CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN lý KHO HÀNG, LIFO và FIFO NHOM 2 LT22FTOO3

An toàn và an ninh trong hoạtđộng kho hàng.- Quản lý hàng thông qua nguyên tắc cho mã số hàng hóa, Mã số , mã vạch, mã doanhnghiệp, mã hàng hóa: thủ kho có thể đánh dấu hàng hóa trên hệ

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH



BÀI TIỂU LUẬN

Đề tài:

CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG, LIFO VÀ FIFO

Giảng viên: Th.S Ngô Thị Hải Xuân

Môn: MÔN QUẢN TRỊ LOGISTICS

Mục lục

I/Tổng quan về kho hàng

1/ Khái niệm về kho hàng

2/ Các nguyên tắc quản lý kho hàng

3/ Phân loại kho hàng

II Quản trị kho hàng

1 Khái niệm quản lý kho hàng

2 Ý nghĩa quản lý kho hàng

3 Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

3.1 Bố trí thiết kế kho bãi và phương tiện lưu trữ và xếp dỡ hàng hóa trong kho 3.2 Quản lý, sắp xếp kho hàng hóa, vật tư một cách khoa học

3.3 Quản lý số lượng hàng hóa trong kho

3.4 Tuân thủ các nguyên tắc về nhập xuất hàng hóa

3.5 Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho

3.6 An toàn và an ninh trong hoạt động kho hàng

4 Quy trình quản lý kho hàng

IV Quản trị kho hàng theo nguyên tắc nhập sau xuất trước LIFO (Last in, First out)

IV Giới thiệu một số kho hàng và chương trình quản lý kho hiện nay

I/Tổng quan về kho hàng

Chúng ta đều biết hoạt động quản lý kho là một trong những hoạt động vô cùng quantrọng, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Mỗi mộtdoanh nghiệp đều có cách quản lý kho riêng của mình, tuy nhiên để có cách quản lý hiệu quảthì trước hết các doanh nghiệp cần xây dựng kho hàng theo mục đích sản xuất, dự trữ hànghóa, riêng của công ty mình

1/ Khái niệm về kho hàng

Kho có nhiều vai trò quan trọng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp ở tất cả các lĩnh vực của đời sống, nó giúp các doanh nghiệp:

 Tiết kiệm chi phí vận tải

 Cung cấp nguyên liệu, vật tư, hàng hòa đúng lúc nhằm tạo điều kiện cho việcsản xuất hàng hóa được liên tục

 Duy trì nguồn cung ứng ổn định

 Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng

Vậy kho là gì?

Kho (bãi) được định nghĩa là nơi cất giữ, lưu trữ nguyên liệu, vật tư, hàng hóa, thànhphẩm trong quá trình chu chuyển từ điểm đầu tới điểm cuối của dây chuyền cung ứng

2/ Các nguyên tắc quản lý kho hàng

Có 5 nguyên tắc quản lý kho hàng:

- Bố trí, sắp xếp hàng hóa nhập kho: thủ kho chính là người chủ động và có các hướng

để sắp xếp hàng hóa trong kho Với việc lập sơ đồ kho kèm các chỉ dẫn và dán ngay ngoàicửa thì việc tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa diễn ra nhanh chóng hơn nhiều Một khi thay đổi cácthức sắp xếp hoặc phát sinh hàng hóa thì người thủ kho cũng phải nhanh chóng cập nhật vào

sơ đồ kho, kèm theo ngày cập nhật đề phòng sự nhầm lẫn Có thể dùng các chữ cái như A, B,C… để đánh dấu các kệ; A1, A2 để đánh dấu các tầng của kệ… Trên mỗi kệ cần dán nhãn chỉ

vị trí và sử dụng mũi tên để dễ hình dung Việc hướng dẫn, kiểm soát xếp dỡ hàng hóa trongkho được chịu trách nhiệm bởi người thủ kho Họ phải đảm bảo rằng các công cụ và cáchthức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm Chỉ có thủ khomới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cánhân được ủy quyền Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ vàngăn nắp, gọn gàng Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng và tránh vachạm, đổ vỡ Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải có giá, kệ cao để bày hàng.Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để có nơi trưng bày loại hàng hóakhác, các loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng Quản lý hàng thông qua mguyên tắccho mã số hàng hóa, Mã số , mã vạch , mã doanh nghiệp , mã hàng hóa Quản lý chất lượng

hàng hóa trong kho Bảo quản hàng hóa trong thời gian tồn trữ An toàn và an ninh trong hoạtđộng kho hàng.

- Quản lý hàng thông qua nguyên tắc cho mã số hàng hóa, Mã số , mã vạch, mã doanhnghiệp, mã hàng hóa: thủ kho có thể đánh dấu hàng hóa trên hệ thống lưu trữ để có thể dễdàng quản lý xuất nhập kho của hàng hóa, Hàng hoá khi khai báo hoặc import vào phần mềmquản lý bán hàng mã vạch sẽ được tự động tạo mã Có thể giữ nguyên mã cũ cho các sảnphẩm, hàng hoá đã có mã hàng Nhân viên ngành hàng hoặc nhân viên kho sẽ in mã vạch vàdán lên hàng hoá Dùng đầu đọc mã vạch quét qua, mọi thông tin về hàng hoá như: tồn kho,giá bán, nhà cung cấp … sẽ hiện ra trong tích tắc Hiện nay có các phần mềm quản lý bằng

mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong kho một cách hiệu quả hơn

- Quản lý chất lượng hàng hóa trong kho: đảm bảo kho lưu trữ phải lưu trữ hàng hóa vàgiữ được chất lượng hàng hóa như ban đầu, có thể dùng các hệ thống phần mềm để quản lýtình hình chất lượng hàng hóa như hạn sử dụng, giá trị sử dụng, Thủ kho chịu trách nhiệmhướng dẫn và kiểm tra việc xếp dỡ bảo quản hàng hoá trong kho Thủ kho phải bảo đảm rằngcác công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sảnphẩm được xếp dỡ Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ vàngăn nắp gọn gàng Bảo quản hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhànhtránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải

để hàng hóa trên pallet Không xếp hàng hóa ở ngoài trời Hàng hóa sau khi xuất xong phảiđược thu xếp gọn gàng, tạo không gian cho loại hàng hóa khác, các loại hàng hóa dư phải đểvào khu vực riêng

- Bảo quản hàng hóa trong thời gian tồn trữ: Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quảntrên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất Đối với các loại thựcphẩm, gia vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng

để có biện pháp bảo quản phù hợp Tất cả các hàng hoá dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩmphải quản lý theo nguyên tắc FIFO

- An toàn và an ninh trong hoạt động kho hàng: đảm bảo kho có các thiết bị an ninh,phòng chống cháy, nổ hay các trường hợp khác xảy ra đối với hàng hóa, hệ thống lối đi, vậnchuyển cần đảm bảo để hàng hóa di chuyển an toàn,… để phòng tránh và hạn chế các rủi ro,các kho cần nghiêm túc thực hiện quy định về lắp đặt các hệ thống báo cháy, chữa cháy tựđộng, trang bị các dụng cụ phá dỡ chuyên dùng để sử dụng khi cần thiết nhằm nâng cao hiệuquả công tác chữa cháy Đối với trường hợp chất chứa là hóa chất, kho hàng cần dùng thiết bịchứa chuyên dụng theo tiêu chuẩn quy định, tuyệt đối không chứa 2 loại hóa chất khác nhautrong cùng một kho để tránh phản ứng hóa học có thể xảy ra gây cháy, nổ khi các dụng cụchứa bị rò rỉ Tùy vào nhóm và đặc tính của hoá chất, các kho chứa hàng phải lắp đặt các

trang thiết bị giám sát an toàn, các trang thiết bị cần thiết làm giảm đặc tính nguy hiểm củahóa chất như thông gió, điều chỉnh nhiệt độ, chống ẩm, chống sét, chống tĩnh điện, chống ròrỉ… đồng thời kiểm tra tình trạng hóa chất bảo quản trong kho theo định kỳ, đảm bảo đápứng đầy đủ các yêu cầu về an toàn phòng chống cháy, nổ Bên cạnh đó, các kho hàng cần hạnchế lắp đặt hệ thống điện trong các kho để giảm nguy cơ chập điện, chỉ nên lắp đặt hệ thốngđiện chiếu sáng Phải dùng đường dây dẫn điện đặt kín theo tiêu chuẩn để tránh các tác động

lý hóa, động vật gặm nhấm phá hoại làm mất tác dụng của lớp bọc cách điện dẫn đến chậpđiện gây cháy Duy trì việc kiểm tra toàn bộ hệ thống điện để phát hiện và xử lý sự cố kịpthời, ngăn chặn nguy cơ gây cháy, nổ Đơn vị quản lý kho hàng cần có nội quy, quy định cụthể về PCCC, quy định về chế độ túc trực, về sử dụng ngọn lửa trần… đảm bảo trong ngàyluôn phải có lực lượng bảo vệ túc trực tại kho để kịp thời xử lý khi có sự cố

Ngoài ra, để đảm bảo đầy đủ, sẵn sàng để sử dụng khi có cháy, nổ, đơn vị quản lý khohàng cần thường xuyên kiểm tra, bổ sung, duy trì thực hiện công tác bảo quản, bảo dưỡngphương tiện chữa cháy tại chỗ như: máy bơm chữa cháy, lăng vòi chữa cháy, bình chữacháy… Các kho cần cân nhắc xây dựng bể dự trữ nước để chữa cháy, hoặc có thể chứa chungvới nước sinh hoạt và sản xuất với trường hợp kho xây dựng bên trong một nhà máy hay khucông nghiệp

3/ Phân loại kho hàng

Đã bao giờ bạn nhận thấy rằng các khái niệm “Nhà kho – Warehouse” và “Trung tâm

phân phối – Distritution Center” thường được sử dụng thay thế cho nhau? Một số người nghĩ

rằng sự khác biệt giữa hai khái niệm này là không rõ ràng và hầu như không quan tâm đếnchúng

Nhưng để hiểu hơn về sự khác biệt này, và tránh sự nhầm lẫn chúng ta hãy so sánh nhàkho và kho phân phối:

Xét về phương diện vật lý: không có sự khác biệt nhiều giữa kho hàng và trung tâm phânphối Chúng đều có bốn bức tường, một mái, sàn nhà, không gian bên trong và cửa ra/vàodành các phương tiện Nhìn bên ngoài, cấu trúc của chúng khá là giống nhau Tuy nhiên, theocác định nghĩa sau đây (trích KB Ackerman “Words of Warehousing”) sẽ giúp chúng ta hiểu

rõ hơn sự khác biệt diễn ra bên trong bốn bức tường

Một trung tâm phân phối được định nghĩa như “cơ sở mà ở đó các đơn hàng bán buôn vàbán lẻ được hoàn thiện”, và nói thêm rằng “thuật ngữ này được sử dụng để mô tả hoạt độngvới một tốc độ cao, trái ngược với một kho lưu trữ tĩnh thông thường.”Nhiều người có thể tranh luận rằng các Trung tâm phân phối cũng chỉ “tiến hóa” từ nhà kho

và có nhiều điểm tương đồng Nhưng nếu xem xét các chức năng chính của Trung tâm phânphối bạn sẽ thấy được sự khác biệt rõ ràng:

- Trung tâm phân phối cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng: Thay vì chỉ đơngiản là nơi lưu trữ, các Trung tâm phân phối cung cấp vô số các dịch vụ cho khách hàngthuộc các phòng chức năng bên ngoài hay trong nội bộ công ty Một trung tâm phân phốiđược tổ chức và được quản lý tốt sẽ cung cấp các dịch vụ như: Vận tải, hoàn thiện đơnhàng, dán nhãn và đóng gói cùng với bất cứ dịch vụ cần thiết nào để hoàn thành chu kỳđặt hàng, bao gồm cả xử lý đơn hàng, chuẩn bị đơn đặt hàng, gửi hàng, nhận hàng, vậnchuyển , xử lý hàng hóa được trả về và đo lường hiệu suất.

- Trung tâm phân phối tập trung vào khách hàng: Trong khi nhà kho tập trungvào các phương pháp tối ưu nhằm chi phí lưu trữ thì nhiệm vụ duy nhất của trung tâmphân phối là cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình

- Trung tâm phân phối được định hướng bởi công nghệ: Các trung tâm phânphối ngày nay phải có khu vực xử lý đơn hàng, hệ thống quản lý vận tải và quản lý khohiện đại, tiên tiến để thực hiện các hoạt động như: tiếp nhận hàng, quét mã vạch, xác định

vị trí và lưu trữ các sản phẩm một cách có hiệu quả, bốc dỡ & bốc xếp xử lý đơn hàng vàlên kế hoạch xếp dỡ

- Trung tâm phân phối tập trung vào các mối quan hệ: Cho dù khách hàng làcác công ty bên ngoài hoặc các đơn vị nội bộ, một trung tâm phân phối phải liên tục tậptrung vào việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng Trung tâm phân phối chính là liên kết vôcùng quan trọng giữa nhà cung cấp và khách hàng do đó đòi hỏi việc quản lý khôngnhững liên quan đến nhu cầu của khách hàng mà còn liên quan đến các phương pháp hiệuquả và tối ưu hóa chi phi nhất nhằm đáp ứng những nhu cầu đó Ngược lại, trong hầu hếtcác trường hợp, một kho lưu trữ thông thường chỉ tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí

Hay nói một cách khác sự khác biệt giữa hai khái niệm kho hàng và trung tâm phân phối

có thể tóm tắt và khái quát như sau:

Hệ thống kho hàng hiện nay được phân loại theo nhiều cách khác nhau dưới đây là nhữngcách phân loại đang được áp dụng hiện nay:

Phân theo quyền sở hữu

Phân theo đối tượng phục vụ

Theo đặc điểm kiến trúc

Theo đặc điểm hàng hóa

Theo chức năng kho

Theo quyền sở hữu

- Kho riêng: thuộc quyền sở hữu và sử dụng riêng của từng doanh nghiệp kho riêng làloại kho thích hợp với những doanh nghiệp có khả năng về nguồn lực tài chính,

- Kho công cộng: do một doanh nghiệp độc lập cung cấp một loạt các dịch vụ như dựtrữ, bảo quản và vận chuyển trên cơ sở tiền thù lao cố định hoặc biến đổi

- Kho công cộng có thể là kho hải quan, kho gửi hàng cá nhân,… phù hợp với nhữngdoanh nghiệp vừa và nhỏ

- Kho chính phủ: thuộc quyền sở hữu của chính phủ, chỉ dùng cho hoạt động dự trữhàng hóa của chính phủ nhằm đáp ứng nhu cầu của quốc phòng, giữ vững an ninh, chính trịkhi xảy ra biến động

- Kho ngoại quan: dùng để chứa những hàng hóa đang chờ làm thủ tục xuất nhập khẩu

- Kho hợp tác: quyền sở hữu thuộc về tập hợp nhiều người

1 Phân theo đối tượng phục vụ

- Kho định hướng thông tin: nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng trên thông tin mụctiêu Loại hình này còn được gọi là kho phân phối hay kho cung ứng chức năng chủ yếu là

phục vụ khách hàng, tổng hợp các lô hàng và cung ứng thỏa mãn các nhu cầu của kháchhàng.

- Kho định hướng nguồn hàng: là đầu vào cho hoạt động sản xuất, cung cấp nguyen vậtliệu, phụ tùng và các yếu tố đầu vào Có chức năng thu nhận, tập trung, vận chuyển, tiếp tụcquá trình sản xuất và dự trữ thời vụ

Phân loại theo đặc điểm kiến trúc

- Kho kín: tạo môi trường bảo quản, chủ động duy trì chế độ bảo quản, ít bị ảnh hưởngcác thông số của môi trường bên ngoài

- Kho nửa kín: kết cấu kho chỉ để che mưa, che nắng cho hàng hóa, không có kết cấungăn vách để ngăn cách môi trường bên trong và bên ngoài

- Kho lộ thiên, tương tự như bãi: bảo quản những loại hàng hóa không hoặc ít bị bởi khíhậu (như sắt, thép,…)

Phân loại theo đặc điểm hàng hóa lưu kho

- Hàng hóa thông thường (quần áo, hàng hóa sử dụng hàng ngày, đồ điện gia dụng,…)

- Kho lạnh: duy trì nhiệt độ 10% hoặc thấp hơn

- Kho chứa hàng nguy hiểm: các mặt hàng được quy định bởi luật phòng cháy chữacháy, luật kiểm soát khí cao áp,…

Phân theo chức năng kho

- Trung tâm Logistics có lưu trữ hàng hóa (trung tâm phân phối): gom hàng hoặc táchhàng cho các đơn đặt hàng theo yêu cầu

- Trung tâm Logistics trung chuyển: phân loại, tổng hợp, hoạn thiện hàng hóa, phục vụcho người tiêu dung, dung để đóng gói, phân loại hàng hóa mà không có hoạt động lưu trữ,hàng hóa tồn tại trong kho không quá 24 giờ ở đây hàng hóa đến sẽ được phân loại theo nơiđến, nơi giao hàng

- Trung tâm chế biến, phân phối: dùng để gom hàng, chế biến đóng gói, ký mã hiệu,nhằm tăng giá trị hàng hóa

II Quản trị kho hàng

1 Khái niệm quản lý kho hàng : là hoạt động quản lý liên quan đến việc lưu

trữ hàng hóa và vật liệu trong kho

→ cụ thể là các quy trình hàng đến/đi, tiếp nhận (Sắp xếp vị trí để lưu hàng), cất trữ,chọn hàng(để giao)/kiểm soát, đóng gói, phân phối hàng, giải phóng hàng tồn, công tác điềuphối xe

2 Ý nghĩa quản lý kho hàng

- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất

- Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy

- Đảm bảo nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng

- Giảm thiểu chi phí sản xuất thông qua việc sử dụng hợp lý thiết bị, máy móc và nguồnnhân lực

- Tiết kiệm chi phí lưu kho

- Tiết kiệm được chi phí mua hàng

- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

- Cung cấp đầy đủ bảng kê nguyên liệu nhập – xuất

- Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động

- Dự trù lượng vốn lưu động

3 Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

3.1 Bố trí thiết kế kho bãi và phương tiện lưu trữ và xếp dỡ hàng hóa trong kho a) Bố trí và thiết kế kho bãi

-Việc bố trí và thiết kế kho bãi phụ thuộc rất nhiều vào đặc tính hàng hóa, số lượng đơnhàng Tùy vào tính chất mỗi loại hàng hóa mà ta có các thiết kế, các phương tiện cất trữ, lưutrữ và xếp dỡ khác nhau đảm bảo thuận lợi và thống nhất với các tiêu chuẩn chung của thếgiới Đảm bảo sự đồng nhất, tiêu chuẩn sản phẩm được duy trì và hệ thống hoạt động ổnđịnh

Đảm bảo các điều kiện bảo quản, các phương tiện sử dụng trong kho hàng:

Ví dụ: Kho lạnh phải đảm bảo được các nguyên tắc:

+ Nguyên tắc thông gió: tùy thuộc vào hàng trong kho lạnh mà nhiệt độ phải đúngmức quy định và không khí lạnh phải tiếp xúc trực tiếp từng sản phẩm, cũng như từng kiệnhàng trong kho để đảm bảo tác dụng bảo quản tốt nhất

+ Nguyên tắc hàng vào trước ra trước: các hàng hóa đều được quy định thời gian tối

đa được phép lưu kho để tránh hư hỏng hàng hóa nên các kiện hàng nhập trước phải được ưutiên xuất trước tránh trường hợp tồn tại đọng hàng cũ, quá tuổi thọ

+ Nguyên tắc gom hàng: Tất cả quá trình bảo quản đông lạnh trong kho lạnh côngnghiệp luôn có sự bốc hơi nước ít nhiều từ bề mặt sản phẩm, dần dần theo thời gian làm haotổn trọng lượng sản phẩm Do đó phải làm giảm diện tích bề mặt sản phẩm để giảm khảnăng bốc hơi và và tạo thành khối ổn định, vững chắc

+ Nguyên tắc an toàn: Chú ý trong kho những kiện hàng được sắp xếp chồng lên đểchiếm chiều cao của kho, do đó rất nguy hiểm nếu xếp các kiện hàng không an toàn dễ bịngã đổ

Đảm bảo nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau.Hàng bố trí theo từng khối, tránh nằm rời rạc khả năng bốc hơi nước lớn làm giảm chấtlượng thực phẩm Tuân thủ đúng theo nhiệt độ, độ ẩm thích hợp cho từng loại hàng hóa

b) Các trang thiết bị cơ bản trong kho hàng

- Thiết bị nâng hạ, vận chuyển: dây chuyền vận chuyển, robot, xe nâng, xe kéo, …

- Thiết bị chứa hàng: hệ thống giá và kệ

- Thiết bị quản lý công nghệ thông tin: Camera, máy tính, máy in, máy scan code, …

c) Tối ưu hóa lưu trữ thông qua sắp xếp hàng hóa và sử dụng thiết bị

Việc sắp xếp hàng hóa sao cho gọn gàn gàng, tiết kiệm diện tích kho bãi, dễ dàng tìmkiếm, kiểm tra số lượng, xuất nhập hàng hóa một cách dễ dàng cũng như tránh thất thoát, hưhỏng là vấn đề quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp Đặc biệt đối với những công ty sảnxuất, thương mại hay các siêu thị thì hàng hóa, nguyên liệu sản xuất thường rất đa dạng vềchuẩn loại, mã hàng, kích thước, khối lượng và số lượng thì khá lớn

Dựa theo những chức năng cơ bản mà kho đảm nhận, kho được phân chia thành ba

loại: kho lưu trữ (storing warehouse), kho dự bị (buffering warehouse) và kho phân phối (distribution warehouse) Những hàng hoá được dùng để phục vụ nhu cầu biến động của

thị trường trong một thời gian nhất định sẽ được trữ ở kho lưu trữ Tuy nhiên, không phải lúcnào kho lưu trữ cũng đủ không gian để chứa hết số lượng hàng hoá cần trữ, do đó số hàng dư

ra sẽ được chuyển qua lưu trữ ở kho dự bị Để hàng hoá đến được các khu vực mua bán mộtcách nhanh nhất, kho phân phối được dùng để trữ những thành phẩm phục vụ trực tiếp đếnngười tiêu dùng cuối cùng

Hệ thống kho được quyết định dựa vào loại hàng hoá và nhu cầu sẵn có của thị

trường (service level) Thêm vào đó, giá cả cũng là một yếu tố quan trọng trong việc quyết

định hệ thống kho Do đó, hệ thống lưu trữ trong kho được chia thành hai loại: hệ thống lưu trữ tĩnh (static storage systems) và hệ thống lưu trữ động (dynamic storage systems).

Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu về hệ thống lưu trữ tĩnh.

Trong hệ thống lưu trữ tĩnh, khi nạp vào hàng hoá, hàng hoá sẽ được cố định vị trí, khôngđược rút tạm thời để di chuyển cũng như không được thêm vào Hệ thống này được chia làm

bốn hình thức: block storage, pallet rack, bay shelf và cantilever shelf.

Block storage là hình thức đơn giản nhất của lưu trữ Những hàng hoá nạp vào sẽ được

chất chồng thành một khối lớn Do đó, những hàng hoá ở trên cùng và ở rìa ngoài dễ tiếp cận

và lấy ra Hệ thống block storage đều làm việc theo cách này nên sẽ khai thác được không gian lưu trữ lớn Block storage phù hợp với việc chất chứa hàng hoá có khối lượng nặng,

nhiều và thường thấy ở những nơi lưu trữ bên ngoài

Pallet rack là hình thức được sử dụng nhiều nhất trong lưu trữ và đạt được hiệu quả sử

dụng ở những không gian nhỏ hẹp Hàng hoá sẽ được lưu trữ ở những cái kệ được thiết kế

đặc biệt nhờ sự trợ giúp của những miếng ván Trái ngược với block storage, hình thức pallet rack có khả năng tiếp cận trực tiếp hàng hoá, đảm bảo tính linh hoạt và hiệu suất trung chuyển tương đối cao Pallet rack gồm hai loại: drive- in rack và drive- through rack Drive- in rack rất hạn chế khả năng tiếp cận của các tấm nâng Hàng hoá được lưu trữ

từ trên xuống dưới nhưng lại được lấy ra theo chiều ngược lại (nguyên tắc Last in-

First-out) Drive- through rack trái ngược với Drive- in rack, hàng được lưu trữ và lấy ra

theo nguyên tắc First in- First out, trong nhiều trường hợp sẽ mang lại hiệu quả về chi phí.

Bay shelf là hệ thống lưu trữ cung cấp sự linh hoạt tối ưu nhất, cung cấp một không gian

lưu trữ lớn Loại hàng lưu trữ sẽ xác định loại kệ nào sẽ được sử dụng Hàng hoá lưu trữ ởtrên đỉnh hoặc ở phía dưới khó để lấy hơn những hàng hoá ngang tầm

Cantilever Shelves dùng để lưu trữ những hàng hoá có chiều dài như ống, thanh, dầm, vũ

khí…

Khác với hệ thống lưu trữ tĩnh (Static Storage Systems) , trong lưu trữ động, hàng hoá đã

nhập kho được phép di chuyển trong khu vực lưu trữ suốt khoảng thời gian lưu trữ Lưu trữ

động bao gồm sáu hình thức: Live storage shelving, Push- back shelving, Satellite storage,

Vertical carousel (paternoster), Horizontal carousel và Slide Shelves.

Live storage shelving được sử dụng phổ biến nhất trong lưu trữ tĩnh Hàng hoá được lưu

trữ trên những làn trục lăn hơi nghiêng tạo ra độ dốc Chính độ dốc của làn trục lăn đã giúp

Live Storage shelving phù hợp với chiến lược lưu kho FiFo (First in- First out) Sự tách biệt

giữa đường lối vào và lối ra hàng hoá cùng với khả năng tận dụng không gian tối ưu là những

ưu điểm nổi bật của hệ thống này

Push- back shelving sử dụng cấu trúc như những cái kệ lưu trữ trực tiếp Hàng hoá được

lưu trữ trên những tấm nâng và được lấy ra theo nguyên tắc LIFO (Last in- First out).

Satellite storage là một loại khác của push- back shelving Hàng hoá sẽ được đặt lên

những tấm nâng và những tấm nâng này tự động đi vào làn Một ưu điểm của hệ thống này sovới push- back shelving là hoạt động của xe nâng và kệ có thể tiến hành trong khi hàng hoátrên các tấm nâng vẫn đang được lưu trữ

Vertical carousel (paternoster) là loại hệ thống mà hàng hoá được gắn vào các kệ ngang

và những chiếc kệ này sẽ được điều khiển hoàn toàn tự động Paternoster sử dụng không

gian lưu trữ cao hơn hệ thống bay shelving, mặc dù khả năng tiếp cận hàng hoá của hai hệ

thống này là như nhau Vertical Carousel thích hợp để lưu trữ những hàng hoá kích thước

vừa và hàng hoá có gía trị cao

Horizontal carousel là một loại khác của lưu trữ kệ Những cái kệ riêng biệt được gắn

vào băng tải và được điều khiển hoàn toàn tự động Những loại kệ này được sử dụng chủ yếutrong kho chứa hàng

Với Slide shelving, những tấm nâng được đặt trên giá trượt vận hành tự động hoặc vận

hành bằng tay Chi phí lưu trữ hiệu quả và không gian lưu trữ tối đa đối lập với khả năng tiếpcận hàng hoá lưu trữ trong các khe khác nhau Hệ thống này phù hợp để lưu trữ các linh kiện

3.2 Quản lý, sắp xếp kho hàng hóa, vật tư một cách khoa học

- Giúp cho quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn,tiết kiệm thời gian và sức lực Đồng thời tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất laođộng cùng với việc tra xuất, quản lý, kiếm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn

- Cần đảm bảo vị trí sắp xếp hàng hóa theo đúng vị trí, theo từng nhóm hàng hóa, kiểmsoát chặt chẽ việc xếp hàng để tránh nhầm lẫn, làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, hạnchế hư hại và tổn thất ở mức thấp nhất

- Trước khi tiến hành nhập hàng mới vào kho, cần dành thời gian dọn dẹp sắp xếp lại

để tận dụng những diện tích đặt để hàng hợp lý

- Có thể dán nhãn lên tất cả các sản phẩm để phân loại dễ dàng, tìm kiếm và sắp xếp

- Danh mục hàng hóa :Nguyên tắc cho mã số hàng hóa theo Mã số , mã vạch , mã doanhnghiệp , mã hàng hóa để dễ dàng quảy lý

- Phân loại hàng hóa

Phân loại mục đích theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng hóa

+ Hàng dự trữ cho sản xuất: toàn bộ là hàng được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc giántiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ gồm cả giá trị sảnphẩm dở dang

+ Hàng dự trữ cho tiêu thụ: phản ảnh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mụcđích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa thành phẩm

 Phân loại theo nguồn hình thành

+ Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấpngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp

+ Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc

hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộctrong cùng 1 Công ty, Tổng Công ty…

+ Hàng tự gia công: là tồn bộ hàng tồn kho được DNSX, gia công tạo thành

+ Hàng được nhập từ các nguồn khác:…

 Phân loại theo nhu cầu sử dụng

+ Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh

Phân loại hàng theo địa điểm bảo quản:

+ Hàng trong doanh nghiệp

+ Hàng bên ngoài doanh nghiệp

Hàng hóa để mua bán

+ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

+ Sản phẩm dở dang và chi phí dich vụ chưa hoàn thành

+ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ

Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định với nhà quản trịdoanh nghiệp Việc ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả đang được rất nhiềudoanh nghiệp áp dụng và sử lý kịp thời

Định vị kho bãi (phân loại và đánh số vị trí chứa hàng trong kho )

Phương án 1: mỗi sản phẩm phải có mã vạch khác nhau

Mã sản phẩm sẽ được đánh theo số lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại

sẽ được quy định bởi 1 mã vạch (barcode) theo thứ tự tăng dần Mã sẽ được đánh phân biệtgiữa các lô

Mỗi sp sẽ có mã vạch khác nhau: sản phẩm sẽ được đánh theo số lô, loại sản phẩm vàmỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được quy định bởi 1 mã vạch (barcode) theo thứ tự tăngdần.

Sản phẩm cùng loại trong 1 lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau: sẽ được đánh phân biệtgiữa các lô hàng và loại sản phẩm

Tạo dữ liệu ban đầu bằng cách nhập danh mục: Khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa…Dán mã vạch cho sản phẩm

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch kết nối với máy tính lần lượtđọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm máy tính

để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng

Quy trình xuất kho

Nhân viên tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuấtkho

Chúng ta dùng thiết bị quét mã vạch để xác định hàng hóa được bán đi, xuất kho haynhập kho, thanh lý hay đưa bào tồn trữ

a) Kiểm kê kho hàng thường xuyên, theo định kỳ

- Nhằm kiểm soát tình trạng hàng hóa, bao gồm: số lượng mặt hàng, khả năng đáp ứngnhu cầu xuất kho, loại mặt hàng cần bổ sung,…

-Bên cạnh đó, hạn chế tình trạng tồn kho, thất thoát hàng hóa hay cập nhật hàng mới bổsung kịp thời để phục vụ cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp

- Phương pháp quản lý số lượng hàng hóa nhập xuất và tồn trữ trong kho: điều chỉnhchênh lệch, kiểm kê tồn kho, lưu trữ hồ sơ

b) Đảm bảo định mức hàng tồn kho

- Định mức hàng tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn duy trì trong kho đểđảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục không bị gián đoạn Việc xác định định mức tồnkho tối ưu là một hoạt động vô cùng cần thiết và cần được tiến hành một cách định kỳ,thường xuyên Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như :

+ Tình hình tiêu thụ của mặt hàng

+Lượng tồn thực tế trong kho

+Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa

+Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng

3.4 Tuân thủ các nguyên tắc về nhập xuất hàng hóa

- Nhập hàng: kiểm tra cẩn thận mẫu mã, chất lượng vật tư hàng hóa, đảm bảo hàng nhậptrùng khớp thông tin trên chứng từ; lập biên bản ghi nhận và từ chối nhập hàng khi có sailệch lớn về hàng hóa.

-Xuất hàng: kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, giấy tờ xuất hàng, đảm bảo hàng hóaxuất đúng với thông tin ghi trên phiếu xuất (về mẫu mã, chất lượng, chủng loại, số lượng,…)

3.5 Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho

- Nhờ vào việc triển khai ứng dụng các Phần mềm quản lý bán hàng – Quản lý kho hàng

để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chếđược nhiều sai sót và mất mát, bao gồm : Phần mềm quản lý kho (WMS), Điện thoại, máytính di động, điện đàm, Máy quét mã vạch, Mạng không dây, Máy in mã vạch, hệ thốngbang chuyền hiện đại, máy móc bán tự động, trí thong minh nhân tạo

3.6 An toàn và an ninh trong hoạt động kho hàng

- Các nhân tố tác động đến an toàn cho hàng hóa và người lao động: các vận hànhphương tiện tài nguyên, các tiêu chí an toàn lao động trong kho, trang bị cho nhân viên

- Các biện pháp phòng ngừa: hệ thống thoát hiểm, nhắt điện, chữa cháy, cách ly, …

- Các Phương tiện vận hành trong kho hàng và các quy định về an toàn lao động: Xâydựng một quy trình chuẩn và đảm bảo được vận hành nghiêm túc Bảo trì toàn bộ trang thiết

bị kho hàng, tài nguyên đều đặn

- An ninh kho hàng : phòng chống cháy nổ trôm cắp

Cháy là hiện tượng dễ xảy ra do sơ suất trong sản xuất, sinh hoạt như: hút thu6c lákhông đúng nơi qui định ,mang xách những vật có lửa không thận trọng, hệ thống dâyđiện thiết bị điện, lò sấy, thông khói không đảm bảo an toàn, so các thiết, thiết bị sảnxuất, động cơ trong không có vật bảo hiểm, do sấm sét, vâ thậm chi còn do sản phẩm tựbốc cháy

Cháy làm tổn thất nghiêm trọng tài sản cüa doanh nghiệp vâ xã hội, do đó phòng

chống cháy lâ công tác cần phải được quan tâm đặc biệt Ở kho có thể sử dụng các biện

- Những biện pháp phòng ngừa, chữa cháy

- Những biện pháp phòng hoả tĩnh điện

- Những biện pháp trong thiết kế xây dựng

- Phải xây dựng nội qui phòng gian bảo mật vâ kiểm tra, đôn đốc nhân vién kho

thực hiện tốt chế độ và nội quy kho.

- Tổ chức lực lượng bảo vệ kho tàng, hàng hoá Thường xuyên tuần tra, canh gác,xây dựng các phương án bảo vệ kho và hàng hoá

- Xây dựng vâ trang bị các công trình, thiết bị bảo vệ: nhà kho phải có khoá chắcchắn, có thể bảo vệ ban đêm, có hàng rào xung quanh kho,

- Giáo dục vâ néu cao tinh thần cảnh giác phòng chống trộm cắp cho cán bộ vâ nhânkho

Vệ sinh, sát trùng ở kho

Là một hệ thống các biên pháp để tiêu diệt sinh vật, vi sinh vật và loại trừ các tạp chất ảnh hưởng có hại đối với hàng hoá và kho.

Những căn cứ để làm vệ sinh, sát trung ở kho:

- Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hoá và bao bì

- Căn cứ vào tập tinh sinh hoạt cüa từng loại sinh vật vâ vi sinh vật

- Căn cứ vâo vị trí và tình trạng kiến trú nhâ kho, điều kiện thiết bị bảo quản vâ làm

vệ sinh sát trùng

Nội dung của công tác vệ sinh sát trùng trong kho:

* Đảm bảo những điều kiện vệ sinh, phòng ngừa trùng bọ phát sinh

- Điều kiện vệ sinh kho tâng: Phải thräng xuyén lâm t6t công tác vệ sinh trong vângoâi kho Trong kho không thrqc tạo nén những điều kiện cho sinh vật lâm tổ Trrớc khinhập hâng, phải sát trung kho Phải thảm bảo nhiệt độ, độ ẩm trong kho thich hợp với hànghoá

- Điều kiện hâng hoá: Hàng hoá phải sạch sẽ, đ ả m bảo các tiêu chuẩn bảo quản,đảm bảo thuỷ phân an toàn, không bị nhiễm trùng; cách ly hâng hoá nhiễm và khôngnhiễm trùng, hàng tốt và hàng bị giảm chất lượng

- Điều kiện bao bì và thiết bị: Bao bì vâ thiết bị cũng phải luôn luôn sạch sẽ, không bịnhiễm trùng

- Điều kiện con người: Người làm công tác kho cũng phải thảm bảo luôn luôn sạch sẽ

* Xây dựng vâ tổ chức thực hiện các chế độ kiểm tra vệ sinh, chế độ vệ sinh sát trùngkho, hàng hoá vâ thiết bị

*Sử dụng hiệu quả các phương pháp diệt trùng:

- Phrơng pháp lý học, cơ học: Dùng nhiệt độ cao như ánh sáng mặt trời, sấy, dùngánh sáng hấp dẫn côn trùng để tập trung tiéu diệt, dùng tia cực tim, song điện từ, ;Dùngbẫy đánh bắt,

- Phương pháp sinh thái học: Thay đổi môi trường sống c ủa c ôn t rù ng bằng

cách thay đ ổi hâng hoá bảo quản trong kho nhằm hạn chế tốc độ sinh trưởng hoặc tiêudiệt chúng.

- Phrơng pháp hoá học: Đây lâ phương pháp phổ biến tiêu diệt triệt để các loại sinhvật và vi sinh vật trên phạm vi rộng

=> Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tưkhoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi, thực

4 Quy trình quản lý kho hàng

Quy trình quản lý kho hàng

mà không cần phải kiểm tra chất lượng trong quá trình nhận hàng, sản phẩm đã được gắn thẻ