Kỹ năng tổ chức công việc

1 Kỹ năng tổ chức công việc 2 Lời giới thiệu [...]... tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc • Lên sơ đồ tổ chức bộ phận 13 4 Sắp xếp công việc cho NV • Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường xuyên • Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại • Công việc không... Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên 17 Tài liệu thao khảo • Kỹ năng quản lý theo quá trình • Kỹ năng giao việc – uỷ quyền 18 III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN 1 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 2 Sắp xếp hồ sơ 3 Sắp xếp nơi làm việc 4 Quản lý thông tin 5 Lập kế hoạch công việc 19 1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1 Phân loại công việc •Theo mức độ... biên công việc • Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện • Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra • Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm • Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người 11 2 Định biên công việc (tt) • Hãy nhóm các công. .. chức danh công việc • Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh • Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này 12 3 Lập các bản mô tả công việc: • Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh • Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc... vụ) 20 1.1 Phân loại công việc (tt) } Với công việc có tính chất thường xuyên Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định Bạn cần lưu ý lại: - Tần suất thực hiện? - Người thực hiện? - Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc? } Đột xuất hoặc không ổn định Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm... 14 4 Sắp xếp công việc cho NV (tt) • - Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: Cách thức thực hiện (how) Nguồn lực để thực hiện (5M) Tần suất thực hiện • Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ 15 4 Sắp xếp công việc cho NV (tt) Công việc không... dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc • Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why) • Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty • Giải thích phương pháp thực hiện (how) 16 4 Sắp xếp công việc cho NV (tt) Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý • Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không? • Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một... hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi 23 1.2 Xác định thứ tự ưu tiên (tt) • Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc quan trọng và khẩn cấp • Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song • Việc thực hiện công việc nào... đề - Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc 24 1.2 Xác định thứ tự ưu tiên (tt) • Không khẩn cấp và không quan trọng  Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng  Đi uống bia với bạn bè  Mua một bộ veste mới  Đổi điện thoại di động • Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không... Khẩn cấp A Không quan trọng Quan trọng C B Không khẩn cấp 26 1.3 Lưu đồ thời gian (tt) • Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp • Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên và công việc C làm cuối cùng 27 2 Sắp xếp hồ sơ: BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA? • Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình? . 1 Kỹ năng tổ chức công việc 2 Lời giới thiệu