Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Đây là khâu đầu tiên và là vật mang tin quan trọng để tiến hành công tác kế toán, Chứng từ kế toán có một số tác dụng nổi bật như: Chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Căn cứ để ghi sổ kế toán; Cơ sở kinh tế để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo; Quản lý giám sát quá trình kinh tế. Vậy, Quy định về chứng từ kế toán như thế nào? Tất cả sẽ được được chia sẻ trong bài viết dưới đây.
QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TỐN Chứng từ kê tốn ́ là những chứng minh bằng giây t ́ vê nghiêp v ̀ ̣ ụ kinh tê tài chính đã phát ́ sinh và thực sự hồn thành. Đây là khâu đầu tiên và là vật mang tin quan trọng để tiến hành cơng tác kế tốn, Chứng từ kế tốn có một số tác dụng nổi bật như: + Chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Căn cứ để ghi sổ kế tốn + Cơ sở kinh tế để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, tố cáo + Quản lý giám sát q trình kinh tế Vậy, Quy định về chứng từ kế tốn như thế nào? Tất cả sẽ được được chia sẻ trong bài viết dưới đây: 1. Các loại chứng từ Tại Điều 5, Điều 6 Nghị định 129/2004/NĐCP, quy định về các loại chứng từ kế tốn bao gồm: – Chứng từ kế tốn bắt buộc: Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà các đơn vị kế tốn phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế tốn hoặc từng đơn vị kế tốn Ví dụ: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Cơng trái, hóa đơn GTGT và các loại chứng từ kế tốn bắt buộc khác – Chứng từ kế tốn hướng dẫn: là mẫu chứng từ kế tốn do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngồi các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế tốn có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và u cầu quản lý của đơn vị – Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế tốn khi có các nội dung trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh tốn., được bảo mật và đăng ký sử dụng theo quy định chặt chẽ của Pháp luật. Lúc hạch tốn kế tốn có thể in chứng từ điện tử ra chứng từ giấy có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, kiểm tra… nhưng khơng có giá trị thanh tốn hay giao dịch 2. Nội dung trên chứng từ kế tốn Tại điều 17 Luật Kế tốn số 03/2003/QH11 quy định: Chứng từ kế tốn phải có các nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên và số hiệu của chứng từ kế tốn; b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn; c) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế tốn; d) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế tốn; đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế tốn dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế tốn Ngồi những nội dung chủ yếu của chứng từ kế tốn nói trên, chứng từ kế tốn có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ 3. Lập chứng từ kế tốn Tại điều 19 Luật Kế tốn số 03/2003/QH11 quy định về việc lập chứng từ kế tốn như sau: a. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế tốn đều phải lập chứng từ kế tốn và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh b. Chứng từ kế tốn phải được lập rõ ràng, đầy đủ,kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu, c. Khơng được viết tắt, khơng được tẩy xóa, sửa chữa chứng từ; chỗ trống phải gạch chéo; Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế tốn thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai d. Chứng từ kế tốn phải được lập đủ số liên quy định e. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế tốn phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế tốn g. Chứng từ kế tốn được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tn theo quy định. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ 4. Ký chứng từ kế tốn Tại điều 20 Luật Kế tốn số 03/2003/QH11 quy định về việc ký chứng từ kế tốn như sau: a. Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định. Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Khơng được ký chứng từ kế tốn bằng mực đỏ, bằng bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn b. Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó c. Chứng từ kế tốn chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế tốn trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên d. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Chú ý: Về chữ ký điện tử được quy định chi tiết tại Điều 9 Nghị định 129/2004/NĐCP như sau: – Chữ ký điện tử được mã hóa bằng khóa mật mã, được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an tồn và chính xác của chứng từ điện tử. Chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ bằng giấy ... 4. Ký? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn Tại điều 20 Luật? ?Kế? ?tốn số 03/2003/QH11? ?quy? ?định? ?về? ?việc ký? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn như sau: a.? ?Chứng? ?từ ? ?kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh? ?quy? ?định. Chữ ký trên? ?chứng? ?từ ? ?kế? ?... e. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên? ?chứng? ?từ ? ?kế tốn phải chịu trách nhiệm? ?về? ?nội dung của? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn g.? ?Chứng? ?từ? ?kế? ?tốn được lập dưới dạng? ?chứng? ?từ? ?điện tử phải tn theo? ?quy? ?định. ? ?Chứng? ?từ? ? điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ... yếu của? ?chứng? ?từ ? ?kế? ?tốn nói trên,? ?chứng? ?từ ? ?kế tốn có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại? ?chứng? ?từ 3. Lập? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn Tại điều 19 Luật? ?Kế? ?tốn số 03/2003/QH11? ?quy? ?định? ?về? ?việc lập? ?chứng? ?từ? ?kế? ?tốn như sau: