Theo báo cáo của Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp mất khoảng 5% doanh thu vì các hoạt động gian lận. Tuy nhiên, chỉ có 35% doanh nghiệp áp dụng các cách thức quản trị doanh nghiệp chủ động để ngăn chặn việc gian lận. Dưới đây là 9 phương pháp ngăn chặn gian lận tài chính mà các CEO có thể chủ động áp dụng ở doanh nghiệp mình, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh. Mời các bạn cùng tham khảo.
9 CÁCH NGĂN CHẶN GIAN LẬN TÀI CHÍNH Ở CÁC DOANH NGHIỆP ĐA CHI NHÁNH Theo báo cáo của Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp mất khoảng 5% doanh thu vì các hoạt động gian lận. Tuy nhiên, chỉ có 35% doanh nghiệp áp dụng các cách thức quản trị doanh nghiệp chủ động để ngăn chặn việc gian lận Dưới đây là 9 phương pháp ngăn chặn gian lận tài chính mà các CEO có thể chủ động áp dụng ở doanh nghiệp mình, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh 1. Phân cơng trách nhiệm Khơng giao cho một nhân viên duy nhất kiểm sốt mơt giao d ̣ ịch tai chinh t ̀ ́ ừ đầu đến cuối Người viết séc sẽ khơng bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ khơng bao giờ là người vào sổ theo dõi cơng nợ và đối chiêu các tài kho ́ ản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của họ 2. Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng Khơng giao cho một người vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp: Những tấm séc thanh tốn cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn khơng biết Những tấm séc thanh tốn tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt Các chữ ký trơng giả mạo Mất séc, hoặc tấm séc xt ra khơng đung sơ th ́ ́ ́ ứ tự Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn 3. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của cơng ty bạn Khơng nên bất cẩn đối với các tấm séc của cơng ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khố và đừng đưa chìa khố cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xun để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình “séc mất hiệu lực” để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực 4. Đích thân ký từng tấm séc thanh tốn lương Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng no đang đê ban phai làm. B ́ ́ ̉ ̣ ̉ ạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn khơng nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải tra l ̉ ương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc ban xt ra ̣ ́ 5. Theo dõi kỹ các hố đơn thu tiền Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xac minh các khoan tiên ́ ̉ ̀ thu vao. B ̀ ạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vao đ ̀ ều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu “chỉ để ký quỹ” và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt Ngoài ra, bạn cũng nên điều tra các khiếu nại của khách hàng về viêc ho đa thanh toan đung ̣ ̣ ̃ ́ ́ hen nh ̣ ưng vân bi nhăc nh ̃ ̣ ́ ở la thanh toan châm. B ̀ ́ ̣ ạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của cơng ty bạn 6. Cho phép nhân viên kế tốn được nghỉ ngơi Một nhân viên đang biển thủ cơng quỹ ln cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên tại các chi nhánh có vẻ rất trung thành – vì họ khơng bao giờ nghỉ phép và khơng bao giờ nghỉ ốm – lại là những người ăn cắp thực sự Bạn có thể điều chuyển nhân viên giữa các chi nhánh hoặc cho phép nhân viên kế tốn được nghỉ ngơi để kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý 7. Cho kiểm tốn sổ sách thường xun Nếu bạn muốn có sự minh bạch và đảm bảo từ trong nội bộ cơng ty, bạn nên bắt đầu xây dựng bộ phận kiểm tốn nội bộ. Cùng với kiểm tốn độc lập, kiểm tốn nội bộ được coi là một chun gia tư vấn trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh Các tập đồn kinh tế lớn, các tổ chức ngân hàng và bảo hiểm, các tập đồn đa quốc gia, các doanh nghiệp niêm yết đều đang coi kiểm tốn nội bộ là vấn đề trọng tâm nhằm phát hiện, ngăn ngừa và xử lý rủi ro tổng thể trước khi rủi ro có thể phát tán ra bên ngồi 8. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế tốn của bạn Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế tốn luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiêu thu. Là m ́ ột chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hê thơng s ̣ ́ ổ sách kế tốn của cơng ty bạn và cấu trúc lại tồn bộ hệ thống sổ sách nếu cần thiết 9. Sử dụng phần mềm kế tốn online Sử dụng phần mềm kế tốn hoặc hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thế là cách mà rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để ngăn chặn gian lận tài chính Các phần mềm cho phép phân quyền sử dụng và cung cấp báo cáo kịp thời khiến người đứng đầu doanh nghiệp ln nắm bắt tức thời tình hình doanh thu của doanh nghiệp mình và phát hiện bất thường gần như ngay lập tức ... bộ hệ thống sổ sách nếu cần thiết 9. Sử dụng phần mềm kế tốn online Sử dụng phần mềm kế tốn hoặc hệ thống quản trị ? ?doanh? ?nghiệp? ?tổng thế là? ?cách? ?mà rất nhiều? ?doanh? ?nghiệp? ?sử dụng để? ?ngăn? ?chặn? ?gian? ?lận? ?tài? ?chính Các? ?phần mềm cho phép phân quyền sử dụng và cung cấp báo cáo kịp thời khiến người đứng... một chun gia tư vấn trong mọi hoạt động quản lý và kinh? ?doanh Các? ?tập đồn kinh tế lớn,? ?các? ?tổ chức ngân hàng và bảo hiểm,? ?các? ?tập đồn? ?đa? ?quốc gia,? ?các doanh? ?nghiệp? ?niêm yết đều đang coi kiểm tốn nội bộ là vấn đề trọng tâm nhằm phát hiện, ngăn? ?ngừa và xử lý rủi ro tổng thể trước khi rủi ro có thể phát tán ra bên ngồi... ịch tai chinh t ̀ ́ ừ đầu đến cuối Người viết séc sẽ khơng bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ khơng bao giờ là người vào sổ theo dõi cơng nợ và đối? ?chi? ?u? ?các? ?tài? ?kho ́ ản. Bằng? ?cách? ?chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ