Tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -*** LÊ THỊ HUYỀN TRANG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN HÀ NỘI - 2015 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, với lòng kính trọng biết ơn sâu sắc nhất, xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh, người bên cạnh để khuyến khích tận tình dạy cho suốt thời gian thực đề tài luận văn tốt nghiệp Tiếp đó, xin bày tỏ biết ơn sâu sắc đến quý thầy giáo, cô giáo, giảng viên Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn giúp đỡ tạo điều kiện cho suốt trình học tập trường khoa Nhân đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới bạn bè, đồng nghiệp Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học FPT, Thư viện Đại học Thủy Lợi, Thư viện Tạ Quang Bửu giúp đỡ tạo điều kiện tốt thời gian, cung cấp đầy đủ thông tin, số liệu để hoàn thành luận văn tốt nghiệp Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Lê Thị Huyền Trang MỤC LỤC MỞ ĐẦU: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN VÀ TỔNG QUAN VỀ CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 10 1.1 Lý luận chung tổ chức kiện hoạt động thông tin – thư viện 10 1.1.1 Khái niệm tổ chức kiện hoạt động thông tin - thư viện 10 1.1.2 Các loại hình kiện hoạt động thông tin – thư viện 15 1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức kiện hoạt động thông tin – thư viện 21 1.1.4 Các tiêu chí đánh giá chất lượng tổ chức kiện 24 1.2 Vai trò tổ chức kiện hoạt động thông tin – thư viện 28 1.2.1 Phát triển sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện 29 1.2.2 Kết nối với người dùng tin xây dựng mối quan hệ hợp tác 29 1.2.3 Quảng bá hình ảnh tạo dựng thương hiệu cho thư viện 30 1.2.4 Tạo môi trường phát triển nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán thư viện 30 1.3 Tổng quan thư viện trường đại học Hà Nội 31 1.3.1 Cơ cấu máy tổ chức 32 1.3.2 Đội ngũ cán thư viện 32 1.3.3 Nguồn lực thông tin 33 1.3.4 Cơ sở vật chất trang thiết bị 34 1.3.5 Các dịch vụ thông tin – thư viện 34 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 36 2.1 Các loại hình kiện tổ chức hoạt động thông tin – thư viện trường đại học Hà Nội 36 2.1.1 Toạ đàm người dùng tin 36 2.1.2 Thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu tìm hiểu thư viện 40 2.1.3 Triển lãm sách 41 2.2.4 Ngày hội đọc sách 43 2.1.5 Hội thảo chuyên ngành thông tin – thư viện 45 2.1.6 Các kiện kỷ niệm khai trương 46 2.2 Quy trình tổ chức kiện hoạt động thông tin – thư viện trường đại học Hà Nội 48 2.2.1 Tiếp nhận thông tin hình thành ý tưởng 49 2.2.2 Xây dựng kế hoạch thực 50 2.2.3 Triển khai tổ chức thực 52 2.2.4 Đánh giá báo cáo kết 54 2.3 Truyền thông kiện hoạt động thông tin – thư viện trường đại học Hà Nội 55 2.3.1 Truyền thông trước kiện 55 2.3.2 Truyền thông sau kiện 57 2.4 Đánh giá chất lượng tổ chức kiện hoạt động thông tin – thư viện trường đại học Hà Nội 58 2.4.1 Độ sáng tạo đa dạng loại hình kiện 58 2.4.2 Tính chuyên nghiệp quy trình tổ chức kiện 62 2.4.3 Hiệu hoạt động truyền thông kiện 64 2.5 Nhận xét chung tổ chức kiện hoạt động thông tin – thư viện 66 2.5.1 Điểm mạnh 66 2.5.2 Hạn chế 70 2.5.3 Nguyên nhân 71 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI 75 3.1 Đảm bảo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức kiện 75 3.2 Đa dạng hóa loại hình kiện 78 3.3 Chuyên nghiệp hóa quy trình tổ chức kiện 83 3.4 Tăng cường hiệu truyền thông kiện 85 3.5 Đào tạo đội ngũ cán 88 KẾT LUẬN 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC 97 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Tên biểu đồ Trang Thống kê số lượng loại hình kiện tổ chức Biểu đồ 2.1 hoạt động thông tin – thư viện số trường đại 59 học Hà Nội (2013-2015) Mức độ đánh giá người dùng tin độ sáng tạo Biểu đồ 2.2 việc tổ chức loại hình kiện thư viện trường 61 đại học Hà Nội (2013-2015) Biểu đồ 2.3 Biểu đồ 2.4 Biểu đồ 2.5 Biểu đồ 3.1 Biểu đồ 3.2 Mức độ đánh giá người dùng tin địa điểm, thời gian nội dung hoạt động tổ chức kiện Hiệu quảng bá kiện kênh truyền thông thư viện trường đại học sử dụng Nguyên nhân người dùng tin không tham gia kiện tổ chức thư viện trường đại học Nhu cầu loại hình kiện mà người dùng tin muốn tham gia thư viện trường đại học Hà Nội Mục đích mà nội dung chương trình kiện thư viện trường học nên trọng hướng tới 63 64 65 79 82 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Năm 2007, Việt Nam thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới WTO – Điều mang đến hội đồng thời đặt thách thức lớn cho kinh tế - xã hội Việt Nam Hội nhập với kinh tế toàn cầu sở giữ gìn nét truyền thống riêng đời sống văn hoá, xã hội yêu cầu cấp thiết đặt giai đoạn Chính bối cảnh đó, số ngành nghề có bước phát triển vượt bậc ngày khẳng định vị trí quan trọng, “tổ chức kiện” (TCSK) số Trong năm gần đây, hoạt động TCSK ngày trở nên phổ biến Các kiện diễn thường xuyên đời sống kinh tế - xã hội nhiều lĩnh vực, với nhiều phạm vi quy mô khác Tổ chức kiện giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, hoạt động văn hóa - nghệ thuật tới với công chúng, trị - quân trở nên gần gũi với nhân dân Với vai trò thiết thực vậy, từ năm 2007, theo khảo sát thực tạp chí Fast Company Mỹ, nghề “tổ chức kiện” xếp vị trí thứ sáu mười nghề có tiềm giới [25] Tại Việt Nam, với tiến trình công nghiệp hóa, đại hóa, hoạt động TCSK không ngừng phát triển với phạm vi mở rộng, theo quy trình chuyên nghiệp, mang tính sáng tạo cạnh tranh cao Theo báo Diễn đàn doanh nghiệp loạt nghiên cứu mức độ quan tâm giới trẻ với nghề đánh giá truyền thông marketing TCSK nghề hấp dẫn xã hội Việt Nam đại tính đến thời điểm năm 2007 nghề du nhập vào Việt Nam chưa lâu Như vậy, khẳng định TCSK mối quan tâm toàn thể xã hội, trở thành nghề giàu tiềm lực, mang lại nhiều lợi ích cho phát triển kinh tế- trị, văn hóa - xã hội nhiều lĩnh vực cụ thể khác, có lĩnh vực thông tin – thư viện (TT-TV) Trong lĩnh vực TT-TV, với bùng nổ số lượng thông tin, tài liệu với cạnh tranh mạnh mẽ từ quan truyền thông khác báo chí, nhà xuất bản…để thông tin, tài liệu có chất lượng đến với người dùng tin (NDT) quảng bá hình ảnh thư viện, cần phải tăng cường hoạt động quan hệ công chúng (PR), truyền thông marketing Trong đó, hoạt động TCSK phần thiếu chuỗi hoạt động quảng bá cho thư viện Các kiện tổ chức lĩnh vực TT-TV đề cập buổi triển lãm, ngày hội sách, thi tuyên truyền giới thiệu tài liệu, hội thảo chuyên ngành, hội nghị bạn đọc… Những kiện giúp quan thư viện giới thiệu sản phẩm - dịch vụ cách rộng rãi, quảng bá hình ảnh thư viện tới gần với bạn đọc, tìm hiểu nhu cầu người dùng nâng cao trình độ chuyên môn Chính lợi ích to lớn khiến cho nhu cầu TCSK ngày trở thành vấn đề cấp thiết cần đáp ứng Đặc biệt thư viện đại học (ĐH) - nơi mà đối tượng NDT chủ yếu học viên sinh viên - người trẻ tuổi động hoạt động TCSK ngày trở nên quan trọng Vì thế, thực tế khối thư viện trường ĐH, kiện diễn ngày phổ biến với quy mô ngày lớn Tuy nhiên, quan TT-TV nói chung khối thư viện trường ĐH nói riêng, hoạt động TCSK chủ yếu mang tính tự phát chưa sâu nghiên cứu để tổ chức cách chuyên nghiệp Chính vấn đề làm giảm hiệu thu từ hoạt động TCSK lĩnh vực TT-TV Mặt khác, việc khái quát hệ thống lý luận TCSK lĩnh vực TT-TV để làm sở cho việc triển khai thực tế chưa trọng Chính vậy, với vấn đề hoàn thiện hệ thống lý luận, việc tìm hiểu đánh giá thực trạng hoạt động TCSK quan thông tin – thư viện trường ĐH nhu cầu tất yếu để tìm giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Từ đó, thúc đẩy phát triển quan thư viện trường ĐH, nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo nghiên cứu khoa học Từ lý trên, định lựa chọn đề tài: “Tổ chức kiện hoạt động thông tin – thư viện trường đại học Hà Nội” làm đề tài luận văn Tình hình nghiên cứu Ban đầu, nghiên cứu “tổ chức kiện” dừng lại việc xem xét góc độ hoạt động quan trọng chuỗi hoạt động “quan hệ công chúng” (PR) Trong số công trình nghiên cứu PR nhà nghiên cứu tiếng “The Fall of Advertising and the Rise of PR” (Al Ries& Laure Ries, 2002), “The new rules of marketing and PR” (David Meerman Scott, 2008), “The AMA Handbook of public relations: Leveraging PR in the Digital World”(Robert L Dilenschneider, 2010), “Để người khác gọi ta PR”(Hà Nam Khánh Giao, 2004), “PR: Kiến thức đạo đức nghề nghiệp” (Đinh Thị Thúy Hằng, 2007)… có đề cập tới số vấn đề khái quát “tổ chức kiện” Tuy nhiên, tác phẩm chủ yếu tập trung xem xét hoạt động PR chiến lược để xây dựng thương hiệu TCSK hoạt động chuỗi hoạt động PR mà không đề cập chuyên sâu hoạt động TCSK Sau này, với phát triển mạnh mẽ hoạt động “tổ chức kiện” nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội, số giáo trình nghiên cứu chuyên sâu TCSK đời như: “Successfull event management: a practical handbook” Anton Shone (2006), giáo trình “Tổ chức kiện” PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (2007)… Tuy nhiên, sách chủ yếu tập trung vào việc khai thác kỹ hoạt động có tính chuyên ngành đặc thù kinh tế, chưa đề cập tới vấn đề TCSK nhiều lĩnh vực khác văn hóa, giáo dục, thông tin – thư viện Trong lĩnh vực TT-TV, việc tiếp cận với khái niệm “tổ chức kiện” mẻ Có công trình nghiên cứu vấn đề - Về sách, sách “62 chiến dịch PR xuất sắc nhất” (2008) giới thiệu hai chiến dịch PR hoạt động TCSK thành công rực rỡ Thư viện Portland Thư viện công cộng New York [14] Đây xem hai minh chứng thực tế rõ ràng cho việc ứng dụng PR cụ thể TCSK đem lại hiệu rõ rệt làm thay đổi phát triển thư viện nói riêng nghiệp thư viện nói chung - Về công trình nghiên cứu khoa học với đề tài TCSK hoạt động thông tin – thư viện nói chung, đề tài luận văn: “Tổ chức kiện văn hóa thư viện Hà Nội” (2010) ThS Tạ Minh Hà xem nghiên cứu chuyên sâu khảo sát thực trạng TCSK số 10 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt [1] Bùi Thanh Thủy (2011), Hoạt động truyền thông marketing thư viện ĐH, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Một chặng đường đào tạo nghiên cứu khoa học thông tin – thư viện: Kỷ niệm 38 năm truyền thống đào tạo 15 năm thành lập Khoa Thông tin – Thư viện”, tr.510 – 519 [2] Bùi Thanh Thủy (2012), “Nghiên cứu ứng dụng Marketing hỗn hợp hoạt động thông tin – thư viện trường ĐH Việt Nam”, ĐH Văn hóa Hà Nội, Luận án tiến sĩ [3] Đinh Thị Thuý Hằng (2008), PR- Kiến thức đạo đức nghề nghiệp, Alpha Books NXB Lao động - Xã hội [4] Đinh Thị Thúy Hằng (2008), PR - Lý luận ứng dụng, Alpha Books NXB Lao động - Xã hội [5] Hà Nam Khánh Giao (2004), Quan hệ công chúng - Để người khác gọi ta PR, NXB Thống kê [6] Hoàng Phê, ch.b (2003), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng [7] Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Nxb Văn hóa Thông tin [8] Lưu Văn Nghiêm (2007), Tổ chức kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân [9] Mai Mỹ Hạnh (2006), Quan hệ công chúng góc độ hoạt động TT-TV, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Ngành Thông tin - thư viện xã hội thông tin” [10] Nguyễn Thị Bích Lệ (2013), Công tác TCSK thư viện trường ĐH FPT, Kỷ yếu Hội nghị nghiên cứu khoa học sinh viên Khoa Thông tin – Thư viện, ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN 11 [11] Nguyễn Thị Lan Thanh (2010), Tập giảng Marketing hoạt động thông tin – thư viện, ĐH Văn hóa Hà Nội [12] Nguyễn Vũ Hà (2009), Tập giảng Tổ chức kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội [13] Tạ Minh Hà (2010), Tổ chức kiện văn hóa thư viện Hà Nội, ĐH Văn hóa Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ [14] Trần Anh (2008), 62 chiến dịch PR xuất sắc, NXB Lao động – Xã hội [15] Trần Đức Hòa (2014), Một vài suy nghĩ tính thân thiện thư viện, Hoạt động thông tin – thư viện với vấn đề đổi toàn diện giáo dục ĐH Việt Nam (sách chuyên khảo), NXB ĐHQGHN, tr.97-104 [16] Trần Thị Mai Anh, Bùi Thị Thùy Dương (2007), Thực trạng hoạt động PR xu phát triển Việt Nam, Quan hệ công chúng - lý luận thực tiễn, NXB Chính trị quốc gia, tr 41-49 [17] Trần Thị Hòa (2010), Tổ chức kiện từ góc nhìn kinh tế, văn hóa, xã hội, Tạp chí Thông tin – Tư Liệu, tr.57-59 [18] Trương Thị Bích Tiên (2012), Các loại hình TCSK, Tạp chí Khoa học, ĐHSP TPHCM Tài liệu nước [19] Dilenschneider, Robert L (2010), The AMA Handbook of public relations: Leveraging PR in the Digital World [20] GoldBlatt, Joe (2002), Special Events: Twenty – first century global event managament, Wiley [21] Ries, Al & Ries, Laura (2002), The Fall of Advertising and the Rise of PR, HarperBusiness, Reprint edition 12 [22] Scott, David Meerman (2008), The new rules of marketing and PR, Your Coach In A Box; Una Upd Re edition [23] Shone, Anton (2006), Successfull event management: a practical handbook, Cengage Learning Business Press [24] Sullivan, Marguerite H (2002), A responsible of Press Office: An insider’s guide ( http://usinfo.state.gov/products/pubs/pressoffice) [25] Tuggle, Kathryn (2007), 10 Hot jobs for 2007, Fast Company [26] Wagen, Lynn Van (2005), Event management, Prentice Hall [27] US Dept of Labor (2010), What is Event Planning (http://institute-of-eventmanagement.com/what-is-event-planning) Website [28] Diễn đàn TCSK: http://event.net.vn/82/to-chuc-su-kien.html [29] Thư viện Tạ Quang Bửu: http://library.hust.edu.vn/ [30] Thư viện ĐH Thủy Lợi: https://www.facebook.com/Thư-viện-ĐHTL259066817546932 [31] Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân Hàng: https://www.facebook.com/thuvien.hvnh https://thuvien.hvnh.edu.vn [32] Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường ĐH FPT: https://fptlibrary.wordpress.com/ https://www.facebook.com/thuvienfu [33] Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường ĐH Luật Hà Nội: https://www.facebook.com/Thư-viện-Trường-Đại-học-Luật-Hà-Nội [34] Trang tìm kiếm: https://www.google.com.vn 13