Quy chế quản lý tài chính công ty cổ phần chứng khoán châu á

Quy chế quản lý tài chính công ty cổ phần chứng khoán châu á

QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 73 /2010/ QĐ-ASC

ngày 09 tháng 08 năm 2010 của Chủ tịch HĐQT)

CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định về công tác quản lý tài chính của Công ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á, nhằm bảo đảm cho hoạt động tài chính của Công ty được thực hiện một cách hợp lý, tiết kiệm, có hiệu quả và phù hợp với các quy định của Pháp luật Quy chế này điều chỉnh các hoạt động quản lý tài chính trong toàn hệ thống Công ty

Cổ phần Chứng khoán Châu Á, bao gồm:

a Quản lý, sử dụng vốn và tài sản;

b Quản lý doanh thu, chi phí, phân phối lợi nhuận và các quỹ;

c Chế độ kế toán, thống kê, kiểm toán và công khai tài chính

Điều 2 Giải thích thuật ngữ

1 Công ty chứng khoán là một tổ chức có tư cách pháp nhân hoạt động kinh doanh

chứng khoán, bao gồm một, một số hoặc toàn bộ các hoạt động: môi giới chứng khoán, tư vấn đầu tư chứng khoán, tự doanh chứng khoán, bảo lãnh phát hành chứng khoán

2 Vốn khả dụng là vốn bằng tiền và các tài sản có thể chuyển đổi thành tiền mặt

trong vòng ba mươi (30) ngày Vốn nợ điều chỉnh bằng nợ phải trả trừ (-) cho các

khoản nợ giảm trừ (Cách tính vốn khả dụng và vốn nợ điều chỉnh được quy định chi tiết trong Quyết định 27/2007/QĐ-BTC ngày 24/04/2007)

3 Những người liên quan là cá nhân hoặc tổ chức có quan hệ với nhau theo quy

định tại khoản 34 Điều 6 Luật Chứng khoán

4 Hội Đồng Đầu Tư là một bộ phận trực thuộc Hội Đồng Quản Trị, bao gồm các

cá nhân được Hội Đồng Quản Trị lựa chọn và bầu ra theo Nghị quyết của Hội Đồng Quản Trị để thực hiện các quyết định đầu tư theo Quy chế Đầu tư của Công

ty

5 Ban Kiểm soát: do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra để giám sát toàn bộ hoạt động

của Công ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội Cổ đông

6 Ban Điều hành: bao gồm Tổng Giám đốc, Các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc

Điều hành

Điều 3 Tư cách Pháp nhân

1 Công ty Cổ phần Chứng khoán Châu Á là Công ty cổ phần (sau đây viết tắt là Công ty), thành lập hợp pháp tại Việt Nam, được Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp giấy phép thực hiện các loại hình kinh doanh sau:

+ Môi giới chứng khoán + Tư vấn đầu tư chứng khóan + Lưu ký chứng khoán + Tự doanh chứng khoán (sau khi tăng vốn)

2 Công ty được thành lập, tổ chức và hoạt động theo Luật chứng khoán số 70/2006/QH11 do Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/06/2006 Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có vốn điều lệ khi thành lập là 36 tỷ đồng

3 Công ty chịu sự quản lý về tài chính theo các quy định pháp luật hiện hành áp dụng cho Công ty chứng khoán Công ty hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán hiện hành

Điều 4 Nguyên tắc quản lý tài chính

Quy chế quản lý tài chính của Công ty được xây dựng trên nguyên tắc:

1 Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước đối với Công ty chứng khoán;

2 Tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, thực hiện nghĩa

vụ và các cam kết của mình theo quy định của Pháp luật;

3 Bảo đảm tính minh bạch;

4 Bảo đảm kiểm soát chặt chẽ tài chính của Công ty;

5 Mọi phân cấp thẩm quyền quyết định tài chính đều phù hợp với Điều lệ tổ chức

và hoạt động của Công ty (Sau đây viết tắt là Điều lệ)

a Ban Kiểm soát (BKS) có trách nhiệm kiểm tra – giám sát về hoạt động tài chính

b Hội đồng Quản trị (HĐQT) chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng Cổ đông và Pháp luật

c Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT và Pháp luật về quản lý tài chính của Công ty

d Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm trước HĐQT, Tổng Giám đốc và Pháp luật về quản lý tài chính tại Chi nhánh

6 Các Chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự phân cấp, kiểm tra và giám sát về chế độ tài chính của Hội sở

Điều 5 Kế hoạch tài chính

1 Căn cứ vào các chỉ tiêu do Đại hội đồng Cổ đông giao, Tổng Giám đốc xây dựng, trình HĐQT phê duyệt Kế hoạch tài chính hàng năm theo hướng dẫn của Bộ Tài chính Kế hoạch tài chính được gửi cho cơ quan tài chính Nhà nước và Ủy ban

Chứng khoán Nhà nước trước ngày 15 tháng 11 năm trước năm kế hoạch, bao gồm:

b Kế hoạch doanh thu, chi phí và lợi nhuận;

c Kế hoạch lao động, tiền lương;

d Kế hoạch chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ;

e Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản;

f Kế hoạch mua sắm, thanh lý, sửa chữa lớn và trích khấu hao Tài sản cố định;

g Kế hoạch mua sắm công cụ lao động;

h Kế hoạch chi quảng cáo;

i Các kế hoạch chi khác

3 Những khoản chi tiêu chưa được xác định trong Kế hoạch tài chính hoặc trong các định mức chi tiêu, thì do HĐQT phê duyệt theo đề nghị của Tổng Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt (theo đề nghị của Giám đốc Chi nhánh) theo thẩm quyền được quy định tại Quy chế này

CHƯƠNG II

TRÁCH NHIỆM CỦA HĐQT, TỔNG GIÁM ĐỐC VÀ GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH

TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Điều 6 Trách nhiệm của HĐQT

1 Quản lý, kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của Công ty

2 Phê duyệt phương án sử dụng, huy động vốn, bảo toàn, phát triển vốn và các phương án sử dụng lợi nhuận sau thuế do Tổng Giám đốc trình và chịu trách nhiệm về các quyết định của mình

3 Quyết định việc mua sắm tài sản và các khoản chi tiêu từ 100 triệu đồng đến nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trên báo cáo tài chính gần nhất của Công ty

4 Thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và thực hiện công bố các Báo cáo tài chính theo quy định; thông qua kế hoạch tài chính dài hạn và kế hoạch tài chính hàng năm do Tổng Giám đốc trình

5 Kiểm tra, giám sát Tổng Giám đốc trong việc sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn,

tổ chức thực hiện kinh doanh theo kế hoạch, phương án đã được HĐQT phê duyệt, thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước

6 Chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính trung thực của các báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, phân phối và sử dụng các khoản lợi nhuận sau thuế theo đúng quy định

7 Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định tại điều lệ của Công ty và Pháp luật

Điều 7 Trách nhiệm của Tổng Giám đốc

1 Điều hành hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT, trước cơ quan tài chính Nhà nước, Pháp luật về việc điều hành hoạt động của Công ty

2 Chịu trách nhiệm điều hành việc sử dụng vốn trong kinh doanh theo phương án

sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn được HĐQT phê duyệt; thực hiện phương án phân phối lợi nhuận sau khi nộp các khoản Ngân sách Nhà nước

3 Thống nhất quản lý, cân đối và điều hoà vốn trong toàn Hệ thống; chịu trách nhiệm về việc huy động và sử dụng các nguồn vốn vào hoạt động kinh doanh; trình HĐQT cử người thực hiện quản lý phần vốn đầu tư, liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp khác; chịu trách nhiệm vật chất đối với những thiệt hại do lỗi chủ quan gây ra cho Công ty

4 Xây dựng chế độ quản lý, chỉ tiêu tài chính và các định mức chi phí phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty

5 Chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính trung thực của các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê, số liệu quyết toán và các thông tin tài chính khác

6 Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý phù hợp với kế hoạch kinh doanh trình HĐQT thông qua và gửi cơ quan tài chính Nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính

7 Quyết định việc mua sắm tài sản và các khoản chi dưới 100 triệu đồng, theo kế hoạch hoặc định mức chi tiêu đã được HĐQT giao

8 Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định tại Điều lệ của Công ty và Pháp luật

Điều 8 Trách nhiệm của Giám đốc Chi nhánh

1 Điều hành hoạt động của Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước HĐQT, Tổng Giám đốc, cơ quan tài chính Nhà nước và Pháp luật về các vấn đề có liên quan đến việc sử dụng vốn và tài sản trong hoạt động kinh doanh của Chi nhánh

2 Tự cân đối giữa nguồn vốn và sử dụng vốn của Chi nhánh; chịu trách nhiệm điều hành việc sử dụng vốn trong kinh doanh theo phương án sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn đã được HĐQT và Tổng Giám đốc phê duyệt

3 Chịu trách nhiệm về việc huy động và sử dụng các nguồn vốn vào hoạt động kinh doanh của Chi nhánh; chịu trách nhiệm vật chất đối với những thiệt hại do lỗi chủ quan gây ra cho Công ty

4 Chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính trung thực của các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê, số liệu quyết toán và các thông tin tài chính khác của Chi nhánh

5 Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh trình Tổng Giám đốc phê duyệt

6 Quyết định mua sắm tài sản và các khoản chi tiêu của Chi nhánh mình có giá trị < 30

triệu đồng; các khoản trả lãi, lương và các khoản khác đã được HĐQT, Tổng Giám đốc phê duyệt

7 Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định tại điều lệ của Công ty và Pháp luật

CHƯƠNG III

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VỐN VÀ TÀI SẢN CỦA CÔNG TY CP CHỨNG KHOÁN CHÂU Á

MỤC 1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VỐN

VÀ TÀI SẢN CỦA CÔNG TY CP CHỨNG KHOÁN CHÂU Á

Điều 9 Các nguồn vốn hoạt động

1 Vốn điều lệ

2 Các khoản chênh lệch do đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỉ giá

3 Các Quỹ dự trữ bổ sung Vốn điều lệ, Quỹ dự phòng tài chính và rủi ro nghiệp vụ, Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi

4 Vốn huy động theo các hình thức phát hành cổ phiếu, trái phiếu, vay các tổ chức trong và ngoài nước, nhận góp vốn liên kết và các hình thức khác

5 Lợi nhuận được để lại chưa phân bổ cho các Quỹ

6 Các loại vốn khác theo quy định của Pháp luật

Việc hình thành, huy động, quản lý và sử dụng các nguồn vốn của Công ty phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước đối với Công ty cổ phần và các quy định về hoạt động kinh doanh chứng khoán

Điều 10 Vốn điều lệ

1 Trong quá trình hoạt động, Công ty phải bảo đảm mức vốn điều lệ thực có không thấp hơn mức vốn pháp định và phải công bố công khai số vốn điều lệ mới khi có

sự thay đổi theo quy định của Pháp luật

2 Vốn điều lệ của Công ty được sử dụng vào các mục đích:

a Mua, đầu tư vào Tài sản cố định;

b Góp vốn, mua cổ phần, liên doanh với các tổ chức trong và ngoài nước;

c Thành lập Công ty trực thuộc theo quy định của Pháp luật;

d Kinh doanh và làm các dịch vụ khác theo quy định của Pháp luật

3 Trong quá trình kinh doanh, khi cần thiết, Công ty có thể tăng giảm vốn điều lệ theo quy định tại Luật doanh nghiệp, các quy định khác có liên quan và Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty

4 HĐQT của Công ty chịu trách nhiệm lập phương án tăng giảm vốn điều lệ Công

ty trình Đại hội đồng cổ đông quyết định

5 Công ty tăng vốn điều lệ dưới các hình thức sau:

a Phát hành và bán thêm cổ phiếu mới

b Dùng các quỹ thuộc vốn sở hữu, lợi nhuận giữ lại chuyển thành cổ phần cho các cổ đông hoặc chuyển trái phiếu chuyển đổi thành cổ phiếu

6 Các quỹ trích theo luật định như quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ, quỹ dự phòng tài chính và rủi ro nghiệp vụ … được trích lập và sử dụng theo qui định hiện hành của Nhà nước

Điều 11 Sử dụng vốn, tài sản

1 Công ty thực hiện việc quản lý vốn theo nguyên tắc tập trung, thống nhất và được

sử dụng vốn để phục vụ hoạt động kinh doanh, đầu tư xây dựng, mua sắm Tài sản

cố định theo quy định của Pháp luật, bảo đảm nguyên tắc an toàn và phát triển vốn

2 Công ty được quyền thay đổi cơ cấu vốn và tài sản phục vụ cho việc phát triển hoạt động kinh doanh theo quy định của Pháp luật

3 Công ty được điều động vốn, tài sản trong Công ty và đơn vị trực thuộc Việc điều động vốn, tài sản giữa các Đơn vị do Tổng Giám đốc quyết định

4 Việc quản lý vốn đầu tư xây dựng và mua sắm Tài sản cố định được thực hiện theo quy định tại Mục 2, Chương III của Quy chế này

5 Tài sản trang bị cho cá nhân (điện thoại di động, máy tính xách tay ) được quản lý, sử dụng theo Quy chế này

6 Công ty có trách nhiệm quản lý, bảo quản hoặc sử dụng tài sản mà Công ty đi thuê, nhận cầm cố, nhận thế chấp, nhận bảo quản, giữ hộ Khách hàng theo thoả thuận với Khách hàng phù hợp với quy định của Pháp luật

Điều 12 Quản lý và sử dụng vốn huy động

1 Vốn vay ngân hàng: Tổng Giám đốc Công ty được phép vay vốn ngân hàng để thực hiện các kế hoạch đầu tư, kinh doanh của Công ty sau khi có Nghị quyết chấp thuận của HĐQT HĐQT sẽ quyết định hạn mức và thời gian vay

2 Phát hành trái phiếu: HĐQT Công ty quyết định việc huy động vốn trong các trường hợp sau đây:

a Phát hành trái phiếu hoặc các loại công cụ nợ khác theo quy định của Pháp luật và theo Điều lệ Công ty khi cần huy động vốn để phát triển kinh doanh HĐQT quyết định tổng giá trị trái phiếu phát hành, phương thức phát hành, thời điểm phát hành

b Tổng Giám đốc Công ty xây dựng phương án phát hành trái phiếu trình HĐQT xem xét và quyết định

c Đại hội đồng cổ đông quyết định việc phát hành trái phiếu chuyển đổi

Điều 13 Phân cấp quyết định góp vốn liên doanh – liên kết

1 HĐQT ủy quyền cho Hội Đồng Đầu Tư quyết định sử dụng đến 20% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất để tham gia góp vốn, liên doanh, liên kết với các thể nhân, pháp nhân và các tổ chức kinh doanh khác

2 HĐQT Công ty quyết định sử dụng đến 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất để tham gia góp vốn, liên doanh, liên kết với các thể nhân, pháp nhân và các tổ chức kinh doanh khác

3 HĐQT Công ty lập phương án trình Đại hội đồng cổ đông quyết định trường hợp

sử dụng trên 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất để tham gia góp vốn, liên doanh, liên kết với các thể nhân, pháp nhân và các tổ chức kinh doanh khác

Điều 14 Các quy định về hạn chế sử dụng vốn, hạn chế đầu tư của Công ty

1 Tỷ lệ vốn khả dụng trên tổng vốn nợ điều chỉnh của Công ty phải được duy trì ở mức quy định của pháp luật hiện hành

2 Tỷ lệ tổng nợ trên vốn chủ sở hữu của Công ty không được vượt quá 6 lần, nợ ngắn hạn tối đa bằng tài sản ngắn hạn

3 Công ty đầu tư, mua tài sản cố định theo nguyên tắc giá trị còn lại của tổng tài sản cố định không được vượt quá 50% vốn điều lệ của Công ty

4 Hạn chế đầu tư của Công ty:

a Không đầu tư vào cổ phiếu hoặc phần vốn góp của Công ty khác mà có sở hữu trên 50% vốn điều lệ của Công ty;

b Không cùng với người có liên quan đầu tư từ 5% trở lên vốn điều lệ của Công

Điều 15 Cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản

1 Công ty được cho thuê, thế chấp, cầm cố các tài sản thuộc quyền sở hữu, tài sản

là quyền sử dụng đất của Công ty; cho thuê, thế chấp, cầm cố các tài sản bảo đảm

đã được chuyển giao cho Công ty quản lý khai thác để nâng cao hiệu suất sử dụng, tăng thu nhập theo nguyên tắc có hiệu quả, an toàn và phát triển vốn theo đúng trình tự, thủ tục quy định của Bộ luật Dân sự và các quy định khác của Pháp luật theo thẩm quyền như sau:

a HĐQT quyết định việc cho thuê các tài sản là bất động sản và quyền sử dụng đất của Công ty; thế chấp, cầm cố các tài sản thuộc quyền sở hữu và tài sản là quyền sử dụng đất của Công ty;

b Tổng Giám đốc quyết định việc cho thuê các tài sản là bất động sản thuộc quyền sở hữu của Công ty

2 Khi cho thuê, thế chấp, cầm cố những tài sản thuộc công nghệ liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của cả Hệ thống, thì phải được HĐQT phê duyệt

Điều 16 Kiểm kê, đánh giá lại tài sản

1 Công ty thực hiện kiểm kê, đánh giá lại tài sản trong các trường hợp sau:

a Kiểm kê, đánh giá lại tài sản theo định kỳ 06 tháng/lần (vào ngày 1/7 và 31/12 hàng năm); xác định chính xác số tài sản thừa, thiếu, tình hình công

nợ, nợ quá hạn, nợ không thu hồi được; xác định nguyên nhân và trách nhiệm xử lý;

b Kiểm kê, đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;

c Sử dụng tài sản để liên doanh, góp vốn cổ phần hoặc thu hồi tài sản khi doanh nghiệp được góp vốn chấm dứt hoạt động

2 Việc kiểm kê, đánh giá lại tài sản phải theo đúng các quy định của Pháp luật Các khoản chênh lệch tăng hoặc giảm giá trị do đánh giá lại tài sản được hạch toán tăng hoặc giảm vốn của Công ty

3 HĐQT quyết định việc đánh giá lại tài sản Tổng Giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc kiểm kê tài sản

Điều 17 Xử lý khi bị tổn thất về tài sản

1 Mọi tổn thất về tài sản của Công ty phải được lập biên bản xác định mức độ, nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý như sau:

a Nếu tài sản bị tổn thất do lỗi của tập thể hoặc cá nhân, thì tập thể, cá nhân gây

ra phải bồi thường theo quy định của Pháp luật và Nội quy Lao động của Công ty Ban Điều hành quyết định bồi thường đối với tổn thất có giá trị dưới

100 triệu đồng, Chủ tịch HĐQT quyết định bồi thường đối với tổn thất có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên

b Nếu tài sản bị tổn thất đã được mua bảo hiểm thì xử lý theo hợp đồng bảo hiểm;

c Sử dụng khoản dự phòng được trích lập trong chi phí để bù đắp tổn thất về tài sản theo quy định của Pháp luật

2 Giá trị tổn thất về tài sản, sau khi đã bù đắp bằng tiền bồi thường của cá nhân, tập thể, của tổ chức bảo hiểm và sử dụng dự phòng được trích lập trong chi phí, nếu thiếu sẽ được bù đắp bằng Quỹ dự phòng tài chính của Công ty Trường hợp Quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp thì phần thiếu sẽ được hạch toán vào chi phí bất thường trong kỳ

3 Nếu tài sản tổn thất do nguyên nhân chủ quan của tập thể hoặc cá nhân thì đối tượng gây ra tổn thất phải bồi thường

4 Nội dung, trình tự và thẩm quyền xử lý tổn thất cụ thể về tài sản được thực hiện theo quy định về xử lý rủi ro của Công ty

MỤC 2 QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Điều 18 Nguyên tắc, chế độ quản lý Tài sản cố định

1 Lãnh đạo các Đơn vị chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, trích khấu hao đến từng tài sản do Đơn vị mình quản lý và sử dụng Tổng Giám đốc giao cho Giám đốc các Chi nhánh mua sắm, quản lý, sử dụng, trích khấu hao Tài sản cố định của chi nhánh theo thẩm quyền

2 Việc mua sắm, nhượng bán, thanh lý, bảo dưỡng và sửa chữa Tài sản cố định phải có dự toán và quyết toán theo quy định

3 Tài sản cố định được quản lý, sử dụng và trích khấu hao theo đúng Quy chế này; được phân loại, thống kê, đánh mã số, có hồ sơ riêng, theo dõi chi tiết theo từng đối tượng và được phản ánh trong Sổ theo dõi Tài sản cố định Đơn vị có tài sản

bị điều chuyển có trách nhiệm bàn giao toàn bộ hồ sơ về tài sản đó cho Đơn vị nhận bàn giao tài sản

4 Việc theo dõi quản lý, sử dụng và trích khấu hao Tài sản cố định được tuân theo nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ

kế toán của Tài sản cố định:

Giá trị còn lại trên sổ kế

toán của Tài sản cố định = Nguyên giá Tài sản cố định - Số khấu hao luỹ kế của Tài sản cố định

5 Tổng Giám đốc trình HĐQT phê duyệt tỷ lệ khấu hao Tài sản cố định trong từng thời

kỳ phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty và chế độ tài chính của Nhà nước

Điều 19 Đầu tư, mua sắm Tài sản cố định

1 Công ty mua, đầu tư vào Tài sản cố định không quá 50% vốn tự có và phải chấp hành đầy đủ các quy định của Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng Không được trích chi phí để xây dựng cơ bản và mua sắm Tài sản cố định

2 HĐQT quyết định đầu tư, mua sắm tài sản cố định có giá trị từ 100 triệu đồng đến 50% vốn tự có của Công ty

3 Ban Điều hành thực hiện việc đầu tư, mua sắm tài sản cố định theo kế hoạch đã được HĐQT phê duyệt

4 Ban Điều hành quyết định việc cải tạo, sửa chữa các công trình xây dựng, mua sắm tài sản cố định có giá trị dưới 100 triệu đồng

5 Thủ tục đầu tư, mua sắm tài sản cố định phải tuân thủ các quy định của Luật đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thi hành

6 Sau khi hoàn thành xây dựng cơ bản và mua sắm Tài sản cố định, phải làm các thủ tục nghiệm thu, bàn giao đưa tài sản vào sử dụng kịp thời và quản lý theo chế độ

Điều 20 Trích khấu hao Tài sản cố định 1

1 Mọi Tài sản cố định liên quan đến hoạt động quản lý, kinh doanh của Công ty

đều phải trích khấu hao, trừ các tài sản sau:

a Tài sản cố định chưa tham gia vào hoạt động kinh doanh;

b Tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng vào hoạt động kinh

doanh;

c Tài sản cố định đang chờ quyết định thanh lý và đã được Tổng Giám đốc ra

quyết định dừng trích khấu hao (từ thời điểm Tài sản cố định ngừng tham gia

hoạt động kinh doanh)

2 Tiền trích khấu hao Tài sản cố định được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ

3 Phương pháp trích khấu hao Tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp khấu

hao Tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng, trong đó số khấu hao hàng

năm không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, như sau:

Nguyên giá Tài sản cố định

a Mức trích khấu hao tháng =

Thời gian sử dụng (năm) x 12

hoặc

b Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá Tài sản cố định thay đổi, mức

trích khấu hao được xác định lại như sau:

Mức trích khấu hao tháng =

Thời gian sử dụng còn lại (năm) x 12

trong đó:

Giá trị còn lại trên sổ sách kế toán = Nguyên giá TS xác định lại – Hao mòn lũy kế

Thời gian đã đăng ký = Thời gian sử dụng sau khi đánh giá lại.

4 Việc phản ánh tăng, giảm nguyên giá Tài sản cố định được thực hiện tại thời

điểm tăng, giảm Tài sản cố định trong tháng Tài sản cố định tăng, giảm, ngừng

tham gia vào hoạt động kinh doanh trong tháng, được trích hoặc dừng trích khấu

hao Tài sản cố định từ ngày đầu của tháng tiếp theo (số tiền tính đủ cho cả tháng)

5 Tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng trong hoạt động kinh doanh, thì

không trích khấu hao nhưng vẫn quản lý, sử dụng như những Tài sản cố định khác

6 Công ty được sử dụng số khấu hao Tài sản cố định để tái đầu tư thay thế, đổi mới Tài

sản cố định và sử dụng cho các yêu cầu kinh doanh khác theo quy định của Pháp

Mức trích khấu hao tháng =

Điều 21 Sửa chữa Tài sản cố định

1 Sửa chữa Tài sản cố định nhằm khôi phục năng lực hoạt động của Tài sản cố định Chi phí sửa chữa Tài sản cố định được hạch toán trực tiếp một lần hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong năm Mức phân bổ chi phí sửa chữa

do Tổng Giám đốc quy định trong từng thời kỳ, phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

2 Các Đơn vị phải lập và thực hiện kế hoạch sửa chữa Tài sản cố định hàng năm sau khi được phê duyệt Thủ tục sửa chữa Tài sản cố định được thực hiện theo quy định của Tổng Giám đốc

3 Các khoản chi để làm tăng năng lực sử dụng của Tài sản cố định được hạch toán tăng nguyên giá Tài sản cố định Chi phí sửa chữa lớn tài sản được phân bổ cho các tháng trong năm tài chính

Điều 22 Nhượng bán và thanh lý Tài sản cố định

1 Công ty được nhượng bán những tài sản không cần dùng, tài sản lạc hậu về kỹ thuật để thu hồi vốn sử dụng cho mục đích kinh doanh có hiệu quả hơn

2 Công ty được thanh lý những tài sản kém, mất phẩm chất; tài sản hư hỏng không

có khả năng phục hồi; tài sản lạc hậu kỹ thuật không có nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng không có hiệu quả và không thể nhượng bán nguyên trạng

3 Khi nhượng bán, thanh lý tài sản, phải thành lập Hội đồng thanh lý Hội đồng thanh lý do HĐQT thành lập gồm đại diện HĐQT, Ban điều hành, kế toán tài chính, hành chính giúp HĐQT đánh giá thực trạng về mặt kỹ thuật, thẩm định giá trị tài sản hoặc thuê thẩm định

4 Những tài sản mà Pháp luật quy định phải tổ chức bán đấu giá khi nhượng bán, thanh lý thì phải tổ chức bán đấu giá, thông báo công khai theo quy định của Pháp luật

5 Ưu tiên nhượng bán, thanh lý tài sản cho cán bộ nhân viên toàn Hệ thống Công ty; nếu không có cán bộ nhân viên nào đăng ký thì quyết định nhượng bán, thanh

lý tài sản cho bên ngoài;

6 Khoản tiền thu được do nhượng bán, thanh lý tài sản (sau khi đã khấu trừ thuế phải nộp phát sinh từ hoạt động này) được hạch toán vào “Thu nhập khác”; giá trị

còn lại của tài sản nhượng bán, chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản, được hạch

toán vào "Chi phí khác" của Công ty

Điều 23 Thẩm quyền phê duyệt việc nhượng bán, thanh lý Tài sản cố định

1 HĐQT quyết định việc nhượng bán, thanh lý tài sản cố định thanh lý có giá trị còn lại trên 50 triệu đồng hoặc tài sản cố định có nguyên giá trên 200 triệu đồng Tài sản thanh lý có giá trị > 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty thì phải báo cáo Đại hội đồng cổ đông quyết định

Ban Điều hành thực hiện việc nhượng bán, thanh lý tài sản cố định theo quyết định hoặc ủy quyền của HĐQT

2 Ban Điều hành phê duyệt việc nhượng bán, thanh lý các tài sản cố định tại Hội sở

và tại Chi nhánh có nguyên giá trên 50 triệu đồng đến 200 triệu đồng, hoặc tài sản cố định có giá trị còn lại dưới 50 triệu đồng

3 Giám đốc chi nhánh phê duyệt việc nhượng bán, thanh lý đối với các Tài sản cố định tại chi nhánh có nguyên giá đến 50 triệu đồng và tài sản cố định đã hết khấu hao

Thủ tục nhượng bán, thanh lý Tài sản cố định được thực hiện theo quy định của Chủ tịch HĐQT và pháp luật

CHƯƠNG IV DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH

MỤC 1 DOANH THU Điều 24 Doanh thu 2

1 Thu từ hoạt động nghiệp vụ: là doanh thu từ các khoản phí thu được từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bao gồm:

a Doanh thu hoạt động môi giới chứng khoán: Phí giao dịch chứng khoán cho Nhà đầu tư;

b Doanh thu lưu ký chứng khoán: Phí lưu ký chứng khoán cho nhà đầu tư & người ủy thác đầu tư;

c Doanh thu hoạt động tư vấn: phí tư vấn đầu tư chứng khoán cho nhà đầu tư,

tư vấn tài chính và các tư vấn khác;

d Doanh thu bảo lãnh, đại lý phát hành chứng khoán: Phí bảo lãnh và hoa hồng đại lý phát hành chứng khoán;

e Doanh thu hoạt động đầu tư chứng khoán, góp vốn: Chênh lệch lãi bán chứng khoán tự doanh trong kỳ; thu lợi tức cổ phiếu, lãi trái phiếu tự doanh; các khoản thu từ hoạt động góp vốn liên doanh, liên kết của Công ty

f Doanh thu hoạt động uỷ thác đấu giá

g Doanh thu cho thuê sử dụng tài sản, thiết bị, thông tin

2 Doanh thu hoạt động tài chính:

a Lãi tiền gửi; lãi tiền cho vay; lãi chênh lệch tỷ giá,

b Các khoản thu từ hoạt động tài chính khác

3 Thu từ các hoạt động khác, bao gồm:

a Thu thanh lý, nhượng bán tài sản

b Chênh lệch lãi do đánh giá lại Tài sản góp vốn

c Các khoản thu tiền phạt

d Thu từ khoản đền bù tổn thất, tài sản có bảo hiểm

e Nợ phải thu khó đòi đã xử lý

f Quà biếu, quà tặng bằng tiền hoặc hiện vật

2 Thông tư 95/2008/TT-BTC (24/10/2008) – Hướng dẫn kế toán áp dụng cho công ty chứng khoán

g Thu từ các dịch vụ khác

4 Các khoản thu nhập bất thường khác

Điều 25 Nguyên tắc xác định doanh thu 3

1 Doanh thu từ hoạt động tư vấn của Công ty là số tiền phải thu phát sinh trong kỳ theo hợp đồng và tiền phí thu được từng nghiệp vụ phát sinh do Công ty thoả thuận hoặc chấp nhận với các đối tác Trường hợp Hợp đồng ký kết liên quan đến nhiều kỳ kế toán thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo tỷ lệ phần công việc

đã hoàn thành và được sự chấp nhận của đối tác

2 Doanh thu từ hoạt động môi giới, lưu ký, chuyển khoản chứng khoán cho nhà đầu

tư dựa trên giá trị khớp lệnh và biểu phí Công ty qui định và được ghi nhận ngay sau khi có kết quả khớp lệnh, giao dịch và kết quả thanh toán bù trừ chứng khoán của Trung tâm LKCK Riêng doanh thu từ hoạt động bảo lãnh hoặc đại lý phát hành chứng khoán được xác định sau khi có biên bản quyết toán với tổ chức phát hành chứng khoán dựa trên giá trị chứng khoán bảo lãnh đã bán, đã thu tiền và tỷ

lệ phí thỏa thuận

3 Đối với các khoản thu từ các hoạt động tự doanh chứng khoán, doanh thu là khoản chênh lệch lãi bán chứng khoán tự doanh của Công ty (được ghi nhận khi nhận được kết quả thanh toán bù trừ giao dịch chứng khoán của Trung tâm LKCK)

4 Đối với doanh thu từ hoạt động mua kỳ phiếu, trái phiếu, kế toán căn cứ vào thời gian thực tế & lãi suất được hưởng để phân bổ thu nhập hoặc trích trước thu nhập trong năm

5 Đối với doanh thu từ góp vốn liên doanh, liên kết : Là số tiền cổ tức và lợi nhuận được chia từ việc nắm giữ cổ phiếu hoặc góp vốn ngay khi nhận được thông báo quyền nhận cổ tức

6 Đối với doanh thu từ các hoạt động còn lại, doanh thu là toàn bộ số tiền dịch vụ thu được từ cung ứng dịch vụ sau khi đã trừ đi các khoản giảm giá, dịch vụ cung ứng bị trả lại (nếu có chứng từ hợp lệ) được Khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền

7 Các khoản thu thuộc Đơn vị nào thì hạch toán vào doanh thu của Đơn vị đó Phòng Kế toán Hội sở và Bộ phận Kiểm tra Kiểm toán Nội bộ có trách nhiệm kiểm tra về các khoản thu của các Đơn vị giúp Tổng Giám đốc

8 Các khoản thu trong kỳ phải có chứng từ hợp lệ

Điều 26 Miễn, giảm lãi hay phí

1 Chủ Tịch HĐQT hoặc Ban Điều hành quyết định việc miễn, giảm lãi, phí cho Khách theo Quy chế miễn, giảm lãi, phí của Công ty Trong mọi trường hợp việc miễm, giảm lãi, phí phải đảm bảo Công ty hoạt động có lãi trong nghiệp vụ đó

2 Chủ tịch HĐQT quyết định việc miễn, giảm lãi, phí cho Khách có giá trị từ 50 triệu trở lên

3 Ban Điều hành quyết định việc miễn, giảm lãi, phí cho Khách có giá trị dưới 50 triệu

3 Thông tư 95/2008/TT-BTC (24/10/2008) – Hướng dẫn kế toán áp dụng cho công ty chứng khoán

MỤC 2 CHI PHÍ Điều 27 Các khoản chi phí 4

1 Chi về hoạt động kinh doanh chứng khoán: là các chi phí để thực hiện viêc

cung cấp dịch vụ cho khách hàng, các khoản chi phí cho hoạt động tự doanh:

a Phí thành viên Sở giao dịch chứng khoán, trung tâm lưu ký chứng khoán;

b Phí kết nối trực tuyến, phí sử dụng thiết bị đầu cuối và thông tin của Sở giao dịch chứng khoán, trung tâm lưu ký

c Phí lưu ký & chuyển khoản chứng khoán;

d Phí giao dịch chứng khoán & sửa lỗi sau giao dịch;

e Chi phí hoạt động đầu tư chứng khoán, góp vốn: Lỗ bán chứng khoán tự doanh, chi phí góp vốn

f Chi phí hoạt động tư vấn: chi tư vấn đầu tư chứng khoán, chi tư vấn tài chính, chi hoạt động tư vấn khác

g Phí lien kết, kết nối ngân hàng để quản lý tài khoản Nhà đầu tư

h Chi phí chăm sóc, thông tin liên lạc với khách hàng;

i Chi phí đại lý, bảo lãnh, phát hành chứng khoán;

j Phí niêm yết và đăng ký chứng khoán (trường hợp Công ty phát hành chứng khoán niêm yết trên Trung tâm Giao dịch chứng khoán);

k Chi phí hoạt động thanh toán, bù trừ chứng khoán

2 Chi phí hoạt động tài chính

a Chi trả lãi tiền vay;

b Chi trả lãi phát hành giấy tờ có giá;

c Lỗ chênh lệch tỷ giá

d Chi khác về hoạt động huy động vốn;

e Các khoản chi khác

3 Các khoản chi hợp lệ, hợp lý khác:

a Chi phí để thu các khoản phạt theo chế độ quy định;

b Đóng phí hội viên thường niên cho các hiệp hội do Công ty tham gia;

4 Thông tư 95/2008/TT-BTC (24/10/2008) – Hướng dẫn kế toán áp dụng cho công ty chứng khoán

Thông tư 27/2010/TT-BTC (26/02/2010) – Qui định mức thu phí hoạt động chứng khoán tại Sợ giao dịch chứng khoán & Trung tâm lưu ký Việt Nam

5 Chi cho cán bộ, nhân viên:

a Chi lương, phụ cấp và các khoản có tính chất lương theo chế độ hiện hành và

do HĐQT quy định;

b Chi tiền làm thêm giờ, tiền ăn ca

c Chi trang phục giao dịch và bảo hộ lao động;

d Chi để đóng góp theo lương: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp và chi khác theo quy định của Pháp luật;

e Chi trợ cấp, bồi thường;

f Chi công tác xã hội

6 Chi cho hoạt động quản lý và công vụ:

a Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp;

b Chi thuê văn phòng, bãi đậu xe;

c Chi thuê đường truyền Leaseline, Internet

d Chi về vật liệu, dụng cụ và giấy tờ in;

e Chi công tác phí;

f Chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ;

g Chi bưu phí và điện thoại;

h Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại;

i Chi mua tài liệu, sách báo;

j Chi điện, nước, vệ sinh, y tế cơ quan;

k Chi bốc vác, vận chuyển, thuê xe;

l Chi cho công tác bảo vệ môi trường;

m Chi hội nghị;

n Chi lễ tân, khánh tiết;

o Chi cho việc thanh tra, kiểm toán;

p Chi thuê chuyên gia trong và ngoài nước;

q Chi cho tư vấn, cộng tác viên và lao động theo chế độ hợp đồng lao động ngắn hạn;

r Chi phòng cháy, chữa cháy;

s Chi nghiên cứu và ứng dụng khoa học, công nghệ, sáng kiến cải tiến;

t Chi nghiệp vụ kho quỹ;

u Chi về hoạt động đoàn thể (các khoản chi hỗ trợ giáo dục cho bên ngoài như: Đóng góp vào Quỹ khuyến học, giúp đỡ học sinh tàn tật…);

v Chi tiền phạt do vi phạm hợp đồng (trừ tiền phạt do vi phạm hành chính, vi phạm môi trường, phạt nợ vay quá hạn, phạt vi phạm chế độ tài chính và các

vi phạm khác);

w Chi tổ chức họp và các hoạt động khác của Đại hội đồng Cổ đông;

x Chi thù lao cho HĐQT và Ban Kiểm soát (trừ khoản thù lao cho các thành viên HĐQT không trực tiếp tham gia quản lý, điều hành);

y Chi khác về hoạt động quản lý và công vụ

z Chi dịch vụ mua ngoài khác

7 Chi về tài sản:

a Chi khấu hao Tài sản cố định;

b Chi bảo dưỡng và sửa chữa tài sản;

c Chi xây dựng nhỏ;

d Chi mua sắm công cụ lao động;

e Chi bảo hiểm tài sản và các loại bảo hiểm cần thiết khác;

f Chi thuê tài sản

8 Chi phí dự phòng, bảo toàn:

a Chi Dự phòng giảm giá chứng khoán;

b Chi Dự phòng tổn thất đầu tư tài chính dài hạn

c Chi Dự phòng nợ phải thu khó đòi

9 Chi phí bất thường:

a Chi thanh lý Tài sản cố định;

b Chi phí bất thường khác

Điều 28 Nguyên tắc chi

1 Các khoản chi tiêu là số tiền phải chi trả hợp lý cho các hoạt động của Công ty theo quy định của Pháp luật, của Quy chế này và các quy định khác có liên quan của Công ty

2 Mọi khoản chi tiêu phải bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, đúng mục đích

3 Mọi khoản chi tiêu phải được thực hiện trên cơ sở đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp, hợp lệ được kiểm soát và phê duyệt theo thẩm quyền quy định của Công ty, quy định của Pháp luật

4 Các khoản chi trả lãi tiền gửi, lãi tiền vay là số lãi phải chi trong kỳ được xác định theo nguyên tắc dự chi theo quy định hiện hành

5 Không hạch toán vào chi phí các khoản sau:

a Các khoản đầu tư xây dựng cơ bản, chi mua sắm tài sản cố định hữu hình và vô hình;

b Các khoản thiệt hại đã được Chính phủ trợ cấp hoặc bên gây thiệt hại, cơ quan bảo hiểm đền bù;

c Các khoản chi phạt do vi phạm hành chính, vi phạm môi trường, phạt nợ vay quá hạn, phạt vi phạm chế độ tài chính và các vi phạm khác Các khoản tiền phạt này nếu do tập thể hoặc cá nhân vi phạm pháp luật thì đối tượng vi phạm phải nộp phạt, phần tiền phạt phải nộp còn thiếu lấy từ lợi nhuận sau thuế;

d Chi phí đi công tác nước ngoài vượt định mức do HĐQT quy định;

e Các khoản chi từ quỹ phúc lợi, khen thưởng;

f Các khoản trợ cấp khó khăn thường xuyên, đột xuất, chi từ thiện, chi ủng hộ đoàn thể, xã hội, cơ quan khác, trừ các khoản chi hỗ trợ giáo dục cho bên ngoài như: Đóng góp vào Quỹ khuyến học, giúp đỡ học sinh tàn tật

g Các khoản chi thuộc nguồn kinh phí khác đài thọ;

h Các khoản chi phí khác không liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công

ty, các khoản chi không có chứng từ hợp lệ

i Thù lao trả cho sáng lập viên, thành viên của hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành kinh doanh

j Các khoản trích trước vào chi phí mà thực tế không chi hết như: chi phí sửa chữa TSCĐ, phí bảo hành sản phẩm hàng hóa, công trình xây dựng và các khoản trích trước khác

k Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ theo chế độ quy định hoặc chứng

từ không hợp pháp

6 Chi phí phát sinh từ hoạt động kinh doanh của Đơn vị nào thì hạch toán vào chi phí của Đơn vị đó Đối với các khoản chi phí hoạt động kinh doanh khác, thì hạch toán tại Hội sở, trừ trường hợp Tổng Giám đốc cho phép hạch toán tại Chi nhánh

7 Trưởng Phòng Kế toán Hội sở và Chi nhánh chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, hợp lý của các khoản thu, chi và các quy định về chứng từ kế toán Những khoản chi sai chế độ, sai quy định, Trưởng Phòng Kế toán và người duyệt phải chịu trách nhiệm bồi hoàn

Điều 29 Chi về tài sản

1 Chi khấu hao cơ bản Tài sản cố định cho hoạt động kinh doanh: Theo quy định tại khoản 3 điều 20 Quy chế này

2 Chi bảo dưỡng và sửa chữa tài sản:

a Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa Tài sản cố định nhằm khôi phục năng lực hoạt động bình thường của tài sản, bao gồm: Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa nhà cửa; bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn; thiết bị quản lý

và tài sản cố định khác;

b Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa tài sản cố định được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong năm Ban Điều hành có thẩm quyền phê duyệt chi phí sửa chữa và bảo dưỡng Tài sản cố định đối với dự toán có giá trị đến dưới 100 triệu đồng/tài sản (nếu trên 100 triệu đồng thì Tổng Giám đốc trình HĐQT phê duyệt)

c Đối với những tài sản cố định đặc thù mà chi phí sửa chữa phát sinh không đều giữa các kỳ, các năm, Tổng Giám đốc lập kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định trình HĐQT phê duyệt

d Chi phí sửa chữa tài sản hạch toán thẳng hoặc phân bổ dần vào chi phí trong kỳ Chi phí sửa chữa lớn phải thực hiện trong năm tài chính, không để lại năm sau

3 Chi mua bảo hiểm tài sản: Tổng Giám đốc quyết định mua bảo hiểm tài sản Những tài sản đặc biệt quan trọng liên quan đến an toàn trong hoạt động của Công ty do HĐQT xem xét quyết định

4 Chi cho thuê, đi thuê tài sản: Trường hợp chi phí thuê tài sản phải trả trước cho nhiều kỳ, Tổng Giám đốc quyết định phân bổ dần vào chi phí theo thời gian thực

tế sử dụng

Điều 30 Chi về hoạt động huy động vốn

1 Chi về hoạt động huy động vốn bao gồm chi trả lãi tiền vay, chi trả lãi phát hành các giấy tờ có giá, được xác định trên cơ sở biểu lãi suất của Công ty hoặc lãi