KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VỀ CÔNG TSAC LƯU TRỮ Ở BỘ CÔNG AN, NƯỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** Phatxay SORPHABMIXAY KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở BỘ CƠNG AN, NƢỚC CỘNG HỊA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Hà Nội - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -*** - Phatxay SORPHABMIXAY (Phát xay SỎ PHẠP MI XAY) KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở BỘ CƠNG AN, NƢỚC CỘNG HỊA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60320301 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Đào Đức Thuận Hà Nội - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu độc lập tơi Các số liệu luận văn trung thực Kết nghiên cứu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu khác Tác giá luận văn Phatxay SORPHABMIXAY LỜI CẢM ƠN Trong suốt q trình học tập hồn thành luận văn này, nhận hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình thầy giáo, gia đình, bạn bè, đồng nghiệp Với lịng trân trọng biết ơn sâu sắc, xin bày tỏ cảm ơn chân thành đến TS Đào Đức Thuận trực tiếp hướng dẫn kiến thức phương pháp nghiên cứu, chỉnh sửa trình thực luận văn Mặc dù thân cố gắng trình nghiên cứu thực luận văn thời gian kinh nghiệm hạn chế nên chắn luận văn cịn có sơ suất, thiếu sót Rất mong nhận góp ý thầy bạn để luận văn hoạn thiện Cuối cùng, xin cảm ơn gia đình, bạn bè quan tâm, chia sẻ động viên tơi hồn thành luận văn Tác giá luận văn Phatxay SORPHABMIXAY DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCA Bộ Công an CHDCND Lào Cộng hịa Dân chủ Nhân dân Lào CTLT Cơng tác lưu trữ NDCM Nhân dân cách mạng TC AN Tổng Cục An ninh TC CS Tổng Cục Cảnh sát TC HC Tổng Cục Hậu cần VPB Văn phòng Bộ XHCN Xã hội chủ nghĩa MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4 Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu 5 Nhiệm vụ nghiên cứu 6 Nguồn tư liệu phương pháp nghiên cứu 7 Dự kiến cấu trúc Chƣơng TỔNG QUAN VỀ BỘ CÔNG AN VÀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA BỘ CÔNG AN LÀO 10 1.1 Khái quát hình thành phát triển Bộ Công an Lào 10 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Công an Lào 12 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 12 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Bộ Công an Lào 16 1.3 Thành phần, nội dung ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động quản lý Bộ Công an Lào 20 1.3.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ 20 1.3.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ BCA Lào 23 Tiểu kết chương 25 Chƣơng THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở BỘ CÔNG AN LÀO 26 2.1 Một số khái niệm hoạt động quản lý công tác lưu trữ Bộ Công an Lào 26 2.1.1 Khái niệm “quản lý” 26 2.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ 26 2.1.3 Hoạt động quản lý công tác lưu trữ 28 2.2 Thực trạng quản lý công tác lưu trữ Bộ Công an 29 2.2.1 Ban hành văn quản lý công tác lưu trữ 29 2.2.2 Phổ biến, hướng dẫn thực công tác lưu trữ 32 2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 33 2.2.4 Thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ 35 2.2.5 Thi đua, khen thưởng 37 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Bộ Công an 38 2.3.1 Tổ chức công tác lưu trữ Bộ 38 2.3.2 Tổ chức công tác lưu trữ Tổng cục 39 2.3.3 Bố trí nhân làm công tác lưu trữ 40 2.3.4 Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 42 2.3.5 Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ 43 2.3.6 Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ 45 2.3.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 46 2.4 Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ BCA Lào 54 2.4.1 Ưu điểm 54 2.4.2 Nhược điểm 55 2.4.3 Nguyên nhân 57 Tiểu kết Chương 59 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở BỘ CÔNG AN LÀO 60 3.1 Tầm quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quản lý công tác lưu trữ Bộ Công an Lào 60 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động quản lý công tác lưu trữ Bộ Công an Lào 61 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo cấp Bộ cơng tác lưu trữ 61 3.2.2 Hồn thiện hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ 63 3.3 Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Bộ Công an 68 3.3.1 Trách nhiệm Bộ 68 3.3.2 Trách nhiệm Tổng cục, Cục 74 3.4 Quan tâm bố trí sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 74 3.4.1 Trách nhiệm Bộ 74 3.4.2 Trách nhiệm Tổng cục, Cục 76 3.5 Tăng cường tra, kiểm tra, hướng dẫn công tác Lưu trữ BCA 77 3.5.1 Trách nhiệm Bộ 77 3.5.2 Trách nhiệm Tổng cục, Cục 78 3.6 Xác định rõ chế độ khen thưởng, kỉ luật công tác Lưu trữ BCA Lào 80 Tiểu kết Chương 82 KẾT LUẬN 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hoạt động quản lý có từ xa xưa người biết lao động theo nhóm địi hỏi có tổ chức, điều khiển phối hợp hoạt động Trong năm qua với phát triển kinh tế, xã hội đất nước, công tác lưu trữ ngày đóng vai trị quan trọng đời sống xã hội Đối với ngành, lĩnh vực nào, tổ chức quản lý cách hợp lý, khoa học tạo điều kiện cho ngành, lĩnh vực phát triển Ngành lưu trữ khơng nằm ngồi quy luật chung Việc quản lý nhà nước công tác lưu trữ cần phải quan tâm, trọng có bước thay đổi theo kịp thời đại, nhu cầu xã hội Bộ Công an Lào thành lập từ ngày 05 tháng 04 năm 1955 Trong thời gian trải qua gần 63 năm xây dựng, chiến đấu trưởng thành Bộ Công an nước CHDCND Lào có bước phát triển quan trọng đóng góp vào nghiệp đấu tranh, bảo vệ xây dựng đất nước Tài liệu hình thành hoạt động Bộ Công an, Tổng cục, Cục quan đơn vị trực thuộc phản ánh chức năng, nhiệm vụ Bộ Công an, Cục Lưu trữ phận quan trọng thành phần tài liệu Phông Lưu trữ BCA Về cấu tổ chức BCA bao gồm: 03 Tổng Cục, 01 Văn phòng Bộ, 06 Cục, 02 Bộ tư lệnh 02 học viện thuộc Bộ Công an Việc tổ chức hoạt động quản lý công tác lưu trữ Bộ Công an phân chia theo khối tài liệu, hồ sơ nghiệp vụ hình thành hoạt động lực lượng An ninh gọi hồ sơ nghiệp vụ An ninh lực lượng hồ sơ nghiệp vụ An ninh quản lý (thuộc Tổng cục An Ninh), tài liệu nghiệp vụ hình thành hoạt động lực lượng Cảnh sát gọi hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát lực lượng hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát quản lý (thuộc Tổng cục Cảnh sát), tài liệu nghiệp vụ hình thành hoạt động lực lượng Hậu cần gọi hồ sơ nghiệp vụ tài chính, tài sản BCA lực lượng hồ sơ nghiệp vụ Hậu cần quản lý (thuộc Tổng cục Hậu cần)… Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Cục Lưu trữ tài liệu có giá trị nhiều phương tiện, đa dạng phong phú nội dung, mang ý nghĩa trị, lịch sử thực tiễn cao BCA nói chung Cục Lưu trữ nói riêng Bên cạnh đó, cịn nguồn thông tin quan trọng việc phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu lịch sử, khoa học phục vụ cho nhiều mục đích khác hoạt động đơn vị Tài liệu lưu trữ hình thành trực tiếp từ hoạt động nghiệp vụ ngành Công an phận thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Lào Nhưng đặc thù ngành nên khối tài liệu này, nên đặc điểm chung giống tài liệu lưu trữ quan khác, tài liệu lưu trữ ngành Cơng an cịn có tính bảo mật cao Chính lý mà khối tài liệu chủ yếu phục vụ hoạt động ngành số nhu cầu đáng quan, đơn vị ngồi ngành cơng dân; mà chưa tổ chức khai thác, sử dụng rộng rãi phục vụ nhu cầu toàn xã hội Mặc dù vậy, công tác lưu trữ mà đặc biệt công tác hoạt động quản lý ngành Công an, theo khảo sát thực tế nhận thấy có nhiều ưu điểm kết đáng ghi nhận Cục Lưu trữ Quốc gia Lào quan trực thuộc Bộ Nội vụ, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ phạm vi nước; quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia thực dịch vụ công theo quy định pháp luật Bộ Nội vụ quan quản lý tài liệu lưu trữ Lào phân chia thành giai đoạn: Thời kỳ Phong kiến Lào, Thời kỳ đất nước Lào bị thực dân Pháp đô hộ; Thời kỳ thành lập nước CHDCND Lào (1975 – đến nay) quản lý Cục Lưu trữ Quốc gia Lào trực thuộc Bộ Nội vụ Như biết, kho lưu trữ chuyên ngành thực chất kho lưu trữ nhà nước giao cho ngành chủ quản trực tiếp quản lý, áp dụng quan sản sinh tài liệu có đặc trưng riêng quan cần chế độ bảo mật đặc biệt Ngày 27 tháng năm 1994, Văn phịng tồn tài liệu lưu trữ, thống kê, kiểm tra tài liệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Ban tổ chức Cục Cục trưởng làm chủ tịch, Tổng cục, Cục, đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ làm ban huy Các danh mục hồ sơ phải thu thập : - Các tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Tổng cục, Cục, trực thuộc BCA, có giá trị nhiều phương tiện, đa dạng phong phú nội dung, mang ý nghĩa trị, lịch sử thực tiễn cao Bộ (gồm tất loại tài liệu hồ sơ nghiệp vụ), báo cáo tổng kết, kế hoạch Nghị (theo kỳ) Ban chấp hành Trung ương Đảng tài liệu tổ chức Đại hội Bí thư Đảng cấp - Các tài liệu phải kết thúc lưu trữ hành, năm trở lên (tính từ năm giải công việc xong) - Các tài liệu Mật, hồ sơ nghiệp vụ chuyên ngành phải nộp lưu vào Phòng lưu trữ Tổng Cục bảo quản Kho Lưu trữ riêng Tổng cục Ban tổ chức trách nhiệm thu thập tài liệu phải tổ chức hội nghị, nghiên cứu lập kế hoạch để hoạt động quản lý có hiệu Giao cho Cục Lưu trữ phối hợp công tác với Tổng cục, Cục, 02 Bộ Tư lệnh, 02 Học viện xong phải báo cáo việc tổ chức hoạt động liên tiếp Như Chánh Văn phịng BCA thơng báo cho Tổng cục, Cục, 02 Bộ Tư lệnh, 02 Học viện Cục Lưu trữ tổ chức thực nghiêm Thơng báo Chánh Văn Phịng Chữ ký 94 Phụ lục Quyết định số 452/ BCA ngày 13/05/2009 CỘNG HỊA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO Hịa bình - Độc lập - Dân chủ - Thống - Thịnh vượng *** -BỘ CÔNG AN số 452/BCA Ngày 13/05/2009 QUYẾT ĐỊNH Về việc tổ chức hoạt động Cục lƣu trữ - Căn vào Luật lực lượng Công an nhân dân số 03/ສພຊ, ngày 02/07/2007 - Căn Nghị định số 079/CP, ngày 27/02/2007 Văn phòng Phủ Thủ tướng Tổ chức hoạt động Bộ Công an - Căn Quyết định số 464/BCA, ngày 02/06/2008 Bộ trưởng việc tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ - Căn vào đơn đề nghị Văn phòng Bộ thống Cục Nghiên cứu khoa học Công nghệ Tổng cục An ninh số 293/ ກວປ, ngày 28/04/2009 Bộ trƣởng Bộ Cơng an có Quyết định cụ thể nhƣ sau: Khoản I Vị trí chức Điều Vị trí Cục Lưu trữ viết tắt ກສຄ Cục chuyên ngành thuộc cấu tổ chức Văn phịng Bộ có chức năng, nhiệm vụ Cục trực thuộc Văn phịng Bộ, bổ nhiểm xóa bỏ Bộ trưởng Bộ Công an Điều Chức Tham mưu cho Văn phịng Bộ, Bộ trưởng Bộ Cơng an lập kế hoạch ngiên cứu, xác định quản lý, bảo quản, lưu trữ, hồ sơ nghiệp vụ tổ chức 95 khai thác, quản lý tập trung công tác lưu trữ phạm vi tồn quốc ngành Cơng an Khoản II Nhiệm vụ Quyền hạn Điều Nhiệm vụ Cục Lưu trữ có nhiệm vụ cụ thể sau: Nghiên cứu, thực theo đường lối sách Đảng Nhà nước công tác văn thư lưu trữ giai đoạn; Nghiên cứu trình cho Chánh Văn phịng xem xét kế hoạch chiến lược,dự án chương trình phát triển lĩnh vực công tác văn thư – lưu trữ; Nghiên cứu soạn thảo văn quy phạm pháp luật, quy định tiêu chuẩn, nguyên tắc, phương pháp công tác văn thư lưu trữ để trình cho Chánh Văn phịng phê duyệt; Nghiên cứu trình cho Chánh Văn phòng phê duyệt xây dựng hoạc cải cách hệ thống tổ chức ngành lưu trữ Công an Tỉnh; Quảng cáo, tuyên truyề, hướng dẫn, kiểm tra vầ mặt nghiệp vụ thúc đẩy Bộ, Tổng cục, Cục, Công an Tỉnh việc tổ chức thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư lưu trữ; Thu thập, xếp, xác định giá trị tài liệu, thống kê bảo quản tài liệu quan trọng, có ý nghĩa quốc gia; Nghiên cứu ứng dụng kết khoa học - công nghệ tiên tiến vào lĩnh vực văn thư lưu trữ; Tổ chức triển lãm, tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cho giáo đục, nghiên cứu áp dụng vào việc phát triển kinh tế - xã hội đất nước; quản lý, sử dụng dấu để quản lý chặt chẽ công tác Văn thư Lưu trữ; 10 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, 96 trị, đạo đức nép làm việc cho đội ngũ cán mình; 11 Quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm công tác văn thư lưu trữ với quốc tế theo quy định Bộ Công an Diều Quyền hạn 1.Đề xuất, báo cáo tất vấn đề nằm lĩnh vực trách nhiệm Cục trình cho Văn phịng Bộ, Bộ trưởng BCA để có đạo nghiên cứu giải quyết; 2.Tổ chức, tham hội nghị liên quan đến công việc Cục từ Bộ, Tổng cục, Cục , đơn vị khác tổ chức giao nhiệm vụ cho Cục; Nghiên cứu đề xuất cho cấp lãnh đạo thành lập, hay xóa bỏ, bổ nhiệm, di chuyển, thải hồi phân cơng cán cơng chức lĩnh vực quản lý; 4.Ban hành Lệnh, Quy chế, Thông báo, Thể thức… công tác nghiệp vụ Cục; 5.Lập kế hoạch, sở vật chất, phượng tiện, trang thiết bị sử dụng hoạt động quản lý Cục; 6.Hướng dẫn, đạo, quản lý, kiểm tra, bồi dưỡng cho cán công chức, viên chức theo hệ thống công tác lưu trữ Cục thuộc phạm vi ngành Công an; Quản lý, sử dụng tài sản, sở vật chất Bộ giao cho Khoản III Cơ cấu tổ chức Nhân Diều Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Cục Lưu trữ gồm có 04 phịng trực thuộc Phịng hành Phịng bảo quản tài liệu thơng thường Phịng bảo quản tài liệu mật Phịng Khoa học Kỹ thuật Cơng nghệ thơng tin Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng trực thuộc Cục Lưu trữ có nội quy riêng 97 Điều Cơ cấu tổ chức nhân Cục Lưu trữ có cấu tổ chức nhân cụ thể sau : 1.Có 01 Cục trưởng 02 Phó Cục trưởng 2.Các Phịng có 01 Trưởng phịng 02 Phó cán phòng Điều Về việc bổ nhiệm, di chuyển thải hồi Về việc bổ nhiệm, di chuyển, thải hồi cán cấp Cục, phòng cụ thể sau: 1.Ơng Cục trưởng Phó Cục trưởng bổ nhiện, di chuyển, thải hồi Bộ trưởng Bộ Công an giấy đề xuất Chánh Văn phòng (của VPB); Trưởng phịng Phó trưởng phịng bổ nhiệm, di chuyển thải hồi Chánh Văn phòng vào giấy đề xuất Cục trưởng thống Tổng cục An ninh Điều Nhiệm vụ Quyền hạn Cục trưởng Phó cục trưởng 1.Cục trưởng có đạo trực tiếp với Văn phịng Bộ Bộ trưởng Bộ Cơng an việc đạo, hướng dẫn, quản lý, theo dõi, kiểm tra tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cục Lưu trữ, có tính trách nhiệm, chữ ký tài liệu Cục ban hành Trong tình trạng cơng tác xa hay khơng thể làm phải làm giấy ủy quyền cho Phó Cục trưởng thay mặt; 2.Phó cục trưởng giúp Cục trưởng việc đạo, hướng dẫn, quản lý, theo dõi, kiểm tra tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cục sâu công tác theo phân cơng Cục trưởng giao trách nhiệm cho hồn thành cơng việc Khoản IV Lập kế hoạch công việc Điều Các nguyên tắc công việc Cục Lưu trữ làm theo nguyên tắc cụ thể sau: 98 Làm theo nguyên tắc chung, thống nhất, có trao đổi, cơng phân chia công việc cho cán rõ ràng; Lập kế hoạc công việc, xác định mục tiêu, tổ chức, hợp tác, quản lý, theo dõi kiểm tra thường xuyên, rút học kinh nghiệm; Làm việc có phân cơng quản lý, phân công cho tổ chức, cán bộ, giao việc phải có giấy ủy quyền sách rõ ràng, lập điều kiện cho cán có phát triển sáng tạo nâng cao trách nhiệm Điều 10 Lập kế hoạch cơng việc Lập kế hoạch công việc cách khoa học, nghiên cứu có thích hợp với khả đại hóa Có kế hoạch ngân sách, sở vật chất, có rút học kinh nghiệm để nghiên cứu với sách đề xuất với cấp kiểm tra Khoản V Điều khoản thi hành Điều 11 Con dấu Cục Lưu trữ có dấu riêng Cục để áp dụng vào công tác Văn thư - Lưu trữ Điều 12 Tổ chức thực Giao cho Cục Lưu trữ tổ chức thực nghiêm định Văn phòng Bộ, Tổng Cục, Cục, 02 Bộ Tư lệnh, 02 học viện trực thuộc BCA chịu trách nhiện thi hành định này./ Điều 13 Hiệu lực thi hành Quyết định có hiệu lực thi hành từ ngày ký, định nội quy bãi bỏ quy định trước Bộ trái với định Bộ trƣởng Bộ Công an Chữ ký 99 Phụ lục Quyết định số 429/ BCA ngày 08/05/2009 CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO Hịa bình - Độc lập - Dân chủ - Thống - Thịnh vượng *** -BỘ CÔNG AN số 429/QĐ-BCA Ngày 08/05/2009 QUYẾT ĐỊNH Về việc tổ chức quản lý công tác lƣu trữ Bộ Công an - Căn vào Luật lực lượng Công an nhân dân số 03/ສພຊ, ngày 02/07/2007 - Căn Nghị định số 079/CP, ngày 27/02/2007 Văn phòng Phủ Thủ tướng Tổ chức hoạt động Bộ Công an - Căn vào đơn đề nghị Văn phòng Bộ thống Cục Nghiên cứu khoa học Công nghệ Tổng cục Bộ trƣởng Bộ Cơng an có Quyết định cụ thể nhƣ sau: Khoản I Điều khoản chung Điều Mục đích Quyết định quy định nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ Công an theo hệ thống, bảo mật, không làm mát, kịp thời, nhanh chóng thống Bộ để phát huy kế hoạch làm việc lưu trữ tài liệu Bộ đại hóa Điều Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ Cơng an cơng việc có cách tổ chức – hoạt động Lãnh đạo, chi đạo giải cơng việc 100 cơng văn giấy tờ, công việc cần thiết cách quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ Cục – Đội Điều Các loại văn Văn gồm có loại sau : - Loại Văn Quy phạm pháp luật - Loại Văn Hành Cịn chi tiết quy định văn nghiệp vụ Khoản II Quản lý công tác Văn thƣ Điều Trách nhiệm việc quản lý văn Trách nhiệm việc quản lý văn có cách sau : Quản lý văn đến - Tiếp nhận, đăng ký văn đến đóng dấu đến - Trình, chuyển giao văn đến cho Chánh Văn phịng, Cục trưởng, Ơng Lãnh đạo cấp tỉnh - Giải theo dõi, đôn dốc việc giải văn – đến theo thời gian định Quản lý văn - Nghiên cứu kiểm tra thể thức văn ; - Sửa đổi, hình thức kỹ thuật trình bày ; - Đánh máy kiểm tra lại kỹ thuật sau đánh máy xong ; - Trình xin chữ ký ; - Đóng dấu dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) chuyển phát cho đơn vị hay nhân có liên quan ; 101 - Đăng ký văn Về bảo quản tài liệu - Phân loại – Chỉnh lý ; - Lập hồ sơ ; - Lưu giữ Điều Theo dõi văn Tất văn – đến, phải kiểm tra phòng văn thư ghi số văn – đến vào Tổng cục, Cục, để theo dõi, tra tìm, khơng mát, phải ghi đầy đủ nội dung văn Điều Trách nhiệm Ơng Chánh Văn phịng, Tổng cục, Cục, Bộ Tư lệnh, Học viện, Công an Tỉnh có trách nhiệm đạo việc quản lý văn Cục, Tổng cục đơn vị mình; cán trách nhiệm cơng việc phải làm theo Điều định Điều Chuyển giao văn Văn đến Tổng cục, Cục, cán văn thư phải kiểm tra chuyển phát đến quan có liên quan đến việc giải quyết, văn có đóng dấu Mật, tối mật, tuyệt mật phải chuyển phát cho đơn vị hay người trách nhiệm giải công việc đó, bảo quản bí mật văn Đảng, Nhà nước Bộ Cơng an khơng bóc bì đăng ký văn vào số văn đến (Nếu cho phép bóc bì phải ghi vào số) Khoản III Soạn thảo văn Điều Thể thức văn Thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành bao gồm thành phần sau : - Quốc hiệu ; 102 - Tên quan, tổ chức ban hành văn BCA; - Số, ký hiệu văn ; - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn ; - Tên loại trích yếu nội dung văn ; - Nội dung văn - Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền ; - Dấu quan, tổ chức ; - Nơi nhận ; - Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật) Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật, văn hành thực theo Điều lệ 039/ ຫສນຍ ngày 0802/2000 Văn phòng Phủ Thủ tướng thể thức soạn thảo văn Soạn thảo văn phải vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, số, ký hiệu, Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn phải đánh bên trái (số ký hiệu không dài từ 2-4 chữ) Điều 10 Sự trách nhiệm với văn quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người ký văn phải có trách nhiệm thắng với việc ký mình, cán ký thay người đứng đầu quan sai thẩm quyền ký văn thực theo Luật ( Luật hình sự, Khoản IX, Điều 160-161 sửa đổi) Điều 11 Quản lý sử dụng dấu Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 hay 1/4 chữ ký phía bên trái Dấu Tổng cục, Cục, Công an tỉnh phải quản lý, không giao dấu cho Tổng cục, Cục khác hay nhân viên không 103 quản lý sử dụng dấu (theo Điều lệ số 121/HĐBT ngày 27/6/1994 Văn phòng Phủ Thủ tướng công tác văn thư-lưu trữ Điều 26) Điều 12 Lập hồ sơ hành Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ, theo số thức tự, ngày, tháng, năm văn -Bản (có dấu đỏ) thực theo quy định Quyết định có sở pháp lý việc nghiên cứu ; -Bản y (photo), trích lục thực theo quy định Quyết định có giá trị pháp lý ; -Trong cuối năm nhân viên làm phụ trách quản lý công tác văn thư phải kiểm tra, thu thập, lập danh mục hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hành vòng 01 năm để theo dõi, sau phải giao nộp vào Tổng cục, Cục, đơn vị hay Cục Lưu trữ thuộc Văn phịng Bộ, Cơng an Tỉnh nơi bảo quản Khoản IV Bảo quản tiêu hủy tài liệu Điều 13 Bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ giải cơng việc xong nộp lưu bảo quản kho lưu trữ quan, lý, lập hồ sơ, hình thành Phơng để áp dụng việc tra cứu tor chức khai thác sử dụng Điều 14 Kho Lưu trữ Kho Lưu trữ Bộ Cơng an gồm có cấp sau : 1.Cấp Bộ : Cục Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ 2.Cấp Cơng an Tỉnh: Phịng Lưu trữ 3.Cấp Huyện : Ban, Bộ phận Lưu trữ Điều 15 Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ hành vào lưu trữ lịch sử 104 Thời hạn giao nộp tai liệu lưu trữ để bảo quản phải có cách sau : Thời hạn giao nộp vào Cục Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ ; - Các Tổng cục, Cục, 02 Bộ Tư lệnh, 02 học viện Cục trực thuộc BCA 05 năm/lần (về tài liệu hành chính, tài liệu thông thường) - Về tài liệu nghiệp vụ hồ sơ 10 năm/lần Thời hạn giao nộp vào Phòng lưu trữ - Các phòng, đơn vị, đội 1-2 năm/lần Thời hạn giao nộp vào Ban, Bộ phận Lưu trữ - Các phận, nghiệp vụ trực thuộc huyện từ 01 năm/lần Về hồ sơ phải giải xong cơng việc Điều 16 Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ vào Tổng cục, Cục Thời hạn giao nộp tài liệu vào Phòng Lưu trữ Tổng cục, Cục, 01 năm /lần Điều 17 Việc lưu, giao nộp tài liệu Tất tài liệu giao nộp lưu danh mục hồ sơ vào kho lưu trữ phải làm 02 tờ, tờ cho đơn vị giao nộp tờ cho đơn vị kho lưu trữ để lưu theo mẫu Cục Lưu trữ quốc gia Lào, Văn phòng Phủ thú tưởng quy định Điều 18 Bảo quản tài liệu Cục Lưu trữ Về tài liệu mật phải làm theo quy định Bộ Công an, bảo mật thông tin Bộ Điều 19 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thẩm tra tài liệu hết giá trị lập danh mục viết báo cáo lịch sử hình thành tài liệu : số lượng, ngày, tháng, năm tài liệu, giải thích nội dung lý tiêu hủy tài liệu, viết ngày, tháng, năm, tên hộ người phụ trách làm việc tiêu hủy tài liệu 105 Điều 20 Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu sau : -Cấp Bộ Ông Chánh Văn phịng làm chủ tịch ; -Cấp Tỉnh giảm đốc Cơng an tỉnhlàm chủ tịch ; -Cấp Huyện giảm đốc Công an tỉnh làm chủ tịch ; Về chủ tịch tham gia hội đồng tiêu hủy tài liệu phải có định thành lập chủ tịch hội động cấp Chủ tịch tiêu hủy tài liệu có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tài liệu Cục, đơn vị đề xuất tiêu hủy, tổ chức hợp để giải lập danh mục tài liệu tiêu hủy hết giá trị trình cho cấp Điều 21 Sắp xếp tài liệu Cách xếp tài liệu Cục Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ phải làm theo quy định Cục Lưu trữ quốc gia Lào văn phòng Phủ thú tưởng, có sách ghi danh mục hồ sơ công nghệ thông tin, thẻ tra cứu tài liệu Điều 22 Quản lý tài liệu lưu trữ Để bảo quản tài liệu lưu trữ lâu dài bảo mật thông tin nhà nước, Bộ Công an kịp thời việc tra cứu, đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ Cục, phải trách nhiệm nghiệp vụ lưu trữ Khoản V Chính sách, xử lý vi phạm Điều 23 Chính sách Về cán bộ, phụ trách nghiệp vụ, chỉnh lý, lập hồ sơ bảo quản tài liệu lưu trữ kho (Cục Lưu trữ) 03 cấp, cung cấp kinh phí, hóa chất, theo quy định Bộ Cơng an Điều 24 Xử lý vi phạm 106 Người vi phạm quy định quy định khác pháp luật lưu trữ tùy theo tín chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý vi phạm hành truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Khoản VI Cách tổ chức Điều 25 Cách tổ chức Cục Lưu trữ thuộc Văn phịng Bộ có trách nhiệm đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lĩnh vực quản lý bảo quản tài liệu Bộ Công an Điều 26 Trách nhiệm Cục Lưu trữ có trách nhiệm thu thập tài liệu lưu trữ Tổng cục, Cục, đơn vị thuộc Bộ Công an vào kho lưu trữ Tất tài liệu quan trọng cấp Tỉnh, huyện thu thập vào Cục Lưu trữ - Sắp xếp tài liệu ; Lập danh mục hồ sơ ; Xác định thời hạn bảo quản ; Quản lý bảo quản tài liệu ; Tổ chức công cụ tra cứu ; Kiểm tra danh mục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều 27 Quản lý sử dụng dấu Đơn vị quản lý phòng văn thư từ cấp Bộ đến cấp huyện, phải có dấu riêng, dấu Cục, đơn vị, tên Cục, đơn vị, dấu mật Khoản VII Điều khoản thi hành Điều 28 Trách nhiệm thi hành Các Tổng cục, Cục, Bộ tư lệnh, Học viện Cục,Công an Tỉnh, trực thuộc Bộ Công an chịu trách nhiệm thi hành định 107 Điều 29 Hiệu lực thi hành Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày đăng ký công bố Bộ trƣởng Bộ Công an Chữ ký 108