1 Cơng chứng gì? Khái niệm cơng chứng giải thích khoản Điều Luật Cơng chứng năm 2014 sau: Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Như chất hoạt động cơng chứng để xác nhận tính xác thực, hợp pháp văn bản, hợp đồng Theo đó, hoạt động cơng chứng vừa mang tính cơng quyền vừa mang tính chất dịch vụ cơng Tính công quyền thể chỗ công chứng viên phịng cơng chứng hay văn phịng cơng chứng Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để dịch thuật công chứng hợp đồng giao dịch tổ chức, công dân theo qui định pháp luật Khi tác nghiệp, công chứng viên nhân danh nhà nước thực thi cơng việc Hoạt động cơng chứng cịn mang tính chất dịch vụ cơng tức thực loại dịch vụ Nhà nước Nhà nước giao cho tổ chức hành nghề công chứng đảm nhiệm, cơng chứng hợp đồng giao dịch mà tổ chức cá nhân yêu cầu Chứng thực gì? Thơng thường nhắc đến chứng thực thấy tài liệu chứng thực ghi chứng thực với Theo quy định khoản 2, 3, Điều Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chứng thực từ chính” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định vào để chứng thực với Chứng thực chữ ký” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực Chứng thực hợp đồng, giao dịch” việc quan có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch Trong đó, hiểu giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp đăng ký lại; giấy tờ, văn cá nhân tự lập có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền Bản chụp từ đánh máy có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc Như chứng thực việc quan, tổ chức có thẩm quyền vào để chứng thực với Chứng thực nằm nhóm chứng nhận tính xác thực văn bản, hợp đồng Vì người hay bị nhầm lẫn hai khái niệm này, chí cho công chứng chứng thực đồng với Tuy nhiên cách hiểu hoàn toàn sai lầm Cơng chứng chứng thực có điểm giống chúng có điểm khác biệt Thẩm quyền cơng chứng chứng thực Phịng cơng chứng cơng văn phịng cơng chứng tư (do cơng chứng viên thành lập): cơng chứng, chứng thực y tiếng Việt, công chứng dịch thuật UBND cấp phường xã, quận huyện: chứng thực Riêng chứng thực y có yếu tố tiếng nước ngồi UBND cấp quận, huyện làm Dịch thuật công chứng tư pháp mà người thường gọi xác chứng thực dịch thuật, thực UBND quận huyện Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh Cơ quan khác ủy quyền thực chức lãnh Việt Nam nước ngoài: chứng thực • • Những điểm giống khác công chứng chứng thực Những điểm giống Công chứng hợp đồng, giao dịch hay chứng thực hợp đồng, giao dịch chứng nhận, hay xác nhận tính có thực hợp đồng, giao dịch Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có lực hành vi dân bên tự nguyện tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Những điểm khác công chứng chứng thực hợp đồng Bên cạnh điểm giống cơng chứng chứng thực có điểm phân biệt rõ ràng cụ thể sau: Thứ nhất, tính chất: Hoạt động chứng thực hoạt động hành tư pháp: Hoạt động chứng thực gắn chặt với vai trị quan hành nhà nước Quan hệ xã hội hoạt động chứng thực quan hệ mang tính chất hành nhà nước Hoạt động công chứng hoạt động bổ trợ tư pháp: công chứng hoạt động gắn liền với bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức tham gia hợp đồng, giao dịch; đồng thời hỗ trợ, bổ sung cho hoạt động quản lý nhà nước hoạt động tư pháp nên xếp vào hoạt động bổ trợ tư pháp Thứ hai, quan thực hiện: Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Phòng Tư pháp cấp huyện UBND cấp xã Công chứng hợp đồng, giao dịch: Tổ chức hành nghề cơng chứng thực (Phịng Cơng chứng, Văn phịng Cơng chứng) Thứ ba, người có trách nhiệm thực hiện: Chứng thực: Phòng Tư pháp (Trưởng phòng, phó phịng); UBND cấp xã (Chủ tịch, phó chủ tịch) Công chứng: công chứng viên Thứ tư, trách nhiệm người thực công chứng, chứng thực: Người thực chứng thực chịu trách nhiệm thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch Không chịu trách nhiệm nội dụng hợp đồng, giao dịch chứng thực (trừ trường hợp người thực chứng thực biết rõ ràng hợp đồng, giao dịch trái pháp luật) Cơng chứng viên phải chịu trách nhiệm tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch công chứng (chịu trách nhiệm mặt nội dung); toàn hợp đồng, giao dịch công chứng họ phải chịu trách nhiệm cá nhân đời việc mà họ công chứng Thứ năm, giá trị pháp lý: Hợp đồng, giao dịch chứng thực có giá trị chứng chứng minh thời gian, địa điểm bên ký kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch Hợp đồng, giao dịch cơng chứng có hiệu lực thi hành bên liên quan Hợp đồng, giao dịch cơng chứng có giá trị chứng cứ; tình tiết, kiện hợp đồng, giao dịch công chứng chứng minh, trừ trường hợp bị Tịa án tun bố vơ hiệu Thứ sáu, thủ tục thực hiện: Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch có bước sau: Bước 1: Xuất trình hồ sơ hợp lệ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 hồ sơ có dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực; Bước 2: Kiểm tra hồ sơ Người thực chứng thực tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ người yêu cầu chứng thực, hợp lệ thực chứng thực; Bước 3: Thực chứng thực Người thực chứng thực yêu cầu bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt mình, ghi lời chứng, ký tên đóng dấu; Bước 4: Trả kết chứng thực, thu lệ phí chứng thực Thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định Điều 40, 41 Luật Công chứng Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch có hai loại: hợp đồng, giao dịch người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên soạn thảo Cụ thể thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch có bước sau: Bước 1: Người yêu cầu công chứng lập hồ sơ, có dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực; Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ cơng chứng; Bước 3: Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch; Bước 4: Trả kết chứng thực, thu phí cơng chứng Thứ bảy, thời gian thực hiện: Thời hạn công chứng không 02 ngày làm việc; hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thời hạn cơng chứng kéo dài khơng q 10 ngày làm việc • • • Thời hạn chứng thực: Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực kéo dài theo thỏa thuận văn với người yêu cầu chứng thực Thứ tám, lệ phí: Chứng thực: Có loại lệ phí: lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch; lệ phí chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch lệ phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch chứng thực Theo quy định phí cơng chứng thu theo sở giá trị tài sản, giá trị khoản vay giá trị hợp đồng Bên cạnh phí cơng chứng, người u cầu cơng chứng cịn phải trả thù lao yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, chụp, dịch giấy tờ, văn việc khác liên quan đến việc cơng chứng Ví dụ: A B công chứng hợp đồng mua bán Công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ: nhân thân A, B; giấy tờ tài sản Từ soạn hợp đồng mua bán đưa cho A B ký trước mặt Cuối chứng nhận vào hợp đồng mua bán Như vậy, công chứng viên phải đảm bảo tính pháp lý giao dịch, đảm bảo nội dung hợp đồng mua bán, đảm bảo việc giao dịch thực trước chứng kiến Tương tự, A B chứng thực hợp đồng mua bán Thì hợp đồng mua bán A B phải soạn nội dung Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra giấy tờ nhân thân A,B làm chứng cho việc A B ký vào hợp đồng mua bán, thời gian địa điểm giao dịch Họ không chịu trách nhiệm mặt nội dung giao dịch Như hoạt động công chứng chứng thực hai hoạt động hoàn toàn khác nhau, pháp luật khơng quy định việc cơng chứng hay chứng thực có giá trị pháp lý cao Tuy nhiên thấy việc công chứng ràng buộc trách nhiệm cao chứng thực Do từ khác cần lưu ý xem công chứng hay chứng thực hợp đồng, tài liệu đế tránh thời gian Tránh bỏ lỡ hội kinh doanh Sự giống phịng cơng chứng văn phịng cơng chứng Đều thực việc cơng chứng: chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch khác văn mà theo quy định pháp luật phảicông chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện u cầu cơng chứng Phân biệt phịng cơng chứng văn phịng cơng chứng Phịng cơng chứng văn phịng cơng chứng hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật Việt Nam Hai loại hình tổ chức hành nghề có khác biệt sau: st Phịng cơng chứng văn phịng cơng chứng t địa vị Phịng cơng chứng Ủy ban nhân tổ chức dịch vụ công thay mặt nhà pháp lý dân cấp tỉnh định thành lập, đơn nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp vị nghiệp cơng lập thuộc Sở Tư pháp, hợp đồng, giao dịch có dấu có trụ sở, dấu tài khoản riêng tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao cơng chứng nguồn thu hợp pháp khác mà đơn vị nghiệp cơng lập Phịng cơng chứng Tên gọi bao gồm cụm từ “Phịng cơng chứng” bao gồm cụm từ “Văn phịng cơng kèm theo số thứ tự thành lập tên chứng” kèm theo họ tên Trưởng Văn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi phịng họ tên cơng chứng Phịng công chứng thành lập viên hợp danh khác Văn phịng cơng chứng cơng chứng viên hợp danh thỏa thuận, không trùng gây nhầm lẫn với tên tổ chức hành nghề công chứng khác, khơng vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức phong mỹ tục dân tộc Người Phải cơng chứng viên Có thể cơng chứng viên, thực cơng chứng Người Trưởng phịng cơng chứng phải đại diện cơng chứng viên, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Cơ chế công chức, viên chức hưởng chế hoạt động độ lương theo đơn vị nghiệp cơng lập trưởng phịng Phịng cơng chứng Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức không Việc thành lập Vấn đề Phịng cơng chứng thực hợp việc chuyển đổi, giải thể Phịng cơng giải thể chứng mà không thực hoạt động sáp nhập, hợp Phịng cơng chứng thực việc chuyển đổi, giải thể Phịng cơng chứng mà không thực hoạt động sáp nhập, hợp Các công chứng viên thành lập quy định Điều 23 Luật cơng chứng 2014 Văn phịng cơng chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, định Các công chứng viên hợp danh chủ động xin thành lập mà không bị phụ thuộc vào định Ủy ban nhân dân Văn phịng cơng chứng lại thực hoạt động sáp nhập, hợp hai số Văn phịng cơng chứng chuyển nhượng Văn phịng cơng chứng Văn phịng công chứng tổ chức hoạt động loại hình doanh nghiệp sáp nhập, hợp chuyển nhượng Văn phịng cơng chứng hoạt động quan trọng Điều quy địh cụ thể Điều 28 Hợp nhất, sáp nhập Văn phòng cơng chứng Điều 29 Chuyển nhượng Văn phịng công chứng Luật công chứng 2014 Về chuyển nhượng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh định thành lập theo quy định Điều 20 Luật công chứng 2014: Căn vào nhu cầu công chứng địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng cơng chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, định Phịng cơng chứng chất đơn vị nghiệp công lập nên không tồn chế định chuyển nhượng phịng cơng chứng Trưởng Văn phịng cơng chứng phải cơng chứng viên hợp danh Văn phịng cơng chứng hành nghề cơng chứng từ 02 năm trở lên Còn với Văn phòng cơng chứng phải có từ hai cơng chứng viên hợp danh trở lên khơng có thành viên góp vốn Nếu Trưởng Phịng cơng chứng hình thành theo đường bổ nhiệm Trường phịng Văn phịng cơng chứng thành viên hợp danh tự bầu, tự thỏa thuận theo quy định pháp luật liên quan loại hình cơng ty hợp danh văn phịng cơng chứng mang chất doanh nghiệp làm tổ chức dịch vụ cơng nên có tồn thủ tục chuyển nhượng: Văn phịng cơng chứng chuyển nhượng cho công chứng viên khác đáp ứng điều kiện quy định Văn phịng cơng chứng chuyển nhượng hoạt động cơng chứng 02 năm Cơng chứng viên chuyển nhượng Văn phịng cơng chứng khơng phép tham gia thành lập Văn phịng công chứng thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng ... • • • • • • • Những điểm khác công chứng chứng thực hợp đồng Bên cạnh điểm giống cơng chứng chứng thực có điểm phân biệt rõ ràng cụ thể sau: Thứ nhất, tính chất: Hoạt động chứng thực hoạt động... cầu chứng thực nộp 01 hồ sơ có dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực; Bước 2: Kiểm tra hồ sơ Người thực chứng thực tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ người yêu cầu chứng thực, hợp lệ thực chứng thực; ... Bước 3: Thực chứng thực Người thực chứng thực yêu cầu bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt mình, ghi lời chứng, ký tên đóng dấu; Bước 4: Trả kết chứng thực, thu lệ phí chứng thực Thủ