NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP. 1. Một số khái niệm. 1.1. Khái niệm văn phòng. Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế khu vực và thế giới, các cơ quan doanh nghiệp nước ta luôn tự đổi mới, tự khẳng định mình để hoà nhập với sự phát triển đó. Để đáp ứng yêu cầu này nhiều cơ quan, doanh nghiệp ra đời kéo theo sự hình thành hệ thống văn phòng trong cơ quan doanh nghiệp đó với mục đích đảm bảo cho sự tồn tại phát triển của mình. Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế xã hội. Như vậy thuật ngữ văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả. Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Do đó, có thể định nghĩa khái quát văn phòng như sau: " Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị được thông suốt, hiệu quả". Trong công cuộc đổi mới công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay thì có thể nhận thấy rằng bất kỳ một tổ chức nào cũng cần hoạt động quản trị. Doanh nghiệp - là trọng tâm của nền kinh tế thì càng cần đến hoạt động quản trị. Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì cần có sự đóng góp không nhỏ của văn phòng. Mà văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả thì cần phải quản lý tốt. Vậy quản trị văn phòng là gì? 1.2. Khái niệm quản trị văn phòng. Quản trị văn phòng ở đây có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản trị ( con người) lên đối tượng quản trị ( lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất .) trong văn phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Đó là toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Ngày nay trên thực tế hoạt động quản trị diễn ra rất sôi nổi. Sôi nổi vì các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội mới, đồng thời cũng phải đáp ứng nhiều đòi hỏi cao của xã hội, phải đương đầu với nhiều thách thức ngày càng gay gắt hơn. Trong thời đại ngày nay để giành được chỗ đứng và sự phát triển các nhà quản trị doanh nghiệp phải nhanh chóng và mạnh dạn vận dụng nhiều lý thuyết mới về quản trị doanh nghiệp. 2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng. Chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp cho dù là doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ. Văn phòng và phòng hành chính là " bộ nhớ " của thủ trưởng, là tai, là mắt của doanh nghiệp. Nếu văn phòng làm việc có lề nếp, kỷ cương và khoa học thì công việc của doanh nghiệp sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả Trong thời đại " bùng nổ thông tin" các doanh nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của doanh nghiệp. Mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng không ngoại trừ doanh nghiệp nào. Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi công việc của cơ quan. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởng phạt đối với các CBCNV trong doanh nghiệp. Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại. Ví dụ như Giám đốc ra quyết định về việc khen thưởng đối với những CBCNV hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được giao thì quyết định đó sẽ được chuyển đến bộ phận văn phòng, sau đó bộ phận văn phòng có nhiệm vụ thông báo cụ thể xuống từng cá nhân được khen thưởng. Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc một cách nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu quả cao. Với những công việc mang tính chất không quan trọng như: giải quyết nghỉ phép cho CBCNV, giải quyết những thắc mắc của khách hàng .thì văn phòng có thể giúp lãnh đạo giải quyết nhằm giảm bớt gánh nặng công việc cho lãnh đạo. Văn phòng cung ứng các điều kiện vật chất như: nhà cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, công cụ tài chính . đó là hoạt động hậu cần của văn phòng. Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng phải cung ứng đủ đúng và kịp thời trang thiết bị cho các đơn vị, cá nhân. II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. 1. Chức năng của văn phòng. Tuỳ theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản sau đây. - Chức năng tham mưu. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Do vậy muốn có những quyết định đúng đắn, khoa học người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan, những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ giúp tham mưu. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo những thông tin, phương án kịp thời và hợp lý. Hoạt động này luôn tỏ ra cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể tập hợp được ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV. Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhà quản lý giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách linh hoạt chính xác. - Chức năng tổng hợp. Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc, phân tích tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Ví dụ thông tin về thị trường thì được nhà quản lý áp dụng trong việc ra các quyết định về sản xuất sản phẩm nào, giá cả ra sao . Trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòng phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ, phân loại và chọn lựa nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng thì mới mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp. - Chức năng hậu cần. Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính .Các điều kiện ấy được quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện, nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có cách sắp xếp phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi vị trí làm việc, trong từng điều kiện môi trường cụ thể cho dù các thiết bị, các phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Có như vậy mới có thể đem lại một môi trường làm việc tốt cho nhân viên kích thích họ làm việc hăng say, có hiệu quả và đem lại năng suất lao động cao hơn cho doanh nghiệp. Ví dụ phòng Tổ chức - Hành chính phải giao tiếp với khách, đối tác, các CBCNV trong công ty nhiều đòi hỏi phải được bố trí ở vị trí lối ra vào thuận tiện và rộng rãi có chỗ đỗ xe Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của doanh nghiệp do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Ví dụ như máy đếm tiền của phòng kế toán được sử dụng trong 5 năm thì sau 5 năm văn phòng phải cung cấp máy đếm tiền cho phòng kế toán. Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng. 2. Nhiệm vụ của văn phòng. Từ chức năng chung của mỗi tổ chức, người ta phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại tồn tại trong từng điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tích chất, hình thức cũng như nội dung cụ thể nên còn gọi là nhiệm vụ. Theo các chức năng trên của văn phòng ta có thể xác định nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng như sau: 2.1. Văn phòng thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình. Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, doanh nghiệp. Xây dựng chương trình làm việc của doanh nghiệp là sự hình thành công việc của doanh nghiệp, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định. Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi các nhiệm vụ trước mắt cũng như nắm bắt được các công việc trong thời gian dài. Khi xây dựng chương trình làm việc văn phòng phải nêu ra các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, các phòng ban cần thực hiện. Xây dựng chương trình sát, đúng là việc khó song việc tổ chức thực hiện tốt chương trình đã vạch ra lại còn khó hơn.Vì vậy ngoài việc xây dựng tốt nội dung chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, văn phòng còn phải thường xuyên đôn đốc theo dõi việc thực hiện chương trình, đồng thời xây dựng và thực hiện tốt quy chế hoạt động trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải tuân thủ theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Vì vậy phải có nội quy, quy chế cụ thể để xác định mọi mối quan hệ công tác trong doanh nghiệp cùng phục vụ mục tiêu chung. Văn phòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch và xây dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch của toàn doanh nghiệp. 2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể có thời gian để thu thập cũng như xử lý mọi thông tin từ mọi nguồn tin khác nhau mà cần phải có sự trợ giúp của văn phòng. Văn phòng được coi như " cổng gác thông tin" của doanh nghiệp vì mọi nguồn thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý và chuyển phát từ văn phòng. Từ những nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo kênh thích hợp để chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy văn phòng phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ khi thu nhận xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập một cách đầy đủ, kịp thời được xử lý một cách nghiêm túc, khoa học đáp ứng yêu cầu của người quản lý thì người lãnh đạo sẽ só được những quyết định sáng suốt và ngược lại thì quyết định của người lãnh đạo sẽ không hiệu quả, đôi khi còn gây hậu quả xấu đến mục tiêu của doanh nghiệp. 2.3. Thực hiện nhiệm vụ biên tập, phát hành và quản lý chịu trách nhiệm về tính pháp lý của văn bản. Văn bản là phương tiện ghi tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản bao gồm: Các thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và quản lý Mọi doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy nhiên việc biên soạn, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có luật ban hành văn bản và các văn bản hướng dẫn thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước. Do đó nhân viên văn phòng cần phải nhanh chóng cập nhật để có thể sửa đổi, bổ sung những sai sót trong văn bản của doanh nghiệp mình phù hợp với quy định chung của nhà nước. Ví dụ trước đây dưới tiêu ngữ có thể gạch chân bằng nét đứt đoạn nhưng trong quy định của văn bản mới thì dưới tiêu ngữ là một nét liền, nhân viên văn phòng phải cập nhật từ những cái nhỏ nhất đó. 2.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng. Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, tự bản thân văn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức, hợp lý, năng động và hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên hoạt động văn phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên cần phải tổ chức bộ máy sao cho phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của doanh nghiệp một cách cao nhất. Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển, việc xây dựng và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải hướng tới các mục tiêu hiện đại hoá công tác văn phòng. Do vậy để phù hợp với xu thế phát triển của thời đại thì doanh nghiệp cần phải trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại cho doanh nghiệp mình, đồng thời cũng phải tổ chức cho CBCNV đi học thêm các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, các khoá học ngắn hạn để nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nhằm đem lại hiệu quả làm việc cao hơn. 2.5. Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của doanh nghiệp. Khác với các hoạt động chuyên môn trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tài sản của doanh nghiệp. Đặc điểm hoạt động này của văn phòng là xuất phát từ chức năng của văn phòng phải đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục không kể ngày đêm ngay cả lúc doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ lễ tết, thứ bẩy chủ nhật để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Công việc của văn phòng luôn gắn kết với hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn liền với tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp trong việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện mục tiêu. Vì vậy để duy trì hoạt động của văn phòng, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp. 2.6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư và tài sản của doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ mang tính chất đặc thù của công tác văn phòng. Các nhu cầu về hậu cần trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng và phong phú. Đó là nhu cầu về vật tư, tài chính, trang thiết bị, dụng cụ cũng như các máy móc. Văn phòng phải luôn cung ứng đầy đủ và kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy. Ví dụ phòng kĩ thuật của doanh nghiệp có 3 máy vi tính nhưng do yêu cầu của công việc cần thêm một máy tính nữa để thuận tiện hơn trong công việc. Do vậy, phòng kĩ thuật phải viết phiếu đề nghị với văn phòng cung cấp thêm một máy tính nữa, văn phòng xem xét và bố trí thêm máy tính cho phòng kĩ thuật trong một thời gian nhất định nhanh nhất. 3. Nội dung của công tác văn phòng trong các doanh nghiệp. 3.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp. Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của từng doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực hiện các mục đích sau: - Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của doanh nghiệp. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để: + Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp. + Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó. + Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao nhất. + Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp. + Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp. + Kiểm tra việc thực hiện công việc. [...]... " Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp" Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây Thứ nhất, xây dựng và ban hành văn bản Nội dung này bao gồm các công việc sau đây: - Soạn thảo văn bản - Duyệt văn bản - Đánh... việc sau đây: - Soạn thảo văn bản - Duyệt văn bản - Đánh máy và nhân văn bản - Trình ký và ban hành văn bản Thứ hai, Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản Nội dung này bao gồm các công việc sau đây: - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật - Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ Thứ ba, Tổ chức... đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp 3.6 Công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong công tác văn phòng của mỗi cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả 3.6.1 Công tác văn thư... dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con dấu như: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu họ tên của những người có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn bản Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy định nghiêm... thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện: - Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp - Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng. .. Tham mưu cho lãnh đạo, xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể - Tham mưu giúp các nhà lãnh đạo ra quyết định, đề án, phương án quản lý hữu hiệu nhất - Giúp lãnh đạo tìm được các biện pháp tổ chức thực hiện những đề án, chương trình 3.3.2 Công tác tổng hợp Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp là chức năng quan trọng nhất Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dựng các phương... tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm 3.5... mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý nhằm đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu lực hiệu quả" Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là: - Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao - Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của cơ quan trong từng thời kỳ - Tham mưu cho lãnh đạo, xử lý có hiệu quả... do thủ trưởng doanh nghiệp hoặc chánh văn phòng giao cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn lưu giữ Người giữ và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu, cho nên con dấu không được cho người khác mượn Khi đi vắng phải bàn giao cho người được trưởng phòng chỉ định - Người giữ con dấu không đem con dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi công tác - Con dấu phải... định thời gian cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên . NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP. 1. Một số khái niệm. 1.1. Khái niệm văn phòng. . hành văn bản. Nội dung này bao gồm các công việc sau đây: - Soạn thảo văn bản. - Duyệt văn bản. - Đánh máy và nhân văn bản. - Trình ký và ban hành văn bản.