ thưởng Ban quản lý điều hành phù hợp với điều kiện kinh doanh Công ty mong đợi hợp lý người lao động; - Chia cổ tức cho cổ đơng; Tại thời điểm kết thúc năm tài sau có báo cáo tài kiểm tốn, Tổng giám đốc có trách nhiệm xây dựng phương án phân phối lợi nhuận trình HĐQT chậm ngày 31/03 năm sau để Hội đồng quản trị xem xét thông qua kỳ họp HĐQT kết thúc năm tài thống phương án đệ trình Đại hội đồng cổ đông thông qua kỳ họp đại hội thường niên Điều 26 Mục đích sử dụng quỹ Quỹ đầu tư phát triển trích lập từ lợi nhuận sau thuế Cơng ty: Quỹ đầu tư phát triển sử dụng để đầu tư cho dự án nghiên cứu phát triển, đầu tư mua sắm trang thiết bị, tài sản cần thiết cho q trình phát triển kinh doanh lâu dài Cơng ty; đầu tư mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh đổi công nghệ, trang thiết bị sở vật chất kỹ thuật Cơng ty; góp vốn, liên doanh, liên kết sản xuất kinh doanh; đầu tư, góp vốn vào đơn vị thành viên; đầu tư bên ngoài; bổ sung vốn sản xuất kinh doanh Việc sử dụng quỹ đầu tư phát triển phải thực theo quy định Qui chế Điều lệ hoạt động Công ty Quỹ dự phịng tài trích lập từ lợi nhuận sau thuế Công ty, sử dụng để bù đắp tổn thất, thiệt hại tài sản, công nợ khơng địi xảy q trình kinh doanh; bù đắp khoản lỗ Công ty theo định Hội đồng quản trị Việc sử dụng quỹ dự phịng tài phải tn thủ theo quy định Qui chế Điều lệ hoạt động Công ty Quỹ khen thưởng Công ty trích lập từ lợi nhuận sau thuế Cơng ty; Quỹ sử dụng để thưởng cuối năm thường kỳ sở suất lao động thành tích công tác cán bộ, công nhân viên, thưởng đột xuất cho cá nhân, tập thể Công ty; thưởng cho cá nhân đơn vị Cơng ty có đóng góp nhiều cho hoạt động kinh doanh, công tác quản lý Công ty Quỹ phúc lợi trích lập từ lợi nhuận sau thuế Công ty dùng để đầu tư sửa chữa cơng trình phúc lợi Cơng ty; chi cho hoạt động phúc lợi công cộng 22 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà tập thể công nhân viên Công ty, phúc lợi xã hội; giúp phần vốn để đầu tư xây dựng cơng trình phúc lợi chung Công ty đơn vị khác theo hợp đồng; ngồi sử dụng phần quỹ phúc lợi để trợ cấp khó khăn đột xuất cho người lao động kể trường hợp hưu, sức, lâm vào hồn cảnh khó khăn, khơng nơi nương tựa làm công tác từ thiện xã hội Việc sử dụng quỹ phúc lợi phải đồng ý Tổng giám đốc Chủ tịch công đồn Cơng ty Mục 6: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH Điều 27 Kế hoạch tài Tổng giám đốc có trách nhiệm xây dựng chiến lược tài dài hạn kế hoạch tài hàng năm phù hợp với chiến lược kế hoạch kinh doanh trình Hội đồng quản trị thơng qua trước ngày 31/12 năm trước Hàng quý phải có đánh giá tình hình thực tiêu tài chính, so sánh với kế hoạch xây dựng để báo cáo HĐQT vào kỳ họp HĐQT kết thúc hàng quý cuối năm Điều 28 Báo cáo tài Cuối kỳ kế tốn (q, năm) Cơng ty phải lập, trình bày gửi báo cáo tài cho HĐQT, Ban kiểm soát báo cáo thống kê cho quan quản lý Nhà nước theo quy định pháp luật Việt Nam Tổng giám đốc, Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước HĐQT Ban kiểm soát trước quan pháp luật Nhà nước tính trung thực hợp lý báo cáo tài Hội đồng quản trị Ban kiểm soát chịu trách nhiệm với Tổng giám đốc, Kế tốn trưởng tính trung thực hợp lý báo cáo tài trước cổ đơng Cơng ty phải thực kiểm tốn báo cáo tài hàng năm tổ chức kiểm tốn độc lập đủ điều kiện hoạt động cách hợp pháp Việt Nam Đại hội đồng cổ đơng thường niên lựa chọn Kế tốn trưởng Cơng ty chịu trách nhiệm giải trình quan tài có thẩm quyền tra, kiểm tra, giám sát cơng tác tài kế tốn Cơng ty theo quy định pháp luật Việt Nam Công ty thực việc cơng bố cơng khai tình hình tài Cơng ty theo quy định pháp luật Việt Nam Trường hợp cần thiết để phục vụ việc huy động vốn đầu tư ngồi Cơng ty (kể đầu tư nước ngồi), Cơng ty phép cung cấp báo cáo tài cho ngân hàng, tổ chức tài chính, đối tác khác Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung công bố 23 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Mục 7: QUYỀN HẠN, NGHĨA VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, TỔNG GIÁM ĐỐC TRONG VIỆC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Điều 29 Quyền hạn Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị thực chức quản lý Công ty, phạm vi thẩm quyền mình, có trách nhiệm tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát hoạt động tài Cơng ty Chịu trách nhiệm bảo tồn, phát triển vốn chủ sở hữu Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông kết hoạt động kinh doanh Công ty, đảm bảo thực mục tiêu Đại hội đồng cổ đông giao cho Công ty Đề nghị với Đại hội đồng cổ đông điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ Cơng ty Trình Đại hội đồng cổ đông phê duyệt: chủ trương đầu tư xây dựng, đầu tư ngồi Cơng ty; hợp đồng nhượng, bán tài sản vượt mức phân cấp cho Hội đồng quản trị; tỷ lệ trích Quỹ đầu tư phát triển, Quỹ dự phịng tài chính, Quỹ khen thưởng cho Ban quản lý điều hành; phương án huy động vốn dẫn đến thay đổi sở hữu Công ty Ngoài thẩm quyền quy định khoản Điều 6, khoản Điều 7, khoản điều 10, khoản Điều 11, khoản Điều 13, khoản Điều 19 điều khác Quy chế này, Hội đồng quản trị định vấn đề sau đây: a Các tiêu kế hoạch tài dài hạn hàng năm Công ty; b Cử người đại diện phần vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác Thơng qua báo cáo tài hàng năm Công ty, phương án sử dụng lợi nhuận sau thuế, xử lý khoản lỗ trình Đại hội đồng cổ đông thông qua; thực việc công bố, công khai báo cáo tài hàng năm theo quy định; Kiểm tra, giám sát Tổng giám đốc, Giám đốc đơn vị thành viên việc sử dụng, bảo toàn tăng trưởng vốn, thực nghĩa vụ Nhà nước, mục tiêu mà cổ đông giao cho công ty theo quy định pháp luật Việt Nam Quyết định vấn đề khác theo quy định pháp luật Việt Nam Điều lệ Công ty Điều 30 Nghĩa vụ trách nhiệm tài Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị Nghĩa vụ Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị: a Thực trung thực, có trách nhiệm quyền hạn nghĩa vụ giao lợi ích cổ đơng; b Khơng lợi dụng chức vụ, quyền hạn để sử dụng vốn, tài sản Công ty nhằm thu lợi riêng cho thân, gia đình người khác Khơng đem cho, tặng, cho mượn tài sản Công ty cho đối tượng mà khơng lợi ích Cơng ty; 24 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà c Hàng năm phải báo cáo kết quản lý, giám sát hoạt động Công ty phiên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên; d Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Việt Nam Điều lệ Công ty Chủ tịch HĐQT, thành viên Hội đồng quản trị vi phạm điều lệ Công ty, định vượt thẩm quyền, không thẩm quyền, lợi dụng chức vụ, quyền hạn gây thiệt hại cho Công ty phải bồi thường theo quy định pháp luật Việt Nam, Điều lệ Công ty Chủ tịch HĐQT thành viên Hội đồng quản trị bị điều trần khiển trách trước HĐQT trước Đại hội đồng cổ đơng, trường hợp nghiêm trọng xem xét miễn nhiệm trước thời hạn trường hợp sau đây: a Báo cáo khơng trung thực tình hình tài Cơng ty từ hai lần trở lên lần làm sai lệch nghiêm trọng tình hình tài Cơng ty; b Để Cơng ty thua lỗ năm liên tiếp trừ trường hợp lỗ Đại hội đồng cổ đông phê duyệt; lỗ có lý khách quan giải trình Đại hội đồng cổ đông chấp nhận; năm hoạt động sau đầu tư mới, đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh, đổi công nghệ mà báo cáo khả thi xác định bị lỗ; c Để xảy thiệt hại lớn tài cho Cơng ty cố tình thực khơng phát kịp thời hành vi vi phạm pháp luật làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty d Không đôn đốc Tổng giám đốc ban hành, phổ biến tổ chức thực định mức ban hành; tổ chức đánh giá, điều chỉnh định mức cho phù hợp với thực tế yêu cầu quản lý e Trường hợp Cơng ty lâm vào tình trạng phá sản mà Hội đồng quản trị không yêu cầu Tổng giám đốc nộp đơn yêu cầu phá sản, Công ty cần thiết phải tổ chức lại, cấu lại sở hữu mà Hội đồng quản trị không yêu cầu Tổng giám đốc tiến hành thủ tục để tổ chức lại, giải thể cấu lại sở hữu Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị liên quan bị xem xét miễn nhiệm trước thời hạn Trường hợp để Công ty thua lỗ không đạt tiêu kế hoạch lợi nhuận Đại hội đồng cổ đông thông qua, không đảm bảo tiền lương tối thiểu cho người lao động Chủ tịch HĐQT thành viên HĐQT bị cắt giảm tiền phụ cấp hàng tháng, không thưởng Bị xử lý kỷ luật tùy theo mức độ vi phạm hành vi: a Vi phạm chế độ quản lý tài chính, kế toán, kiểm toán chế độ khác chưa đến mức độ truy cứu trách nhiệm hình sự; b Quyết định đầu tư dự án đầu tư không hiệu quả, không thu hồi vốn, không trả nợ vay Thực trách nhiệm khác theo quy định pháp luật Việt Nam 25 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Điều 31 Quyền hạn Tổng giám đốc Công ty Là đại diện pháp nhân Công ty, có quyền điều hành cao việc thực dự án đầu tư, hoạt động kinh doanh để thực tiêu kế hoạch kinh doanh Hội đồng quản trị quy định Đề nghị với Hội đồng quản trị để trình Đại hội đồng cổ đông điều chỉnh tăng giảm vốn Điều lệ Công ty, phát hành cổ phiếu tăng vốn Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị việc bảo toàn phát triển vốn Công ty Quyết định dự án đầu tư, dự án đầu tư ngồi Cơng ty, phương án vay vốn, phương án lý, nhượng bán tài sản theo phân cấp Hội đồng quản trị Trình Hội đồng quản trị phê duyệt dự án, phương án vượt thẩm quyền Xây dựng để trình Hội đồng quản trị định chiến lược tài dài hạn kế hoạch tài hàng năm phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh; định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức lao động, định mức chi phí tài chi phí khác phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh Công ty làm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Điều 32 Nghĩa vụ trách nhiệm Tổng giám đốc Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trước pháp luật việc điều hành hoạt động Công ty Chịu trách nhiệm thực nghĩa vụ khoản vốn huy động nguồn vốn khác Công ty; chịu trách nhiệm vật chất thiệt hại lỗi gây cho Cơng ty Thực trung thực, có trách nhiệm quyền hạn, nghĩa vụ giao lợi ích cổ đơng Khơng lợi dụng chức vụ, quyền hạn để sử dụng vốn, tài sản Công ty nhằm thu lợi riêng cho thân, gia đình người khác Khơng đem cho, tặng, cho mượn tài sản Công ty cho đối tượng Khi Công ty khả tốn khoản nợ phải trả, nghĩa vụ tài sản phải báo cáo Hội đồng quản trị, đồng thời thông báo cho chủ nợ biết tìm giải pháp khắc phục khó khăn tài Cơng ty khơng tăng lương, trả tiền thưởng cho người lao động, cán quản lý Nếu không thực biện pháp mà gây thiệt hại cho chủ nợ phải chịu trách nhiệm cá nhân với thiệt hại Trường hợp vi phạm Điều lệ Cơng ty, định vượt thẩm quyền, không thẩm quyền, lợi dụng chức vụ, quyền hạn gây thiệt hại cho Cơng ty phải bồi thường theo quy định pháp luật Việt Nam, Điều lệ Công ty Hội đồng quản trị định mức bồi thường Lập trình Hội đồng quản trị thơng qua báo cáo tài Cơng ty Chịu trách nhiệm tính xác, trung thực số liệu báo cáo tài thơng tin tài khác 26 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Tổng giám đốc bị điều trần trước HĐQT, trường hợp nghiêm trọng bị miễn nhiệm, chấm dứt hợp đồng trước thời hạn trường hợp sau đây: a Báo cáo không trung thực tình hình tài Cơng ty hai lần trở lên lần sai lệch nghiêm trọng tình hình tài Cơng ty; b Để Công ty thua lỗ năm liên tiếp trừ trường hợp lỗ Đại hội đồng cổ đông phê duyệt; lỗ có lý khách quan giải trình Đại hội đồng cổ đông chấp nhận; năm hoạt động sau đầu tư mới, đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh, đổi công nghệ mà báo cáo khả thi xác định có lỗ; c Để xảy thiệt hại lớn tài cho Cơng ty cố tình thực không phát kịp thời hành vi vi phạm pháp luật làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty d Cơng ty lâm vào tình trạng phá sản khơng nộp đơn yêu cầu phá sản; Công ty cần thiết phải tổ chức lại, giải thể, cấu lại sở hữu mà không tiến hành thủ tục để tổ chức lại, giải thể cấu lại sở hữu; e Khơng hồn thành nhiệm vụ tiêu người bổ nhiệm, tuyển dụng giao khơng hồn thành nghĩa vụ theo hợp đồng; f Không ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí tài chi phí khác; khơng phổ biến đến tận đối tượng thực định mức, không tổ chức thực định mức; không tổ chức phân tích, đánh giá sửa đổi, bổ sung định mức cho phù hợp với thực tế yêu cầu công tác quản lý Trường hợp để Công ty thua lỗ không đạt tiêu kế hoạch lợi nhuận theo quy định Đại hội đồng cổ đông tiêu người bổ nhiệm giao, không đảm bảo tiền lương tối thiểu cho người lao động bị hạ tiền lương, không thưởng Việc thực cắt giảm tiền lương thưởng Tổng giám đốc Hội đồng quản trị định 10 Bị xử lý hành chính, xử lý kỷ luật tùy theo mức độ vi phạm hành vi: a Vi phạm chế độ quản lý tài chính, kế tốn, kiểm toán chế độ khác chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; b Quyết định dự án đầu tư không hiệu quả, tổ chức thực dự án đầu tư không kế hoạch, kéo dài dẫn đến chậm thu hồi vốn, không thu hồi vốn, không trả nợ 11 Hàng năm Tổng giám đốc phải có báo cáo kết điều hành hoạt động Công ty gửi Hội đồng quản trị vào kỳ họp kết thúc năm trước tổ chức phiên họp đại hội đồng cổ đông thường niên 12 Thực trách nhiệm khác theo quy định pháp luật Việt Nam 27 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Mục 8: ỦY QUYỀN VÀ NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN GIỮA CÁC CẤP BẬC TRONG VIỆC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Điều 33: Các nguyên tắc thực ủy quyền Ủy quyền việc người ủy quyền định người ủy quyền đại diện thực nhiều công việc phạm vi quy định giấy ủy quyền Ủy quyền tài xây dựng nhằm xác định phạm vi cấp bậc quản lý tự định khoản thu chi phạm vi ủy quyền nhằm tăng cường hiệu hoạt động cấp bậc quản lý phận Ngưởi ủy quyền phép ủy quyền cho người ủy quyền thực công việc phạm vi quyền hạn người ủy quyền quy định Điều lệ Công ty Người ủy quyền không phép ủy quyền lại cho người thứ ba khác thực công việc ủy quyền người ủy quyền Các công việc thực theo ủy quyền phải đảm bảo thực theo kế hoạch kinh doanh phạm vi ngân sách thống Việc ủy quyền tài thực khoản mục sau: o Chi phí vốn o Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh o Pháp lý o Tư vấn o Thuế o Đầu tư Giá trị tiền tệ phạm vi ủy quyền tùy thuộc vào vị trí ủy quyền khơng vượt giá trị quy định Điều lệ Cơng ty Quy chế quản lý tài Đối với nội dung chi không nằm kế hoạch ngân sách Tổng giám đốc người xem xét định khoản chi không trọng yếu với hoạt động sản xuất kinh doanh Nếu khoản phát sinh lớn phải Hội đồng quản trị thông qua Điều 34: Quyền nghĩa vụ Người ủy quyền Quyền Người ủy quyền: Người ủy quyền phép ủy quyền cho Người ủy quyền thực phần công việc phạm vi quyền hạn nghĩa vụ Người ủy quyền quy định Điều lệ Công ty Quy chế quản lý tài Người ủy quyền phép kiểm tra, soát xét giám sát việc thực nội dung ủy quyền người ủy quyền Nghĩa vụ Người ủy quyền: Người ủy quyền người chịu trách nhiệm cuối kết công việc ủy quyền cho người ủy quyền 28 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Điều 35: Quyền nghĩa vụ Người ủy quyền Quyền Người ủy quyền: Người ủy quyền quyền thực cơng việc có phạm vi ủy quyền Người ủy quyền không phép thực bất cơng việc ngồi phạm vi ủy quyền Người ủy quyền mà khơng có cho phép Người ủy quyền Người ủy quyền phép từ chối thực phần tồn cơng việc ủy quyền Người ủy quyền Nghĩa vụ Người ủy quyền: Người ủy quyền có trách nhiệm báo cáo kết công việc thực phạm vi ủy quyền cho Người ủy quyền Thời hạn báo cáo kết công việc cần nêu rõ Giấy ủy quyền Người ủy quyền Người ủy quyền Người ủy quyền phải chịu trách nhiệm cá nhân trường hợp thực công việc vượt phạm vi ủy quyền Điều 36: Các nội dung Văn ủy quyền (Giấy ủy quyền) Văn ủy quyền (Giấy ủy quyền) cấp bậc phải có nội dung sau đây: Họ tên, chức vụ, xác định nhân thân Người ủy quyền Người ủy quyền; Nội dung công việc ủy quyền; Phạm vi ủy quyền; Thời hạn ủy quyền Chương IV: MỐI QUAN HỆ VÀ QUẢN LÝ VỐN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ ĐẦU TƯ VÀO DOANH NGHIỆP KHÁC Điều 37 Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, Công ty cổ phần, Công ty liên doanh tổ chức kinh tế khác Công ty chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên theo quy định Luật Doanh nghiệp, quy định pháp luật liên quan Điều lệ Công ty Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Công ty chủ sở hữu tổ chức hoạt động theo luật doanh nghiệp, có quyền tự chủ sản xuất kinh doanh tự chủ tài chính, chịu ràng buộc quyền lợi nghĩa vụ Công ty theo quy định Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Điều lệ công ty TNHH thành viên trực thuộc Hội đồng quản trị Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà phê duyệt Đối với Công ty cổ phần, Công ty thực quyền, nghĩa vụ trách nhiệm cổ đông, quyền sở hữu vốn theo quy định pháp luật Việt Nam, Điều lệ tổ chức 29 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà hoạt động Công ty cổ phần, công ty liên doanh tổ chức kinh tế khác tương ứng Đối với Công ty liên doanh, Công ty thực quyền, nghĩa vụ trách nhiệm bên liên doanh, bên góp vốn theo quy định pháp luật Việt Nam theo hợp đồng ký kết Điều 38 Các đơn vị hạch toán phụ thuộc Đối với đơn vị hạch tốn phụ thuộc tùy theo mức độ tổ chức hạch toán kinh tế đơn vị phân cấp Công ty, Công ty quy định quyền hạn trách nhiệm cụ thể đơn vị lĩnh vực hoạt động tài cho phù hợp Quy chế tổ chức hoạt động đơn vị Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt Điều 39 Quyền nghĩa vụ Công ty đầu tư vào doanh nghiệp khác Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Cơng ty có quyền nghĩa vụ chủ sở hữu theo quy định Luật Doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp khác, Công ty có quyền sau: a Quyền cổ đơng, thành viên góp vốn, bên liên doanh theo quy định pháp luật Việt Nam điều lệ doanh nghiệp khác; b Cử người đại diện để thực quyền cổ đơng, thành viên góp vốn, bên liên doanh kỳ họp Đại hội đồng cổ đông, thành viên góp vốn, bên liên doanh; c Cử, bãi miễn, khen thưởng, kỷ luật người đại diện phần vốn Công ty doanh nghiệp khác (sau gọi tắt người đại diện) định tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng vấn đề đãi ngộ người đại diện, trừ trường hợp người đại diện hưởng lương từ doanh nghiệp khác; d Yêu cầu người đại diện báo cáo định kỳ đột xuất kết kinh doanh, tình hình tài doanh nghiệp khác; e Giao nhiệm vụ đạo người đại diện bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp công ty doanh nghiệp khác Yêu cầu người đại diện báo cáo việc thực nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm người đại diện, việc định hướng doanh nghiệp có cổ phần, vốn góp chi phối Cơng ty thực mục tiêu, chiến lược Công ty; f Kiểm tra, giám sát hoạt động người đại diện, phát thiếu sót, yếu người đại diện để ngăn chặn, chấn chỉnh kịp thời; g Quyết định việc đầu tư tăng vốn thu hồi vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác phù hợp với pháp luật điều lệ doanh nghiệp khác; h Chịu trách nhiệm hiệu sử dụng, bảo toàn phát triển vốn Công ty đầu tư; i Giám sát việc thu hồi vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác, việc thu lợi tức chia từ doanh nghiệp khác; j Thực quyền nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Việt Nam 30 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Điều 40 Quyền nghĩa vụ người đại diện phần vốn Công ty doanh nghiệp khác Tham gia ứng cử vào máy quản lý, điều hành doanh nghiệp khác theo điều lệ doanh nghiệp Khi ủy quyền thực quyền cổ đơng, thành viên góp vốn, bên liên doanh kỳ họp Đại hội đồng cổ đông, họp Hội đồng thành viên, Đại hội xã viên hình thức khác phải sử dụng quyền cách cẩn trọng phù hợp với lợi ích Cơng ty, trường hợp cổ đơng, bên góp vốn chi phối Theo dõi, giám sát tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính, kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp khác theo quy định luật pháp, điều lệ doanh nghiệp Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu đại diện chủ sở hữu tình hình, kết hoạt động kinh doanh, vấn đề tài doanh nghiệp khác, việc thực nhiệm vụ đại diện chủ sở hữu giao Theo dõi, đôn đốc thực thu hồi vốn Công ty doanh nghiệp khác Người đại diện tham gia Ban quản lý điều hành doanh nghiệp khác phải nghiên cứu, đề xuất phương hướng, biện pháp hoạt động doanh nghiệp khác để trình Hội đồng quản trị Cơng ty phê duyệt Đối với vấn đề quan trọng doanh nghiệp đưa thảo luận Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Đại hội đồng cổ đông hay thành viên góp vốn hay bên liên doanh phương hướng, chiến lược, kế hoạch kinh doanh, huy động thêm cổ phần, vốn góp, chia cổ tức Những vấn đề sau người đại điện vốn phải xin ý kiến HĐQT Công ty trước biểu doanh nghiệp khác như: - Đề cử bầu thành viên HĐQT công ty cổ phần; - Biểu tăng giảm vốn điều lệ; - Đề cử bầu Chủ tịch HĐQT; - Biểu bán lý tài sản có giá trị cịn lại 50% tổng tài sản báo cáo tài gần doanh nghiệp khác; - Biểu quyết, định đầu tư vào dự án có tổng mức đầu tư lớn 50% tổng giá trị tài sản báo cáo tài gần doanh nghiệp khác; - Các vấn đề khác theo nghị HĐQT Công ty Trường hợp nhiều người đại diện tham gia Hội đồng quản trị, Ban giám đốc doanh nghiệp khác phải bàn bạc thống ý kiến phát biểu biểu Trường hợp không thống phải báo cáo HĐQT Công ty định Người đại diện doanh nghiệp có cổ phần, vốn góp chi phối Cơng ty phải có trách nhiệm hướng doanh nghiệp mục tiêu, định hướng Công ty Khi phát doanh nghiệp chệch mục tiêu, định hướng Công ty phải báo cáo Công ty đề xuất giải pháp để khắc phục Sau Công ty thông qua cần tổ chức thực để nhanh chóng hướng doanh nghiệp mục tiêu, định hướng xác định 31 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Thực quyền nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Việt Nam, Điều lệ doanh nghiệp Công ty giao Chịu trách nhiệm trước Công ty nhiệm vụ giao Trường hợp thiếu trách nhiệm, lợi dụng nhiệm vụ, quyền hạn gây thiệt hại cho Cơng ty phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất theo quy định pháp luật Việt Nam Điều 41 Kiểm tra giám sát Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác, chịu trách nhiệm hiệu sử dụng, bảo toàn phát triển vốn đầu tư ngồi Cơng ty; thu lợi nhuận từ việc đầu tư này; cử người quản lý trực tiếp quản lý phần vốn doanh nghiệp khác Chương V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 42 Điều khoản thi hành Chủ tịch Hội đồng quản trị, Trưởng Ban kiểm sốt, Tổng giám đốc Cơng ty vào Quy chế đạo, giám sát Công ty triển khai thực Trong trình thực hiện, có vướng mắc, báo cáo Hội đồng quản trị để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung./ TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH (đã ký, đóng dấu) Trương Quang Luyến 32 ... Quy chế quy định việc quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Quy định sách quản lý tài áp dụng cho Hội đồng quản trị tất nhân viên, đại diện vốn Công ty tất công ty con, công ty liên... cuối kết công việc ủy quy? ??n cho người ủy quy? ??n 28 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Điều 35: Quy? ??n nghĩa vụ Người ủy quy? ??n Quy? ??n Người ủy quy? ??n: Người ủy quy? ??n quy? ??n thực... gần Cơng ty Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Hội đồng quản trị định: a Sử dụng vốn Cơng ty để góp vốn vào công ty khác, đầu tư thành lập công ty công ty liên kết nước