Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;...
QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TỐN: LẬP KÝ HỢP LỆ Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn Sau đây, cơng ty đào tạo Kế Tốn Thiên Ưng xin được chia sẻ các quy định liên quan đến chứng từ kế tốn: 1. Nội dung của chứng từ kế tốn: Chứng từ kế tốn phải có các nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên và số hiệu của chứng từ kế tốn; b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn; c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế tốn; d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế tốn; đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế tốn dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế tốn Ngồi những nội dung chủ yếu của chứng từ kế tốn quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế tốn có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ Theo điều 16 của Luật kế tốn số: 88/2015/QH13 2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế tốn: Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế tốn phù hợp với đặc điểm hoạt động và u cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các u cầu của Luật kế tốn và đảm bảo ngun tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm sốt và đối chiếu Trường hợp khơng tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế tốn theo hướng dẫn tại chế độ kế tốn mà doanh nghiệp áp dụng Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó 3. Lập chứng từ kế tốn: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế tốn phải lập chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài Chứng từ kế tốn phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa có mẫu thì đơn vị kế tốn được tự lập chứng từ kế tốn nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại mục 1 nêu trên Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế tốn khơng được viết tắt, khơng được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, khơng ngắt qng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa khơng có giá trị thanh tốn và ghi sổ kế tốn. Khi viết sai chứng từ kế tốn thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai Chứng từ kế tốn phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế tốn cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế tốn phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế tốn Theo điều 18 của Luật kế tốn số: 88/2015/QH13 => Các bạn có thể tham khảo thêm 1 hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế tốn điều 118 của Thơng tư 200/2014/TTBTC như sau: Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng khơng thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ 4. Ký chứng từ kế tốn: Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải được ký bằng loại mực khơng phai. Khơng được ký chứng từ kế tốn bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống Chữ ký trên chứng từ kế tốn của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ. Trường hợp người khiếm thị là người bị mù hồn tồn thì khi ký chứng từ kế tốn phải có người sáng mắt được phân cơng của đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến. Đối với người khiếm thị khơng bị mù hồn tồn thì thực hiện ký chứng từ kế tốn như quy định tại Luật kế tốn. (Theo khoản 3 điều 5 của Nghị định 174/2016/NĐCP) Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký Chứng từ kế tốn chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế tốn trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy Theo điều 19 của Luật kế tốn số: 88/2015/QH13 => Các bạn có thể tham khảo thêm 1 vài hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế tốn điều 118 của Thơng tư 200/2014/TTBTC và điều 85 của thơng tư 133/2016/TTBTC như sau: + Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế tốn đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó + Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng thì phải cử người phụ trách kế tốn để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế tốn trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế tốn của đơn vị đó. Người phụ trách kế tốn phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế tốn trưởng + Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế tốn trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế tốn viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế tốn trưởng + Kế tốn trưởng (hoặc người được uỷ quyền) khơng được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền khơng được uỷ quyền lại cho người khác + Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế tốn, kế tốn trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký + Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, khơng được ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký + Việc phân cấp ký trên chứng từ kế tốn do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, u cầu quản lý, đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản 5. Hóa đơn Hóa đơn là chứng từ kế tốn do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thơng tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hố đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế 6. Chứng từ điện tử Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế tốn khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thơng hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh tốn Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo tồn dữ liệu, thơng tin trong q trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử khơng đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế tốn ở dạng ngun bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh tốn hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, khơng có hiệu lực để giao dịch, thanh tốn 7. Quản lý, sử dụng chứng từ kế tốn Thơng tin, số liệu trên chứng từ kế tốn là căn cứ để ghi sổ kế tốn Chứng từ kế tốn phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an tồn theo quy định của pháp luật Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế tốn. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế tốn thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế tốn; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế tốn bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế tốn phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế tốn bị niêm phong và ký tên, đóng dấu 8. Xử phạt vi phạm quy định về chứng từ kế tốn: Theo điều 8 của Nghị định 41/2018/NĐCP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế tốn thì: 1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: a) Mẫu chứng từ kế tốn khơng có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định; b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế tốn; c) Ký chứng từ kế tốn bằng mực màu đỏ, mực phai màu; d) Ký chứng từ kế tốn bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn; đ) Chứng từ chi tiền khơng ký theo từng liên 2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: a) Lập chứng từ kế tốn khơng đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế tốn; b) Ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký; c) Ký chứng từ kế tốn mà khơng đúng thẩm quyền; d) Chữ ký của một người khơng thống nhất hoặc khơng đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký; đ) Chứng từ kế tốn khơng có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ; e) Khơng dịch chứng từ kế tốn bằng tiếng nước ngồi ra tiếng Việt theo quy định; g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế tốn đang trong q trình sử dụng 3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: a) Giả mạo, khai man chứng từ kế tốn nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; b) Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế tốn nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; c) Lập chứng từ kế tốn có nội dung các liên khơng giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế tốn có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; d) Khơng lập chứng từ kế tốn khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; đ) Lập nhiều lần chứng từ kế tốn cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; e) Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế tốn 4. Biện pháp khắc phục hậu quả: a) Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này; b) Buộc hủy các chứng từ kế tốn bị khai man, giả mạo đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 3 Điều này; c) Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 3 Điều này; d) Buộc hủy các chứng từ kế tốn đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 3 Điều này ... của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó 3. Lập chứng từ kế tốn: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế tốn phải lập chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài ... a) Lập chứng từ kế tốn khơng đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế tốn; b) Ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký; c) Ký chứng từ kế tốn mà khơng đúng thẩm quy n; d) Chữ ký của một người khơng thống nhất hoặc khơng đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký; ... 1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: a) Mẫu chứng từ kế tốn khơng có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định; b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế tốn; c) Ký chứng từ kế tốn bằng mực màu đỏ, mực phai màu; d) Ký chứng từ kế tốn bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;