Công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH sản xuất và thương mại dược phẩm tâm bình

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ BÍCH Mã số sinh viên : 1607QTVA058 Khóa : 2016-2018 Lớp : ĐHLTQTVP16A HÀ NỘI – 2018 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp “Cơng tác quản trị văn phịng Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình” tơi xin gửi lịng biết ơn sâu sắc đến Cô giáo hướng dẫn ThS Đinh Thị Hải Yến - Giảng viên khoa Quản trị Văn phòng - người hết lịng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình tạo điều kiện tốt cho tơi hồn thành khóa luận Tơi xin chân thành cảm ơn đến tồn thể q thầy, Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình học tập, nghiên cứu hồn thành khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo anh chị cán nhân viên Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình tạo điều kiện giúp đỡ cho khảo sát thực tế công ty nhiệt tình bảo, hướng dẫn, chia sẻ, giúp đỡ để từ tơi có sở để hồn thành đề tài khóa luận Trong q trình thực hiện, cố gắng để hoàn thành khóa luận, nhiên thời gian nghiên cứu có hạn nên khóa luận khơng tránh khỏi thiết xót hạn chế Rất mong nhận tham gia góp ý kiến thầy cơ, ban giám đốc cơng ty bạn để khóa luận hoàn chỉnh Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Sinh viên thực Nguyễn Thị Bích LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan đề tài “Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình” cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn cô giáo ThS Đinh Thị Hải Yến Các số liệu sử dụng phân tích khóa luận có nguồn gốc rõ ràng Các kết chưa công bố nghiên cứu khác Ngồi ra, khóa luận cịn sử dụng số quan điểm nhận xét, đánh giá tác giả, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc rõ ràng Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm thơng tin sử dụng khóa luận Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Người cam đoan Nguyễn Thị Bích DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt STT Tên chữ viết tắt Trách nhiệm hữu hạn TNHH Công ty Dược phẩm Tâm Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Bình Dược phẩm Tâm Bình CBCNV Cán công nhân viên TGĐ Tổng Giám đốc BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn, phạm vi nghiên cứu đề tài Muc tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa khóa luận Kết cấu khóa luận Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm 1.1.1 Văn phòng 1.1.2 Quản trị văn phòng 1.2 Vai trò văn phòng quản trị văn phòng 10 1.2.1 Vai trò văn phòng 10 1.2.2 Vai trò trị văn phòng 10 1.3 Chức quản trị văn phòng 11 1.3.1 Chức hoạch định 11 1.3.2 Chức tổ chức 12 1.3.3 Chức quản trị 13 1.3.4 Chức kiểm tra 14 1.4 Nội dung công tác quản quản trị văn phòng 14 1.4.1 Công tác tổ chức xây dựng máy 14 1.4.2 Công tác tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác 15 1.4.3 Công tác xây dựng nội quy, quy chế hoạt động 15 1.4.4 Công tác đảm bảo thông tin 16 1.4.5 Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ 16 1.4.6 Công tác tổ chức hội họp 18 1.4.7 Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 18 1.4.8 Công tác hậu cần 19 1.4.9 Tổ chức phòng làm việc khoa học 20 1.4.10 Công tác lễ tân 21 1.4.11 Công tác thi đua khen thưởng 21 Tiểu kết chương 22 Chương 23 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH 23 2.1 Khái quát Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình 23 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty 24 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy công ty 25 2.1.4 Văn hóa - tầm nhìn – sứ mệnh - giá trị cốt lõi định hướng phát triển công ty 25 2.2 Thực trạng công tác quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình 27 2.2.1 Công tác tổ chức xây dựng máy văn phòng 27 2.2.2 Công tác tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác 34 2.2.3 Công tác xây dựng nội quy, quy chế hoạt động 37 2.2.4 Công tác đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý 39 2.2.5 Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ 41 2.2.5.1 Công tác Văn thư 41 2.2.5.2 Công tác Lưu trữ 48 2.2.6 Công tác tổ chức hội họp, hội nghị 50 2.2.7 Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 55 2.2.8 Công tác hậu cần 57 2.2.9 Tổ chức phòng làm việc khoa học 59 2.2.10 Công tác lễ tân 60 2.2.11 Công tác thi đua khen thưởng 61 2.3 Nhận xét, đánh giá 63 2.3.1 Ưu điểm 63 2.3.2 Hạn chế 65 2.3.3 Nguyên nhân 67 Tiểu kết chương 69 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH 71 3.1 Nâng cao nhận thức, trách nhiệm lãnh đạo cơng tác văn phịng 71 3.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 73 3.2.1 Tuyển dụng nguồn nhân lực 73 3.2.2 Đào tạo nguồn nhân lực 75 3.2.3 Tổ chức hướng dẫn thực thống chuyên môn nghiệp vụ 77 3.3 Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh tăng cường phát huy phối kết hợp đội ngũ cán nhân viên văn phòng 79 3.4 Tăng cường đầu tư trang bị sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, tra, kiểm tra công tác quản trị văn phòng 79 3.4.1 Đầu tư trang bị sở vật chất 79 3.4.2 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 80 3.4.3 Tăng cường công tác tra, kiểm tra 81 3.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 vào hoạt động văn phòng 82 Tiểu kết chương 83 KẾT LUẬN 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 PHỤ LỤC 88 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong bối cảnh giới có nhiều thay đổi với xu hướng hội nhập quốc tế ngày sâu rộng, Việt Nam tiếp tục công đổi toàn diện đất nước Nền kinh tế phát triển mạnh, có nhiều chuyển biến tích cực với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ đường hội nhập quốc tế Để trì phát triển lâu dài, bền vững bắt buộc quan, doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp mối quan hệ phận văn phịng ln góp phần giúp quan, tổ chức thực cơng tác văn phịng ln coi mặt tồn quan, doanh nghiệp, nhân tố định đến thành công doanh nghiệp Cuộc cách mạng khoa học cơng nghệ đại hóa với xu hướng quốc tế hóa đời sống kinh tế giới đặt cho công tác quản trị văn phòng yêu cầu Xã hội ngày phát triển địi hỏi cơng tác văn phịng phải thay đổi cách thức làm việc để đáp ứng đòi hỏi ngày cao xã hội đại Hiện nay, văn phịng coi “cửa ngõ” quan, tổ chức, sợi dây gắn kết ngồi doanh nghiệp văn phịng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị, phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phịng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Trong năm gần đây, không phủ nhận vai trị quản trị hầu hết hoạt động đời sống kinh tế xã hội Đối với quan tổ chức, doanh nghiệp hay cao quốc gia, cộng đồng, vai trò quản trị trở nên quan trọng hết Vì với tư cách cơng cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Cơng ty Dược phẩm Tâm Bình thành lập ngày 13/12/2010, Dược sĩ Lê Thị Bình sáng lập Qua gần năm thành lập phát triển, Tâm Bình khẳng định thương hiệu có chỗ đứng thị trường Hà Nội tỉnh thành nước, giữ niềm tin khách hàng Mục tiêu Công ty đưa dược phẩm Tâm Bình trở thành doanh nghiệp có uy tín, thương hiệu hàng đầu lĩnh vực sản xuất thuốc đơng dược có chất lượng sản phẩm tốt, giá hợp lý Để thực mục tiêu giải pháp khơng thể thiếu nâng cao hiệu cơng tác quản trị văn phịng Trong q trình nghiên cứu nhận thấy công tác quản trị văn phịng cơng ty bên cạnh kết đạt mặt hạn chế cần phải khắc phục Với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn đưa số giải pháp để hoàn thiện phát huy hiệu hoạt động văn phòng cơng ty tốt Chính tơi chọn đề tài: “Cơng tác quản trị văn phịng Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình” để làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Nghiên cứu quản trị văn phịng có nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học, giáo trình, tạp chí Giáo sư, Tiến sĩ, Tác giả tiếng nước thảo luận vấn đề Tiêu biểu cơng trình nghiên cứu khoa học quản trị tác giả sau: Giáo trình Quản trị học Nguyễn Hải Sải, Nhà xuất Thống Kê năm 2005 giúp tơi có sở lý luận nghiên cứu cơng tác quản trị học Giáo trình Quản trị văn phòng Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật năm 2005 giúp tơi có sở lý luận để nghiên cơng tác văn phịng Giáo trình Quản trị văn phịng Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, NXB, Đại học Kinh tế quốc dân năm 2012 giúp tơi có sở lý luận để nghiên cứu cơng tác văn phịng quản trị văn phịng Giáo trình Quản trị văn phịng Nguyễn Thành Độ Nguyễn Thị Thảo, Nhà xuất Lao động xã hội năm 2005 giúp tơi có sở lý luận để nghiên cứu cơng tác văn phịng quản trị văn phịng; cơng tác tổ chức, thông tin nghiệp vụ nghiệp vụ văn phịng để từ sâu phân tích vào hoạt động thực tế cơng ty Giáo trình Quản trị hành văn phịng Vương Thị Kim Thanh, Nhà xuất Thống kê năm 2009 giúp tơi có sở lý luận đề nghiên cứu vấn đền bản, nguyên lý quản trị hành văn phịng quản trị chức văn phòng Bên cạnh hệ thống lý luận cơng tác quản trị văn phịng cịn phải kể đến số khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng công tác quản trị văn phịng Cụ thể như: Khóa luận tốt nghiệp tác giả Vũ Thị Thùy Dương “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ” giúp tơi tham khảo số giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động văn phịng; Khóa luận tốt nghiệp tác giả Phạm Thị Huyền “Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành” giúp tơi tham khảo thực trạng cơng tác văn phịng đưa số giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng; Tuy nhiên đề tài nghiên cứu khái qt cơng tác quản trị văn phịng mà chưa sâu vào nghiên cứu công tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình Vì đề tài khơng bị trùng lặp đối tượng phạm vi nghiên cứu Những tài liệu với nội dung cơng tác văn phịng quản trị văn phịng giúp tơi có sở nghiên cứu lý thuyết tiến hành sâu phân tích thực trạng, sở lý thuyết ứng dụng, phân tích, đối chiếu vào thực trạng công ty đưa tồn giải pháp khắc phục tồn Là tài liệu quý báu có giá trị tham khảo để tơi thực tốt khóa luận “Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình” Đối tượng nghiên cứu giới hạn, phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình Về địa bàn thời gian nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình từ năm 2016 đến Giới hạn nội dung nghiên cứu: Khảo sát thực trạng đề xuất biện Trình tự, thủ tục, thời hiệu xử lý việc bồi thường thiệt hại áp dụng theo quy định Điều 123 Điều 124 Bộ luật lao động Điều 19 Khiếu nại kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất Người bị xử lý kỷ luật lao động, bị tạm đình cơng việc phải bồi thường theo chế độ trách nhiệm vật chất thấy khơng thoả đáng có quyền khiếu nại với người sử dụng lao động, với quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật yêu cầu giải tranh chấp lao động theo trình tự pháp luật quy định CHƯƠNG VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 20 Bản Nội quy sở để Công ty quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm đảm bảo hoạt động Công ty Điều 21 Bản Nội quy gồm 07 Chương, 23 Điều Giám đốc Ban chấp hành Công đồn Cơ sở thơng qua Có hiệu lực thi hành kể từ ngày quan quản lý lao động địa phương có văn thức thừa nhận Các quy định trước trái với Nội quy lao động bãi bỏ Những nội dung chưa thể Nội quy áp dụng theo Quy chế, Quy định khác Công ty văn Pháp luật hành Điều 22 Bản Nội quy phổ biến đến rộng rãi đến Người lao động Công ty niêm yết Bảng tin Toàn thể Người lao động Cơng ty phải có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh Nội quy Điều 23 Các Trưởng Trưởng phòng, Ban/Bộ phận Phịng Hành chánh Nhân có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra nhắc nhở người lao động Công ty thực tốt Nội quy TỔNG GIÁM ĐỐC 118 Phụ lục Văn Công ty 119 Phụ lục Sơ đồ công tác quản lý giải văn Người thực Trình tự cơng việc Cán phân cơng/ phụ trách phòng ban, phận Soạn thảo văn Trưởng phịng Hành - Nhân Kiểm tra thể thức Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Duyệt ký Cán văn thư Nhân Cán văn thư Đóng dấu Cán văn thư Đăng ký làm thủ tục ban hành văn Cán văn thư/ Cán phân công Gửi văn Lưu hồ sơ Cán văn thư 120 Phụ lục Sổ đăng ký văn 121 Phụ lục 10 Sơ đồ công tác quản lý giải văn đến Người thực Trình tự cơng việc Bộ phận Lễ tân Tiếp nhận văn đến Bộ phận Lễ tân Kiểm tra, phân loại Cán văn thư VB gửi đến Cơng ty VB gửi đích danh Cán văn thư Bóc bì, đăng ký VB Cán văn thư/ Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Trình xin ý kiến giải Cán văn thư Đăng ký, scan gửi văn Cán văn thư /Phòng, ban, phân/ Cán phân công Lưu hồ sơ 122 Phụ lục 11 Sổ đăng ký văn đến 123 Phụ lục 12 Hội nghị cán công nhân viên năm 2018 Phụ lục 13 Hội nghị tri ân khách hàng năm 2018 Phụ lục 14 Lễ kỷ niệm năm thành lập công ty 124 Phụ lục 12 Quy định cấp phát văn phòng phẩn – tạp phẩm 125 126 127 128 129 130 131 Phụ lục 15 Sơ đồ phòng làm việc Căng tin T9 Nhà riêng Tổng Giám đốc T8 Nhà riêng Tổng Giám đốc T7 Hội trường T6 Phịng Phó Tổng Giám đốc T5 Phịng Kinh doanh Phịng Truyền thơng Phịng Tổng Giám đốc Phịng HCNS Phịng Kế tốn T4 Phịng khám T3 Phịng khám T2 Bác sĩ tư vấn Quầy thuốc Thang Thang máy Lễ tân T1 132 ... Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình chương 22 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH 2.1 Khái qt Cơng ty TNHH Sản. .. 23 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM TÂM BÌNH 23 2.1 Khái quát Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình 23 2.1.1 Lịch... nghiên cứu: Công tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình Về địa bàn thời gian nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dược phẩm Tâm Bình từ