QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ Ban hành kèm theo Nghị số 26/2013/NQ-/HĐQT Ngày 18 tháng 12 năm 2013 Hội đồng quản trị Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2014 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà MỤC LỤC Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Điều Giải thích từ ngữ Chương II: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CƠNG TY Mục 1: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN Điều Vốn Công ty Điều Vốn điều lệ Công ty Điều Quyền nghĩa vụ Công ty việc sử dụng vốn quỹ Công ty quản lý Điều Huy động vốn Điều Quản lý khoản phải trả huy động vốn Điều Đầu tư vốn ngồi Cơng ty Mục 2: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN Điều Tài sản cố định, đầu tư tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định Điều 10 Cho thuê, chấp, cầm cố tài sản 10 Điều 11 Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định khoản đầu tư dài hạn 11 Điều 12 Quản lý đầu tư dự án đầu tư kinh doanh bất động sản 11 Điều 13 Quản lý hàng hoá tồn kho 12 Điều 14 Quy chế mua sắm 14 Điều 15 Tín dụng bán hàng 15 Điều 16 Quản lý khoản nợ phải thu 15 Điều 17 Kiểm kê tài sản 16 Điều 18 Xử lý tổn thất tài sản 16 Điều 19 Đánh giá lại tài sản Công ty 17 Mục 3: QUẢN LÝ RỦI RO TÀI CHÍNH 17 Điều 20 Quản lý công nợ phải trả rủi ro tài 17 Mục 4: DOANH THU, CHI PHÍ 18 Điều 22 Doanh thu Công ty 18 Điều 23 Chi phí, quản lý chi phí Cơng ty 19 Mục 5: LỢI NHUẬN VÀ PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN 21 Điều 24 Lợi nhuận Công ty 21 Điều 25 Phân phối lợi nhuận Công ty 22 Điều 26 Mục đích sử dụng quỹ 22 Mục 6: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 23 Điều 27 Kế hoạch tài 23 Điều 28 Báo cáo tài 23 Mục 7: QUYỀN HẠN, NGHĨA VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM 24 CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, TỔNG GIÁM ĐỐC 24 TRONG VIỆC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 24 Điều 29 Quyền hạn Hội đồng quản trị 24 Điều 30 Nghĩa vụ trách nhiệm tài Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị 24 Điều 31 Quyền hạn Tổng giám đốc Công ty 26 Điều 32 Nghĩa vụ trách nhiệm Tổng giám đốc 26 Mục 8: ỦY QUYỀN VÀ NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN GIỮA CÁC CẤP BẬC 28 TRONG VIỆC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 28 Điều 33: Các nguyên tắc thực ủy quyền 28 Điều 34: Quyền nghĩa vụ Người ủy quyền 28 Điều 35: Quyền nghĩa vụ Người ủy quyền 29 Điều 36: Các nội dung Văn ủy quyền (Giấy ủy quyền) 29 Chương IV: MỐI QUAN HỆ VÀ QUẢN LÝ VỐN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ ĐẦU TƯ VÀO DOANH NGHIỆP KHÁC 29 Điều 37 Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, Công ty cổ phần, Công ty liên doanh tổ chức kinh tế khác 29 Điều 38 Các đơn vị hạch toán phụ thuộc 30 Điều 39 Quyền nghĩa vụ Công ty đầu tư vào doanh nghiệp khác 30 Điều 40 Quyền nghĩa vụ người đại diện phần vốn Công ty doanh nghiệp khác 31 Điều 41 Kiểm tra giám sát 32 Chương V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 32 Điều 42 Điều khoản thi hành 32 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Quy chế quy định việc quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Quy định sách quản lý tài áp dụng cho Hội đồng quản trị tất nhân viên, đại diện vốn Công ty tất công ty con, công ty liên kết Tất cán cơng nhân viên Cơng ty có nghĩa vụ tuân thủ tuyệt đối quy định tinh thần Quy chế Điều Giải thích từ ngữ “Công ty” Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà thành lập theo Giấy đăng ký kinh doanh số 0103010462 ngày 28/12/2005 Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp, có tư cách pháp nhân, tự chủ tài hoạt động sản xuất kinh doanh, có quyền nghĩa vụ dân theo quy định pháp luật Việt Nam (sau gọi tắt “Công ty”) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ ngày 25/01/2006; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ hai ngày 19/02/2006; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ ba ngày 31/08/2006; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ tư ngày 15/06/2007; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ năm ngày 31/12/2007; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ sáu ngày 23/05/2008; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ bảy ngày 04/07/2008; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ tám ngày 28/06/2011; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ chín ngày 26/07/2011; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ mười ngày 05/12/2011; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ mười ngày 25/05/2012; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ mười hai ngày 07/08/2012; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ mười ba ngày 19/07/2013 “Hội đồng quản trị” “HĐQT” Hội đồng quản trị Công ty bao gồm thành viên Đại hội đồng cổ đông bầu “Điều lệ công ty” điều lệ hành Công ty tất văn sửa đổi bổ sung tùy vào thời điểm “Đại hội đồng cổ đông” “Đại hội đồng” quan có thẩm quyền cao Cơng ty, quy định Điều lệ Công ty Luật doanh nghiệp “Pháp luật Việt Nam” nghĩa luật doanh nghiệp tất luật, nghị định, định, thông tư, quy định văn có hiệu lực pháp lý khác quan n�n đầu tư không kế hoạch, kéo dài dẫn đến chậm thu hồi vốn, không thu hồi vốn, không trả nợ 11 Hàng năm Tổng giám đốc phải có báo cáo kết điều hành hoạt động Công ty gửi Hội đồng quản trị vào kỳ họp kết thúc năm trước tổ chức phiên họp đại hội đồng cổ đông thường niên 12 Thực trách nhiệm khác theo quy định pháp luật Việt Nam 27 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Mục 8: ỦY QUYỀN VÀ NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN GIỮA CÁC CẤP BẬC TRONG VIỆC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Điều 33: Các nguyên tắc thực ủy quyền Ủy quyền việc người ủy quyền định người ủy quyền đại diện thực nhiều công việc phạm vi quy định giấy ủy quyền Ủy quyền tài xây dựng nhằm xác định phạm vi cấp bậc quản lý tự định khoản thu chi phạm vi ủy quyền nhằm tăng cường hiệu hoạt động cấp bậc quản lý phận Ngưởi ủy quyền phép ủy quyền cho người ủy quyền thực công việc phạm vi quyền hạn người ủy quyền quy định Điều lệ Công ty Người ủy quyền không phép ủy quyền lại cho người thứ ba khác thực công việc ủy quyền người ủy quyền Các công việc thực theo ủy quyền phải đảm bảo thực theo kế hoạch kinh doanh phạm vi ngân sách thống Việc ủy quyền tài thực khoản mục sau: o Chi phí vốn o Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh o Pháp lý o Tư vấn o Thuế o Đầu tư Giá trị tiền tệ phạm vi ủy quyền tùy thuộc vào vị trí ủy quyền khơng vượt giá trị quy định Điều lệ Cơng ty Quy chế quản lý tài Đối với nội dung chi không nằm kế hoạch ngân sách Tổng giám đốc người xem xét định khoản chi không trọng yếu với hoạt động sản xuất kinh doanh Nếu khoản phát sinh lớn phải Hội đồng quản trị thông qua Điều 34: Quyền nghĩa vụ Người ủy quyền Quyền Người ủy quyền: Người ủy quyền phép ủy quyền cho Người ủy quyền thực phần công việc phạm vi quyền hạn nghĩa vụ Người ủy quyền quy định Điều lệ Công ty Quy chế quản lý tài Người ủy quyền phép kiểm tra, soát xét giám sát việc thực nội dung ủy quyền người ủy quyền Nghĩa vụ Người ủy quyền: Người ủy quyền người chịu trách nhiệm cuối kết công việc ủy quyền cho người ủy quyền 28 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Điều 35: Quyền nghĩa vụ Người ủy quyền Quyền Người ủy quyền: Người ủy quyền quyền thực cơng việc có phạm vi ủy quyền Người ủy quyền không phép thực bất cơng việc ngồi phạm vi ủy quyền Người ủy quyền mà khơng có cho phép Người ủy quyền Người ủy quyền phép từ chối thực phần tồn cơng việc ủy quyền Người ủy quyền Nghĩa vụ Người ủy quyền: Người ủy quyền có trách nhiệm báo cáo kết công việc thực phạm vi ủy quyền cho Người ủy quyền Thời hạn báo cáo kết công việc cần nêu rõ Giấy ủy quyền Người ủy quyền Người ủy quyền Người ủy quyền phải chịu trách nhiệm cá nhân trường hợp thực công việc vượt phạm vi ủy quyền Điều 36: Các nội dung Văn ủy quyền (Giấy ủy quyền) Văn ủy quyền (Giấy ủy quyền) cấp bậc phải có nội dung sau đây: Họ tên, chức vụ, xác định nhân thân Người ủy quyền Người ủy quyền; Nội dung công việc ủy quyền; Phạm vi ủy quyền; Thời hạn ủy quyền Chương IV: MỐI QUAN HỆ VÀ QUẢN LÝ VỐN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ ĐẦU TƯ VÀO DOANH NGHIỆP KHÁC Điều 37 Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, Công ty cổ phần, Công ty liên doanh tổ chức kinh tế khác Công ty chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên theo quy định Luật Doanh nghiệp, quy định pháp luật liên quan Điều lệ Công ty Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Công ty chủ sở hữu tổ chức hoạt động theo luật doanh nghiệp, có quyền tự chủ sản xuất kinh doanh tự chủ tài chính, chịu ràng buộc quyền lợi nghĩa vụ Công ty theo quy định Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Điều lệ công ty TNHH thành viên trực thuộc Hội đồng quản trị Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà phê duyệt Đối với Công ty cổ phần, Công ty thực quyền, nghĩa vụ trách nhiệm cổ đông, quyền sở hữu vốn theo quy định pháp luật Việt Nam, Điều lệ tổ chức 29 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà hoạt động Công ty cổ phần, công ty liên doanh tổ chức kinh tế khác tương ứng Đối với Công ty liên doanh, Công ty thực quyền, nghĩa vụ trách nhiệm bên liên doanh, bên góp vốn theo quy định pháp luật Việt Nam theo hợp đồng ký kết Điều 38 Các đơn vị hạch toán phụ thuộc Đối với đơn vị hạch tốn phụ thuộc tùy theo mức độ tổ chức hạch toán kinh tế đơn vị phân cấp Công ty, Công ty quy định quyền hạn trách nhiệm cụ thể đơn vị lĩnh vực hoạt động tài cho phù hợp Quy chế tổ chức hoạt động đơn vị Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt Điều 39 Quyền nghĩa vụ Công ty đầu tư vào doanh nghiệp khác Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Cơng ty có quyền nghĩa vụ chủ sở hữu theo quy định Luật Doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp khác, Công ty có quyền sau: a Quyền cổ đơng, thành viên góp vốn, bên liên doanh theo quy định pháp luật Việt Nam điều lệ doanh nghiệp khác; b Cử người đại diện để thực quyền cổ đơng, thành viên góp vốn, bên liên doanh kỳ họp Đại hội đồng cổ đông, thành viên góp vốn, bên liên doanh; c Cử, bãi miễn, khen thưởng, kỷ luật người đại diện phần vốn Công ty doanh nghiệp khác (sau gọi tắt người đại diện) định tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng vấn đề đãi ngộ người đại diện, trừ trường hợp người đại diện hưởng lương từ doanh nghiệp khác; d Yêu cầu người đại diện báo cáo định kỳ đột xuất kết kinh doanh, tình hình tài doanh nghiệp khác; e Giao nhiệm vụ đạo người đại diện bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp công ty doanh nghiệp khác Yêu cầu người đại diện báo cáo việc thực nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm người đại diện, việc định hướng doanh nghiệp có cổ phần, vốn góp chi phối Cơng ty thực mục tiêu, chiến lược Công ty; f Kiểm tra, giám sát hoạt động người đại diện, phát thiếu sót, yếu người đại diện để ngăn chặn, chấn chỉnh kịp thời; g Quyết định việc đầu tư tăng vốn thu hồi vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác phù hợp với pháp luật điều lệ doanh nghiệp khác; h Chịu trách nhiệm hiệu sử dụng, bảo toàn phát triển vốn Công ty đầu tư; i Giám sát việc thu hồi vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác, việc thu lợi tức chia từ doanh nghiệp khác; j Thực quyền nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Việt Nam 30 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Điều 40 Quyền nghĩa vụ người đại diện phần vốn Công ty doanh nghiệp khác Tham gia ứng cử vào máy quản lý, điều hành doanh nghiệp khác theo điều lệ doanh nghiệp Khi ủy quyền thực quyền cổ đơng, thành viên góp vốn, bên liên doanh kỳ họp Đại hội đồng cổ đông, họp Hội đồng thành viên, Đại hội xã viên hình thức khác phải sử dụng quyền cách cẩn trọng phù hợp với lợi ích Cơng ty, trường hợp cổ đơng, bên góp vốn chi phối Theo dõi, giám sát tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính, kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp khác theo quy định luật pháp, điều lệ doanh nghiệp Thực báo cáo định kỳ theo yêu cầu đại diện chủ sở hữu tình hình, kết hoạt động kinh doanh, vấn đề tài doanh nghiệp khác, việc thực nhiệm vụ đại diện chủ sở hữu giao Theo dõi, đôn đốc thực thu hồi vốn Công ty doanh nghiệp khác Người đại diện tham gia Ban quản lý điều hành doanh nghiệp khác phải nghiên cứu, đề xuất phương hướng, biện pháp hoạt động doanh nghiệp khác để trình Hội đồng quản trị Cơng ty phê duyệt Đối với vấn đề quan trọng doanh nghiệp đưa thảo luận Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Đại hội đồng cổ đông hay thành viên góp vốn hay bên liên doanh phương hướng, chiến lược, kế hoạch kinh doanh, huy động thêm cổ phần, vốn góp, chia cổ tức Những vấn đề sau người đại điện vốn phải xin ý kiến HĐQT Công ty trước biểu doanh nghiệp khác như: - Đề cử bầu thành viên HĐQT công ty cổ phần; - Biểu tăng giảm vốn điều lệ; - Đề cử bầu Chủ tịch HĐQT; - Biểu bán lý tài sản có giá trị lại 50% tổng tài sản báo cáo tài gần doanh nghiệp khác; - Biểu quyết, định đầu tư vào dự án có tổng mức đầu tư lớn 50% tổng giá trị tài sản báo cáo tài gần doanh nghiệp khác; - Các vấn đề khác theo nghị HĐQT Công ty Trường hợp nhiều người đại diện tham gia Hội đồng quản trị, Ban giám đốc doanh nghiệp khác phải bàn bạc thống ý kiến phát biểu biểu Trường hợp không thống phải báo cáo HĐQT Công ty định Người đại diện doanh nghiệp có cổ phần, vốn góp chi phối Cơng ty phải có trách nhiệm hướng doanh nghiệp mục tiêu, định hướng Công ty Khi phát doanh nghiệp chệch mục tiêu, định hướng Công ty phải báo cáo Công ty đề xuất giải pháp để khắc phục Sau Công ty thông qua cần tổ chức thực để nhanh chóng hướng doanh nghiệp mục tiêu, định hướng xác định 31 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Thực quyền nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Việt Nam, Điều lệ doanh nghiệp Công ty giao Chịu trách nhiệm trước Công ty nhiệm vụ giao Trường hợp thiếu trách nhiệm, lợi dụng nhiệm vụ, quyền hạn gây thiệt hại cho Cơng ty phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất theo quy định pháp luật Việt Nam Điều 41 Kiểm tra giám sát Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác, chịu trách nhiệm hiệu sử dụng, bảo toàn phát triển vốn đầu tư ngồi Cơng ty; thu lợi nhuận từ việc đầu tư này; cử người quản lý trực tiếp quản lý phần vốn doanh nghiệp khác Chương V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 42 Điều khoản thi hành Chủ tịch Hội đồng quản trị, Trưởng Ban kiểm sốt, Tổng giám đốc Cơng ty vào Quy chế đạo, giám sát Công ty triển khai thực Trong trình thực hiện, có vướng mắc, báo cáo Hội đồng quản trị để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung./ TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH (đã ký, đóng dấu) Trương Quang Luyến 32 ...u 34: Quy n nghĩa vụ Người ủy quy n Quy n Người ủy quy n: Người ủy quy n phép ủy quy n cho Người ủy quy n thực phần công việc phạm vi quy n hạn nghĩa vụ Người ủy quy n quy định Điều lệ Công ty Qu...y quy n 28 Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Điều 35: Quy n nghĩa vụ Người ủy quy n Quy n Người ủy quy n: Người ủy quy n quy n thực cơng việc có phạm vi ủy quy n Người ủy quy ...i ủy quy n nhằm tăng cường hiệu hoạt động cấp bậc quản lý phận Ngưởi ủy quy n phép ủy quy n cho người ủy quy n thực công việc phạm vi quy n hạn người ủy quy n quy định Điều lệ Công ty Người ủy quy