ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH IN KHUYẾN HỌC

ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH IN KHUYẾN HỌC 1.1. ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY IN KHUYẾN HỌC: Công ty TNHH In Khuyến học là một Công ty độc lập, chức năng chính là in ấn các loại tài liệu trên các chất liệu khác nhau; đồng thời Công ty trực thuộc Hội khuyến học Việt Nam nên có những đơn hàng in ấn các loại tài liệu nội bộ. Công ty TNHH In Khuyến Học là một Công ty đã có một bề dày kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực in ấn tài liệu. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty bao gồm: - In ấn các loại sách báo, tem nhãn, quảng cáo .trên mọi khổ giấy và chất liệu giấy. Đặc biệt là các sản phẩm sách giáo dục và nghiên cứu chuyên sâu cho cấp Đại học. - Thiết kế ra film, scan chất lượng cao. - Gia công các sản phẩm kỹ thuật cao như các tài liệu khổ A3,A0,… phong thư, tờ rơi với thiết kế chuyên nghiệp. Các sản phẩm chủ yếu của Công ty bao gồm: - Các loại sách báo, tem nhãn, quảng cáo,… trên mọi khổ giấy và chất liệu giấy. Đặc biệt là các loại sách chuyên môn, sách đào tạo, sách nghiên cứu chuyên sâu, . - Các bản film, scan chất lượng cao. - Thiết kế, gia công các sản phẩm in ấn kỹ thuật cao, chất lượng tốt. Có thể thấy sản phẩm của Công ty trong lĩnh vực in ấn là khá đầy đủ và đa dạng. Các sản phẩm của Công ty theo đó bao gồm cả các sản phẩm đơn giản và phức tạp; từ việc chế tạo các bản in chất lượng cao phục vụ in ấn đến việc thực hiện in ấn sách báo, tem nhãn, quảng cáo, và thiết kế gia công các sản phẩm in kỹ thuật cao. Công ty có số lượng đơn đặt hàng in ấn khá ổn định, các sản phẩm in có chất lượng tốt. 1.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH IN KHUYẾN HỌC Sau khi xem xét hợp đồng, bạn hàng, đánh giá khả năng thực hiện hợp đồng, Giám đốc sẽ quyết định có ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng hay không. Nếu chấp nhận và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, Giám đốc sẽ giao việc tổ chức thực hiện Hợp đồng Phó giám đốc phụ trách sản xuất. Phó giám đốc phụ trách sản xuất có trách nhiệm phân công cũng như bàn giao hợp đồng cho các phòng ban như phòng kế toán, hành chính, từ đó căn cứ vào năng lực và chức năng của các đơn vị sản xuất để giao khoán nội bộ cho cá nhân, bộ phận sản xuất đứng ra chịu trách nhiệm chính. Sản phẩm được sản xuất ra phải trải qua rất nhiều quy trình khác nhau, đòi hỏi khâu sản xuất hay công đoạn sản xuất nào cũng rất cần sự tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối. Sản xuất theo công đoạn được giao khoán cho từng bộ phận phụ trách mỗi giai đoạn vừa sản xuất vừa kiểm tra chất lượng cho nhau, đảm bảo chất lượng sản phẩm in, đáp ứng nhu cầu đơn đặt hàng, hợp đồng in. Quy trình sản xuất ra sản phẩm được mô tả theo sơ đồ 1.1 bên dưới. S 1.1: Quy trỡnh sn xut sn phm Nghiên cứu, khảo sát bản thiết kế Chế bản Ra film Thiết kế bản kẽm Chạy thử trên máy in In hàng loạt Gia công (cắt,cán,dán gáy,) Hoàn thiện Kiểm tra lỗi Đánh giá - Nghiờn cu kho sỏt thit k : Trờn c s hp ng, ni dung in, b phn kho sỏt thit k s lờn c s bn thit k in vo mỏy tớnh v tin hnh iu chnh cỏc trang in, trang nh, dũng, ct, kiu, ch Nu khỏch hng cú yờu cu chp nh thỡ s tin hnh chp nh, thụng thng khỏch hng vn cú nh kốm theo. - Ch bn ra film: Sau khi ó lờn c bn thit k trờn mỏy tớnh v chnh sa, bn thit k ny s c kim tra li phũng trỏnh cỏc sai sút khi lờn bn film. Sau khi c kim tra c th v k lng; bn thit k ny s c chuyn cho b phn ch bn film. B phn ch bn film s ch ra bn film phc v cho vic thit k bn km phc v in. B phn ch bn film tin hnh sa v sp xp khi in kt hp vi kh giy in. - Thit k bn km: Trờn c s cỏc ti liu phim, nh bỡnh bn cú nhiu cỏch b trớ tt c cỏc loi ch, hỡnh nh cú cựng mt mu vo cỏc tm mica theo tng trang in. Cỏc tm mica cho tng bỡnh bn s c phi khụ. Trờn c s cỏc tm mica ny ch bn vo khuụn in nhụm hoc km. - Chy th trờn mỏy in: Sau khi nhn c cỏc ch bn khuụn in nhụm hoc km (ó c phi bn) lỳc ny b phn offset 4 trang, offset 8 trang, offset 10 trang, offset 16 trang, s tin hnh in th v kim tra li bn in mt ln na trc khi in hng lot theo ch bn khuụn in ú. - In hng lot: Sau khi ó in th v kim tra bn in t tiờu chun cỏc b phn offset 4 trang, offset 8 trang, offset 10 trang, offset 16 trang, s tin hnh in hng lot theo ch bn khuụn in ú. - Gia công: Sau khi bộ phận in đã in, sản phẩm sẽ được gia công cắt, cán, dán gáy, đóng quyển,… - Hoàn thiện và kiểm tra lỗi đánh giá: Sau quá trình gia công, sản phẩm được hoàn thiện và tiến hành kiểm tra thành phẩm, đóng gói nhập kho và vận chuyển cho khách hàng. - Tương ứng mỗi giai đoạn công nghệ ở Công ty có một bộ phận công nhân đảm nhiệm. Những công nhân này được tổ chức sắp xếp thành những phân xưởng, mỗi phân xưởng luôn có nhiệm vụ, chức năng cơ bản riêng và có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau trong sản xuất. 1.3. TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH IN KHUYẾN HỌC Công ty hoạt động theo mô hình Công ty TNHH. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được biểu diễn theo sơ đồ 1.2 sau: Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty - Chủ tịch HĐQT: Là người có vị trí cao nhất trong Công ty, có quyền quyết định các thay đổi về vốn, kế hoạch đầu tư với giá trị lớn từ 20% - 50% tổng giá trị tài sản của Công ty trong ngắn hạn cũng như dài hạn, các kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn cũng như dài hạn, các chính sách lương thưởng của nhân viên, …Chủ tịch HĐQT chịu trách nhiệm trước HĐQT về các quyết định của mình và phải giải trình với HĐQT về các quyết định, kế hoạch đầu tư, kế hoạch kinh doanh của Công ty trong ngắn hạn và dài hạn. - Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm điều hành mọi công việc sản xuất kinh doanh trong Công ty, thực hiện các kế hoạch của Chủ tịch HĐQT giao cho; Giám đốc có quyền quyết định kế hoạch đầu tư với giá trị dưới 20% tổng giá trị tài sản của Công ty; đồng thời có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các vị trí thích hợp trong Công ty; có quyền thực hiện các điều chuyển cần thiết về người và tài sản theo đúng chủ trương của Chủ tịch HĐQT. - Phó giám đốc: 02 vị trí. Phó giám đốc phụ trách tài chính – nhân sự giúp việc cho Giám đốc về các chính sách nhân sự, chính sách tiền lương, lập kế hoạch nhân sự cho Giám đốc và Phó giám đốc phụ trách sản xuất, giúp việc cho giám đốc về hoạt động sản xuất; Phó giám đốc phụ trách sản xuất có nhiệm vụ lập định mức chi phí, dự toán chi phí và kế hoạch sản xuất hàng năm và trình cho Giám đốc phê duyệt; đồng thời tiến hành kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất của Công ty, đảm bảo việc sản xuất diễn ra theo đúng kế hoạch, đảm bảo việc thực hiện đúng hạn các hợp đồng sản xuất. - Phòng Hành chính - Kế toán: chịu sự điều hành của Chủ tịch HĐQT và Giám đốc công ty, đảm bảo các công việc kế toán diễn ra đúng quy trình, chính xác, đầy đủ và kịp thời; luôn cung cấp thông tin, tình hình kinh doanh của Công ty cho Ban lãnh đạo, phục cho việc ra các quyết định của Giám đốc cũng như Ban lãnh đạo Công ty. Phòng kế toán của Công ty có chức năng hạch toán kế toán, lên các Báo cáo tài chính, theo dõi tình hình kinh doanh của Công ty và báo cáo cho Ban lãnh đạo Công ty. - Phòng Kế hoạch sản xuất: phụ trách lên kế hoạch sản xuất, cân đối đầu vào, đầu ra để báo cáo lên lãnh đạo, điều chỉnh giữa các đơn hàng với nhau, đảm bảo đúng số lượng, chất lượng từng đơn hàng. Phòng Kế hoạch sản xuất có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Phó giám đốc phụ trách sản xuất của Công ty về tình hình sản xuất cũng như kế hoạch sản xuất hiện tại của Công ty, việc thực hiện kế hoạch sản xuất trong năm và báo cáo cho Phó giám đốc phụ trách sản xuất về các vấn đề này. - Các tổ sản xuất (10 tổ) o Tổ máy 16 trang: phụ trách các công việc liên quan đến máy in 16trang/lượt. o Tổ máy 8 trang: phụ trách các công việc liên quan đến máy in 8 trang o Tổ máy 4 trang: phụ trách các công việc liên quan đến máy in 4 trang o Tổ bình bản: phụ trách chỉnh sửa bản thiết kế thành bản kẽm đưa đi in hàng loạt o Tổ máy cán, máy khâu: phụ trách cán màng (màng trong, màng mờ) cho các sản phẩm đầu ra, khâu gáy sách in. o Tổ máy gấp: phụ trách gấp sách theo đúng tỷ lệ quy định để chuyển sang cắt thành trang thành phẩm o Tổ máy giao o Tổ máy vào bìa: phụ trách ghép lõi và bìa sách với nhau o Tổ sách: phụ trách hoàn thiện sản phẩm o Tổ gia công: phụ trách các công đoạn không thực hiện được bằng máy. Các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, Giám đốc và Chủ tịch HĐQT là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm trước toàn thể nhân viên cũng như trước pháp luật. Họ là người điều hành mọi công việc sản xuất kinh doanh chung của công ty. Từ đó, Giám đốc phân công công việc và giao đầu việc cho từng bộ phận thực hiện. Phòng hành chính - kế toán phụ trách các công việc chuyên môn để đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu sản xuất cũng như các vấn đề phát sinh. Phòng kế hoạch sản xuất lên kế hoạch chính xác, phối hợp chặt chẽ với phòng hành chính - kế toán để thực hiện các đơn hàng. Các tổ sản xuất cùng nhau hoàn thiện các đơn hàng, đảm bảo quy trình sản xuất (như sơ đồ 1 bên trên). Các bộ phận có quyền phản ánh lại những sai phạm, cùng phối hợp đảm bảo quá trình sản xuất, cung cấp đủ số lượng, đảm bảo chất lượng cho các đơn hàng. . ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH IN KHUYẾN HỌC 1.1. ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY IN KHUYẾN HỌC: Công ty TNHH In. vụ, chức năng cơ bản riêng và có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau trong sản xuất. 1.3. TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH IN KHUYẾN HỌC Công