Bài giảng Kỹ năng đối thoại tại nơi làm việc các bước chuẩn bị tổ chức đối thoại; thu thập và xử lý thông tin; quy trình xử lý thông tin; các bước chuẩn bị tổ chức đối thoại; chương trình 1 buổi đối thoại; một số lưu ý khi tổ chức đối thoại; những điều nên tránh trong đối thoại.
CƠNG ĐỒN CƠNG THƯƠNG ViỆT NAM BAN TỔ CHỨC KỸ NĂNG ĐỐI THOẠI TẠI NƠI LÀM VIỆC Tranh luận gay gắt vì quan điểm cá nhân khơng phải là đối thoại (hay ít ra thì cũng khơng phải là đối thoại ta nên có) Ngồi giả vờ gật gật nhưng chẳng nghe chữ nào, và đầu thì đang nghĩ việc khác, khơng phải là đối thoại Ngồi nhìn người đối diện nói và nghĩ trong lịng: “Cách nói chuyện của ơng này có vẻ khơng thật, cử chỉ khệnh khạng, nói năng kiêu căng…” khơng phải là đối thoại. Đó là đánh du kích Đối thoại thực sự là tìm đồng cảm để hiểu nhau hơn, từ đó có thể chia sẻ lợi ích CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC ĐỐI THOẠI THU THẬP VÀ XỬ LÝ THƠNG TIN Thơng tin là một khái niệm được thể hiện qua các thơng báo, các biểu hiện đem lại một nhận thức chủ quan cho một đối tượng nhận tin. Thơng tin là dữ liệu đã được xử lý xong, mang ý nghĩa rõ ràng. Thơng tin cũng có thể bị diễn đạt sai lệch, xun tạc do tác động cố ý hay vơ ý của con người hay sinh vật khác Một hệ thống thơng tin là một tiến trình ghi nhận dữ liệu, xử lý nó và cung cấp tạo nên dữ liệu mới có ý nghĩa thơng tin, liên quan một phần đến một tổ chức, để trợ giúp các hoạt động liên quan đến tổ chức. 10/13/20 TS. ĐỖ NGÂN BÌNH QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN 1. NGUỒN THƠNG TIN (dữ liệu) (Từ tổ CĐ, tổ SX, NLĐ, văn bản…) THƠNG TIN 2. Phân loại thơng tin (các loại vấn đề) Thơng tin 3. Xác định tính chính xác của TT (đối chiếu với hệ thốngVB, thực tiễn DN, hồ sơ pháp lý… ) Lập thành VB chuyển cho NSDLĐ CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC ĐỐI THOẠI 2. Chuẩn bị về nhân sự Nhóm phụ trách nội dung: +Chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung, kịch bản chi tiết cho đối thoại +Chuyển nội dung đã được tổng hợp cho NSDLĐ Nhóm phụ trách tổ chức: +Có trách nhiệm đảm bảo điều kiện để tổ chức buổi đối thoại 3. Chuẩn bị về đ/k tổ chức Lập dự tốn kinh phí và nguồn kinh phí tổ chức Chọn thời điểm tổ chức phù hợp Điều kiện khơng gian Lựa chọn địa điểm tổ chức Khánh tiết Âm thanh, ánh sáng CHƯƠNG TRÌNH 1 BUỔI ĐỐI THOẠI 1. ổn định tổ chức (hoặc hình thức khác) 2. Tun bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu nội dung buổi đối thoại, người đối thoại, ngun tắc đối thoại 3. Mời chủ tọa lên chủ trì hoặc lần lượt mời từng đại biểu, khách mời lên tham gia đối thoại 4. Người đối thoại trả lời câu hỏi (thắc mắc) của NLĐ (nội dung đã chuyển trước hoặc câu hỏi trực tiếp) Sự việc nêu ra: hợp lý hay khơng Cần làm rõ Ngun nhân Hướng giải quyết 5. Người chủ trì cám ơn và tổng kết những vấn đề đã được giải quyết, những vấn đề chưa được g/q 10 MỘT SỐ LƯU Ý KHI TỔ CHỨC ĐỐI THOẠI Trong q trình đối thoại, điểm nào chưa rõ, người nghe có quyền chất vấn để làm sáng tỏ vấn đề nhưng người chủ trì cần phải có nghệ thuật điều khiển để tránh biến thành một cuộc “cãi vã” vơ kỷ luật. Đối thoại là một khía cạnh của dân chủ nhưng phải là dân chủ có tổ chức Nên tổ chức đối thoại theo chủ đề, tránh tràn lan. Người đối thoại cần nắm vững nội dung để tránh trả lời chung chung, né tránh Khi tổ chức đối thoại, có thể lồng ghép các hoạt động văn hóa văn nghệ nhưng liều lượng phải phù hợp. Tránh biến đối thoại thành một sinh hoạt văn hóa 11 NHỮNG ĐIỀU NÊN TRÁNH TRONG ĐỐI THOẠI 1.Nói nửa chừng rồi dừng lại 2. Cướp lời người khác 3. Khơng nói hoặc giải thích khơng đầy đủ 4. Nói sai đề tài, hoặc khơng hiểu kỹ điều mình nói 5. Nói thao thao bất tuyệt, hỏi q nhiều 6. Khơng trả lời thẳng vào câu hỏi, quanh co, dài dịng 7. Tự cho rằng mình biết rõ mọi điều 8. Phát triển nội dung khơng tập trung vào chủ đề chính 9. Thì thầm với người bên cạnh 10. dùng từ sáo rỗng, bóng bẩy, cầu kỳ 11. Dùng từ nước ngồi tùy tiện 10/13/20 12 TS. ĐỖ NGÂN BÌNH NHỮNG ĐIỀU NÊN TRÁNH TRONG ĐỐI THOẠI 12. Giọng nói khơng phù hợp ngữ cảnh 13. Lời nói suồng sã 14. Dùng những từ đệm khơng cần thiết 15. Cách nói khích bác 13 NHỮNG ĐIỀU NÊN & KHƠNG NÊN TRONG ĐỐI THOẠI NÊN Tập trung thảo luận v/đ Đến đúng giờ Gửi trước nội dung Ghi biên bản một cách chính xác, chỉ rõ v/đ nào đã được giải quyết, v/đ nào cần tiếp tục giải quyết Giải thích để NLĐ và lãnh đạo DN hiểu rõ về hoạt động này Tiến hành đúng lịch quy định 10/13/20 KHƠNG NÊN Bắt đầu bằng những v/đ khó chọn giải quyết vấn đề đơn giản trước Để tính cách của ai đó làm ảnh hưởng đến buổi đối thoại Chỉ trích lẫn nhau Giải quyết v/đ một cách chung chung 14 Hồ Phi Giao NHỮNG VẤN ĐỀ NÊN & KHƠNG NÊN TRONG ĐỐI THOẠI KHƠNG NÊN Đốn trước kết quả Coi thường bất kỳ v/đ nào (dù là nhỏ) Trì hỗn chia sẻ thơng tin về việc tìm ra các giải pháp cho các v/đ Bắt đầu muộn hơn hoặc kéo dài hơn so với kế hoạch 10/13/20 15 Hồ Phi Giao PHẦN VI 16 XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! ... CHƯƠNG TRÌNH 1 BUỔI ĐỐI THOẠI 1. ổn định tổ chức (hoặc hình thức khác) 2. Tun bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu nội dung buổi? ?đối? ?thoại, người? ?đối? ?thoại, ngun tắc? ?đối? ? thoại 3. Mời chủ tọa lên chủ trì hoặc lần lượt mời từng đại ... Tranh luận gay gắt vì quan điểm cá nhân khơng phải là đối? ?thoại? ?(hay ít ra thì cũng khơng phải là? ?đối? ?thoại? ?ta nên có) Ngồi giả vờ gật gật nhưng chẳng nghe chữ nào, và đầu thì đang nghĩ? ?việc? ?khác, khơng phải là? ?đối? ? thoại Ngồi nhìn người? ?đối? ?diện nói và nghĩ trong ... Ngồi nhìn người? ?đối? ?diện nói và nghĩ trong lịng: “Cách nói chuyện của ơng này có vẻ khơng thật, cử chỉ khệnh khạng, nói? ?năng? ?kiêu căng…” khơng phải là? ?đối? ?thoại. Đó là đánh du kích Đối? ?thoại? ?thực sự là tìm đồng cảm để hiểu nhau