Lợi nhuận của những người kinh doanh nằm phần lớn ở hàng tồn kho, tuy nhiên có một thực tế khiến các nhà bán hàng ( NBH) luôn đau đầu đó là sự thất thoát, lãng phí hàng hóa trong kho. Với bí quyết quản lý kho tối ưu được tác giả Nguyễn Quỳnh Dương Cofounder Nhanh.vn Người nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý kho hàng, doanh nghiệp trình bày ngắn gọn dễ hiểu và thực sự dễ áp dụng sẽ giúp bạn tăng 150% lợi nhuận nhờ vào tối ưu kho hàng.Giải quyết khó khăn của thủ kho khi:Thất thoát khi luân chuyển hàng hóa giữa các khoLệch tồn và mất kiểm soát trong kiểm kho hàng hóa mỗi thángKhông có quy trình quản lý kho phù hợp
QUẢN LÝ KHO CHUYÊN NGHIỆP ➔Giải khó khăn thủ kho khi: Thất ln chuyển hàng hóa kho Lệch tồn kiểm soát kiểm kho hàng hóa tháng Khơng có quy trình quản lý kho phù hợp TÁC GIẢ Nguyễn Quỳnh Dương Co-founder Nhanh.vn NHẬP KHO Bước - Nhận diện phân loại sản phẩm nhập kho Đặt mã sản phẩm đơn giản, sử dụng ảnh mô tả sản phẩm Làm mã sản phẩm theo chuẩn SKU: - Dễ nhớ: Tên viết tắt danh mục/ sản phẩm, mô tả sản phẩm ngắn gọn - Ngắn gọn: Không chứa nhiều ký tự, xếp theo logic - Không trùng nhau: Phân biệt rõ sản phẩm có thuộc tính khác *Một số cách đặt tên mã sản phẩm Mã tịnh tiến + Thuộc tính Tên SP + Nhà cung cấp Tên SP + Thuộc tính Tên SP + Ngày nhập PAGE 01 Bước - Kiểm đếm số lượng sản phẩm nhập kho Phân chia lượng hàng cần kiểm điếm chia nhỏ số lượng cho nhân viên Bước - Lên phiếu nhập kho với số lượng vừa phải Bước - In tem, dán tem *Tuân thủ nguyên tắc chiếu Luôn kiểm nhập sản phẩm theo tải hàng Tải hàng có 10 sản phẩm A tiến hàng nhập kho, làm mã, dán tem 10 sản phẩm A chuyển hết cửa hàng Làm tương tự với sản phẩm khác tải Kiếm đếm xong tải làm tiếp tương tự với tải hàng lại hết hàng PAGE 02 SẮP XẾP HÀNG HÓA 1- Sơ đồ kho - Kho hàng to hay nhỏ cần có sơ đồ kho để thủ kho nắm hàng hóa để đâu, xếp (hỗ trợ tìm kiếm hàng hóa) - Kho cần có cửa: cửa nhập + cửa xuất (Cửa kho đủ lớn để xe hàng vào tận cửa tránh tình trạng kéo lê, rơi vãi hàng) - Các kệ hàng thường xếp ốp kệ vào với Diện tích lưu thơng gấp 1,5 lần so với kệ - Phân khu rõ ràng kho, tùy vào diện tích kho để xếp (đóng hàng khu, dán tem khu ) ➨ Nhân viên làm việc cách gọn gàng, nắm rõ chu trình đến đâu làm thủ kho quản lý nhân viên dễ dàng PAGE 03 2- Các loại giá kệ Kệ Trung Tải Kệ Sắt V Lỗ - Thường sử dụng cho kho hàng thời trang - Dễ rơi hàng túi gói hàng quần áo thường trơn trượt NÊN DÙNG Pallet Hộp Carton Cứng Khoét Lỗ - Mỗi kệ gồm 3,4 hộp xếp chồng lên - Mỗi ô hộp làm phân loại hàng PAGE 04 3- Bảng, vạch dẫn - Làm (dán, vẽ) vạch phân khu dán sàn để nhân viên nắm rõ vị trí hàng hóa - Mỗi kệ hàng nên có mã vạch thể vị trí kệ (trên phần mềm Nhanh có tự xuất mã CODE QR vị trí kệ) PAGE 05 4- Nguyên tắc xếp - Theo danh mục: Phân khu theo danh mục để nhân viên dễ xác định khu vực đứng - Theo FIFO/ LIFO: Đưa quy tắc cho nhân viên tạo lối lưu thơng hàng hóa - Theo kích thước, kiểu cách hàng hóa - Free Location: Vị trị đặt hàng hóa bị đầy đặt hàng hóa sang vị trí khác. ➨ Làm theo cách khó kiểm sốt Nên hạn chế việc 1SP để nhiều vị trí khác ➨ Giải pháp Tạo sẵn khu hàng dự trữ chuyên dùng để hàng bị full chỗ Khi kệ hàng sản phẩm bị hết mà ghi nhận tồn cịn nhân viên tự động khu hàng dự trữ để lấy hàng Hoặc kiểm kê kho định kỳ hàng kệ vơi tự động khu hàng dự trữ để lấy hàng fill kệ PAGE 06 *Tính "Vị trí SP kho" - Khi xếp sản phẩm vào kho hàng, nhân viên tìm vị trí cịn trống kho, qt mã vạch vị trí, sau quét mã vạch sản phẩm, tiến hành lưu lại phần mềm Nhanh - Khi cần lấy hàng, nhân viên quét mã vạch sản phẩm trưng bày, phần mềm vị trí chi tiết sản phẩm kho - Nhân viên vào kho lấy sản phẩm, cần đến vị trí đó, quét mã vạch vị trí mã vạch sản phẩm, nhấn lưu để ghi nhận thao tác lấy sản phẩm khỏi vị trí, phần mềm tự động cập nhật thao tác PAGE 07 Với tính quản lý "Vị trí sản phẩm kho" chủ shop có thể: - Nắm chi tiết tất vị trí đặt sản phẩm kho hàng, vị trí đầy, vị trí cịn trống - Biết cụ thể sản phẩm nằm xác vị trí kho, từ việc lấy hàng dễ dàng - Xếp sản phẩm vào vị trí cịn trống, nhân viên khơng cần phải nhớ vị trí chinh xác sản phẩm, việc phần mềm bán hàng Nhanh.vn lo - Khi lấy sản phẩm khỏi vị trí, phần mềm ghi nhớ lại cập nhật số lượng sản phẩm vị trí PAGE 08 XỬ LÝ ĐƠN ONLINE Khi phát sinh đơn hàng online, nhân viên kho cần lấy hàng nhiều vị trí khác để đem đóng đơn online Nếu khơng có cách lấy hàng khoa học, nhân viên bị thời gian cơng sức di chuyển vị trí để hàng ➨ GIẢI PHÁP: Tính "Biên bàn giao" Phần mềm Nhanh.vn Cho tất đơn hàng cần đóng vào biên bản: Biên thể danh sách sản phẩm, số lượng sản phẩm cần lấy, vị trí sản phẩm kho, ➨ Giúp nhân viên dễ dàng nhận biết hàng cần tìm đâu, quãng đường di chuyển, thời gian lấy hàng tối ưu PAGE 09 KPI BỘ PHẬN KHO Cơ cấu phận kho - Làm kho nên có KPI chủ cửa hàng nên trả thêm lương theo KPI cho nhân viên - Để phân chia KPI hiệu chủ kho cần nắm suất nhân viên kho cách lập Bảng tính suất nhân viên kho Bảng tính suất nhân viên kho PAGE 19 Bảng tính chi phí theo khâu xử lý Thủ kho cần nắm rõ tính tốn suất nhân viên kho, tính tốn khối lượng hàng phải làm tính thời gian hồn thành cơng việc ➨Từ có kế hoạch huy động nhân viên phù hợp với khối lượng hàng nhập kho ➨Dựa vào chi phí theo khâu xử lý để tính tốn cơng việc có phát sinh nhiều đơn hàng suất kho có đáp ứng đủ khơng? Nếu cần th thêm người th người? Trả tiền cơng cho họ nào? PAGE 20 QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP Khơng có quy trình đào tạo, tuyển dụng Nhân viên làm việc ngắn hạn, khơng gắn bó, nghỉ bất ngờ Nhân viên làm lâu trì trệ, khơng đủ lực lên vị trí cao hơn, khơng cố gắng Khơng có KPI, chế độ lương thưởng rõ ràng PAGE 21 LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ Kế hoạch nhân phải chạy song song kế hoạch phát triển dự án, phát triển cơng ty, kế hoạch tài PAGE 22 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠNG VIỆC Phân tích cơng việc tiến trình xác định cách có hệ thống nhiệm vụ kỹ cần thiết để thực công việc tổ chức Thiết kế bảng mô tả công việc cho nhân viên với nội dung công việc yêu cầu cần có cho vị trí trình độ học vấn, lực, PAGE 23 THIẾT KẾ QUY TRÌNH, TÀI LIỆU •Cho nhân viên viết lại cơng việc cần làm hàng ngày •Những việc nhỏ cần có quy trình •Các quy trình liên quan tới nhiều phận cần có thống phận liên quan •Có danh mục tài liệu để tra cứu •Phân loại tài liệu theo phận, mục đích sử dụng, tần suất sử dụng •Liên tục cập nhật quy trình, tài liệu theo thực tế có thay đổi PAGE 24 XÂY DỰNG KPI, CÔNG THỨC LƯƠNG Lưu ý làm cơng thức lương Làm bảng dự tính tối thiểu - năm So sánh tổng lương nhân với mặt chung thị trường /nhu cầu người lao động Với vị trí văn phòng, xác định mức tổng lương max cho vị trí Tính tốn chi phí khác /đầu người :Điện, nước, bảo hiểm, phụ cấp Kiểm soát tỷ lệ chi phí lương /doanh thu PAGE 25 XÂY DỰNG VĂN HĨA DOANH NGHIỆP “ Văn hóa doanh nghiệp tập hợp giá trị chuẩn mực niềm tin, hành vi, cách nhận thức phương pháp tư người công ty công nhận, suy nghĩ hành động thói quen.” PAGE 26 CÁC BƯỚC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 1- TẠO SỰ NHẬN BIẾT Viết ra, thông báo, truyền thông, dán tường, đào tạo, chia sẻ, 2- TẠO SỰ CHẤP NHẬN Giúp nhân viên sở hữu giá trị văn hóa 3- TẠO SỰ ỨNG DỤNG Thi đua, KPI áp dụng văn hóa 4- TẠO SỰ ĐỒNG HĨA Tất nhân viên áp dụng, thực thi văn hóa PAGE 27 TUYỂN DỤNG NGƯỜI PHÙ HỢP Tiêu chí lựa chọn người phù hợp Phù Phù Phù Phù hợp hợp hợp hợp về về yêu cầu/ tiêu chuẩn/ lực văn hóa/ thái độ tài định hướng phát triển PAGE 28 QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Bước 2: Thông báo tuyển dụng Bước 3: Thu nhận tiến hành chọn lọc Bước 4: Phỏng vấn sơ kiểm tra Bước 5: Phỏng vấn tuyển chọn Bước 6: Thời gian tập thử việc Bước 7: Quyết định tuyển dụng Các kênh tuyển dụng Website công ty Mạng xã hội Website tuyển dụng Câu lạc sinh viên, trường đại học Các kiện, hội chợ việc làm Headhunter Nhân viên giới thiệu PAGE 29 ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ Đào tạo nhân theo mơ hình ASK Attitudes - Thái độ - Trung thực - Cẩn thận, tỉ mỉ, xác - Trân trọng hàng hóa - Cầu tiến (có thể phát triển chuyển đổi cơng việc) Skills and Knowledge - Kiến thức Kỹ năng: có văn , tài liệu chi tiết để đào tạo cho nhân viên PAGE 30 PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ Áp dụng tháp nhu cầu Maslow phát triển nhân 1- Nhu cầu sinh lý: Cơng việc có mức thu nhập đủ trang trải nhu cầu sống 2- Nhu cầu an tồn: Cơng việc chun mơn với chế độ bảo hiểm, hợp đồng đầy đủ 3- Nhu cầu mối quan hệ: Mong muốn giao lưu, mở rộng mối quan hệ với nhiều người ngành 4- Nhu cầu kính trọng: Mong muốn nhiều người tơn trọng, có tiếng nói hơn việc cố gắng thăng tiến 5- Nhu cầu thể thân: Mong muốn cống hiến, thể thân PAGE 31 LỌC VÀ ĐÀO THẢI NHÂN SỰ Đánh giá khả tiến nhân viên để có định thay đổi nhân - Nếu kết cho thấy nhân viên khơng có tiềm phát triển nên giã từ người - Nếu kết cho thấy nhân viên có khả phát triển cần tính tốn chi phí bỏ để đào tạo? Khi cơng ty đảm bảo tính kế thừa, nhân viên không dẫn đến hao hụt kiến thức khách hàng, nghĩa việc thay đổi diễn lành mạnh PAGE 32 ... hết hàng PAGE 02 SẮP XẾP HÀNG HÓA 1- Sơ đồ kho - Kho hàng to hay nhỏ cần có sơ đồ kho để thủ kho nắm hàng hóa để đâu, xếp (hỗ trợ tìm kiếm hàng hóa) - Kho cần có cửa: cửa nhập + cửa xuất (Cửa kho. .. lấy, vị trí sản phẩm kho, ➨ Giúp nhân viên dễ dàng nhận biết hàng cần tìm đâu, quãng đường di chuyển, thời gian lấy hàng tối ưu PAGE 09 Sơ đồ Mẫu kho online Dành cho kho hàng với số lượng sản... Marketing/ bán hàng Giải pháp: Xem Báo cáo tỉ suất doanh thu/ tồn kho - Báo cáo Nhanh nêu tổng số hàng tồn kho bán ngày - Để chi tiết loại hàng, lượng hàng cụ thể cần nhập ? ?Kho hàng ➨Dự báo nhập hàng PAGE