Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy : Luận văn ThS. Thông tin - Thư viện: 603202

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - TẠ THỊ HIỀN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHÕNG CHÁY CHỮA CHÁY LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hà Nợi - 2018 ĐẠI HỌC Q́C GIA HÀ NỢI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - TẠ THỊ HIỀN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHÕNG CHÁY CHỮA CHÁY Chuyên ngành: Thông tin –Thƣ viện Mã số: 60320203 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƢ VIỆN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Huy Chƣơng Hà Nội - 2018 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tình hình nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 13 Giả thuyết nghiên cứu 13 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 14 Phương pháp nghiên cứu 14 Ý nghĩa khoa học ứng dụng đề tài 15 Dự kiến kết nghiên cứu 15 CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC 17 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHÕNG CHÁY CHỮA CHÁY 17 1.1 Những vấn đề lý luận chung tổ chức hoạt động thông tin thƣ viện 17 1.1.1 Một số khái niệm 17 1.1.2 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thư viện 21 1.1.3 Yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức hoạt động thơng tin thư viện 23 1.1.4 Tiêu chí đánh giá tổ chức hoạt động thông tin thư viện 26 1.2 Khái quát trƣờng Đại học Phòng cháy Chữa cháy trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện Trƣờng 27 1.2.1 Khái quát trường Đại học Phòng cháy Chữa cháy 27 1.2.2 Khái quát trung tâm Lưu trữ Thư viện 29 1.3 Tầm quan trọng công tác tổ chức hoạt động trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện trƣờng Đại học Phòng cháy Chữa cháy 31 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHÕNG CHÁY CHỮA CHÁY 33 2.1 Thực trạng công tác tổ chức 33 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 33 2.1.2 Đội ngũ cán 34 2.1.3 Cơ sở vật chất – kỹ thuật 41 2.1.4 Nguồn kinh phí hoạt động 41 2.2 Thực trạng hoạt động 42 2.2.1 Công tác phát triển nguồn lực thông tin 42 2.2.2 Xử lí tài liệu 46 2.2.3 Tổ chức kho bảo quản tài liệu 49 2.2.4 Công tác phục vụ người dùng tin 52 2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin 59 2.2.6 Các hoạt động khác 60 2.3 Nhận xét, đánh giá chung công tác tổ chức hoạt động trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện trƣờng Đại học Phòng cháy Chữa cháy…… ………………………………………………………………………62 2.3.1 Nhận xét 62 2.3.2 Đánh giá 66 2.3.3 Nguyên nhân 69 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƢU TRỮ VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHÕNG CHÁY CHỮA CHÁY 70 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức 70 3.1.1 Hoàn thiện cấu tổ chức 70 3.1.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 73 3.1.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, nâng cấp phần mềm thư viện 77 3.2 Nhóm giải pháp hoạt động 78 3.2.1 Phát triển nguồn lực thông tin 78 3.2.2 Hồn thiện cơng tác xử lí tài liệu 82 3.2.3 Nâng cao hiệu công tác tổ chức kho bảo quản tài liệu 82 3.2.4 Đổi công tác phục vụ NDT 83 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT 84 KẾT LUẬN 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu ĐH PCCC Đại học Phòng cháy chữa cháy KHCN Khoa học công nghệ LT&TV Lƣu trữ thƣ viện NDT Ngƣời dùng tin PCCC Phòng cháy chữa cháy TT – TV Thông tin – Thƣ viện TV Thƣ viện DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ Danh mục Bảng Bảng 2.1 Trình độ học vấn đội ngũ cán thƣ viện…………… 35 Bảng 2.2 Cơ cấu độ tuổi cán Trung tâm 35 Bảng 2.3 Trình độ ngoại ngữ cán Trung tâm 37 Bảng 2.4 Trình độ tin học cán Trung tâm 38 Bảng 2.5 Phân công lao động phận Trung tâm 39 Bảng 2.6 Tài liệu thƣ viện theo nội dung 43 Bảng 2.7 Tài liệu thƣ viện theo ngôn ngữ 44 Bảng 2.8 Tần suất khai thác sử dụng NDT 57 Bảng 2.9 Tỷ lệ đáp ứng nhu cầu tin………………………………… 79 Bảng 2.10 Tỷ lệ lĩnh vực tài liệu NDT có nhu cầu 80 Danh mục Biểu đồ Biểu đồ 2.1 Bạn đọc sử dụng ngôn ngữ tài liệu Biểu đồ 2.2 NDT đánh giá thời gian cung cấp tài liệu thƣ viện… 54 Biểu đồ 2.3 NDT đánh giá mức độ thƣ viện đáp ứng nhu cầu thông tin… 58 45 Danh mục Hình vẽ Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC 34 Hình 2.2 Giao diện tìm kiếm phần mềm Libol 5.5 55 Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức Trung tâm LT&TV sau điều chỉnh 72 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong xã hội đại, thông tin - tri thức nguồn lực tiềm tàng không cạn kiệt, đƣợc coi nhân tố động lực cho phát triển Cùng với phát triển mạnh mẽ mặt nhƣ: kinh tế, trị, văn hóa… đặc biệt phát triển vƣợt bậc khoa học kỹ thuật, gia tăng theo cấp số nhân khối lƣợng thông tin tri thức nhu cầu thơng tin ngƣời dùng tin khơng ngừng tăng lên Điều địi hỏi quan thông tin phải bắt nhịp nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm thông tin - thƣ viện trƣờng đại học thiết chế văn hóa, giảng đƣờng thứ hai sinh viên Có nhiều yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động trung tâm thông tin - thƣ viện, yếu tố tổ chức đóng vai trị vơ quan trọng, mơ hình tổ chức phù hợp với quy trình hoạt động khoa học đem lại lợi ích to lớn: khai thác triệt để sức lao động khả sáng tạo cán bộ, tận dụng tối đa nguồn lực thông tin, giảm thiểu hƣ hại, hao phí vật chất… Từ tăng suất tạo nên hiệu cao hoạt động Cùng với xu hƣớng chung giới, Việt Nam, công tác tổ chức hoạt động quan thông tin – thƣ viện đóng vai trị quan trọng Nó cho thấy khả phát triển nhƣ mạnh quan tất mặt nhƣ: nguồn nhân lực, quy trình nghiệp vụ, sản phẩm dịch vụ… Đặc biệt bối cảnh năm gần nƣớc ta, phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ “bùng nổ thông tin” tạo nên thay đổi diện mạo toàn xã hội Công nghệ thông tin tác động vào tất ngành nghề, tổ chức Đặc biệt, Cách mạng công nghệ 4.0 diễn mạnh mẽ toàn giới Bên cạnh hội mới, cách mạng đặt cho nhiều thách thức phải đối mặt Ngành thƣ viện khơng nằm ngồi xu hƣớng Từ thƣ viện hoạt động theo phƣơng thức thủ công, truyền thống, tới nƣớc ta có nhiều trung tâm thông tin – thƣ viện đại Việc sử dụng hệ thống máy tính điện tử phần mềm chuyên dụng tạo nên bƣớc đột phá hoạt động thƣ viện, làm thay đổi quy trình nghiệp vụ hoạt động thƣ viện theo hƣớng đại hóa Sự thay đổi tiến tạo nên nhiều lợi ích cho thƣ viện ngƣời dùng tin Tuy nhiên, từ bộc lộ nhiều hạn chế công tác tổ chức hoạt động quan thông tin thƣ viện Chính vậy, đặt u cầu cho cơng tác tổ chức hoạt động quan thông tin – thƣ viện cần phải thực khoa học, hợp lý để phát huy vai trò thông tin, nâng cao chất lƣợng tổ chức - hoạt động quan Trƣờng Đại học Phòng cháy chữa cháy trƣờng thuộc khối trƣờng đại học lực lƣợng vũ trang nhân dân Trung tâm Lƣu trữ Thƣ viện yếu tố quan trọng cấu thành nên hệ thống giáo dục đào tạo nhà trƣờng Đây cầu nối thông tin ngƣời sử dụng, đóng vai trị quan trọng việc hỗ trợ học tập , giảng dạy và nghiên cƣ́u khoa ho ̣c Những năm gần đây, Trung tâm Lƣu trƣ̃ và Thƣ viê ̣n Trƣờng Đại học Phòng cháy chữa cháy có chuyển biến tích cực góp phần đáp ứng đƣợc chất lƣợng đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhƣ quy mô mở rộng nhà trƣờng Từ phận trực thuộc Phòng Quản lý Khoa học, năm 2010, thƣ viện tách trở thành trung tâm độc lập Tới nay, với quy mô mở rộng nhà trƣờng (cả sở loại hình đào tạo), Trung tâm phát triển thành lập nên ba thƣ viện 03 sở khác Điều cho thấy lớn mạnh Trung tâm Tuy nhiên, với lớn mạnh cơng tác tổ chức quy trình hoạt động nghiệp vụ trung tâm gặp khơng khó khăn Mặc dù đƣợc đầu tƣ hệ thống sở vật chất, trang thiết bị, phần mềm tƣơng đối đại nhƣng hoạt động Trung tâm chƣa thực phát huy hết hiệu Qua trình làm việc thƣ viện Trƣờng Đại học Phịng cháy chữa cháy, tơi nhận thấy lĩnh vực tổ chức hoạt động hạn chế Việc nhận hạn chế có giải pháp khắc phục cơng tác tổ chức, hoạt động cần thiết để nâng cao chất lƣợng phục vụ Trung tâm Xuất phát từ ý nghĩa lý luận thực tiễn, dựa kiến thức đƣợc lĩnh hội q trình học tập cơng tác, sau thời gian nghiên cứu, tìm hiểu lựa chọn đề tài Luận văn thạc sĩ, định chọn đề tài: “Tổ chức hoạt động trung tâm Lưu trữ Thư viện trường Đại học Phòng cháy Chữa cháy” làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành thƣ viện Với đề tài này, mong muốn vận dụng kết trình nghiên cứu để tìm mặt hạn chế việc tổ chức, hoạt động đề xuất giải pháp cụ thể để khắc phục hạn chế Nhờ vậy, nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm, góp phần khơng nhỏ vào việc thực thắng lợi nhiệm vụ trị giảng dạy nghiên cứu khoa học nhà trƣờng công đổi đất nƣớc Tình hình nghiên cứu Liên quan đến đề tài tổ chức hoạt động quan thông tin - thƣ viện ngồi nƣớc có nhiều tài liệu, cơng trình nhiều tác giả nghiên cứu, tiêu biểu có tài liệu sau: 2.1 Nghiên cứu công tác tổ chức thư viện Trên giới Tác giả McDonald A có “Planning academic library buildings for a new age: Some principles, trends, and developments in the United Kingdom” = “Kế hoạch xây dựng thư viện cho thời kì mới: Một số nguyên tắc, xu hướng, phát triển Vương quốc Anh” [36] Bài viết nêu lên kế hoạch xây dựng thƣ viện cho thời kì với số nguyên tắc, xu hƣớng, phát triển Vƣơng quốc Anh Tác giả Billy E Frye có “Some Reflections on Universities, Libraries and Leadership” = “Một số phản ánh trường đại học, thư viện lãnh đạo” [32] Bài viết phản ánh mối quan hệ trƣờng đại học, thƣ viện lãnh đạo Mối quan hệ có ảnh hƣởng lớn đến công tác tổ chức hoạt động thƣ viện Hai tác giả Robert D Stueart Moran Barbara B có “Library and Information Center Management” = “Quản lý thư viện trung tâm thông thƣ viện để tự động hóa khâu nghiệp vụ thƣ viện, tiến tới xây dựng thƣ viện số có đủ tiềm lực, khả Bên ca ̣nh đó cịn cần hiểu biết nguồn thơng tin số, kỹ thuật số hóa tài liệu Về trình độ ngoại ngữ am hiểu pháp luật: Trong xu hội nhập quốc tế nay, ngơn ngữ có vai trị vơ quan trọng giao tiếp công việc Thực tế cho thấy, nguồn tin trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC, nguồn tin tiếng Việt cịn có nguồn tin ngoại văn nhƣ: nguồn tin tiếng Anh, tiếng Lào,tiếng Hán Vì vậy, đòi hỏi ngƣời cán thƣ viện cần phải trau dồi trình độ ngoại ngữ phục vụ cho cơng tác phát triển nguồn lực thơng tin, xử lí thơng tin truy cập đƣợc CSDL tiếng nƣớc để đáp ứng tốt nhu cầu tin NDT Bên cạnh đó, thời đại ngày dƣới tác động bùng nổ thông tin, trƣớc khối lƣợng lớn nguồn thông tin/tài liệu đƣợc luân chuyển xã hội, để khai thác sử dụng đƣợc chúng cách hiệu không vi phạm pháp luật ngƣời cán thƣ viện phải có kiến thức luật pháp Nắm rõ luật sở hữu trí tuệ, luật quyền, vấn đề bảo mật thông tin vấn đề pháp lý khác môi trƣờng điện tử Đặc biệt, phải nắm vững đƣờng lối, chủ trƣơng Đảng Nhà nƣớc lĩnh vực thông tin thƣ viê ̣n Về nâng cao kỹ giao tiếp, định hƣớng cho NDT: NDT ngày trở thành “khách hàng” hoạt động thơng tin thƣ viê ̣n, đích đến việc cung ứng sản phẩm dịch vụ thông tin Nếu thƣ viện không muốn NDT - khách hàng, tiêu chí quan trọng ngƣời cán thƣ viện phải có cách ứng xử nhƣ để sinh viên ln có cảm giác muốn đến thƣ viện, xóa bỏ quan niệm sai lầm hình ảnh cán thƣ viện khó tính, tỏ thái độ bề trên, thiếu kỹ giao tiếp ứng xử Đối với cán thƣ viện làm việc phòng phục vụ trực tiếp tiếp xúc với NDT nhiệm vụ cần đặt lên hàng đầu Để giao tiếp hiệu quả, ngƣời cán thƣ viện cần có: kỹ tạo ấn tƣợng ban đầu với sinh viên, kỹ lắng nghe tích cực, kỹ sử dụng phƣơng tiện giao tiếp, kỹ xử lý thắc mắc sinh 76 viên, kỹ tƣ vấn Khi có kỹ ngƣời cán thƣ viện xây dựng đƣợc hình ảnh thân thiện thƣ viện thực trở thành giảng đƣờng thứ hai sinh viên Ngoài ra, công việc nào, để gặt hái thành công, bên cạnh khả chuyên môn, thiếu tinh thần nhiệt huyết, lịng u nghề Do đó, để hoạt động thơng tin thƣ viê ̣n đạt hiệu cao, địi hỏi ngƣời cán thƣ viện phải có lịng u nghề, hăng say cơng việc, vƣợt lên khó khăn thách thức để hoàn thành tốt nhiê ̣m vu ̣ đƣơ ̣c giao 3.1.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, nâng cấp phần mềm thư viện Cơ sở vật chất trang thiết bị yếu tố quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động thông tin thƣ viê ̣n trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC Nếu sở vật chất, trang thiết bị thiếu đồng ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động thông tin thƣ viê ̣n Trung tâm Do đó, việc tăng cƣờng đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị việc cần phải tiến hành Song việc đầu tƣ nhƣ để đem lại hiệu cao vấn đề cần phải quan tâm Việc tăng cƣờng đầu tƣ sở vật chất trang thiết bị trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC cần thể điểm sau: - Tập trung đầu tƣ trang thiết bị, hệ thống máy tính với cấu hình đủ mạnh để thực yêu cầu công tác chuyên môn truy cập thông tin NDT; - Về kinh phí, nhà trƣờng cần phân bổ kinh phí từ đầu năm để trung tâm LT & TV chủ động kế hoạch hoạt động Nâng mức kinh phí cho cơng tác thƣ viện, đặc biệt mua tài liệu tài liệu ngoại văn; - Đầu tƣ kinh phí để mua thiết bị số hóa kinh phí cho cơng tác số hóa tài liệu; - Mở rộng diện tích kho tài liệu, phịng mƣợn, phòng đọc; 77 - Xây dựng trang Web riêng cho trung tâm LT & TV để cung cấp thông tin cho NDT trƣờng khai thác nguồn lực thơng tin nhƣ quảng bá hình ảnh thƣ viện; - Trang bị thêm số phƣơng tiện vận chuyển tài liệu trung tâm LT & TV nhƣ: xe đẩy, băng chuyền để giảm sức lao động cho cán thƣ viện nâng cao suất lao động Có thể nói, chất lƣợng cơng tác tổ chức hoạt động trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC phụ thuộc nhiều vào việc đầu tƣ cho sở vật chất, trang thiết bị Trung tâm cách phù hợp 3.2 Nhóm giải pháp hoạt động 3.2.1 Phát triển nguồn lực thông tin a) Xây dựng ban hành sách phát triển nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin yếu tố để tạo sản phẩm dịch vụ thông tin thƣ viê ̣n nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao NDT Trên thực tế, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC cần xây dựng ban hàng sách phát triển nguồn lực thơng tin phù hợp, khoa học, nhằm phát triển nguồn lực thông tin cách cố định bền vững phù hợp với yêu cầu đổi nâng cao chất lƣợng đào tạo Nhà trƣờng Để xây dựng sách phát triển nguồn lực thông tin, trung tâm LT & TV cần tiến hành số công việc sau: Nghiên cứu vai trò, chức mối quan hệ trung tâm LT & TV hệ thống quan thông tin thƣ viê ̣n ngành, khu vực nƣớc Nghiên cứu nhóm NDT trung tâm LT & TV để có sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý Nghiên cứu thực trạng công tác phát triển nguồn lực thông tin trung tâm LT & TV để mặt mạnh, điểm yếu, nguyên nhân Trong đó, cần ý đến việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin với quan thông tin thƣ viê ̣n khác 78 Phát triển nguồn lực thông tin cần đƣợc có thơng qua, trí lãnh đạo nhà trƣờng ban hành thành sách để làm sở cho việc phát triển nguồn lực thông tin sau b) Tăng cường bổ sung, thu thập tài liệu phù hợp với thực tiễn đào tạo nhu cầu Nhà trường Thực trạng công tác bổ sung tài liệu trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC năm qua dù có nhiều cố gắng, song bất cập nhƣ: Số lƣợng tài liệu bổ sung chƣa đƣợc nhiều, tài liệu bổ sung chƣa thực phù hợp với nhu cầu NDT Nhà trƣờng, chƣa bổ sung đƣợc tài liệu số… Qua khảo sát thực trạng tổ chức hoạt động trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC, tác giả xin đƣa số gợi ý cho công tác bổ sung tài liệu nhƣ sau: Xác định diện bổ sung tài liệu: diện bổ sung chủ đề hay chuyên ngành khoa học mà Trung tâm muốn bổ sung vào kho tài liệu nhằm phục vụ NDT Diện bổ sung tài liệu trung tâm LT&TV trƣờng ĐH PCCC phải sát với chƣơng trình đào tạo đề cƣơng môn học, ngành học theo chƣơng trình nhà trƣờng Bên cạnh đó, Trung tâm dựa vào số lƣợng phiếu điều tra khả nawmg đáp ứng nhóm tài liệu mà có sách bổ sung hợp lý Nhóm tài liệu Tỉ lệ (%) Pháp luật 14 Chuyên ngành 52 Triết học Mác Lê Nin 10 Văn học, giải trí Khoa học tự nhiên Các loại hình khác STT Bảng 2.9 Tỷ lệ đáp ứng nhu cầu tin 79 Xác định lĩnh vực tài liệu ƣu tiên bổ sung: ngành đào tạo nhà trƣờng, đặc biệt lĩnh vực PCCC Ngồi ra, cịn số ngành học khác cần đƣợc lƣu ý bổ sung tài liệu nhƣ: Ngoại ngữ, tin học,… Cần trọng cơng tác biên soạn, in ấn giáo trình, tài liệu chuyên ngành PCCC Tiến hành số hóa nguồn tài liệu nội sinh vốn tài liệu q mà khơng thƣ viện có đƣợc Theo ý kiến đƣợc thu thập từ phiếu khảo sát dành cho NDT, tác giả thu thập đƣợc số liệu nhu cầu NDT tra cứu Trung tâm qua bảng 2.8 STT Lĩnh vực Tỉ lệ (%) Phòng cháy 30 Chữa cháy 34 An ninh trật tự 12 Ngoại ngữ 5 Văn học 11 Công nghệ thông tin Các lĩnh vực khác Bảng 2.10 Tỷ lệ lĩnh vực tài liệu NDT có nhu cầu Qua bảng số liệu trên, có đƣợc nhận định tỷ lệ lĩnh vực tài liệu tập trung nhu cầu tin NDT nhiề u để trung tâm LT&TV có sách bổ sung nguồn tin hợp lý Với lĩnh vực, tài liệu cần đƣợc bổ sung theo thứ tự ƣu tiên sau: Bổ sung giáo trình tài liệu chuyên ngành lĩnh vực nhằm tạo điều kiện cho NDT có đủ tài liệu học tập, có điều kiện nghiên cứu chuyên sâu ngành học trọng điểm trƣờng Bổ sung tài liệu tra cứu (từ điển, từ điển chuyên ngành, bách khoa tri thức, thƣ mục, danh mục ) để hỗ trợ NDT việc tra cứu, tìm tin chuyên sâu 80 Ngoài cần bổ sung báo, tạp chí, đặc biệt báo tạp chí chuyên ngành để NDT nắm bắt đƣợc thông tin cập nhật hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, giúp NDT có thêm thơng tin mẻ hữu ích c) Tăng cường hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin Tăng cƣờng hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin cụm từ thƣờng đƣợc nhắc đến công tác phát triển nguồn lực thông tin năm gần Không thƣ viện hay quan thông tin phủ nhận lợi ích mà mang lại, song thực tế để việc tăng cƣờng chia sẻ nguồn lực thơng tin đạt hiệu cịn nhiều vấn đề đặt Theo tác giả, để tăng cƣờng hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC với quan TT-TV thực theo nội dung sau: Xây dựng mục lục liên hợp để chia sẻ nguồn học liệu thƣ viện với nhau, mà khai thác đƣợc nguồn học liệu thƣ viện giới Nếu xây dựng đƣợc hệ thống mục lục liên hợp cho trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC cho quan Thông tin - Thƣ viê ̣n khơng NDT trƣờng ĐH PCCC mà tất NDT trƣờng đại học hồn tồn tìm kiếm khai thác nguồn học liệu tất Thƣ viện hệ thống Ngƣời dùng tin cần vào cổng thông tin tìm thấy tài liệu xác định đƣợc thƣ viện lƣu giữ tài liệu cần - điều kiện lý tƣởng cho mƣợn liên thƣ viện Phát triển dịch vụ mƣợn liên thƣ viện để NDT sử dụng nguồn thơng tin thƣ viện nhóm thơng qua việc u cầu trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC mƣợn giúp Tuy nhiên, muốn làm đƣợc điều việc cần số hóa tài liệu thƣ viện, đặc biệt nguồn tài liệu nội sinh Trong việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thong tin cầ n hế t sƣ́c chú tro ̣ng tới công tác bảo mâ ̣t thơng tin Ngồi ra, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC lựa chọn giải pháp hợp tác mua học liệu số theo nhóm (Consortium) Việc giúp Trung tâm tiếp cận đƣợc nhiều nguồn thơng tin với chi phí rẻ nhiều lần 81 3.2.2 Hồn thiện cơng tác xử litài ́ liệu Xử lí tài liệu hoạt động mang tính chất định ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng thông tin Đây công tác chuẩn bị cho việc triển khai loại hình sản phẩm dịch vụ thơng tin Từ mặt cịn tồn hoạt động xử lý tài liệu, tác giả xin đề xuất số gợi ý để hồn thiện cơng tác nhƣ sau: - Áp dụng triệt để chuẩn nghiệp vụ đại công tác xử lí tài liệu; - Triển khai hiệu đính sở liệu thƣ mục; - Việc hiệu đính sở liệu chuẩn hố lại thơng tin thƣ mục cho xác, quán bổ sung thơng tin cịn thiếu thiếu cán xử lí tài liệu Triển khai hiệu đính sở liệu trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC gồm hiệu đính tiếp tục (đối với tài liệu nhập vào CSDL) hiệu đính hồi cố (đối với liệu cũ); - Xây dựng sổ tay điện tử nghiệp vụ xử lí tài liệu dùng cho cán tham gia công tác này, đƣợc sử dụng nhƣ công cụ hỗ trợ cho hoạt động xử lí tài liệu 3.2.3 Nâng cao hiệu công tác tổ chức kho bảo quản tài liệu Khi bƣớc chân vào thƣ viện nào, điều ấn tƣợng kho tài liệu Tổ chức kho tài liệu nghệ thuật để tạo nên cơng trình nghệ thuật thƣ viện đặc sắc Nắm bắt đƣợc tinh thần đó, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC quan tâm tổ chức xếp kho tài liệu khoa học ngăn nắp Tuy nhiên, hạn chế diện tích nên q trình tổ chức kho gặp số khó khăn định Nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức kho bảo quản tài liệu, tác giả xin đề xuất số ý kiến cụ thể sau: - Lập kế hoạch triển khai tổ chức kho mở cho loại hình tài liệu phù hợp Kho mở Trung tâm dành cho loại hình báo tạp chí, luận văn, luận án Điều ảnh hƣởng lớn đến việc thụ hƣởng lợi ích từ 82 kho mở NDT Mặc dù nguồn tin ngày phát triển nội dung số lƣợng, diện tích dành cho thƣ viện chƣa thay đổi nhƣng Trung tâm triển khai đƣợc thêm hình thức kho mở với loại hình tài liệu phù hợp, với điều kiện cải thiện lại hệ thống giá sách, thay giá sách nhiều tầng hơn, thiết kế thang lấy tài liệu cho thuận tiện mà đảm bảo thẩm mỹ cho; - Thƣờng xuyên kiểm tra kho tài liệu; - Tăng cƣờng chuyển đổi tài liệu cũ nát sang dạng số để lƣu trữ, phục vụ bảo quản tài liệu gốc; - Tăng cƣờng giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cho NDT; - Nâng cao ý thức giữ gìn tài liệu cho cán thƣ viện qua buổi triển lãm tài liệu hƣ hỏng, tham quan, trao đổi kinh nghiệm với thƣ viện khác; - Đào tạo cán bảo quản tài liệu thông qua hội nghị, hội thảo khóa học, tập huấn ngồi nƣớc 3.2.4 Đổi cơng tác phục vụ NDT Công tác phục vụ NDT đƣợc coi công tác quan trọng hoạt động thƣ viện Thông qua công tác này, vốn tài liệu thƣ viện đƣợc sử dụng, khai thác có hiệu quả, phát huy đƣợc giá trị tri thức ngƣời sống phát triển mặt đất nƣớc Từ đó, vị trí vai trò xã hội thƣ viện ngày đƣợc khẳng định Cơng tác phục vụ NDT cịn có tầm quan trọng đặc biệt nữa: Nó tiêu chí đánh giá vai trò xã hội, tác dụng xã hội thƣ viện Thƣ viện phục vụ đƣợc nhiều NDT, mang lại nhiều lợi ích cho xã hội vai trị tác dụng xã hội lớn Nhận thức đƣợc điều đó, năm qua trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC quan tâm tới cơng tác phục vụ NDT Nhƣng để góp phần nâng cao hiệu hoạt động thông tin thƣ viê ̣n trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC công tác cần đƣợc đổi với giải pháp nhƣ: 83 - Xây dựng phong cách ngƣời cán thƣ viện lịch sự, chuyên nghiệp, vui vẻ, mềm mỏng, nhã nhặn, hiểu biết, nhằm thỏa mãn nhu cầu NDT cách tốt nhất; - NDT phải đƣợc đặt vị trí trung tâm tồn hoạt động thƣ viê ̣n ; - Tăng cƣờng công tác nghiên cứu nhu cầu tin định kỳ xây dựng chƣơng trình đào tạo NDT hiệu quả; - Nghiên cứu mở số phòng tự học, phòng thảo luận để tạo điều kiện cho NDT tự học, tự nghiên cứu; - Giảm bớt thủ tục hành chính, tăng cƣờng tổ chức kho mở; - Đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ thông tin thƣ viê ̣n Trung tâm 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT Sự phát triển nhƣ vũ bão CNTT tác động mạnh mẽ đến phát triển thƣ viện đại học mà ngày đƣợc đánh giá phát triển với tốc độ nhanh chƣa có Các thƣ viện quan thông tin bƣớc chuyển từ quản lý thƣ viện sang quản lý thông tin hƣớng tới quản lý tri thức Với hỗ trợ CNTT, phƣơng thức hoạt động thƣ viện thay đổi đại hóa thƣ viện trở thành xu hƣớng tất yếu để cộng đồng Thƣ viện Việt Nam hịa nhập với cộng đồng Thƣ viện Thế giới Hiện nay, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT hoạt động thông tin thƣ viê ̣n trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC trở nên cấp bách Nó làm tăng hiệu tìm kiếm sử dụng thơng tin, nâng cao chất lƣợng xử lí thơng tin, phù hợp với xu phát triển chung Thƣ viện đại học Để đẩy mạnh ứng dụng CNTT trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC cần áp dụng đồng tất phân hệ phần mềm Libol 5.5 vào q trình hoạt động Ngồi ra, việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5, Trung tâm quan tâm đến vấn đề nâng cấp phần mềm để bắt kịp với quan Thông tin - Thƣ viê ̣n khác nhanh chóng nắm bắt đƣợc tính mới, ƣu điểm LIBOL để áp dụng vào công tác thƣ viện 84 Bên cạnh đó, Trung tâm cần nghiên cứu áp dụng phần mềm số hóa tài liệu để xây dựng CSDL toàn văn, tiến tới xây dựng thƣ viện điện tử Thêm nữa, công nghệ di động phát triển mạnh mẽ với giá cƣớc giảm, diện phủ sóng tăng, nhiều dịch vụ giá trị gia tăng phong phú, ngày nhiều ngƣời sử dụng thiết bị di động truy cập Internet từ thiết bị cầm tay nên có số Trung tâm nhƣ: Trung tâm Học liệu Đại học Thái nguyên, Trung tâm Thông tin - Thƣ viê ̣n Đại học FPT ứng dụng công nghệ di động vào hoạt động thông tin thƣ viê ̣n bƣớc đầu mang lại hiệu định, nhận đƣợc phản ứng tích cực từ phía NDT Do đó, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC nghiên cứu tiện ích để thơng báo tài liệu nhập thƣ viện, thơng báo tài liệu q hạn,… Tóm lại, thời gian tới trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thƣ viê ̣n để bƣớc đại hóa thƣ viện nhằm đáp ứng cao nhu cầu đƣợc sử dụng sản phẩm dịch vụ thông tin thƣ viê ̣n NDT, phục vụ mục tiêu đổi giáo dục đào tạo nhà trƣờng giai đoạn 85 KẾT LUẬN Chất lƣợng hiệu hoạt động thông tin – thƣ viện trƣờng đại học nâng cao thực đồng giải pháp cải tiến cấu tổ chức, tăng cƣờng nguồn lực thơng tin, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ thông tin – thƣ viện Trong thời gian qua, gắn liền với phát triển trƣờng ĐH PCCC phát triển trung tâm LT & TV Trong trình phát triển, Trung tâm đặt kế hoạch, phƣơng hƣớng đổi tổ chức hoạt động dƣới đạo nhà trƣờng cấp Trên sở nắm vững tầm quan trọng công tác tổ chức hoạt động TT - TV nghiệp phát triển giáo dục sở đào tạo, trung tâm LT & TV trƣờng ĐH PCCC bƣớc đổi công tác tổ chức hoạt động nhằm đáp ứng tốt nhu cầu tin NDT Hiện nay, bên cạnh kết đạt đƣợc tồn hạn chế định mà trung tâm LT & TV cần nhanh chóng khắc phục để hồn thành tốt chức nhiệm vụ Với đề tài nghiên cứu “Tổ chức hoạt động trung tâm Lưu trữ Thư viện trường Đại học Phòng cháy Chữa cháy”, luận văn làm rõ đƣợc thực trạng công tác tổ chức hoạt động đây, đồng thời đƣa giải pháp cụ thể với mục đích hồn thiện, phát triển, đổi cơng tác tổ chức hoạt động trung tâm LT & TV nhằm phát huy sức mạnh, tiềm lực thông tin mà Trung tâm nắm giữ góp phần khẳng định vị trí Trung tâm nghiệp phát triển giáo dục nhà trƣờng Để thực đƣợc mục tiêu trên, bên cạnh ủng hộ tích cực từ phía nhà trƣờng cịn cần có tâm lịng nhiệt tình tập thể cán Trung tâm Trong thời gian tới, với quan tâm tâm trên, trung tâm LT & TV có bƣớc phát triển vƣợt bậc tổ chức hoạt động, đáp ứng ngày hiệu nhu cầu tin ngƣời dùng tin, bƣớc lên mơ hình thƣ viện đại hệ thống thƣ viện khối trƣờng Công an nhân dân, đẩy mạnh hội nhập với thƣ viện nƣớc 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tham khảo Tiếng Việt Hà Hồng Anh (2013), Nâng cao hiệu tổ chức hoạt động Trung tâm Thông tin Khoa học Cục quản lý khoa học công nghệ môi trường, Bộ Công an, Luận văn Thạc sĩ Khoa học TT-TV, trƣờng ĐHKHXH & NV, ĐHQG, Hà Nội Bộ Công an (2015), Quyết định số 6489/2015/QĐ-BCA(X13) ngày 18/11/2015 Bộ trưởng Bộ Công an, Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy, Hà Nội Bộ Văn hóa Thể thao Du lịch (2008), Quyết định số 13/28/QĐBVHTTDL ngày 10/3/2008 ban hành quy chế mẫu tổ chức hoạt động thư viện trường đại học, Hà Nội Bộ Văn hóa Thơng tin (2007), Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày 04/5/2007, Phê duyệt quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến 2010 định hướng đến năm 2020, Hà Nội Nguyễn Huy Chƣơng (2010), Từ thực trạng đổi mơ hình thư viện đại học Mỹ, suy nghĩ xu hướng đổi tổ chức, quản lý thư viện đại học Việt Nam, báo cáo hội thảo Liên hiệp Thƣ viện trƣờng đại học phía Bắc Nguyễn Huy Chƣơng (2010), Quá trình hình thành, phát triển thư viện đại học Mỹ số kinh nghiệm cho thư viện đại học Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, 236 tr Nguyễn Huy Chƣơng (2005), Nghiên cứu xây dựng mơ hình tổ chức hoạt động trung tâm thông tin – thư viện đại học, Đề tài nghiên cứu cấp Đại học Quốc gia Hà Nội Nguyễn Huy Chƣơng (2004), Một số vấn đề quản lý thư viện đại học, Kỷ yếu hội thảo Thông tin - Thƣ viện lần thứ Hà Nội Nguyễn Huy Chƣơng, Trần Mạnh Tuấn (2014), Hoạt động thông tin – thư viện với vấn đề đổi toàn diện giáo dục đại học Việt Nam: Sách chuyên khảo, NXB ĐHQGHN 87 10 Nguyễn Huy Chƣơng, Trần Mạnh Tuấn (2008), Phát triển nguồn học liệu tổ chức nghiên cứu, đào tạo Tạp chí Thơng tin Tƣ liệu, số 4, năm 2008 11 Nguyễn Thị Hà (2014), Công tác phục vụ bạn đọc Trung tâm Thông tin Khoa học Tư liệu giáo khoa Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy, Luận văn Thạc sĩ Khoa học TT-TV, trƣờng ĐHKHXH & NV, ĐHQG, Hà Nội 12 Tạ Minh Hà (2000), Tổ chức hoạt động thư viện Trường Đại học Bách khoa Hà Nội giai đoạn công nghiệp hóa đại hóa đất nước, Luận văn Thạc sĩ Khoa học TT-TV, trƣờng ĐHKHXH & NV, ĐHQG, Hà Nội 13 Nguyễn Tiến Hiển – Kiều Văn Hốt (2005), Tổ chức bảo quản tài liệu, giáo trình, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội 14 Nguyễn Tiến Hiển – Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Quản lý thư viện trung tâm thơng tin, giáo trình, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội 15 Hội đồng Quốc gia (2005), Từ điển Bách khoa Việt Nam, NXB Từ điển Bách khoa 16 Nguyễn Thị Huế (2015), Tổ chức hoạt động Thông tin – Thư viện Trường Đại học Dược Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Khoa học TT-TV, trƣờng ĐHKHXH & NV, ĐHQG, Hà Nội 17 Trần Hữu Huỳnh (2008), Tổ chức quản lý hoạt động thông tin thư viện, tập giảng, ĐHKHXH&NV, Hà Nội 18 Âu Cẩm Linh (2009), “Tổ chức quản lý công tác thƣ viện”, Nxb Giáo dục, Hà Nội 19 Nguyễn Thị Hồng Loan (2013), Nguồn nhân lực thông tin - thƣ viện số sở đào tạo đại học thuộc Bộ Công an khu vực Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Khoa học TT-TV, trƣờng ĐHKHXH & NV, ĐHQG, Hà Nội 20 Nguyễn Thị Kim Ngân (2015), Tổ chức hoạt động Thông tin – Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải, Luận văn Thạc sĩ Khoa học TT-TV, trƣờng ĐHKHXH & NV, ĐHQG, Hà Nội 21 Hoàng Phê (2016) , Từ điển tiếng Việt, NXB Hồng Đức 88 22 Trần Thị Quý (2014) , Hoạt động thông tin – thư viện với vấn đề đổi toàn diện giáo dục đại học Việt Nam: sách chuyên khảo, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội 23 Trần Thị Quý – Đỗ Văn Hùng (2007), Tự động hóa hoạt động thông tin thư viện, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 24 Nguyễn Văn Thiên (2016),Quản lý thư viện đại Việt Nam, luận án tiến sĩ, Hà Nội 25 Nguyễn Thị Hồng Thiện (2014), Tổ chức hoạt động Thư viện Trường Đại học Điều Dưỡng Nam Định, Luận văn Thạc sĩ Khoa học TT-TV, trƣờng ĐHKHXH & NV, ĐHQG, Hà Nội 26 Bùi Loan Thùy – Đào Hoàng Thúy (1998), Tổ chức quản lý công tác thông tin thư viện, Nxb Tp Hồ Chí Minh 27 Tổng cục Chính trị Cơng an nhân dân (2016), Quyết định số 11584/QĐ X11-X12 ngày 29/9/2016 Tổng cục trưởng Tổng cục Chính trị Cơng an nhân dân, Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ Thư viện, thuộc Trƣờng Đại học Phòng cháy Chữa cháy, Hà Nội 28 Bùi Thị Thảo Trinh (2017), Công tác tổ chức hoạt động Thông tin Thư viện Trường Cao đẳng kinh tế - Kỹ thuật Thương mại, Luận văn Thạc sĩ Khoa học TT-TV, trƣờng ĐHKHXH & NV, ĐHQG, Hà Nội 29 Phạm Thành Trung (2016), Nghiên cứu phần mềm Dspace khả triển khai Trung tâm Thông tin khoa học Tư liệu giáo khoa Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy, Luận văn Thạc sĩ Khoa học TT-TV, trƣờng ĐHKHXH & NV, ĐHQG, Hà Nội 30 Lê Văn Viết (2013), Lưu trữ bảo quản vốn tài liệu đại, tập giảng, Hà Nội 31 Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh thư viện, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 32 89 Tài liệu tham khảo tiếng Anh 33 Billy E Frye(2001), ““Some Reflections on Universities, Libraries and Leadership”, Advances in Library Administration and Organization 34 JE Cawthorne (2010) “Leading from the middle of the organization: An examination of shared leadership in academic libraries, The Journal of Academic Librarianship”, Volume 36, Issue 35 M Crist (2005) “Structuring the academic library organization of the future: some new paradigms, Journal of library administration", 1995 , Volume 20, 1995 - Issue 36 G.Edward, Evans; Margaret Zarnosky Saponaro (2005), “Developing library and information center collections”, nxb Library Unlimited, London, 444p 37 McDonald A (2000) “Planning academic library buildings for a new age: Some principles, trends, and developments in the United Kingdom”, Advances In Librarianship, Số 24 38 Sharon Markless, David Streatfield (2000), The really effective college library, nguồn http://www.informat.org/pdfs/effective-college-library.pdf truy cập ngày 30/06/2018 39 SK Martin (2000) “ Academic library fundraising: Organization, process and politics” : http://www.ideals.illinois.edu/bitstream/handle/2142/8300/librarytrendsv48i3e_ opt.pdf?sequence=1 40 Robert D Stueart & Moran Barbara B (1993) “Library and Information Center Management” 90