Tổng quan về chứng từ kế toán mới nhất năm 2019

Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin chứng minh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Vậy, thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ đã in sẵn (hoặc chưa in sẵn) theo mẫu quy định được sử dụng để ghi những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành trong hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động với các loại tài sản, các loại nguồn vốn và các đối tượng kế toán khác.

TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN MỚI NHẤT NĂM 2019 Tổng quan chứng từ kế toán năm 2019, Chứng từ kế toán giấy tờ, vật mang tin chứng minh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hồn thành làm ghi sổ kế toán Vậy, thực chất chứng từ kế toán giấy tờ in sẵn (hoặc chưa in sẵn) theo mẫu quy định sử dụng để ghi nội dung vốn có nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hoàn thành hoạt động đơn vị, gây biến động với loại tài sản, loại nguồn vốn đối tượng kế toán khác – Lập chứng từ kế toán việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành vào chứng từ theo thời gian địa điểm phát sinh Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoạt động đơn vị phải lập chứng từ Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài – Lập chứng từ kế toán khâu tồn cơng tác kế tốn đơn vị, nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác hạch tốn kế tốn Vì vậy, lập chứng từ kế toán phải đảm bảo yêu cầu: – Rõ ràng, đầy đủ, kịp thời – Hợp lệ, hợp pháp * Phân loại chứng từ kế toán – Trong q trình hoạt động với tính đa dạng nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại khác Do để nhận biết đầy đủ chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép sổ kế toán kiểm tra cần phải phân loại chứng từ kế toán * Theo tính chất hình thức chứng từ – Chứng từ thông thường (chứng từ giấy) – Chứng từ điện tử: từ kế toán thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi q trình truyền mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán * Theo địa điểm lập chứng từ: – Chứng từ bên trong: chứng từ kế toán phận đơn vị lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho… Ví dụ: biên kiểm kê nội bộ, bảng kê toán lương, phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, hóa đơn bán hàng, biên bàn giao tài sản,… – Chứng từ bên ngoài: chứng từ kế tốn phản ánh nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản đơn vị cá nhân đơn vị khác lập chuyển đến giấy báo nợ, báo có ngân hàng, hóa đơn bán hàng người bán… Ví dụ: hóa đơn mua hàng, hóa đơn tốn vận chuyển th ngồi,… * Theo mức độ phản ánh chứng từ: – Chứng từ gốc: chứng từ p hản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế Ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu,… – Chứng từ tổng hợp: chứng từ lập sở chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi ghi sổ kế tốn, giảm bớt khối lượng cơng việc ghi sổ Ví dụ: bảng tổng hợp chứng từ, bảng kê chứng từ,… * Theo yêu cầu quản lý chứng từ nhà nước: – Chứng từ bắt buộc: chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế thể quan hệ kinh tế pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Loại chứng từ nhà nước tiêu chuẩn hóa quy cách biểu mẫu, chi tiêu phản ánh áp dụng cho tất lĩnh vực, thành phần kinh tế – Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: Là chứng từ sử dụng nội đơn vị Nhà nước hướng dẫn chi tiêu đặc trưng để ngành, thành phần kinh tế vận dụng vào trường hợp cụ thể * Theo nội dung kinh tế phản ánh chứng từ: – Chứng từ tiền: phiếu thu – Chứng từ tài sản cố định: Biên bàn giao tài sản cố định – Chứng từ vật tư hàng hóa – Chứng từ lao động tiền lương: bảng chấm công – Chứng từ bán hàng: thẻ quầy hàng – Chứng từ hàng tồn kho: phiếu xuất kho … * Nội dung yêu cầu chứng từ kế toán – Chứng từ kế toán sở ghi sổ kế tốn thơng tin hoạt động kinh tế tài chính, mang tính pháp lý nên nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh, yếu tố thể trách nhiệm cá nhân, phận hoạt động kinh tế xảy Các yếu tố cấu thành nội dung chứng từ bao gồm: yếu tố bản, yếu tố bổ sung * Các yếu tố bản: yếu tố bắt buộc chứng từ kế tốn phải có như: – Tên gọi chứng từ: tất chứng từ kế tốn phải có tên gọi định phiếu thu, phiếu nhập kho,… Nó sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu cách thuận lợi Tên gọi chứng từ xác định sở nội dung kinh tế nghiệp vụ phản ánh chứng từ – Số chứng từ ngày, tháng, năm lập chứng từ: lập chứng từ phải ghi rõ số chứng từ ngày, tháng lập chứng từ Yếu tố đảm bảo phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra thuận lợi cần thiết – Tên, địa cá nhân, đơn vị lập nhận chứng từ Yếu tố giúp cho việc kiểm tra mặt địa điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh sở để xác định trách nhiệm nghiệp vụ kinh tế – Nội dung tóm tắt nghiệp vụ kinh tế: chứng từ kế tốn phải ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thể tính hợp lệ, hợp pháp nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế chứng từ không viết tắt, khơng tẩy xóa, sửa chữa; viết phải dùng bút mực số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo – Số lượng, đơn giá vá số tiền nghiệp vụ kinh tế tài ghi số, tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi số chữ – Chữ kí người lập chịu trách nhiệm tính xác nghiệp vụ – Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế thể quan hệ kinh tế pháp nhân phải có chữ kí người kiểm soát (kế toán truởng) người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị – Các yếu tố bổ sung: yếu tố không bắt buộc đối ghi sổ kế tốn mà có yếu tố bổ sung khác phương thức toán, phương thức bán hàng,… – Bản chứng từ kế toán sở ghi sổ kế toán sở pháp lí cho thơng tin kế tốn cung cấp, chứng từ làm sở ghi sổ kế toán phải chứng từ hợp pháp, hợp lệ, tức phải đảm bảo yêu cầu sau: Chứng từ kế toán phản ánh nội dung, chất quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài không viết tắt, số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo Chứng từ kế toán phản ánh mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xóa sửa chữa chứng từ Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ yếu tố theo quy định Đối với chứng từ phát sinh lãnh thổ Việt Nam ghi tiếng nước ngoài, sử dụng để ghi sổ kế toán Việt Nam phải dịch tiếng Việt, phải đính kèm với tiếng nước ngồi * Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn – Xử lí ln chuyển chứng từ kế tốn q trình chuyển giao, sử dụng chứng từ, từ sau lập nhận chứng từ đến đưa vào bảo quản lưu trữ Tùy thuộcvào yêu cầu quản lí loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ chuyển giao cho phận có liên quan Q trình xử lí ln chuyển chứng từ phải đảm bảo cung cấp thông tị kịp thời, tránh trùng lặp, chồng chéo Trình tự xử lí, luân chuyển chứng từ bao gồm bước sau: – Kiểm tra chứng từ: tất chứng từ chuyển đến phận kế toán phải kiểm tra, khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ, nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm: tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ; tính hợp pháp hợp lệ nghiệp vụ kinh tế ghi chứng từng; việc tính tốn chứng từ – Hồn chỉnh chứng từ: bước sau kiểm tra chứng từ bao gồm việc ghi yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ lập định khoản chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán – Chuyển giao sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: chứng từ ghi sổ kế toán sau kiểm tra, hồn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần chuyển giao cho phận có nhu cầu thu nhận, xử lí thơng tin nghiệp vụ kinh tế phản ánh chứng từ Các phận chứng từ nhận tập hợp làm sở ghi sổ kế tốn Q trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ đường thời gian theo quy định – Đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ: chứng từ kế toán sở pháp lí số liệu, thơng tin kế tốn, tài liệu lịch sử hoạt động doanh nghiệp Vì sau sử dụng làm sở ghi sổ kế toán, chứng từ phải tổ chức bảo quản, lưu trữ theo quy định nhà nước Đối với chứng từ điện tử băng đĩa từ thẻ toán phải xếp theo trình tự thời gian, bảo quản với đủ điều kiện kĩ thuật chống thối hóa chứng từ điện tử chống tình trạng truy cập thơng tin bất hợp pháp từ bên Đồng thời chứng từ điện tử trước đưa vào lưu trữ phải in giấy để lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu kế tốn * Trình tự lập ln chuyển chứng từ kế toán tiền mặt – Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi – Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) là: Giấy đề nghị toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy toán tiền tạm ứng, thơng báo nộp tiền, hố đơn, hợp đồng, … – Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) là: Giấy toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên lý TSCĐ, biên góp vốn, … – Kế toán tiền mặt đối chiếu chứng từ đề nghị thu – chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt phụ trách phận liên quan tuân thủ quy định, quy chế tài Cơng ty) Sau chuyển cho kế toán trưởng xem xét – Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị toán chứng từ liên quan – Phê duyệt Giám đốc Phó Giám đốc Căn vào quy định quy chế tài chính, quy định hạn mức phê duyệt Cơng ty, Giám đốc Phó Giám đốc ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu – chi Các đề nghị chi mua sắm không hợp lý, hợp lệ bị từ chối yêu cầu làm rõ bổ sung chứng từ liên quan * Lập chứng từ thu – chi: – Đối với giao dịch tiền mặt quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi – Đối với giao dịch thơng qua tài khoản ngân hàng: Kế tốn ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi – Sau lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt – Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu (ủy nhiệm thu) Phiếu chi (ủy nhiệm thu) – Thực thu – chi tiền: – Đối với giao dịch tiền mặt quỹ: Khi nhận Phiếu thu Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, Thủ quỹ phải… * Phân loại chứng từ kế toán: Để thuận tiện việc phân biệt sử dụng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo đặc trưng chủ yếu khác như: công dụng chứng từ; địa điểm lập chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tính cấp bách thông tin chứng từ… * Phân loại theo công dụng chứng từ Theo cách phân loại ta có loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh; chứng từ chấp hành; chứng từ thủ tục kế toán chứng từ liên hợp – Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt mệnh lệnh hay thị người lãnh đạo cho phận cấp thi hành như: Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư Loại chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa nói tới mức độ hồn thành nghiệp vụ, chưa đủ điều kiện ghi chép tốn vào sổ sách kế toán – Chứng từ chấp hành: Là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế thực hồn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất kho… Chứng từ chấp hành với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện dùng làm ghi sổ kế toán  ... Bản chứng từ kế toán sở ghi sổ kế toán sở pháp lí cho thơng tin kế tốn cung cấp, chứng từ làm sở ghi sổ kế toán phải chứng từ hợp pháp, hợp lệ, tức phải đảm bảo yêu cầu sau: Chứng từ kế toán. .. loại chứng từ, tổng hợp số liệu cách thuận lợi Tên gọi chứng từ xác định sở nội dung kinh tế nghiệp vụ phản ánh chứng từ – Số chứng từ ngày, tháng, năm lập chứng từ: lập chứng từ phải ghi rõ số chứng. .. chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, Thủ quỹ phải… * Phân loại chứng từ kế toán: Để thuận tiện việc phân biệt sử dụng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo