Giáo trình thực tiễn và lý luận công tác Lưu trữ

LỜI MỞ ĐẦU Những năm gần lý luận thực tiễn công tác lưu trữ nước ta có bước phát triển phong phú đa dạng Để nâng cao chất lượng đào tạo cho học sinh, sinh viên, đáp ứng yêu cầu ngày cang cao xã hội, Trường Cao đẳng Đông Á chủ trương biên soạn Giáo trình Lưu trữ Giáo trình Lưu trữ biên soạn lần có kế thừa chọn lọc giáo trình Lưu trữ biên soạn xuất năm trước Vì thế, nội dung giáo trình đúc kết kinh nghiệm thực tiễn công tác lưu trữ kinh nghiệm đào tạo học sinh trung học, cao đẳng văn thư, lưu trữ nước ta năm qua Trong phát triển phong phú loại hình tài liệu lưu trữ, nội dung giáo trình biên soạn lần trang bị cho học sinh vấn đề lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ cho loại hình tài liệu hành Đây loại tài liệu chủ yếu, quan trọng sản sinh hầu hết quan nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội., tổ chức xã hội, đơn vị sản xuất, kinh doanh… Loại tài liệu chiếm khối lượng nhiều nhất, phong phú phức tạp Đối với loại tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, vấn đề ứng dụng tin học lưu trữ tách để soạn thành giáo trình riêng Giáo trình lưu trữ giảng dạy cho học sinh ngành lưu trữ khoảng thời gian 90 tiết lớp, sau học sinh thực hành số nội dung phòng thực hành trường theo giáo trình hướng dẫn thực hành lưu trữ thực tập quan để trực tiếp vận dụng lý luận lưu trữ học, giải vấn đề thực tiễn công tác lưu trữ Giáo trình gồm lời nói đầu chương, cuối chương có câu hỏi ơn tập Chương I: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ lưu trữ học Chương II: Phân loại tài liệu lưu trữ Chương III: Xác định giá trị tài liệu Chương IV: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Chương V: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chương VI: Xây dựng công cụ thống kê tra cứu tài liệu lưu trữ Chương VII: Bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực tiễn công tác lưu trữ phong phú, sinh động phát triển Cuốn giáo trình lưu trữ xuất lần chưa phản ánh hết thực tế Trường Cao đẳng Đông Á tha thiết mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, để lần xuất lần sau hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn Đà Nẵng, 2011 TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Chương TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC 1.1 Tài liệu lưu trữ Trong trình hoạt động người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiếu Thông tin người trao đổi với nhiều phương tiện khác chủ yếu văn Đặc biệt nhà nước đời văn trở thành phương tiện khơng thể thiếu hoạt động quản lý điều hành xã hội Văn sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt Chỉ thị, mệnh lệnh, để truy cứu trách nhiệm … Chính thế, người ngày nhận thấy rõ vai trò văn Họ biết giữ lại văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng cần thiết văn trở thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời sau Xã hội ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cao hình thức văn ngày phong phú Tuy nhiên, não người có giới hạn, họ khơng thể nhớ thông tin ghi chép lại Con người cần nghĩ cách lưu giữ giấy tờ Cơng tác lưu trữ đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu giữ văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động xã hội loài người 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, loại hình tài liệu lưu trữ 1.1.1.1 Khái niệm Lưu trữ thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để nơi làm việc quyền Về sau dùng để nhà bảo quản tài liệu Hiểu theo nghĩa rộng “Lưu trữ” có nghĩa lưu lại, giữ lại Đối với công văn giấy tờ lưu trữ có nghĩa lưu lại, giữ lại văn giấy tờ quan, đoàn thể, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Từ khái niệm lưu trữ, ta nêu lên khái niệm đầy đủ tài liệu lưu trữ sau: Tài liệu lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động qua , đồn thể, xí nghiệp (gọi chung quan, tổ chức) cá nhân, có ý nghĩa phương diện kinh tế, trị, văn hố - xã hội, khoa học công nghệ ý nghĩa khác được tập trung bảo quản hệ thống phòng kho lưu trữ 1.1.1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, chúng phản ánh cách trung thực thành đấu tranh, lao động sáng tạo người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao gương anh dũng công đấu tranh giành quyền tự cho dân tộc Trong hoạt động hàng ngày quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ phản thành lao động tập thể cán bộ, nhân viên quan; nêu cao gương lao động xuất sắc, có đóng góp to lớn cho hoạt động quan nói riêng hoạt động máy quản lý nói chung - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao, tài liệu lưu trữ gốc, có giá trị Chúng mang chứng thể độ chân thật cao như: Bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan, địa danh, ngày tháng năm làm tài liệu … Việc lựa chọn gốc, để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị thông tin tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn kiện, tượng lịch sử trung thực, xác - Tài liệu lưu trữ sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia Mặt khác, chúng tài liệu gốc, hư hại mác khó làm lại Chính vậy, chúng nhà nước thống quản lý Chúng đăng ký, bảo quản khai thác sử dụng theo quy định thống nhà nước 1.1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ  Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động tổ chức quản lý quan mặt kinh tế, trị, văn hố, khoa học lĩnh vực hoạt động khác Tài liệu hành bao gồm gốc, loại tài liệu, văn kiện như: Luật, Lệ, Chiếu, Chỉ, Sắc, Dụ, Tấu, Sớ, Chương, …; loại sổ sách hình thành trình hoạt động quan thuộc triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổ địa bạ, sổ duyệt tuyển Ngày nay, tài liệu hành bao gồm loại Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên … Đây loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất lĩnh vực ời sống xã hội) có khối lượng lớn thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Khối lượng tài liệu ngày tăng lên theo phát triển xã hội  Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh cơng trình nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất Loại hình tài liệu bao gồm loại vẽ, thiết kế thi cơng cơng trình xây dựng bản; vẽ, thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; Các loại đồ, đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm dò địa chất (Báo cáo khảo sát địa chất)… Đây loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành khơng ngừng tăng lên theo phát triển Khoa học kỹ thuật  Tài liệu Văn học nghệ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ … Loại hình tài liệu bao gồm thảo tác phẩm văn học nghệ thuật; thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nhà thơ, nhà văn, nghệ sĩ…  Tài liệu Nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình, ): Là tài liệu sản sinh hoạt động quan văn hóa, thơng tin tun truyền; quan quản lý nhà nước Các quan nghiệp vụ quan nghiên cứu khoa học, người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh vật liệu mà mang tin, nộp lưu vào viện; kho lưu trữ theo chế độ định gọi tài liệu lưu trữ nghe nhìn Tài liệu nghe nhìn loại tài liệu đặc biệt hình thức lẫn nội dung mang tin, loại tài liệu bao gồm:  Tài liệu ảnh: Là loại tài liệu tượng hình dùng ánh sáng, màu sắc phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi làm tái lại kiện, tượng xảy thời điểm xã hội tự nhiên ảnh rời lẻ  Tài liệu phim điện ảnh: Là loại tài liệu hình ảnh động hay tài liệu nghe nhìn phim nhựa dùng để ghi làm tái kiện, tượng xảy phương tiện kỹ thuật điện ảnh, hình ảnh xếp liên tục với cho chúng chạy qua máy chiếu phim với tốc độ 16 20 hình/s hình ảnh kiện lại tái chuyển động xảy trước ống kính máy quay phim đồng thời với hình ảnh phim cịn làm tái âm kiện lời nói, âm nhạc; tiếng động  Tài liệu ghi âm: Là tài liệu mang nội dung thông tin âm (bài nói, âm nhạc; tiếng động) ghi đĩa học, phim cảm quang, băng từ tính đĩa laze  Tài liệu ghi hình ghi âm: Là tài liệu mang thông tin âm hình ảnh ghi lại trực tiếp hệ thống ghi hình băng từ đĩa laze  “Âm - Dương bản”, “Bản gốc - Bản sao”: Âm (Negative): Là phim mà hình ảnh phim có độ sáng tối màu sáng ngược lại đối tượng chụp ảnh quay phim ghi âm quang học Dương (Poditive): Là ảnh chụp phần phần trắng, đen màu sáng phản ánh rõ chỗ tối sáng hay màu sắc vật đối tượng chụp Dương ảnh in giấy, kính vật liệu mang tin khác Dương phim điện ảnh dùng để chiếu ảnh xem trực tiếp qua ánh sáng Dương thường làm từ âm Bản gốc - Bản sao: - Bản gốc tài liệu: Là hình ảnh thu nhận phim cảm quang vật liệu mang tin khác kính, băng từ kỹ thuật chụp ảnh quay phim ghi hình trực tiếp kiện loại âm gốc ảnh, phim điện ảnh dùng để in dương (tấm ảnh) Nó làm tái trực tiếp thơng tin mà ghi Bản gốc tài liệu ghi âm thu nhận trực tiếp âm kiện Vd: Các diễn văn, phát biểu Đại hội Đảng Bản gốc ghi âm giới đĩa ghi âm Negative âm ghi âm quang học, ghi âm từ tính Bản gốc có giá trị lưu giữ - Bản tài liệu: Là thu lại nhiều lần từ gốc với mục đích gốc phổ biến rộng rãi thơng tin Các loại gồm dương (ảnh), dương trung gian (phim điện ảnh)  Tài liệu điện tử Theo Keneth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lưu trữ tài liệu bảo quản dạng đặc biệt đọc, xử lý in máy vi tính Trong “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất năm 1988 định nghĩa: Tài liệu điện tử coi dạng tài liệu đọc máy Loại tài liệu lập dạng mã hoá vật mang tin đĩa từ, băng từ, thẻ đục lỗ mà nội dung chúng tiếp cận máy vi tính Như thấy có nhiều khái niệm tài liệu điện tử Theo Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương thì: Tài liệu lưu trữ điện tử phận tài liệu điện tử có giá trị chính, phản ánh chân thực hoạt động quan, tổ chức cá nhân bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu xã hội trước mắt lâu dài Hiện nay, tài liệu điện tử nước ta chưa nhiều trước hội thách thức mở ra, ta bước đầu quan tâm đến lưu trữ tài liệu điện tử Các môn học lưu trữ tài liệu điện tử đưa vào giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ - quản trị văn phòng 1.1.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan lĩnh vực đời sống xã hội Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Cụ thể, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa phương diện sau đây: 1.1.2.1 Trong lĩnh vực trị Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ ln mang thơng tin phản ánh chất giai cấp định Vì lĩnh vực trị, tài liệu lưu trữ sử dụng công cụ sắc bén để đấu tranh chống lại giai cấp, lực thù địch, bảo vệ sống n bình cho nhân dân lao động Ví dụ: Dưới chế độ Tư Chủ nghĩa, giai cấp Tư sản cầm quyền sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ để sức bóc lột, đàn áp dâud tranh giai cấp Công nhân Ngược lại, gia cấp Công nhân cách sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ để vạch trần chất xấu xa, thối nát giai cấp Tư sản, bảo vệ lợi ích giai cấp Tài liệu lưu trữ cịn góp phần bảo vệ tồn vẹn lãnh thổ Quốc gia; khẳng định quyền tự do, dân chủ; quyền mưu cầu hạnh phúc nhân dân Ví dụ: Các đồ Quốc gia, Tun ngơn độc lập … xác đáng khẳng định Chủ quyền lãnh thổ quyền tự do, dân chủ dân tộc Tài liệu lưu trữ chứng tố cáo tội ác kẻ thù, vạch trần chất xấu xa lực thù địch Ví dụ: Bộ sưu tập ảnh nạn đói năm 1945 nghệ sĩ nhiếp ảnh Võ An Ninh, sưu tập ảnh vụ thảm sát Mỹ Lai năm 1968; Bản án chế độ Thực dân Pháp Nguyễn Ái Quốc – 1925 – Paris Trong năm qua, với phát triển mạnh mẽ kinh tế đất nước, nhiều vụ án kinh tế lớn bị quan chức triệt phá, vụ án tham nhũng lớn đưa ánhư sáng pháp luật góp phần mang lại phồn thịnh cho kinh tế đất nước 1.1.2.2 Trong lĩnh vực kinh tế Tài Liệu lưu trữ có vai trị quan trọng lĩnh vực kinh tế, vai trị thẻ khía cạnh sau: - Tài liệu lưu trữ cung cấp cách đầy đủ, xác thơng tin, số liệu điều tra khí hậu, thổ nhưỡng, nguồn lao động Trên sở giúp quan hoạch định chiến lược phát triển kinh tế phù hợp với vùng, khu vực, địa phương Ví dụ: Căn tài liệu điều tra khí hậu, đất đai khu vực Tây nguyên cho thấy vùng đất thích hợp với số loại công nghiệp dài ngày như: Cà phê, Cao su … Từ quan chức tiến hành hoạch định chiến lược phát triển loại mang lại hiệu kinh tế định, góp phần nâng cao đời sống vật chất cho đồng bào tỉnh Tây nguyên - Tài liệu lưu trữ góp phần đẩy nhanh tiến độ khảo sát, thi cơng, khơi phục cơng trình xây dựng bị tàn phá chiến tranh thiên tai Từ giảm nhiều cơng sức cán nhân viên, tiết kiệm nhiều vật tư chi phí khác cho Nhà nước Ví dụ: Sau giải phóng 1975, Đảng Nhà nước chủ trương sử dụng thiết kế để khôi phục công trình như: Bệnh viện Bạch Mai, số hạng mục cơng trình đường sắt Bắc – Nam Kết tiết kiệm nhiều thời gian, công sức tiền củacủa Nhà nước - Tài liệu lưu trữ góp phần cung cấp cách nhanh chóng, xác thơng tin kết điều tra, thăm dị nguồn tài nguyên thiên nhiên (các mỏ dầu, than, khí đốt ) từ giúp quan nhà nước hoạch định kế hoạch khai thác, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên thiên nhiên đó, mang lại hiệu kinh tế cho đất nước 1.1.2.3 Trong lĩnh vực văn hóa Tài liệu lưu trữ ln phản ánh cách trực tiếp thành lao động, sáng tạo vật chất tinh thần người qua thời kỳ lịch sử khác Chúng xem di sản văn hóa quý báu dân tộc, thơng qua ta thấy trình độ tiến hóa xã hội nhiều phương diện Di sản văn hóa có vai trị đặc biệt quan trọng việc làm tái tranh kinh tế, trị, khoa học kỹ thuật, văn học nghệ thuật đất nước Việt Nam, tức văn hóa Việt Nam nói chung Trong cơng xây dựng văn hóa dân tộc, tài liệu lưu trữ góp phần khơng nhỏ việc bảo tồn phát huy tinh hoa văn hóa dân tộc phục vụ lợi ích nhân dân lao động, phục vụ công xây dựng chủ nghĩa Xã hội; kế thừa có chọn lọc giá trị tinh thần, văn hóa dân tộc lồi người; tài liệu lưu trữ cịn góp phần quan trọng việc cung cấp thông tin phục vụ việc tu bổ, phục chế di tích văn hố (đình, chùa, miếu…) Tài liệu lưu trữ cịn góp phần quan trọng việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng người – Con người xã hội Chủ nghĩa 1.1.2.4 Trong lĩnh vực khoa học Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng việc nghiên cứu khoa học tự nhiên khoa học xã hội Chúng góp phần giải thích vận động quy luật tự nhiên; góp phần hồn thiện cơng trình nghiên cứu khoa học hệ trước; giúp nhà nghiên cứu khoa học, Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ… hoàn thiện đề tài nghiên cứu khoa học Trong lĩnh vực khoa học lịch sử, khẳng định loại tài liệu mang thơng tin phản ánh cách sinh động tranh văn hóa, kinh tế, xã hội … thời kỳ lịch sử sản sinh Nghiên cứu tài liệu lưu trữ thời kỳ giai đoạn lịch sử định cho ta thấy tranh xã hội thời kỳ lịch sử xác Chính vậy, tài liệu lưu trữ ln ln xem nguồn sử liệu vô quan trọng việc nghiên cứu biên soạn lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử ngành, cấp, quan đơn vị cá nhân nói riêng Sử dụng tốt nguồn sử liệu cho ta hiểu biết chân thật chất kiện tượng lịch sử Chúng giúp nhà sử học nhận thức lịch sử cách đắn, khách quan nhất, tránh sai sót việc đánh giá kiện, tượng người lịch sử Ví dụ: Trong năm qua, Trung tâm lưu trữ quốc gia cung cấp nhiều tài liệu gốc, giúp nhà nghiên cứu hoàn thiện luận án sau đây: Luận án tiến sĩ lịch sử đề tài “Chính sách bình định Mỹ Nam thời kỳ Việt Nam hố chiến tranh (1969-1972)” hồn thành khoa Lịch Sử trường Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh năm 1996; luận án tiến sĩ lịch sử đề tài “Hoạt động vai trò Ban Thống Trung ương kháng chiến chống Mỹ cứu nước (19541975)” hoàn thành khoa Lịch Sử trường Đại học KHXH & NV thành phố Hồ Chí Minh năm 2006 (1) - Luận án đề tài “Chính sách bình định Mỹ Nam thời kỳ Việt Nam hoá chiến tranh (1969-1972)” sử dụng 90% tài liệu gốc, 75% tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Tài liệu chủ yếu luận án lấy từ Phông An ninh điều hợp - Một phông lưu trữ chương trình, sách Mỹ quyền Sài Gịn chiến tranh xâm lược Việt Nam, giai đoạn từ năm 1968-1975(2) - Luận án tiến sĩ lịch sử đề tài “Hoạt động vai trò Ban Thống Trung ương kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1954-1975)” sử dụng 95% tài liệu gốc, có khoảng 85% tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Hà Nội), chủ yếu phơng Ủy ban Thống Chính phủ (3) Hầu hết số liệu sử dụng luận án trích dẫn từ tài liệu lưu trữ, nhiều lập luận số vấn đề kết luận, đánh giá luận án xuất phát từ vấn đề nêu tài liệu Có thể nói tác giả bám sát vào tài liệu lưu trữ, dựa hẳn vào tài liệu gốc, chí số vấn đề bị lệ thuộc vào sai sót văn lưu trữ Về tư liệu học, điều đáng trân trọng, tác giả khôi phục lại thật lịch sử dựa tài liệu gốc để tài liệu gốc nói lên thật lịch sử – việc làm cần thiết nghiên cứu lịch sử Hai luận án có sử dụng số thơng tin tư liệu khác báo chí, hồi ký… mức độ tham khảo Tài liệu gốc lấy làm lựa chọn sở đối chiếu so sánh, nhằm tìm thật khách quan, tránh việc nghiên cứu dựa định kiến xếp chủ quan người nghiên cứu, tránh chép tuý tư liệu thẩm định tránh mòn xáo tư qua bố cục đơn điệu cơng trình có Các luận án tiến sĩ lịch sử khác sử dụng khối lượng tài liệu gốc từ quan lưu trữ chiếm khoảng 50%, luận án lịch sử cận-hiện đại, kể luận án lịch sử địa phương, lịch sử ngành nghề… Tuỳ theo đề tài mà việc sử dụng tài liệu gốc tác giả luận án khai thác giá trị sử liệu hay giá trị văn tài liệu, hai; dù mức độ cho thấy coi trọng giá trị tài liệu gốc Qua đó, đến số đánh giá giá trị tài liệu gốc đề xuất sau: Chú thích: (1), (2), (3): Theo Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 04 - 2006 11.2.5 Trong hoạt động quản lý hàng ngày quan Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ ln ln hình thành q trình hoạt động quan Trong quan nay, tài liệu lưu trữ có vai trị sau: - Cung cấp xác thông tin giúp quan đề chủ trương, sách, biện pháp cơng tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn mang tính khả thi cao - Cung cấp thông tin, số liệu, giúp quan xây dựng chương trình kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn - Cung cấp số liệu giúp quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua giai đoạn khác - Giúp quan giải vấn đề chế độ sách cán bộ, nhân viên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, chế độ cơng tác phí…) - Giúp quan giải nhu cầu đáng công dân nhu nhu cầu đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch … - Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn giúp quan tổng kết, đánh giá trình hoạt động quan thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho tầng lớp xã hội nhận biết cách sâu sắc vai trị, vị trí thành tựu mà quan hệ thống trị nước ta làm 1.1.2.6 Đối với công dân Mọi công dân tím thấy phịng kho lưu trữ loại tài liệu có liên quan đến thân như: loại văn bằng, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch, Chứng minh nhân dân… văn bản, giấy tờ có liên quan đến lĩnh vực hoạt động xã hội như: Khoa học kỹ thuật, văn hóa – xã hội, giáo dục pháp luật … Từ góp phần nâng cao giá trị tinh thần đời sống nhân dân Chính tác dụng to lớn nêu Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 khẳng định “Tài liệu lưu trữ Quốc gia di sản dân tộc có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam Xã hội Chủ nghĩa” 1.2 Công tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm, nội dung, nguyên tắc công tác lưu trữ 1.1.1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ ngành hoạt động nhà nước, bao gồm tất vấn đề lý luận, pháp chế thực tiến có liên quan đến việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.1.2 Nội dung công tác lưu trữ Công tác lưu trữ gồm nội dung sau đây: - Thực nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức bảo quản sử dụng tài liệu như: Thu thập bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản, tổ chức hình thức khai thác sử dụng tài liệu, … - Xây dựng, ban hành trình quan có thẩm quyền ban hành văn hướng dẫn đạo công tác lưu trữ - Nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán làm công tác lưu trữ, hợp tác quốc tế lưu trữ Ba nội dung có mối quan hệ mật thiết với nhau, hổ trợ nhằm bảo quản an tồn khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia 1.3 Nguyên tắc công tác lưu trữ Cũng số nước Xã hội Chủ nghĩa khác, nước ta, tài liệu lưu trữ xem tài sản toàn dân Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống Nguyên tắc thể hai mặt sau đây: - Toàn tài liệu lưu trữ lập thành phông lưu trữ Quốc gia tập trung bảo quản hệ thống phòng kho lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Nhà nước quản lý thống - Hệ thống quan lưu trữ thành lập từ Trung ương đến cấp sở để quản lý, đạo thống tổ chức lưu trữ, nghiệp vụ pháp chế lưu trữ Hệ thống quan lưu trữ nước ta 2.1 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 2.1.1 Vị trí chức - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan Bộ Nội vụ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt nam theo quy định pháp luật - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có dấu có hình quốc huy 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; 10 Mực dùng để thể chữ viết, đường nét, hình vẽ giấy Thành phần chủ yếu mực gồm: than cacbon, chất màu, chất chống đóng cặn … Độ bền mực phụ thuộc vào tỷ lệ pha trộn chất Mực có độ bám dính cao loại mực tốt Tài liệu phòng kho lưu trữ nước ta sử dụng nhiều loại mực Loại tài liệu cổ thường dùng mực nho, chế từ khói đen có nhiều Cácbon chịu tác động ánh sáng phản ứng hoá học khác Các loại mục viết chế tạo từ muối kim loại nhựa có màu Độ Axit loại mục thường cao nên dễ bị tác động ánh sáng Mực in có tỷ lệ chất keo cao nên in thường nhoè, bị phai màu Mực in dùng cho máy Fax loại mực có độ bền kém, dễ phai màu, khó bảo quản lâu dài Do điều kiện tự nhiên Đây nguyên nhân quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hư hại tài liệu lưu trữ Ở nước ta có khí hậu nhiệt đới, lượng mưa nhiều nên độ ẩm cao nên gây khơng khó khăn cho cơng tác bảo quản tài liệu 2.1 Nhiệt độ khơng khí Nhiệt độ khơng khí có ảnh hưởng mạnh đến hư hại tài liệu Nhiệt độ cao làm cho giấy phim bị khơ, giịn, dễ gãy nát, làm tăng nhanh tốc độ phản ứng hoá học Nhiệt độ thấp, tài liệu mau bị ẩm, mốc, đồng thời tạo điều kiện cho nấm mốc côn trùng phát triển 2.2 Độ ẩm Đây yếu tố phá hoại mạnh tài liệu lưu trữ Nếu để tài liệu bị ẩm sễ mau mục nát Ngồi độ ẩm cịn tạo điều kiện thuận lợi cho vi sinh vật, nấm mốc côn trùng phát triển 2.3 Ánh sáng Ánh sáng gây tác động quang hoá, làm cho giấy bị vàng, giịn, mục bị bạc màu Trong ánh sáng có tia tử ngoại làm biến đổi cấu trúc giấy mực Vì kỹ thuật bảo quản tài liệu người ta hạn chế tối đa việc để ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu 2.4 Bụi Bụi nhân tố phá hoại tài liệu mạnh Bụi gồm có: Bui cơng nghiệp bụi vi sinh vật - Bụi cơng nghiệp mang theo khói làm trầy xước tài liệu, đặc biệt tài liệu phim, ảnh, băng (đĩa) ghi âm, ghi hình - Bụi vi sinh vật mang theo bào tử nấm mốc vào kho, có điều kiện sinh sơi, nảy nở phát triển để phá hoại tài liệu 2.5 Côn trùng loại găm nhấm 141 Ở nước ta, điều kiện khí hậu ẩm ướt nên dễ tạo điều kiện cho loại côn trùng, gặm nhấm phát triển Côn trùng, gặm nhấm xem kẻ thù nguy hiểm tài liệu Các loại côn trùng có: Mối, mọt , loại gặm nhấm có: chuột, gián Vì kỹ thuật bảo quản tài liệu người ta hạn chế tối đa sức phá hoại nhân tố nói nhiều phương pháp khác như: dùng hố chất, khơi thơng cống rãnh, thường xuyên vệ sinh kho tàng… Do điều kiện bảo quản Đây nguyên nhân chủ yếu gây tác động lớn đến hư hại tài liệu, nêu số hành vi sau: - Do kẻ gian đánh cắp, phá hoại - Do thiếu ý thức bảo quản, không chấp hành tốt nội quy, quy định quản lý sử dụng tài liệu - Do cẩu thả trình vận chuyển - Do thiếu ý thức giá trị lịch sử tài liệu…… III Những yêu cầu kho tàng, trang thiết bị Yêu cầu kho tàng 1.1 Địa điểm kho Địa điểm xây kho phải bảo đảm yêu cầu sau: - Ở nơi khô - Có mơi trường khơng khí - Địa chất cơng trình ổn định, có độ chịu tải cao - Thuận lợi cho giao thơng, bảo vệ, phịng cháy - chữa cháy tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 1.2 Quy mô kho Để xác định tổng diện tích kho cần xây, cần xem xét số lượng tài liệu có kế hoạch thu tài liệu từ nguồn nộp lưu vào kho khoảng 15-20 năm sau Đơn vị tính mét giá kilơmét giá Kho lưu trữ cần có loại phịng kho khác để đáp ứng yêu cầu chế độ bảo quản khác loại hình tài liệu 1.3 Mặt hướng nhà kho Ngồi phịng kho để bảo quản tài liệu, kho lưu trữ cần có số phòng làm việc để thực quy trình nghiệp vụ số phịng để làm cơng tác quản lý, hành chính, phục vụ Nếu có đơn ngun, phịng làm việc nên để tầng dưới, phòng kho bảo quản tài liệu nên để tầng Nếu hai đơn nguyên, phịng làm việc nghiệp vụ kho bảo quản đơn nguyên, phòng để phục 142 vụ khách đến sử dụng tài liệu phòng làm việc khác đơn nguyên Hai đơn ngun bố trí thành hình chữ T L, nối thơng với nhà cầu có mái Hướng nhà kho nên làm hướng nam đông nam Đầu hồi nhà hướng tây không nên làm cửa sổ 1.4 Diện tích phịng kho Diện tích phịng kho bao gồm: diện tích kê giá bảo quản tài liệu, diện tích lối hàng giá, lối đầu giá, lối kho Mỗi phịng kho khơng rộng q 200 mét vng 1.5 Lối Lối hàng giá: 0m70 - 0m80, Lối đầu giá: 0m40 - 0m60, Lối kho: 1m20 - 1m50, Lối xung quanh kho (hành lang hàng hiên): 0m80 - 1m20 Lối kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ vận chuyển tài liệu (dây chuyền cơng năng) Lối kho, ngồi việc bảo đảm cho việc xuất nhập tài liệu, phải đủ điều kiện cho xe chữa cháy lại dễ dàng, tiếp cận nơi xảy cháy 1.6 Tường kho Tường kho tường ngăn phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định (khơng sập đổ sau có cháy) Tường kho phía ngồi phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa Tường kho có lắp đặt máy điều hồ khơng khí phải xây lớp, khoảng trống phải có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt 1.7 Cửa kho - Cửa kho phải chắn, có khố tốt - Cửa kho phải mở cánh theo chiều từ - Cửa kho có đặt máy điều hồ, làm cánh, có lớp, có vật cách ẩm, cách nhiệt Cửa sổ kho phải bảo đảm chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp chống loại côn trùng xâm nhập vào kho Không nên thiết kế nhiều cửa sổ 1.8 Chiều cao kho Mỗi tầng kho cao 2m80, tính từ sàn kho đến sàn kho khác Tầng hầm thơng gió chống ẩm mặt đất cao 1m80, tầng thơng gió chống nóng cao 1m00 (mái lớp) 1.9 Tải trọng sàn kho 143 - Sàn kho phải thiết kế có tải trọng: 850-1.000kg/m2 - Sàn kho dùng giá com-pắc có tải trọng: 1.200 kg/m2 1.10 Hệ thống điện kho Kho lưu trữ có hệ thống điện riêng biệt: Hệ thống điện làm việc kho hệ thống điện bảo vệ ngồi kho Cần có cầu dao chung cho toàn kho cầu dao riêng cho tầng kho Dây dẫn điện kho phải làm cáp chì, ngầm Đèn chiếu sáng kho dùng bóng đèn dây tóc lớp bảo vệ Mỗi bóng có cơng tắc riêng Ổ cắm điện kho phải có nắp 1.11 Hệ thống nước kho Ngồi nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước Không đặt đường ống cấp nước qua khu vực bảo quản tài liệu Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể mái tường 1.12 Chế độ nhiệt độ - độ ẩm Trong kho tài liệu giấy cần trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm 24 ngày đêm sau: - Nhiệt độ: 20  20C - Độ ẩm: 50  5% 1.13 Chế độ ánh sáng Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu Các cửa sổ cần có rèm che, mầu đậm Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện dùng thật cần thiết, không bật điện thường xuyên kho Độ chiếu sáng mặt tài liệu: kho 15-25lux, phòng đọc 100lux Nên dùng kết cấu chắn nắng (lam ngang) cho nhà kho 1.14 Chế độ thơng gió Ln ln trì lượng gió lưu thơng kho, với tốc độ: 5m/giây Lưu lượng gió luân chuyển khoảng - lần thể tích kho 1.15 Trong trường hợp phải dùng lại ngơi nhà phịng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần cải tạo lại cửa sổ, cửa vào, hệ thống điện nước Trang thiết bị bảo quản 2.1 Cặp đựng tài liệu 2.1.1.- Kích thước Cặp đựng tài liệu chế tạo bìa cac tơng cứng loại tốt, dày 1,5 - 2mm có kích thước sau: 144 - Chiều dài : 340 + 2mm - Chiều rộng : 260 + 2mm - Chiều dày : 100+ 2mm 2.1.2- Yêu cầu cặp đựng tài liệu: - Yêu cầu thẩm mỹ hình thức: Cặp có kiểu dáng đẹp, lịch đảm bảo nghiêm túc công việc hành - Cặp phải đựng khối lượng tài liệu tối đa 4, 5kg - Vải gáy cặp màu sẫm, gắn vào bìa cặp 15mm Hai đầu vải phía phía gập vào 10mm Mối nối vải với bìa tơng phải chịu lực kéo 50N (Niu tơn) - Các dây buộc, dây khố, băng dính nháp gắn vào bìa tơng để chịu lực 50N nhằm giữ an toàn cho tài liệu - Giấy bọc hai bìa tơng giấy tốt, màu sẫm, bọc cách mép giấy 10mm - Giấy phía cặp giấy trắng phủ kín mặt cặp - Hồ dán dùng sản xuất cặp phải loại hồ chống côn trùng phá hoại 2.1.3- Phép thử: 2.1.3.1 Điều kiện thử: Nhiệt độ độ ẩm bình thường phịng làm việc, cặp dùng để thử khơng bị ướt, bong, gẫy 2.1.3.2 Tiến hành thử: a/ Thử độ bền mối ghép vải gáy với bìa tông: Dùng vật nặng 5kg buộc chặt vào bên bìa, sau giữ treo bìa đối diện vòng 10 phút Sau treo, hạ cặp xuống, tháo bỏ vật nặng ra, kiểm tra không thấy biến dạng (rách, xước ) mối ghép vải bìa b/ Thử độ bền dây buộc, dây khố, băng dính nháp: Đựng vào cặp lượng tài liệu (hoặc vật nặng) có khối lượng 5kg, buộc dây, khố băng dính nháp lại Móc vào chỗ dây buộc, dây khố băng dính nháp treo lên 10 phút, sau hạ cặp xuống, tháo tài liệu ra, kiểm tra mối ghép dây buộc, dây khố băng dính nháp với bìa tông, không thấy biến dạng (xước, rách, tuột ) loại dây buộc, dây khố, băng dính nháp không đứt 2.2 Giá để tài liệu Hiện phòng kho lưu trữ sử dụng nhiều loại giá khác Giá sử dụng phổ biến giá Compack (Dài = 1m; cao = 2m; rộng 0.4m chia thành 05 khoang tháo rời Mỗi khoang chứa 01 mét giá tài liệu) Giá Compack loại giá theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 2.3 Tủ đựng tài liệu 145 Tủ đựng tài liệu có nhiều loại khác gồm loại: tủ đựng hồ sơ, tủ đựng ảnh, tủ đựng can Đa số loại tủ cấu thành vật liệu gỗ nhơm, sắt Ngồi tủ, phịng kho lưu trữ sử dụng hòm để đựng tài liệu (chủ yếu phục vụ cho mục đích vận chuyển tài liệu) 2.3 Dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm Mỗi phòng kho phải đặt dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm trung tâm phòng (các loại nhiệt kế, ẩm kế) Ngoài kho cần đặt dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm nơi thống mát, để so sánh thời tiết ngồi kho Thường xuyên phải kiểm tra làm vệ sinh dụng cụ đo Hằng năm phải kiểm định lại độ xác dụng cụ đo 2.4 Quạt thơng gió Quạt thơng gió thường dùng quạt gắn tường Số lượng công suất quạt bố trí cho phịng tuỳ thuộc vào diện tích yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu phòng 2.5 Máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí Số lượng công suất máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí tuỳ thuộc vào diện tích, độ kín kho vào u cầu trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm để bảo quản tài liệu phịng Cần trang bị đủ máy phương tiện kèm khác để bảo đảm máy hoạt động liên tục 24/24 ngày đêm Thiết bị phòng chống cháy Kho lưu trữ cần trang bị đủ phương tiện, thiết bị phịng chống cháy để bảo đảm an tồn tuyệt đối cho tài liệu Các dụng cụ biện pháp chữa cháy thông thường cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy nước dùng, dùng khu vực kho chứa tài liệu Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, dùng loại bình khí CO loại bình bọt tetraclorua cacbon 2.5 Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho phương tiện làm vệ sinh thông thường khác IV - Các biện pháp kỹ thuật bảo quản Chống ẩm Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng biện pháp sau: a) Thơng gió: Dùng quạt mở cửa để thơng gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu Chỉ tiến hành thơng gió, nhiệt độ kho khơng thấp nhiệt độ 146 kho 50C Khi mở cửa thơng gió khơng để bụi, trùng, khí độc, ánh sáng lọt thêm vào kho b) Dùng hoá chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho hộp đựng tài liệu Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng túi vải phin vải xô Sau tháng phải lấy ra, sấy khô 1300C giờ, dùng lại c) Dùng máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí chạy liên tục 24/24 ngày đêm Chống nấm mốc - Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi, làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản kho tàng - Phải ln ln trì chế độ thơng gió, chế độ nhiệt độ - độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu - Khi phát thấy nấm mốc, phải cách ly khối tài liệu áp dụng biện pháp chống nấm mốc - Không đưa trực tiếp hoá chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu Đối với tài liệu quý bị nấm mốc sau làm vệ sinh sẽ, tài liệu kẹp tờ giấy thấm, tẩm hoá chất diệt nấm - Các hoá chất chưa kiểm nghiệm mức độ an tồn cho tài liệu, tuyệt đối khơng dùng cho tài liệu Lưu ý: Khi sử dụng loại hóa chất chống ẩm nên theo dẫn chun gia Chống trùng Để đề phịng trùng xuất kho phải áp dụng biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước nhập kho định kỳ khử trùng kho (2 năm lần) Khử trùng thường dùng biện pháp xơng khí Các hoá chất khử trùng cho tài liệu phải Cục Lưu trữ Nhà nước quan chuyên môn cho phép hướng dẫn sử dụng Chống mối Việc phòng chống phải đề tiến hành bắt đầu xây kho lưu trữ Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu phải liên hệ với quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn lâu dài Chống chuột 147 Phải hạn chế đến mức tối đa khả xâm nhập chuột vào kho (lưu ý đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông ) Không để thức ăn kho chứa tài liệu Để diệt chuột thường dùng bẫy bả Các loại bả hoá chất phải thực hướng dẫn quan chuyên môn V - Tổ chức tài liệu kho Xử lý tài liệu trước nhập kho Tài liệu trước nhập kho phải khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại xác tài liệu số liệu theo thống kê Trước đưa vào bảo quản kho, tài liệu phải xếp hộp, trường hợp chưa có hộp phải xếp cặp ba dây bao gói bên ngồi Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thơng tin để thống kê tra tìm Xếp tài liệu giá Tài liệu xếp lên giá theo trật tự số lưu trữ ghi hộp phông lưu trữ Nguyên tắc xếp lên giá từ trái qua phải, từ xuống dưới, khoang giá, theo hướng người đứng xếp quay mặt vào giá Trong toàn kho, tài liệu xếp lên mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ vào trong, theo hướng người từ cửa vào kho Lập sơ đồ giá kho Mỗi kho lưu trữ phải lập sơ đồ bảo quản tài liệu kho Sơ đồ cần thể rõ vị trí bảo quản tài liệu phông lưu trữ kho Đưa tài liệu sử dụng Khi đưa tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng tình trạng vật lý tài liệu Những tài liệu bị hư hỏng nặng tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp gốc Tại phòng đọc, phải thực nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu Kiểm tra tài liệu kho Hằng năm phải kiểm tra lại số lượng chất lượng tài liệu kho Kết kiểm tra phải ghi thành văn bản, ghi rõ số lượng tài liệu có theo thống kê, số lượng tài liệu nhập thêm năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu thiếu Khi phát thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa tu bổ, phục chế bảo hiểm VI - Tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm Việc tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm cho tài liệu tiến hành theo hướng dẫn riêng Cục Lưu trữ Nhà nước 148 B Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu I Khái niệm, mục đích ý nghĩa Khái niệm: Tổ chức khai thác sử dụng TLLT trình cung cấp cho quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế, cá nhân thông tin cần thiết từ TLLT, nhằm phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học lợi ích đáng cơng dân Mục đích ý nghĩa Việc khai thác sử dụng TLLT nhu cầu tất yếu tất Quốc gia, quan, tổ chức, doanh nghiệp cá nhân TLLT có chứa đựng thông tin phong phú đa dạng, thông tin phản ánh hầu hết kiện, tượng diễn đời sống xã hội; phản ánh hầu hết hoạt động quan cá nhân tất lĩnh vực: trị, kinh tế, văn hố-xã hội, khoa học kỹ thuật Vì vậy, người biết khai thác, sử dụng thơng tin, giá trị khác TLLT phục vụ cho nhiều mục đích khác Trên thực tế điều chứng minh, tất Quốc gia khai thác, sử dụng TLLT phục vụ cho mục đích sau: trị, kinh tế, văn hóa-xã hội, khoa học, mục đích đáng cơng dân… II Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu * Tổ chức nhiều hình thức khác để phục vụ nhu cầu khai thác * Từ trước đến nay, mặt lý thuyết người ta đưa hình thức truyền thống như: + Tổ chức phòng đọc + Cho mượn TLLT + Cấp phát chứng thực lưu trữ + Thông báo, giới thiệu TLLT phương tiện thông tin đại chúng + Tổ chức triển lãm TLLT + Biên soạn sách chuyên khảo sở sử dụng TLLT + Xây dựng phim tập ảnh chuyên đề TLLT + Tổ chức việc tham quan nói chuyện giới thiệu TLLT + Cơng bố TLLT - Ngồi hình thức truyền thống trên, số quan lưu trữ sử dụng số hình thức mới: + Cung cấp TLLT theo hợp đồng + Cung cấp TLLT qua mạng internet mạng nội + Cung cấp TLLT qua hệ thống bưu điện 149 * Các quan cần phải áp dụng nhiều hình thức phục vụ khai thác TLLT vì: - Do nhu cầu đặc điểm người khai thác + Nhu cầu: nhiều người muốn nghiên cứu, khai thác + Đặc điểm: người có nhu cầu gần xa trung tâm lưu trữ Vì vậy, theo hình thức phục vụ có hạn chế - Do người có nhu cầu khai thác người có nhiều thời gian VD: Cán hưu  nhiều thời gian Cán quản lý, danh nhân, nhà nghiên cứu khoa học  thời gian - Người có nhu cầu có khả kinh tế có độc giả khó khăn kinh tế  Vì vậy, cần phải tổ chức nhiều hình thức phục vụ khai thác khác a Tổ chức, sử dụng TLLT phòng đọc - Ưu điểm: + Có thể nghiên cứu nhiều tài liệu thời gian + Cơ quan lưu trữ dễ kiểm soát bảo vệ tài liệu + Người khai thác nhận hỗ trợ dẫn cán làm công tác LT + Xác minh độ tin cậy, xác tài liệu - Hạn chế: + Đầu tư sở vật chất: diện tích, trang thiết bị, phục vụ… + Không thuận lợi cho người khai thác có thời gian + Khơng thuận lợi độc giả xa trung tâm lưu trữ  Đây hình thức mang tính chất thụ động quan lưu trữ - Cách làm: + Bố trí diện tích định trang thiết bị (bàn, ghế, điện, quạt, …) + Khi sử dụng diện tích phải đặt câu hỏi: Bao nhiêu m2, Tại sao? + Căn vào tỉ lệ bình quân độc giả + Căn vào điều kiện quan + Hệ thống cơng cụ tra tìm: Mục lục HS, thẻ chun đề, máy tính + Nội quy phịng đọc: Về sử dụng, chụp, trách nhiệm nghĩa vụ người đọc, người phục vụ… b Thông báo, giới thiệu TLLT - Ưu điểm: + Đối với quan lưu trữ: Thể tính chủ động quan lưu trữ + Mở rộng tăng cường số lượng độc giả đến quan lưu trữ (nhất lưu trữ lịch sử) 150 + Giúp cán LT nắm thành phần nội dung TL có kho + Thúc đẩy việc tổ chức khoa học TLLT + Đối với độc giả: Biết thông tin quan lưu trữ TLLT + Độc giả chủ động đến quan lưu trữ để kiểm tra + Không cần đến lưu trữ khai thác tài liệu hình thức khác VD: Thơng qua hợp đồng, theo đường bưu điện + Thuận lợi cho độc giả xa, khơng có kinh tế, khơng có thời gian - Hạn chế: + Tài liệu phải tổ chức khoa học + Cán lưu trữ phải có trình độ định nhìn nhu cầu độc giả thông báo cho họ vấn đề họ cần + Có điều kiện phương tiện thơng tin đại chúng phải biết sử dụng chúng (Biết thông báo, biết gửi tin, biết sử dụng mạng nội bộ, toàn cầu để giới thiệu tài liệu) - Cách làm: + Phân loại tài liệu: loại a Bản thông báo TLLT: (giới thiệu chung TLLT quan) Nội dung thông báo TLLT: Tên gọi tài liệu, tác giả, thời gian địa điểm sản sinh tài liệu, mức độ xác, ngơn ngữ viết tài liệu, phương pháp, vật liệu làm văn Nội dung thông báo PLT: Tên gọi phông, thời gian bắt đầu kết thúc tài liệu phông, số lượng tài liệu Thơng báo hình thức sử dụng tài liệu, thời gian, địa liên hệ, số điện thoại, số Fax… b Bản giới thiệu TLLT theo chuyên đề Ví dụ: Nông nghiệp, giao thông vận tải, phụ nữ, giáo dục… Nội dung: + Tên chuyên đề trình bày thông báo + Nội dung tài liệu giới thiệu c Bản mục lục HS TLLT theo chuyên đề Nội dung:+ Tên gọi chuyên đề viết đầu mục lục tài liệu + Lời giới thiệu: nêu rõ lý biên soạn, mục đích, ý nghĩa đối tượng phục vụ + Danh sách tài liệu đơn vị bảo quản chuyên đề + Thông báo hình thức phương pháp nghiên cứu, sử dụng tài liệu, thời gian địa điểm liên hệ c Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục TLLT 151 - Bản chứng nhận lưu trữ gọi chứng thực lưu trữ: văn có hiệu lực pháp lý quan lưu trữ biên soạn chứng thực, xác nhận vấn đề, việc ghi TLLT có kèm theo ký hiệu tra tìm tài liệu - Bản lục tài liệu: ngun văn tồn TLLT có kèm theo chứng nhận quan lưu trữ - Bản trích lục tài liệu: nguyên văn phần văn TLLT có kèm theo chứng nhận quan lưu trữ d Triển lãm TLLT Mục đích: Nhằm tuyên truyền, giáo dục, giới thiệu vấn đề lịch sử, truyền thống nhân dân ta…Đồng thời, giới thiệu tài liệu cho người nghiên cứu Hình thức: Triển lãm thường xuyên triễn lãm định kỳ Yêu cầu: Phải chọn chủ đề tư tưởng rõ ràng cho triển lãm Phải đảm bảo thể yêu cầu thẩm mỹ, tăng sức thể nội dung chủ đề triển lãm, tạo điều kiện thuận lợi cho khán giả lĩnh hội sâu sắc toàn diện nội dung triển lãm Thực hiện: + Chọn chủ đề triển lãm + Lập kế hoạch tổ chức triển lãm + Sưu tầm lựa chọn tài liệu cho triển lãm + Lập phương án trưng bày triển lãm + Trình bày mỹ thuật triển lãm + Thuyết minh triển lãm e Sử dụng TLLT viết cho tờ báo, tạp chí, buổi phát thanh, truyền hình f Công bố TLLT 152 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ (Giáo trình cho học sinh Đại học lưu trữ) - Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân Văn – Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng Hà Nội, 1990 - Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ - Trường TH Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng Trung ương I - Năm 2001 - Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia (Báo Nhân dân số 10400 ngày 14 – 12 – 1982) - Pháp lệnh số: 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày 04/04/2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội - Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004, Chính phủ Cơng tác văn thư - Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004, Chính phủ Quy định chi tiết việc thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia - Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác văn thư lưu trữ, Cục lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982 - Soạn thảo văn công tác văn thư – lưu trữ - Nguyễn Quốc Bảo – Nghiêm Kỳ Hồng (tuyển chọn) – Nhà xuất Chính trị Quốc gia – 2004 - Hệ thống hố quy định công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Tổ chức cán - Luật gia: Đào Thanh Hải (Sưu tầm tuyển chọn) – Nhà xuất Lao động – Xã hội – 2004 - Trang Web Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 153 Chương Chương I: Chương II: Chương III: Chươnh IV: Chương V: Chương VI: Chương VII: Nội dung LỜI NĨI ĐẦU Tài liệu lưu trữ, cơng tác lưu trữ lưu trữ học I Khái niệm ý nghĩa tài liệu lưu trữ II công tác lưu trữ III Lưu trữ học mối quan hệ với khoa học khác Phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam I Khái niệm phông lưu trữ Quốc gia phân loại tài liệu II Phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam III Phân loại tài liệu phạm vi kho lưu trữ (hoặc Trung tâm lưu trữ Quốc gia) theo phông lưu trữ IV Phân loại tài liệu phông lưu trữ I khái niệm xác định giá trị tài liệu II Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu III Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu IV Bảng thời hạn bảo quản tài liệu V Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ I Khái niệm nội dung nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ II Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan III Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia Thống kê kiểm tra công tác lưu trữ I Khái niệm, mục đích, nguyên tắc, việc thống kê tài liệu lưu trữ II Nội dung phương pháp thống kê công tác lưu trữ III kiểm tra tài liệu lưu trữ I Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc chỉnh ký tài liệu II Các công tác chuẩn bị chỉnh lý tài liệu III Tiến hành số công việc cụ thể chỉnh lý tài liệu IV Tổng kết chỉnh lý Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ I Ý nghĩa, tác dụng yêu cầu công cụ tra cứu khoa học lưu trữ II Các loại công cụ tra cứu khoa học chủ yếu kho 154 Trang Chương VIII: Chương IX: lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ I Khái niệm, ý nghĩa, nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ II Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ III Những yêu cầu kho tàng, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ IV phương pháp quản lý tài liệu kho lưu trữ V Tu bổ tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ I Khái niệm, mục đích, ý nghĩa việc sử dụng tài liệu lưu trữ II Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ III Việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 155 ... liệu lưu trữ mức đơn giản - Sao chụp tài liệu lưu trữ - Thực công việc theo đạo lưu trữ viên 2.2 Hiểu biết: - Nắm chủ trương, sách Đảng Chính phủ công tác lưu trữ - Nắm lý luận công tác lưu trữ. .. thuật lưu trữ thực công việc kỹ thuật kho lưu trữ Nhiệm vụ cụ thể: - Quản lý vận hành sửa chữa đơn giản thiết bị kỹ thuật kho lưu trữ - Thực qui trình nghiệp vụ lưu trữ theo phân công trưởng kho lưu. .. nghĩa” 1.2 Công tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm, nội dung, nguyên tắc công tác lưu trữ 1.1.1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ ngành hoạt động nhà nước, bao gồm tất vấn đề lý luận, pháp chế thực tiến có