CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC I.Tuyển dụng và tầm quan trọng của tuyển dụng nhân lực 1.Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân lực -“Tuyển dụng là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng bên trong tổ chức và đánh giá các ứng cử viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra” . 1 -Vai trò của tuyển dụng nhân lực : Quá trình tuyển dụng là khâu quan trọng giúp cho các nhà quản lý nhân lực đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển dụng có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển dụng tốt sẽ giúp cho các nhà tổ chức có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Tuyển dụng tốt sẽ giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do phải tuyển dụng lại, đào tạo lại, cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc. Tuyển dụng nhân sự không chỉ là nhiệm vụ của phòng tổ chức, và cũng không chỉ là công việc đơn giản bổ sung người lao động cho doanh nghiệp, mà đó thực sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn cẩn thận. Nó đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau, phải có sự định hướng rõ ràng, phù hợp của lãnh đạo doanh nghiệp. 1 PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và Th.S Nguyễn Vân Điềm,quản trị nhân lực,nhà xuất bản LĐ-XH,2007,trang 93 2.Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân lực 2 -Môi trường bên trong (các yếu tố thuộc về tổ chức): +Uy tín của công ty +Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội +Các quan hệ với công đoàn, các chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động +Chi phí -Môi trường bên ngoài (Các yếu tố thuộc về môi trường ): +Các điều kiện về cung, cầu lao động +Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác +Các xu hướng kinh tế +Thái độ của xã hội đối với một số nghề nhất định 3. Những căn cứ dẫn đến tuyển dụng nhân lực 3 -Xu hướng phát triển hoặc thay đổi về số lượng và chất lượng nhân sự trong những năm trước -Quan hệ tương quan giữa nhân sự và các chỉ tiêu khác trong xí nghiệp ( quy mô sản xuất lao động, tốc độ áp dụng KHCN mới vào sản xuất…) -Ý kiến dự báo của các chuyên gia khi phân tích ảnh hưởng của các biến đổi thuộc môi trường bên ngoài tới vấn đề nhân sự. Cân đối giữa nhu cầu về nhân sự đối với số lượng thực tế hiện có,ta có thể tính được số lượng cần tuyển dụng.Thông thường nhu cầu tuyển dụng xuất hiện trong một số trường hợp sau: + Do cải tiến công nghệ,áp dụng kỹ thuật mới,thay đổi chiến lược mà tăng số nơi làm việc,vì vậy cần tuyển thêm người. +Có một số nơi làm việc trống (trước có nhưng nay không có người làm) do một số về hưu,thăng chức,chuyển công tác,bị sa thải kỷ luật. II.Quy trình tuyển dụng nhân lực 2 PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và Th.S Nguyễn Vân Điềm,quản trị nhân lực,nhà xuất bản LĐ-XH,2007,trang 96. 3 PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và Th.S Nguyễn Vân Điềm,quản trị nhân lực,nhà xuất bản LĐ-XH,2007,trang 98. 1.Phân tích nhu cầu nguồn nhân lực “Nhu cầu tuyển dụng là số lượng và cơ cấu nhân lực cần thiết để đáp ứng về mặt số lượng và chất lượng, theo ngắn hạn và theo dài hạn cho các công việc và năng lực trong diễn biến hoạt động của doanh nghiệp” 4 . Vì vậy, làm rõ được nhu cầu chính xác của doanh nghiệp đối với nhân viên và thông qua phương pháp tìm kiếm hữu hiệu để thu hút nhân tài là điều kiện tiên quyết và là khâu quan trọng trong quá trình tuyển chọn và sử dụng nhân viên. Việc phân tích nhu cầu phải dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức và chiến lược phát triển nguồn nhân lực ở hiện tại và tương lai của tổ chức đó. 2.Lập kế hoạch tuyển dụng 5 Trong hoạt động tuyển dụng , một tổ chức cần xác định xem cần tuyển dụng bao nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển. Do có một số người nộp đơn không đủ điều kiện hoặc một số người khác không chấp nhận các điều kịên về công việc nên tổ chức cần tuyển dụng được số người nộp đơn nhiều hơn số họ cần thuê mướn. Trong kế hoạch tuyển dụng , chúng ta phải xác định được các tỷ lệ sang lọc chính xác và hợp lý. Các tỷ lệ sang lọc giúp cho các tổ chức quyết định được bao nhiêu người cần tuyển cho từng vị trí cần tuyển. Các tỷ lệ sàng lọc thể hiện mối quan hệ về số lượng các ứng viên còn lại ở từng bước trong quá trình tuyển dụng và số người sẽ được chấp nhận vào bước tiếp theo. Tỷ lệ sàng lọc có ảnh hưởng tới chi phí tài chính,tâm lý của người dự tuyển và kỳ vọng của người xin việc.Tỷ lệ sàng lọc ở các tổ chức ở nước ta hiện nay được xác định tùy theo ý định chủ quan của người lãnh đạo mà chưa có những căn cứ xác đáng trên cơ sở khoa học.Các tỷ lệ sàng lọc phần lớn do tính đặc thù của công việc,tâm lý xã hội của người xin việc quyết định,trong đó yếu 4 Kỹ năng tuyển dụng,www.doanhnhan360 o .com 5 PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và Th.S Nguyễn Vân Điềm,quản trị nhân lực,nhà xuất bản LĐ-XH,2007,trang 103. tố thu nhập có ý nghĩa quan trọng nhất.Do đó,khi xác định tỷ lệ sàng lọc ta cần phải căn cứ vào một số yếu tố để xác định như: -Thị trường lao động -Nguồn lao động -Mức độ phức tạp của công việc -Tâm lý chọn nghề của tập thể người lao động -Kinh nghiệm của tổ chức trong công tác tuyển dụng. 3.Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng 3.1 Các nguồn nhân sự tuyển dụng Các doanh nghiệp thường tuyển dụng nhân lực từ 2 nguồn, ở bên trong doanh nghiệp và ở thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp.Nguồn nhân lực bên trong thường được ưu tiên hơn nhưng nguồn nhân lực bên ngoài lại có quy mô rộng lớn hơn, nên được tuyển dụng nhiều hơn. Nguồn nhân lực từ trong doanh nghiệp : là những người đang làm việc cho doanh nghiệp. Họ thường được lựa chọn cho những vị trí công việc cao hơn mà họ đảm nhận. Với nguồn nhân lực này, doanh nghiệp hiểu rất rõ về khả năng, tính cách của họ nên việc chọn lựa dễ hơn, chính xác hơn.Khi lựa chọn nguồn nhân lực này, doanh nghiệp không mất thời gian đào tạo,chi phí tuyển dụng và vẫn duy trì được công việc như cũ ;kích thích được tinh thần, khả năng làm việc của nhân viên. Tuy nhiên khi sử dụng nguồn nhân lực này,doanh nghiệp sẽ không thay đổi được chất lượng nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp: sinh viên các trướng ĐH,CĐ,các trung tâm dạy nghề, những lao động tự do hay những lao động đang làm việc trong các tổ chức khác.Với nguồn nhân lực rộng lớn này,doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn hơn,nhưng lại cũng khó khăn lựa chọn hơn.Khi tuyển dụng từ bên ngoài,doanh nghiệp phải mất chi phí tưyển dụng, đào tạo,hướng dẫn… nguồn nhân lực này sẽ làm thay đổi chất lượng lao động của doanh nghiệp. 3.2 Các hình thức tuyển dụng nhân sự -Tuyển dụng thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông(báo chí,vô tuyến,mạng Internet…) -Thông qua sự giới thiệu -Thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm -Thông qua các hội chợ việc làm -Tuyển dụng trực tiếp tại các trường ĐH,CĐ 4.Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng Doanh nghiệp cần xác định được những địa điểm cung cấp nguồn lao động thích hợp cho mình.Chẳng hạn,lao động phổ thông tập trung ở các vùng nông thôn,còn lao động đòi hỏi tay nghề,chuyên môn sẽ tập trung trong các trường ĐH,CĐ,trung học ,dạy nghề…Doanh nghiệp cũng phải lên được thời gian dài hạn,ngắn hạn phù hợp với nhu cầu của mình.Kế hoạch thời gian tuyển dụng phải căn cứ vào mục tiêu của tổ chức đã xây dựng tương ứng (quy mô kinh doanh,tốc độ tăng trưởng,tính chất công nghệ). 5.Thông báo tuyển dụng Quá trình thông báo tuyển dụng có vị trí quan trọng,nó được quyết định bởi các phương pháp thu hút người xin việc. Trong chiến lược thu hút nguồn nhân lực của mình,các tổ chức cần cân nhắc các hình thức kích thích để đưa ra khi công bố trên các phương tiện quảng cáo. 6.Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ Ở bước này thì cán bộ nhân sự thường đánh giá ứng cử viên thông qua cách ăn mặc,lời ăn tiếng nói…qua đó tìm hiểu động cơ làm việc của ứng cử viên. Phỏng vấn sơ bộ là để loại bớt các ứng viên không đủ yêu cầu.Trong quá trình phỏng vấn sơ bộ nếu phát hiện ra các ứng viên không có khả năng phù hợp với công việc cần tuyển chọn thì cần loại bỏ ngay,tuy nhiên để ra được quyết định này thì các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách kỹ lưỡng. 7.Xem xét đơn xin việc Xét hồ sơ xin việc hay sàng lọc hồ sơ là thực hiện bước đánh giá đầu tiên trong quá trình tuyển chọn nhằm nhanh chóng loại bớt những ứng cử viên không phù hợp.Với mục đích này,việc nghiên cứu hồ sơ chỉ dừng lại ở mức kiểm tra xem ứng cử viên có đáp ứng được yêu cầu cơ bản hay không. Vì vậy,cán bộ nhân sự cần thận trọng khi quyết định loại bỏ một ứng cử viên rất tốt nhưng chuẩn bị hồ sơ không chu đáo.Hồ sơ xin việc của ứng viên có thể theo mẫu chung hay mẫu do công ty tự thiết kế.Tuỳ từng công ty mà có thể họ có hoặc không có mẫu riêng. 8.Kiểm tra trình độ của ứng cử viên 8.1 Thi viết 6 -Ưu điểm: không mất nhiều thời gian,hiệu suất cao,cùng một lúc đánh giá được nhiều người,có độ tin cậy và hiệu quả cao trong việc sát hạch kiến thức,kỹ thuật và khả năng của thí sinh,kết quả đánh giá cũng tương đối khách quan.Vì vậy cho đến nay thi viết vẫn là phương pháp lựa chọn nhân tài thong thường nhất trong các doanh nghiệp. -Hạn chế: không thể sát hạch được một cách toàn diện về các mặt như thái độ,phẩm chất đạo đức,tính cách cũng như khả năng quản lý tổ chức,khả năng diễn đạt bằng lời và kỹ năng thao tác…của thí sinh . 8.2 Thi vấn đáp 7 Cuộc thi vấn đáp có ý nghĩa quan trọng trong việc tuyển chọn nhân viên: -Tạo cơ hội cho bộ phận sử dụng nhân viên của doanh nghiệp quan sát thí sinh -Thông qua thi vấn đáp hiểu được kinh nghiệm tri thức,khả năng cũng như hứng thú sở thích của thí sinh 6 Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý,phương pháp và kỹ năng quản lý nhân sự,nhà xuất bản LĐ- XH,2005,trang133 7 Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý,phương pháp và kỹ năng quản lý nhân sự,nhà xuất bản LĐ- XH,2005,trang135 -Tạo cơ hội cho thí sinh tìm hiểu doanh nghiệp và một số thông tin có liên quan đến công việc -Tìm hiểu được thông tin của thí sinh ở những phương diện khác để lập ra quyết sách sử dụng. 8.3 Trắc nghiệm Là một phương pháp khoa học, đánh giá những người tham gia trắc nghiệm thông qua một loạt các câu hỏi. Có rất nhiều kiểu trắc nghiệm như: -Trắc nghiệm tâm lý -Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng chuyên môn -Trắc nghiệm về tính cách và sở thích -Trắc nghiệm về tính trung thực -Trắc nghiệm y học. 8.4 Phương pháp mô phỏng tình huống 8 Đây là phương pháp thường được sử dụng hiện nay,người tìm việc được đặt trong một tình cảnh thực tế(hoặc tương đối thực tế) để họ giải quyết vấn đề ở một phương diện nào đó.Trong tình huống này đòi hỏi thí sinh bộc lộ ra những khả năng có liên quan đến công việc,từ đó sát hạch được khả năng mọi mặt của thí sinh và căn cứ vào mức độ năng lực,tố chất của thí sinh để quyết định có sử dụng hay không. Hiện nay,phương pháp thi trắc nghiệm tâm lý và phương pháp mô phỏng tình huống chưa được sử dụng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ,nó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và hiện đại. Do vậy, để áp dụng phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một đội ngũ tuyển dụng tài giỏi và có đầy đủ phương tiện kỹ thuật. 8.5. Phỏng vấn ứng cử viên 8 Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý,phương pháp và kỹ năng quản lý nhân sự,nhà xuất bản LĐ- XH,2005,trang139. -“Phỏng vấn tuyển dụng là một hoạt động trao đổi thông tin trực tiếp được thiết kế để khám phá những sự thật về kiến thức,kinh nghiệm thành công và thất bại trong quá khứ cũng như động cơ làm việc của ứng cử viên nhằm xác định xem liệu họ có thể làm tốt công việc không” 9 . -Hình thức phỏng vấn: +Phỏng vấn tự do +Phỏng vấn theo cấu trúc đã định trước +Kết hợp cả 2 hình thức trên -Người thực hiện phỏng vấn: Số lượng người thực hiện phỏng vấn và ai sẽ là người phỏng vấn thì tuỳ thuộc vào mỗi công ty.Tuy nhiên,thông thường thì bao gồm có: cán bộ phòng nhân sự,GĐ bộ phận chức năng và GĐ của công ty. -Phương pháp phỏng vấn 10 : +Phỏng vấn hội đồng: là phương pháp nhiều người phỏng vấn 1 người trong một buổi phỏng vấn.Công ty sẽ cử ra một vài người để phỏng vấn ứng cử viên.Phỏng vấn kiểu này khá tốn kém cho nên thường áp dụng cho việc tuyển dụng cho một chức vụ quản trị. +Phỏng vấn căng thẳng: hầu hết các cuộc phỏng vấn đều hạn chế tới mức tối thiểu sự căng thẳng của ứng cử viên. Tuy nhiên đôi khi công ty lại cố ý tạo ra sự căng thẳng để xem ứng cử viên phản ứng thế nào trong một số tình huống nào đó.Loại phỏng vấn này chỉ áp dụng đối với các phỏng vấn viên có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn cao. +Phỏng vấn mô tả hành vi: là phương pháp phỏng vấn dựa trên lập luận rằng hành vi trong quá khứ là một chỉ số tiên đoán hành vi trong tương lai cũng như sự hoàn thành công việc trong tương lai.Phương pháp này đòi hỏi các 9 Tuyển dụng đúng người “dụng nhân” đúng ngay từ khâu tuyển dụng-Bộ sách quản trị nhân lực,Nhà xuất bản trẻ ,2006 10 Nguyễn Hữu Thân,quản trị nhân sự, nhà xuất bản Thống kê,1996,trang 176 ứng cử viên đưa ra các ví dụ cụ thể là họ đã giải quyết các vấn đề đó như thế nào hoặc đã hoàn thành công việc như thế nào. +Phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm 9.Kiểm tra lý lịch Mục tiêu là muốn kiểm tra lại những thông tin mà ứng cử viên cung cấp cho các nhà tuyển dụng có chính xác hay không. Đồng thời thông qua thẩm tra họ mong muốn phát hiện những tiềm năng mới của ứng cử viên. Công ty có thể liên lạc với cơ sở đào tạo ,người phụ trách,bạn bè đồng nghiệp để có thêm thông tin về ứng cử viên . 10.Quyết định tuyển chọn và kiểm tra sức khoẻ Khi đã xác định được một danh sách chọn lọc bao gồm một số ít những ứng cử viên phù hợp nhất,vấn đề của doanh nghiệp lúc này là chọn ai lại phụ thuộc vào sự phù hợp của doanh nghiệp với ứng cử viên trên nhiều phương diện như : sự kỳ vọng của ứng cử viên,khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp,mục tiêu nghề nghiệp của ứng cử viên và xu hướng phát triển của doanh nghiệp. Khi đã được tuyển chọn thì bước cuối cùng kiểm tra sức khoẻ có để bảo đảm công việc hay không.Công việc này thường do bác sĩ tại doanh nghiệp kiểm tra trực tiếp. 11.Tuyển dụng bổ nhiệm Khi ứng cử viên đã qua tất cả các bước trên thì được công ty ra quyết định bổ nhiệm và bắt đầu vào giai đoạn định hướng. III. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tuyển dụng Nhân tố quan trọng tạo nên tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức chính là con người. Một tổ chức mà sở hữu cho mình một đội ngũ lao động tài giỏi thì ắt hẳn tổ chức đó sẽ dễ dàng đạt được thành công. Chính vì thế, khi một tổ chức làm tốt công tác tuyển dụng thì tổ chức đó sẽ tìm kiếm được những người lao động có trình độ phù hợp với yêu cầu công việc. Điều này cũng có nghĩa là tổ chức đó sẽ đạt được những thành công hết sức to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nếu doanh nghiệp tuyển phải lao động có trình độ thấp, hoặc những lao động được tuyển vào nhưng không làm đúng trình độ chuyên môn đào tạo thì hiện tượng này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, gây lãng phí trong sử dụng lao động, làm tăng chi phí cho việc đào tạo lại,qua đó tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo lại. Khi càng có nhiều người tham gia xin việc thì doanh nghiệp càng có cơ hội lựa chọn lao động có trình độ cao và hiệu quả công việc sẽ được nâng cao.Lao động có trình độ chuyên môn cao thì khả năng thực hiện công việc của người lao động đó được tốt hơn. Đây là một thuận lợi trong việc đánh giá thực hiện công việc của tổ chức. Ngoài ra, hoạt động tuyển dụng cũng ảnh hưởng đến hoạt động trả lương của doanh nghiệp. Tuyển được lao động chất lượng tốt thì lao động đó sẽ đòi hỏi mức thù lao cao tương xứng với trình độ và vị trí công việc mà họ đảm nhận.Mức lương cao lại tác động trở lại hoạt động tuyển dụng là thu hút ứng viên có trình độ cao. Muốn công tác tuyển dụng đạt kết quả cao thì ngoài việc lựa chọn được lao động có trình độ cao còn phải bố trí người lao động vào đúng vị trí công việc, có như vậy mới tạo được sự thoả mãn trong công việc, giảm thiểu tỷ lệ thay thế, thuyên chuyển lao động và tình trạng người lao động rời bỏ doanh nghiệp. Với tầm quan trọng to lớn và ảnh hưởng xuyên suốt đến các hoạt động nhân sự khác nhau của công tác tuyển dụng thì việc hoàn thiện công tác tuyển dụng nên được chú trọng. Nó là sự cần thiết tất yếu đối với các doanh nghiệp, đặc biệt trong thời đại ngày nay. . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC I .Tuyển dụng và tầm quan trọng của tuyển dụng nhân lực 1.Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân lực - Tuyển. nhân lực “Nhu cầu tuyển dụng là số lượng và cơ cấu nhân lực cần thiết để đáp ứng về mặt số lượng và chất lượng, theo ngắn hạn và theo dài hạn cho các công