Quản lý kho phụ thuộc vào 3 yếu tố: con người, quy trình và công nghệ. Dù phần mềm có thể là cộng cụ để lưu trữ thông tin, theo dõi số lượng hàng tồn kho, nhưng cách thức con người sử dụng cộng cụ này ra sao, theo quy trình như thế nào mới quyết định được sự thành công trong việc quản lý kho.
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho cửa hàng chuỗi cửa hàng bán lẻ (Bí chủ shop cần biết để quản lý tồn kho xác, giảm thất thoát, tối ưu kho để tăng lợi nhuận) Cung cấp Phần mềm quản lý bán hàng SIÊU ĐƠN GIẢN Nội dung Giới thiệu Tổ chức quản lý kho a Quy trình quản lý b Tự động hóa c Kiểm sốt độ xác Các bước kiểm kê: Xử lý sau kiểm kê: Tối ưu hàng tồn kho a Theo dõi số quan trọng Tỉ lệ quay vòng kho Tỉ lệ lãi gộp vốn tồn kho b Dự đoán nhu cầu Ứng dụng công nghệ a Lựa chọn ĐÚNG phần mềm b Đưa thơng tin hàng hóa vào phần mềm Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 10 Giới thiệu Việc quản lý hàng hóa tồn kho cho hiệu làm nhiều nhà bán lẻ ngủ Mua hàng nhiều quá, vừa tốn chi phí vốn, bán chậm lại phải giảm giá để đẩy hàng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận Tuy nhiên, khơng có đủ hàng hóa để bán cửa hàng lại bị doanh số làm giảm độ hài lòng lòng trung thành khách hàng Vậy làm để có mức tồn kho “vừa đủ”? Thật khơng có câu trả lời cuối cho câu hỏi này, loại hình bán lẻ có đặc trưng nhu cầu khác Tuy vậy, có phương pháp thực tế chứng minh giúp bạn có mức tồn kho hợp lý cho cửa hàng mà chúng tơi đề cập đến cẩm nang này: Từ việc tổ chức kho, theo dõi hàng hóa, lựa chọn phần mềm phù hợp để giảm thiểu thời gian chi phí vận hành kho Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ Tổ chức quản lý kho Quản lý kho phụ thuộc vào yếu tố: người, quy trình cơng nghệ Dù phần mềm cộng cụ để lưu trữ thông tin, theo dõi số lượng hàng tồn kho, cách thức người sử dụng cộng cụ sao, theo quy trình định thành cơng việc quản lý kho Vì vậy, trước nghĩ đến việc sử dụng phần mềm (công cụ) nào, bắt tay vào bước dây: a Quy trình quản lý Đừng nghĩ thứ đầu! Hãy cụ thể hóa việc lấy giấy bút phát thảo bước Từ kiểm tra tồn kho xem hàng hết, đặt hàng nhà cung cấp, nhận hàng nhập kho, trưng bày hàng lên kệ … Tồn cơng việc quen thuộc, vẽ rành rọt giấy, bạn có hội nhìn lại tồn khâu, để xem phụ trách khâu nào, Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ việc thực sao, khâu xảy sai sót, khâu thiếu hiệu Dưới quy trình mẫu mà chủ shop tham khảo Kiểm tra hàng tồn kho xem hàng hết hàng Kiểm tra kết kinh doanh mặt hàng Kết kinh doanh tốt? Đặt hàng nhà cung cấp Nhận hàng, nhập kho Trưng bày hàng cửa hàng N Lên kế hoạch xả hàng b Tự động hóa Kiểm tra lại xem khâu nhiều thời gian mà cải thiện: ví dụ nhập kho, dán mã, làm giá bán … công việc phải làm lặp lại: việc cập nhật hàng hóa vào phần mềm quản lý đưa thơng tin hàng hóa lên website bán hàng hệ thống không kết nối với c Kiểm sốt độ xác Vận hành cửa hàng ln cần có người, đâu có người có sai sót – đặc biệt liên quan đến cơng việc đòi hỏi nhiều chi tiết, kỹ luật cao quản lý hàng hóa kho, bạn dùng phần mềm Tất nhiên, việc dùng phần mềm hỗ trợ làm cho công việc đơn giản nhẹ nhàng nhiều, bạn cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra để đảm bảo số lượng hàng hóa theo phần mềm (hoặc sổ sách) khớp với lượng hàng thực tế có kho Cách tốt tiến hành kiểm kê định kỳ, phần toàn kho hàng bạn Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ Phần mềm quản lý bán hàng Suno.vn cho phép nhập số liệu kiểm kê trực tiếp vào phần mềm Như vậy, bạn dùng thiết bị cầm tay ipad đến cửa hàng kho hàng để đếm hàng nhập kiểm kê trực tiếp vào phần mềm Các bước kiểm kê: - - - Lập kế hoạch thời gian, địa điạ điểm, ngành hàng chuẩn bị kiểm kê Thông báo cho khách hàng biết trước cần đóng cửa sớm, mở cửa trể để phục vụ việc kiểm kê Thông báo phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên Nếu chưa có phần mềm phần mềm khơng hỗ trợ, in danh sách mặt hàng cần kiểm kê với mã hàng, giá bán, số lượng theo sổ Sắp đặt lại hàng hóa cho vị trí, thuận tiện cho việc kiểm đếm Khi đếm nên tập trung hồn thành cho nhóm hàng khu vực trưng bày, tránh việc nhảy từ nhóm hàng sang nhóm hàng khác từ khu vực sang khu vực khác Khi hoàn thành đếm hàng, so sánh số liệu thực tế với số liệu sổ sách Nếu thứ ổn hết số liệu bạn phải giống Xử lý sau kiểm kê: Thông thường sau kiểm kê có sai lệch số liệu hay nhiều Thường thiếu hàng, có trường hợp lệch hàng hàng hóa giống (thiếu mặt hàng thừa mặt hàng kia) Nếu sai lệch khơng đáng kể bạn thở phào, nhiên nhiều trường hợp có sai lệch lớn số liệu sổ sách số liệu đếm thực tế, đặc biệt với cửa hàng không thường xuyên kiểm kho Lúc có việc bạn phải làm: - Xử lý kết kiểm kê: rà soát lại chứng từ nhập – xuất hàng mặt hàng bị thiếu lần để đảm bảo khơng bỏ sót điều (có phiếu bán hàng chưa tính, có đem làm hàng mẫu khơng, nhân viên thiết kế có mượn để chụp hình hay khơng … ) Rà sốt lại kho hàng xem mặt hàng có nằm chổ khác hay khơng Sau có sai lệch cuối cùng, chủ shop tính tốn giá trị sai lệch, xử lý theo quy định cửa hàng (nhân viên chịu %, quản lý cửa hàng chịu %, chủ chịu % ) sau cập nhật tồn kho thực tế vào phần mềm, sổ sách - Tìm cách loại trừ nguyên nhân gây sai lệch: cách giải từ gốc rễ vấn đề Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ Một số nguyên nhân phổ biết gây sai lệch tồn kho: • • Sai sót trong q trình vận hành như là nhập liệu sai (sai mã hàng, sai số lượng), qn nhập liệu, nhà cung cấp giao hàng sai Chủ shop có thể hạn chế các sai sót bằng cách dùng mã vạch để quản lý hàng hóa, và dùng máy qt barcode để hỗ trợ việc nhập, xuất kho Thường xun rà sốt lại các chứng từ mua hàng, và u cầu nhân viên bán hàng in phiếu tính tiền cho mọi giao dịch bán ra cũng giúp giảm thiểu sai sót và việc gian lận Một nghiên cứu của U.S Retail Fraud chỉ ra rằng: ü 16.5% sai lệch kho là do sai sót trong vận hành, giấy tờ ü 6.8% là sai lệch do nhà cung cấp nhầm hoặc gian lận Sai sót do bị mất cắp và gian lận Cũng theo U.S Retail Fraud: ü 38% các mất mát tại cửa hàng là do khách hàng lấy cắp ü 34.5% các mất mát gây ra bởi Nhân viên ü 6.1% các mất mát khơng rõ ngun nhân Như vậy, nếu có ngân sách, chủ shop có thể đầu tư các thiết bị an ninh như camera an ninh hay cổng từ, tem từ … Bên cạnh đó, một đầu tư khác quan trọng hơn là đầu tư cho việc tuyển dụng những con người phù hợp và đào tạo họ thật kỹ cũng như có chính sách lương thưởng thỏa đáng Những nhân viên có hiểu biết, được đào tạo bài bản và hài lòng mới thu nhập của mình khơng chỉ ít nghỉ trò gian lận cửa hàng hơn mà còn làm việc chăm chỉ hơn, chú ý quan sát và hỗ trợ khách hàng hơn, qua đó cũng giảm được tỉ lệ mất cắp gây ra bởi khách hàng Ngồi ra đầu tư về con người cũng giúp bạn tạo ra chất lượng dịch vụ khách hàng tốt hơn, tạo sự khác biệt và tăng khả năng cạnh tranh cho shop của mình Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ Tối ưu hàng tồn kho Các xu hướng tiêu dùng, thay đổi mùa vụ nhu cầu khách hàng thường xuyên thay đổi, nhà bán lẻ cần phải theo kịp Làm để biết hàng bán để mua thêm hàng, hàng khơng hiệu cần cắt giảm, qua tối ưu số lượng hàng tồn kho số vốn bỏ để mua hàng a Theo dõi số quan trọng Tỉ lệ quay vòng kho Giá vốn hàng bán Tỉ lệ quay vòng kho = Giá trị tồn kho trung bình Tỉ lệ xác định số lần hàng hóa bán khoảng thời gian cụ thể Ví dụ: cửa hàng thời trang có giá vốn hàng tồn kho trung bình 100 triệu đồng, giá vốn hàng hàng bán vòng 12 tháng 500 triệu Trong trường hợp này, Tỉ lệ quay vòng kho = 500tr/100tr = 5, nghĩa cửa hàng bán “hết” kho hàng lần năm Theo dõi tỉ lệ quay vòng kho giúp chủ shop thấy tốc độ dịch chuyển hàng hóa cửa hàng Tỉ lệ lớn tốt, đồng nghĩa với việc bạn không tốn nhiều tiền vốn tồn kho Chủ shop tính tốn tỉ lệ quay vòng kho cho hàng hóa, xem hàng bán nhanh, hàng bán chậm để biết cách đặt mua hàng hiệu Tỉ lệ lãi gộp vốn tồn kho Lãi gộp Tỉ lệ lãi gộp vốn tồn kho = -Vốn tồn kho Chỉ số cho biết tỉ lệ sinh lợi số vốn bạn đầu tư vào kho, tức đồng đầu tư vào kho, sinh lợi cho bạn Ví dụ: cửa hàng thời trang có vốn tồn kho trung bình 100tr, lãi gộp Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 250tr Như tỉ lệ lãi gộp vốn tồn kho 2.5 Tức cửa hàng kiếm 2.5 đồng cho đồng đầu tư vào kho Tương tự bạn tính tỉ lệ lãi gộp vốn tồn kho cho hàng hóa để xem nên tiếp tục với mặt hàng (tiếp tục kinh doanh, xả hàng ngừng kinh doanh …) Một cửa hàng phụ kiện xem báo cáo nhận thấy gần dây họ có nhiều đơn hàng hơn, khách hàng chủ yếu mua phụ kiện có lợi nhuận ít, thay mua phụ kiện hand-make có giá cao Để giải vấn đề này, cửa hàng gộp mặt hàng bán chạy với mặt hàng có biên lợi nhuận cao bán khuyến combo Cùng vài điều chỉnh nhỏ nữa, doanh thu họ tăng lên 300% b Dự đoán nhu cầu Dự đoán nhu cầu khách hàng tốt giúp chủ shop đối phó với xu hướng thay đổi, đáp ứng nhu cầu khách hàng cạnh tranh với đối thu Chủ shop dự đoán nhu cầu khách hàng dựa vào số liệu bán hàng trước đây, xu hướng tại, độ quan tâm khách hàng, yếu tố mùa vụ tất nhiên thêm trực giác Có vài cách để dự đốn nhu cầu, phân hai nhóm định tính định lượng Với phương pháp định tính, nhà bán lẻ lớn tiến hành khảo sát thị trường, vấn khách hàng, chuyên gia thành viên chủ chốt công ty Với phương pháp định lượng, người ta thiết lập mơ hình để dự đốn tương lai theo liệu trước Điều đặc biệt hữu ích với nhà bán lẻ hàng tiêu dùng, có mặt hàng lặp lặp lại Người ta dự đốn nhu cầu cho sản phẩm - chưa có lịch sử bán hàng, cách liên kết sản phẩm với sản phẩm cũ tương tự Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ Ứng dụng cơng nghệ Đọc qua phần bạn thấy công việc phải làm để quản lý kho chặt chẽ, kinh doanh hiệu Rất nhiều bước hỗ trợ tốt phần mềm – tất nhiên phải lựa chọn phần mềm phù hợp a Lựa chọn ĐÚNG phần mềm Phần mềm quản lý kho tốt nhất? Nếu trả lời cho bạn tên phần mềm – nghĩa họ quảng cáo Trong phần mềm khơng có khái niệm “one solution fits all” – giải pháp phù hợp cho tất cả, nên phần mềm “tốt nhất” phần mềm “phù hợp” với mơ hình kinh doanh bạn, với nhu cầu bạn Vì vậy, việc cần làm trước lựa chọn phần mềm ngồi liệt kê nhu cầu bạn, hoạt động thường ngày – cho cho nhu cầu mở rộng tương lai Dưới danh sách câu hỏi để bạn kiểm tra nhu cầu mình: - Mức độ chi tiết hàng hóa mà bạn muốn quản lý (ví dụ với quần áo, giày dép có muốn quản lý màu sắc, size, kiểu … Với hàng điện thoại điện máy có muốn quản lý đích danh theo imei, serial khơng ) Bạn thường xun có mặt cửa hàng hay hay chạy ngồi Trình độ máy tính nhân viên kho thường xuyên tương tác với phần mềm Bạn có bán hàng online hay khơng/ có dự định mở bán online hay khơng Có dự định mở thêm cửa hàng/ chi nhánh hay không Khi rõ nhu cầu bạn bắt đầu tìm hiểu so sánh giải pháp – cách phổ biến tìm kiếm google Bất kể nhu cầu bạn gì, khía cạnh cơng nghệ chúng tơi khuyên bạn nên lựa chọn phần mềm sử dụng cơng nghệ điện tốn đám mây Điện tốn đám mây phổ biến giới xu hướng Việt Nam Chị Yến – chủ shop Lyly cho biết: “trước chúng tơi có dùng phần mềm bán hàng rồi, lúc phần phần mềm web chưa phổ biến, phần muốn nắm giữ phần mềm tay nên dùng phần mềm cài đặt máy Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ tính Một lần nhân viên dùng USB chép nhạc vào máy tính, chẳng may làm nhiễm virus phá hư chương trình liệu, mang đến trung tâm cấp cứu liệu nhiều chi phí mà khơng khơi phục lại hồn tồn” Khơng giống phần mềm truyền thống cần phải cài đặt, bạn làm việc với phần mềm quản lý tồn kho web từ nơi có internet Phần mềm liệu lưu giữ server chuyên nghiệp, giúp cho liệu ln an tồn, kể máy tính bạn gặp cố Một điều cần quan tâm tổng chi phí phải bỏ để sử dụng phần mềm Nhớ kiểm tra kĩ chi phí phí khởi tạo, chi phí nâng cấp - bảo trì hỗ trợ, chi phí tiềm ẩn mà bạn khơng nhận biết dùng phần mềm (có cách tính phí CHỈ TỪ) chi phí thêm người dùng, thêm hàng hóa, thêm dung lượng … Danh sách phiếu nhập kho từ phần mềm quản lý bán hàng Suno.vn b Đưa thông tin hàng hóa vào phần mềm Tùy vào phần mềm mà bạn lựa chọn có thơng tin quản lý khác Nhưng hệ thống kho thường phải có thơng tin sau đây: - Tên hàng hóa: dùng để phân biệt hàng hóa Đặt tên hàng hóa Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 10 cho gợi nhớ, súc tích, quán (ví dụ đặt tên hàng theo định dạng cố định là: chủng loại + tên thương hiệu + màu sắc) - Mã hàng: dùng mã hàng có phần mềm tự tạo mã cho mặt hàng chưa có mã Nếu bạn khơng có kinh nghiệm việc tạo mã quản lý mã để trống mục cho phần mềm tự tạo - Số lượng: số lượng hàng nhập kho - Mơ tả hàng hóa: bạn có bán hàng online, nhập vào mô tả để khách có thêm nhiều thơng tin sản phẩm - Hình ảnh: Nếu bạn chụp upload hình ảnh vào phần mềm, việc giúp bạn tìm kiếm nhận diện hàng hóa sau tốt Ngoài bạn muốn làm website bán hàng, thơng tin sẵn sàng cho bạn - Giá vốn: giá vốn mua hàng (sau trừ chiết khấu, khuyến mãi) - Giá bán: nhập giá bán hàng hóa - VAT: nhập % thuế VAT (nếu có) - Nhà cung cấp/ Nhà sản xuất Bạn chuẩn bị thông tin file excel sau import vào phần mềm cho nhanh Sản phẩm hay Hàng hóa Sản phẩm dùng thường dùng để đại diện chung cho hàng hóa có tính năng, mẫu mã, khác thuộc tính Ví dụ: Sản phẩm iphone 7, có hàng hóa iphone màu đen - 32G, iphone màu đen -128G, iphone màu vàng -32G, iphone màu vàng – 128G … Một mẫu áo quần sản phẩm, mẫu với màu sắc, size cụ thể hàng hóa Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 11 ... cần cắt giảm, qua tối ưu số lượng hàng tồn kho số vốn bỏ để mua hàng a Theo dõi số quan trọng Tỉ lệ quay vòng kho Giá vốn hàng bán Tỉ lệ quay vòng kho = Giá trị tồn kho trung bình... quản lý kho a Quy trình quản lý b Tự động hóa c Kiểm sốt độ xác Các bước kiểm kê: Xử lý sau kiểm kê: Tối ưu hàng tồn kho a Theo dõi số quan trọng Tỉ lệ quay vòng kho Tỉ lệ lãi gộp vốn tồn kho b... cẩm nang này: Từ việc tổ chức kho, theo dõi hàng hóa, lựa chọn phần mềm phù hợp để giảm thiểu thời gian chi phí vận hành kho Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ Tổ chức quản lý kho Quản