Tìm hiểu về chứng từ kế toán.doc

Tìm hiểu về chứng từ kế toán

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:Khái niệm:

Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh về sự phát sinh và đã hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế trong một hoàn cảnh (không gian, thời gian) nhất định Bản chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh tính hợp pháp và phương tiện thông tin về kết quả các nghiệp vụ kinh tế.

Theo Luật Kế toán Việt Nam: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

Chứng từ kế toán có 2 nội dung là: yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung.

Yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải có trong bất cứ một chứng từ kế toán nào, nhằm làm căn cứ chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ Cơ sở về độ chính xác của thông tin được phản ánh trong nghiệp vụ Các yếu tố cơ bản bao gồm:

-Tên chứng từ: Khái quát về tên của nghiệp vụ kinh tế.

-Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan tới nghiệp vụ kinh tế: nhằm làm căn cứ để theo dõi và kiểm tra làm rõ trách nhiệm thuộc về ai.

-Ngày và số chứng từ: làm căn cứ về thời gian của các nghiệp vụ kinh tế để vào sổ kế toán, thời gian lưu trữ chứng từ và đem đi hủy sau khi hết hạn Số chứng từ là ký hiệu số thứ tự của chứng từ.

-Nội dung phản ánh về các nghiệp vụ kinh tế phái ngắn gọn, đơn giản nhưng phải dễ hiểu, thông dụng.

-Qui mô chứng từ phải thể hiện cả về số lượng, giá trị: phải ghi bằng số và chữ.

-Chữ kí họ và tên của người lập chứng từ kế toán, người duyệt và những người có liên quan Trên một chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ kí Chữ kí phải được kí bằng bút mực, không được kí tên bằng mực đỏ hay con dấu có khắc tên liên quan, phải kí trực tiếp trên chứng từ, không được kí qua giấy than Đối với công ty khi lập chứng từ cần tư cách pháp nhân, chứng từ đó phải có chữ kí của người đại diện công ty, người có và quyền và phải chịu trách nhiệm về pháp lý.

Yếu tố bổ sung là những yếu tố được thêm vào nhằm làm rõ một đặc điểm đặc biệt nào đó trên chứng từ hoặc bổ sung, chú thích thêm về chứng từ như:

-Quan hệ về nội dung chứng từ ghi trên sổ kế toán, tìa khoản.-Qui mô kế hoạch về giá trị các nghiệp vụ được chứng từ phản ánh.-Phương thức thanh toán.

-Thời gian lưu hành, lưu trữ và hết hạn để hủy chứng từ kế toán…

Ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán

Lập chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của kế toán, đây là phương pháp kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, và đã hoàn thành bằng những giấy tờ và vật mang tin theo đúng mẫu qui định, theo thời gian và địa điểm phát sinh và làm căn cứ ghi sổ kế toán Nếu không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp theo qui định của pháp luật (ví dụ như phiếu chi không hợp lệ, có thể là lập phiếu chi giả với mục đích gian dối nhằm rút tiền) mà ghi sổ kế toán thì bị gọi là ghi khống Hành vi này bị xem là hành vi vi phạm pháp luật, hoặc hóa đơn giả, chứng từ không hợp lệ thì khi quyết toán với cơ quan khác (Thuế, Thanh tra, Kiểm toán) những cơ quan này sẽ xuất toán và không chấp nhận số liệu trên bản báo cáo kế toán Tùy theo mức độ mà mỗi cơ quan có những chế tài đối với Doanh Nghiệp hoặc có ý kiến đối với báo cáo kiểm toán của Doanh Nghiệp Do vậy, chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng nhất để ghi sổ kế toán và báo cáo kế toán

Vì vậy, chứng từ kế toán có ý nghĩa và tác dụng như sau:

-Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán nên chứng từ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán, do đó cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời, đồng thời phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ nhằm phản ánh mọi sự biến động về tài sản và nguồn vốn của đơn vị

-Chứng từ kế toán là chỉ tiêu mệnh lệnh nhằm truyền đạt và chỉ thị công tác giữa các cấp trong đơn vị, đồng thời chứng minh cho việc thực hiện hoàn thành các chỉ thị công tác.

Tính chất pháp lí của chứng từ kế toán

-Thông tin số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

-Chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền kí duyệt Để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua việc kiểm tra phát hiện được những sai phạm nếu có đồng thời cũng làm cơ sở trách nhiệm đối vối các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, là cơ sở giải quyết moi tranh chấp khiếu tố nếu có.

Phân loại chứng từ kế toán:Căn cứ vào hình thức thể hiện:

_Chứng từ bằng giấy:

Chứng từ bằng giấy được coi là chứng từ kế toán nếu có các nội dung qui định của pháp luật về kế toán và được thể hiện dưới dạng giấy tờ theo những mẫu biểu qui định bắt buộc hoặc hướng dẫn.

Theo Công văn số 3453/TCT-TTr ngày 23-8-2007 của Tổng Cục Thuế về việc lập chứng từ kế toán Căn cứ Điều 17, Luật Kế Toán số 03/2003/QHV ngày 17-6-2003 qui định về nội dung chứng từ kế toán thì chứng từ kế toán phải có nội dụng chủ yếu sau:

c)Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ kế toán.

d)Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân nhận chứng từ kế toán.

g) Chữ kí, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan.

Căn cứ điểm 3, phần III, mục A Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về nội dung hóa đơn thì: “ Nội dung hóa đơn phải có đủ các chỉ tiêu sau đây thì mới có giá trị pháp lí: Họ và tên, địa chỉ, mã số thuế(nếu có), tài khoản thanh toán(nếu có) của người mua và người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có), tổng số tiền thanh toán, chữ kí của người bán và người mua.

Căn cứ vào hướng dẫn nêu trên thì các hóa đơn, chứng từ đơn vị cung cấp cho cơ quan thuế thiếu các chỉ tiêu cần thiết nêu trên không được coi là chứng từ hợp pháp và không được chấp nhận hạch toán chi phí và khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Ví dụ :

+Phiếu thu, Phiêú chi+Phiếu nhập, Phiếu xuất+Hóa đơn giá trị gia tăng

-Chứng từ điện tử:

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quui định của pháp luật về kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Ví dụ:

+ Thẻ Vía Card, Master Card

+Tập tin dưới dạng một Email được các ngân hàng sw dụng như: City Bank, Ngân hàng Hồng Kông Thượng Hải (HSBC)

Căn cứ vào yêu cầu quản lí và kiểm tra của chứng từ kế toán:

+Phiếu xuất vật tư theo hạn mực

Theo qui định hiện nay về chế độ chứng từ kế toán thì danh mục chứng từ kế toán được qui định gồm 5 hệ thống chỉ tiêu:

+Chỉ tiêu về Lao động tiền lương.+Chỉ tiêu về Hàng tồn kho.

+Chỉ tiêu về Bán hàng.+Chỉ tiêu về Tiền tệ.

+Chỉ tiêu về Tài sản cố định.

I/Lao động tiền lương

6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x

10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x

II/Hàng tồn kho

3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 03-VT x

5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 05-VT x

7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x

4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x

9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc 08b-TT x

V/ Tài sản cố định

3 Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ x

B/ CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC

8 Bảng kê thu mua hàng háo mua vào không có hóa đơn 04/GTGT x

CÓ:112…

Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Thu Hà ………

Địa chỉ: 434- Nguyễn Thái Sơn ,P5,Gò Vấp ………

Lý do nộp: Nhập quỹ từ TGNH ………

Số tiền: 1.000.000 …… (viết bằng chữ)……… Một triệu đồng………

Kèm theo: ……… chứng từ gốc Ngày 04 tháng 01 năm2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu

Thủ quỹ(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tên đơn vị:CTY TNHH SX-DV LÊ PHÚC PHIẾU THU số: 02 Mẫu số 02-TT Địa chỉ :319-B4 Lý Thuờng Kiệt, Ngày: 05/01/09 ( Ban hành theo số Q15/2006/QD-

Tên đơn vị:CTY TNHH SX-DV LÊ PHÚC PHIẾU CHI số: 01 Mẫu số 02-TT

Địa chỉ :319-B4 Lý Thuờng Kiệt, Ngày 02/01/2009 ( Ban hành theo số Q15/2006/QĐ-

P15,Q11,HCM ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

Quyển số: 01… NỢ: 152……

CÓ: 111……

Họ tên người nhận tiền: Lê Quốc Quân……… Địa chỉ: : CTY TNHH CƠ KHÍ ĐÚC DUYÊN HẢI………

Lý do chi: Mua nguyên vật liệu……… Số tiền: 1.000.000………… (viết bằng chữ)………Một triệu đồng… Kèm theo: HĐGTGT 000256……… chứng từ gốc.

Ngày 02 tháng 01 năm 2009

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

(Ký, họ tên, đóng dấu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tên đơn vị:CTY TNHH SX-DV LÊ PHÚC PHIẾU CHI số: 02 Mẫusố02-TT Địa chỉ :319-B4 Lý Thuờng Kiệt Ngày 06/01/2009 ( Ban hành theo số Q15/2006/QD-BTC

P15,Q11,HCM ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

Ngày 06 tháng 01 năm 2009

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đơn vị: CÔNG TY TNHH SX-TM-DV LÊ PHÚC Mẫu số:01-VT-QD số :5/2006/QD-BTC Địa chỉ: 319-B4 Lý Thuờng Kiệt, P15,Q11,HCM ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính)

PHIẾU XUẤT KHO

Số :01……

Ngày11 tháng 01 năm2009

NỢ: 632 CÓ: 155………

Họ tên người nhận hàng : Lê Thị Thủy………Lý do xuất: Bán thành phẩm………Xuất tại kho : CÔNG TY TNHH SX-TM-DV LÊ PHÚC………

Tên ,nhãn hiệu ,quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm

hàng hóa)

Mã số Đơn vị tính

SỐ LUỢNG

Đơn giá Thành tiềnTheo

chứng từ

Thực phẩm

1 Cối nghiền đá C01 Cái 2 2 2.500.000 5.000.000

Xuất, Ngày 11 tháng 01 năm 2009

Quản đốc phân xưởng 1 Trưởng phòng vật tư Người giao hàng Thủ kho

(Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Căn cứ vào trình tự xử lý và công dụng của chứng từ kế toán:

Có 2 loại: Chứng từ gốc và chứng từ dùng để ghi sổChứng từ gốc:

Là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành Chứng từ gốc được chia làm 2 loại: Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.

+Chứng từ mệnh lệnh: là chứng từ có tác dụng truyền đạt những chỉ thị hoặc mệnh lệnh Loại chứng từ này không trực tiếp để ghi sổ kế toán.

Ví dụ: lệnh sản xuất, Lệnh chi tiền…

+Chứng từ chấp hành: là chứng từ xác minh rằng chứng từ mệnh lệnh đã được thực hiện Loại chứng từ này trong một số trường hợp được dùng để ghi sổ kế toán.

Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng Giấy báo nợ, Giấy báo có, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng…

Trình tự luân chuyển chứng tư kế toán:

Chứng từ kế toán được luân chuển theo các bước sau:Lập  kiểm tra  ghi sổ  lưu trữ

Lập chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ các yếu tố theo quy định, rõ ràng, gạch bỏ phần để trống không được tẩy xóa trên chứng từ trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn.

Theo điều 17 của luật kế toán năm 2003 Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:-Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy đinh như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

a tên và số hiệu chứng từ kế toán

-tên chứng từ là một cụm từ thường thể hiện nội dung khái quát của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Ví dụ: nhìn vào “hóa đơn bán hang: ta có thể nhận thấy nội dung khái quát của nghiệp vụ là nhằm chứng minh một nghiệp vụ bán hang đã phát sinh, chứ không phải là một nghiệp vụ thu chi tiền tệ.

-số hiệu chứng từ là số thứ tự chứng từ việc thiết kế số hiệu chứng từ phải tuân theo nhũng quy định cù thể đói với từng nghành nghề, từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị và từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ.

b ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

ngày, tháng, năm lập chứng từ là các yếu tố xác định về thời gian, thứ tự nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đây cũng là một yếu tố quang trọng phục vụ cho việc quản lý chứng từ và thanh tra tài chính.

Ngoài ra, ngày, tháng, năm trên chứng từ còn có ý nghĩa hết sức quan trọng trong các vụ tranh chấp pháp lý, các vụ án đang xét xử.

c.tên,địa chỉ cảu các bên lập và nhận chứng từ kế toán

các bên lập vav nhận chứng từ kế toán có thể là một doanh nghiệp, một cơ quan, một tổ chức hoặc một cá nhân

yếu tố này làm cơ sở cho việu xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Đồng thời là cơ sở cho việc xác minh, đối chiếu và kiểm tra về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi có tranh chấp xảy ra.

d.nội dụng kinh tế của chứng từ kế toán

đây là một trong những yếu tố cơ bản nhất của chứng từ nội dung kinh tế của chứng từ chính là nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, nó có tác dụng giải thích rõ hơn về ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, thanh tra thính hợp lý của chứng từ nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ phải được diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng bằng chữ viết quy định thống nhất theo luật kế toán và các quy định lien quan.

Nội dung nghiệp vụ kinh tế không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa các thuật ngữ được sử dụng trong nội dung chứng từ phải đảm bảo thông dụng và dễ hiểu.

e chỉ tiêu số lượng, đơn giá, số tiền và đơn vị tính

yếu tố này trước tiên có tác dụng phân biệt ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong các lĩnh vực thanh tra, trong hành chính hoặc lĩnh vực kỹ thuật.chỉ tiêu số lượng và giá trị là yếu tố sơ sở để hạch toán kế toán và cũng là sơ sở hay đối tượng của công tác thanh tra, kiểm tra Trong một số trường hợp, chỉ tiêu giá trị, số lượng được biểu hiện cả bằng chữ và vằng số có kèm theo đơn vị tính.

f chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có lien quan đến chứng từ kế toán

yếu tố này nhằm đảm bảo tính pháp lý và gắn liền trách nhiệm vật chất trong từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính thường gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất của đối tượng này sang đối tượng khác, của bộ phận này sang bộ phận khác, do đó chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ ký của các bên liên quan.

Những chứng từ kế toán thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân kinh tế vói nhau nhất thiết phải có chữ ký của người quản lý có thẩm quyền.

Kiểm tra tính chính xác số liệu, thông tin trên chứng từ.

Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ (đối với đơn vị lập chứng từ) trong trường hợp là đơn vị nhận chứng từ thì cần kiểm tra kỹ các chữ ký,cụ thể chứng từ kế toán phải đủ chữ ký, chữ ký trên chứng từ phải được ký bằng bút mực, không được dung bút đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn, chữ ký cùng một người trên các chứng từ phải thống nhất.Chữ ký phải do người có thẩm quyền hiện hành ký

Nếu phát hiện có sai xót, gian lận phải báo cáo cho người có trách nhiệm trước khi ghi sổ.

Ghi sổ:

Căn cứ vào chứng từ đã lập sau khi được kiểm tra ký duyệt, kế toán tiến hành ghi vào những sổ kế toán có liên quan tùy thuộc vào nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của từng loại chứng từ cụ thể

Lưu trữ tài liệu kế toán: