Thông tin tài liệu
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Hà Nội – 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH Chuyên ngành: Quản trị công nghệ Phát triển doanh nghiệp Mã số: Chuyên ngành thí điểm LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN ĐĂNG MINH Hà Nội – 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực chƣa đƣợc sử dụng để bảo vệ học vị Mọi giúp đỡ cho việc thực luận văn đƣợc cảm ơn thơng tin trích dẫn luận văn đƣợc rõ nguồn gốc rõ ràng đƣợc phép công bố LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài “Áp dụng quản trị tinh gọn phịng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh”, nhận đƣợc nhiều giúp đỡ, tạo điều kiện tập thể thầy, cô Trƣờng Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn chân thành giúp đỡ Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Đăng Minh thầy giáo trực tiếp hƣớng dẫn bảo cho tơi hồn thành luận án Tơi xin chân thành cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp Tôi cơng tác phịng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh gia đình động viên, khích lệ, tạo điều kiện giúp đỡ suốt q trình thực hồn thành luận án Mặc dù cố gắng nhƣng tác giả không tránh khỏi thiếu sót, tơi xin tiếp thu tất đóng góp, phê bình, góp ý nhà khoa học, quý thầy cô, đọc giả bạn bè đồng nghiệp, để tơi hồn thành tốt luận Một lần xin trân thành cám ơn! MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i DANH MỤC BẢNG BIỂU ii DANH MỤC HÌNH VẼ iii PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN VÀ CỞ SỞ LÝ LUẬN ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN 1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn áp dụng quản trị tinh gọn 1.1.1 Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn giới 1.1.2 Các nghiên cứu quản trị tinh gọn nƣớc 1.2 Cơ sở lý luận Quản trị tinh gọn .8 1.2.1 Khái Niệm 1.2.2 Các phƣơng pháp quản trị tinh gọn 1.3 Các nhân tố tác động đến hiệu triển khai áp dụng quản trị tinh gọn .15 1.4 Lợi ích việc áp dụng quản trị tinh gọn 15 Kết luận chƣơng .17 CHƢƠNG : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .18 2.1 Phƣơng pháp nghiên cứu 18 2.1.1 Phƣơng pháp nghiên cứu định tính: 18 2.2 Quy trình thực nghiên cứu 18 2.3 Địa điểm thời gian thực nghiên cứu 20 2.4 Công cụ đƣợc sử dụng để nghiên cứu 20 2.4.1 Thu thập số liệu thứ cấp 20 2.4.2 Quan sát thực tế 20 2.4.3 Bảng hỏi 20 2.4.4 Phỏng vấn chuyên sâu 20 2.5 Mô tả phƣơng pháp điều tra 20 2.5.1 Thực quan sát 21 2.5.2 Điều tra bảng hỏi .21 2.5.3 Phỏng vấn 21 CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG, NGUYÊN NHÂN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH 22 DƢỚI GÓC ĐỘ QUẢN TRỊ TINH GỌN 22 3.1 Tổng quan Phịng Tài - Kế hoạch 22 3.1.1 Tổng quan chung 22 3.1.2 Chức nhiệm vụ phòng Tài - Kế hoạch 23 3.1.3 Nhân lực 27 3.1.4 Kết hoạt động 35 3.1.5 Cơ cấu tổ chức: 37 3.2 Thực trạng loại lãng phí phịng Tài - Kế hoạch 38 3.2.1 Lãng phí hữu hình .39 3.2.2 Lãng phí vơ hình 43 3.3 Đánh giá chung lãng phí Phịng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh 47 3.3.1 Ngun nhân lãng phí hữu hình .47 3.3.2 Nguyên nhân lãng phí vơ hình 49 CHƢƠNG : GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH 51 4.1 Đề xuất số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm giảm loại bỏ loại lãng phí Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh 51 4.2 Những yêu cầu cấp thiết để áp dụng quản trị tinh gọn .54 4.2.1 Đơn vị cần hoạch định chiến lƣợc dài hạn cho việc áp dụng QTTG 54 4.2.2 Cần có cam kết lâu dài từ ban lãnh đạo việc áp dụng QTTG .55 4.2.3 Mời chuyên gia hỗ trợ: 56 4.2.4 Tạo điều kiện thúc đẩy tham gia ngƣời lao động: 56 4.2.5 Hoạt động đào tạo cần đƣợc trọng: 57 4.2.6 Chính sách khuyến khích, khen thƣởng: 58 4.3 Đề xuất giai đoạn triển khai áp dụng quản trị tinh gọn phòng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh 59 KẾT LUẬN .62 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nguyên nghĩa Công nghệ thông tin CNTT CQ ISO NĐ-CP Nghị định phủ QTTG Quản trị tinh gọn TCKH Tài - kế hoạch UBND Ủy ban nhân dân Cơ quan International Organization for Standardization (Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hoá) i DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Bảng Nội dung Bảng 1.1 Các loại lãng phí nguyên nhân 16 Bảng 3.1 Phân biệt Kaizen đổi 39 Bảng 4.1 Đề xuất phƣơng pháp quản trị tinh gọn để giảm bỏ chi phí lãng phí ii Trang 53 DANH MỤC HÌNH VẼ STT Bảng Hình 2.1 Hình 3.1 Nội dung Quy trình nghiên cứu Sơ đồ tổ chức máy quản lý phịng Tài - Kế hoạch Trang 20 38 Phòng làm việc, vật dụng, hồ sơ khơng thƣờng Hình 3.2 xun xếp, khơng phân loại bàn làm việc, 43 phòng Hình 4.1 Mơ hình quản trị tổng qt theo tƣ quản trị tinh gọn đơn vị Việt Nam iii 61 10 Nguyen Dang Minh, 2009 Contribution of Total Productive Maintenance to the Environmental Conservation Journal of Japan Society for Information and Management 11 Thomas L J., 1996 Implementing a Lean Management Sytem Productivity Press 64 PHỤ LỤC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh Phúc PHIẾU HỎI Thông tin cá nhân: Họ tên: Giới tính: Năm sinh: Cơng tác phịng: Nội dung khảo sát: Theo anh, chị vật dụng văn phòng (nhƣ bấm ghim, kéo, thƣớc, bút màu bút viết, kệ đựng hồ sơ, …) phịng làm việc có đƣợc giữ gìn tốt hay không (đƣợc lau chùi, vệ sinh, không bị mất, bị thất lạc)? Có Khơng Theo anh, chị việc sử dụng, in ấn giấy bị hƣ, vứt bỏ nhiều khơng? Có Khơng Anh, chị có đƣợc trang bị máy vi tính để làm việc khơng? Có Khơng Theo anh, chị việc sử dụng máy vi tính để làm việc có sử dụng đƣợc tối đa cơng khơng? Có Khơng Ngồi cơng việc quan, anh chị có sử dụng máy vi tính để làm việc khác khơng? Có Khơng Máy tính anh chị sử dụng có đƣợc kiểm tra định kỳ hay khơng? Có Khơng Anh chị có thƣờng xuyên sử dụng thiết bị lƣu trữ (USB, ổ cứng di động, CD, DVD … để lƣu liệu khơng? Có Khơng Phịng làm việc anh, chị đƣợc bố trí xếp cách thuận tiện cho công việc ngƣời hay chƣa? Thuận tiện Chƣa thuận tiện Trong phòng làm việc anh chị, vật dụng có vị trí để cố định, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại? Thuận tiện Chƣa thuận tiện 10 Phòng làm việc anh chị đƣợc sàng lọc, xếp vật dụng lần tháng? lần lần lần lần Trên lần 11 Các vật dụng, hồ sơ sổ sách anh chị có đƣợc xếp theo tiêu thức định (theo thời gian, theo dự án, theo nội dung …) hay khơng? Có Không 12 Anh chị nhận thấy việc quản lý liệu máy tính có đƣợc xếp để làm việc, tìm kiếm dễ dàng khơng? Có Khơng 13 Việc quản lý liệu máy tính cá nhân phịng anh chị có đƣợc thống chuẩn hố hay khơng? Có Khơng 14 Anh, chị thƣờng xếp, vệ sinh khu vực làm việc lần tuần? lần lần lần lần Trên lần 15 Hàng tuần, anh chị có báo cáo số liệu, tình hình thực dự án khơng? Có Khơng 16 Theo anh chị, việc báo cáo số liệu, tình hình thực dự án có nhiều thời gian khơng? Có Khơng 17 Theo anh chị, hình thức báo cáo số liệu, tình hình thực dự án làm có nên cải tiến lại cách thức khác cho tốt khơng? Có Khơng 18 Anh chị có thƣờng xun dự buổi họp khơng? Có Khơng 19 Theo anh chị số lƣợng buổi họp hiệu chiếm tỉ lệ bao nhiêu? Dƣới 50% Từ 50% đến 80% Từ 80% đến 100% 20 Khi giải quyết, xử lý hồ sơ, anh chị có nhập liệu vào máy tính khơng? Có Khơng 21 Dữ liệu hồ sơ anh chị nhập vào máy vi tính, anh chị có chia sẻ (hay có quy định) cho cán khác quan sử dụng khơng? Có Khơng 22 Tại quan anh chị, quy trình làm việc phịng, quy trình làm việc quan, tỉ lệ nhân viênhiểu rõ đƣợc: Dƣới 50% Từ 50% đến 80% Từ 80% đến 100% 23 Khi đƣợc nhận công tác quan, anh chị dàng hiểu đƣợc cơng việc phịng mình, quan hay khơng (có ngƣời hƣớng dẫn, văn bản, quy trình hƣớng dẫn rõ ràng trực quan dễ hiểu…) ? Có Khơng 24 Quy trình làm việc phịng, quan, có đƣợc phổ biến rõ ràng nhân viên, ngƣời liên hệ công tác, ngƣời dân liên hệ công việc dễ dàng nắm rõ hay khơng? Có Khơng 25 Thơng tin, tình hình hoạt động, dự án quan trọng cần thực hiện, vấn đề cần thiết phải giải quan, nhân viên quan anh chị dàng đƣợc biết, tham gia đóng góp ý kiến, xử lý hay khơng? Có Khơng 26 Anh chị có hay đóng góp ý kiến cải tiến quy trình làm việc, cải tiến để tiết kiệm chi phí (văn phòng phẩm, điện, nƣớc, điện thoại, …), tăng phúc lợi? Có Khơng 27 Cơ quan anh chị có chế khuyến khích, khen thƣởng nhân viên có góp ý cải tiến việc đó? Có Khơng 28 Khi thiết lập hồ sơ (ghi chép, đánh máy), lập hồ sơ trích ngang, anh chị có thƣờng bị lỗi tả, quy cách, văn phong khơng? Khơng Rất Đôi lúc Thƣờng xuyên 29 Khi bị lỗi thiết lập hồ sơ, văn bản, anh chị thƣờng bị hình thức nào? Chính tả Quy cách Văn phong 30 Theo anh chị, ngƣời bị lỗi thiết lập hồ sơ, văn bản? Do tính khơng cẩn thận, tập trung thân Do hậu không nghiêm trọng Do khơng có chế tài, hình thức xử lý 31 Theo anh chị, cán bộ, nhân viên phịng làm hết khả khơng? Có Khơng 32 Theo đánh giá thân, anh chị thấy đƣợc bố trí cơng việc phù hợp với sở trƣờng, chun mơn khơng? Có Khơng PHỤ LỤC BẲNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ TRẢ LỜI PHIẾU HỎI Câu PA1 31.5% 40.7% 72.2% 30.8% 71.8% 33.3% 25.6% 42.6% PA2 68.5% 59.3% 27.8% 69.2% 28.2% 66.7% 74.4% 57.4% Câu PA1 31.5% 40.7% 66.7% 89.7% 5.1% 74.1% 100% 79.6% PA2 68 5% 59.3% 33.3% 10.3% 94.9% 18.5% 0.0% 20.4% PA3 PA4 PA5 PA3 5.6% PA4 1.9% PA5 3.7% 7.4% Câu PA1 81.5% 40.7% 0.0% 89.7% 5.2% 74.0% 100% 79.4% PA2 18.5% 59.3% 100% 10.3% 94.8% 18.5% 0.0% 20.6% 7.5% PA3 PA4 PA5 Câu PA1 81.5% 40.7% 0.0% 89.7% 5.2% 74.0% 100% 79.4% PA2 18.5% 59.3% 100% 10.3% 94.8% 18.5% 0.0% 20.6% PA3 PA4 PA5 7.5% PHỤ LỤC NỘI DUNG CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN CHUYÊN SÂU Phỏng vấn đƣợc thực vào …… ngày …………… Tại: …………………………………………………… I Giới thiệu thông tin, mục đích đề tài II Nội dung vấn Ngƣời đƣợc vấn: …………………………………………………………… Chức vụ: …………………………………………………………………………… Nội dung vấn lần lƣợt theo câu hỏi: Qua nhiều năm cơng tác phịng Tài - Kế hoạch, theo ông (bà) đánh giá công tác bố trí nhân có thuận lợi khơng? Việc bố trí nhân có điểm lãng phí khơng? ……………………………………………………………………………………… 2.Ơng cho biết mơi trƣờng làm việc phịng Tài - Kế hoạch, cụ thể việc xếp, bố trí, vệ sinh bàn làm việc, phịng làm việc, có thuận tiện cho cơng việc ngƣời ……………………………………………………………………………………… Theo ơng (bà) cho biết cách thức quản lý công việc quan đƣợc thực nhƣ nào? Việc quản lý số liệu, quy trình làm việc, quy trình có đƣợc thực hiệc cơng khai, rõ ràng khơng? ……………………………………………………………………………………… Hiện quan mình, chế độ khen thƣởng, động viên cán nhân viên có góp ý cải tiến, có sáng kiến đƣợc thực nhƣ nào? Số lƣợng góp ý cải tiến hay sáng kiến hàng năm có nhiều khơng? ……………………………………………………………………………………… Theo ý kiến đánh giá ông (bà), quan việc lãng phí nhiều gì? ……………………………………………………………………………………… XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN PHỤ LỤC BÀI PHỎNG VẤN Phỏng vấn thực vào ngày 20/9/2016 Tại: phịng Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh I Giới thiệu thơng tin, mục đích đề tài II Nội dung vấn Ngƣời đƣợc vấn: Bà Nguyễn Thị Phúc Chức vụ: Trƣởng phòng Giới thiệu nội dung vấn đề cần vấn giải thích mục đích vấn Thực vấn lần lƣợt theo câu hỏi: Qua nhiều năm cơng tác Phịng TC-KH, theo Bà đánh giá cơng tác bố trí nhân có thuận lợi khơng? Việc bố trí nhân có điểm lãng phí khơng? Phịng Tài - Kế hoạch đơn vị quan quản lý nhà nƣớc Việc tuyển chọn nhân để phục vụ quan từ thành lập đƣợc tiến hành công khai, chọn ngƣời có chun mơn phù hợp vào để làm việc Tuy nhiên trình sau tình hình nhân biến động lớn Nhiều cán bộ, nhân viên khơng có trình độ chun mơn thích hợp nên khó khăn để xếp cơng việc, xếp làm công việc đơn giản dễ xử lý, có trình độ học vấn cao Đây điều lãng phí.Ngồi có cán lớn tuổi, động công việc họ giảm ý thức chấp hành k luật chƣa nghiêm túc, nên bố trí cơng việc cho họ gặp nhiều khó khăn Điều tác động lớn đến tinh thần thái độ làm việc cán khác Nhƣng phải sử dụng họ để làm việc Bà cho biết mơi trường làm việc phịng Tài - Kế hoạch nào, cụ thể việc xếp, bố trí, vệ sinh bàn làm việc, phịng làm việc, có thuận tiện cho cơng việc người? Từ nhiều năm qua, Lãnh đạo phịng Tài - Kế hoạch trú trọng tạo môi trƣờng làm việc thuận lợi cho cán nhân viên để hồn thành tốt cơng việc UBND thành phố giao phó phịng Tài - Kế hoạch đƣợc bố trí nhà làm việc qua lần Lần cuối Tháng 11 năm 2016, đƣợc bố trí số 217 Ngô Gia Tự, Suối Hoa, Bắc Ninh, nhà đƣợc xây dựng lại hồn tồn Do việc bố trí phịng làm việc, bàn làm việc cho cán nhân viên đƣợc thuận lợi môi trƣờng, vệ sinh Đa số phòng làm việc phòng Tài - Kế hoạch, tự quản việc xếp, bố trí, dọn dẹp vệ sinh Trƣởng phịng phân công trực nhật hàng ngày, hàng tuần đa số cán nữ thực Tại bàn làm việc, đánh giá chung bàn cán nữ gọn gàng, thuận tiện làm việc bàn cán nam.Việc lƣu trữ văn bản, hồ sơ chƣa đƣợc trật tự, ngăn nắp, bừa bộn, tất đƣợc xếp vào tủ khoá lại, bất tiện tìm kiếm Nhiều lần phịng nhắc nhở nhƣng xếp chƣa tốt Thỉnh thoảng, Lãnh đạo Ban nhắc nhở phòng, nhân viên thực tốt việc bố trí, xếp hồ sơ cho khoa học Nhìn chung, cơng việc xếp, lƣu trữ chƣa đƣợc tốt Bà cho biết cách thức quản lý công việc quan thực nào? Việc quản lý số liệu, quy trình làm việccó thực hiệc cơng khai, rõ ràng khơng? Việc quản lý cơng việc phịng Tài - Kế hoạch cịn mang tính ghi chép, thủ công, chƣa đƣợc khoa học Số liệu, kết công việc phòng tự cập nhật riêng rẽ tổng hợp gửi báo cáo lại cho Lãnh đạo Phòng Do số liệu từ phận cung cấp nhiều khác Vì chƣa có thống cách đánh số hồ sơ, cách quản lý hồ sơ Số liệu số phòng thực trƣớc nhƣng lại không kế thừa sang sử dụng đƣợc cho phịng sau thực Về quy trình làm việc, cán phịng biết việc phịng đó, chí quy trình phịng làm việc chƣa nắm rõ.Quy trình làm việc chƣa đƣợc thống nhất, phổ biến, cập nhật cho tất cán biết Điều quan trọng trình công tác, làm việc, ngƣời không đổ trách nhiệm cho Ngoài ra, thuận tiện khách hàng đến liên hệ công việc Cán biết quy trình dễ dàng dẫn, tránh gây phiền hà Hiện quan mình, chế độ khen thưởng, động viên cán nhân viên có góp ý cải tiến, có sáng kiến thực nào? Số lượng góp ý cải tiến hay sáng kiến hàng năm có nhiều khơng? Xét thƣởng, khen thƣởng đƣợc thực hàng quý cuối năm Đƣợc xếp loại hoàn thành xuất sắc, hoàn thành tốt, hồn thành khơng hồn thành nhiệm vụ Cịn góp ý cải tiến hay sáng kiến, hầu nhƣ chƣa đƣợc ghi nhận tầm quan trọng Mọi ngƣời biết tốt có áp dụng, nhƣng lại không tán dƣơng hay khen thƣởng Trong thời gian tới nên có thống việc khen thƣởng cán có góp ý cải tiến, sáng kiến Theo ý kiến đánh giá bà, quan việc lãng phí nhiều gì? Nhƣ nói trên, việc số liệu số hố đƣợc thực từ phịng nhƣng khơng liên kết, kế thừa sử dụng sang phòng khác lãng phí Thậm chí việc khơng sử dụng kế thừa dẫn đến việc số liệu báo cáo không trùng khớp ngƣời quy trách nhiệm lẫn nhau, gây đoàn kết nội Cần thiết cải tiến việc Ngoài ra, việc lƣu trữ hồ sơ, giấy tờ liên quan dự án tất cán nhân viên không theo trật tự, ngăn nắp làm nhiều thời gian tìm kiếm Đây lãng phí thời gian, gây giảm hiệu làm việc, suất thấp PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH PHÕNG LÀM VIỆC, VĂN THU PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH Hình 5:Một số hình ảnh khu vực văn thƣ (Nguồn : Tác giả tự thực hiện) Hình 5.1:Một số hình ảnh bừa bộn phịng Nguồn : Tác giả tự thực Hình5.2: Một số hình ảnh bàn làm việc cá nhân Nguồn : Tác giả tự thực Hình5.3:Hình ảnh tài liệu đƣợc ghi (Nguồn : Tác giả tự thực hiện) ... - DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH Chuyên ngành: Quản trị công nghệ Phát triển doanh nghiệp Mã s? ?: Chuyên ngành. .. Tài - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh quan chuyên môn thuộc UBND (ủy ban nhân dân) thành phố có chức tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố thực quản lý nhà nƣớc lĩnh vực: tài chính; giá; tài sản... Tài - kế hoạch thành phố Bắc Ninh; - Phạm vi nghiên cứu thời gian: từ năm 2010 đến năm 2015 Những đóng góp luận văn Đƣa nhìn tổng quát quản trị tinh gọn cách thức áp dụng vào phòng Tài - Kế hoạch
Ngày đăng: 18/09/2020, 00:31
Xem thêm:
