Nâng cao chất lượng công tác tổ chức sự kiện trong hoạt động Thông Tin - Thư Viện

Bài viết trình bày các loại hình tổ chức sự kiện trong hoạt động Thông tin - Thư viện; một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sự kiện trong hoạt động Thông tin - Thư viện. Để nắm chi tiết hơn nội dung nghiên cứu, mời các bạn cùng tham khảo bài viết.

NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN ThS Trần Thị Trà Vi, CN Nguyễn Thị Thúy Liễu Khoa TT-TV, Trường Đại học Văn hóa Tp Hồ Chí Minh ● Tóm tắt: Tổ chức kiện hoạt động thông tin - thư viện trình kết hợp nguồn lực bên bên thư viện để xây dựng ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai thực hiện, báo cáo đánh giá kết thực kiện hướng tới đối tượng người dùng tin Các quan thông tin - thư viện thông qua tổ chức kiện để quảng bá thương hiệu sản phẩm dịch vụ mình, kích thích nhu cầu người dùng tin để lôi họ đến sử dụng tạo điều kiện cho cán thư viện nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ ● Từ khóa: Sự kiện; tổ chức kiện; tổ chức kiện hoạt động thông tin - thư viện IMPROVING THE QUALITY OF EVENT ORGANIZATION IN INFORMATION - LIBRARY ACTIVITIES ● Abstract: Event organization in information - library activities is a process of combining resources inside and outside the library to generate ideas, plan, implement, report and evaluate the results of event implementation with the information user as target audience Through organizing events, the information - library agencies promote the brand as well as its products and services, stimulate information user’s demand to entice them to use and facilitate librarians to improve their professional qualifications ● Keywords: Events; event organization; event organization in library - information activities ĐẶT VẤN ĐỀ Tổ chức kiện đóng vai trị quan trọng, góp phần nâng cao hiệu hoạt động thư viện, giai đoạn nay, mà Cách mạng công nghiệp 4.0 mang đến cho toàn xã hội hội thách thức Nếu thư viện không mạnh mẽ, liệt, phát huy tính sáng tạo, nỗ lực thay đổi phương thức hoạt động, cách thức tiếp cận, khai thác, kích thích nhu cầu người sử dụng thư viện nhiều hình thức kiện khác để hồn thành tốt sứ mệnh thư viện ngày tụt hậu với thời xã hội Tổ chức sự kiện hoạt động thông tin - thư viện (TT-TV) là một những hoạt động quảng bá được các quan, tổ chức cũng các thư viện sử dụng thường xuyên để gây sự chú ý, nâng cao hình ảnh, khẳng định tầm quan trọng về sản phẩm và dịch vụ của mình, kích thích nhu cầu của người dùng tin nhằm thúc đẩy họ tìm đến thư viện Trong thư viện, tổ chức sự kiện là một quá trình kết hợp giữa các nguồn nhân lực và vật lực, nhằm thực hiện một sự kiện cụ thể một thời gian nhất định để hướng đối tượng sử dụng đến với một mục đích nào đó phù hợp với sự kiện [7, tr.258] Đặc biệt, thông qua buổi tổ chức kiện, người sử dụng thư viện cập nhật nhanh sản phẩm dịch vụ thư viện, sử dụng sản phẩm có chất lượng, phù hợp với nhu cầu, có hội giao lưu, học hỏi, mở rộng mối quan hệ công việc Tổ chức sự kiện thư viện có vai trò quan trọng, giúp thư viện nâng cao hiệu quả hoạt động, khuyến khích đội ngũ nhân viên thư viện và truyền cảm hứng cho người sử dụng, tiếp cận cộng đồng, tăng khả hợp tác, trì và nâng cao vị thế của thư viện cộng đồng mà thư viện phục vụ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 13 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI Tuy nhiên, thực tế, hoạt động tổ chức sự kiện thư viện chưa nhiều, chưa có hiệu quả Do đó, để nâng cao chất lượng cải thiện thực trạng trên, đòi hỏi các thư viện cần xây dựng có chiến lược tổ chức các sự kiện nhiều để hoạt động tiềm của thư viện được quảng bá rộng rãi đến công chúng nhằm thu hút đông đảo bạn đọc đến với thư viện CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THƠNG TIN - THƯ VIỆN Theo Tài liệu bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh thư viện viên hạng II kiện thường tổ chức thư viện quan thông tin hội thảo chuyên đề, hội nghị bạn đọc, lớp tập huấn cho người làm thư viện, lễ kỷ niệm thành lập thư viện, lễ khai trương, thi, trưng bày, triển lãm tài liệu, tuyên truyền giới thiệu sách, báo, ngày hội sách, giới thiệu tài liệu hay mời học giả thuyết trình [1, tr.77] Trên thực tế, quan TT-TV tổ chức nhiều hoạt động loại hình kiện, tùy vào điều kiện cụ thể thư viện mà tổ chức loại hình kiện cho phù hợp Thông thường, quan TT-TV có loại hình kiện sau: 1.1 Tun truyền, trưng bày, triển lãm sách Tuyên truyền, trưng bày, triển lãm sách hoạt động kiện tổ chức thường xuyên quan TT-TV với hai hình thức: tuyên truyền, trưng bày, triển lãm sách quan TT-TV tuyên truyền, trưng bày, triển lãm sách phục vụ lưu động - Tuyên truyền, trưng bày, triển lãm sách quan TT-TV Hình thức chủ yếu tuyên truyền đường lối, chủ trương Đảng; sách pháp luật Nhà nước; kiện, ngày lễ trọng đại đất nước; thành tựu kinh tế, văn hóa, xã hội,… địa phương Bên cạnh đó, hình thức tun truyền trực quan 14 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 có hiệu tạo ấn tượng lưu giữ lâu ký ức người sử dụng quan tâm, như: triển lãm sách mới, sách chuyên đề; sách danh nhân, sách địa chí Hằng năm, hình thức tổ chức hội báo xuân hoạt động thiếu quan TT-TV Đây dịp để người dùng tin có hội đọc có nhìn tồn cảnh kiện bật trị, văn hóa, an ninh, quốc phòng, kinh tế, xã hội, nước thơng qua báo, tạp chí đặc san tỉnh, thành nước - Tuyên truyền, trưng bày, triển lãm sách phục vụ lưu động Đây hoạt động bề nổi, thu hút nhiều người sử dụng tham gia xem hiệu quan TT-TV nói chung thư viện cơng cộng nói riêng Với phương châm “Sách tìm người”, quan TT-TV phối hợp với nhiều quan, đơn vị, trường học địa bàn tổ chức tuyên truyền, trưng bày, triển lãm sách, nhằm đa dạng phong phú cách phục vụ, quan TT-TV kết hợp với nhiều phương thức khác mơ hình “Chuyến xe tri thức”, thơng qua chuyến xe lưu động mang sách báo khắp khu vực Ngoài việc đọc sách, báo, em học sinh trải nghiệm hoạt động vui chơi như: đọc sách giải ô chữ giấy, đọc sách trả lời câu hỏi theo chủ đề “Em yêu sử Việt”, thực hành khéo tay hay làm theo sách - thực hành cắt dán túi môi trường sử dụng thay túi nilon, hỏi đáp nhanh câu hỏi lịch sử, văn hóa,… Ngồi ra, quan TT-TV cơng cộng cịn kết hợp với đơn vị trung tâm văn hóa, bảo tàng tỉnh, phát hành phim chiếu bóng để thực chương trình “Hành trình văn hóa” cho hoạt động thêm phong phú, sáng tạo 1.2 Giới thiệu tài liệu Giới thiệu tài liệu quan TT-TV thực thơng qua hình thức danh mục thơng báo sách hay thư mục sách chuyên đề, hình thức quảng bá cho người sử NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI dụng tài liệu thư viện Bên cạnh đó, cán thư viện viết giới thiệu sách gửi qua đài phát truyền hình, đăng mạng xã hội, Website, Facebook, Zalo đơn vị giới thiệu rộng rãi đến cơng chúng Hình thức giới thiệu sách thu hút nhiều người sử dụng quan tâm, cán thư viện trực tiếp giới thiệu sách, quay video, có nhạc, hình ảnh minh họa cán thư viện giới thiệu sách ghi âm lại, sau đăng tải video ghi âm lên trang web thư viện, người sử dụng cần vài động tác nhỏ nghe xem sách mà quan tâm 1.3 Ngày Sách Việt Nam Hình thức ấn tượng có tiếng vang công tác tuyên truyền quan TT-TV tổ chức thành công kiện hoạt động Ngày Sách Việt Nam (21/4) hưởng ứng Ngày Sách Bản quyền Thế giới (23/4) Sự kiện tổ chức với quy mô lớn, định kỳ hàng năm diễn từ 03 đến 07 ngày, tham gia trưng bày, triển lãm xếp sách nghệ thuật cán thư viện huyện, sở, … Các chuỗi hoạt động diễn liên tục, như: nói chuyện chuyên đề, giao lưu tác giả - tác phẩm, tọa đàm trị chơi tìm hiểu kiến thức, giải chữ thi máy tính cho em học sinh Hoạt động có phối hợp đồng ngành, cấp nhằm phát huy sức mạnh, hưởng ứng tích cực cộng đồng, tổ chức xã hội công ty sách, thiết bị trường học, nhà sách, nhà xuất bản, tỉnh đoàn niên, nhằm xây dựng phát triển phong trào đọc sách, hướng tới xã hội học tập, nét đẹp đời sống tinh thần cộng đồng 1.4 Hội thảo chuyên đề Hội thảo chuyên đề nơi thảo luận vấn đề có liên quan đến hoạt động TT-TV Các hội thảo thường tổ chức hội thảo chuyên ngành TT-TV hội thảo chuyên đề cho người sử dụng thư viện - Hội thảo chuyên ngành TT-TV, đối tượng chủ yếu nhà khoa học, nhà quản lý, cán thư viện hay người quan tâm cơng tác ngành có liên quan đến thư viện, nhà xuất bản, quan chuyên cung cấp phần mềm ứng dụng cho thư viện Thông qua hội thảo, sở lý luận thực tiễn chuyên gia, kiến nghị, đề xuất hay dự thảo đề có sở khoa học tạo môi trường thuận lợi cho cán thư viện cập nhật thường xuyên tri thức kinh nghiệm Đồng thời, cán thư viện có thêm hội tiếp xúc tạo mối quan hệ việc tìm kiếm nhà đầu tư, cung cấp dịch vụ phù hợp đáp ứng yêu cầu, điều kiện quan TT-TV - Hội thảo chuyên đề cho người sử dụng thư viện hoạt động thư viện tổ chức nhằm giúp cho người sử dụng có hội trình bày ý tưởng mới, đóng góp ý kiến xuất phát từ hoạt động thực tiễn q trình thực Đồng thời, thơng qua hội thảo chuyên đề, người sử dụng có hội tiếp nhận thêm kiến thức lĩnh vực quan tâm Ngoài ra, quan TT-TV, đơn vị tổ chức kiện chuyên đề có hội giới thiệu, quảng bá hình ảnh hoạt động, chức năng, nhiệm vụ sản phẩm dịch vụ có đến người sử dụng 1.5 Hội nghị Đây hình thức kiện thư viện tổ chức nhằm trao đổi lấy ý kiến người sử dụng chất lượng thái độ phục vụ cán TT-TV, sản phẩm dịch vụ thư viện có đáp ứng, thỏa mãn nhu cầu người sử dụng hay khơng, qua để có sách, giải pháp phù hợp khuyến khích người sử dụng đến thư viện Ngồi ra, năm quan TT-TV tổ chức hội nghị dành cho công chức, viên chức, người lao động để báo cáo tổng kết năm THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 15 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI ký giao ước thi đua phận đơn vị nhằm đánh giá, khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc đưa phương hướng nhiệm vụ năm tới 1.6 Tập huấn nghiệp vụ Hoạt động thường tổ chức cho đối tượng người công tác thư viện Các quan TT-TV phối hợp với quan, đơn vị khác để mở lớp tập huấn Nội dung trọng tâm lớp tập huấn hướng dẫn cho cán thư viện sở lý thuyết thực hành khâu nghiệp vụ, từ bổ sung, xử lý kỹ thuật, tổ chức xếp kho, bảo quản sách, báo phục vụ bạn đọc Bên cạnh đó, học viên cịn tập huấn nâng cao chuẩn nghiệp vụ khung phân loại DDC14, DDC23 để phân loại, biên mục tài liệu theo khổ mẫu MARC21, đảm bảo việc chia sẻ nguồn lực thơng tin thư viện ngồi nước Ngồi ra, cán thư viện cịn giới thiệu, tập huấn phần mềm thư viện để ứng dụng sở Đây hình thức quảng bá hoạt động, hình ảnh thư viện Thông qua lớp tập huấn, cán thư viện có thêm kiến thức, kỹ đáp ứng yêu cầu, tạo điều kiện cho cán thư viện có hội gặp gỡ, giao lưu học tập kinh nghiệm lẫn Ngoài ra, thư viện tổ chức phối hợp với quan có chức để mở lớp tập huấn cho người sử dụng, hướng dẫn cho họ kỹ năng, thao tác tra cứu tài liệu,… Đặc biệt, với đối tượng thiếu nhi, tập huấn giúp định hướng cho em tìm sách theo nhu cầu, sở thích, dạy cho em kỹ phương pháp đọc sách hiệu 1.7 Hội thi Tổ chức hội thi hình thức phổ biến thư viện cơng cộng Hội thi có quy mơ nhỏ thư viện, tỉnh rộng khu vực toàn quốc, đối tượng hướng tới chủ yếu cho người sử dụng 16 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 cán thư viện Hội thi tổ chức giúp cho người sử dụng có hội tiếp cận nhanh với sách mới, sách hay vấn đề mà họ quan tâm Hội thi vẽ tranh, kể chuyện, đố vui theo sách,… hình thức thi chủ yếu dành cho đối tượng thiếu nhi Hội thi vẽ tranh theo sách giúp em thể ấn tượng sau đọc sáng tạo thông qua nét vẽ Hội thi kể chuyện theo sách rèn luyện cho em kỹ lĩnh hội diễn đạt, kể lại câu chuyện, nội dung sách mà đọc ngôn ngữ, cảm xúc, điệu bộ, hấp dẫn, truyền cảm hứng đến nhu cầu hứng thú người nghe Thi kể chuyện theo sách thường tổ chức cho em hè, để em có nhiều thời gian tham gia Thi đố vui theo sách hình thức trả lời câu hỏi nội dung sách Trước tổ chức thi, thư viện chọn chủ đề phù hợp, chọn sách, chuẩn bị câu hỏi liên quan chủ đề, tiến hành thi hình thức bốc thăm, hái hoa dân chủ trả lời trực tiếp Ngoài ra, năm thư viện tổ chức hội thi cán thư viện giỏi nhằm tôn vinh người làm cơng tác thầm lặng có điều kiện giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, chia sẻ kỹ năng, ứng xử tình hoạt động TT-TV, khả truyền cảm hứng kích thích nhu cầu đọc sách cộng đồng Các thi môi trường để người sử dụng có hội tiếp xúc với nhiều sách hay, sách họ yêu thích Đặc biệt, để thi thêm đa dạng phong phú, thư viện tổ chức thi xếp sách nghệ thuật Đây hình thức mới, độc đáo, bên cạnh tỉ mỉ cán thư viện cịn thể tính sáng tạo, thẩm mỹ tạo thu hút, kích thích nhu cầu đọc sách người sử dụng 1.8 Câu lạc Tổ chức câu lạc hình thức tập hợp thành viên có sở thích theo ngun tắc tự nguyện, nhằm đưa chương trình hoạt động thời gian rảnh NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI rỗi để phát huy vai trò phát triển văn hóa đọc, góp phần nâng cao đời sống tinh thần cộng đồng, với câu lạc “Những người yêu thích sách”, câu lạc cầu lơng, câu lạc tiếng Anh,… Đây sân chơi bổ ích cho người có đam mê sở thích có hội gặp gỡ, chia sẻ, thảo luận sách hay, có ý nghĩa,… từ cán thư viện có điều kiện phát huy kỹ mềm mình, có sách hay để quảng bá đến cộng đồng 1.9 Tọa đàm Tổ chức tọa đàm để trao đổi ý kiến số vấn đề đó, tọa đàm để giới thiệu quan TT-TV, sản phẩm, dịch vụ hay cách tra tìm tài liệu thư viện, tọa đàm văn hóa đọc, tác giả tác phẩm để người sử dụng hiểu tác phẩm, giao lưu với tác giả, biện pháp thu hút người sử dụng đến với thư viện Mặt khác, tổ chức buổi tọa đàm nhằm tư vấn, giải đáp thắc mắc, tình cho người sử dụng, cách giúp cán thư viện tiết kiệm nhiều thời gian giải đáp cho nhiều người có chung câu hỏi Ngồi ra, hình thức tổ chức tọa đàm sinh hoạt chuyên đề quan TT-TV quan tâm, cán thư viện chủ động, trực tiếp chọn chuyên đề phù hợp để trao đổi với người sử dụng, chuyên đề sinh hoạt theo chủ đề hàng tháng, kiện trị đất nước dựa vào nhu cầu người sử dụng Ngoài ra, quan TT-TV mời chuyên gia số lĩnh vực có liên quan đến nói chuyện chuyên đề mà thư viện muốn truyền tải đến người sử dụng cách mạch lạc, rõ ràng chuyên nghiệp 1.10 Lễ kỷ niệm, khai trương Hoạt động giúp quan TT-TV củng cố nâng cao hình ảnh đơn vị cộng đồng Thông qua lễ kỷ niệm, lễ khai trương, lễ thành lập phòng ban, dịch vụ mới, sưu tập số hay lễ xây dựng thư viện điện tử,… quan TT-TV quảng bá, tổng kết lại trình hoạt động xây dựng phương hướng hoạt động tương lai Ngoài ra, quan TT-TV nên trọng tới hình thức tổ chức kiện trao tặng sách Đây dịp để nhà xuất bản, nhà sách, cá nhân đơn vị tài trợ, đơn vị tổ chức (các thư viện) có điều kiện quảng bá, nâng cao vị thư viện trước công chúng người sử dụng thư viện có hội tiếp xúc với nhiều sách mới, sách hay Khi tổ chức buổi trao tặng sách thường có đại diện lãnh đạo đơn vị tài trợ tham dự, có đài phát truyền hình đưa tin, điều giúp tạo mối gắn kết tốt lâu dài thư viện với nhà tài trợ Bên cạnh đó, kiện có góp mặt nhà báo ghi hình đài phát truyền hình nguồn tư liệu quý cho thư viện công tác truyền thông MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN Hiện nay, chưa có văn thức quy định, hướng dẫn hoạt động tổ chức kiện đó, việc tổ chức kiện chủ yếu dựa vào lực, hiểu biết kinh nghiệm cán thư viện nên kiện thư viện cịn mang tính tự phát, thiếu tính chun nghiệp, dẫn đến chất lượng hiệu kiện chưa cao Vì vậy, để kiện tổ chức đạt hiệu quả, lãnh đạo thư viện nên có kế hoạch cụ thể, hiểu rõ mục đích, ý nghĩa tầm quan trọng kiện tổ chức, có quy trình hồn thiện, hợp lý khả thi để trình, tham mưu cho quan có thẩm quyền, đơn vị chủ quản Các thư viện nên trọng việc xây dựng sách văn liên quan đến hoạt động tổ chức kiện với vấn đề như: quy định tổ chức kiện, chế độ làm giờ, hướng dẫn cấp giấy phép, loại hình kiện THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 17 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI thư viện tổ chức, sách đào tạo nguồn nhân lực, sách ưu tiên cho người sử dụng khiếm thị,… Đặc biệt, công tác phối hợp với đơn vị để tổ chức kiện hay với đơn vị tài trợ, Ban lãnh đạo thư viện nên có văn bản, kế hoạch phối hợp chặt chẽ cụ thể, phân công trách nhiệm, công việc thực rõ ràng, vấn đề kinh phí để tiến hành thuận lợi 2.2 Kinh phí tổ chức kiện Kinh phí phần quan trọng việc thành cơng kiện, kinh phí để tổ chức kiện khơng nằm ngồi phần kinh phí hoạt động thường xun nhà nước cấp cho thư viện Để có nguồn kinh phí từ nhà nước cho hoạt động này, cán thư viện cần phải nỗ lực, phát huy vai trị tổ chức kiện, có kết phải báo cáo rõ ràng, cụ thể, thiết thực để có đề xuất kinh phí thuyết phục Các thư viện nên có kế hoạch phối hợp tổ chức kiện với nhiều đơn vị có liên quan để kiện phong phú nội dung, đa dạng hình thức mà tiết kiệm kinh phí thư viện phối hợp tổ chức thi nên có thoả thuận với đơn vị tổ chức hỗ trợ phần 50% kinh phí để tiến hành soạn thảo kế hoạch phối hợp rõ ràng, hoàn chỉnh hai bên Ngoài ra, cán thư viện nên có giải pháp nhằm thu hút hỗ trợ từ đối tác, nhà tài trợ, doanh nghiệp, doanh nhân, nhà xuất bản, công ty thiết bị sách,… để có nguồn tài trợ, xã hội hóa Điều khơng làm phong phú hoạt động, góp phần quảng bá cho thư viện đối tác đến người sử dụng tiềm mà tạo nên sợi dây gắn kết lâu bền, đem đến nhiều lợi ích cho thư viện, đối tác người sử dụng 2.3 Tăng cường hiệu truyền thông Truyền thông kiện đóng vai trị quan trọng việc quảng bá hình ảnh thư 18 THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 viện nhằm đáp ứng nhu cầu người sử dụng Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0, cơng nghệ tiên tiến mang đầy tính sáng tạo, nhu cầu người sử dụng thay đổi theo hướng sử dụng thiết bị thông minh Để phục vụ nhu cầu thu hút người sử dụng đến thư viện, cần phải phát triển phương tiện truyền thông trước, sau kiện nhằm mục đích tăng cường hiệu truyền thông kiện để nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức kiện thư viện - Pano, tờ rơi, thông báo, bảng tin: Đây hình thức truyền thơng trực quan, hình ảnh, màu sắc, thể đầy đủ ý tưởng kiện, dễ gây ấn tượng đến đông đảo người sử dụng Để thực điều này, thư viện trả nhiều kinh phí, thư viện nên tìm đối tác tài trợ, chương trình quảng cáo doanh nghiệp, nhà tài trợ,… Bên cạnh đó, khuyến khích nhà tài trợ dịp tổ chức kiện chuẩn bị quà lưu niệm có in logo thư viện nhà tài trợ - Truyền thanh: Hình thức gần gũi, quen thuộc với người dân địa phương, có sức lan tỏa nhanh cộng đồng, đặc biệt thư viện tỉnh, thành phố nên quan tâm việc truyền thơng, quảng bá hình ảnh thư viện hay kiện liên quan đến thư viện qua truyền - hình thức tiết kiệm, dễ thực hiện, thu hút nhiều người sử dụng Cán thư viện liên hệ với đài truyền phường cung cấp thông tin để phát vào buổi sáng hay sau làm việc chiều, thuận tiện người lưu thơng nghe có thơng tin trước, sau kiện - Đài phát truyền hình: thư viện chọn phương án truyền thơng trước, sau kiện đài phát truyền hình địa phương để truyền tải thơng tin nên chọn phát thích hợp để người sử dụng tiện theo dõi, đồng thời liên hệ với đài phát truyền hình biết phát thơng báo rộng NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI rãi đến người sử dụng Ngoài ra, với kiện tổ chức có quy mơ lớn, có tính cộng đồng, xã hội nên liên hệ, phối hợp với đài phát truyền hình thực chương trình phát sóng trực tiếp nhằm tạo điểm nhấn, gây tiếng vang ấn tượng quảng bá thư viện - Báo, tập san: Cán thư viện liên hệ với phóng viên viết giới thiệu điểm bật đặc biệt gây ý đến người sử dụng Khi đăng tập san, cán thư viện scan, chụp hình gửi qua mạng xã hội, đăng trang Web để giới thiệu viết đến người sử dụng - Website, mạng xã hội (Facebook, Zalo): Đây kênh truyền tải thông tin nhanh nhất, lan tỏa, rộng rãi hiệu Chỉ với số thao tác, thiết kế quay đoạn video ngắn để truyền tải thông tin kiện mà thư viện chuẩn bị tổ chức đăng tải Website, mạng xã hội, người sử dụng có thơng tin kiện cách nhanh chóng - Các hình thức khác: Gửi email, tin nhắn qua điện thoại hay qua trao đổi trực tiếp khơi gợi, giới thiệu nội dung, chương trình kiện mà thư viện tổ chức thông qua kỹ truyền thông cán thư viện Bằng thuyết phục thủ thư chuyên nghiệp, người sử dụng không tham gia kiện Bên cạnh phương tiện truyền thông trên, phương thức mang lại hiệu cao mà cán thư viện cần quan tâm cơng tác phối hợp, gửi thư mời, soạn thảo kế hoạch phối hợp với đơn vị trực tiếp cần tổ chức kiện như: phịng giáo dục đào tạo, Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, câu lạc bộ, ban đạo cơng tác hè,… Đó hình thức truyền thông trước kiện nhằm thu hút, tạo ý người sử dụng tham gia kiện Ngồi ra, hình thức truyền thơng sau kiện góp phần khơng nhỏ hiệu thu hút người sử dụng Truyền thơng kiện, hình thức truyền thông trực tiếp, lan truyền cộng đồng nhanh, hiệu mà tiết kiệm Đơn giản điện thoại, chụp hình, quay trực tiếp, live stream gửi hay đăng Zalo, Facebook kiện diễn người chia sẻ cập nhật Truyền thông sau kiện nhằm tạo dư âm hình ảnh kiện quảng bá lại lần nữa, tin hấp dẫn, kèm hình ảnh đoạn video, tạo ấn tượng sâu sắc thông điệp kiện vừa tổ chức, ý nghĩa mà kiện mang lại, đồng thời tạo hứng thú cho người sử dụng, thu hút họ tham gia lần tổ chức kiện sau Song song đó, cán thư viện cần tiếp nhận thông tin phản hồi kiện từ phía người sử dụng thơng qua việc phát bảng hỏi, vấn nhanh Hoạt động khơng góp phần làm tăng hiệu truyền thông kiện mà giúp thống kê nhu cầu người sử dụng Qua đó, có ý tưởng tổ chức kiện phù hợp 2.4 Hồn thiện quy trình tổ chức kiện Việc đánh giá chất lượng kiện tổ chức có đạt hiệu hay khơng phụ thuộc vào hồn thiện quy trình tổ chức kiện Thơng thường, quy trình tổ chức kiện gồm giai đoạn: ý tưởng kiện; lập kế hoạch; tổ chức thực hiện; tổng kết, rút kinh nghiệm Thực tế, thư viện thực theo quy trình tổ chức kiện, tổ chức thực hiện, giai đoạn chưa thật đồng nhất, thư viện cần mạnh dạn nhìn vào hạn chế, thiếu sót thực tế để có kinh nghiệm cho lần tổ chức sau hiệu Cụ thể: - Thứ nhất, ngồi đạo, thơng tin tiếp nhận từ phía lãnh đạo, sáng kiến, ý tưởng cán thư viện, mơ hình học hỏi từ thư viện bạn, cán thư viện cần đặc biệt quan tâm đến nhu cầu tiếp nhận thơng tin từ phía người sử dụng, đối tượng quan trọng định thành công kiện Điều giúp cán thư viện hình thành ý tưởng phù hợp, góp phần tăng THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 19 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI hiệu thành công chất lượng hoạt động tổ chức kiện thư viện - Thứ hai, q trình chuẩn bị, có nhiều công việc phải làm khảo sát địa điểm, trang trí, thiết kế pano, thư mời, truyền thơng, nội dung, chương trình, liên hệ đơn vị phối hợp, vận chuyển, đón đại biểu, xử lý rủi ro, dự trù kinh phí,… đó, cần hỗ trợ phối hợp toàn thể cán thư viện phòng, ban Để kiện tổ chức đạt hiệu cần đồng thuận, nhiệt tình, khả làm việc nhóm thành viên Bên cạnh đó, cần có văn có giá trị hành để phịng ban cá nhân phối hợp cách đồng chặt chẽ tiến hành tổ chức kiện - Thứ ba, tiến hành thực hiện, tập hợp tất cán thư viện tham gia tổ chức kiện, phân chia công việc cụ thể cho cá nhân, phận, thành viên nên có trách nhiệm với cơng việc mà phân cơng, trách nhiệm trưởng nhóm phân cơng cơng việc, quy định thời gian cụ thể cho công việc, giám sát công đoạn, theo dõi tiến độ thực hiện, có cố báo cáo để kịp thời xử lý Điều thể tinh thần làm việc nhóm cao, đồn kết cơng việc trơi chảy thành cơng, góp phần nâng cao hiệu tính chuyên nghiệp cao tổ chức kiện - Thứ tư, sau kết thúc kiện, cần tiến hành đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm, xem xét cách nghiêm túc, ý kiến đóng góp mặt làm chưa làm được, hiệu kiện, số lượng người tham dự, cố rủi ro biện pháp xử lý Khi kiện có phối hợp nhiều đơn vị tổ chức, đơn vị nên có họp, bàn bạc, đưa ý kiến đóng góp, thống rút kinh nghiệm Cần có báo cáo tổng kết chi tiết lưu giữ làm kinh nghiệm cho kiện tổ chức sau Tóm lại, để hồn thiện quy trình tổ chức kiện thư viện cần thực tốt 20 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 điều trên, từ có ý tưởng ý tưởng hình thành, xây dựng kế hoạch, tiến hành thực đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm Bên cạnh việc xây dựng văn làm sở pháp lý cho trình tổ chức kiện cần có văn sách hỗ trợ, tạo điều kiện cho cán thư viện tham gia lớp tập huấn kỹ tổ chức kiện 2.5 Nghiên cứu tổ chức loại hình kiện Nghiên cứu tổ chức loại hình kiện hoạt động cần thiết thư viện công cộng, đối tượng phục vụ thư viện công cộng đa dạng đủ thành phần Vì vậy, tùy theo đối tượng mà thư viện lựa chọn kiện tổ chức cho phù hợp Qua khảo sát, kiện tổ chức hội thảo chuyên đề, hội nghị bạn đọc, lễ kỷ niệm, lễ khai trương hoạt động thiết thực nhằm quảng bá hình ảnh thư viện đến cộng đồng thư viện chưa thật quan tâm Trong thời gian tới, thư viện cần xem xét ưu tiên đưa loại hình kiện xây dựng kế hoạch tổ chức kiện, tạo điều kiện cho người sử dụng thư viện có hội để trình bày ý tưởng mới, đóng góp vấn đề phát sinh thực tiễn Thông qua kiện, với nhiều đối tượng người sử dụng thư viện, cán thư viện có thêm nhiều ý tưởng, sáng tạo, độc đáo giúp thư viện tổ chức nhiều kiện phù hợp nhu cầu xã hội Cùng với đó, hướng đến kiện dành cho người sử dụng thư viện tiềm đối tượng chiếm số lượng lớn Nếu có giải pháp thu hút đối tượng đến thư viện thành công quan trọng thư viện 2.6 Đào tạo đội ngũ cán - Cử cán thư viện học tập kinh nghiệm tổ chức kiện thư viện bạn, tạo điều kiện cho cán thư viện có điều kiện gặp gỡ, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, tạo mối quan hệ gắn kết thư viện NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI - Thư viện nên mời chuyên gia tổ chức kiện giảng cho lớp đào tạo ngắn hạn, tập huấn trực tiếp cho cán thư viện cán thư viện ngồi kỹ chun mơn cần phải có kiến thức kỹ tổ chức kiện - Sau kiện, quan TT-TV nên tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm để lần sau tổ chức kiện tốt Thông qua họp báo cáo, tổng kết, quan TT-TV cần có hình thức tuyên dương khen thưởng cá nhân hay nhóm có ý tưởng tổ chức kiện, động viên tinh thần, tạo phấn khởi, hăng say cơng việc kích thích thêm động lực cho cán thư viện có ý tưởng hay, sáng tạo độc đáo thời gian tới xây dựng sách, văn làm sở pháp lý để đề xuất tổ chức kiện; tăng cường hiệu truyền thơng kiện; hồn thiện, chun nghiệp hóa quy trình tổ chức kiện; tính sáng tạo đa dạng loại hình kiện; đào tạo đội ngũ cán bộ; hướng đến kiện cho người sử dụng tiềm Có thế, nghiệp thư viện Việt Nam có điều kiện phát huy sứ mệnh, mục tiêu, vai trò, chức năng, nhiệm vụ cách tốt TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch (2017) Truyền thông vận động tổ chức kiện hoạt động TT-TV Tài liệu bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh thư viện viên hạng II, tr 69-79 Dương Thị Phương Chi (2019) Tiếp thị truyền thông xã hội hoạt động TT-TV Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 2, Tr 19- 24 Nguyễn Vũ Hà (2009) Tập giảng tổ chức kiện Trường cao đẳng du lịch Hà Nội Nguyễn Thị Lan (2015) Tổ chức kiện hoạt động thư viện - thơng tin Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 6, tr 29-33, 39 Lưu Văn Nghiêm (2012) Tổ chức kiện Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân Hoàng Phê chủ biên (1988) Từ điển tiếng Việt Nxb Khoa học Xã hội Nguyễn Thị Minh Trung (2018) Một số vấn đề truyền thông, vận động tổ chức kiện Thư viện Khoa học Xã hội Kỷ yếu hội thảo phát triển đổi Hoạt động TT-TV thời kỳ mới, Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch, Tr 256-263 Lê Văn Viết (2000) Cẩm nang nghề thư viện Nxb Văn hóa Thơng tin Kết luận Công tác tổ chức kiện hoạt động TT-TV quan thực tốt Tuy nhiên, loại hình kiện tổ chức chưa phong phú, đa dạng, chưa thật đáp ứng nhu cầu người dùng tin Dù thư viện đảm bảo tiến hành đủ bốn bước quy trình tổ chức kiện thực hiện, bước số tồn thiếu sót Cán thư viện chưa thật quan tâm việc tiếp nhận thông tin từ phía người sử dụng, cơng việc chuẩn bị trước kiện chưa chu đáo, chưa có phối hợp thành viên nhóm thực chưa có văn phân cơng trách nhiệm thức Các phương tiện truyền thông kiện đại đa dạng hiệu mang lại chưa thực cao, cịn số người sử dụng khơng tham gia chưa có thơng tin kiện Nguyên nhân dẫn đến hạn chế thư viện chưa xây dựng sách, văn hoạt động tổ chức kiện, đa số thư viện gặp khó khăn vấn đề kinh phí, cán thư viện chưa đào tạo kỹ tổ chức kiện Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu tổ chức hoạt động kiện thư viện, cần (Ngày Tòa soạn nhận bài: 15-02-2020; Ngày phản biện đánh giá: 6-3-2020; Ngày chấp nhận đăng: 15-4-2020) THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2020 21 ... SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN Hiện nay, chưa có văn thức quy định, hướng dẫn hoạt động tổ chức kiện đó, việc tổ chức kiện chủ yếu... số thư viện gặp khó khăn vấn đề kinh phí, cán thư viện chưa đào tạo kỹ tổ chức kiện Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu tổ chức hoạt động kiện thư viện, cần (Ngày Tòa soạn nhận bài: 1 5-0 2-2 020;... Tr 1 9- 24 Nguyễn Vũ Hà (2009) Tập giảng tổ chức kiện Trường cao đẳng du lịch Hà Nội Nguyễn Thị Lan (2015) Tổ chức kiện hoạt động thư viện - thông tin Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 6, tr 2 9-3 3,