Tạo động lực làm việc cho người lao động tại Công ty cổ phần tư vấn thiết kế và chuyển giao công nghệ : Luận văn ThS. Kinh doanh và quản lý: 60 34 01 02

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - NGUYỄN THỊ THU HẰNG TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NGƢỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN THIẾT KẾ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH Hà Nội – 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - NGUYỄN THỊ THU HẰNG TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NGƢỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN THIẾT KẾ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60 34 01 02 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN THỊ MINH NHÀN Hà Nội – 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học, độc lập dƣới hƣớng dẫn PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn theo quy định Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng LỜI CẢM ƠN Để có thể hoàn thành luâ ̣n văn tha ̣c si ̃ mô ̣t cách hoàn chin ̉ h , bên ca ̣nh sƣ̣ nỗ lƣ̣c cố gắ ng của bản thân còn có sƣ̣ hƣớng dẫn nhiê ̣t tình của quý Thầ y , Cô cũng nhƣ sƣ̣ đô ̣ng viên ủng hô ̣ của nhà trƣờng , gia đin ̀ h và ba ̣n bè suố t thời gian học tập nghiên cứu thực luận văn thạc sĩ Tôi xin chân thành bày tỏ lòng biế t ơn đế n PGS TS Nguyễn Thị Minh Nhàn, ngƣời đã hế t lòng giúp đỡ và ta ̣o mo ̣i điề u kiê ̣n tố t nhấ t cho hoàn thành luâ ̣n văn này Cuố i cùng, xin chân thành bày tỏ lòng cảm ơn đế n Ban G iám đốc tồn cán cơng ngƣời lao động tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ đã hỗ trơ ̣ cho rấ t nhiề u suố t quá trình nghiên cƣ́u nhƣ trình thƣ̣c hiê ̣n luâ ̣n văn tha ̣c si ̃ TÓM TẮT Luận văn đƣợc chia làm chƣơng: Chƣơng giới thiệu khái qt tình hình nghiên cứu nƣớc ngồi, tình hình nghiên cứu nƣớc tình hình nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ Trong phần sở lý luận, tác giả xuất phát từ khái niệm bao gồm tạo động lực, tạo động lực làm việc, ngƣời lao động rút khái niệm chung tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động doanh nghiệp Sau đó, tác giả vào phân tích quy trình tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động tại doanh nghiệp bao gồm xác định phân loại nhu cầu ngƣời lao động, thiết kế biện pháp tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động, tổ chức triển khai thực biện pháp tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động, đánh giá công tác tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động; tác giả xét đến yếu tố ảnh hƣởng đến quy trình tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động gồm: quy định pháp luật, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, quan điểm nhà quản trị, chiến lƣợc kinh doanh doanh nghiệp đặc điểm ngƣời lao động doanh nghiệp Chƣơng tập trung giới thiệu thiết kế nghiên cứu phƣơng pháp nghiên cứu bao gồm phƣơng pháp điều tra, khảo sát bảng hỏi, phƣơng pháp phân tích liệu sơ cấp thứ cấp, phƣơng pháp thống kê, phƣơng pháp phân tích, tổng hợp Chƣơng phân tích thực trạng tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ bao gồm nội dung sau: xác định phân loại nhu cầu ngƣời lao động tại Công ty, thiết kế biện pháp tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động Công ty, tổ chức triển khai thực biện pháp tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động tại Công ty đánh giá công tác tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động tại Cơng ty Phân tích thực trạng yếu tố ảnh hƣởng đến tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động tại Công ty rút đánh giá ƣu điểm, hạn chế nguyên nhân Chƣơng đề xuất số giải pháp tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao cơng nghệ dựa phân tích thực trạng chƣơng mục tiêu phát triển Công ty đến năm 2020 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT I DANH MỤC CÁC BẢNG II DANH MỤC CÁC HÌNH III PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NGƢỜI LAO ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1.1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu nước 1.1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu nước 1.2 Cơ sở lý luận tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động doanh nghiệp 1.2.1 Các khái niệm .9 1.2.2 Một số lý thuyết tạo động lực làm việc cho người lao động 13 1.3 Quy trình tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động doanh nghiệp17 1.3.1 Xác định nhu cầu người lao động 18 1.3.2 Phân loại nhu cầu người lao động 20 1.3.3 Thiết kế biện pháp tạo động lực làm việc cho người lao động 21 1.3.4 Triển khai tạo động lực làm việc cho người lao động 28 1.3.5 Đánh giá tạo động lực làm việc cho người lao động 28 1.4 Yếu tố ảnh hƣởng đến tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động doanh nghiệp 30 1.4.1 Quy định pháp luật Nhà nước .30 1.4.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh 31 1.4.3 Quan điểm nhà quản trị doanh nghiệp 31 1.4.4 Chiến lược kinh doanh doanh nghiệp 32 1.4.5 Đặc điểm người lao động doanh nghiệp .32 CHƢƠNG THIẾT KẾ VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 35 2.1 Thiết kế nghiên cứu 35 2.1.1 Xác định vấn đề, mục tiêu nghiên cứu 35 2.1.2 Quy trình nghiên cứu 35 2.1.3 Xác định mơ hình nghiên cứu .36 2.1.4 Kết luận kết nghiên cứu 38 2.2 Phƣơng pháp nghiên cứu 38 2.2.1 Phương pháp thu thập liệu nghiên cứu 38 2.2.2 Phương pháp xử lý liệu 44 CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NGƢỜI LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN THIẾT KẾ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ 46 3.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ 46 3.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty 46 3.1.2 Ngành nghề kinh doanh Cơng ty 47 3.1.4 Kết kinh doanh Công ty 50 3.2 Thực trạng quy trình tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ 51 3.2.1 Xác định nhu cầu người lao động Công ty .52 3.2.2 Phân loại nhu cầu người lao động Công ty 53 3.2.3 Thiết kế biện pháp tạo động lực làm việc cho người lao động Công ty 55 3.2.4 Triển khai tạo động lực làm việc cho người lao động Công ty 78 3.2.5 Thực trạng đánh giá tạo động lực làm việc cho người lao động Công ty 81 3.3 Phân tích số yếu tố ảnh hƣởng đến tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ 81 3.3.1 Quy định pháp luật Việt Nam .81 3.3.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh Công ty 83 3.3.3 Quan điểm Ban giám đốc Công ty tạo động lực làm việc cho người lao động .83 3.3.4 Chiến lược kinh doanh Công ty .84 3.3.5 Đặc điểm người lao động Công ty .84 3.4 Đánh giá chung tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ 87 3.4.1 Ưu điểm nguyên nhân: 87 3.4.2 Hạn chế nguyên nhân 88 CHƢƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NGƢỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN THIẾT KẾ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ 90 4.1 Định hƣớng số mục tiêu phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ đến năm 2020 90 4.1.1 Định hướng phát triển chung Công ty 90 4.1.2 Một số mục tiêu phát triển chủ yếu Công ty 91 4.2 Quan điểm đẩy mạnh tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ 92 4.2.1 Tạo động lực làm việc cho người lao động phải coi biện pháp lâu dài 92 4.2.2 Tạo động lực làm việc cho người lao động thực hệ thống đồng 92 4.2.3 Tạo động lực làm việc cho người lao động cần phải thực tổng hợp 93 4.3 Đề xuất giải pháp tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động Công ty Cổ phần Tƣ vấn thiết kế Chuyển giao công nghệ 95 4.3.1 Cải tiến xác định nhu cầu phân loại nhu cầu người lao động Công ty 95 4.3.2 Hồn thiện thiết kế chương trình tạo động lực làm việc cho người lao động Công ty .98 4.3.3 Hoàn thiện văn hướng dẫn thực tạo động lực làm việc cho người lao động Công ty 107 4.3.4 Chú trọng đánh giá tạo động lực làm việc cho người lao động Công ty 109 KẾT LUẬN .114 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nguyên nghĩa CBQL Cán quản lý DL Dữ liệu NLĐ Ngƣời lao động NV Nhân viên NXB Nhà xuất PGS Phó Giáo sƣ PP Phƣơng pháp TĐL Tạo động lực THCV Thực công việc TS Tiến sỹ 10 i STT Tên công việc Mô tả thực Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH Trực bàn lễ tân - Tiếp đón khách đến liên hệ cơng tác, mời nước - Niềm nở, chu đáo hỗ trợ khách hàng/đối tác đến làm việc X - Tiếp nhận thông tin qua điện thoại, trực tiếp - Chuyển thơng tin đến người có trách nhiệm - Tiếp nhận thơng tin thư từ, tài liệu đầy đủ, xác truyền đạt người, nội dung, thời gian đảm bảo tính bảo mật - Tiếp nhận thư từ chuyển đến chuyển thư từ, hồ sơ, tài liệu đến phận/ người liên quan xác, kịp thời, thực bảo mật nội dung công văn giấy tờ, tài liệu nhận được… - Nhận chuyển phát văn qua máy fax - Thơng báo tới đơn vị/ cá nhân có khách để đón khách, tránh để khách chờ lâu Vệ sinh, nước uống, cốc chén - Đảm bảo vệ sinh cốc chén, khu vực lễ tân, bàn nước, chủ động tiếp khách có khách đến văn phịng Cung cấp nước uống cho văn phòng - Quản l{, cung ứng nước uống văn phòng làm việc - Thực thủ tục toán với nhà cung cấp 76 - Ghi chép phát sinh đầy đủ, yêu cầu - Đảm bảo vệ sinh mỹ quan X X - Đầy đủ theo quy định STT Tên công việc Mô tả thực Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá Báo gửi, báo cắt đăng k{ gửi xe Tòa nhà - Tiếp nhận đăng k{ gửi xe nhân viên thay đổi xe nhân viên Công ty (tên người dùng, loại xe, số xe) - Lên danh sách gửi cắt (tên người sử dụng, loại xe, số xe) - Đăng k{ với Ban Quản l{ Tòa nhà Thực có u cầu - Kịp thời, xác Thực báo hỏng Tòa nhà - Thực báo hỏng cho Ban Quản l{ tịa nhà khí có thiết bị thuộc quyền quản l{ Ban bị hỏng điều hịa nhiệt độ, bóng đèn, đường điện… để sửa chữa - Theo dõi, quản l{ sửa chữa hồn thành Thực có phát sinh - Kịp thời, xác Đăng k{ làm thêm Ban quản l{ tòa nhà - Căn kế hoạch làm việc Công ty X - Kịp thời, xác - Lập phiếu đăng k{ làm thêm với Tòa nhà - Chuyển Ban Quản l{ Tịa nhà - Thực thủ tục tốn Duy trì vệ sinh văn phịng - Chủ trì việc đảm bảo vệ sinh văn phòng làm việc - Đảm bảo vệ sinh mỹ quan X - Đôn đốc, nhắc nhở đơn vị, cá nhân thực giữ gìn vệ sinh nơi làm việc - Ra thơng báo thực (khi cần) Quản l{ điện thoại - Quản l{ đầu số điện thoại đứng tên Công ty - Thực cấp mới, cắt đầu số điện thoại - Thực báo hỏng, theo dõi sửa chữa 77 X - Đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt STT Tên công việc Mô tả thực Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá Thực có phát sinh - Đảm bảo kịp thời - Thực thủ tục tốn cước phí hàng tháng Đặt vé máy bay - Tiếp nhận u cầu (cán cơng tác phải có kế hoạch công tác L/đ Công ty phê duyệt) - Đặt vé máy bay theo lịch trình người công tác - Thực thủ tục toán sau chuyến 10 11 Photo văn bản, công văn giấy tờ - Tiếp nhận văn bản, giấy tờ cần photo - Thực photo văn số lượng, đảm bảo chất lượng, thực bảo mật nội dung văn photo - Vào sổ theo dõi việc sử dụng máy photo (tên văn photo, tên đơn vị/người sở hữu văn bản, số lượng photo) X - Đúng yêu cầu Quản l{ máy in, máy photocopy - Thực quản l{ máy photocopy, máy in, máy fax, thực báo hỏng, sửa chữa, đổ mực cho máy photocopy, máy in máy fax X - Đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc X - Đảm bảo xác, minh bạch - Tiết kiệm - Đề xuất phát sinh liên quan đến máy in máy photocopy - Thực toán chi phí 12 Quản l{ máy chấm cơng vân tay - Quản l{ máy chấm công vân tay, đảm bảo máy hoạt động ổn định, có trách nhiệm báo phận kỹ thuật biết xảy cố - Thực lấy liệu hàng tuần vào ngày thứ Bảy, thông báo trường hợp đến muộn, sớm tới đơn vị để đôn đốc việc đảm 78 STT Tên công việc Mô tả thực Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá bảo giấc làm việc CBCNV Công ty - Thực lấy liệu tháng, lập báo cáo việc thực giấc làm việc CBCNV Công ty vào ngày 01 hàng tháng, cung cấp biểu tổng hợp cho Hội đồng đánh giá chất lượng 13 Chuyển phát nhanh - Thực tiếp nhận yêu cầu từ đơn vị - Đảm bảo kịp thời, nội dung, địa X - Ghi bill đầy đủ thông tin đơn vị/người gửi, người nhận, liệt kê tài liệu chuyển phát - Ghi bảng tổng hợp để theo dõi (trên máy) - Vào sổ theo dõi chuyển phát, thực truy tìm thư, bưu kiện có u cầu từ đơn vị - Tiếp nhận thơng báo tốn từ nhà chuyển phát, lên bảng kê, phân tích theo đơn vị, chuyển thơng tin cho phận kế tốn để hạch toán - Thực thủ tục toán 14 Văn phòng phẩm - Tiếp nhận yêu cầu VPP từ đơn vị thuộc Công ty - Tổng hợp, lên biểu đề xuất, k{ duyệt - Gọi nhà cung cấp - Tiếp nhận chuyển giao cho đơn vị - Thực thủ tục toán 79 X - Cung ứng đảm bảo thời gian, yêu cầu, tiết kiệm STT 15 Tên công việc Thực thủ tục mua sắm Mô tả thực Hàng ngày Thực mua sắm thiết bị, tài sản, công cụ, dụng cụ, vật tư văn phòng trang bị cho phòng làm việc đơn vị trực thuộc Công ty theo quy định phân cấp công ty mua sắm quản l{ tài sản - Tiếp nhận nhu cầu - Thực phiếu đề xuất với L/đ Cơng ty - Tìm kiếm nhà cung cấp hợp l{ Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá Thực theo kế hoạch mua sắm có phát sinh đột xuất - Cung ứng đảm bảo thời gian, yêu cầu, tiết kiệm Thực có phát sinh - Kịp thời, thủ tục - Đàm phán k{ kết hợp đồng - Tiếp nhận vật tư, thiết bị từ nhà cung cấp - Kiểm tra sản phẩm trước k{ biên bàn giao - Lập Biên bàn giao - Thực thủ tục toán, l{ hợp đồng - Bàn giao vật tư, thiết bị đến đơn vị đăng k{ mua - Vào sổ theo dõi 16 Thanh toán - Thực thủ tục tốn chi tiếp khách L/đ Cơng ty khoản chi khác có yêu cầu 17 Quản l{ quỹ - Thực quản l{ quỹ theo quy định Cơng ty, ngành kế tốn pháp luật Nhà nước 80 X - Theo quy định Nhà nước, Công ty Hàng tháng Tiêu chí đánh giá - Phục vụ hậu cần Văn phịng Cơng ty buổi họp, Hội nghị Thực có phát sinh - Đáp ứng yêu cầu, tiết kiệm 19 - Phối hợp với Cơng đồn tổ chức kz nghỉ hè, nghỉ mát, tham quan cho CBCNV Công ty Thực theo đợt - Đáp ứng yêu cầu, mang lại hài lòng cho CBCNV 20 - Phối hợp với Ban chấp hành Cơng đồn, tổ chức thăm hỏi động viên người lao đọng bị ốm đau, thai sản, ma chay, cưới hỏi, CBCNV có hồn cảnh khó khăn; mối quan hệ đối ngoại Thực có phát sinh - Kịp thời động viên STT 18 21 Tên công việc Công tác hậu cần Quản l{ tài sản Mô tả thực - Lập sổ theo dõi quản l{ tài sản thuộc Công ty Hàng ngày Hàng tuần X - Nắm rõ thơng tin tình trạng tài sản, đơn vị sử dụng X - Thực theo quy định Công ty - Phối hợp phận kế tốn thực cơng tác kiểm kê hàng năm theo quy định Công ty, pháp luật Nhà nước 22 Quản l{ việc sử dụng xe ô tô quan 23 Ấn phẩm - Thực quản l{ xe ô tô quan theo quy định Công ty pháp luật Nhà nước - Tiếp nhận yêu cầu từ đơn vị, cân đối kho, lên yêu cầu in ấn - Tiếp nhận Maket từ phận thị trường - Tìm kiếm nhà in qua báo giá cạnh tranh - Lập k{ hợp đồng - Đặt in - Tiếp nhận ấn phẩm 81 X - Đáp ứng yêu cầu thủ tục theo quy định STT Tên công việc Mô tả thực Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá - Nhập kho - Chuyển phận kế toán hợp đồng, giấy đề nghị tốn, hóa đơn để thực thủ tục toán - Quản l{ kho ấn phẩm, thực cấp phát ấn phẩm cho đơn vị có u cầu X - Cấp phát xác, thực thủ tục bàn giao theo quy định X - Chính xác, kịp thời, minh bạch X - Nắm rõ nghiệp vụ - Đóng dấu hợp đồng, giấy chứng nhận trước cấp phát cho đơn vị - Lập thẻ kho, lập sổ theo dõi, lập biên bàn giao ấn phẩm, thực báo cáo hàng tháng (gửi L/đ Cơng ty kế tốn) 24 Chấm công - Thực công tác chấm công hàng ngày - Tiếp nhận thông tin l{ đến muộn, báo cơng tác, báo nghỉ - Báo cáo tình hình có mặt vắng mặt đơn vị có yêu cầu L/đ - Cung cấp kết chấm cơng cho phận tính lương Hội đồng đánh giá chất lượng hàng tháng VĂN THƯ LƯU TRỮ 25 Công tác văn thư lưu trữ - Thực theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ, thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ cơng tác văn thư lưu trữ 82 STT Tên công việc Mô tả thực Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá - Tiếp nhận văn đến, cấp số đến, vào sổ theo dõi, lấy { kiến đạo L/đ, scan văn gửi tới đơn vị/cá nhân liên quan Chuyển văn gốc tới đơn vị liên quan trực tiếp Với văn có thời hạn giải quyết: đơn đốc hồn thành thời hạn - Lưu photo X - Nắm rõ thực nghiệp vụ - Tiếp nhận văn đi: Kiểm tra thể thức văn bản, đảm bảo văn phát hành thể thức, thẩm quyền, cấp số văn đi, nhân theo số lượng cần thiết, đóng dấu, chuyển văn đến nơi nhận địa chỉ, số lượng - Lưu X - Nắm rõ thực nghiệp vụ - Quyết định: Kiểm tra thể thức văn bản, đảm bảo văn phát hành thể thức, thẩm quyền, cấp số, đóng dấu, chuyển văn đến địa - Lưu X - Nắm rõ thực nghiệp vụ - Hợp đồng: Kiểm tra thể thức, nội dung chính, cấp số, đóng dấu, trả lại đối tác nửa số lượng - Lưu 01 gốc, chuyển phận Kế toán gốc X - Nắm rõ thực nghiệp vụ - Sao văn bản: thực đóng dấu văn theo quy định Nhà nước X - Nắm rõ thực nghiệp vụ - Vào sổ theo dõi văn 83 STT Tên công việc Mô tả thực Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá - Quy trình, quy định: Trình k{, cấp số, đóng dấu, phát hành quy trình - Lập folder quản l{ hệ thống quy trình Cơng ty X - Nắm rõ thực nghiệp vụ - Giấy giới thiệu: Thực cấp giấy giới thiệu cho CBCNV thực nhiệm vụ X - Nắm rõ thực nghiệp vụ - Tiếp nhận, phân loại, đăng k{, bảo quản lưu trữ tài liệu, hồ sơ, sổ sách tất hoạt động công ty Theo dõi quản l{ sử dụng hồ sơ, tài liệu theo phân quyền sử dụng công ty X - Nắm rõ thực nghiệp vụ - Cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác hồ sơ, văn cần thiết cho lãnh đạo công ty yêu cầu - Ln ln đảm bảo ngun tắc bảo mật, quy trình quản l{ sử dụng công tác văn thư, lưu trữ 26 Cấp phát giấy đường - Thực cấp phát giấy đường cho CBCNV phân cơng cơng tác Thực có phát sinh - Thực thủ tục tốn cơng tác phí cho L/đ sau chuyến 27 Hồ sơ khách hàng - Tiếp nhận hồ sơ bàn giao từ P.KT-NV - Lập sổ theo dõi - Thực quản l{, cập nhật hồ sơ, thực báo cáo 84 X - Kịp thời, đầy đủ cho CBCNV công tác - Thực quy định, quy trình STT Tên công việc Mô tả thực Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá - Thực lưu văn đề phòng rủi ro (bản scan lưu server đĩa CD) 28 Sử dụng quản l{ dấu - Thực sử dụng quản l{ dấu theo quy định Công ty pháp luật Nhà nước (Nghị định số 58/2001/CP Chính phủ quản l{ sử dụng dấu) 29 Soạn thảo văn - Soạn thảo công văn, tài liệu, hồ sơ theo nhiệm vụ giao 30 Thư k{ họp - Thực ghi chép biên họp Công ty - Nắm rõ thực nghiệp vụ X Thực có phát sinh - Đầy đủ, xác, phát hành kịp thời X - Gửi Lãnh đạo đơn vị cá nhân liên quan biên họp 31 Xây dựng quy trình Xây dựng quy trình liên quan đến cơng tác văn thư, hành chính, quản l{ lao động, mua sắm, cấp phát VPP, vật tư - Đáp ứng nội dung văn thời gian ban hành Thực có phát sinh - Cải tiến, hồn chỉnh nghiệp vụ Chủ trì xây dựng văn quy định nội công tác tổ chức, cán bộ; lao động tiền lương; chế độ sách; đào tạo, huấn luyện; thi đua, khen thưởng thuộc Cơng ty Thực có phát sinh - Cải tiến, hoàn chỉnh nghiệp vụ Tổ chức thực việc tuyển dụng, nâng bậc lương, cho CBCNV Công ty theo quy định Thực có - Đảm bảo thực quy chế CƠNG TÁC TỔ CHỨC CÁN BỘ, LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG 32 33 Tổ chức cán 85 Hàng tháng Tiêu chí đánh giá Công ty pháp luật Nhà nước phát sinh Công ty 34 Tập hợp nhu cầu, xây dựng kế hoạch đào tạo, trình phê duyệt, tìm kiếm đơn vị đào tạo, k{ hợp đồng, tổ chức lớp học Thực có phát sinh - Đảm bảo thực quy chế Công ty 35 Thực văn liên quan đến nhân sự: Quyết định tiếp nhận, điều động, thành lập, sáp nhập, Thỏa thuận thử việc, Hợp đồng lao động… 36 Theo dõi thi đua, khen thưởng, kỷ luật X - Đảm bảo thực quy chế Công ty 37 Theo dõi sử dụng phép hàng năm CBCNV X - Đảm bảo thực quy chế Công ty 38 Tổ chức thực đánh giá chất lượng hàng tháng đơn vị cá nhân thuộc Công ty 39 Lập lưu giữ hồ sơ nhân STT 40 Tên công việc Tiếp nhận, xem xét, xác minh đơn thư khiếu nại Mô tả thực - Tiếp nhận, xem xét, xác minh đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến CBCNV Cơng ty, thực kiến nghị với Tổng Giám đốc giải theo thẩm quyền 86 Hàng ngày Hàng tuần - Đảm bảo thực quy chế Công ty X X - Đảm bảo tiêu chí đánh giá, khách quan, thủ tục - Đảm bảo tính bảo mật, cập nhật thông tin đầy đủ kịp thời X Thực có phát sinh Xác minh xác, đảm bảo tuân thủ pháp luật STT Tên công việc Mơ tả thực 41 Cơng tác an ninh trị phòng chống cháy nổ Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra đôn đốc, phối hợp với phận thực quy định an ninh trị, trật tự xã hội cơng tác an tồn phịng chống cháy nổ 42 Công tác tuyên truyền, thi đua Tổ chức phổ biến văn quy phạm pháp luật Nhà nước, tuyên truyền giáo dục pháp luật, hướng dẫn công tác thi đua Công ty 43 Lao động tiền lương Tổ chức thực chế độ, sách tiền lương, phân phối thu nhập; tổ chức thực quy định Nhà nước chế độ khác CBCNV 44 Công tác BHXH Thực đóng BHXH theo quy định pháp luật Nhà nước, quản l{ hồ sơ BHXH 45 Công tác đột xuất Thực nhiệm vụ đột xuất Lãnh đạo Công ty giao Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Tiêu chí đánh giá - Thực theo quy định Nhà nước Công ty X - Phổ biến kịp thời đầy đủ X X - Đảm bảo xác kịp thời - Thực quy định Nhà nước Công ty X - Hồn thành cơng việc theo u cầu Quyền hạn:  Đƣợc cấp trang thiết bị tin học, văn phịng, phƣơng tiện vật chất cần thiết để hồn thành nhiệm vụ  Đƣợc bố trí chỗ làm việc an tồn, thuận tiện cho cơng việc đƣợc giao  Đƣợc đề xuât/ yêu cầu hỗ trợ có khó khăn thực nhiệm vụ đƣợc giao Báo cáo:  Báo cáo thực tế sử dụng văn phòng phẩm, vật tƣ, dụng cụ văn phòng hàng tháng cho trƣởng phịng Tổ chức hành 87  Báo cáo thay đổi cập nhật biến động tham gia bảo hiểm tồn cơng ty cho trƣởng phịng Tổ chức hành phận làm lƣơng Yêu cầu nhân sự:  Tốt nghiệp đại học; có văn chứng khóa đào tạo văn thƣ, hành chính, lƣu trữ (là điều kiện ƣu tiên)  Có sức khỏe phù hợp nhiệm vụ đƣợc giao  Thành thạo tin học văn phịng  Có lực tự lập kế hoạch cá nhân tổ chức thực kế hoạch, hoàn thành nhiệm vụ; làm việc độc lập, áp lực thời gian cao  Có ngoại hình đáp ứng công việc; khả tiếp cận nhanh nhẹn, tháo vát; giải thích rõ ràng, thuyết phục ngƣời nghe TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ: 6.1 Tiêu chí đánh giá cá nhân phương pháp chấm điểm: - Đánh giá nhiệm vụ giao theo tiêu chí đánh giá công việc giao chấm thang điểm 100 S TT Nhiệm vụ Số điểm quy định tối đa đạt đƣợc (1) 100 Số điểm đƣợc đánh giá Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ (2) (3) = (2)/(1)*100% 100 100 Trung bình cộng tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ Mức độ hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao 6.2 Tiêu chí đánh giá đơn vị phương pháp chấm điểm: - Đánh giá nhiệm vụ giao theo tiêu chí đánh giá công việc giao chấm thang điểm 100 88 S Nhiệm vụ TT Số điểm quy định tối đa đạt đƣợc (1) Cơng tác hành Cơng tác văn thƣ Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ (2) 100 (3) = (2)/(1)*100% 100 lƣu trữ Công tác quản lý 100 nhân Công tác lao động 100 tiền lƣơng Công tác quản lý 100 Sự tuân thủ, thực quy chế Công ty 100 Thực đạo Lãnh đạo Công ty giao 100 Số điểm đƣợc đánh giá tài sản Trung bình cộng tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ Mức độ hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao LƯUHỒ SƠ STT TÊNHỒ SƠ Phiếu mơ tả cơng việc nhân viên văn thư- hành chính, nhân NƠILƯU - Phụ trách nhân sự, phòng Tổ chức hành - Hồ sơ cá nhân - Văn thư, phịng Tổ chức hành 89 THỜIGIAN LƯU PHỤ LỤC 90