Đánh giá thực công việc Page of 10 ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC I- Khái niệm vai trị đánh giá thực cơng việc Khái niệm: Đánh giá công việc thực đo lường kết công việc thực so với tiêu đề Vai trò đánh giá thực cơng việc: - Đánh giá tình hình thực công việc nhân viên cung cấp thông tin bản, dựa vào đó, doanh nghiệp định vấn đề thăng tiến tiền lương nhân viên - Giúp cho cán nhân nhân viên có hội để xem xét lại phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có nhân viên Hầu hết nhân viên mong muốn biết nhân xét, đánh giá người huy, lãnh đạo việc thực cơng việc Đánh giá tình hình thực cơng việc nhân viên, cung cấp thông tin cho nhân viên - Giúp cho cán nhân nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại sai sót việc thực công việc nhân viên Nội dung trình tự đánh giá tình hình thực cơng việc tiến hành theo ba bước Xác định cơng việc Xác định cơng việc có nghĩa thống cán nhân nhân viên : - Doanh nghiệp mong đợi nhân viên thực - Những tiêu chuẩn mẫu, vào tiến hành đánh giá thực cơng việc nhân viên Đánh giá việc thực cơng việc có nghĩa so sánh việc thực công việc nhân viên với tiêu chuẩn mẫu Trong bước sử dụng nhiều phương pháp đánh giá thực cơng việc khác Đánh giá thực công việc Page of 10 Cung cấp thơng tin phản hồi: Có thể thực lần việc đánh giá thực công việc kết thúc thực cơng việc nhiều lần suốt q trình đánh giá việc thực cơng việc nhân viên, điều phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm công việc Các công việc đa dạng phức tạp Đánh giá tình hình thực công việc công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động đơn giản, trực tiếp vào mức độ hồn thành cơng nhân Đánh giá tình hình thực cơng việc nhân viên khác lại phức tạp, khó xác thường sử dụng phương pháp cần thiết II- Các phương pháp đánh giá tình hình thực công việc 1- Đánh giá bảng điểm đồ thị Đây phương pháp đơn giản phổ biến để đánh giá thực công việc Trong bảng liệt kê điểm yếu theo yêu cầu công việc chất lượng, số lượng công việc xếp thứ tự theo đánh giá thực công việc từ mức đến xuất sắc, theo thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100) Mỗi nhân viên cho điểm phù hợp với mức độ thực điểm theo u cầu cơng việc Sau tổng hợp lại, đưa đánh giá chung tình hình thực công việc nhân viên Họ tên Công Bộ - Giai đoạn đánh giá từ …………đến………… Các yếu tố nhân Điểm đánh giá Khối lượng cơng việc hồn thành Tốt Khá Trung bình Kém Chất lượng thực cơng việc Tốt Khá Trung bình Kém Hành vi, tác phong cơng việc Tốt Khá Trung bình Kém Tổng hợp kết Tốt Khá viên việc phận Ghi Đánh giá thực công việc Page of 10 Trung bình Kém Bảng đánh giá tình hình thực cơng việc nhân viên theo phương pháp cho điểm: 2- Xếp hạng luân phiên Một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên xếp họ từ người giỏi đến người nhất, theo số điểm như: Thái độ làm việc, kết công việc Cách thực hiện: - Liệt kê tất nhân viên cần đánh giá - Trên biểu mẫu, điểm chính, xác định nhân viên đánh giá cao nhất, đến người 3- So sánh cặp Phương pháp so sánh cặp giúp cho việc xếp nhân viên theo phương pháp xếp, có hiệu cao Đối với yêu cầu (hay điểm) yếu số lượng chất lượng cơng việc Mỗi nhân viên so sánh với nhân viên khác cặp Ví dụ Theo kết so sánh trên, nhân viên A đánh giá tốt nhất, nhân viên C bị đánh giá Đánh giá thực công việc Page of 10 4- Phê bình lưu giữ Theo phương pháp cán nhân lưu giữ lại số vấn đề rắc rối, trục trặc liên quan đến tư cách thực công việc nhân viên, sau khoảng thời gian tháng, cán nhân gặp nhân viên để bàn việc thực công việc nhân viên, nhắc lại rắc rối hay trục trặc đó, kiểm tra xem nhân viên có tự giải rắc rối trục trặc chưa Ưu điểm phương pháp yêu cầu cán nhân phải luôn nhắc nhở đến rắc rối, trục trặc việc thực cơng việc nhân viên từ có biện pháp kiểm tra, nhắc nhở nhân viên, tìm cách loại trừ sai sót họ thực cơng việc 5- Phương pháp mẫu tường thuật Cán nhân yêu cầu nhân viên quyền mô tả, tường thuật lại việc thực công việc nhân viên quyền nhằm sơ đề mục tiêu, kế hoạch hành động khuyến khích cho nhân viên làm việc vượt tiêu chuẩn mẫu Trong mẫu tường thuật có phần đánh giá sơ thực công việc nhân viên mặt Yêu cầu giám sát, kinh nghiệm làm việc đánh giá chung thực công việc 6- Phương pháp phối hợp Phương pháp phối hợp ưu điểm phương pháp mẫu tường thuật phê bình cho điểm Trình tự thực sau: 1.Xác định điểm mấu chốt rắc rối công việc 2.Chia điểm mấu chốt rắc rối thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm đại lượng 3.Với đại lượng cần đánh giá chia theo nhiều mức khác nhau, phân loại từ mức đến mức tốt Ở mức có minh họa giải thích điểm mấu chốt rắc rối thực công việc Ưu điểm phương pháp là: Tiêu chuẩn đánh giá chọn lọc xác, rõ ràng, dễ hiểu Cung cấp thông tin nhận xét, đánh giá người thực cơng việc nhanh chóng Các đại lượng đánh giá độc lập với phù hợp với thực tế III- Các điểm cần lưu ý đánh giá tình hình thực cơng việc nhân viên 1- Những lỗi thường mắc thực đánh giá cơng việc Đánh giá thực công việc Page of 10 - Tiêu chuẩn không rõ ràng: Cần phân biệt rõ yêu cầu mức: xuất sắc, khá, trung bình, Làm việc gì, kỹ cụ thể xếp vào loại xuất sắc Những người khác có cách hiểu áp dụng khác tiêu chuẩn xuất sắc, khá, trung bình Nếu khơng có cách hướng dẫn phân loại cụ thể với tiêu chuẩn khơng rõ ràng, nhân viên đánh giá mức khác Điều làm giảm tính xác hiệu việc đánh giá thực công việc nhân viên - Thiên kiến: Thể đánh giá chung, việc thực công việc nhân viên, cán nhân tiêu chuẩn nét - Xu hướng trung bình: Xu hướng đánh giá nhân viên mức trung bình, khơng có người xuất sắc, khơng có người q - Xu hướng cực đoan: Cán nhân có xu hướng đánh giá nhân viên theo cách cao thấp Tất nhân viên đánh giá tốt - Định kiến: Xu hướng yếu tố khác biệt cá nhân tuổi tác, màu da, giới tính ảnh hưởng đến đánh giá thực công việc Một số biện pháp để đánh giá tình hình thực công việc nhân viên Làm cho nhân viên tin tưởng vào việc đánh giá thực công việc cơng họ tích cực, chủ động tham gia vào trình đánh giá biện pháp để nâng cao hiệu đánh giá thực công việc Để đạt việc đánh giá khách quan cán nhân cần ý số mặt sau đây: Tiến hành đánh giá việc thực công việc thường xuyên Nêu nhân viên làm tốt, nhận xét đánh giá việc thực công việc làm cho họ phấn khởi, hăng say làm việc Nếu họ làm chưa tốt, họ có hội tìm hiểu thiếu sót họ họ sửa chữa để hoàn thành nhiệm vụ Cán nhân cần thể họ người hiểu biết, quan tâm đến công việc nhân viên đánh giá Giữa giám thị nhân viên cần có trí trách nhiệm cần thực cơng việc Cán nhân cần phối hợp với nhân viên, đề nghị họ tham gia vào việc hoạch định công việc, làm sở cho việc đánh giá tốt hơn, nhằm loại trừ sửa đổi việc đánh giá Đào tạo, huấn luyện cán nhân công tác đánh giá thực công việc nhân viên Đánh giá thực công việc Page of 10 Nhằm loại bỏ lỗi lầm thường mắc phải đánh giá thực công việc nhân viên, cần đào tạo huấn luyện cán nhân làm công tác đánh giá thực công việc nhân viên Căn vào việc xếp loại, đánh giá theo tiêu thức khác nhau, người hướng dẫn giải thích lỗi mà người đánh giá vừa mắc phải Sau người hướng dẫn cách đánh giá chung có minh hoạ thêm sai lầm người đánh giá vừa thực Trong trình đánh giá cần ý nhiều yêu tố ngoại cảnh tác động đến mức độ xác việc đánh giá thực công việc như: Tỷ lệ thuyên chuyển, tiền lương trung bình đơn vị, áp lực khác từ bên ngồi Do việc đào tạo người đánh giá có hiệu quả, cần ý đến vấn đề thực tế sống ảnh hưởng đến kết đánh giá thực công việc IV- Phỏng vấn đánh giá thực công việc 1- Mục đích vấn Phỏng vấn đánh giá thực công việc nhằm nghiên cứu, phát điều chỉnh sai sót thực cơng việc nhân viên trì nâng cao kỹ thực cơng việc nhân viên Có ba hình thức vấn dựa ba mục tiêu khác Thoả mãn - thăng tiến Việc thực công việc nhân viên thoả mãn, hay đáp ứng nhu cầu tiêu chuẩn đặt nhân viên có khả thực thăng tiến Mục đích vấn thảo luận với nhân viên kế hoạch nghề nghiệp kế hoạch hành động đặc biệt để nâng cao trình độ văn hố, chun mơn cho nhân viên, tạo cho họ có đủ khả để thực công việc, chức vụ yêu cầu cao Thoả mãn không thăng tiến: Nhằm trì nâng cao kỹ thực cơng việc nhân viên Hình thức vấn áp dụng nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cương vị họ khơng có hội thăng tiến ngun nhân: - Nhân viên đạt điểm mức cao thi - Khơng có chức vụ trống Đánh giá thực công việc Page of 10 - Do hạn chế trình độ giáo dục đào tạo nhân viên - Bản thân nhân viên khơng có nguyện vọng thăng tiến Vì việc thực công việc nhân viên thoả mãn yêu cầu tiêu chuẩn người vấn phải tìm biện pháp thích hợp để khuyến khích họ tiếp tục trì nâng cao kỹ thực cơng việc, thơng qua hình thức khen thưởng thích hợp Khơng thoả mãn - điều chỉnh: Loại vấn áp dụng nhân viên không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn thực cơng việc Có hai cách giải quyết: - u cầu nhân viên điều chỉnh, sửa chữa sai sót họ thực công việc - Những nhân viên khơng có khả điều chỉnh lại hoạt động mình, khơng thể đạt u cầu tiêu chuẩn phải chuyển họ sang thực công việc khác, đơn giản phải cho nghỉ việc 2- Chuẩn bị vấn Buổi chuẩn bị vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng hiệu vấn Chuẩn bị vấn phải ý đến nội dung chủ yếu sau đây: Thu thập liệu thông tin cần thiết Nghiên cứu bên mô tả công việc nhân viên với tiêu chuẩn mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên nhận xét, đánh giá thực công việc nhân viên lần gần Chuẩn bị cho nhân viên: Thông báo cho họ biết trước tuần thời gian vấn Phân tích vấn đề, thu thập thắc mắc phàn nàn nhân viên liên quan đến việc thực công việc người bị vấn, nên ý vào công việc quan trọng toàn hoạt động người bị vấn Khi kết thúc vấn cần cám ơn nhân viên tóm tắt nội dung chủ yếu cho họ biết điểm họ 3- Khuyến khích nhân viên nói nhiều vấn Đánh giá thực công việc Page of 10 Cách đơn giản nhân viên thay đổi hoạt động, cách làm việc họ họ nói nhiều, cho họ nhận thiếu hụt chấp nhận cần thiết phải thay đổi hoạt động họ Những việc nên làm để khuyến khích nhân viên nói nhiều - Im lặng nghe họ nói cách chăm chú, không ngắt lời họ - Sử dụng câu hỏi thăm dị như: Ơng (hay bà) ? - Đặt câu hỏi vào dạng tình cần giải : Giả sử ơng lãnh đạo phịng sản xuất, ơng có nghĩ cịn nhiều lãng phí khơng? - Sử dụng câu khuyến khích: Ơng nói tiếp đi, - Sử dụng câu hỏi lựa chọn: Những vấn đề mà ông không muốn làm cho cơng ty ? - Nhắc lại câu trả lời cuối nhân viên đặt thành câu hỏi Ví dụ: Khi nhân viên nói:"Tơi khơng nghĩ làm xong công việc " Phỏng vấn viên hỏi: " Ơng khơng nghĩ ơng làm xong cơng việc, ? - Chú ý nhận tình cảm, suy nghĩ thật nhân viên thông qua điều mà nhân viên nói Ví dụ nhân viên tỏ ngại ngần với khả tăng tiến, vấn viên cần suy nghĩ, đặt vấn đề : Phải họ cho việc đánh giá thực không công Những điều cần tránh: - Nói nhiều - Hỏi câu hỏi để nhân viên trả lời "có", "khơng" - Khun bảo nhân viên ; ví dụ: Ơng nên làm Nếu ông - Không nên nói câu thơ bạo - Khơng nên nhạo báng, đùa nhân viên - Không nên xa chủ đề - Đối xử với tính phịng ngự nhân viên Thường thường dựng lên cho phịng ngự, hay tự bênh vực cho yếu Khi bị phê bình làm việc kém, nhân viên phản ứng lại cách: Đánh giá thực công việc Page of 10 - Phủ nhận khuyết điểm, tránh trả lời câu hỏi liên quan - Tức giận, phản bác lại cách liệt Vì vấn đề hiểu biết, biết cách tiếp xúc xử lý với tính phịng ngự nhân viên kỹ quan trong việc đánh giá thực công việc Sau số dẫn cách xử lý với tính phịng ngự nhân viên - Hãy suy nghĩ tính phịng ngự bình thường, khơng có đặc biệt khơng cần ngạc nhiên - Khơng cơng vào tính phịng ngự nhân viên cố gắng phê bình vấn đề, kiện, khơng đề cập đến người - Hỗn hành động lại: Đôi thực tế, điều tốt nên thực khơng làm Giành thời gian hiệu cho suy nghĩ tìm giải pháp hợp lý - Phát hạn chế bạn Đừng nghĩ bạn giải tất vấn đề, vấn đề nhân đừng cố gắng tỏ bạn nhà tâm lý học nhân viên Ngẫm nghĩ tôn trọng ý kiến nhân viên trước nhận xét, đánh giá họ - Khi cần phê bình nhân viên, cần phải thực theo cách cho vấn đề nhân viên trì lịng tự trọng Thơng thường nên thực phê bình nhân viên riêng biệt, phê bình giảm nhẹ mức độ, có ví dụ cụ thể tình phê bình, đồng thời có hướng dẫn sửa chữa, điều chỉnh Khơng lấy làm trị cười lỗi lầm người khác Thực phê bình có mục đích, khơng dựa theo định kiến cá nhân 5- Hướng vấn tới việc nâng cao kỹ thực công việc nhân viên Một nghiên cứu cho thấy, nhân viên có thoả mãn với vấn đánh giá thực công việc không, thường phụ thuộc vào vấn đề: - Không cảm thấy run sợ bị vấn - Có hội để chuẩn bị ý tưởng,cảm xúc, phục với chương trình vấn - Gặp nhà vấn giỏi Đánh giá thực công việc Page 10 of 10 Tuy nhiên mục đích vấn đánh giá thực công việc làm cho nhân viên thấy thoả mãn hay hài lòng với vấn, mục đích vấn giúp nhân viên tiếp tục nâng cao kỹ thực cơng việc Do trách nhiệm người vấn phải: - Làm sáng tỏ vấn đề có liên quan đến cơng việc - Xếp đặt mục tiêu cần đạt lập thời gian biểu thực hiện, thông qua kế hoạch hành động cụ thể - Tìm hiểu nhân viên tìm biện pháp khuyến khích họ thích hợp ... viên tiếp tục nâng cao kỹ thực cơng việc Do trách nhiệm người vấn phải: - Làm sáng tỏ vấn đề có liên quan đến cơng việc - Xếp đặt mục tiêu cần đạt lập thời gian biểu thực hiện, thông qua kế hoạch... lại số vấn đề rắc rối, trục trặc liên quan đến tư cách thực công việc nhân viên, sau khoảng thời gian tháng, cán nhân gặp nhân viên để bàn việc thực công việc nhân viên, nhắc lại rắc rối hay trục... viên Làm cho nhân viên tin tưởng vào việc đánh giá thực cơng việc cơng họ tích cực, chủ động tham gia vào trình đánh giá biện pháp để nâng cao hiệu đánh giá thực công việc Để đạt việc đánh giá khách