Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa I. Đánh giá thực trạng về công tác quản lý và kế toán nguyên liệu , vật liệu tại Công ty TNHH Hóa Bách Khoa 1. ưu điểm : Trải qua 4 năm phát triển và trưởng thành công ty Hóa Bách Khoa đã và đang khẳng định vị trí và vai trò của mình trong nền kinh tế thị trường . Công ty từng bước khắc phục khó khăn tìm ra giải pháp về quản lý kinh tế làm cho công ty nhanh chóng hòa nhập với nền kinh tế thị trường, cùng đổi mới trang thiết bị dây chuyền sản xuất củng cố bộ máy quản lý. Thị trường của công ty luôn không ngừng mở rộng, các sản phẩm được đa dạng hóa như sơn và các vật liệu chống thấm, nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh với sản phẩm của các hạng khác . Công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định: tốc độ tăng tưởng cao, đời sống cán bộ công nhân viên được nâng cao, công ty đã nhận đuợc nhiều bằng khen về chất lượng sản phẩm…. Đạt được những thành tựu như trên là do: Thứ nhất: Công tác kế toán nguyên vật liệu Là một DNSX, NVL đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, nó tạo nên 70% giá thành sản phẩm cũng như tạo nên công dụng và chất lượng sản phẩm. Sử dụng NVL hợp lý, hạch toán đúng đắn đầy đủ là cơ sở cho việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý và hoạch toán vật liệu nên công ty luôn có sự khuyến khích đối với những sáng kiến trong việc cải tiến công tác quản lý và hạch toánNVL. Công tác hạch toán NVL tại công ty có thể xem xét trên những mặt sau: - Công ty đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao NVL tiên tiến , tránh lãng phí - Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán giúp cho công tác ghi chép nhanh chóng, chính xác và đầy đủ - Công ty xây dựng một hệ thống kho đủ điều kiện để bảo quản NVL trong những năm vừa qua giúp cho việc lưu chuyển qua kho - Xây dựng định mức dữ trữ hợp lý đảm bảo tiết kiệm vốn dữ trữ và sản xuất được tiến hành liên tục. Thứ hai: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký –sổ cái. Đâylà hình thức khá phổ biến và có nhiều ưu điểm phù hợp với điều kiện kế toán chung của công ty. Hệ thống sổ kế toán và tài khoản, các mẫu biểu công ty sử dụng đều đúng như chính sách ban hành của nhà nước.Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của công ty. Hơn nữa, việc vận dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp chi tiết vật liệu đơn giản, dễ kiểm tra dễ đối chiếu. Vậy ,với nền kinh tế có nhiều biến động do đó mỗi dơn vị trong nền kinh tế luôn tìm mọi cách đổi mới hoàn thiện mình, thay thế và loại bỏ những điều không hợp lý để tồn tại và phát triển. Cùng với xu thế chung của xã hội công ty đã tìm cho mình những bước đi thích hợp, mạnh giãn đổi mới nhất là về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. 2. Một số tồn tại chủ yếu Một là:Trong lĩnh vưc quản lý nguyên liệu ,vật liệu * Về tính giá nguyên vật liệu nhập kho Đối với một số NVL nhập từ Sài Gòn nay công ty đang tính giá nhập kho bằng nguyên giá vật liệu. Còn các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển , chi phí dịch vụ ngân hàng và thuế lại được ghi vào chi phí khác. Điều này dẫn tới đơn giá nhập kho của loại NVL đó sẽ không chính xác . Sau đó , giá vật liệu xuất kho lại bằng tổng giá mua cộng chi phí thu mua chia cho số lượng vật liêu nhập kho Nếu trong tháng có nhiều loại NVL nhập mua hoặc nhiều loại vật liêu cùng nhập trên một hóa đơn thì khi tính giá vật liệu xuất kho sẽ bị nhầm lẫn hay bỏ xót. *Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với một số NVL chính, số lượng lớn, nhập, xuất liên tục như Titan,primal AC, màng và màu…thì công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền. Còn đối với các loại vật liệu khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán NVL thường lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất chính là giá bình quân nhập vật liệu trong kỳ. Các phương pháp trên khá đơn giản, dễ tính toán, không đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao, song tại công ty, lượng NVL nhiều, phong phú về chủng loại, do đó khối lượng tính toán của kế toán là rất nhiều. Mặt khác, vì đặc điểm của các phương pháp trên là phải chờ đến cuối tháng mới có đầy đủ số liệu để tính toán giá trị NVL xuất dùng trong kỳ nên với khối lượng tính toán nhiều, kế toán thường không cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm cuối cùng. * Quản lý nguyên liệu, vật liệu Vì sản phẩm chủ yếu của công ty là sơn và chất chống thấm, nên không phải NVL nào cũng có yêu cầu bảo quản như nhau. Mà hiện nay công ty trong thời kỳ xây dựng và phát triển nên chỉ có một kho bảo quản tất cả các NVL, đồng thời chưa có sự chuyên môn hoá vật liệu trong việc bảo quản. Điều này dẫn đến hao hụt và ảnh hưởng tới chất lượng củaNVL. Hai là: Tồn tại trong tổ chức kế toán * Về việc phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất trên các loại chứng từ Việc phản ánh các nghiệp vụ nhập , xuất trên các loại chứng từ ở công ty còn nhiều điểm chưa hợp lý. Trên chứng từ thường không ghi hết các yếu tố cần thiết theo quy định trên chứng từ, không ghi sổ chứng từ, tài khoản phát sinh hay tài khoản liên quan , nên gây nhiều khó khăn cho công tác kế toán khi ghi sổ. *Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển hiện còn nhiều bất cập Phương pháp hạch toán chi tiết NVL mà công ty đang sử dụng là phương pháp “sổ đối chiếu luân chuyển”. Tuy nhiên , sổ sách dùng để hạch toán chi tiết NVL chưa đúng với tên gọi “sổ chi tiết vật liệu” chỉ theo dõi phần nhập mà không theo dõi phần xuất, ngoài ra sổ chi tiết này chỉ theo dõi nghiệp vụ nhập mua hàng bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng. Công việc hạch toán ở phòng kế toán và ở kho không tương đương nhau do ở phòng kế toán không mở “sổ đối chiếu luân chuyển” mà công ty đang sử dụng là sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi tổng hợp tất cả các loại vật liệu thuộc sở hữu của công ty. Vì một loại vật liệu chỉ được bảo quản ở một kho chứ không phải ở nhiều kho nên nếu đối chiếu giữa “thẻ kho” và “sổ đối chiếu luân chuyển” tổng hợp như hiện nay sẽ không bao giờ cho kết quả đúng. Như vậy, việc hạch toán của thủ kho và kế toán và hai việc là gần như độc lập nhau không dễ dàng kiểm tra đối chiếu và nếu có sai sót xẩy ra hoặc nhầm lẫn giữa các loại NVL là rất khó phát hiện. Cuối niên độ kế toán, công ty thành lập ban kiểm kê để tiến hành kiểm kê NVL ở tất cả các kho và các xí nghiệp. Để đối hiếu kế toán vật liệu thường phải cộng tổng số lượng từng loại vật tư có ở các kho và xí nghiệp trên “biên bản kiểm kê’ rồi đối chiếu với số lượng tồn kho của vật liệu ấy trên “sổ đối chiếu luân chuyển” tổng hợp. Công việc này tốn nhiều thời gian và hay bị nhầm lẫn bởi vì mỗi loại vật tư tồn ở nhiều nơi khác nhau và chính nhân viên kế toán cũng không nhớ hết liệu loại vật tư này có ở những nơi nào để cộng cho đủ. Do đó, qui trình quản lý vật liệu trên sổ sách của cả kho và kế toán là còn nhiều bất cập. *ứng dụng máy vi tính vào hạch toán nguyên vật liệu. Hiện nay với trình độ công nghệ thông tin đang phát triển, công ty chưa đưa kế toán kế toán máy vào sử dụng ở các bộ phận trong công ty. Nhất là đối với kế toán NVL thì đến cuối tháng khối lượng công việc rất nhiều gây nên tốc độ xử lý thông tin chưa thật nhanh, chính xác. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hoá Bách Khoa. 1.Trong lĩnh vực quản lý. 1.1. Về việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Đối với một số NVL nhập từ Sài Gòn thì công ty nên tính giá nhập kho bằng nguyên giá vật liệu cộng với các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, chi phí vật dịch vụ ngân hàng và thuế. 1.2. Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Để cho việc hạch toán giá xuất nhanh chóng kịp thời thì công ty nên chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp hệ số giá: Sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vật liệu xuất kho và cuối kỳ sẽ tiến hành điều chỉnh. Giá hạch toán có thể lấy là giá kế hoạh hay giá mua NVL ở một thời điểm nào đó hoặc giá vật liệu bình quân tính trước. Khi xuất kho, toàn bộ NVL xuất dùng được tính theo giá hạch toán: Trị giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ = = Số lượng vật liệu xuất trong kỳ x Đơn giá hạch toán Cuối kỳ , sau khi tính được giá thực tế, tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán về giá thực tế: Trị giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giá Trong đó hệ số giá được xác định như sau: Hệ số giá = = Trị giá thực NVL tồn ĐK + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá HT NVL tồn ĐK + Trị giá HT NVL nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu được tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. Cuối tháng , kế toán tính giá thực tế vật liệu(phụ lục 14 ) Phương pháp hệ số giá khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kỳ dử trữ đó là : giúp cho việc tính giá NVL xuất được kịp thời mà không phải chờ đến cuối tháng, do đó không ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung. 1.3. Quản lý nguyên vật liệu Để hộ trợ cho công tác quản lý vật liệu thì công ty cần tạo lập hệ thống kho tàng đầy đủ, cần thiết cho việc quản lý vật liệu dữ trữ. Bởi vì nguyên vật liệu về thường chưa sử dụng ngay mà phải qua quá trình bảo quản tại kho. Cần có sự chuyên môn hoá trong việc bảo quản nhất là NVL đắt tiền, phải bảo quản theo đúng yêu cầu kỹ thuật, phải trang bị các dụng cụ cân, đo, đếm và các phương tiện kỹ thật khác. 2. Hoàn thiện trong tổ chức kế toán chi tiết 2.1. Phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất trên các loại chứng từ Cần phải ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết theo quy định trên chứng từ, phải ghi sổ chứng từ, tài khoản phát sinh hay tài khoản liên quan 2.2. Về kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Để khắc phục tình trạng như hiện nay, công tác kế toán chi tiết vật liệu nên được tiến hành như sau: Tại kho: Ngoài việc ghi chép thẻ kho, thủ kho nên có sổ chi tiết để theo dõi việc nhập - xuất vật tư : Vật liệu nhập từ đâu (mua, tự chế, thu hồi…), xuất theo mục đích nào, số vật tư đang trong tình trạng như thế nào…để phục vụ cho công tác quản lý vật tư. Đồng thời tạo điều kiện cho việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán, đảm bảo tính chính xác của việc ghi chép. Tại phòng kế toán: Kế toán không mở “sổ chi tiết vật liệu” để theo dõi vật liệu nhập mua bằng tiền mặt, chuyển khoản và tạm ứng như hiện nay. Thay vào đó, kế toán mở “sổ đối chiếu luân chuyển” riêng cho từng kho. Kết cấu “sổ đối chiếu luân chuyển” như sau: So với “sổ đối chiếu luân chuyển” cũ thì công ty nên thay cột “chi phí khác” bằng “đơn giá”và cột “danh điểm vật liệu”. Hơn nữa để cho việc ghi “sổ đối chiếu luân chuyển” không bị nhầm lẫn thì kế toán nên lập cho mỗi kho một sổ chi tiết theo mẫu như ở phụ lục 8 Sau đó lấy số lượng nhập, xuất trên sổ “chi tiết vật liệu”ghi vào sổ “đối chiếu luân chuyển” của từng kho. - Hoàn thiện thủ tục đối chiếu số liệu với kết quả kiểm kê NVL cuối kỳ + Phải quy định kho nhất định cho các loại vật liệu cụ thể + Cuối niên độ kế toán ở bộ phận sử dụng còn tồn vật tư thì phải chuyển về kho lưu giữ đã quy định rồi mới tiến hành kiểm kê. Muốn vậy, vào đợt lĩnh vật tư cuối cùng của năm thủ kho phải giữ tính sao cho số tồn kho cuối cùng ở phân xưởng là ít nhất giảm bớt thời gian: Chi phí cho việc tập trung vật liệu thừa. + Để đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với kết quả kiểm tra kho, kế toán chỉ cần mở “sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu” của kho tương ứng. Tuy nhiên để làm được điều trên thì thủ kho của công ty phải quản lý tốt và công ty đã mở “sổ đối chiếu luân chuyển” riêng cho phân xưởng chứ không chỉ có “sổ đối chiếu luân chuyển ” tổng hợp. 2.3. ứng dụng máy vi tính vào hạch toán nguyên vật liệu Đối với kế toán NVL nên đưa kế toán máy vào sử dụng đó là tự xây dựng chương trình tự động hoá toàn bộ quá trình xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ in ấn sổ sách. KẾT LUẬN Một lần nữa có thể khẳng định rằng: Công tác kế toán NVL nói chung và đặc biệt là kế toán NVL nói riêng có tầm quan trọng đặc biệt trong quản lý kinh tế. Công tác kế toán NVL đã thực sự đi sâu vào công tác quản lý kinh tế và góp phần to lớn trong sự lớn mạnh của công ty. Công tác kế toán NVL của công ty đã linh hoạt và mềm dẻo khi vận dụng vào thực tế , kế toán NVL giúp cho đơn vị SXKD theo dõi được chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng chủng loại, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Cùng với nhiều mặt mạnh cần phát huy, trong thực tế công tác kế toán NVL còn nhiều bất cập. Song em tin rằng với một bề dày kinh nghiệm đã được tích luỹ từ nhiều năm và sự quan tâm của công ty tới những ý kiến đề xuất, công tác kế toán NVL sẽ khắc phục được và ngày càng hoàn thiện hơn nữa. Do thời gian thực tập còn hạn chế và hiểu biết về nghiệp vụ kế toán còn nhiều non kém nên trong quá trình hoàn thiện luận văn , em tự thấy mình còn nhiều thiếu xót. Em rất mong được ban lãnh đạo và các dồng nghiệp ở công ty TNHH Hoá Bách Khoa , GS.TS Lương Trọng Yêm góp ý để cho luận văn của em thực sự có ý nghĩa hơn cả vễ lý luận và thực tiễn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn những người đã giúp đỡ, chỉ đạo, hướng dẫn em hoàn thành bài luận văn này. . Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa I. Đánh giá thực trạng về công tác quản lý. xử lý thông tin chưa thật nhanh, chính xác. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hoá Bách Khoa.