Quản trị rủi ro tại Văn phòng Công chứng Lạc Việt

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH *** *** *** TRẦN QUỐC KHÁNH QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ AN NINH PHI TRUYỀN THỐNG (MNS) HÀ NỘI – 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH *** *** *** TRẦN QUỐC KHÁNH QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT Chuyên ngành: Quản trị An ninh phi truyền thống Mã số: 8900201.05QTD LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ AN NINH PHI TRUYỀN THỐNG (MNS) NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS HỒNG ĐÌNH PHI HÀ NỘI – 2019 CAM KẾT Tác giả cam kết kết nghiên cứu luận văn kết lao động tác giả thu đƣợc chủ yếu thời gian học nghiên cứu chƣa đƣợc công bố chƣơng trình nghiên cứu ngƣời khác Những kết nghiên cứu tài liệu ngƣời khác (trích dẫn, bảng, biểu, cơng thức, đồ thị tài liệu khác) đƣợc sử dụng luận văn đƣợc tác giả đồng ý trích dẫn cụ thể Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng bảo vệ luận văn, Khoa Quản trị Kinh doanh pháp luật cam kết nói Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 2019 Tác giả luận văn LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài “Quản trị rủi ro Văn phịng cơng chứng Lạc Việt”, tơi nhận đƣợc nhiều giúp đỡ, tạo điều kiện thầy cô Khoa Quản trị Kinh doanh (HSB), Ban giám hiệu Trƣờng Đại học Quốc gia Hà Nội, Khoa sau đại học Tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn chân thành giúp đỡ Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo hƣớng dẫn khoa học luận văn tơi PGS.TS.Hồng Đình Phi, xin cảm ơn thầy ln tận tình hƣớng dẫn, động viên giúp đỡ mặt Trong suốt trình học tập nghiên cứu, thầy kiên nhẫn, tận tâm dẫn tất tri thức khoa học uyên thâm nhƣ kinh nghiệm thái độ nghiêm túc nghiên cứu khoa học để tơi hồn thành luận văn Tơi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp ủng hộ, động viên, đồng hành lúc nơi giúp đỡ suốt trình thực để tơi hồn thành luận văn Cùng với giúp đỡ từ nhiều phía, học viên nỗ lực để hồn thành luận văn cách tốt nhƣng hạn chế định kiến thức, thời gian, thông tin nên sản phẩm chắn không tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận đƣợc cảm thơng, đóng góp bổ sung thầy bạn đọc để đề tài đƣợc hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i DANH MỤC HÌNH VẼ ii LỜI NÓI ĐẦU CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG, RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG 1.1 Khái quát chung Văn phịng cơng chứng 1.1.1 Khái niệm Văn phịng cơng chứng 1.1.2 Đặc điểm Văn phịng cơng chứng 1.2 Rủi ro hoạt động Văn phịng cơng chứng .8 1.2.1 Định nghĩa chung rủi ro 1.2.2 Các loại rủi ro phổ biến .11 1.3 Quản trị rủi ro 12 1.3.1 Khái niệm quản trị rủi ro .12 1.3.2 Mục tiêu, động lợi ích quản trị rủi ro 13 1.3.3 Các nhân tố chủ yếu ảnh hƣởng đến quản trị rủi ro .15 1.3.4 Chƣơng trình quản trị rủi ro 17 1.3.5 Các phƣơng thức quản trị rủi ro 17 1.3.6 Các cơng cụ phịng ngừa rủi ro 18 Kết luận chƣơng 20 CHƢƠNG THỰC TRẠNG RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT 21 2.1 Tổng quan Văn phịng cơng chứng Lạc Việt 21 2.1.1 Khái quát Văn phịng cơng chứng Lạc Việt 21 2.1.2 Nội dung hoạt động Văn phịng cơng chứng Lạc Việt 23 2.2 Thực trạng rủi ro quản trị rủi ro hoạt động Văn phịng cơng chứng 45 2.2.1 Nhận diện rủi ro thƣờng gặp hoạt động Văn phịng cơng chứng Lạc Việt 45 2.2.2 Thực trạng rủi ro quản trị rủi ro hoạt động Văn phịng cơng chứng Lạc Việt .52 Kết luận chƣơng 59 CHƢƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT .60 3.1 Xây dựng sách quản trị rủi ro 60 3.1.1 Sự cần thiết ý nghĩa sách quản trị rủi ro 60 3.1.2 Các nội dung chủ yếu sách quản trị rủi ro 61 3.2 Một số giải pháp xử lý kiểm soát rủi ro cụ thể Văn phịng cơng chứng Lạc Việt 66 3.2.1 Sử dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 66 3.2.2 Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho cơng chứng viên hành nghề Văn phịng công chứng 90 3.2.3 Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng công chứng liệu ngăn chặn UCHI93 3.3 Một số kiến nghị để nâng cao khả phịng ngừa rủi ro Văn phịng cơng chứng Lạc Việt 95 3.3.1 Nâng cao đội ngũ công chứng viên theo hƣớng chuyên nghiệp hóa 95 3.3.2 Luật hóa quy định Hội cơng chứng viên để phát huy vai trò liên kết, trợ giúp Văn phịng cơng chứng 96 3.3.3 Xây dựng hệ thống tra, kiểm tra hoạt động Văn phòng công chứng 96 3.3.4 Sự phối hợp Cơ quan quản lý nhà nƣớc 97 3.3.5 Nâng cao nhận thức Văn phịng cơng chứng rủi ro, tầm quan trọng quản trị rủi ro 98 3.3.6 Tạo văn hóa quản trị rủi ro cho tồn xã hội 98 Kết luận chƣơng 99 KẾT LUẬN 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .102 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Nguyên nghĩa Viết tắt CCV Công chứng viên DNNVV Doanh nghiệp nhỏ vừa VPCC Văn phịng cơng chứng i DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức VPCC Lạc Việt 23 Hình 3.1 Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 71 Hình 3.2 Cấu trúc hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 72 Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức VPCC Lạc Việt theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 .76 ii LỜI NĨI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong xu hƣớng tự hóa, tồn cầu hóa kinh tế phát triển kinh tế thị trƣờng, kinh tế hàng hóa làm cho mối quan hệ xã hội ngày phát triển, mối quan hệ giao dịch, biện pháp bảo đảm an toàn cho quan hệ xã hội lĩnh vực đƣợc hình thành, hồn thiện ngày cần thiết, tác động tích cực cho trình phát triển đất nƣớc Biện pháp đảm bảo an tồn cho giao dịch tổ chức hoạt động cơng chứng, chứng thực có vị trí vai trị vơ quan trọng Trong sống đời thƣờng nhƣ giao dịch dân sự, kinh tế, thƣơng mại, có tranh chấp xảy ra, đƣơng thƣờng có xu hƣớng tìm kiếm chứng để bênh vực cho lý lẽ bác bỏ lập luận đối phƣơng Văn phịng cơng chứng (VPCC) mắt xích hữu hiệu để quản lý giao dịch dân sự, kinh tế nhƣ bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cơng dân, đảm bảo tính an tồn pháp lý góp phần thúc đẩy phát triển chung tồn xã hội Và hết, thân ngƣời tham gia vào giao dịch dân sự, thân họ mong muốn phịng ngừa đảm bảo pháp lý cho giao dịch dân sự, kinh tế thƣơng mại mà họ tham gia, họ cần đến chứng có giá trị pháp lý hợp pháp, đƣợc pháp luật bảo hộ “chứng công chứng” - loại chứng xác thực, chứng đáng tin cậy hẳn loại giấy tờ chứng xác thực Chính vậy, đời VPCC đánh dấu bƣớc ngoặt không nhỏ lĩnh vực hành chính, hoạt động quan trọng, thể chế thiếu đƣợc nhà nƣớc pháp quyền Đồng thời VPCC giúp khắc phục đƣợc hạn chế đáng kể nhƣ tải việc phân định công chứng chứng thực, vấn đề phân cấp, phân quyền quản lý nhà nƣớc công chứng…Sự đời VPCC góp phần chuyên nghiệp hóa xã hội hóa hoạt động công chứng, bƣớc đột phá cải cách hoạt động công chứng Việt Nam Trong hoạt động công chứng việc xây dựng sở liệu công chứng bao gồm thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thơng tin biện pháp ngăn chặn đƣợc áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đƣợc công chứng Thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến giao dịch hƣớng dẫn việc quản lý, khai thác sở liệu công chứng biện pháp bảo vệ, ngăn ngừa rủi ro cho cơng chứng viên (CCV) nói riêng hoạt động cơng chứng nói chung việc chứng nhận giao kết hợp đồng, giao dịch quy định Việc xây dựng sở liệu cơng chứng góp phần bảo đảm an tồn pháp lý, hạn chế rủi ro cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch Cơ sở liệu công chứng bao gồm thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thơng tin biện pháp ngăn chặn đƣợc áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đƣợc cơng chứng Cùng với hình thành phát triển kinh tế thị trƣờng nƣớc ta, rủi ro quản trị rủi ro ngày nhận đƣợc quan tâm nhà đầu tƣ nhƣ nhà kinh tế học Các sản phẩm phái sinh nhƣ: Hợp đồng kỳ hạn (forwards), Hợp đồng giao sau (future), Hợp đồng quyền chọn (options) Hợp đồng hoán đổi (swaps)… đƣợc giới thiệu nhƣ cơng cụ phịng ngừa rủi ro có hiệu cao cho doanh nghiệp Với VPCC thuộc khu vực nhóm doanh nghiệp nhỏ vừa (DNNVV), kinh phí cịn hạn hẹp nên khả sử dụng cơng cụ nêu để phịng ngừa rủi ro cịn hạn chế u cầu quy mơ hợp đồng giao dịch, chi phí bỏ lớn q trình hoạt động, VPCC cịn chịu nhiều rủi ro đặc thù khác rủi ro, tổn thất mà VPCC gây hệ lụy nghiêm trọng, rủi ro không gây tổn thất cho VPCC mà liên quan đến cá nhân thực hợp đồng, giao dịch làm ảnh hƣởng đến mối quan hệ xã hội Qua thống kê thơng báo Tịa án gửi đến VPCC Lạc Việt năm 2018 có 22 vụ vụ VPCC Lạc Việt bị đơn vụ án dân sự, lại VPCC tham gia với tƣ cách ngƣời có quyền lợi nghĩa vụ liên quan Nguyên nhân dẫn đến việc VPCC liên quan đến vụ án xuất phát từ chủ quan lẫn khách quan, song vụ án đƣợc thơng báo nhằm mục đích Tịa án thu thập thơng tin để có xác định lỗi bên tham gia, việc nhận diện loại rủi ro thƣờng gặp VPCC để có biện pháp phịng ngừa thích hợp cần thiết Trong luận văn này, tác giả cố gắng tìm câu trả lời cho vấn đề đó, tác giả chọn đề tài QUY TRÌNH Mã số: QT751-01 QUY TRÌNH, THỦ TỤC CƠNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG - GIAO DỊCH Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008 ngƣời yêu cầu công chứng nghi ngờ đối tƣợng hợp đồng, giao dịch … CCV phải đề nghị khách hàng làm rõ giúp đỡ, tƣ vấn cho khách hàng thủ tục cần thiết tiến hành xác minh tính thù lao khách hàng yêu cầu (BM751- 04) - Có thể thẩm định, xác minh dựa hai loại giấy tờ chính: Các giấy tờ liên quan đến lực hành vi dân giấy tờ quyền pháp lý tài sản khách hàng Ví dụ: Đối với tài sản quyền sử dụng đất thuộc hộ gia đình, cần phải làm rõ ngƣời đồng sở hữu thông qua việc xác minh lại nhân trƣớc thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất - Nếu thấy cần thiết đƣợc khách hàng yêu cầu, CCV áp dụng biện pháp thẩm định hồ sơ sâu đề nghị khách hàng trả phí - CCV xem xét, hồn thiện hồ sơ thấy có đầy đủ để cá nhân, tổ chức tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch CCV giao cho Thƣ ký CCV soạn thảo hợp đồng, giao dịch Nếu hồ sơ khơng hợp lệ thực theo mục c.3 c.3 Những trƣờng hợp tạm dừng quy trình cơng chứng - Trong trình tiếp nhận hồ sơ, nhận hay nhận đƣợc giấy tờ nhƣ thông báo, định, đơn thƣ…có nội dung liên quan đến việc hạn chế hay khiếu kiện nhân thân, tài sản … hợp đồng, giao dịch, ngƣời thụ lý cần tạm ngƣng giao dịch liên quan đến việc công chứng đề nghị khách hàng làm rõ (hoặc tiến hành xác minh theo yêu cầu khách hàng) d Thụ lý hồ sơ Cán tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ hợp pháp hồ sơ Nếu hồ sơ chƣa đầy đủ không theo yêu cầu pháp luật, Cán tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm giải thích, hƣớng dẫn cơng dân hoàn thiện hồ sơ Khi hồ sơ đầy đủ, QUY TRÌNH Mã số: QT751-01 QUY TRÌNH, THỦ TỤC CÔNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG - GIAO DỊCH Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008 Cán tiếp nhận chuyển hồ sơ lên CCV, Công chứng viên kiểm tra hồ sơ ghi vào sổ thụ ký hồ sơ Đối với trƣờng hợp phải hẹn khách hàng, CCV viết Giấy biên nhận hồ sơ hẹn ngày thụ lý giải hồ sơ (BM751-03) e Soạn thảo Văn công chứng (hợp đồng, giao dịch): - Thƣ ký CCV vào thông tin nhân thân, đối tƣợng (công việc, tài sản) hợp đồng, giao dịch cụ thể để soạn thảo dựa theo Form mẫu văn phòng - Khi soạn thảo văn cơng chứng phải tránh lỗi tả, văn phong phải quán ngày tháng thể toàn văn (Ngày tháng thể trang 1, trang trang lời chứng) - Khi soạn thảo xong phải in nháp trƣớc, soát lại đề nghị ngƣời khác kiểm tra chéo (Nếu có thể, cách phát lỗi tốt nhất) - In trƣớc 01 hợp đồng, đề nghị khách hàng đọc đối chiếu thông tin nhân thân, tài sản… ghi hợp đồng, giao dịch hỏi khách hàng điều khoản cần sửa đổi, bổ sung (nếu có) - Số lƣợng văn tùy vào loại giao dịch hợp đồng cụ thể Ví dụ, Hợp đồng chuyển nhƣợng BĐS thƣờng lập thành 05 bản: 01 lƣu VPCC 01 chuyển quan địa chính, 01 chuyển quan thuế 02 chuyển cho khách hàng, Với hợp đồng chấp, bảo lãnh Thỏa thuận phân chia di sản, số cần nhiều - Chỉnh sửa (nếu có) in đủ theo số lƣợng ghi hợp đồng g Ngƣời yêu cầu công chứng xác nhận Văn công chứng - Sau văn cơng chứng đƣợc soạn thảo hồn chỉnh, CCV đề nghị khách hàng lần lƣợt ký vào trang hợp đồng Với trang cuối (trước trang lời chứng), cần lƣu ý khách hàng ký, ghi rõ họ tên đóng dấu (nếu có) Tuyệt đối tránh việc để QUY TRÌNH Mã số: QT751-01 QUY TRÌNH, THỦ TỤC CƠNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG - GIAO DỊCH Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008 khách hàng tự ký mà khơng có giám sát Nếu đề nghị ngƣời tham gia vào hợp đồng ghi tay nội dung: “Tôi đọc đồng ý …” trƣớc ký - Với khách hàng lớn tuổi, CMTND 15 năm ảnh CMTND khác so với ngƣời thực, CCV nên đề nghị khách hàng điểm ngón trỏ phải vào trang cuối hợp đồng, giao dịch lƣu VPCC đối chiếu nhanh với mẫu vân tay CMTND i Công chứng viên chứng nhận Văn công chứng: - Ngƣời tiếp nhận hồ sơ chuyển toàn hồ sơ (Bản + gốc) Hợp đồng sang Phòng CCV để Trƣởng VP kiểm tra, ký hoàn thiện thủ tục đóng dấu - Sau Khách hàng ký hợp đồng cơng chứng - CCV kiểm tra lại tồn hồ sơ, hợp đồng lần cuối ký vào trang hợp đồng - Thủ tục đóng dấu: Dấu VPCC đƣợc đóng vào 2/3 chữ ký Trƣởng VP trang Lời chứng, phần sửa lỗi kỹ thuật (nếu có) giáp lai tờ Dấu tên chức danh CCV cần đóng vào trang lời chứng k Tính phí lệ phí thù lao cơng chứng hợp đồng, giao dịch - Căn vào lựa chọn dịch vụ khách hàng, Ngƣời tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tính phí cho khách hàng dựa Bảng thơng báo phí thù lao dịch vụ niêm yết công khai để khách hàng dự liệu trƣớc chi phí phải nộp - Ngƣời tiếp nhận hồ sơ khách hàng xác nhận lại khoản tốn phí, lệ phí thù lao cơng chứng hợp đồng, giao dịch xác định số tiền khách hàng phải nộp (hoặc phải nộp - tạm ứng) - Ngƣời tiếp nhận hồ sơ đề nghị khách làm thủ tục nộp tiền Bộ phận kế tốn l Trả kết quả: QUY TRÌNH Mã số: QT751-01 QUY TRÌNH, THỦ TỤC CƠNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG - GIAO DỊCH Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008 - Ngƣời thụ lý bàn giao lại hồ sơ cho khách hàng, giữ lại giấy biên nhận (nếu có) chuyển hợp đồng cơng chứng cho khách hàng k Lƣu trữ hồ sơ công chứng: - Cuối ngày (hoặc theo định kỳ) Văn thƣ lƣu trữ tập hợp giao dịch, hợp đồng công chứng lƣu hồ sơ - Nhân viên lƣu trữ có nhiệm vụ: kiểm tra hồ sơ, đối chiếu theo danh mục ký nhận - Sắp xếp giấy tờ có hồ sơ theo BM 420-01 xếp xắp hồ sơ - Phân loại hồ sơ đánh số - Vào sổ lƣu trữ máy tính - Đóng túi hồ sơ xếp vào hộp hồ sơ loại - Lƣu trữ vào tủ hồ sơ (lƣu ý, tủ hồ sơ phải có khóa bảo quản khơng có phịng lƣu trữ riêng) - Khi đƣa hồ sơ vào tủ lƣu trữ, việc khai thác, lại hồ sơ theo yêu cầu Khách hàng quan có thẩm quyền địi hỏi phải tn thủ theo quy trình định Nhân viên lƣu trữ chịu trách nhiệm PHỤ LỤC: Các biểu mẫu sử dụng trình thực tuân thủ biểu mẫu quy định pháp luật; - Biểu mẫu BM751- 01 Sổ theo dõi yêu cầu khách hàng BM751- 02 Phiếu tính lệ phí + thù lao BM751- 03 Giấy biên nhận hồ sơ BM751- 04 Phiếu yêu cầu cung cấp thơng tin Địa BM751- 05 Sổ theo dõi hồ sơ công chứng BM751- 06 Phiếu yêu cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch VĂN PHÕNG CƠNG CHỨNG LẠC VIỆT Add: No 18 Văn Cao Str., Ba Đình Dist., Ha Noi Tel: (+844) 376 18 128 * Fax: (+844) 376 18 127 Email: infocongchunglacviet.vn – Webside: http://congchunglacviet.vn ISO: 9001 - 2008 SỔ THEO DÕI YÊU CẦU KHÁCH HÀNG TT Ngày Khách hàng Nội dung yêu cầu Tình trạng hồ sơ Kết xử lý hồ sơ Ko đủ đk thụ lý Chờ thực Ghi Soạn thảo ký BM751- 01 Lần ban hành: 01 Trang: / BM751- 01 Lần ban hành: 01 Trang: / Hà Nội, ngày tháng năm Trƣởng BPPT chuyên môn Ngƣời lập BM751- 01 Lần ban hành: 01 Trang: / VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT THÀNH PHỐ HÀ NỘI SỔ THEO DÕI YÊU CẦU KHÁCH HÀNG Năm 2010 Họ tên: Nguyễn Thị Xuân BM751- 01 Lần ban hành: 01 Trang: / SỞ TƢ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT ISO: 9001:2008 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG NỘI BỘ Mà SỐ : QT822-01 LẦN BAN HÀNH : 01 NGÀY BAN HÀNH : 05/11/2009 NGƢỜI VIẾT NGƢỜI KIỂM TRA NGƢỜI DUYỆT NGUYỄN THỊ XUÂN NGUYỄN THỊ XUÂN TRẦN QUỐC KHÁNH NHỮNG THAY ĐỔI Đà CÓ Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành 05/11/2009 Ban hành lần đầu 01 QUY TRÌNH Mã số: QT751-01 QUY TRÌNH, THỦ TỤC CƠNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG - GIAO DỊCH Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008 MỤC ĐÍCH Đƣa phƣơng pháp tiến hành đánh giá chất lƣợng nội Văn phịng nhằm trì cải tiến hệ thống chất lƣợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 PHẠM VI ÁP DỤNG Toàn thể nhân viên, tất phận có liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng VPCC Lạc Việt TÀI LIỆU THAM KHẢO - ISO 9001:2008, mục 8.2.2 - đánh giḠnội bộ; - Sổ tay chất lƣợng VPCC lạc việt ĐỊNH NGHĨA: - Đánh giá chất lƣợng nội hoạt động để kiểm tra, xem xét cách độc lập có hệ thống hoạt động kết liên quan có đƣợc thực phù hợp với yêu cầu để hay không: - Chuyên gia đánh giá nội ngƣời làm nhiệm vụ đánh giá chất lƣợng nội phải có kinh nghiệm, hiểu biết hoạt động Văn phòng Đại diện lãnh đạo lập danh sách chuyên gia đánh giá nội (BM822-07); - Trƣởng đoàn đánh giá chun gia có uy tín có kinh nghiệm đƣợc Đại diện lãnh đạo cử đợt đánh giá cụ thể đảm bảo tính độc lập với đơn vị phụ trách BM751- 01 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH Mã số: QT751-01 QUY TRÌNH, THỦ TỤC CƠNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG - GIAO DỊCH Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008 NỘI DUNG 5.1 Lƣu đồ đánh giá chất lƣợng nội nhiệm a Chƣơng trình đánh giá năm b Biểu mẫu Trách BM822-01 QMR BM822-02 BM822-03 Trƣởng đoàn Chuyên gia BM822-04 BM822-07 Chuyên gia Trƣởng đoàn BM822-05 Trƣởng đoàn Chuẩn bị đánh giá c d Yêu cầu đánh giá Tiến hành đánh giá Lập hồ sơ đánh giá gửi đơn vị e BM822-06 BM822-04 QMR Trƣởng VP Thực theo dõi hoạt động khắc phục 5.2 Lƣu đồ đánh giá chất lƣợng nội bộ: a Chương trình đánh giá: - Cuối quý IV năm trƣớc, Đại diện lãnh đạo xây dựng chƣơng trình đánh giá nội cho năm sau theo BM822-01: Chƣơng trình đánh giá năm; - Hoạt động đánh giá phải đƣợc thể tất yêu cầu hệ thống chất lƣợng, yêu cầu đƣợc đánh giá tối thiểu năm 01 lần phận đánh giá tối thiểu 01 năm 01 lần Đối với yêu cầu quan trọng thƣờng xảy sai lỗi chu kỳ đánh giá phải ngắn lại; b Chuẩn bị đánh giá: BM751- 01 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH Mã số: QT751-01 QUY TRÌNH, THỦ TỤC CƠNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG - GIAO DỊCH Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008 - Chƣơng trình đánh giá phải chuyển đến đơn vị cá nhân có liên quan để thực Căn vào chƣơng trình đánh giá yêu cầu đánh giá đột xuất, Đại diện lãnh đạo định trƣởng đồn Trƣởng đồn thực cơng tác chuẩn bị: - Lựa chọn thành viên đánh giá; - Phân công nhiệm vụ cho thành viên; - Lập kế hoạch đánh giá cụ thể đợt (BM822-02) gửi đơn vị đƣợc đánh giá tối thiểu trƣớc tuần; - Thông báo đánh giá đến đơn vị; - Thu thập tài liệu sử dụng đánh giá; - Lập phiếu đánh giá (Nếu cần) theo BM822-03 c Tiến hành đánh giá: Họp mở đầu: Thành phần họp bao gồm: Đoàn đánh giá đại diện bên đƣợc đánh giá Trƣởng đồn chủ trì họp để thống nội dung cần đánh giá với bên đƣợc đánh giá Tiến hành đánh giá: - Thực việc đánh giá thơng qua phịng vấn, quan sát, xem xét hồ sơ tài liệu sau so sánh kết thực với quy định Hệ thống quản lý chất lƣợng Kết đánh giá ghi vào BM822-03: - Đối với vấn đề phức tạp phải có trao đổi hỏi ý kiến tồn thể nhân viên Văn phịng, ban lãnh đạo Văn phịng để thống ý kiến Những điểm khơng phù hợp phải có chứng cụ thể; - Khi phát điểm không phù hợp, chuyên gia đánh giá phải mở phiếu báo cáo không phù hợp (Phiếu NC) BM822-04 yêu cầu đại diện đơn vị đƣợc đánh giá ký xác nhận, đề xuất biện pháp khắc phục đặt thời hạn hoàn thành Xem xét kết đánh giá viết báo cáo tổng hợp: BM751- 01 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH Mã số: QT751-01 QUY TRÌNH, THỦ TỤC CƠNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG - GIAO DỊCH Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008 - Sau đánh giá, Trƣởng đoàn tổ chức hỏi ý kiến toàn thể ban lãnh đạo Văn phòng để thống kết đánh giá viết báo cáo đánh giá tổng hợp theo BM822-05; - Báo cáo đánh giá tổng hợp phải nêu đƣợc điểm mạnh điểm không phù hợp phải kết luận hệ thống chất lƣợng có phù hợp hay khơng Họp kết thúc: - Trƣởng đồn báo cáo kết đánh giá (kể điểm phù hợp không phù hợp) Nêu rõ tầm quan trọng điểm không phù hợp; - Thống kết đánh giá; d Lập hồ sơ đánh giá: - Trƣởng đoàn lập hồ sơ đánh giá báo cáo lãnh đạo; - Đánh giá số thứ tự cho phiếu NC: XX/YY/ZZ đó: phù hợp - XX: số thứ tự báo cáo đánh giá không - YY: số thứ tự đợt đánh giá - ZZ: năm - Photocopy phiếu NC chuyển cho đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện, đồng thời dự kiến ngày đánh giá lại, ghi vào BM822-06: Phiếu theo dõi báo cáo không phù hợp; - Gửi Photocopy báo cáo tổng hợp cho Trƣởng Văn phòng xem xét BM822-05 e Theo dõi hành động khắc phục - Đại diện Lãnh đạo lập sổ theo dõi báo cáo không phù hợp BM822-06 tổ chức thực hoạt động khắc phục nêu phiếu NC theo thời hạn đề ra; - Căn vào ngày dự kiến đánh giá lại ghi phiếu NC, Đại diện Lãnh đạo cử chuyên gia đánh giá kiểm tra lại kết thực biện pháp hiệu lực hoạt động khắc phục: BM751- 01 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH Mã số: QT751-01 QUY TRÌNH, THỦ TỤC CÔNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG - GIAO DỊCH Lần ban hành: 01 Ngày: 05/11/2009 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008 + Nếu đơn vị thực xong có hiệu lực ghi kết vào gốc phiếu NC, đồng thời cập nhật vào phiếu theo dõi phiếu NC (mục ngày kết thúc vấn đề) + Nếu đơn vị chƣa thực xong thực chƣa có hiệu lực phải mở phiếu NC mới; + Nếu đơn vị chƣa thực xong thực chƣa có hiệu lực phải mở phiếu NC mới; + Khi phiếu báo cáo không phù hợp (NC) đƣợc mở 02 lần liên tiếp cho điểm không phù hợp đơn vị đƣợc đánh giá, trƣởng đồn có trách nhiệm mở phiếu u cầu hoạt động khắc phục phòng ngừa cải tiến theo QT820-01 - Kết đánh giá lại hồ sơ liên quan đƣợc chuyển cho Đại diện lãnh đạo tập hợp, lƣu thành bộ; - Căn vào kết đánh giá báo cáo Trƣởng Văn phịng điều chỉnh kế hoạch đánh giá năm cho phù hợp thực tế Văn phòng LƢU TRỮ Đại diện lãnh đạo lƣu trữ toàn hồ sơ đánh giá 03 năm PHỤ LỤC BM822-01: Chƣơng trình đánh giá năm BM822-02: Kế hoạch đánh giá đợt BM822-03: Phiếu đánh giá BM822-04: Phiếu báo cáo không phù hợp BM822-05: Báo cáo đánh giá phù hợp BM822-06: Phiếu theo dõi báo cáo không phù hợp BM822-07: Danh sách chuyên gia đánh giá nội BM751- 01 Lần ban hành: 01