Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức văn phòng trong doanh nghiệp

Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức văn phòng trong doanh nghiệp I. Khái niệm và chức năng văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp. Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ gọi là văn phòng. Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ nh vậy khá nhiều, từ khi cách mạng KHKT tiến nhanh nh vũ bão, giao lu thơng mại đợc mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ trong các tổ chức đơn vị tăng lên nhanh chóng. Nếu không kịp xử lý nó sẽ cản trở đến công việc kinh doanh của các doanh nghiệp từ đó các nhà nghiên cứu quản trị của Việt Nam cũng nh của Tổng công ty quan tâm nhiều hơn tới công tác Văn phòng của đơn vị và coi công tác văn phòng là điều kiện sống còn của các tổ chức. Mỗi Văn phòng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, ở các doanh nghiệp Nhà nớc thì Văn phòng có những nhiệm vụ sau: - Xây dựng chơng trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và lịch hàng tuần, hàng ngày của CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi công việc thực hiện kế hoạch đã vạch ra. Văn phòng tiến hành thu thập thông tin từ bên ngoài và trong nội bộ doanh nghiệp để kịp thời xử lý, giúp lãnh đạo kịp thời đề ra phơng hớng hoạt động SXKD. Văn phòng còn chịu trách nhiệm biên tập văn bản, chuẩn bị báo cáo đề án, báo cáo phơng án quản lý theo sự lãnh đạo của CQ. - Bên cạnh đó Văn phòng thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính, hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng. - Văn phòng cũng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, hỗ trợ phơng tiện và điều kiện để cán bộ CNV nâng cao hiệu quả công tác và hiệu quả hoạt động. Nh vậy, Văn phòng là bộ phận tổng hợp quản lý các hoạt động của CQ và là bộ máy tham mu giúp đỡ lãnh đạo điều hành hoạt động của CQ. 2. Chức năng của Văn phòng Có rất nhiều loại hình văn phòng nh văn phòng cơ quan hành chính, văn phòng DNSXKD, văn phòng dịch vụ . Để phân biệt đợc CQ này với CQ khác ta căn cứ vào các chức năng của từng văn phòng. ở đây chủ yếu phân tích về Văn phòng DNSXKD. Văn phòng trong đơn vị SXKD đóng vai trò hết sức to lớn có ảnh hởng quyết định mọi hoạt động cuả DN. Quan trọng hơn, Văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ cũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD. Văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau: a. Chức năng thông tin tổng hợp Ngày nay các hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và đợc xem nh nguồn nhân lực của mọi sự phát triển. Nguồn thông tin thờng rất phong phú và đa dạng, nó hiển diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin đợc thu thập và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị. Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống và Thông tin không có hệ thống. -Thông tin có hệ thống là loại thông tin đợc duy trì trong hệ thống tổ chức, đợc quy định về yêu cầu, nội dung và theo một kiểu thống nhất trong CQDN. Loại thông tin này đợc thể hiện dới dạng văn bản nh các quyết định, nghị định của Chính phủ xuống cấp dới, các báo cáo của cấp dới lên cấp trên. -Thông tin không có hệ thống là loại thông tin liên quan đến sự kiện xảy ra bất ngờ mang tính chất đột xuất không biết trớc. Loại thông tin này đòi hỏi phải thu nhận và xử lý nhanh chóng, kịp thời. Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiện tính năng động của nó. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp cấp quản lý có đợc quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, công tác thông tin giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến lợc quan trọng, lâu dài cũng nh các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất. Công tác thông tin tổng hợp cũng cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến phơng thức đổi mới t duy và cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển. Trong thời đại bùng nổ thông tin nh hiện nay thì công tác thông tin tổng hợp càng làm thay đổi vị trí và vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh nghiệp. Rõ ràng cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vợt bậc của kinh tế mỗi nớc. Các doanh nghiệp đã nhận thấy rõ vai trò, chức năng quan trọng của thông tin trong hoạt động kinh doanh bởi vì nền kinh tế càng phát triển thì lu lợng thông tin càng phong phú và đa dạng. Mặt khác, để tồn tại và phát triển kinh tế xã hội, các quốc gia phải thi hành chính sách mở cửa, khuyến khích các doanh nghiệp hội nhập và trong cơ chế mở.Muốn tồn tại, các doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt các nguồn thông tin và xử lý chúng kịp thời để đạt đợc mục tiêu trong kinh doanh. Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rất quan trọng. Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lu lợng thông tin thì các phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng và phong phú. Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn phòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và rất có hiệu quả. Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chơng trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ quan.Bên cạnh đó, với các trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn, năng động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn. Nh vậy, công tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị văn phòng. b. Chức năng tham mu Ta biết rằng hoạt động của một CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp. Nh chúng ta đã biết, bất cứ cấp lãnh đạo nào cũng phải đặt ra các mục tiêu SXKD.Muốn đạt đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển. Đặc điểm chính của một tổ chức hoạt động hiệu quả đó là khả năng dự báo những thay đổi cần thiết về mặt tổ chức và giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi. Việc hoạch định và lập kế hoạch đợc xem nh là con đờng dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định đợc hớng đi nhanh nhất, đúng đắn nhất. Thông thờng các DNSX kế hoạch dựa trên quy luật cơ bản: quy luật giá trị và những khả năng thực tế của mình để đảm bảo vai trò là công cụ để quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh nền KTXH. c. Chức năng hậu cần Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thờng của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ nh tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng thêm hiệu quả làm việc. Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc coi nh công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo. Công tác hậu cần còn là diện mạo của CQ qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối ngoại. II. Cải tiến, hoạt động văn phòng theo hớng hiện đại doanh nghiệp 1. Vai trò của văn phòng hiện đại ở doanh nghiệp Trớc đây, trong cơ chế cũ, Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động lãnh đạo. Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ chế thị trờng, theo định hớng XHCN với sự quản lý của nhà nớc, để đảm bảo đứng vững trong môi trờng cạnh tranh, các doanh nghiệp đã đầu t dây chuyền thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phơng thức quản lý, tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Do đó hiệu quả hoạt động đã đợc nâng lên rõ rệt. Thực tế đó đã phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng. Bên cạnh đó, những thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp lực buộc các văn phòng phải khẩn trơng đi vào hiện đại hoá. Khi các nhà quản lý chú trọng đến các công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng hiện đại trong doanh nghiệp Nhà n- ớc ngày càng đợc khẳng định. Rõ ràng, văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, nhân viên văn phòng. Các trang thiết bị hiện đại đã giúp họ đắc lực hơn trong công việc, tạo năng suất và hiệu quả ngày càng cao. Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý điều hành nhng vẫn đảm bảo chất lợng làm việc. Đồng thời nó giúp các nhà quản lý thoát khỏi những công việc mang tính chất sự vụ, kích thích sự sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đa ra những phơng hớng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý doanh nghiệp. Nh vậy cùng với xu thế chung của cơ chế mới, sự xuất hiện Văn phòng hiện đại với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan trọng của công tác văn phòng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay. 2. Cải tiến công tác tổ chức văn phòng. Mục tiêu của các nhà quản trị Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mu cho cấp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động của CQ một cách hiệu quả nhất. Muốn xây dựng một văn phòng theo hớng hiện đại trớc hết phải cải tiến các bớc sau: - Tổ chức về nhân sự - Nghiệp vụ hành chính - Trang thiết bị kỹ thuật - Môi trờng làm việc *Tổ chức về nhân sự: Trong xu hớng phát triển của XH hiện nay, yếu tố con ngời luôn là trung tâm của mọi hoạt động. Một doanh nghiệp hay một tổ chức dù có nguồn tài chính phong phú với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu chăng nữa nếu thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng sẽ trở thành đơn vị yếu kém. Bởi vậy, khi cải tiến văn phòng theo hớng hiện đại hoá thì vấn đề quan trọng nhất là phải cải tiến công tác tổ chức nhân sự. Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn và kiến thức của các nhân viên ngày càng đợc năng cao. ở Việt Nam hiện nay, những ngời không có trình độ đang dần bị đào thải, lực lợc lao động trẻ nếu không có năng lực và trình độ chuyên môn sẽ khó tìm đợc việc làm. thực tiễn đó phản ánh nhu cầu cải tiến, đổi mới chất lợng lam việc của nhân viên trong các doanh nghiệp ngày càng cao. Song song với đầu t trang thiết bị, các nhà quản trị cần phải có chính sách bồ dỡng thêm cho nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho họ những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng một cách tổng quát để có thực hiện tốt các nhiệm vụ, các công việc trong văn phòng. Các nhân viên phải đợc đào tạo đa năng để có thể đảm nhiệm các công việc khác nhau, biết chi phối công việc của cả văn phòng và biết xử lý chọn lọc các nguồn thông tin một cách hợp lý, chính xác, kịp thời, giúp các nhà quản lý đa ra những quyết định đúng đắn nhất. Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, ngời quản trị còn phải biết tổ chức, sắp xếp nhân sự một các hợp lý. Hiện nay ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vấn đề tổ chức nhân sự thờng đơn giản hơn vì cơ cấu quyền lực này chỉ có một cấp, cấp lãnh đạo (giám đốc) trực tiếp điều hành lao động tuyến cơ sở, nên tổ chức gọn nhẹ. Với các văn phòng các doanh nghiệp lớn thì cơ cấu tổ chức phức tạp hơn, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các bộ phận trong văn phòng với đầy đủ chức năng văn phòng. Vì vậy, đối với doanh nghiệp này, việc tổ chức nhân sự nên tập trung. Có nghĩa là mọi công việc văn phòng của các phòng ban đều đa lên đầu não và tập trung nhân sự lên đó để tiến hành xử lý thông tin và thực hiện các công việc khác trong văn phòng chỉ để lại các phòng ban một số nhân viên văn phòng cần thiết nh văn th. Việc sắp xếp tổ chức nhân sự theo kiểu tập trung nh vậy thể hiện tính thống nhất, đồng thời các nhân viên dễ dàng trao đổi công việc khi cần có thể hỗ trợ nhau. Bên cạnh đó, việc tổ chức sắp xếp nhân sự một cách hợp lý, ngời quản trị văn phòng cần quan tâm đến nhu cầu của nhân viên có nghĩa là quan tâm đến chế độ, chính sách, chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của họ, phải biết lắng nghe ý kiến nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng lực, tạo cho họ có cơ hội thăng tiến, khuyến khích họ học hỏi nâng cao kiến thức. Ngoài ra, trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu về chuyên môn, kiến thức, nghiệp vụ thì ngời quản trị văn phòng phải chú ý tới phẩm chất đạo đức của nhân viên, vì trong điều kiện làm việc mới thì càng phải có những yêu cầu mới về phẩm chất của mỗi nhân viên nhằm phải ánh tính chất hiện đại của văn phòng. Trớc hết họ phải có trách nhiệm về công việc, có óc sáng tạo nhanh nhẹn, và biết đề xuất ý kiến giúp lãnh đạo đa ra những quyết định đúng. Mặt khác, họ phải là ngời luôn chủ động trong việc biết cách giao tiếp và ăn mặc lịch sự gọn gàng. Nói tóm lại, tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của ngời quản trị, bởi nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của văn phòng. trong xu hớng phát triển mới để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác văn phòng phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá. Văn phòng của mỗi doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân viên có năng lực, có phẩm chất đạo đức và thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn, có nh vậy mới đáp ứng đợc nhu cầu trong từng thời kỳ mới. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn của CBCNV ngày càng cao. Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần phải có chính sách bồi dỡng về nghiệp vụ, trang bị những kiến thức Văn phòng một cách tổng quát để họ có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ văn phòng. Vậy tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của nhà quản trị, nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của Văn phòng. Trong xu hớng phát triển mới, để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác văn phòng, Văn phòng của doanh nghiệp cần một đội ngũ nhân viên có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt. * Nghiệp vụ hành chính: Nghiệp vụ hành chính văn phòng theo hớng hiện đại hoá là tập hợp những ph- ơng cách, những quy định, các thao tác cụ thể mà ngời lãnh đạo vận dụng một cách sáng tạo, có hiệu quả cao. Trớc đây, một số nghiệp vụ hành chính đợc làm thủ công nh ghi chép sổ sách, tính toán hoặc văn bản viết bằng tay, công tác thông tin đợc vận dụng một cách máy móc, không có hệ thống dẫn đến sai lệch hoặc gây chậm trễ làm giảm hiệu quả lao động. Ngày nay các trang thiết bị đã hỗ trợ rất nhiều cho nghiệp vụ hành chính bởi vậy mà chất lợng công việc ngày càng cao. Cải tiến các nghiệp vụ hành chính có nghĩa là cải tiến tổ chức hoạt động trong Văn phòng kết hợp các trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động trong văn phòng kết hợp với trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động gọn nhẹ, kết hợp với xu thế phát triển mới đó là nên tập trung các nghiệp vụ hành chính. Có hai hình thức tập trung: +Tập trung theo địa bàn: Hoạt động hành chính đều đợc tập trung tại một điểm duy nhất. Kiểu tập trung này có u điểm là dễ huy động nhân sự, dễ quản lý, kiểm tra, dễ sử dụng các trang thiết bị. Tuy nhiên, nó cũng có nhiều nhợc điểm nh khó chuyên môn hoá, thiếu sự quan tâm đến từng loại công việc. Vì vậy, kiểu tập trung này chỉ nên áp dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ. +Tập trung theo chức năng: Các nghiệp vụ hành chính đợc phân ra thành bộ phận chuyên môn theo chức năng. Ưu điểm của cơ cấu tập trung theo chức năng là cố thể thu hút đợc nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên viên này sẽ tham mu cho nhà quản trị văn phòng về các hoạt động hành chính của từng bộ phận chuyên môn. Nhợc điểm chủ yếu của tập trung theo chức năng là hình thức này nếu không khéo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trởng, có nghĩa là xuất hiện sự lấn quyền. Thông thờng, việc tập hoạt động hành chính không dợc các cấp quản trị và những ngời thi hành a thích nhng để việc quản lý hiệu quả thì việc tập trung lại tỏ ra không cần thiết. Đặc biệt, với hình thức tập trung theo chức năng, chánh văn phòng luôn có sự cộng tác về các chuyên viên của các bộ phân chuyên môn, nh vậy việc hoạch định, tổ chức điều hành, giám sát và quản lý sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn và thể hiện tính thống nhất trong quản lý chánh văn phòng các hoạt động hành chính Hình 1: Kiểu tập trung theo địa bàn chánh văn phòng Bộ phận A bộ phận b bộ phận c Hình 2: Kiểu tập trung theo chức năng Bên cạnh việc cải tiến tổ chức hoạt động chính nên tiến hành cải tiến cơ cấu quản lý trong các doanh nghiệp. Trong xu thế phát triển của doanh nghiệp cần bố trí thêm một số vị trí mới để đảm nhận những nghiệp vụ mới để cơ cấu quản lý trở nên năng động và phù hợp với điều kiện kinh tế của doanh nghiệp. chủ tịch hội đồng quản trị phụ tá hành chính tổng giám đốc chánh văn phòng bộ phận a bộ phận b bộ phận c Hình 3: Sơ đồ cơ cấu quản lý [...]... Văn phòng cũng phải có sự nghiên cứu và bố trí một cách khoa học và hợp lý Muốn đạt đợc mục tiêu doanh nghiệp cần phải có cơ cấu linh hoạt, uyển chuyển ở các doanh nghiệp Việt Nam, thông tin là một hệ thống cực kỳ quan trọng Vì thế, tổ chức không nên phân tán Một văn phòng tổ chức theo kiểu tập trung cũng có những u, nhợc điểm riêng Do đó tuỳ thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp mà có sự tổ chức Văn. .. mọi công việc một cách tốt nhất Bởi vậy, khi xây dựng văn phòng hiện đại, các nhà quản trị phải nghiên cứu, tìm hiểu các nhân tố ảnh hởng để từ đó tổ chức sắp xếp cho khoa học và hợp lý Quản trị văn phòng ngày nay đã trở thành một ngành học lớn trên thế giới, nó đã, đang và sẽ là lĩnh vực không thể thiếu trong mọi tổ chức kinh doanh Chính văn phòng có tầm quan trọng quyết định, nên việc tổ chức một Văn. ..Nói tóm lại bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều phải thực hiện các nghiệp vụ hành chính, vì vậy cải tiến nghiệp vụ hành chính là cải tiến cơ cấu quản lý, nghiệp vụ chuyên môn trong Văn phòng nhằm mục đích tăng hiệu quả làm việc hơn nữa * Trang thiết bị kỹ thuật: Trang thiết bị kỹ thuật là công cụ trợ giúp con ngời trong quá trình lao động SX Ngày nay khi xu hớng hiện... xử lý thông tin trong của các nhân viên trong văn phòng Nhân viên làm việc trong văn phòng kiểu mặt bằng mở nh vậy, sẽ cảm thấy thoải giảm đợc thời gian di chuyển Kiểu làm phòng làm việc này còn thể hiện tính tập thể, tạo ra không khí làm việc và tạo ra mối quan hệ gần gũi nhau hơn giữa các nhân viên trong văn phòng để từ đó có thể hỗ trợ, giám sát và giúp đỡ nhau khi cần thiết Bố trí phòng làm việc... hiện đại càng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của Văn phòng Trớc đây các doanh nghiệp cũng trang bị một số máy móc nhằm giảm bớt lao động chân tay nh bàn tính bằng tay, máy đánh chữ Khi khoa học phát triển, các nhà quản trị VP mới đẩy mạnh đầu t công nghệ tiên tiến Nhờ đó nhân viên văn phòng giảm bớt đợc lao động chân tay cũng nh rút ngắn thời gian hoàn thành công việc Bởi vậy muốn đạt đợc mục... tay cũng nh rút ngắn thời gian hoàn thành công việc Bởi vậy muốn đạt đợc mục tiêu, tăng năng suất, tạo lợi nhuận cao trong SXKD các doanh nghiệp nhất thiết phải tiến hành đổi mới trang thiết bị hiện đại trong hoạt động Văn phòng để từng bớc tạo chỗ đứng trong nền kinh tế tiếp tục đa Tổng.C.ty phát triển theo xu hớng phát triển chung của toàn ngành giao thông * Môi trờng làm việc: Khoa học đã chứng... lại thao tác theo những khoảng thời gian đều nhau Sự nhịp nhàng tạo điều kiện để các thao tác đợc phản ứng có điều kiện, làm cho ý thức của vỏ não giảm đi và ngợc lại hoạt động của các trung tâm điều khiển theo một trình tự quen thuộc của bộ óc tăng lên làm cho nhân viên không cảm thấy mệt mỏi Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công việc thì ngời quản trị văn phòng phải... việc một cách hợp lý và khoa học Vì vậy cải tiến môi trờng làm việc là một công việc không kém phần quan trọng của các nhà quản trị Văn phòng Văn phòng hiện đại ngày nay có khuynh hớng sắp xếp theo mặt bằng mở, có nghĩa là các nhà quản trị thờng sử dụng tối đa khoảng trống để sắp xếp nơi làm việc cho nhân viên Thay vì bố trí phòng riêng, nên xây dựng các vách ngăn, hoặc tủ, kệ để ngăn cách các bàn làm... quản trị văn phòng phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con ngời, sao cho nhân viên có ý thức làm chủ cao Con ngời thờng bị ảnh hởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý - Về tâm lý: Nếu làm việc trong một môi trờng tốt, đầy đủ ánh sáng, có nhiệt độ thích hợp, thoáng khí, thì họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc - Về sinh lý: Nếu nhân viên đợc làm việc trong môi trờng yên tĩnh, thoáng đãng,... tiện - Kinh tế -Thẩm mỹ Cách sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế dụng cụ một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần của nhân viên phấn chấn Các dụng cụ đặt ở vị trí thuận tiện, ngăn nắp, kết hợp với sự thao tác nhịp nhàng sẽ tiết kiệm đợc năng lợng lao động và tiết kiệm thời gian cho công nhân viên Nên sắp xếp các dụng cụ trong phạm vi liên hoàn để dễ lấy và động tác xoay chuyển cũng trở nên nhịp nhàng . Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức văn phòng trong doanh nghiệp I. Khái niệm và chức năng văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Văn phòng là bộ. động tuyến cơ sở, nên tổ chức gọn nhẹ. Với các văn phòng các doanh nghiệp lớn thì cơ cấu tổ chức phức tạp hơn, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các