Chức Năng Tổ Chức Quản Trị

Chương : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Những nội dung : • Vai trò vò trí chức tổ chức quản trò • Hiểu biết nguyên tắc tổ chức • Hiểu ứng dụng mô hình cấu tổ chức • Hiểu nắm vững vấn đề phân chia quyền lực uỷ quyền hoạt động quản trò I Khái niệm vai trò chức tổ chức Khái niệm Tổ chức chức chung quản trò liên quan đến hoạt động thành lập nên phận tổ chức Công việc tổ chức thường xem xét mặt  Tổ chức máy  Tổ chức công việc  Tổ chức nhân Đặc điểm chung công việc tổ chức Kết hợp nỗ lực thành viên Phân công lao động Hệ thống thứ bậc quyền lực Vai trò chức tổ chức ♦Bảo đảm mục tiêu kế hoạch triển khai vào thực tế ♦Thực thi nhiệm vụ quản trò có hiệu từ mục tiêu chung tổ chức thực ♦Sử dụng nguồn lực cách có hiệu qua Gỉam thiểu sai sót lãng phí hoạt động quản trò Những vấn đề khoa học công tác tổ chức • Khi thực chức tổ chức nhà quản trò phải dựa vào vấn đề mang tính khoa học 3.1.Tầm hạn quản trò ( tầm hạn kiểm soát )    Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trò có liên quan mật thiết đến số lượng tầng nấc trung gian xí nghiệp Bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian làm chậm trễ lệch lạc thông đạt tiến trình giải công việc DN Tầm hạn quản trò rộng khi: cấp có trình độ làm việc khá, công việc cấp ổn đònh, có kế hoạch, thay đổi, cấp nhà quản trò cấp uỷ quyền hành động nhiều 3.2 Quyền hành quản trò : • Mọi nhà quản trò phải điều khiển người khác, nhà quản trò phải có quyền hành quản trò không nhà quản trò chấm dứt vai trò Thuyết quyền hành quản trò Có người cho : quyền hành quản trò xuất phát từ chức vụ, thuyết chưa đủ có trường hợp nhân viên không thừa nhận quyền hành giám đốc Max Weber cho : quyền hành nhà quản trò đầy đủ có đủ yếu tố :  Sự hợp pháp đảm nhận chức vụ  Cấp thừa nhận nquyền hành đáng  Nhà quản trò có khả đức tính khiến cấp tin tưởng 3.3 Phân cấp quản trò Sự phân chia hay uỷ thác bớt quyền hành nhà quản trò cấp cho nhà quản trò cấp dùi Về mặt khoa học, người ta gọi phân quyền hay phi tập trung hoá quản trò Sự phân cấp nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trò cấp cao 6.6 Cơ cấu tổ chưc theo sản phẩm • Loại cấu lấy sở dãy sản phẩm hay lónh vực hoạt động để thành lập phận hoạt động Tổng giám đốc Dãy sản phẩm A Dãy sản phẩm A Dãy sản phẩm A Ưu nhược điểm • Ưu điểm : ♦ Phát triển tốt sản phẩm, có tầm nhình tổng quát thò trøng dãy sản phẩm đònh ♦ Có khả tập trung nguồn lực(vốn, kỹ thuật)để cạnh tranh, dễ tạo tính cạnh tranh chi phí ♦ Dễ xác đònh ưu cạnh tranh • Khuyết điểm : ♦ Đòi hỏi trình độ quản lý khác dãy sản phẩm, chi phí quản lý cao Việc đào tạo phát triển nhân tổ chức hạn chế ♦ Dễ dẫn đến tính cục phận, quan tâm đến phát triễn toàn diện tổ chức, khả hợp tác phận III Sự phân chia quyền lực Khái niệm • Quyền lực tổ chức mức độ độc lập hoạt động dành cho người thông qua việc trao cho họ quyền đònh hay đưa mệnh lệnh Phân quyền xu hướng phân tán quyền đònh cấu tổ chức Mức độ phân quyền lớn  Số lượng đònh đề cấp tổ chức thấp ngày nhiều  Các đònh đề cấp thấp tổ chức quan trọng  Càng có nhiều chức chòu tác động đònh cấp thấp tổ chức  Một nhà quản trò phải kiểm tra đònh với người khác Quyền hạn bao hàm trách nhiệm chòu trách nhiệm Trách nhiệm nghóa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ giao Nhân viên nhận trách nhiệm công việc mà phân công Nhà quản trò phải thiết lập nhữngnguyên tắc đạo mà người nâhn viên phải tuân theo tiến hành công việc Uỷ quyền 2.1.Khái niệm Uỷ quyền việc tạo cho người khác quyền hành trách nhiệm để thực hoạt động đònh Một vượt giới hạn này, quyền lực phải giao phó cho cấp dùi thay nhà quản trò cấp trên, đònh phạm vi lónh vực trách nhiệm họ giao phó 2.2 Quá trình uỷ quyền Xác đònh kết mong muốn Giao nhiệm vụ Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ yêu cầu người uỷ quyền phải chòu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ Kiểm tra theo dõi Việc uỷ quyền bằn văn cụ thể đặc biệt có ích người quản trò uỷ quyền lẫn người uỷ quyền 2.3 Những nguyên tắc uỷ quyền • Khi chúng không thực chu đáo, việc uỷ quyền hiệu , việc tổ chức thất bại, va dẫn đến việc quản lý tồi Các nguyên tắc uỷ quyền Người đïc uỷ quyền phải lq người cấp trực tiếp làm công việc Sự uỷ quyền không làm hay thu nhỏ trách nhiệm người uỷ quyền Quyền lợi, nghóa vụ người uỷ quyền người uỷ quyền phải bảo đảm gắn bó với Nội dung, ranh giới nhiệm vụ uỷ quyền phải đïc xác đònh rõ ràng Uỷ quyền phải tự gíac không áp đặt Người uỷ quyền phải có đầy đủ thông tin trước bắt tay vào việc Luôn phải có kiểm tra trogn trình thực uỷ quyền 2.4 Nghệ thuật uỷ quyền • Uỷ quyền loại hoạt động quản trò Ngoài việc tuân thủ nữhng nguyên tắc qui trình đònh (tức khía cạnh khoa học) thể tính nghệ thuật quản trò Để uỷ quyền thành công cần lưu ý  Sự hợp tác :sẵn lòng tạo cho người khác dòp để suy nghó  Sự sẵn sàng chia sẻ : sẵn sàng giao quyền đònh cho người uỷ quyền  Chấp nhận thất bại người khác :một cấp phải phép mắc phải sai lầm  Sẵn sàng tin cậy cấp : thái độ tin cậy hai bên, mà đặc biệt nhà quản trò cấp phải có lòng tin cấp  Sẵn sàng lập sử dụng kiểm tra rộng rãi :là nghệ thuật quản trò phức tạp 2.5 Những trở ngại biện pháp khắc phục trở ngại uỷ quyền  Tâm lý lo sợ cấp không hoàn thành nhiệm vụ  Tâm lý sợ cấp thực công việc theo cách riêng họ thực tốt vượt thăng tiến  Trở ngại mặt tổ chức bao gồm xác đònh không rõ ràng trách nhiệm quyền hạn Giải pháp khắc phục Phải trao cho cấp quyền tự hành động để hoàn thành nhiệm vụ giao Thực truyền thông cởi mở nhà quản trò cấp [...]... tổ chức chức năng Hình thành các bộ phận được chuyên môn hoá gọi là chức năng ( phòng ban ) Dựa trên nguyên lý : 1 Có sự tồn tại các đơn vò chức năng 2 Không theo tuyến 3 Các chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vò trực tiếp.(cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình ) • Cơ cấu tổ chức chức năng NGƯỜI LÃNH ĐẠO Chức năng 1 A B Chức năng 2 C D Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức chức năng • Ưu điểm... chức năng NGƯỜI LÃNH ĐẠO Chức năng 1 Chức năng 2 Nhóm A Nhóm B Ưu nhược điểm • Ưu điểm : Có những ưu • điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng Tạo điều kiện • cho các giám đốc trẻ Phát huy khả năng nhân sự trong tổ chức Nhược điểm : Nhiều tranh luận xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vò chức năng Do vây dể xảy ra xung đột dọc giữa các chức năng. .. nhiệm không rõ ràng Sự phối hợp giữ lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn Khó xác đònh trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau 6.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng • Đặc điểm cơ bản : 1 Vẫn tồn tại các đơn vò chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên mô, không có quyền chỉ đạo các đơn vò trực tuyến Các đơn vò chức năng làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho nhà quản trò cấp cao 2... doanh nghiêp Tuân thủ tiến trình của chức năng tổ chức : phân tích công viêc, phân chia công việc một cách hợp lý, thiết lập một cơ chế phối hợp giữa các bộ phận khác nhau thành một thể thống nhất Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức  Mục tiêu và chiến lược phát triển  Qui mô hoạt động của doanh nghiệp  Đặc điểm hoạt động  Môi trường hoạt động của DN  Khả năng về nguồn lực của DN 2 Các nguyên... cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án  Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau  Cơ cấu này người lãnh đạo trực truyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án  Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất đònh Cơ cấu tổ chức ma trận Người lãnh đạo C1 X Y C2 C3 C4 Ưu nhược điểm •... bên trong và bên ngoài trong nửhng giới hạn nhất đònh 3 Các yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức  Xác đònh số lượng bộ phận phân hệ và cấp bậc phải phù hợp với thực tế và nhu cầu hoạt động bảo đảm khả năng thích nghi nhanh chóng với những thay đổi  Xác đònh phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận  Không để xảy ra trường hợp một nhiệm vụ do nhiều bộ phận giải quyết  Phối hợp nhòp nhàng và cân... từ 3 – 10 nhân viên thuộc cấp (có thể tăng 12-15 nếu nhân viên chỉ làm những việc đơn giản, và 2-3 nếu nhân viên cấp dưới phải làm những công việc phức tạp Phân chia theo thời gian Phân chia theo chức năng Phân chia theo lãnh thổ đòa lý (ưu điểm nhất) Phân chia theo sản phẩm Phân chia theo khách hàng Phân chia theo qui trình CN và thiết bò KT 5 Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức Phải thực hiện... Một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau được chuyên môn hoá,và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất đònh, có mối liên hệ phụ thuộc nhau và được bố trí theo cấp quản trò nhằm thực hiện các chức năng quản trò và mục tiêu chung cuả tổ chức Cơ cấu tổ chức càng hoàn thiện thì công việc quản trò càng có hiệu quả giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt mục tiêu đề ra Những cơ sở chủ yếu để xây dựng bộ