Báo cáo thực tập tốt nghiệp công chứng viên đơn vị thực tập phòng công chứng số 6, thành phố hồ chí minh

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC - HỌC VIỆN TƯ PHÁP BÁO CÁO THỰC TẬP Họ tên: NGUYỄN VĂN TRUNG Lớp: Cơng chứng viên Khóa 23A (Buổi tối) SBD: 254 Đơn vị thực tập: Phịng Cơng chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh Thời gian: Từ ngày 17/7/2020 đến ngày 24/7/2020 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng năm 2020 Mục lục Trang phụ bìa Trang Mục lục Nhật ký thực tập Phiếu nhận xét kết thực tập Phiếu đánh giá kết thực tập Lời mở đầu I TĨM TẮT SƠ LƯỢC Q TRÌNH THỰC TẬP II CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA PHỊNG CƠNG CHỨNG SỐ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Lịch sử hình thành phát triển 2.2 Cơ cấu tổ chức 2.2.1 Bộ máy tổ chức 2.2.2 Cơ sở vật chất 2.3 Quy chế hoạt động cách thức quản trị Phịng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh 10 2.3.1 Phân công nhiệm vụ 10 2.3.2 Mối quan hệ công tác 13 III.HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG 14 3.1 Qúa trình hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng 13 3.2 Mặt làm 15 3.3 Mặt tồn 16 IV NỘI DUNG THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ 18 4.1 Việc thực quyền Phịng Cơng chứng Số 18 4.2 Việc thực nghĩa vụ Phịng Cơng chứng số .21 4.3 Nhận xét, đánh giá việc thực quyền nghĩa vụ Phịng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh 22 V KINH NGHIỆM THỰC TIỄN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP .24 Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục I LỜI MỞ ĐẦU Từ thời điểm xã hội có phân chia giai cấp, người bắt đầu xuất chế độ tư hữu tư liệu sản xuất, nhu cầu trao đổi, lưu thông hàng hóa từ hàng hóa, tài sản mang tính chất giản đơn đến tài sản, hàng hóa có giá trị lớn cần có người đứng bảo đảm giao dịch người với người xã hội tôn trọng Giai đoạn đầu, công chứng nghề tự xã hội, phục vụ cho nhu cầu tự nhiên, tự bảo vệ dân chúng thiết lập văn tự, khế ước cơng chứng viên sơ khai người có kinh nghiệm, có uy tín, có kiến thức, tơn trọng cử để giữ nhiệm vụ làm chứng cho chủ thể tham gia vào giao dịch Ở Việt Nam, từ thời phong kiến“…Việc thực quan hệ, giao dịch dân cá nhân mang tính tự phát Sự điều chỉnh nhà nước giao dịch dân sở thông qua việc thực quyền hành cá nhân có chức sắc quản lý hành theo địa hạt làng, xã (lý trưởng)…” Kể từ thời kỳ Pháp thuộc, hoạt động cơng chứng chủ yếu phục vụ co sách cai trị Pháp, cụ thể Pháp ban hành Sắc lệnh ngày 24 tháng năm 1931 Sau Cách Mạng Tháng Tám thành công, Nhà nước ta ban hành nhiều sắc lệnh quy định thị thực giấy tờ, thể lệ trước bạ việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất giao cho Uỷ ban kháng chiến hành (nay Uỷ ban nhân dân) cấp thực việc chứng nhận Một thời gian dài sau Nhà nước khơng tổ chức hoạt động công chứng, chứng thực; đến ngày 10/10/1987, Bộ Tư pháp cho đời Thông tư số 574/QLTPK đánh dấu tái lập hoạt động công chứng, nhằm đáp ứng yêu Giáo trình kỹ hành nghề công chứng, NXB Tư pháp, Tr 22 cầu cơng đổi tồn diện đất nước, từ đó, Phịng cơng chứng nhà nước Hà Nội TP Hồ Chí Minh thành lập Nhằm mục tiêu trang bị kiến thức hoạt động công chứng Việt Nam tham gia Lớp đào tạo nghiệp vụ Cơng chứng khóa 23 Học viện Tư pháp – Cơ sở TP Hồ Chí Minh, chương trình đào tạo có chương trình học phần kiến tập Học phần liên quan đến nội dung tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng, chủ động đăng ký kiến tập Phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh Trong suốt thời gian kiến tập Phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh tơi tiếp cận tìm hiểu nội dung như: lịch sử hình thành phát triển, cấu tổ chức, hoạt động tổ chức hành nghề công chứng; chức năng, nhiệm vụ, trình thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên; từ đúc kết số học kinh nghiệm cho thân để trang bị kiến thức thực tế áp dụng vào thực tiễn hoạt động cơng chứng sau I TĨM TẮT SƠ LƯỢC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Ngày 17 tháng năm 2020, tơi liên hệ Phịng Cơng chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh, địa số 47A Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh Trưởng Phịng cơng chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh chấp thuận kiến tập đơn vị Trong thời gian kiến tập theo lịch thực tập Học viện Tư pháp, từ ngày 17 tháng năm 2020 đến ngày 24 tháng năm 2020, trực tiếp ông Đỗ Thiện Căn - Công chứng viên đồng thời Trưởng Phịng cơng chứng Số thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn kiến tập đơn vị Tại buổi tham gia thực tập thực tế, ông Đỗ Thiện Căn giới thiệu sơ nét q trình hình thành phát triển Phịng Cơng chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh, tổng quan cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ tổ chức hoạt động chức phận Phịng Cơng chứng Ngồi ra, Cơng chứng viên hường dẫn tra cứu thông tin liên quan đến Phịng Cơng chứng Số Trang Web: www.congchung6.gov.vn đề tìm hiểu nội dung hoạt động Phịng Cơng chứng, đặc biệt trình tự, thủ tục cơng chứng Phịng Cơng chứng Số Đồng thời, thân cung cấp Quyết định thành lập, quy chế tổ chức hoạt động nội quy đơn vị Điều quan trọng hướng dẫn tận tình Cơng chứng viên Đỗ Thiện Căn, hỗ trợ từ anh chị em Phòng Cơng chứng, tơi tìm hiểu nghiên cứu cách nghiêm túc lịch sử hình thành phát triển nghề cơng chứng Việt Nam nói chung Phịng Cơng chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Được nhìn nhậ cách rõ nét cấu tổ chức, cách thức quản lý vận hành người, tùng phận Phòng Cơng chứng số Ngồi việc tìm hiểu nội dung liên quan đến cấu tổ chức hoạt động, thân tiếp thu kiến thức sơ khai kỹ mềm việc giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, kỹ tiếp nhận xử lý hồ sơ công chứng, kỹ phân tích, tổng hợp văn pháp luật có liên quan suốt q trình cơng chứng…Đặc biệt tiếp cận nhiều quy trình cơng chứng liên quan đến giao dịch, hợp đồng Phịng Cơng chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh Trong suốt khoảng thời gian 06 ngày thực tập Phịng Cơng chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh thân lần tiến cận môi trường thực tiễn lĩnh vực cơng chứng giúp tơi có nhìn nhất, đọng mơ hình tổ chức hành nghề công chứng Việt Nam theo Luật Cơng chứng năm 2014 Đây xem trải nghiệm, kiến thức quý báu hỗ trợ nhiều cho thân sau bước chân vào môi trường công chứng Việt Nam II CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA PHÒNG CƠNG CHỨNG SỐ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Hoạt động cơng chứng xuất sớm Việt Nam, kể từ thực dân Pháp xâm lược nước ta Hoạt động chủ yếu phục vụ cho sách cai trị Pháp Đơng Dương nói chung Việt Nam nói riêng Tiêu biểu sắc lệnh ngày 24 tháng năm 1931 Tổng thống Cộng hòa Pháp tổ chức công chứng (được áp dụng Đông Dương theo định ngày tháng 10 năm 1931 Toàn quyền Đơng Dương P.Pasquies) Theo đó, người thực cơng chứng công chứng viên mang quốc tịch Pháp Tổng thống Pháp bổ nhiệm giữ chức vụ suốt đời Khi Việt Nam có văn phịng cơng chứng Hà Nội, ba văn phịng cơng chứng Sài Gịn2, Ngồi thành phố Hải Phịng, Nam Định, Đà Nẵng việc cơng chứng Chánh lục Tòa án sơ thẩm kiêm nhiệm Tại Thành phố Hồ Chí Minh, Phịng Cơng chứng số xem Tổ chức hành nghề công chứng lâu đời nhất, thành lập theo định số 182/QĐUB ngày 21/9/1988 Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh Trên sở kế thừa giá trị tiên phong nhằm đáp ứng nhu cầu ngày tăng xã hội, ngày 21 tháng 02 năm 2006 Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND thành lập Phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh Căn Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 Ủy ban nhân dân Thành phố, quy định: “Nay thành lập Phịng Cơng chứng số trực thuộc Sở Tư pháp Phịng Cơng chứng số đơn vị có tư cách pháp nhân, có tài khoản dấu riêng, cấp kinh phí theo quy định Nhà nước Trụ sở Phịng Cơng chứng số đặt số 45AG1 47AF4 đường Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh” Như vậy, địa vị pháp lý Phịng Cơng chứng số đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh thực nhiệm vụ công chứng, chứng thực theo quy định Do thời điểm thành lập Phịng Cơng chứng số 6, Luật Cơng chứng năm 2006 chưa có hiệu lực thi hành nên việc thành lập tổ chức hoạt động Phịng Cơng chứng số thực đảm bảo theo quy định Nghị định số Giáo trình kỹ hành nghề cơng chứng, NXB Tư pháp, Tr 22 Điều Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ, theo đề nghị thành lập Bộ Tư pháp Công văn số 983/TP-HCTP ngày 04 tháng năm 2005 Tại thời điểm thành lập, yếu tố địa điểm, trụ sở, tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản Phịng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh đảm bảo tuân thủ quy định Điều 26 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ Đồng thời đối chiếu quy định Luật Cơng chứng hành Phịng Cơng chứng số đảm bảo điều kiện quy định Điều 19 Luật Công chứng năm 2014 Về phương châm hoạt động suốt trình lịch sử hình thành, tồn phát triển, Phịng Cơng chứng Số giữ vững phương châm: “Phục vụ tận tình, hiệu quả, an tồn pháp luật”4 “Phịng Cơng chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh ln ln phục vụ khách hàng cách tốt nhất, luôn cung cấp dịch vụ cơng chứng nhanh chóng, thuận tiển, xác, an toàn pháp luật, đảm bảo tối đa quyền lợi khách hàng, tạo niềm tin vũng cho khách hàng tham gia hợp đồng, giao dịch, trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán nhân viên Phòng, tăng cường cơng tác cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho khách hàng”5 Phương châm vừa ngắn gọn, cô đọng dễ ghi nhớ sâu bên hàm chứa nội dung thiết thực, thể thái độ phục vụ, cách thức làm việc, tôn trọng quyền nghĩa vụ bên tham gia giao dịch đặt biệt tính thượng tơn pháp luật 2.2 Cơ cấu tổ chức www.Congchung6.gov.vn www.Congchung6.gov.vn 2.2.1 Bộ máy tổ chức Căn theo quy định Điều Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 Ủy ban nhân dân Thành phố, quy định: “Phịng Cơng chứng số Trưởng phịng phụ trách, có số Phó Trưởng Phịng giúp việc cho Trưởng phịng cơng chứng viên…” Như vậy, xét quy định cấu tổ chức Phịng Cơng chứng số bao gồm chức danh bản: Trưởng Phịng, Phó Trưởng phịng cơng chứng viên phụ trách lĩnh vực chun mơn Tính đến thời điểm tại, Phịng Cơng chứng số có tổng cộng 25 thành viên, gồm: 01 Trưởng phịng, 02 Phó Trưởng phịng, có 07 cơng chứng viên (gổm Trưởng phịng Phó Trưởng phịng), 03 chuyên viên nghiệp vụ, phận kế toán, lưu trữ, thu ngân, hành văn thư… Nội dung lần được quy định cụ thể Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng năm 2020 Trưởng phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy chê làm việc Phịng Cơng chứng số 6, Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể: “Bộ máy tổ chức Phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh 2.1 Lãnh đạo Phịng gồm: Trưởng Phịng Phó Trưởng phịng 2.2 Bộ phận nghiệp vụ gồm: Các Công chứng viên chuyên viên thư ký nghiệp vụ 2.3 Bộ phận lưu trữ 2.4 Bộ phần hành - quản trị 2.5 Bộ phận Kê toán - tài vụ 2.6 Bộ phận tổ chức, nhân quyền sử dụng đất; Công chứng hợp đồng cho thuê, thừa kế, chấp, bảo lãnh, góp vốn quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất; Công chứng thỏa thuận phân chia, nhập xác nhận tài sản vợ, chồng; Công chứng di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối nhận di sản, nhận lưu giữ di chúc; Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền; Cơng chứng hợp đồng có yếu tố nước ngồi; Cơng chứng hợp đồng lĩnh vực kinh doanh, thương mại, sở hữu trí tuệ hợp đồng, giao dịch khác…theo yêu cầu khách hàng…”16 3.2 Mặt làm Về Quy trình thực thủ tục cơng chứng, Phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh thực đảm bảo theo trình tự, thủ tục theo Quy định Quyết định số 5222/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố việc phê duyệt quy trình nội giải thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Sở Tư pháp 17; Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố việc phê duyệt quy trình nội giải thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Sở Tư pháp 18 Cụ thể, Quyết định phê duyệt Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt tổng cộng 83 thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Sở Tư pháp 19 Trong thủ tục có quy định cụ thể trình tự, bước thực hiện, giấy tờ, hồ sơ cần cung cấp, thời gian thực hiện, phí cơng chứng, thẩm quyền đơn vị….Điển đối 16 www.ccongchung6.gov.vn 17 Đính kèm Quyết định số 5222/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố 18 Đính kèm Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 19 https://vpub.hochiminhcity.gov.vn/portal/KenhTin/Quy-trinh-noi-bo-TTHC.aspx 15 với Quy trình Cơng chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, Phịng Cơng chứng Số thực theo trình tự, thủ tục Quy trình 01 ban hành kèm theo Quyết định số 5222/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, cụ thể Quy trình có xây dựng nội dung cần thực như: quy định thành phần hồ sơ; nơi tiếp nhận, trả kết quả, thời gian xử lý, phí thù lao cơng chứng, trình tự xử lý công việc, Biễu mẫu, Hồ sơ lưu sở pháp lý cần thưc thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất20 Như xét quy trình cơng chứng Phịng Cơng chứng số thành phố Hồ Chí Minh: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ công chứng viên người trực tiếp tiếp nhận xử lý hồ sơ yêu cầu công chứng người yêu cầu công chứng, công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng, trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý; Bộ phận soạn thảo có trách nhiệm giúp Cơng chứng viên soạn thảo văn bản, Công chứng viên phụ trách người trực tiếp kiểm tra dự thảo văn bản; sở dự thảo hoàn thiện giấy tờ, hồ sơ kèm theo người yêu cầu công chứng ký trước mặt công chứng viên; Công chứng viên ký vào văn cơng chứng; sau đóng dấu phát hành, trả kết lưu trữ hồ sơ công chứng Như xét quy định cơng chứng Phịng Cơng chứng số thực đảm bảo theo quy định Luật cơng chứng năm 2014 quy trình nội giải thủ tục hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt 3.3 Mặt tồn 20 Đính kèm Quy trình ban hành kèm theo Quyết định số 5222/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố 16 Bên cạnh nổ lực, kết đáng khích lệ, Phịng cịn tồn vài hạn chế cần khắc phục sau: - Số lượng hồ sơ công chứng tương đối nhiều so với số lượng công chứng viên chuyên viên thư ký nghiệp vụ, có ngày cơng chứng viên phải thực việc cơng chứng ngồi trụ sở Phịng cơng chứng theo quy định khoản Điều 44 Luật cơng chứng năm 2014 với số lượng cơng chứng viên cịn lại Phịng chưa đáp ứng nhu cầu xử lý hồ sơ công chứng, gây ách tắt hồ sơ, người yêu cầu công chứng phải xếp hàng chờ đợi để công chứng, từ cơng chứng viên khó kiểm sốt hết hồ sơ cơng chứng, dễ dẫn đến sai sót, rủi ro việc công chứng hợp đồng, giao dịch - Cũng việc số lượng hồ sơ cơng chứng lớn số lượng công chứng viên thời điểm không đủ để giải nên dẫn đến việc hồ sơ bị đùn đẩy, công việc tải, căng thẳng, áp lực dễ gây khả thiếu trách nhiệm hay lơ không giải triệt để yêu cầu công chứng người yêu cầu công chứng - Thêm vào đó, phận văn thư – lưu trữ có người phải phụ trách nhiều cơng việc đóng dấu phát hành hồ sơ cơng chứng, cơng chứng dịch, chứng thực chữ ký, chứng thực từ bản chính, cấp văn cơng chứng có thời điểm hồ sơ q nhiều dẫn đến hậu bị phát hành trùng số công chứng, số công chứng dịch, số chứng thực chữ ký, số chứng thực từ có bị phát hành nhầm hồ sơ với dẫn đến việc công chứng viên phải ký lại trang lời chứng công chứng viên văn chưa đóng dấu giáp lai người yêu cầu phải ký lại hồ sơ đóng dấu giáp lai Tuy nhiên việc sai sót 17 phát từ phận văn thư vừa đóng dấu phát hành hồ sơ nên giải mà khơng gây hậu nghiêm trọng để văn công chứng khơng có giá trị pháp lý IV NỘI DUNG THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ Theo quy định Điều Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh Phịng Cơng chứng Số thực nhiệm vụ theo quy định pháp luật công chứng Đồng thời, Điều Quyết định 128/QĐ-UBND ngày 21 tháng năm 2020 Trưởng phịng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy chế làm việc Phịng Cơng chứng số 6, có ghi rõ: “Công chứng viên thực quyền nghĩa vụ theo quy định Luật Cơng chứng năm 2014 văn pháp luật có liên quan” 4.1 Việc thực quyền Phịng Cơng chứng Số Phịng Cơng chứng số nói riêng tổ chức hành nghề cơng chứng nói chung thực quyền quy định Điều 32 Luật Công chứng năm 2014, cụ thể sau: - Đối với quyền ký hợp đồng theo quy định Khoản Điều 32 Luật Công chứng năm 2014: Phịng cơng chứng ký hợp đồng làm việc với Công chứng viên theo quy định hành Luật Viên chức năm 2010 (được sửa đổi, bổ sung năm 2019), ký hợp đồng lao động với nhân viên làm việc đơn vị theo quy định Bộ luật Lao động năm 2012 Các Viên chức đảm bảo hưởng quyền, lợi ích hợp pháp Luật Viên chức năm 2010, sửa đổi, bổ sung năm 2019 Còn nhân viên làm theo chế độ hợp đồng lao động đảm bảo đầy đủ chế độ người lao động nghỉ phép, nghỉ lễ, chế 18 độ thai sản, chế độ nghỉ ốm, chế độ lương, thưởng…theo quy định Bộ Luật lao động hành - Đối với quyền thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác Khoản Điều 32 Luật Cơng chứng năm 2014: Phịng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức hoạt động theo quy định Luật công chứng năm 2014 , thực quy định thu phí, lệ phí chi phí khác theo văn quy phạm pháp luật liên quan đến quy định phí, lệ phí như: Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ cơng chứng viên Thông tư số 11/2017/TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2017 Bộ Tài sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên Đối với thù lao công chứng, Phịng Cơng chứng Số thực đảm bảo nguyên tắc theo quy định Điều 67 Luật Công chứng năm 2014, đặc biệt tuân thủ mức trần thù lao công chứng Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Ngồi ra, Phịng Cơng chứng số thành phố Hồ Chí Minh thực nghiêm túc việc niêm yết rõ nguyên tắc tính chi phí khác có trách nhiệm giải thích rõ cho người u cầu cơng chứng chi phí cụ thể theo khoản Điều 68 Luật công chứng năm 2014 - Đối với quyền cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu cơng chứng nhân dân theo 19 quy định Khoản Điều 32 Luật Công chứng năm 2014: Khi người u cầu cơng chứng có nhu cầu cơng chứng ngồi thời gian làm việc Phịng Cơng chứng số thực quyền cung cấp dịch vụ công chứng ngồi ngày, làm việc cách cử cơng chứng viên xử lý hồ sơ công chứng thực quyền thu thù lao cơng chứng ngồi ngày theo thoả thuận người u cầu cơng chứng Phịng theo khoản Điều 32 Luật công chứng năm 2014 Hiện nay, Phịng Cơng chứng nghiên cứu áp dụng thực quy định dịch vụ công trực tuyến mức độ số lĩnh vực chứng thực, người dân cần scan gửi hồ sơ giấy tờ để phịng Cơng chứng thực hẹn thời gian để người yêu cầu công chứng đến nhận kết Nếu áp dụng hiệu dịch vụ thuận tiện cho người yêu cầu, vừa tiết kiệm thời gian chi phí thực thủ tục công chứng - Đối với quyền khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng Khoản Điều 32 Luật Công chứng: Để việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch xác, nhanh chóng, văn cơng chứng cơng chứng viên có giá trị pháp lý cao nhất, đồng thời, quyền, lợi ích hợp pháp nghĩa vụ bên tham gia giao dịch bảo đảm Phịng Cơng chứng Số thực tốt quyền khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng quy định Điều 62 Luật công chứng năm 2014; phần mềm sở liệu công chứng bao gồm thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng Sở Tư pháp TP Hồ Chí Minh triển khai Đồng thời, có hỗ trợ Trung tâm thông tin tư vấn cơng chứng giúp nhiều việc khai thác thông tin công chứng hạn chế nhiều rủi ro trình tác nghiệp 20 4.2 Việc thực nghĩa vụ Phịng Cơng chứng số Điều 33 Luật công chứng năm 2014 quy định cụ thể nghĩa vụ tổ chức hành nghề cơng chứng Theo đó, tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm tuân thủ quy định Luật công chứng nghĩa vụ khác theo quy định Luật công chứng, văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Cụ thể sau: - Quản lý công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; - Chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê; - Thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước; - Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở tổ chức mình; - Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên tổ chức theo quy định Điều 37 Luật bồi thường thiệt hại theo quy định Điều 38 Luật công chứng năm 2014; - Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề công chứng trình tập tổ chức mình; - Tạo điều kiện cho cơng chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng năm; 21 - Thực yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng; - Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng; - Chia sẻ thơng tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên tổ chức thực cơng chứng để đưa vào sở liệu công chứng quy định Điều 62 Luật này; - Các nghĩa vụ khác theo quy định Luật công chứng năm 2014 văn quy phạm pháp luật khác có liên quan 4.3 Nhận xét, đánh giá việc thực quyền nghĩa vụ Phòng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh Phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp, việc thực quyền nghĩa vụ Phòng Công chứng đặt lên hàng đầu Luôn đảm bảo quyền lợi lao động cho viên chức theo quy định Luật viên chức Cơng chứng viên mà Phịng ký hợp đồng làm việc; người lao động Phịng Cơng chứng thực nghiêm chế độ, sách, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định, đồng thời thưởng lễ, tết, tổ chức kỳ nghỉ hàng năm cho người lao động, điều thể Văn phòng quan tâm đến chế độ làm việc người lao động thực theo quy định Bộ luật lao động năm 2012 Việc thu nộp phí, lệ phí phí khác tuân thủ quy định Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài quy định mức 22 thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên Thông tư số 11/2017/TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2017 Bộ Tài sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ cơng chứng viên Đối với mức trần thù lao cơng chứng, Phịng Cơng chứng ln đảm bảo tuân thủ mức trần Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Phịng ln quan tâm nhắc nhở công chứng viên trách nhiệm công chứng viên giữ vững đạo đức hành nghề công chứng theo quy định Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30 tháng 10 năm 2012 Bộ Tư pháp Tuy nhiên, việc thực thân cơng chứng viên phải tự giác trách nhiệm đặt bút ký chứng nhận hợp đồng, giao dịch, dịch, chứng thực từ bản chính, chứng thực chữ ký; bên cạnh việc nắm vững kiến thức pháp luật việc tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tảng để cơng chứng viên thực tốt q trình hành nghề cơng chứng Về nghĩa vụ khác liên quan lao động, thuế, tài chính, thống kê, tuân thủ chế độ làm việc thời gian làm việc, niêm yết quy trình cơng chứng, nội quy làm việc, mức thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác , Phịng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh ln đảm bảo thực theo quy định Luật Công chứng năm 2014 chế định pháp luật chuyên ngành 23 Về công tác văn thư lưu trữ Phịng Cơng chứng số thực chuyên nghiệp nhanh gọn, từ đóng dấu hồ sơ, phát hành số công chứng hệ thống phần mềm công chứng Sở Tư pháp, xếp hồ sơ, cho hồ sơ vào hộp, xếp lên kệ lưu trữ, tất công đoạn thực theo quy định khoản khoản Điều 64 Luật công chứng năm 2014 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ quy định cơng tác văn thư nên việc tìm kiếm, trích lục hồ sơ lưu trữ thực nhanh chóng Tuy nhiên, biên chế vị trí văn thư - lư trữ Phịng Cơng chứng số cịn hạn chế nên số hồ sơ cịn sai sót nhỏ công tác lưu trữ V KINH NGHIỆM THỰC TIỄN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Trải qua khoảng thời gian thực tập thực tế Phịng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh, than đúc kết trải nghiệm môi trường công chứng rút số kinh nghiệm thực tiễn sau: - Bản thân hiểu thẩm quyền thành lập Phịng Cơng chứng số nói riêng Tổ chức hành nghề cơng chứng nói chung Hiểu vị trí pháp lý vai trị Phịng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh Cũng hiểu rõ cấu, tổ chức quản lý, hoạt động tổ chức hành nghề công chứng cụ thể, việc thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng, cách xếp bố trí vị trí làm việc, phân cơng cơng việc cho thật khoa học, hiệu đạt suất làm việc để tạo giá trị tốt - Bản thân nhận thức tầm quan trọng nghề cơng chứng xã hội, tính thượng tôn pháp luật, tôn trọng quyền người yêu cầu, tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề nguyên tắc phải nằm lòng Cơng chứng viên q trình hoạt động lĩnh vực công chứng 24 - Đối với công chứng viên chữ ký chứng nhận mang giá trị pháp lý đảm bảo tính thực thi cho bên tham gia giao dịch, chứng khơng cần phải chứng minh quy trình tố tụng Do đó, địi hỏi Cơng chứng viên phải làm việc “một trái tim nóng, đầu lạnh, hai bàn tay sạch” - Đối với nội dung lưu trữ hồ sơ công chứng nội dung quan trọng Do đó, địi hỏi cán lưu trữ phải thật kỹ lưỡng thận trọng công tác lưu trữ hồ sơ Một mặc vừa đảm bảo nhu cầu trích lục người tham gia giao dịch, mặc khác chứng cung cấp cho quan tố tụng đảm bảo quyền, lợi ích cho bên tham gia giao dịch chứng tự bảo vệ Công chứng viên Bằng nhiệt huyết trách nhiệm ông Đỗ Thiện Căn – Trưởng Phịng Cơng chứng số thành phố Hồ Chí Minh bảo tận tình nhân viên Phịng Cơng chứng, tơi tin hành trang quý giá, kiến thức tảng có ý nghĩa q trình hành nghề tơi sau này, tơi xin chân thành cảm ơn Trưởng phịng thành viên khác đồng ý để tơi có hội kiến tập Phịng Cơng chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh Cảm ơn Học viện Tư pháp tạo điều kiện để thân trải nghiệm thực tế mơi trường cơng chứng, kiến thức quý báu, kiến thức tảng làm hành trang chuẩn bị bước vào môi trường công chứng HỌC VIÊN THỰC HIỆN Nguyễn Văn Trung 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A Văn quy phạm pháp luật Luật Công chứng (Luật số 53/2014/QH13) ngày 20/6/2014 Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên Thông tư số 11/2017/TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2017 Bộ Tài sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 thành lập Phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh; B Tài liệu tham khảo Quy trình số ban hành kèm theo Quyết định số 5222/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh; Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố việc phê duyệt quy trình nội giải thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Sở Tư pháp Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng năm 2020 Quy chế làm việc Phịng Cơng chứng Số Thành phố Hồ Chí Minh Giáo trình kỹ hành nghề cơng chứng, NXB Tư pháp C Website: 9.Https://vpub.hochiminhcity.gov.vn/portal/KenhTin/Quy-trinh-noi-boTTHC.aspx 10 Https://www.congchung6.gov.vn 26 PHỤ LỤC I TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM PHỤC VỤ BÁO CÁO STT TÊN TÀI LIỆU CƠ QUAN BAN HÀNH GHI CHÚ Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân Thành ngày 21 tháng 02 năm 2006 phố Hồ Chí Minh thành lập Phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh Quyết định số 128/QĐ ngày 21 Trưởng Phịng Cơng chứng tháng năm 2020 Quy chế làm Số Thành phố Hồ Chí việc Phịng Cơng chứng Số Minh Thành phố Hồ Chí Minh Quyết định số 5222/QĐ-UBND Chủ tịch Ủy ban nhân dân ngày 10 tháng 12 năm 2019 Thành phố Hồ Chí Minh Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố việc phê duyệt quy trình nội giải thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Sở Tư pháp Quyết định số 860/QĐ-UBND Chủ tịch Ủy ban nhân dân ngày 11 tháng năm 2020 Chủ Thành phố Hồ Chí Minh tịch Ủy ban nhân dân Thành phố 27 việc phê duyệt quy trình nội giải thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Sở Tư pháp Quy trình số ban hành kèm theo Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quyết định số 5222/QĐ-UBND Thành phố Hồ Chí Minh ngày 10 tháng 12 năm 2019 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 28 ... 2020 Trưởng phòng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy chê làm việc Phịng Cơng chứng số 6, Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể: “Bộ máy tổ chức Phịng Cơng chứng số Thành phố Hồ Chí Minh 2.1... đạo Phịng Cơng chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh gồm có: Trưởng Phịng Cơng chứng số thành phố Hồ Chí Minh ơng Đỗ Thiện Căn công chứng viên Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh định bổ... Phịng Cơng chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh Trong suốt khoảng thời gian 06 ngày thực tập Phịng Cơng chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh thân lần tiến cận môi trường thực tiễn lĩnh vực công chứng giúp