ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT TẠO LẬP CHỈ MỤC (DÙNG CHO METADATA VÀ TÀI LIỆU TOÀN VĂN)

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT TẠO LẬP CHỈ MỤC (DÙNG CHO METADATA VÀ TÀI LIỆU TOÀN VĂN) HÀ NỘI - THÁNG 1/2017 Mục lục Giới thiệu .4 1.1 Tên gọi tiêu chuẩn Việt Nam 1.2 Mục đích việc xây dựng tiêu chuẩn .4 1.3 Các nội dung nghiên cứu Tình hình và ngoài nước về tiêu chuẩn lập mục và tài liệu toàn văn Cơ sơ xây dựng yêu cầu kỹ thuật 10 3.1 Phân tích tình hình đối tượng tiêu chuẩn 10 3.2 TCVN 4743:1989 11 3.3 TCVN 7539:2005 11 3.4 Tài liệu toàn văn theo tiêu chuẩn ISO 14 3.5 Tiêu chuẩn ISO 15836:2003 17 3.6 Tiêu chuẩn ISO 999:1996 21 3.7 TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) .29 3.8 NISO TR02-1997, Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices 31 Xây dựng tiêu chuẩn 33 4.1 Sở xây dựng tiêu chuẩn 33 4.2 Hình thức xây dựng tiêu chuẩn 35 4.3 Cấu trúc tiêu chuẩn 35 4.4 Nội dung tiêu chuẩn .36 Tài liệu tham khảo 40 THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT TẠO LẬP CHỈ MỤC (DÙNG CHO METADATA VÀ TÀI LIỆU TOÀN VĂN) Giới thiệu 1.1 Tên gọi tiêu chuẩn Việt Nam Tiêu chuẩn kỹ thuật tạo lập mục (dùng cho metadata và tài liệu toàn văn) 1.2 Mục đích việc xây dựng tiêu chuẩn Tiêu chuẩn này cung cấp hướng dẫn nội dung, tổ chức và trình bày mục sử dụng cho việc tìm kiếm tài liệu và phần tài liệu Tiêu chuẩn đề xuất quy tắc lập mục, phương pháp sử dụng (phân tích trí ṭ, thuật tốn máy tính cả hai), phương tiện lập mục và phương pháp trình bày mục cho tìm kiếm Nó nhấn mạnh ba quy trình cần thiết cho tất cả mục: thiết kế toàn diện, quản lý vốn từ vựng và cung cấp cú pháp Nó bao gồm định nghĩa mục và thành phần, thuộc tính và khía cạnh; từ vựng thống nhất; mô tả bản chất và đa dạng mục; khuyến nghị liên quan đến việc thiết kế, tổ chức và trình bày mục Tiêu chuẩn này liên quan đến việc chuẩn bị tất cả loại mục cho tìm kiếm thơng tin, chúng tạo lập sở phân tích trí tuệ, phương pháp tự động máy tính hỗ trợ, cho dù chúng tìm kiếm mắt thường thuật tốn điện tử và biên soạn người lập mục nhóm người lập mục 1.3 Các nội dung nghiên cứu Bộ Thông tin và Truyền thông giao Viện Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia Hà Nội xây dựng "Tiêu chuẩn kỹ thuật tạo lập mục (dùng cho metadata và tài liệu toàn văn) – Phần 2: Lập mục cho tài liệu toàn văn ", là dự thảo khuôn khổ dự án "Xây dựng 04 chuẩn từ vựng liệu nội dung số và trao đổi thông tin; 58 chuẩn tạo lập, lưu trữ, trao đổi và quản lý liệu và nội dung số" Nhóm thực hiện nghiên cứu có kết quả nghiên cứu tập hợp tóm tắt phần Tình hình và ngoài nước về tiêu chuẩn lập mục và tài liệu toàn văn Thuật ngữ tạo lập mục ngôn ngữ ngành Thông tin Tư liệu gọi là định mục Định mục là quy trình xử lý nội dung tài liệu áp dụng rộng rãi thư viện và quan thông tin nhằm tạo bảng mục cho phép người dùng truy cập thơng tin và tìm kiếm và thu thập thơng tin có nghĩa theo chủ đề và từ khóa Trong NIST's Dictionary of Algorithms and Data Structures (Từ điển thuật toán và cấu trúc liệu Viện Tiêu chuẩn và Kỹ thuật Quốc gia Mỹ) có định nghĩa loại mục có định nghĩa mục ngược (inverted indexing) là cấu trúc liệu mục lưu giữ ánh xạ từ nội dung (từ số) đến vị trí tệp tin sở liệu tài liệu tập tài liệu Có loại mục ngược: mục ngược mức tài liệu và mục ngược mức từ Trong hoạt động tiêu chuẩn hóa sản xuất, lĩnh vực đời sống xã hội, việc chuẩn hóa quy trình ln là vấn đề quan tâm, quy trình hoạt động thư viện, trao đổi thơng tin là phần quy trình Hiện nay, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành Tiêu chuẩn quốc tế ISO liên quan đến lập mục và tài liệu toàn văn sau: - ISO 5963:1985 Documentation - Method for examining documents, determining their subject and selecting indexing terms - ISO 999:1996 Information and documentation - Guidelines for the content, organization and presentation of indexes - ISO 23950:1998 Information and documentation Information retrieval (Z39.50) -Application service definition and protocol specification - ISO/IEC 26300:2006 Information technology Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0 - ISO/IEC 29500-1:2012 Information technology Document description and processing languages Office Open XML File Formats Part 1: Fundamentals and Markup Language Reference - ISO/IEC 29500-2:2012 Information technology Document description and processing languages Office Open XML File Formats Part 2: Open Packaging Conventions - ISO/IEC 29500-3:2012 Information technology Document description and processing languages Office Open XML File Formats Part 3: Markup Compatibility and Extensibility - ISO/IEC 29500-4:2012 Information technology Document description and processing languages Office Open XML File Formats Part 4: Transitional Migration Features - ISO/IEC TS 30135-1:2014 Information technology Digital publishing EPUB3 -Part 1: EPUB3 Overview - ISO/IEC TS 30135-2:2014 Information technology Digital publishing EPUB3 -Part 2: Publications - ISO/IEC TS 30135-3:2014 Information technology Digital publishing EPUB3 -Part 3: Content Documents - ISO/IEC TS 30135-4:2014 Information technology Digital publishing EPUB3 -Part 4: Open Container Format - ISO/IEC TS 30135-5:2014 Information technology Digital publishing EPUB3 -Part 5: Media Overlay - ISO/IEC TS 30135-6:2014 Information technology Digital publishing EPUB3 -Part 6: EPUB Canonical Fragment Identifier - ISO/IEC TS 30135-7:2014 Information technology Digital publishing EPUB3 -Part 7: EPUB3 Fixed-Layout Documents - ISO 14739-1:2014 Document management 3D use of Product Representation Compact (PRC) format Part 1: PRC 10001 - ISO 14289-1:2012 Document management applications Electronic document file format enhancement for accessibility Part 1: Use of ISO 32000-1 (PDF/UA-1) - ISO 19005-1:2005 Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) - ISO 19005-2:2011 Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) - ISO 19005-3:2012 Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files (PDF/A-3) - ISO 24517-1:2008 Document management Engineering document format using PDF Part 1: Use of PDF 1.6 (PDF/E-1) - ISO 32000-1:2008 Document management Portable document format Part 1: PDF 1.7 Tiêu chuẩn nước ban hành: - Tính đến năm 2001, có nước chấp nhận ISO 5963: 1985 làm tiêu chuẩn quốc gia Một số nước chấp nhận ISO 5963: 1985 làm tiêu chuẩn quốc gia khơng có bổ sung hiệu chỉnh: Anh, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Đức, Bungari, Cộng hòa Séc, Nam Phi Một số nước chấp nhận ISO 5963: 1985 làm tiêu chuẩn quốc gia có bổ sung, hiệu chỉnh: Ý, Nga… - Tổ chức tiêu chuẩn hóa Cơng hịa Liên bang Nga xây dựng và ban hành hai tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến định mục tài liệu, bao gồm: GOST 7.59-2003 "Định mục tài liệu Yêu cầu chung cho tổ chức và lập mục” và GOST 7.66-92 "Định mục tài liệu Yêu cầu chung để phối hợp định mục - Mỹ: Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices (Hướng dẫn lập mục và công cụ tìm kiếm thơng tin có liên quan) ban hành năm 1997 Các tiêu chuẩn Việt nam về thông tin và tư liệu Ở nước ta, ngày 14 tháng năm 2004, Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng Quyết định số 414/TĐC-QĐ việc thành lập Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46: Thông tin Tư liệu Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46 đời góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa lĩnh vực thông tin-thư viện, lưu trữ và xuất bản theo mơ hình và phương hướng Tổ chức Tiêu chuẩn hố quốc tế (ISO) Trong mảng thơng tinthư viện, TCVN/TC 46 phần lớn tập trung vào việc nghiên cứu và biên soạn tiêu chuẩn thuộc ba lĩnh vực chủ đề : 1) tiêu chuẩn dùng cho mô tả thư mục và liệu thư mục; 2) tiêu chuẩn dùng cho mô tả chủ đề và liệu chủ đề và 3) Các tiêu chuẩn trình bày tư liệu Thời gian qua, TCVN/TC 46 xem xét, sửa đổi và cập nhật tiêu chuẩn trước Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng phối hợp với Viện Thông tin KHKT Trung ương (nay là Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia) Cục xuất bản biên soạn dựa tiêu chuẩn Liên Xô cũ Khối SEV và trình Bộ KH&CN phê duyệt và ban hành Đó là: TCVN 2243 – 77: Chuyển chữ Nga sang chữ Việt, TCVN 4523-88: Ấn phẩm thông tin, phân loại, cấu trúc và trình bày; TCVN 4524-88: Xử lý thơng tin, bài tóm tắt và bài giải; TCVN 4743-89: Mô tả thư mục tài liệu, yêu cầu chung và quy tắc biên soạn; TCVN 5453-1991: Hoạt động thông tin khoa học và tư liệu Thuật ngữ và khái niệm bản; TCVN 5697-1992: Hoạt động thông tin tư liệu Từ và cụm từ tiếng Việt viết tắt dùng mô tả thư mục; TCVN 56981992 Hoạt động thông tin tư liệu Từ và cụm từ tiếng nước ngoài viết tắt dùng mô tả thư mục; và số tiêu chuẩn dựa ISO TCVN 6380: 1998 Thông tin và tư liệu – Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách (ISBN) VN 6381: 1998 Thông tin và tư liệu – Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ (ISSN) TCVN 6909:2001 (Phông chữ Unicode) dùng chung cho nhiều ngành,… Từ thành lập, TCVN/TC 46 chủ trương biên soạn TCVN (một vài tiêu chuẩn số dựa ISO): - TCVN 7420-1:2004 và TCVN 7420-2 :2004 (tương đương với ISO 15489 –1 và ISO 15489 –2): Thông tin và Tư liệu – Quản lý hồ sơ Phần : Yêu cầu chung và Thông tin và Tư liệu – Quản lý hồ sơ Phần : Hướng dẫn; - TCVN 7539: 2005 Thông tin và Tư liệu– Khổ mẫu MARC 21 cho liệu thư mục; - TCVN 7587: 2007 Thông tin và Tư liệu — Tên và mã địa danh Việt Nam dùng lưu trữ và trao đổi thông tin KHCN; - TCVN 7588: 2007 Thông tin và Tư liệu – Tên và mã tổ chức dịch vụ thông tin KH&CN Việt Nam dùng lưu trữ và trao đổi thông tin KH&CN; - TCVN 5453: 2009 Thông tin và Tư liệu: Từ vựng, v.v… - TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) Thông tin và tư liệu – Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn thuật ngữ định mục - TCVN 10846:2015 (ISO 999:1996) Thông tin và tư liệu – Hướng dẫn nội dung, tổ chức và trình bày bảng mục Muốn bám sát chương trình tiêu chuẩn hóa ISO lĩnh vực thơng tin và tư liệu (Xem phụ lục), đường hội nhập và hiện đại hóa, TCVN/TC 46 cịn nhiều việc phải làm, kinh phí hiện cấp đủ để tổ chức biên soạn và ban hành tiêu chuẩn năm Vì vậy, phải không ngừng cải tiến hoạt động TCVN/TC 46 nói chung và cân việc biên soạn tiêu chuẩn công đoạn, công cụ xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin truyền thống với tiêu chuẩn cần thiết thời đại áp dụng công nghệ thông tin để theo kịp với đà phát triển hoạt động tiêu chuẩn hóa khu vực và giới Ngày 20/09/2011, Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Thông tư số 24/2011/TTBTTTT "Quy định việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ liệu đặc tả trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước" Theo Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT, Dữ liệu đặc tả là thông tin mô tả đặc tính liệu nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ liệu Và nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ liệu, thông tin đăng tải cổng thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử quan nhà nước phải sử dụng liệu đặc tả theo chuẩn Dublin Core với 15 yếu tố liệu đặc tả Trong đó, quy định yếu tố liệu đặc tả bắt buộc gồm: Tiêu đề, người tạo, thời gian, mô tả, quan ban hành và yếu tố định danh; Các yếu tố khuyến nghị nên sử dụng là: Ngôn ngữ, nguồn, người cộng tác và chủ đề; Còn yếu tố tùy chọn bao gồm: Phạm vi, dạng, định dạng, quan hệ và quyền Nhận xét: Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT, Quy định việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ liệu đặc tả trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước theo chuẩn Dublin Core Như xem xét phạm vi đối tượng áp dụng dự án chung và kết hợp với mục đích xây dựng dự thảo này, đối tượng áp dụng khác (ngoài quan nhà nước) áp dụng chuẩn Dublin Core vào hoạt động tạo lập, sử dụng và lưu trữ liệu đặc tả họ Việc này tạo thống trao đổi và lưu trữ thơng tin, liệu và giảm bớt khó khăn kỹ thuật khơng đáng có Cụ thể dự thảo này, nhóm biên soạn trí khuyến nghị sử dụng chuẩn Dublin Core trình tạo lập mục ngược cho metadata Các tiêu chuẩn TCVN 7980:2008 hoàn toàn tương đương ISO 15836:2003, TCVN 10669:2014 hoàn toàn tương đương với ISO 5963:1985 Các tiêu chuẩn TCVN khác xét yếu tố ràng buộc có liên quan phân tích bên nhóm biên soạn thống không cần phải xem xét đến Như tài liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật mà nhóm biên soạn sử dụng để xây dựng thuyết minh này từ xem xét sở xây dựng dự thảo phục vụ cho mục đích dự án bao gồm: - TCVN 4743:1989: Xử lý thông tin - Mô tả thư mục tài liệu; - TCVN 5453: 2009, Thông tin và Tư liệu – Từ vựng; - TCVN 7539:2005: Khổ mẫu MARC 21 cho liệu thư mục; - TCVN 5697:2009: Từ và cụm từ tiếng Việt viết tắt mô tả thư mục; - TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) Thông tin và tư liệu – Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn thuật ngữ định mục; - TCVN 7980:2008 (ISO 15836:2003) Thông tin và tài liệu – Bộ phần tử dự liệu đặc tả Dublin Core; - ISO 999:1996, Information and documentation – Guidelines for the content, organization and presentation of indexes; - ISO 15836:2003, Information and documentation The Dublin Core metadata element set; - NISO TR02-1997, Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices; - NISO TR03-1999, Guidelines for Alphabetical Arrangement of Letters and Sorting of Numerals and Other Symbols; Cơ sơ xây dựng yêu cầu kỹ thuật 3.1 Phân tích tình hình đối tượng tiêu chuẩn Khi đề cập đến ngành thư viện, quy trình tạo lập mục hình thành và phát triển gần song hành ngành thư viện Từ hồi mở đầu tài liệu giấy, quy trình tạo lập mục tiến hành thủ công, người định mục tiến hành tỉ mỉ và tốn nhiều thời gian để lập bảng mục cho tài liệu giấy Tuy nhiên khoa học công nghệ phát triển, số lượng sách, dạng xuất bản phẩm dạng giấy và không dạng giấy xuất bản, phát hành ngày nhiều, quy trình tạo lập mục thủ cơng khơng cịn phù hợp Bảng mục hiện có nhiều thay đổi, ứng dụng bảng mục góp phần để giới thiệu cho người đọc tài liệu, cách đọc, cách khai thác, cách tra cứu nào để thấy “Ngọc sách” Với nhiều phong cách khác nhau, nhà văn muốn bạn đọc tiếp cận với từ, câu “đắt nhất” cách tự nhiên bất ngờ, vào thời điểm cao trào hay trầm lắng Đối với nhà nghiên cứu, cơng trình nghiên cứu khoa học thường sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên môn, thuật ngữ khoa học, cách tiếp cận thể hiện Và là ý tưởng, tư tưởng, tính nghiên cứu… tác giả mong muốn thể hiện, chia sẻ với giới chuyên môn, với người đọc tham khảo và với người học Vậy làm để bạn đọc sớm phát hiện ý “đắt nhất” đó? Cách thức nào để bạn đọc kiểm soát nội dung sách, hệ thống vấn đề, nội dung trùng lặp để thuận tiện cho việc đối chiếu, so sánh và suy ngẫm vấn đề? Việc làm này có tác giả và cán là chuyên gia công tác biên tập nghĩa nhà xuất bản thực hiện Đó là tạo “bảng mục” cho tài liệu sách, đặc biệt là sách tham khảo và nghiên cứu chuyên ngành Việc tạo “bảng mục” cho tài liệu sách giúp người đọc lựa chọn phạm vi nội dung, định hướng việc đọc sách và kiểm soát việc đọc sách "Bảng mục" người định mục dày công ra, đánh dấu thuật ngữ, từ chun mơn, từ khóa… hay cịn hiểu là từ, ý, câu “đắt nhất” cơng trình nghiên cứu khoa học 3.2 TCVN 4743:1989 Quy định yêu cầu đặt với công tác mô tả thư mục tài liệu Khái niệm tài liệu bao gồm tài liệu công bố không công bố với loại hình khác nhau: sách, ấn phẩm tiếp tục, tài liệu định mức kỹ thuật, tài liệu kỹ thuật, báo cáo nghiên cứu khoa học, tài liệu dịch và luận án Tiêu chuẩn đưa quy tắc để mô tả tài liệu với thành phần yếu tố mơ tả, trình tự xếp yếu tố, cách điền và phương pháp trình bày yếu tố mơ tả, sử dụng dấu phân cách yếu tố và vùng mơ tả Đăng ký dẫn mục có chứa tham chiếu chéo: tham chiếu chéo "xem" "xem thêm" sau tiêu đề khơng phải phần và khơng ảnh hưởng đến vị trí tiêu đề chuỗi chữ Người lập mục nên tìm biên tập viên (hoặc quan/cá nhân mà họ ký hợp đồng biên soạn mục) họ thực hiện quy ước cụ thể việc trình bày bản thảo Trong trường hợp mục tài liệu đơn giản, người lập mục thường cung cấp mục dạng in đọc máy kèm theo bản thảo giấy giống với dạng đọc máy Đối với mục cho sưu tập tài liệu, định dạng để trình bày phụ thuộc vào cơng nghệ sử dụng để sản xuất và phổ biến mục cuối cùng, mục thay đổi từ thẻ để ấn phẩm điện tử Trong trường hợp bản thảo đọc máy cung cấp để định dạng lại, để gắn vào mục trực tuyến mục in, người lập mục phải tìm và cẩn thận làm theo hệ thống định dạng mã yêu cầu khách hàng Khi mục thiết lập từ bản đánh máy theo quy ước để có bản đánh máy rõ ràng, người làm việc liên quan đến mục xuất bản khuyến khích Ví dụ, lợi ích rõ ràng, bản trình bày theo phong cách rõ ràng với định thích hợp cho cơng việc cuối cùng, mục xác định Việc định nhân viên đánh máy để chuẩn bị bản phải tuân theo quy ước phát hành mục chấp nhận quốc gia Nếu mục không phải là loại đơn giản loại quy ước tự giải thích, người lập mục nên kéo dài mục với lưu ý giới thiệu Bất kỳ chữ viết tắt, ký hiệu, quy ước in, v.v… địi hỏi phải có lời giải thích nằm lưu ý, đề cập đến tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn khác sử dụng cho hệ thống chuyển tự và chuyển sang Latin Trong trường hợp mục công bố cách riêng biệt, lưu ý nên có đủ thơng tin thư mục (tác giả, tiêu đề, nhà xuất bản, nơi và ngày công bố và cáp tập lập mục) để xác định đầy đủ tài liệu lập mục Chỉ mục thêm vào tài liệu thường đặt cuối tài liệu, đơi đặt trước văn bản, ví dụ, tài liệu tham khảo nhiều sách và tạp chí Số trang mà đánh số mục cần thể hiện bảng mục lục Trong nhiều tài liệu, mục xuất hiện phần cuối là riêng biệt Số trang thêm vào văn bản là chữ số Ả Rập, ngoại trừ với mục đặt trước văn bản Trong trường hợp này, khác với văn bản tài liệu, số trang nên là chữ số La Mã Các trang mà mục in nên trì đầu đề liên tục Đối với nhiều mục đầu đề cần phải liên trang với tên thích hợp cho mục Đối với mục trình bày riêng biệt, dịng chữ "chỉ mục (tiêu đề tài liệu)" nên sử dụng Trong việc lựa chọn bản in, mối quan tâm nên là khả đọc rõ ràng và nhanh chóng Kích thước font chữ và độ rộng cột nên tỷ lệ thuận với Một dòng là đủ để chứa chiều dài mục trung bình bao gồm hai nhiều định vị Khi mục dài dòng, nên tránh phân chia định vị Một mục thường bố trí hai cột trang Nếu bạn cần phải tiết kiệm không gian, xếp theo ba cột Một số loại mục, đặc biệt là đầu vào là dài, ví dụ, mục dịng bảng giấy tờ pháp lý, tốt bố trí mục toàn chiều rộng trang Nếu bạn có nhiều mục cho tài liệu và mục trải dài nhiều cột, khuyến cáo mục bắt đầu đầu trang cột Các tiêu đề cho mục, rút ngắn cần thiết, phải lặp lại đầu trang là đầu đề trang Trong mục dài, khuyến cáo nhóm tiêu đề mục bắt đầu với chữ bắt đầu cột trang 3.7 TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) Thông tin và tư liệu – Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn thuật ngữ định mục Ban kỹ thuật tiêu chuẩn, Tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn liên quan Thông tin và Tư liệu – Nhận dạng và mô tả Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế sau tiến hành soát xétvào năm 2001, 2008 và bỏ phiếu tán thành tiếp tục sử dụng ISO 5963: 1985 Tính đến năm 2001, có nước chấp nhận ISO 5963: 1985 làm tiêu chuẩn quốc gia Một số nước chấp nhận ISO 5963: 1985 làm tiêu chuẩn quốc gia khơng có bổ sung hiệu chỉnh: Anh, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Đức, Bungari, Cộng hòa Séc, Nam Phi Một số nước chấp nhận ISO 5963: 1985 làm tiêu chuẩn quốc gia có bổ sung, hiệu chỉnh: Ý, Nga… Tổ chức tiêu chuẩn hóa Cơng hịa Liên bang Nga xây dựng và ban hành hai tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến định mục tài liệu, bao gồm: GOST 7.59-2003 "Định mục tài liệu Yêu cầu chung cho tổ chức và lập mục” và GOST 7.66-92 "Định mục tài liệu Yêu cầu chung để phối hợp định mục Tiêu chuẩn GOST 7.66- 92 xây dựng sở chấp nhận ISO 5963-85 Tư liệu - Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn thuật ngữ định mục Tiêu chuẩn này mô tả cách thức khuyến cáo áp dụng phân tích tài liệu, xác định chủ đề tài liệu và lựa chọn thuật ngữ định mục thích hợp Tiêu chuẩn tập trung vào giai đoạn ban đầu việc định mục và không đề cập tới cách thực hiện hệ thống định mục cụ thể nào, dù là tiền kết hợp hay hậu kết hợp Tiêu chuẩn này có tất cả Điều bao gồm: Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn Thuật ngữ định nghĩa Hoạt động và mục đích việc định mục Phân tích tài liệu Nhận dạng khái niệm Lựa chọn thuật ngữ mục Kiểm soát chất lượng Như tiêu chuẩn quốc gia khác, điều đầu tiêu chuẩn TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) đưa phạm vi áp dụng tiêu chuẩn, tài liệu cần có áp dụng tiêu chuẩn và thuật ngữ, định nghĩa sử dụng tiêu chuẩn Tiếp theo sau là điều khoản quy định việc cần thiết phải thực hiện tiến hành định mục TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) ban đầu dự kiến hướng dẫn dành cho người định mục giai đoạn phân tích tài liệu và nhận dạng khái niệm Nó có ích cho việc phân tích yêu cầu người dùng tin và dịch u cầu đó, với mục đích truy hồi thơng tin, thành thuật ngữ kiểm soát ngơn ngữ định mục, và có nhiệm vụ hướng dẫn người làm bài tóm tắt Tuy nhiên, cần phải nhớ công việc này là khơng giống chúng tương tự TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) mô tả cách thức khuyên dùng phân tích tài liệu, xác định chủ đề tài liệu và lựa chọn thuật ngữ định mục thích hợp thư viện và quan thông tin và quan khác Việt Nam TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) tập trung vào giai đoạn ban đầu việc định mục, và không bàn tới cách thực hiện hệ thống định mục cụ thể nào, dù là tiền kết hợp hay hậu kết hợp Nó mơ tả kỹ thuật chung để phân tích tài liệu nên áp dụng tình định mục Tuy nhiên, phương pháp này nhắm đến đối tượng đặc biệt là hệ thống định mục chủ đề tài liệu thể hiện dạng tóm tắt, và khái niệm diễn đạt thuật ngữ ngơn ngữ định mục kiểm sốt Trong ngữ cảnh này, ngơn ngữ kiểm sốt thường là tập thuật ngữ lựa chọn từ ngôn ngữ tự nhiên, và điều chỉnh bởi, ví dụ từ điển từ chuẩn Tuy nhiên, phương pháp này áp dụng với hệ thống khái niệm trình bày với mục đích truy hồi thơng tin theo dấu hiệu lựa chọn từ danh mục hệ thống phân loại Các kỹ thuật mô tả TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) này sử dụng quan nào người định mục phân tích chủ đề tài liệu và thể hiện chủ đề này thuật ngữ mục Các kỹ thuật này không áp dụng với quan sử dụng kỹ thuật định mục tự động, thuật ngữ dạng văn bản tổ chức thành tập hợp lớp theo tiêu chí máy tính thiết lập, ví dụ, số lần xuất hiện và/hoặc liền kề văn bản, mục đích hệ thống này là 3.8 NISO TR02-1997, Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices Tại Mỹ, tiêu chuẩn “Hướng dẫn lập mục và cơng cụ tìm kiếm thơng tin có liên quan” ban hành năm 1997 Tài liệu Tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia (NISO) lập và Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI) công nhận để triển khai tiêu chuẩn kỹ thuật cho thư viện, dịch vụ thông tin và xuất bản Tiêu chuẩn này lập tiêu chuẩn NISO lập mục để sửa đổi tiêu chuẩn ANSI Z39.4-1984 Tiêu chuẩn bản lập mục Mục đích việc sửa đổi là để mở rộng phạm vi tiêu chuẩn, giải tất cả loại mục (điện tử và in ấn, hiển thị và không hiển thị, người làm và tự động), tiêu chuẩn 1984 mục tập trung vào mục in tạo người lập mục Tiêu chuẩn thơng qua có chỉnh sửa theo khuyến nghị đại diện Hiệp hội Thư viện Mỹ, Hội Thông tin khoa học Mỹ, Hội Các nhà lập mục Mỹ, và Hiệp hội Thư viện Do Thái Tiêu chuẩn kỹ thuật này dành cho tất cả người có liên quan đến lập mục sử dụng để tìm kiếm thông tin – người mục chuyên nghiệp làm việc với tất cả loại tài liệu, người lập sở liệu, nhà xuất bản mục và tài liệu có chứa mục, nhà thiết kế mục điện tử và thuật toán lập mục, thủ thư và người lập biên mục và người sử dụng mục khác Vì mục có phạm vi từ danh sách đơn giản đến công cụ phức tạp cho việc định vị thơng tin và loại mục và phương pháp lập mục đa dạng, tiêu chuẩn này phản ánh phức tạp và biến thể qua tham chiếu với nguyên tắc lập mục Nó nhấn mạnh đến ba quy trình cần thiết cho tất cả tiêu: thiết kế toàn diện, quản lý vốn từ vựng và cung cấp cú pháp Để giúp người dùng quan tâm đến loại mục, tiêu chuẩn đề hướng dẫn cho loại mục sau: - Chỉ mục in cho tài liệu đơn giản (bao gồm mục cuối sách) - Các mục cho sở liệu - Các mục tự động - Các mục cho tìm kiếm điện tử (chỉ mục khơng hiển thị) Tiêu chuẩn này gồm phần: Phạm vi: bao gồm nguyên tắc để trình bày mục in và mục điện tử biên soạn người và thuật tốn máy tính cho việc tìm kiếm tất cả loại tài liệu Nó bao gồm mục hiển thị, thiết kế để tìm kiếm phương tiện tìm kiếm trực quan và mục khơng hiển thị, thiết kế để tìm kiếm phương tiện điện tử Thuật ngữ và định nghĩa: thuật ngữ và thuật ngữ bổ sung định nghĩa theo bảng từ vựng áp dụng cho tiêu chuẩn Chức mục: định nghĩa thêm khái niệm mục mô tả phần mơi trường tìm kiếm thơng tin Phân loại mục: phân loại mục theo chức và định nghĩa mô tả phần Thiết kế mục: tóm tắt thiết kế mục dựa 18 khía cạnh và thuộc tính quan trọng mục Đối với hầu hết phần, hướng dẫn này không thiên lựa chọn cụ thể tùy chọn mà định lựa chọn: (a) chủ yếu dựa vào nhu cầu, thói quen, sở thích người sử dụng; (b) nhà xuất bản và người lập mục đồng ý lựa chọn thuộc tính trước lập mục; (c) cho thuộc tính lựa chọn đặc biệt làm rõ cho người sử dụng Từ vựng: khuyến cáo nguồn và hình thức từ sử dụng mục Hướng dẫn này nhấn mạnh tầm quan trọng việc liên kết từ thay và dạng từ cho khái niệm tương tự giống Nó đồng thời đề xuất từ liên kết cho khái niệm có liên quan Trong mục hiển thị, việc hiển thị thơng tin từ vựng nên tích hợp vào việc hiển thị mục Trong số khơng hiển thị, giao diện tìm kiếm cung cấp cho việc hiển thị từ vựng và quan hệ từ vựng lúc thủ tục tìm kiếm tạo Tiêu đề, dẫn mục và thủ tục tìm kiếm: mơ tả phương pháp và hình thức kết hợp từ để tạo tiêu đề và dẫn mục mục hiển thị và thủ tục tìm kiếm mục khơng hiển thị Trình bày mục: liệt kê lựa chọn và khuyến nghị cho việc trình bày mục phận mục, bao gồm bảng dẫn mục từ mục hiển thị thông tin lấy từ mục không hiển thị Sắp xếp mục: bao gồm quy tắc xếp mục theo thứ tự chữ Xây dựng tiêu chuẩn 4.1 Sở xây dựng tiêu chuẩn Trước xét đến tài liệu phân tích Điều 3, đề cập bên mục tiêu là xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật quy trình chung sử dụng để tạo lập mục ngược dành cho liệu đặc tả (metadata) Quy trình tạo lập mục ngược dành cho liệu đặc tả hoàn toàn áp dụng quy trình tạo lập mục ngược chung, điểm khác biệt thấy là việc sử dụng từ điển chuẩn Vì vậy, dự thảo xây dựng dựa khung mà TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) đưa ra, đồng thời kết hợp với phần kỹ thuật ISO 999:1996 Tuy nhiên với đặc điểm TCVN 10669:2014(ISO 5963:1985) và ISO 999:1996 đề cập Điều 3.5 và Điều 3.6 thuyết minh, nhóm biên soạn đề nghị bổ sung kỹ thuật xây dựng tài liệu NISO TR02:1997 (như Điều 3.7 thuyết minh) để phù hợp với mục tiêu: mục cho sở liệu, mục cho tìm kiếm tự động, v v Việc sử dụng từ điển chuẩn phân tích tình hình Điều và Điều thuyết minh, nhóm soạn thảo khuyến nghị sử dụng từ điển chuẩn xây dựng từ MARC21 và Dublin Core Như vậy, tài liệu sở nhóm biên soạn sử dụng sau: — Về khung sườn quy trình tạp lập mục ngược cho liệu đặc tả: tham khảo TCVN 10669:2014 (ISO 5963:1985) Thông tin và tư liệu – Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn thuật ngữ định mục; — Về bước tổ chức nội dung và trình bày bảng mục: tham khảo ISO 999:1996, Thông tin và tư liệu – Hướng dẫn nội dung, tổ chức và trình bày bảng mục; — Về bước phân tích tài liệu và trình bày bảng mục công cụ phần mềm và phục vụ tìm kiếm điện tử: tham khảo NISO TR02-1997, Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices (Hướng dẫn mục và thiết bị truy tìm thơng tin có liên quan); — Về liệu đặc tả sử dụng làm đầu vào xây dựng từ điển từ chuẩn: tham khảo TCVN 7539:2005: Khổ mẫu MARC 21 cho liệu thư mục; TCVN 7980:2008 (ISO 15836:2003) Thông tin và tài liệu – Bộ phần tử siêu liệu Dublin Core; — Về thuật ngữ sử dụng quy trình tạo lập mục cho liệu đặc tả tham khảo: TCVN 10669:2014 (ISO/IEC 5963:1985); TCVN 5453: 2009 Thông tin và Tư liệu: Từ vựng; và NIST's Dictionary of Algorithms and Data Structures (Từ điển thuật toán và cấu trúc liệu Viện Tiêu chuẩn và Kỹ thuật Quốc gia Mỹ) 4.2 Hình thức xây dựng tiêu chuẩn Tiêu chuẩn xây dựng theo phương pháp chấp thuận áp dụng quy định kỹ thuật tiêu chuẩn quốc tế Nội dung tiêu chuẩn quốc tế chuyển thành nội dung Tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia, có thay đổi bố cục và hình thức trình bày cho phù hợp với hướng dẫn xây dựng quy chuẩn kỹ thuật theo thông tư 03/2011/TTBTTTT “Quy định hoạt động xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và tiêu chuẩn quốc gia thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông” 4.3 Cấu trúc tiêu chuẩn Dự thảo tiêu chuẩn bao gồm phần sau: Lời nói đầu Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn Thuật ngữ và định nghĩa Chức mục Phân loại mục 5.1 Chỉ mục theo chủ đề 5.2 Chỉ mục theo tác giả 5.3 Chỉ mục theo tên 5.4 Chỉ mục địa lý 5.5 Chỉ mục theo nhan đề 5.6 Chỉ mục theo số hiệu và mã hiệu Kiểm soát chất lượng 6.1 Chất lượng mục 6.2 Độ dài và chi tiết mục 6.3 Tính quán lập mục Nội dung và tổ chức mục 7.1 Cấu trúc và nội dung tổng thể 7.2 Lựa chọn tiêu đề 7.3 Tên riêng 7.4 Dấu định vị 7.5 Tham chiếu chéo Sắp xếp tiêu đề mục 8.1 Trình tự xếp ký tự 8.2 Sắp xếp theo từ và theo chữ 8.3 Sắp xếp vừa có chữ và số 8.4 Sắp xếp tiêu đề mục 8.5 Các tiêu đề mục bắt đầu với từ ngữ giống 8.6 Sắp xếp tiêu đề phụ Trình bày mục liệu đặc tả 9.1 Trình bày mục trình duyệt 9.2 Trình bày hồ sơ tìm kiếm 9.3 Từ điển liệu đặc tả 10 Trình bày mục tài liệu toàn văn 10.1 Chuẩn bị bản thảo mục cho xử lý cuối 10.2 Ghi dẫn nhập 10.3 Trình bày mục 10.4 Hỗ trợ tìm kiếm Tài liệu tham khảo 4.4 Nội dung tiêu chuẩn Nội dung tiêu chuẩn TCVN II.1.12:2015 “Tiêu chuẩn kỹ thuật tạo lập mục (dùng cho metadata và tài liệu toàn văn) - Phần 1: Lập mục cho metadata” biên soạn dựa tham khảo tiêu chuẩn 10669:2014 (ISO/IEC 5963:1985) và TCVN 10846:2015 (ISO 999:1996) và NISO/TR 02:1997 với sửa đổi bổ sung đưa bảng Bảng – Tham chiếu nội dung dự thảo Tiêu chuẩn với tài liệu tham khảo Dự thảo TCVN Tài liệu Tài liệu Tài liệu Sửa đổi bổ tham khảo tham khảo tham khảo sung TCVN 10846:2015 TCVN NISO/TR 10669:2014 02:1997 Tên tiêu chuẩn Tự xây dựng Phạm vi áp dụng Tự xây dựng Tài liệu viện dẫn Tự xây dựng Thuật ngữ và định Thuật ngữ và định nghĩa nghĩa Chức mục bảng mục Phân loại mục Chức Dạng bảng mục 5.1 Chỉ mục theo chủ đề 5.2 Bảng mục chủ đề Chỉ mục theo tác giả 5.3 5.1 5.2 Bảng mục tác giả Chỉ mục theo 5.3 Bảng mục tên tên 5.4 Chỉ mục địa lý 5.4 Bảng mục địa lý 5.5 Chỉ mục theo nhan đề 5.5 Bảng mục nhan đề 5.6 Chỉ mục theo số hiệu và mã hiệu 5.6 Bảng mục số và mã Kiểm soát chất lượng Kiểm soát chất lượng 6.1 Chất lượng mục 6.1 Chất lượng bảng mục 6.2 Độ dài và chi tiết 6.2 Độ dài mục và mức độ chi tiết bảng mục 6.3 Tính quán lập mục 6.3 Tính quán định mục Nội dung và tổ chức mục Nội dung và cách tổ chức chung 7.1 Cấu trúc và nội dung tổng quát 7.2 Lựa chọn tiêu đề 7.1 Cấu trúc và nội dung tổng quát 7.2 Khái niệm: trình bày tiêu đề và phụ đề (mục 7.2.1,7.2.2) 7.3 Tên riêng 7.4 Dấu định vị 7.3 Tên riêng và nhan đề tài liệu: lựa chọn và hình thức tiêu đề 7.4 Dấu định vị Cách xếp Cách xếp mục từ mục mục từ mục 8.1 8.1 Trật tự bản Trật tự bản việc xếp ký việc xếp tự ký tự Nhận dạng khái niệm (mục 6.3,6.4) Lựa chọn thuật ngữ định mục 8.2 Sắp xếp theo 8.2 Sắp xếp theo trật tự chữ theo trật tự chữ theo từ so với ký từ so với ký tự tự 8.3 số Sắp xếp chữ và 8.3 Sắp xếp chữ và số 8.4 Sắp xếp tiêu 8.4 Sắp xếp đề mục tiêu đề mục 8.5 Tiêu đề mục bắt đầu thuật ngữ 8.5 Tiêu đề mục bắt đầu thuật ngữ 8.6 Sắp xếp phụ đề 8.6 Sắp xếp phụ đề 8.7 Sắp xếp mục từ chứa tham chiếu chéo Trình bày mục liệu đặc tả 8.7 Sắp xếp mục từ chứa tham chiếu chéo 8.3 Index display in electronic media 9.1 Trình bày mục trình duyệt 8.3.1Browsable index displays 9.2 Trình bày hồ sơ tìm kiếm 8.3.2 Displays of retrieved records 9.3 Từ điện liệu đặc tả Tự xây dựng 10 Trình bày mục tài liệu toàn văn mục 10.1 Trình bày bản mục để xử lý cuối 9.1 Trình bày bản mục để xử lý cuối 10.2 Ghi dẫn nhập 9.2 Ghi dẫn nhập 10.3 mục 9.3 mục Trình bày 10.4 Hỗ trợ tìm kiếm Trình bày Trình bày 9.4 Hỗ trợ tìm kiếm (mục 9.4.1) Tài liệu tham khảo [1] ISO 5963:1985, Documentation — Methods for examining documents determining their subjects, and selecting indexing terms [2] TCVN 10846:2015 (ISO 999:1996) Thông tin và tư liệu – Hướng dẫn nội dung, tổ chức và trình bày bảng mục [3] NISO TR02-1997 Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices [4] ISO 23950:1998, Information and documentation Information retrieval (Z39.50) Application service definition and protocol specification [5] TCVN 5453:2009 - Thông tin và Tư liệu-Từ vựng [6] TCVN 7980: 2008 - Thông tin và tư liệu – Bộ thuộc tính dự liệu đặc tả Dublin Core - ... 40 THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT TẠO LẬP CHỈ MỤC (DÙNG CHO METADATA VÀ TÀI LIỆU TOÀN VĂN) Giới thiệu 1.1 Tên gọi tiêu chuẩn Việt Nam Tiêu chuẩn kỹ thuật tạo lập mục (dùng cho metadata. .. người lập mục nhóm người lập mục 1.3 Các nội dung nghiên cứu Bộ Thông tin và Truyền thông giao Viện Công nghệ thông tin - Đại học Quốc gia Hà Nội xây dựng "Tiêu chuẩn kỹ thuật tạo lập mục (dùng. .. (ANSI) công nhận để triển khai tiêu chuẩn kỹ thuật cho thư viện, dịch vụ thông tin và xuất bản Tiêu chuẩn này lập tiêu chuẩn NISO lập mục để sửa đổi tiêu chuẩn ANSI Z39.4-1984 Tiêu chuẩn bản lập